Download - FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
1/77
NAMA NORAINI BINTI BUANG
NO. STAF 00972
JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR
GRED N41
BAHAGIAN/UNITBAHAGIAN PENTADBIRAN /PEJABAT KHIDMAT PENGURUSAN
PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) ANSELORI
TARIKH MEMEGANG JAWATAN 10 JANUARI 2010
TARIKH PENEMPATAN(Tarikh penempatan di Bahagian / Unitberkenaan)
12 JULAI 2012
NO. TELEFON !!1 "19"
EMAIL #$%&'#'*+,-.-.
FAKS !!1 "27"
TARIKH DIBUKA !0 OKTOBER 2009
NO. SEMAKAN 00
TARIKH DIKEMASKINI
*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atauportfolio tugas.
FAIL MEJA
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
2/77
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-
tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:
i. Maklumat usat !anggungjawab "!j#
ii. $bjektif usat !anggungjawab "!j#
iii. $bjektif %ahagian& 'abatan& (nit
i). truktur organisasi usat !anggungjawab "!j#
). truktur organisasi kedudukan pegawai+
)i. enarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai
lain+
)ii. eraturan-peraturan pentadbiran+
)iii. roses kerja "untuk setiap senarai tugas#+
i. arta aliran kerja "mengikut senarai tugas#+
. enarai semak "mengikut senarai tugas#+
i. enarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan+
ii. enarai jawatankuasa yang dianggotai+
iii. enarai borang-borang yang digunakan+
i). /orma-norma kerja+
). enarai tugas harian+
)i. enarai tugas dan tanggungjawab.
0. Fail Meja "FM# ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan
jawatannya. $leh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. ada masapertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada etua usat!anggungjawab "!'#.
. etua usat !anggungjawab "!'# hendaklah memastikan bahawa fail ini
dikaji semula dan dikemaskini:-
"a# apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas+ dan
"b# sekurang-kurangnya setahun sekali.
F345 M6'3 7alaman: 2
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
3/77
ISI KANDUNGAN
BIL. PERKARA HALAMAN
1.0
2.0
!.0
4.0
.0
".0
7.0
3.0
9.0
10.0
11.0
12.0
1!.0
14.0
1.0
1".0
MAKLUMAT PUSATTANGGUNGJAWAB (PTJ)
1.1 LATARBELAKANG1.2 ISI1.! MISI1.4 FUNGSI UTAMA
OBJEKTIF PUSATTANGGUNGJAWAB (PTJ)
OBJEKTIF BAHAGIAN/ JABATAN/
UNIT
STRUKTUR ORGANISASI PUSATTANGGUNGJAWAB (PTJ)
STRUKTUR ORGANISASIKEDUDUKAN PEGAWAI
SENARAI TUGAS5 KUASA DANHUBUNGAN PEGAWAI DENGANPEGAWAIPEGAWAI LAIN
PERATURANPERATURANPENTADBIRAN BAGI SETIAPAKTIITI
PROSES KERJA
ARTA ALIRAN KERJA
SENARAI SEMAK
SENARAI UNDANGUNDANG DANPERATURAN 6ANG DIPERLUKAN
SENARAI JAWATANKUASA 6ANGDIANGGOTAI
SENARAI BORANGBORANG 6ANGDIGUNAKAN
NORMA KERJA
SENARAI TUGAS HARIAN
SENARAI TUGAS DANTANGGUNGJAWAB
--- -
- -- 8-
-9-
--
-;-
-
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
4/77
1.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
1.1 LATARBELAKANG
anselori diwujudkan pada 1 >isember 2=1= seiring dengan penubuhan olej (ni)ersiti
!eknikal Malaysia Melaka "(!M#. elepas melalui proses penstrukturan semula pada 1Februari 2==, nama (!M telah ditukar kepada (ni)ersiti !eknikal Malaysia Melaka"(!eM#. ada peringkat awal penubuhannya, anselori beroperasi di ampus 4ndustri,!aman !asik (tama, 3yer eroh, 88= Melaka dan pada tahun 2==;, (!eM mula
beroperasi di ampus 4nduk, 7ang !uah 'aya, >urian !unggal, 91== Melaka. anselorimerupakan pusat tanggungjawab yang terpenting dalam menjana pentadbiran sesebuah
uni)ersiti.
erkembangan pesat uni)ersiti menuntut anselori untuk memberi sepenuh komitmendan dedikasi dalam perkhidmatan yang disediakan. 7al ini selaras dengan )isi dan misiuni)ersiti untuk menjadi (ni)ersiti !eknikal yang kreatif dan ino)atif terkemuka di duniaseterusnya melahirkan ahli profesional yang bersahsiah murni, kompeten danberketrampilan tinggi melalui pendidikan (ni)ersiti !eknikal berkualiti dan bertaraf duniaberteraskan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan berorientasikan aplikasi denganperkongsian pintar (ni)ersiti-4ndustri bertepatan dengan 3spirasi /egara.
!erdapat enam belas ejabat&usat&(nit yang diwujudkan di bawah anselori. etiapejabat&usat&(nit memainkan peranan penting dan bertanggungjawab dalam
memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan uni)ersiti berada di tahap optimum.ejabat&usat&(nit tersebut adalah:-
1. ejabat /aib anselor2. ejabat !imbalan /aib anselor "3kademik ? 3ntarabangsa#0. ejabat !imbalan /aib anselor " enyelidikan ? 4no)asi#. ejabat hidmat engurusan
8. ejabat erancangan dan omunikasi orporat9. ejabat erancangan dan embangunan 3kademik. ejabat 3ntrabangsa
;. ejabat 7al 6hwal erundangan
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
5/77
Melahirkan 3hli rofesional Aang %ersahsiah Murni, ompeten >an %erkerampilan!inggi Melalui endidikan (ni)ersiti !eknikal %erkualiti dan %ertaraf >unia%erteraskan engajaran, embelajaran dan enyelidikan %erorientasikan 3plikasierta erkongsian intar (ni)ersiti-4ndustri ejajar >engan 3spirasi /egara.
1.4 FUNGSI UTAMA
Melaksanakan dan memantau keseluruan urusan pentadbiran anselori
Melaksanakan promosi dan menyertai pameran dalam mempromosikan (!eM
%ertanggungjawab sebagai urusetia protokol bagi acara-acara rasmi (!eM
%ertindak sebagai Bliason officerC dengan panel peguam
Melaksanakan penggubalan dan penyemakan peraturan-peraturan dan dokumen
perundangan "Mo(&Mo3&erjanjian#
Menerbitkan 5aporan !ahunan, Momentum (!eM dan lain-lain
erhubungan awam dan perhubungan antarabangsa
F345 M6'3 7alaman:
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
6/77
2.0 OBJEKTIF PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
OBJEKTIF PEJABAT
1. Memperkasa dan memelihara citra dan prestij (ni)ersiti
2. enggerak kepada pengubalan perancangan uni)ersiti "jangka panjang&pendek#
0. Membuat perancangan dan menyediakan maklumat kegiatan (ni)ersiti kepada pihakberkaitan.
. Mengawal dan menyelaras akti)iti ejabat anselori berkaitan dengan- embangunan pengajaran dan pembelajaran,
- enyelidikan dan pengkomersialan&ino)asi,- ewangan, pentadbiran dan pengurusan, kebajikan,
- rotokol dan disiplin
- rasaran (ni)ersiti dan- Mengambil tindakan susulan hasil tinjauan dan maklum balas.
8. menjalin hubungan baik dan bekerja sama dengan uni)ersiti serta agensi luarperingkat kebangsaan dan antarabangsa ke arah pembangunan (ni)ersiti.
