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Experiencia sobre Control de Proyectos Externalizados
en Grandes OrganizacionesJose Antonio Martínez Ontiveros
www.immediait.comTwitter: @ImmediaIT
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Contexto del problema
Aproximación a la solución
Resultados obtenidos
Conclusiones y evolución
Externalización de Proyectos en Grandes Organizaciones
Índice
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Immedia
Desarrollamos software…
… que le facilite a las empresas…
…aprovechar e integrar la información
procedente de sus proyectos, procesos o
productos.
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CONTEXTODELPROBLEMA
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Organización
ESA (European Space Agency):
� Canaliza el esfuerzo de los países miembro para desarrollar las capacidades y beneficios del espacio.
ESA-ESOC (European Space Operations Centre):
� Operaciones de satélites
� Desarrollo de SW de control
Características:
� Proyectos complejos y críticos
� Tradicionalmente preocupados por calidad y buenas prácticas
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Objetivos de BIRF
Estructuras contractuales complejas:
� Programas y Contratos marco
� Principalmente proveedores externos
� Consorcios con empresas de diferentes países
Tipos de proyectos:
� Estudios cortos hasta proyectos operacionales de años
� Trabajo onsite o localizado en el proveedor
� Consultoría, desarrollos a medida, proyectos mixtos
Una organización grande…
Externalización de Proyectos en Grandes Organizaciones
PRIME CONTRACTORS
SUBCONTRATISTAS
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Problemas derivados
Es difícil controlar equipos distribuidos:
� Saber el estado de cada proyecto y anticiparse a problemas
� Visibilidad global para dimensionar recursos
Estilos diferentes de gestión de proyectos:
� Metodologías estándar pero ejecución heterogénea
� Reporting de muchas formas distintas
� Esfuerzo excesivo en tareas de control
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Objetivos de BIRF
Controlar eficazmente los proyectos:
� Evaluación exacta y objetiva del estado del proyecto, y de la calidad del resultado final
¿Cómo ser más eficaces?
� Normalizando la forma de reportar de los contratistas
� Automatizando tareas de gestión e interfaces
� Acceso rápido de los participantes y gestores a la información
¿Qué se quiere hacer?
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APROXIMACIÓNA LA SOLUCIÓN
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Funcionalidad
Aplicación web corporativa
� Integrada en el entorno de desarrollo y gestión
Punto de entrada único a la información de los proyectos
Idea principal
Grupos de interés:
� Jefes de Proyecto (Contratistas)
� Technical Officers
� Directores de División
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¿Qué es BIRF?
BIRF: Business Intelligence and Reporting Framework
� BIRF-SW: Business Intelligence aplicada a proyectos de
desarrollo de software
Estudios previos:
� Colaboración con la Universidad de Coímbra
� Prácticas internas basadas en estándares
El proyecto BIRF
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¿Qué es BIRF?
INICIACIÓN
PLANIFICACIÓN
EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO Y CONTROL
CIERRE
Grupo de procesos del PMBoK
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¿Qué es BIRF?
Un proyecto sobre control de proyectos
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Business Intelligence, una tecnología genérica y madura:
� Herramientas para analizar información clave
� Normalmente información de negocio (ventas,
beneficios, producción, …)
Aplicación de Business Intelligence a la gestión de proyectos.
¿Qué se ha usado?
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Permite más fácilmente:
� Recopilar información de distintas fuentes
� Construir indicadores clave de rendimiento con
diferentes niveles de agregación y detalle
� Acceder a la información de una manera más simple
e intuitiva
� Almacenar y tratar la información histórica
¿Porqué BI?
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Seamos ágiles
Desarrollo iterativo basado en metodologías de gestión ágiles
Involucración del usuario final en la definición
Desarrollo utilizando herramientas existentes
� Componentes Open Source suficientemente maduros
� Reducción del coste final
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RESULTADOSOBTENIDOS
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ALMACENAMIENTODATA WAREHOUSE
EXTRACCIÓN, TRANSFORMACIÓN
Y CARGA (ETL)
RESULTADOS A TRAVÉS DE DASHBOARDS
Rational Change
Se comienza normalizando toda la información relacionada con el estado
y progreso de los proyectos en marcha:
Tareas y Paquetes de Trabajo, Hitos, Personal, Riesgos,
Reuniones, Cambios, Progreso, Costes, Incidencias, etc.
(Posterior)
Funcionamiento general
Conversor
Conversor
BIRF-XML
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Funcionalidad: Informes
Análisis detallado de la información
� Tablas dinámicas interactivas
� Exportación a otros sistemas
Capacidades de análisis
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Funcionalidad: Informes
Informes a medida en PDF
� Progreso mensual
� Informes por Sección/División
Reporting
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CONCLUSIONESY EVOLUCIÓNFUTURA DELPROYECTO
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Evolución de BIRF a WIPBI
Hemos conseguido…
� Mejorar la visión del estado de los proyectos en
niveles altos de gestión
� Ahorrar tiempo en tareas manuales y repetitivas
� Entorno de trabajo más homogéneo
¿Qué más?
� No sólo controlar, mejora continua
� Base para generar un histórico de proyectos
realizados
Conclusiones
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Evolución de BIRF a WIPBI
¿Podemos mejorar la capacidad de diagnosticar?
Evolución futura
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Explotemos los datos históricos: detectar casos similares,
predecir problemas
Tecnologías que nos ayudan:
� Data Mining
� Sistemas Basados en el
Conocimiento
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Evolución de BIRF a WIPBI
Otros entornos de gestión de proyectos: WipBI
� Evolución de BIRF hacia propósito más general
� Plataforma SaaS en Cloud
� Centrada en relaciones Cliente-Proveedor
� Buscando la integración con terceros (MS Project,
OpenProj, JIRA, PPM)
Evolución futura
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Externalización de Proyectos en Grandes Organizaciones