Fundamentos de administración
EXPOSITOR:
Lic. Luis Valdivieso Merino.ms
Luisvalme @hotmail.comhttp://www.luisvaldiviesomerino.com/
Hoy en día casi todos los temasempresariales se relacionan con elpersonal; todos los aspectos de recursoshumanos se relacionan en los negocios
(James Walker)
1.- Definición de Administración
2.-Estudio y Práctica de Adm.
3.-Proceso Administrativo
4.-Eficiencia y Eficacia
5.-Labores Gerenciales
6.-Habilidades y Competencias
del Gerente
7.-Nintzberg
8.-Competencias Gerenciales
9.-Administración por objetos
10.-Administración Estratégica
ADMINISTRACIÓN
Abierto
Abierto
Es sistema
UBICACIÓN CONCEPTO TEORÍAS OBJETO PRINCIPIOS
Arte
Ciencia
Técnica
Una ciencia
social porque
interrelaciona la
empresa, el
mercado y la
sociedad con el
objetivo de
satisfacer
necesidad con el
fin de lucro.
Clásica
Relac.
Humanas
Burocracia
Sistemas
Matemáticas
, etc.
CIENCIA
ADMINISTRATIVA•Autoridad y
responsabilid
ad.
•Iniciativa.
•Equidad
•Disciplina,
etc.
1
La palabra administración proviene del latín:
ad que significa dirección, tendencia.
minister que significa subordinación, obediencia.
En ese sentido significa cumplimiento de una función bajo el mando de otro.
Definición etimológica de
Administración
• Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr objetivos.
RECURSOS PROCESO ADMINISTRATIVO OBJETIVOS
1
PLANEACION
3
DIRECCION
2
ORGANIZAC
4
CONTROL
Definición de Administración
HUMANOS
EQUIPOS
MATERIALES
ECONOMICO
FINANZAS
SISTEMAS
EXCELENCIA
EMPRESARIA
L
OBJETIVOS
PROPUESTOS
1. ECONOMICO
2. DE CALIDAD
3. SOCIAL
ADMINISTRACIÓN ORGANIZACION
Objetivo •Satisfacer necesidades
•Producir bienes y servicios
¿Quién hace empresa: EMPRESARIO
MERCADO CONSUMIDOR
FINAL
MARCO LEGAL
Constitución
política
Ley de soc.
mercantiles
Ley de mype
Ley pyme
O.N.G
Cooperativa
Comunidad
indígena
2
Estudio y Práctica de la Administración
Estudiamos administración porque nos conviene
conocer y estar preparados para mejorar la forma
en que las organizaciones son administradas
porque todos los días de nuestra vida alternamos
con organizaciones.
También porque cuando seamos
administradores tenemos que dirigir o ser
dirigidos en una organización.
La administración sirve para crear estrategias
que permitan innovar el funcionamiento de las
empresas y hacerlas más competentes en el
mercado .
ADMINISTRACIÓN
PRÁCTICA y TEORÍA
EN TODOS LOS NIVELES ES IMPORTANTE LAADMINISTRACIÓN
LOS ADMINISTRADORES EN GENERALINTENTAN RESOLVER LOS PROBLEMASMEDIANTE LA EXPERIENCIA PERO SEOLVIDAN QUE POCAS VECES 2 SITUACIONESADMINISTRATIVAS SON IDÉNTICAS.
EFICIENCIA EFICACIA
Capacidad de reducir al
minimo los recursos uzados
para alcanzar objetivos de
la organización
Capacidad para determinar
los objetivos apropiados
Hacer las cosas bien Hacer lo que se debe hacer
Lograr resultados Utilizar bien los recursos
para lograr resultados
Formas de cumplimiento de metas
Eficacia: Alcanzar las metas sin consideración al costo incurrido
Eficiencia: Alcanzar el cumplimiento de metascon el mínimo de recursos financieros, materiales y humanos, combinados en forma óptima.
Productividad: Relación entre los recursos utilizados y la cantidad de productos o servicios entregados medidos, por ejemplo, dentro de un período
Gestión y Empresa
Funciones de la Administración
Planificación
Qué hacer
Dirección
Hacer
Oganización
Cómo hacer
Control
Verificar
PROCESO DE LA
ADMINISTRACION
CoordinaciónCoordinación
CoordinaciónCoordinación
3
Habilidades de un
Gerente
Necesidades
Necesidades
Necesidades
Alta
gerencia
Nivel
medio
De primera
línea
Gestión y Empresa
¿Qué se necesita para ser un gran Gerente?