9. Memastikan akti)iti dilaksanakan mengikut 3kta, tatut, aedah dan eraturanberkuat kuasa.
F345 M6'3 7alaman: "
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
7/77
!.0 OBJEKTIF PEJABAT/PUSAT
OBJEKTIF BAHAGIAN
1 Membantu etua ejabat di anselori dalam memperkemaskan urusan pentadbiran
dan pembangunan masing-masing selari dengan perkembangan (!eM.
2 Melaksana, mengawasi dan menasihati semua !j di (!eM berkenaan dengan urusan
protokol uni)ersiti dan memantau perjalanan majlis rasmi terutama berkenaan
protokol majlis (ni)ersiti.
0 enggerak kepada perancangan dan perbelanjaan kewangan secara berhemah di
ejabat anselori.
Menyedia dan mengendalikan rekod yang lengkap dan tepat.
8 Menjalin perhubungan baik antara staf sama ada di ejabat anselori atau di (!eM.9. Memberikan perkhidmatan yang cekap, berkesan dan profesional.
F345 M6'3 7alaman: 7
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
8/77
4.0 STRUKTUR ORGANISASI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
F345 M6'3 7alaman: 3
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
9/77
.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI
STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT KHIDMAT PENGURUSAN
F345 M6'3 7alaman: 9
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
10/77
".0 SENARAI TUGAS5 KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAIPEGAWAI LAIN
B'.T*&8 -*&:&' &,&8
* && ;#*T*&8 ,**#*
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
11/77
B'.T*&8 -*&:&' &,&8
* && ;#*T*&8 ,**#*
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
12/77
B'.T*&8 -*&:&' &,&8
* && ;#*T*&8 ,**#*
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
13/77
7.0 PERATURANPERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIITI
F345 M6'3 7alaman: 1!
A>,'?','@ U%8 -#*-#&' $>-#/=&'
P-%&,% P-#,&'%@
1. etiap staf hendaklah memastikan fail-fail yang diguna pakai semasa bertugas telah disimpan semula ke dalam kabinet fail sebelum
balik.
2. etiap kali meminjam fail atau fail dikeluarkan dari kabinet fail, hendaklah menulis di kad doket fail dan menyerahkan kad doket fail
kepada embantu !adbir "&$# fail.
0. eminjaman fail hendaklah tidak melebih dari 2 hari. ekiranya peminjaman melebih 2 hari, peminjam hendaklah memaklumkan
embantu !adbir "&$# fail dan kad doket hendaklah diperbaharui.
. etiap staf hendaklah memastikan fail yang baru dibuka, didaftarkan di senarai fail anselori setelah mendapat nombor rujukan fail
dari embantu !adbir "&$# fail. %egitu juga bagi penutupan fail.
8. etiap fail yang telah dibenarkan untuk dibuka hendaklah dilengkapi dengan mempunyai tajuk fail, nombor rujukan fail, pengelasan
keselamatan fail, tali hijau dan kertas minit secukupnya.
9. Fail akan hanya dibenarkan untuk ditutup sekiranya kandungan fail telah mencapai 1== kandungan atau tahap ketebalan fail adalah
melebihi 1 inci.
@('(3/: 5473! 3>3 3@373/ 6@74>M3!3/ >4 %3% A3/D >453M4@3/
@('(: 6@4/!37 3M %3% % >3/ %$@3/D 6@M$7$/3/ M6/D37>4@4 53!473/&(@(
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
14/77
F345 M6'3 7alaman: 14
7.0 PERATURANPERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIITI
3kti)iti: U%8 -&8,'> >-&; '#=%&8,%>,%5 -%&$, -%&&, ,-%
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
15/77
7.0 PERATURANPERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIITI
F345 M6'3 7alaman: 1
A>,'?','@ U%8 -#*-#&' K-#-%& J&&,
P-%&,% P-#,&'%@
1. anselori diberikan kenderaan 'abatan untuk kegunaan /aib anselor, !imbalan /aib anselor ataupun staf yang memerlukan.
2. etiap penggunaan hendaklah dibuat tempahan melalui embantu !adbir "&$#, (nit entadbiran kepada enolong endaftar,ejabat!/ "3kademik ? 3ntarabangsa# dan akan direkodkan butir-butir penggunaan.
0. ekiranya penggunaan kenderaan diperlukan oleh /aib anselor atau mana-mana !imbalan /aib anselor, penggunaan kenderaan akandiutamakan.
.enolong endaftar bersama dengan staf yang dilantik akan bertanggungjawab memastikan kenderaan 'abatan berada dalam keadaan
baik dan boleh diguna pakai serta sentiasa bersih.
@('( F345 M6'3 6/$5$/D 6/>3F!3@, !"&$# (/!( 6@3!(@3/ >3/ @$6 6@'3 A3/D 56/D3
A>,'?','@ U%8 -#*&' ,'#&> ,&,&,-%,' 8,&=
P-%&,% P-#,&'%@
1. taf yang didakwa melanggar peraturan akan ditegur oleh penyelia dahulu. ekiranya masih melanggar peraturan akan diberi amaran
lisan atau bertulis "mana yang perlu# oleh etua 'abatan. 4ni merupakan amaran pentadbiran.
2. emberian amaran dikeluarkan setelah mendapati bukti kukuh bahawa staf telah melanggar peraturan.
0. !indakan ke tatatertib hanya akan diambil sekiranya staf masih melanggar peraturan walaupun amaran secara pentadbiran telah
dikeluarkan.
@('(: 3!3 %3>3/-%3>3/ %6@3/(/ "!3!3!6@!4% ? (@3'# 2=== G3!3 9=8H
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
16/77
7.0 PERATURANPERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIITI
F345 M6'3 7alaman: 1"
A>,'?','@ U%8 -%$;$# ,'
P-%&,% P-#,&'%@
1. ermohonan cuti hendaklah dibuat melalui permohonan secara online,
2. ermohonan hendaklah dikemukakan dahulu kepada enyelia untuk sokongan "jika berkenaan# sebelum dikemukakan kepada etua'abatan untuk kelulusan.
0. ermohonan cuti hendaklah dibuat 0 hari sebelum bercuti dan hendaklah mendapat kebenaran&kelulusan dahulu sebelum bercuti.
. taf yang bercuti secara kecemasan, hendaklah memaklumkan melalui telefon pada hari bercuti dan mengemukakan borang cutipada keesokan harinya "apabila datang bertugas#.
RUJUK@ PER
A>,'?','@ U%8 -%$;$# -#*;&'%' >%88/&,';
P-%&,% P-#,&'%@
1. ermohonan menghadiri kursus&latihan hendaklah dibuat melalui borang yang ditetapkan.
2. ermohonan hendaklah dikemukakan dahulu kepada (nit ewangan, %ahagian entadbiran untuk mendapatkan anggaranperbelanjaan sebelum dikemukakan kepada etua 'abatan untuk sokongan&kelulusan. %orang tersebut hendaklah dikemukakan ke(nit embangunan umber Manusia "7@>#, ejabat endaftar.
0. ermohonan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum tarikh kursus&latihan, jika kursus&latihan dalam negeri dan
hendaklah mendapat kebenaran&kelulusan dahulu sebelum menghadiri kursus&latihan.
. taf hendaklah mengemukakan laporan bertulis kepada etua 'abatan setelah tamat latihan&kursus dan bersedia membuatpembentangan apabila diminta oleh etua 'abatan.
@('(: 6@4/!37 3M %3% % >3/ %$@3/D 6@M$7$/3/ M6/D73>4@4 53!473/&(@(
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
17/77
7.0 PERATURANPERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIITI
F345 M6'3 7alaman: 17
A>,'?','@ U%8 K-&
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
18/77
7.0 PERATURANPERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIITI
F345 M6'3 7alaman: 13
A>,'?','@ U%8 -#*-#&' K#' P-
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
19/77
3.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
3.1MENGAWASI DAN MEREKOD KEHADIRAN DAN PERGERAKAN HARIAN STAF DALAM SISTEM MAKLUMATSUMBER MANUSIA (SMSM)
B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/ -%&,%
1Menyemak kedatangan setiap staf di MM
enolong
endaftar &
embantu !adbir
"&$#
2Mengeluarkan surat penjelasan bagi staf yang bermasalah
etua !imbalanendaftar &enolong endaftar
0 Membuat pengumpulan surat penjelasan sehingga tarikh tertentu embantu !adbir
"&$#
Merekod dan memasukkan surat penjelasan dalam Fail eribadi taf embantu !adbir
"&$#
8 Mengeluarkan laporan untuk dihantar ke %$ pada setiap 1=hb enolong
endaftar &
embantu !adbir
"&$#
9 Membuat pemantauan dari masa ke semasaenolong endaftar
F345 M6'3 7alaman: 19
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
20/77
3.2MEN6ELARAS SISTEM PEMFAILAN DAN PENGREKODAN SERTA DILANTIK SEBAGAI PEGAWAI FAIL DANREKOD5 ANSELORI
B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%
1 Melantik 'awatankuasa ecil Fail dan @ekod di setiap ejabat&usat
di anselorietua !imbalanendaftar "!#
2 Menjadi rujukan bagi pengurusan sistem rekod dan fail di anselorienolong endaftar
0 Memastikan setiap surat&dokumen yang diterima mempunyai no.fail atau surat&dokumen baru dikeluarkan dan fail baru perludibuka
embantu !adbir
"&$#
Menguruskan pengasingan dan pemindahan fail dan rekod yangtelah ditutup bagi tujuan 3rkib
embantu !adbir
"&$#
8 %erurusan dengan %$ bagi tindakan selanjutnyaenolong endaftar
9Membuat pemantauan dari masa ke semasa
enolong endaftar &
embantu !adbir
"&$#
F345 M6'3 7alaman: 20
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
21/77
3.! MENGURUSKAN PROSES PENGESAHAN STAF DALAM PERKHIDMATAN DI PERINGKAT PT-%8-# #*#*/-%&,%
1 Membuat pengemaskinian M dan FM staf di anseloriterutamanya pada setiap awal tahun enolong endaftar
2 %ahagian >asar ? ualiti engurusan, ejabat endaftar telahmenyediakan format baru bagi M dan FM untuk diselaraskansetiap !j
enolong endaftar
0 Menyediakan template format M dan FM, dengan mengedarkanmelalui surat atau email kepada semua egawai enyelaras diejabat&usat, anselori untuk tindakan pelaksanaan
enolong endaftar &
embantu !adbir
"&$#
Memberi taklimat %engkel bagi pengurusan dan pengendalian Mdan FM kepada setiap staf di anselori secara berperingkat
etua !imbalanendaftar & enolongendaftar
8 Menerima laporan atau status pelaksanaan daripada semuaegawai enyelaras ejabat&usat, anselori
enolong endaftar
9 %uat analisis keseluruhan bagi status penyediaan M dan FM,anselori dan memaklumkan status tersebut kepada %ahagian>asar ? ualiti engurusan, ejabat endaftar bagi tujuanpemantauan
enolong endaftar
Membuat pemantauan dari masa ke semasa bagi tujuanpengemaskinian
enolong endaftar
F345 M6'3 7alaman: 24
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
25/77
3." MEN6ELIA DAN MEN6ELARAS LAPORAN PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN STAF DI ANSELORI
B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%
1 Menerima surat arahan umtuk melaksanakan enilaian restasi!ahunan taf dari ejabat endaftar
etua !imbalanendaftar & enolongendaftar
2 Memaklumkan kepada egawai enyelaras di setiap ejabat&usatdi anselori untuk menyerahkan senarai nama dan bagitujuan mengakses
enolong endaftar
0 Membuat surat pemakluman kepada ejabat&usat dimanaterdapat tempoh tertentu bagi A> memasukkan maklumatmereka bagi dan untuk mengakses MM dan membuatpenilaian kepada A>
enolong endaftar
Melakukan penyemakan untuk memastikan tempoh A>, dan telah membuat penilaian sebelum sistem ditutup oleh ejabatendaftar & usat omputer
enolong endaftar &
embantu !adbir
"&$#
8 Mohon kepada ejabat endaftar untuk membuka sistem bagi
mana-mana A>, dan yang masih belum membuatpenilaian prestasi mereka enolong endaftar
9 Membuat pemantauan dari masa ke semasa enolong endaftar
F345 M6'3 7alaman: 2
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
26/77
3.7 MEN6ELIA DAN MEN6ELARAS SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) ANSELORI
B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%
1 Menerima surat arahan umtuk melaksanakan ! 3walan,ertengahan dan 3khir !ahun dari ejabat endaftar
etua !imbalanendaftar & enolongendaftar
2 Memaklumkan kepada egawai enyelaras di setiap ejabat&usatdi anselori dan tarikh untuk memuat naik ! masing-masing
enolong endaftar
0 Melakukan penyemakan untuk memastikan setiap staf di anselorimemuat naik ! masing-masing
enolong endaftar &
embantu !adbir
"&$#
urat peringatan akan dikeluarkan bagi tujuan pemakluman untukmemuat naik ! masing-masing
enolong endaftar
8 Memaklumkan kepada %ahagian >asar ? ualiti, ejabat endaftardan ! staf di ejabat&usat yang telah memuat naik akandipantau
enolong endaftar
9 Membuat pemantauan dari masa ke semasa enolong endaftar
F345 M6'3 7alaman: 2"
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
27/77
3.3 URUS SETIA MES6UARAT DI PEJABAT KHIDMAT PENGURUSAN
B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/ -%&,%
1 @ancang tarikh-tarikh mesyuarat etua !imbalanendaftar &enolong endaftar
2 6dar perancangan tahunan kepada 3hli-3hli Mesyuarat"egawai enyelaras ejabat&usat#
enolong
endaftar &
embantu !adbir
"&$#
0 emak semula kesesuaian tarikh daripada engerusi "melalui etiausaha#untuk mengadakan mesyuarat pada tarikh-tarikh yang ditetapkan
enolong endaftar
>apatkan tarikh baru jika tarikh yang dirancangkan tidak dipersetujui enolong endaftar
8 Maklumkan kepada semua ahli mesyuarat berkenaan tarikh mesyuarat yangtelah dipersetujui
enolong endaftar
9 eluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat enolong endaftar
eluarkan e-mail dan surat meminta kertas kerja&cadangan&berkaitandaripada ahli mesyuarat "jika ada#
enolong
endaftar &
embantu !adbir
"&$#
; !erima kertas-kertas kerja&cadangan&berkaitan daripada ahli mesyuarat"jika ada#
enolong
endaftar &
embantu !adbir
F345 M6'3 7alaman: 27
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
28/77
"&$#
< emakan kertas-kertas kerja&cadangan&berkaitanenolong endaftar