Desarrollar Competencias Gerenciales.
“Las CG son una combinación de los conocimientos, destrezas, comportamientos y
actitudes que necesita un gerente para ser eficaz en una amplia grama de labores
gerenciales y en diversos entornos organizacionales”.
Seis competencias Gerenciales
Comunicación
Planeación y administración
Trabajo en equipo
Acción estratégica
Globalización
Manejo de personal
Comunicación Informal
Pide retroalimentación, escucha y propicia una interacción de toma y daca.
Esta al tanto de lo que siente el otro.
Crea relaciones interpersonales sólidas con la gente.
Comunicación Formal
Informa a las personas sobre hechos y actividades destacados y las mantiene al corriente.
Efectúa presentaciones en público de gran impacto y maneja bien las preguntas.
Escribe claro, conciso y eficazmente, mediante una gran variedad de recursos informáticos.
Negociación
Negocia con eficacia funciones y funciones en defensa del equipo.
Finca buenas relaciones e influye en los superiores.
Actúa en forma decisiva y justa al manejar a los subordinados problemáticos.
Planeación y Administración
Recopilar información, analizarla y resolver problemas.
Planear y organizar proyectos.
Administrar el tiempo.
Presupuestar y administrar las finanzas.
Recopilación y análisis de información y resolución de problemas.
Se supervisa la información y se emplea para identificar síntomas, problemas y soluciones alternas.
Se toman decisiones oportunas.
Se corren riesgos calculados y se anticipan las consecuencias.
Planeación y Organización de Proyectos
Se idean planes y programas para lograr los objetivos con eficacia.
Se establecen prioridades para las tareas y se delega la responsabilidad.
Se definen, obtienen y organizan los recursos necesarios para cumplir la tarea.
Administración del TiempoSe manejan varios asuntos y proyectos a la vez, pero sin tratar de abarcar demasiado.
Se supervisa y atiende un programa o se modifica de ser necesario.
Se trabaja con eficacia bajo presión de tiempo.
Presupuestos y administración financiera
Se conoce de presupuestos, flujos de efectivo, informes financieros y se usa esta información a menudo para tomar decisiones.
Trabajo en Equipo
Formación de equipos.
Creación de un ambiente de apoyo.
Manejo de las dinámicas del equipo.
Formación de Equipos
Se formulan objetivos claros que motiven a los integrantes del equipo a lograrlos.
Los empleados que formaran el equipo se escogen de manera adecuada, considerando el valor de las ideas distintas y las destrezas técnicas necesarias.
Se definen las responsabilidades del equipo en su conjunto y se asignan tareas y responsabilidades a los integrantes en forma individual.
Creación de un entorno de apoyo.
Se genera un ambiente de compañerismo, reconocimiento donde se recompense el trabajo en equipo eficaz.
Se ayuda al equipo.
Se actúa como capacitador, asesor y mentor, siendo paciente con el equipo en su proceso de aprendizaje.
Manejo de las dinámicas del equipo
Hay que conocer las fortalezas y debilidades del equipo y utilizar aquéllas para que logren sus objetivos en conjunto.
Se hacen público los conflictos y las discrepancias.
El reconocimiento se comparte con los demás.
Acción Estratégica
Entender el sector industrial
Comprender la organización
Adoptar acciones estratégicas
Entender el sector industrial
Conocer el sector en que se trabaja y el momento en que los cambios en la industria generan amenazas y oportunidades significativas.
Mantenerse informado sobre lo que hace la competencia.
Analizar las tendencias generales en la industria y sus repercusiones a futuro.
Comprender la organización
Entender los intereses de los participantes.
Es conocer las fortalezas y debilidades de la organización.
Es entender las diferentes competencias de la organización.
Adoptar acciones estratégicas
Es asignar prioridades y tomar decisiones que guarden congruencia con la misión y objetivos estratégicos de la empresa.
Establece metas tácticas y operativas que facilitan la implementación de la estrategia.
Conocimiento y comprensiones culturales
Mantenerse informado de las tendencias y sucesos políticos, sociales y económicos que suceden alrededor del mundo.
Exige entender, leer y hablar con fluidez más de un idioma.
Apertura y sensibilidad culturales
Hay que conocer la naturaleza de las diferencias nacionales, étnicas y culturales.
Significa ser sensible a los signos culturales y ser capaz de adaptarse con situaciones novedosas.
Manejo de Personal
Integridad y comportamiento ético
Dinamismo y capacidad de resistencia
Equilibrio de las exigencias laborales y personales.