1= embalikan kertas-kertas kerja&cadangan&berkaitan kepada ahli mesyuaratberkaitan jika ianya tidak lengkap dan memerlukan pindaan
enolong
endaftar &
embantu !adbir
"&$#
11 eluarkan surat meminta perkembangan 5aporan erkara %erbangkitenolong endaftar
12 !erima perkembangan 5aporan erkara %erbangkit enolong
endaftar &
embantu !adbir
"&$#
10 ediakan dokumen-dokumen mesyuarat enolong
endaftar &
embantu !adbir
"&$#
1 !aklimat agenda mesyuarat kepada engerusienolong endaftar
18 7antar dokumen mesyuarat kepada engerusi enolong
endaftar &
embantu !adbir
"&$#
19 Memastikan kemudahan-kemudahan mesyuarat disediakan dengansempurna
embantu !adbir
"&$#
1 Mesyuarat di adakan etua !imbalanendaftar &enolong endaftar
F345 M6'3 7alaman: 23
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
29/77
1; Mengambil minit mesyuaratenolong endaftar
1< ediakan minit mesyuaratenolong endaftar
2= emakan minit mesyuarat etua !imbalanendaftar &enolong endaftar
21 5akukan pindaan terhadap minit mesyuarat jika perluenolong endaftar
22 Mengemukakan minit mesyuarat kepada engerusi untuk ditandatangani etua !imbalan
endaftar &enolong endaftar
20 6darkan minit mesyuarat kepada 3hli Mesyuarat enolong
endaftar &
embantu !adbir
"&$#
2 impan dokumen-dokumen mesyuarat bagi tujuan rekod dan fail embantu !adbir
"&$#
F345 M6'3 7alaman: 29
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
30/77
3.9 MEMBANTU BAHAGIAN PROTOKOL DALAM MENGENDALIKAN MAJLISMAJLIS RASMI UNIERSITI
B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/ -%&,%
1.Menerima maklumat daripada %ahagian rotokol ? ewangan
etua !imbalanendaftar &enolong endaftar
2 Menghadiri mesyuarat yang diadakan urusetia & penganjur etua !imbalanendaftar &enolongendaftar &embantu !adbir"&$#
0 Menerima penerangan berhubung dengan protokol majlisenolong endaftar
Menyemak aturcara yang telah ditetapkan oleh penganjurenolong endaftar
8 Menyemak senarai kehadiran J4enolong endaftar
; egawai rotokol membuat pembahagian tugasenolong endaftar
< Mengadakan latihan "rehearsal# bagi petugas yang terlibat etua !imbalanendaftar &
F345 M6'3 7alaman: !0
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
31/77
enolongendaftar &embantu !adbir"&$#
1= Memastikan perjalanan majlis berjalan dengan lancar dan mengikutaturcara yang telah dipeersetujui & ditetapkan
etua !imbalanendaftar &enolongendaftar &embantu !adbir"&$#
3.10MEN6ELIA DAN MELAKSANA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DARI SEGI KEPERLUAN LATIHAN5MENGHADIRI LATIHAN/BENGKEL/SEMINAR
B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%
1 emakan kesesuaian tarikh untuk mengadakan kursus&bengkel etua !imbalanendaftar & enolongendaftar
2 Mengenalpasti sasaran peserta atau dicalonkan oleh etua ejabatatau dipilih oleh %ahagian entadbiran mengikut kesesuaian tugasdan jawatan
etua !imbalanendaftar & enolongendaftar
0 Menetapkan tempat untuk berkursus "cari sebut harga daribeberapa hotel yang bersesuaian#
enolong endaftar &
embantu !adbir"&$#
elulusan etua ejabat etua !imbalan
endaftar
8 Menyediakan permohonan kertas kerja atau minit bebas untukmengadakan kursus&bengkel
enolong endaftar
9 emakan kertas kerja atau minit bebas oleh etua ejabat etua !imbalan
F345 M6'3 7alaman: !1
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
32/77
endaftar & enolongendaftar
elulusan /aib anselor etua !imbalanendaftar & enolongendaftar
; %uat surat pengesahan tempahan, mohon 5$ dan menghantarsurat tawaran kepada peserta yang terpilih
enolong endaftar &
embantu !adbir
"&$#
< Membuat dan mengurus percetakan bahan kursus&bengkel "handsout #
embantu !adbir"&$#
1= endaftaran peserta embantu !adbir"&$#
11 Membuat tindakan sebelum kursus&bengkel dijalankan:- Memasang alat bantu mengajar seperti 5>, lap top dan
berkaitan
- Meletak air&gula-gula "jika perlu# di setiap meja peserta
- Meletak folder di atas meja setiap peserta
embantu !adbir"&$#
12 Memberi taklimat tujuan&objektif kursus & bengkel diadakankepada peserta
etua !imbalanendaftar & enolongendaftar
10 Memastikan semua kemudahan & peralatan & makan dan minumtersedia dan boleh digunakan
embantu !adbir"&$#
1 Mengambil keputusan & hasil tindakan kursus & bengkel enolong endaftar
18 (rus setia membuat follow updengan peserta "jika perlu# sebarangpenghantaran dokumen&kertas kerja berkaitan "dateline#
enolong endaftar&embantu !adbir"&$#
F345 M6'3 7alaman: !2
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
33/77
19 engumpulan dokumen&kertas kerja berkaitan "due date# daripadapeserta di setiap ejabat&usat, anselori
enolong endaftar&embantu !adbir"&$#
1 (rus setia menguruskan dokumen&kertas kerja berkaitan "untuktindakan selanjutnya#
enolong endaftar&embantu !adbir"&$#
3.11 MEN6ELARAS LAMAN WEB ANSELORI
B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%
1 eluarkan surat bagi tujuan pelarasan dan pengemaskinian lamanweb ejabat&usat masing-masing di anselori
/ota: etiap ejabat&usat masing-masing mempunyaipasswordbagi tujuan pengemaskinian
enolong endaftar &embantu !adbir"&$#
2 ebagai Keb Master anselori, bertindak untuk mendapatkanmaklumat terkini akti)iti L akti)iti yang dijalankan dari semuaejabat&usat di anselori
enolong endaftar
0 Memuat naik maklumat terkini dan mengemas kini laman webejabat hidmat engurusan & anselori dari semasa ke semasa
enolong endaftar &embantu !adbir"&$#
Memantau laman web dari masa ke semasa enolong endaftar
F345 M6'3 7alaman: !!
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
34/77
3.12 MEN6ELARAS LAPORAN BERKALA DI ANSELORI
B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%
1 eluarkan e-mail&surat makluman kepada egawai enyelaras diejabat&usat di anselori bagi penyediaan laporan pada setiapsuku tahun melalui template yang telah disediakan
enolong endaftar&embantu !adbir"&$#
2 egawai enyelaras memasukkan maklumat melalui templatetersebut dan dihantar melalui email dan hardcopy
enolong endaftar&embantu !adbir"&$#
0 (rus etia membuat pengumpulan dan menyelaras pelaporan dariejabat&usat di anselori yang berkaitan mengikutformat&standard template
enolong endaftar
Membuat semakan dan mendapatkan kelulusan etua !imbalanendaftar&enolong endaftar
8 (rus etia mencetak dan menghantar laporan ke %ahagian >asar ?ualiti engurusan, ejabat endaftar
enolong endaftar&embantu !adbir"&$#
95aporan tersebut disimpan bagi tujuan rekod dan fail embantu !adbir
F345 M6'3 7alaman: !4
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
35/77
"&$#
F345 M6'3 7alaman: !
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
36/77
9.1 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: !"
Mula
!amat
Menyemak kedatangan setiapstaf di MM
Mengeluarkan surat penjelasanbagi staf yang bermasalah
Membuat pengumpulan surat
penjelasan sehingga tarikh tertentu
Merekod dan memasukkan surat penjelasandalam Fail eribadi taf
Mengeluarkan laporan untuk dihantar ke%$ pada setiap 1=hb
Membuat pemantauan dari masa ke
semasa
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
37/77
9.2 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: !7
Mula
!amat
Melantik 'awatankuasa ecil Fail dan @ekod'awatankuasa ecil Fail dan @ekod di setiapejabat&usat
Menjadi sumber rujukan bagi pengurusansistem rekod dan fail
Memastikan surat&dokumen mempunyai no. failI membuka fail baru bagi surat&dokumen barudikeluarkan
Menguruskan pengasingan dan pemindahanfail dan rekod yang telah ditutup bagi tujuan3rkib
%erurusan dengan %$ bagi tindakanselanjutnya
Membuat pemantauan dari masa ke semasa
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
38/77
9.! ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: !3
Mula
Menerima data&senarai nama staf beserta%orang engesahan 'awatan
Mengasing dan mengedarkan kepada staf
berkaitan
Menghantar semula %orang engesahan kepada(nit engesahan erkhidmatan
Lulus
Tidak
Membuat pindaan jika terdapatpenambahbaikan
%erurusan mengenai lantikan 0 I orang
wakil&panel temuduga di ejabat&usat
!amat
Menguruskan sesi temuduga
Mendapatkan maklumat dan justifikasi daripanel&wakil sama ada boleh disahkan I diberitempoh pelanjutan
Menghantar maklumat&laporan kepada (nitengesahan erkhidmatan bagi tujuan perakuananel engesahan erkhidmatan
urat&laporan tersebut disimpan bagi tujuanrekod ? fail
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
39/77
9.4 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: !9
Mula
Menerima arahan bagi menyediakan 3%Merjawatan dari %M, ejabat endaftar
Mengadakan mesyuarat dengan egawaienyelaras entadbiran dan memaklumkan format3%M erjawatan
Mesyuarat membincangkan keperluan perjawatansedia ada dan cadangan permohonan pada masa akandatang
Menetapkan tarikh penghantaran 3%M erjawatan danmemaklumkan tarikh pembentangan bagi tujuanpengesahan
Lulus
Tidak
Membuat pindaan jika terdapat penambahbaikan
!amat
Mengumpulkan maklumat dalam bentuk soft copydan hard copy
Mengadakan sesi pembentangan 3%M erjawatanperingkat dalaman
Membuat pindaan, mana yang berkaitan
Menyemak dan mengumpulkan 3%M erjawatanbagi tujuan pelarasan
Mengemukakan 3%M erjawatan ke %M,ejabat endaftar
alinan 3%M erjawatan tersebut disimpan bagi
tujuan rekod dan fail
Lulus
Tidak
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
40/77
9. ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: 40
Mula
Mengemaskini M dan FM di anselori
Menggunakan dan selaraskan format baruM dan FM
Menyedia dan menyalurkan format EtemplateM dan FM kepada semua egawai enyelaras
Mengadakan %engkel dalaman dan memberitaklimat secara berperingkat di setiapejabat&usat
Menerima laporan&status pelaksanaan dariejabat&usat di anselori
3nalisis status penyediaan dan pelaksanaan danmemaklumkan kepada %ahagian >asar ? ualiti,ejabat endaftar bagi tujuan pemantauan
Menyerahkan M anselori dalam bentuk soft copydan hard copykepada %ahagian >asar ? ualiti,ejabat endaftar
!amat
Membuat pemantauan dari masa ke semasabagi tujuan pengemaskinian
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
41/77
9." ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: 41
Mula
!amat
Menerima surat arahan dan melaksanakanenilaian restasi !ahunan taf dari ejabatendaftar
egawai enyelaras menyerahkan senarai nama dan bagi tujuan mengakses di MM
Memaklumkan tempoh tertentu yang telah ditetapkankepada A>, dan untuk memasukkanmaklumat dan penilaian
Melakukan penyemakan sebelum sistemditutup
Mohon kepada ejabat endaftar bagi membukasistem kepada mana-mana A>, dan yangmasih belum membuat pengisian
Membuat pemantauan dari masa ke semasa"jika perlu#
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
42/77
9.7 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: 42
Mula
!amat
Menerima surat arahan untuk melaksanakan !3walan, ertengahan dan 3khir !ahun dari ejabatendaftar
Memaklumkan kepada egawai enyelaras diejabat&usat untuk memuat naik ! masing-masingmengikut tarikh yang ditetapkan
Melakukan penyemakan bagi memastikan staf telahmemuat naik ! mereka
urat peringatan akan dikeluarkan kepada mana-mana staf yang belum memuat naik !
Membuat semakan dengan %ahagian >asar ? ualitiengurusan bagi tujuan pemantauan
Membuat pemantauan dari masa ke semasa bermula dariawal sehingga ke akhir tahun dan jika ada keperluan,perlu diadakan pembentangan di peringkat dalaman dianselori
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
43/77
9.3 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
SEBELUM MESYUARAT
F345 M6'3 7alaman: 4!
Tidak
Setuju
Setuju
Serahkan kertas
kerja kepada
ahli-ahli
mesyuaratberkaitan untuk
pembetulan
PindaanTiada pindaan
Dapatkan tarikh
yang dipersetujui
Edar perancangan tahunan Mesyuarat
Semak semula kesesuaian tarikh
Keluarkan surat panggilan mesyuarat
Keluarkan e-mail dan surat meminta kertas kerja/cadangan/
erkaitan (jika ada)
Terima kertas kerja (jika ada)
Semak kertas kerja (jika ada)
Setuju
Mula
ancang tarikh-tarikh mesyuarat
M!"
#
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
44/77
F345 M6'3 7alaman: 44
Terima perkembangan $ap%ran Perkara !erbangkit
&antar d%kumen dan memberi taklimat berkaitan mesyuarat
kepada Pengerusi
'%rmat kertas kerja
Keluarkan surat meminta perkembangan $ap%ran Perkara
!erbangkit
Sediakan d%kumen-d%kumen mesyuarat
Memastikan kemudahan-kemudahan mesyuarat disediakan
dengan sempurna
Selesai
#
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
45/77
SEMASA MESYUARAT
F345 M6'3 7alaman: 4
Mesyuarat diadakan
Mengambil minit mesyuarat
Mula
Selesai
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
46/77
SELEPAS MESYUARAT
F345 M6'3 7alaman: 4"
Membuat
pindaan
Pindaan
Membuat
pindaan
Tamat
Simpan d%kumen-d%kumen mesyuarat bagi tujuan ail dan
rek%d
Edarkan minit mesyuarat kepada #hli Mesyuarat
Tiada pindaanPindaan
Mengemukakan minit mesyuarat untuk ditandatangani
%leh Pengerusi
Pindaan (sekiranya ada)
Tiada pindaan
Semakan minit mesyuarat
Sediakan minit mesyuarat
Mula
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
47/77
9.9 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: 47
3
%uat semakan hal-hal protokol egawai berkaitan
7adiri mesyuarat yang diadakan mengenai tugasan
>apatkan aturcara majlis dari penganjur
ediakan pelan dan susuatur protokol kedudukan tetamu jemputan
ediakan pembahagian tugas kepada petugas
etak dokumen pembahagian tugas dan susunaturprotokol
!erima maklumat dari penganjur
eluarkan surat lantikan petugas dan surat panggilanmesyuarat
3dakan mesyuarat bersama petugas
Mula
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
48/77
F345 M6'3 7alaman: 43
3
ediakan tagging nama untukk JJ4& J4 & !etamu
jemputan di pentas utama, dewan dan tempat jamuan
%erurusan dengan (nit (pacara , ejabatembangunan ? engurusan 3set tentang susunan
tempat duduk
3dakan lawatan ke tempat majlis sebenar
ediakan perlatan yang diperlukan
3dakan raptai dan taklimat akhir kepada petugas
%uat penambahbaikan semasa majlis "ekiranyaperlu#
elesai
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
49/77
9.10 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
SEBELUM PENGANJURAN KURSUS/BENGKEL/SEMINAR/TAKLIMAT
F345 M6'3 7alaman: 49
Tetapkan tarikh kursus
Tetapkan tempat kursus (cari sebut harga dari
beberapa h%tel yang bersesuaian)
Mula
Menetapkan cal%n-cal%n yang layak
Kelulusan Ketua Pejabat
Setuju
Tidak setuju
Semakan kertas kerja atau minit bebas %leh
Ketua !ahagian
Menyediakan perm%h%nan kertas kerja atau
minit bebas untuk mengadakan kursus/bengkel
#
SetujuTidak setuju
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
50/77
F345 M6'3 7alaman: 0
#
Kelulusan aib *ansel%r
Setuju
Tidak setuju
!uat surat pengesahan tempahan+ m%h%n
$, dan menghantar surat taaran kepada
peserta yang terpilih
Membuat dan mengurus cetakan bahan
kursus/bengkel (hands out)
Selesai
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
51/77
SEMASA PENGANJURAN KURSUS/BENGKEL/SEMINAR/TAKLIMAT
F345 M6'3 7alaman: 1
Mula
Pendataran peserta
Taklimat urus setia
Pastikan semua kemudahan / peralatan /
makan dan minum tersedia dan b%leh
digunakan
Selesai
#mbil keputusan / hasil tindakan kursus /
bengkel
Memasang alat
bantu mengajar
($*D dan
berkaitan)
Meletak
air/gula-gula
(jika perlu)
Meletak
%lder di atas
meja peserta
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
52/77
SELEPAS PENGANJURAN KURSUS/BENGKEL/SEMINAR/TAKLIMAT
F345 M6'3 7alaman: 2
Mengemas tempat (jika perlu) dan
menyimpan peralatan seperti $*D dan berkaitan
.rus setia membuatfollow updengan peserta (jika perlu)
sebarang penghantaran d%kumen/kertas kerja berkaitan
(dateline)
Mula
Tamat
Pengumpulan d%kumen/kertas kerja berkaitan (due date)
.rus setia menguruskan d%kumen/kertas kerja berkaitan (untuk
tindakan selanjutnya)
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
53/77
9.11 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: !