Conciencia y desarrollo personales
Integridad y comportamiento ético
Es tener normas personales claras que sirvan de fundamento para mantener un sentido de integridad y conducta ética.
Contar con la disposición de aceptar nuestras responsabilidades y errores.
Dinamismo y capacidad de resistencia
Exige buscar responsabilidad, ser ambicioso, perseverante y estar motivado para lograr objetivos.
Trabajar con pasión para que las cosas se concreten.
Recuperarse ante los fracasos.
Equilibrio entre los asuntos de trabajo y la vida personal.
El trabajo no debe afectar la vida personal y familiar.
Es cuidarse mental y físicamente.
Establecer objetivos propios en relación a la vida y el trabajo.
Conocerse a sí mismo y desarrollarse
Es contar con un proyecto de vida.
Fortalecer los puntos fuertes y mejorar o compensar nuestros puntos flacos.
Analizar y aprender de las experiencias laborales y de la vida.
Mintzberg
Los roles gerenciales están clasificados según HENRY NINTZBERG en
diez roles administrativos mas comunes que se agrupan en tres
categorías como:
INTERPERSONALES
Permite relaciones entre personas y determinen roles emblemático de
líder y enlace entre los administradores directamente con otras personas.
INFORMATIVAS
Determina tres papeles importantes :
Vigilante , vocero y propagador
TOMA DE DESICIONES
Como emprendedor manejador de dificultades asignadas , los
administradores son un centro importante e indispensable en la toma de
decisiones.
Competencias gerenciales
Planear, Organizar, Dirigir, ControlarComunicación: informar, retroalimentarse,
vincularse, negociar, influir
Planificar/Adm.: reunir información, analizar, evaluar, decidir, obtener recursos, jerarquizar tareas, administrar tiempos, motivar equipos de trabajo, presupuestar finanzas.
Trabajo en equipos: definir objetivos y responsabilidades, apoyar con recursos, capacitar, guiar, valorizar trabajo exitoso en equipo, identificar fortalezas y debilidades del equipo.
Competencias gerenciales
Acción estratégica:conocer el entorno y la industria, beneficios y limitaciones de distintas estrategias de negocios, identificar competencias de la empresa, decidir acciones coherentes con la visión, misión y objetivos de largo plazo, establece tácticas.
Globalización:conectado con el impacto económico y socio-
político, diversidad cultura5. Manejo personal: conocimiento personal,
equilibrio de intereses, resistencia, ética
Gestión y Empresa
Características de la administración
La administración sigue un propósito
La administración está orientada a la acción
La administración involucra el trabajo en equipo y la delegación
No basta con administrar, sino que se debe administrar hábil y eficazmente
Gestión y Empresa
9
Administración por Objetos
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN.
TÉCNICA MOTIVACIÓN.
INSTRUMENTO DE PLANEACION Y CONTROL.
Definición:
Es un sistema administrativo integralen el que se combinan en formasistémica muchas actividadesadministrativas básicas y el cualpersigue deliberadamente elcumplimiento eficaz y eficiente de losobjetivos organizacionales eindividuales.
Fomenta el autocontrol y la auto-dirección.
Énfasis en la Evaluación del Desempeño
Los subordinados asumen laresponsabilidad de establecer suspropios objetivos a corto plazo, loscuales revisan después con sussuperiores.
El Administrador entonces incita laparticipación activa de lossubordinados en el proceso deevaluación, lo cual genera mayorcompromiso y hace surgir unambiente de motivación.
Énfasis en los objetivos aCorto Plazo y Motivación.
Aun cuando el establecimiento deobjetivos no es el único factor dela motivación (otros son losincentivos, la participación y laautonomía), es sin duda unafuente de motivación alcomprobarse que el desempeñose ve incrementado cuando lagente dispone de objetivosespecíficos e individuales aalcanzar.
Inclusión de la Planeación a Largo Plazo en el proceso de la APO.
Colocar atención al corto plazo esimportante pero puede resultarindeseable en algunos casos comopor ejemplo: Por economizarcostos no se realiza unmantenimiento adecuado de lamaquinaria usada en el procesoproductivo.
Por lo anterior se hizo necesarioadministrar por objetivos a largoplazo.
Establecimiento de ObjetivosPreliminares en la Cima.
El director general deberáestablecer la misión de laorganización y las metas masimportantes para cierto periodo.
Establecimiento de Objetivos delos Subordinados.