Mula
!amat
Mengeluarkan surat kepada egawai enyelarasejabat&usat bagi tujuan pengemaskinian
Mendapatkan maklumat akti)iti ejabat&usatterkini untuk di muat naik
Memuat naik maklumat terkini dan mengemaskinilaman web ejabat hidmat engurusan dan anselori
Memantau laman web dari masa ke semasa
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
54/77
9.12 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#
F345 M6'3 7alaman: 4
Mula
!amat
eluarkan email&surat makluman kepada egawaienyelaras ejabat&usat
egawai enyelaras memasukkan maklumatmelalui template
roses engumpulan dan meyelaras pelaporan
tersebut
Membuat semakan dan kelulusan
Mencetak dan menghantar laporan kepada pihak yangberkaitan
5aporan tersebut disimpan bagi tujuan rekod
? fail
Lulus
Tidak
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
55/77
10.1 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&
T&>
(C ) &,&,
1.Menyemak kedatangan setiap staf di MM
2. Mengeluarkan surat penjelasan bagi staf yang
bermasalah
0.Membuat pengumpulan surat penjelasansehingga tarikh tertentu
.Merekod dan memasukkan surat penjelasan
dalam Fail eribadi taf
8.Mengeluarkan laporan untuk dihantar ke %$pada setiap 1=hb
9. Membuat pemantauan dari masa ke semasa
F345 M6'3 7alaman:
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
56/77
10.2 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&
T&>
(C ) &,&,
1.Melantik 'awatankuasa ecil Fail dan @ekod di
setiap ejabat&usat di anselori
2.Menjadi rujukan bagi pengurusan sistem rekoddan fail di anselori
0.
Memastikan setiap surat&dokumen yang
diterima mempunyai no. fail atausurat&dokumen baru dikeluarkan dan fail baru
perlu dibuka
.Menguruskan pengasingan dan pemindahan faildan rekod yang telah ditutup bagi tujuan 3rkib
8.%erurusan dengan %$ bagi tindakan
selanjutnya
9.Membuat pemantauan dari masa ke semasa
F345 M6'3 7alaman: "
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
57/77
10.! SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&
T&>
(C ) &,&,
1.Menerima data&senarai nama staf beserta%orang engesahan bagi tujuan pengesahan
jawatan dari (nit engesahan erkhidmatan,ejabat endaftar
2.
Mengasing dan mengedarkan %orang
engesahan tersebut mengikut ejabat&usat
di anselori dengan menetapkan tarikh&tempoh
tertentu penyerahan semula
0.
Menghantar semula %orang engesahan
kepada (nit engesahan erkhidmatan, ejabatendaftar bagi tindakan selanjutnya
.
%erurusan lantikan panel atau wakil
ejabat&usat bagi sesi temuduga yang terdiridari 0I orang panel&wakil
8. Menguruskan bagi sesi temuduga staf tersebut
9.
Mendapatkan maklumat dan justifikasi dari
panel&wakil tersebut sama ada staf tersebutdisahkan perjawatan atau perlu tempoh
pelanjutan
.
Menghantar maklumat&laporan kepada (nitengesahan erkhidmatan, ejabat endaftar
bagi tujuan perakuan anel engesahanerkhidmatan dan tindakan selanjutnya
;. urat&laporan tersebut disimpan bagi tujuanrekod dan fail
F345 M6'3 7alaman: 7
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
58/77
10.4 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&
T&>
(C ) &,&,
1.Menerima arahan bagi menyediakan 3nggaran
%elanjawan Mengurus "3%M# erjawatan,
anselori
2.
Mengadakan mesyuarat dengan egawai
enyelaras entadbiran di setiap ejabat&usat
- Menyediakan surat panggilan mesyuarat
beserta template penyediaan 3%M
0.
Mesyuarat diadakan bagi membincangkan
keperluan perjawatan yang sedia ada dan
cadangan permohonan pada masa akan datang
.
Menetapkan tarikh penghantaran 3%M
erjawatan dan tarikh pembentangan bagi
tujuan pengesahan sebelum dihantar ke %M
8. Mengumpulkan maklumat 3%M dalam bentuk
softdan hard copydari semua ejabat&usat
9.Membuat pindaan, mana yang berkaitan hasil
perbincangan dengan ejabat&usat masing-
masing
.
Menyemak dan mengumpulkan 3%M
erjawatan yang mengikut format dan
dikemaskini bagi tujuan pelarasan
;.
Mengemukakan 3%M erjawatan yang telah
dipersetujui bersama ke %M, ejabat
endaftar
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
59/77
10. SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&
T&>
(C ) &,&,
1.Membuat pengemaskinian M dan FM staf di
anselori terutamanya pada setiap awal tahun
2.%ahagian >asar ? ualiti engurusan, ejabatendaftar telah menyediakan format baru bagi
M dan FM untuk diselaraskan setiap !j
0.
Menyediakan template format M dan FM,dengan mengedarkan melalui surat atau email
kepada semua egawai enyelaras diejabat&usat, anselori untuk tindakan
pelaksanaan
.
Memberi taklimat %engkel bagi pengurusan dan
pengendalian M dan FM kepada setiap staf dianselori secara berperingkat
8.
Menerima laporan atau status pelaksanaan
daripada semua egawai enyelarasejabat&usat, anselori
9.
%uat analisis keseluruhan bagi status
penyediaan M dan FM, anselori danmemaklumkan status tersebut kepada
%ahagian >asar ? ualiti engurusan, ejabatendaftar bagi tujuan pemantauan
.Membuat pemantauan dari masa ke semasa
bagi tujuan pengemaskinian
F345 M6'3 7alaman: 9
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
60/77
10." SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&
T&>
(C ) &,&,
1.
Menerima surat arahan umtuk melaksanakan
enilaian restasi !ahunan taf dari ejabatendaftar
2.
Memaklumkan kepada egawai enyelaras di
setiap ejabat&usat di anselori untukmenyerahkan senarai nama dan bagi
tujuan mengakses
3.
Membuat surat pemakluman kepadaejabat&usat dimana terdapat tempoh
tertentu bagi A> memasukkan maklumat
mereka bagi dan untuk mengaksesMM dan membuat penilaian kepada A>
4.
Melakukan penyemakan untuk memastikan
tempoh A>, dan telah membuatpenilaian sebelum sistem ditutup oleh ejabat
endaftar & usat omputer
5.
Mohon kepada ejabat endaftar untukmembuka sistem bagi mana-mana A>,
dan yang masih belum membuat penilaianprestasi mereka
6. Membuat pemantauan dari masa ke semasa
F345 M6'3 7alaman: "0
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
61/77
10.7 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&
T&>
(C ) &,&,
1.
Menerima surat arahan umtuk melaksanakan
! 3walan, ertengahan dan 3khir !ahun dariejabat endaftar
2.
Memaklumkan kepada egawai enyelaras di
setiap ejabat&usat di anselori dan tarikhuntuk memuat naik ! masing-masing
0.
Melakukan penyemakan untuk memastikan
setiap staf di anselori memuat naik !masing-masing
.
urat peringatan akan dikeluarkan bagi tujuan
pemakluman untuk memuat naik ! masing-
masing
8.
Memaklumkan kepada %ahagian >asar ?
ualiti, ejabat endaftar dan ! staf di
ejabat&usat yang telah memuat naik akandipantau
9. Membuat pemantauan dari masa ke semasa
F345 M6'3 7alaman: "1
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
62/77
10.3 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&T&>
(C ) &,&,
1. ancang tarikh-tarikh mesyuarat
2.
Edar perancangan tahunan kepada #hli-#hli
Mesyuarat
(Pegaai Penyelaras Pejabat/Pusat)
0.
Semak semula kesesuaian tarikh daripada Pengerusi
(melalui Setiausaha) untuk mengadakan mesyuarat
pada tarikh-tarikh yang ditetapkan
.Dapatkan tarikh baru jika tarikh yang dirancangkan
tidak dipersetujui
8.Maklumkan kepada semua ahli mesyuarat berkenaan
tarikh mesyuarat yang telah dipersetujui
9.Keluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli
mesyuarat
.Keluarkan e-mail dan surat meminta kertaskerja/cadangan/berkaitan daripada ahli mesyuarat (jika
ada)
;.Terima kertas-kertas kerja/cadangan/berkaitan
daripada ahli mesyuarat (jika ada)
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
63/77
19.
Memastikan kemudahan-kemudahan mesyuarat
disediakan dengan sempurna
1.Mesyuarat di adakan
1;.Mengambil minit mesyuarat
1
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
64/77
10.9 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&T&>
(C ) &,&,
1. Menerima maklumat daripada %ahagian
rotokol ? ewangan
2.Menghadiri mesyuarat yang diadakan
urusetia & penganjur
0.Menerima penerangan berhubung dengan
protokol majlis
.Menyemak aturcara yang telah ditetapkan oleh
penganjur
8. Menyemak senarai kehadiran J4
9.egawai rotokol membuat pembahagiantugas
.Mengadakan latihan "rehearsal# bagi petugas
yang terlibat
;.Memastikan perjalanan majlis berjalan denganlancar dan mengikut aturcara yang telah
dipeersetujui & ditetapkan
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
65/77
10.10 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&T&>
(C ) &,&,
1.emakan kesesuaian tarikh untuk mengadakan
kursus&bengkel
2.
Mengenalpasti sasaran peserta atau dicalonkanoleh etua ejabat atau dipilih oleh %ahagian
entadbiran mengikut kesesuaian tugas dan
jawatan
0.
Menetapkan tempat untuk berkursus "cari
sebut harga dari beberapa hotel yangbersesuaian#
. elulusan etua ejabat
8.Menyediakan permohonan kertas kerja atau
minit bebas untuk mengadakan kursus&bengkel
9.emakan kertas kerja atau minit bebas oleh
etua ejabat
. elulusan /aib anselor
;.%uat surat pengesahan tempahan, mohon 5$dan menghantar surat tawaran kepada peserta
yang terpilih
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
66/77
1.Mengambil keputusan & hasil tindakan kursus &bengkel
18.
(rus setia membuat follow updengan peserta"jika perlu# sebarang penghantaran
dokumen&kertas kerja berkaitan "dateline#
19.
engumpulan dokumen&kertas kerja berkaitan
"due date# daripada peserta di setiapejabat&usat, anselori
1.(rus setia menguruskan dokumen&kertas kerjaberkaitan "untuk tindakan selanjutnya#
F345 M6'3 7alaman: ""
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
67/77
10.11 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&T&>
(C ) &,&,
1.
eluarkan surat bagi tujuan pelarasan dan
pengemaskinian laman web ejabat&usatmasing-masing di anselori
/ota: etiap ejabat&usat masing-masing
mempunyaipasswordbagi tujuanpengemaskinian
2.ebagai Keb Master anselori, bertindak untukmendapatkan maklumat terkini akti)iti L
akti)iti yang dijalankan dari semua
ejabat&usat di anselori
0.Memuat naik maklumat terkini dan mengemaskini laman web ejabat hidmat engurusan &
anselori dari semasa ke semasa
. Memantau laman web dari masa ke semasa
F345 M6'3 7alaman: "7
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
68/77
10.12 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
B' P-%>&%&T&>
(C )&,&,
1.
eluarkan e-mail&surat makluman kepada
egawai enyelaras di ejabat&usat dianselori bagi penyediaan laporan pada setiap
suku tahun melalui template yang telahdisediakan
2.
egawai enyelaras memasukkan maklumat
melalui template tersebut dan dihantar melaluiemail dan hardcopy
0.
(rus etia membuat pengumpulan dan
menyelaras pelaporan dari ejabat&usat dianselori yang berkaitan mengikut
format&standard template
. Membuat semakan dan mendapatkan kelulusan
8.(rus etia mencetak dan menghantar laporanke %ahagian >asar ? ualiti engurusan,
ejabat endaftar
9. 5aporan tersebut disimpan bagi tujuan rekoddan fail
F345 M6'3 7alaman: "3
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
69/77
11.0SENARAI UNDANGUNDANG DAN PERATURAN 6ANGDIPERLUKAN
BIL N$. D$>-# T& D$>-#
1.erintah 3m
2.istem perakam Kaktu berkomputer
0.erkeliling erkhidmatan
.urat ekeliling perkhidmatan
8. ekeliling emajuan erkhidmatan 3wam
9.3rahan erkhidmatan
.3kta @ahsia @asmi
;.
awalan eselamatan @ahsia @asmi dan
>okumen @asmi erajaan.
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
70/77
12.0 SENARAI JAWATANKUASA 6ANG DIANGGOTAI
B' J&:&,>&8& K-**$,&
K->-%&
M-8&%&,
1.'awatankuasa erolehan !erus %ekalan
dan erkhidmatan !'
3hli %ergantungkeperluan
2.
0.
.
8.
9.
.
;.
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
71/77
1!.0 SENARAI BORANGBORANG 6ANG DIGUNAKAN
B' K$ D$>-# T& D$>-#
1. %M 00 %$@3/D 6@M$7$/3/ 65(3@ 6'3%3!
2. (teM.3/&=1.1=&1&26@M$7$/3/ 6@74>M3!3/ 6/>6@33/ 6'3%3!3/65$@4
0. (teM&%6/&(&>/&=1 !(/!(!3/ 653(/ 6@'353/3/ >353M /6D6@4
.
8.
9.
.
;.