Los administradores de nivelsuperior preguntan a lossubordinados que metas creen soncapaces de cumplir , en cuantotiempo y con cuales recursos. Acontinuación, los subordinados exponenideas sobre lo que imaginan es posible decumplir para la Empresa, Gerencia y/oDepartamento vinculándolos con losobjetivos generales.
Objetivos de la Empresa
Objetivos Gerenciales
Objetivos del Subord.
El Proceso de Administración por Objetivos
Como establecer los Objetivos.
Los Objetivos no solo deben
indicar que hacer y cuando hacerlo,también debe indicarse la calidaddeseada y los costos proyectadosdel cumplimiento.
Estos además deben implicar unreto, indicar prioridades ypromover el crecimiento ydesarrollo personal y profesional.
Beneficios y Desventajas de la Administración porObjetivos.
Beneficios•Mejorar la administración gracias a la
planeación orientada a los
Resultados.
•Estimulo al compromiso personal
tanto con los objetivos propios como
con los organizacionales.
•Precisión de las funciones y
estructuras organizacionales y de la
delegación de autoridad en
consonancia con los resultados
esperados de las personas que
ejercen las funciones respectivas.
•Desarrollo de controles eficaces, lo
que permite medir el resultado y
emprender acciones correctivas.
Desventajas•Las ineficiencias en cuanto a la
enseñanza de la filosofía.
•La omisión de pautas a quienes deben
establecer los objetivos.
•La dificultad de establecer metas
verificables dentro de ciertos limites.
•Se corre el riesgo de subrayar los
objetivos de corto plazo a expensas de la
solidez de la organización a largo plazo.
•Los riesgos de inflexibilidad que pueden
hacer que los Adm. Vacilen en modificar
los objetivos aun si fuese necesario.
•Abuso de metas cuantificables.
Definimos a la administración estratégica, como: “el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar
las decisiones interfuncionales que permiten a la organización alcanzar objetivos”
Es difícil elevarse como un águila, cuando se esta trabajando como pavos
Mientas los necios deliberan, los
inteligentes deciden y ejecutan. 10
Componentes de la administración estratégica
Pla
nif
icac
ión
Sistema de información
Diagnostico de recursos
Definición de grupos humanos
Prioritarios
Definición de problemas
Definición de actores
Priorización de problemas
Análisis de problemas
Establecimiento de objetivos
Problemática y análisis de
situación
Establecimiento de
prioridades y de objetivos
PROGRA
MACIÓN Plan operativo asignación
responsables
Diseño de estrategias
programación de actividades
GE
RE
NC
IA
Ejecución del plan de trabajo
Supervisión, monitoreo y control
Evaluación y ajustes del plan
EVALUACIÓN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Instrumento de Gestión
Permite
Desventaja
Flexibilidad
Instrumento de comunicación
ESTRUCTURA
Misión Visión Análisis de
entorno interno
Análisis entorno
externo
Fortalezas Debilidades Amenaza Oportunidades
ESTRATEGIAS
Camino para lograr un objetivo
Clasificación
Por nicho de mercado
Por segmentación
Por posicionamiento
Por diferenciación
Por liderazgo U.E.N
(Unidad Estratégica de Negocios)
El conocimiento tecnológico de la
administración es importantísimo,
básico e indispensable, pero depende,
sobre todo de la personalidad y del
modo de actuar del administrador, es
decir, de sus habilidades:
Técnica
Humana
Conceptual
Habilidades que deben desarrollar quienes tienen
bajo su cargo la administración de una organización
Institucional Alta
Dirección
Intermedio Gerencia
Operacional Supervisión
Niveles Administrativos
Conceptuales
Humanas
Técnicas
Habilidades Necesarias
Habilidades vs. Nivel Jerárquico
en las organizaciones
CONCLUSIÓN
La planificación es la primacía de proceso administrativo de la empres.No existe planificación sin la imprevisión.La planificación es una actividad para satisfacer necesidades con el objeto demaximizar utilidades para el futuro de la empresa.Niveles planificación: Táctico, operacional y estratégico de la organización.La administración: ciencia, técnica y arte. Los representantes: TAYLOR FAYOL:OBRAS: racionalización de tiempos y movimientos, los principios (14) de laadministración científica de la empresa.Peter F. Drucker: La administración es GERENCIAL.La administración es una CIENCIA SOCIALLa administración se relaciona con otras ciencias sociales.
a. Economíab. Contabilidadc. SI.G.d. Estadísticae. Marketingf. Produccióng. Finanzas , etc.
“Una organización que
busca la calidad sin una
misión, visión y objetivos
claros, es como un barco
en el que todo funciona
bien, pero que no sabe a
donde vá.”