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
72/77
14.0 NORMANORMA KERJA
B'. K-%,'?',' / P%$P-,# P%-8,&8'
(K,',' / K&',' /
M&8& / K$8) 1 Mengawasi urusan pentadbiran dengan pemantauan kepada
pematuhan peraturan pentadbiran iaitu : -(i !enda"taran dan rek#d sistem "ail(ii !en$ediaan keperluan spesi"ikasi dan susun atur
!e%abat&!usat untuk kemudahan semua sta"'ansel#ri
Kuantiti
1 #rang sta" s#k#ngan
Masa
1 kali sebulan
Kualiti
Mengikut !ekeliling!entadbiran & urat!ekeliling !entadbiran &urat )daran !entadbiran
supa$a ber%alan baik danlan*ar
2 +akil mes$uarat pentadbiran, urusetia mes$uarat danpen$elaras kepada bengkel, kursus dan seminar di 'ansel#ri
Kuantiti
2 #rang sta" s#k#ngan
Kualiti
Mengikut !ekeliling!entadbiran & urat!ekeliling !entadbiran &urat )daran !entadbiransupa$a ber%alan baik danlan*ar
3 Men$elaras pen$ediaan ail Me%a dan Manual !r#sedur er%a. Kuantiti
1 #rang sta" s#k#ngan
Masa
1 kali sebulan
Kualiti
Mengikut !ekeliling!entadbiran dan arahan dari/ahagian 0asar dan ualiti!engurusan, !e%abat
!enda"tar
4 Mengawasi !engurusan umber Manusia ke atas perkara-perkara berikut : -
(i ek#d kehadiran(ii ek#d *uti(iii ek#d maklumat semasa peribadi(i !ergerakan sta"( eba%ikan sta"(i !embangunan sta" dari segi keperluan latihan
menghadiri bengkel&seminar&kursus(ii !en$elaras kepada pengurusan nggaran
/elan%awan Mengurus (/M !er%awatan sta" di
'ansel#ri(iii Menguruskan pr#ses pengesahan sta" dalam
perkhidmatan(iiiumber ru%ukan arahan dan peraturan abatan
Kuantiti
1 #rang sta" s#k#ngan
Kualiti
ta" mematuhi peraturan
F345 M6'3 7alaman: 72
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
73/77
!erkhidmatan wam, niersiti dan !erintah mera%aan
5 Men$elia dan Men$elaras:(i Lap#ran !enilaian !restasi Tahunan sta" (L!!T(ii !en*al#nan sta" bagi nugerah !erkhidmatan 'emerlang
'ansel#ri dan
(iii asaran er%a Tahunan (T sta" 'ansel#ri
Kuantiti
1 #rang sta" s#k#ngan
Kualiti
Mengikut !ekeliling!entadbiran dan arahan dari/ahagian 0asar dan ualiti!engurusan, !e%abat!enda"tar supa$a ber%alanbaik dan lan*ar
6 Membantu /ahagian !r#t#k#l dalam mengendalikan ma%lis-ma%lisrasmi niersiti
ualitiMa%lis ber%alan lan*ar danmemastikan tiada aduanketidakselesaan sta"
Men$elaras laman web !e%abat 'ansel#ri Kuantiti
1 #rang sta" s#k#ngan
Masa
Temp#h mengemaskini
Kualiti
Mengikut arahan dari +ebMaster, !e%abat!eran*angan dan
#munikasi #rp#rat,'ansel#ri dan !usat#mputer supa$a ber%alanbaik dan lan*ar
7 Men$elaras Lap#ran iaitu:
(iLap#ran arenah /ir#krasi 'ansel#ri kepada !e%abat!enda"tar
(ii Lap#ran /ulanan berkenaan aktiiti !e%abat&!usatbagi tu%uan pengumpulan maklumat #leh !e%abat!eran*angan 8 #munikasi #rp#rat (!!
Kuantiti
1 #rang sta" s#k#ngan
Kualiti
Mengikut !ekeliling!entadbiran & urat!ekeliling !entadbiran &
urat )daran !entadbiransupa$a ber%alan baik danlan*ar
9 Membuat pemantauan dan pen$elarasan tugasan bagi!embantu m !e%abat (!! $ang diguna sama di 'ansel#ri
Kuantiti
1 #rang sta" s#k#ngan
Kualiti
ta" mematuhi peraturan
F345 M6'3 7alaman: 7!
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
74/77
1.0 SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA @ NORHIDA6AH BINTI MOHD AINUDIN
JAWATAN @ PENOLONG PENDAFTAR
TARIKH @
B' T*&8 &,&,
1.
Mengawasi urusan pentadbiran dengan pemantauan
kepada pematuhan peraturan pentadbiran iaitu : -
"i# endaftaran dan rekod sistem fail"ii# enyediaan keperluan spesifikasi dan susun
atur ejabat&usat untuk kemudahan semuastaf anselori
2.
Kakil mesyuarat pentadbiran, urusetia mesyuarat dan
penyelaras kepada bengkel, kursus dan seminar dianselori
0.
Menyelaras penyediaan Fail Meja dan Manual rosedur
erja
.
Mengawasi engurusan umber Manusia ke atasperkara-perkara berikut : -
"i# @ekod kehadiran"ii#@ekod cuti
"iii# @ekod maklumat semasa peribadi
"i)# ergerakan staf")#ebajikan staf
")i# embangunan staf dari segi keperluanlatihan menghadiri bengkel&seminar&kursus
")ii# enyelaras kepada pengurusan3nggaran %elanjawan Mengurus "3%M#
erjawatan staf di anselori
")iii# Menguruskan proses pengesahan stafdalam perkhidmatan
")iii#umber rujukan arahan dan peraturan 'abatanerkhidmatan 3wam, (ni)ersiti dan erintah 3m
erajaan
8.
Menyelia dan Menyelaras:"i# 5aporan enilaian restasi !ahunan staf "5!#
"ii# encalonan staf bagi 3nugerah erkhidmatan
emerlang anselori dan"iii# asaran erja !ahunan "!# staf anselori
9.Membantu %ahagian rotokol dalam mengendalikan
majlis-majlis rasmi (ni)ersiti
.Menyelaras laman web ejabat anselori
F345 M6'3 7alaman: 74
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
75/77
;.
Menyelaras 5aporan iaitu:
"i#5aporan arenah %irokrasi anselori kepadaejabat endaftar
"ii# 5aporan %ulanan berkenaan akti)iti
ejabat&usat bagi tujuan pengumpulan maklumatoleh ejabat erancangan ? omunikasi orporat
"#
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
76/77
1".0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
F345 M6'3 7alaman: 7"
PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) @ ANSELORI
NAMA PEGAWAI@ NORAINI BINTI BUANG
NO. STAF@ 00972
JAWATAN@ PENOLONG PENDAFTAR
GRED@ N41
BAHAGIAN/ JABATAN/ UNIT@ BAHAGIAN PENTADBIRAN5PEJABAT KHIDMAT PENGURUSAN
SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB@
1. Membimbing staf bawah seliaan untuk melaksanakan tugas dengan berkesan
dan mengikut peraturan dan perancangan yang telah ditetapkan+
2. Menyelia staf bawah seliaan dalam proses pelaksanaan dan pengoperasian+
0. Memantau pelan perancangan tahunan anselori mengikut petunjuk prestasi
yang telah ditetapkan+
. Menguruskan engurusan umber Manusia, urusan pentadbiran dan
perkhidmatan:
"i# Menyelaras sistem pemfailan dan pengrekodan serta dilantik sebagai
egawai Fail dan @ekod, anselori+
"ii# Mengawasi dan merekod kehadiran dan pergerakan harian dalam MM
serta kebajikan staf di anselori+
"iii# Menyelaras fail rekod cuti dan maklumat semasa rekod peribadi staf untuk
dikemaskini+
"i)# Menguruskan proses pengesahan staf dalam perkhidmatan
")# Menyelaras keperluan perjawatan menerusi 3nggaran %elanjawan
Mengurus erjawatan di anselori
")i# Menjadi sumber rujukan dan makluman berhubung ekeliling&urat
ekeliling& urat 6daran dari '3 atau entadbiran di anselori
")ii# engumpulan dan penyimpanan struktur organisasi dan struktur fungsi
anselori+
-
7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc
77/77
8. engurusan dan penyelarasan Manual rosedur erja "M# dan Fail Meja "FM#
anselori+
9. Menyelia dan menyelaras 5aporan enilaian restasi !ahunan dan pencalonan staf
bagi 3nugerah erkhidmatan emerlang di anselori+
. Menyelia dan menyelaras asaran erja !ahunan "!# anselori+
;. %ertanggungjawab sebagai urus setia mesyuarat berkaitan pentadbiran di ejabat
hidmat engurusan+