Oficina de Control Interno
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE PIEDECUESTA PIEDECUESTANA E.S.P.
FASE III
PLANEACIÓN ACTUALIZACIÓN MECI 2014
DECRETO 934 DE 2014
Piedecuesta, 2014
Oficina de Control Interno
Plan de Actualización Modelo Estándar de Control Interno
Fecha de Inicio: 1 de Junio de 2014 Fecha final Prevista: 31 de Diciembre de 2014 Responsables: Representante Legal: Cesar Tolosa Núñez-Gerente Alta Dirección: (Lideres de Procesos)
RESPONSABLES DE LOS PROCESOS Y AREAS DE LA ENTIDAD
ITEM MAPA PROCESOS PROCESO LIDER DE PROCESO AREA DE LA ENTIDAD
1 PROCESOS
ESTRATEGICOS DIRECCIÓN
ESTRATEGICA
JUNTA DIRECTIVA/GERENTE
GENERAL Dirección de Planeación
2 PROCESOS
ESTRATEGICOS GESTIÓN DE LA
COMUNICACIÓN JEFE OFICINA DE PRENSA
Y COMUNICACIONES Oficina de Prensa y
Comunicaciones
3 PROCESOS
ESTRATEGICOS GERENCIA GENERAL
JUNTA DIRECTIVA/GERENTE
GENERAL Gerente General
4 PROCESOS
MISIONALES ACUEDUCTO
DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y DIRECTOR
DE OPERACIONES
Dirección de Planeación y Planta de Tratamiento
5 PROCESOS
MISIONALES ALCANTARILLADO
DIRECTOR DE OPERACIONES
Oficina de Redes
6 PROCESOS
MISIONALES ASEO
DIRECTOR DE OPERACIONES
Dirección de Operaciones, Áreas Supervisoras de Barrido, Recolección y
Transporte
7 PROCESOS DE
APOYO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Y DE TALENTO HUMANO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO,
FINANCIERO Y COMERCIAL
Dirección Administrativa y de Talento Humano, Sistemas,
Sui, Archivo, Almacén, Contractual
8 PROCESOS DE
APOYO GESTIÓN
FINANCIERA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO,
FINANCIERO Y COMERCIAL
Dirección Financiera, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Cobro Coactivo
Oficina de Control Interno
9 PROCESOS DE
APOYO GESTIÓN
COMERCIAL
DIRECTOR ADMINISTRATIVO,
FINANCIERO Y COMERCIAL
Dirección Comercia, Coordinación Comercial,
Facturación, Coordinación PQR, Matriculas, Antifraude-
IANC
10 PROCESOS DE
APOYO GESTIÓN JURIDICA GERENTE GENERAL Oficina Jurídica
11
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN, MEDICIÓN Y
ANALISIS
CONTROL INTERNO DE
GESTIÓN
JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA
SUS VECES Oficina de Control Interno
12
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN, MEDICIÓN Y
ANALISIS
MEDICIÓN Y ANALISIS
ASESOR CALIDAD Oficina de Calidad
Tabla 1. Responsable por Procesos Representante de la Alta Dirección: Raúl Duran Sánchez-Director de Planeación Equipo MECI:
Nombres Proceso Área Cargo
Betty Johana Rodríguez
Proceso Estratégico
Dirección de Planeación
Contratista Diseño
Jorge Arturo Ochoa Freyre
Medición y Análisis Calidad Contratista Calidad
Sergio Niño Proceso de Apoyo Gestión Administrativa,
Financiera y Comercial
Contratista SUI
Saúl Jerez
Ayala/Salomón Villamizar
Proceso de Apoyo Gestión Administrativa,
Financiera y Comercial
Contratista Cobro
Coactivo
Armando Jaimes
Proceso de Apoyo
Gestión Administrativa,
Financiera y Comercial
Contratista Sistemas
Sofía Uribe Jaimes
Gestión de la Comunicación
Prensa y Comunicaciones
Contratista de Prensa y
Comunicaciones
Valezca
Suarez/Maira Barajas
Proceso de Apoyo
Gestión Administrativa,
Financiera y Comercial
Contratista de
Tesorería
Janeth Mantilla
Proceso e Apoyo
Gestión Administrativa,
Contratista Coordinación
Oficina de Control Interno
Financiera y Comercial
Comercial
Diana Díaz/Luis Mayorga
Proceso Misional Dirección de Operaciones
Contratista de Redes
Facilitadores del por Procesos
Nombres Cargo
Blanca Mary Araque Dirección Administrativa y de Talento Humano
Plan de Trabajo Actualización MECI
Oficina de Control Interno
No
FA
SE DESCRIPCION
DE LA FASEACTIVIDADES A REALIZAR
JUN
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JULI
O
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5
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15
MA
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20
15
JUN
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01
5
JULI
O 2
01
5
FASE I CONOCIMIENTO
ACTUALIZACIÓN
MECI
Hacer la lectura, con el fin de comprender la dimension de los
cambios que se realizan y efectuar las sesibilizaciones necesarias al
inerior de la entidades, para que los servidores publicos conozcan
de manera general la actualizacion del Modelo.
FASE II DIAGNOSTICO
Las entidade3s deberan identificar los principales cambios surtidos
en el proces doe actualizacion, (Anexo 4) y realizar una
autoevaluacion con respecto al estado del Sistema en la Actualidad,
esto con el fin de establecrer lo que e ha adelantado en la
implementacion, y lo que debe ser creado, modificado o eliminado
segun sea el caso. Para tal efecto, se propone el formato de
autoevaluacion anexo, en el que identifica los productos minimos
de cada uno de los elementos de control que resultan de la
actualizacion del Modelo, y se podra valorar el estado en que se
encuenta. Lasentidades podran adaptar el Formato a sus necesides y
a las particularidades de la organizacion. Esta actividad debera ser
ejecutada por el responsable del proceso invlucardo con cada uno
de los aspectos refernciados en el modelo. La evaluacion y revision
al cumplimiento de esta fase, le corresponde a las Oficinas de
Control Interno o quien haga sus veces.
FASE
III
PLANEACION DE
LA
ACTUALIZACION
en esta fase deberan realziar un listado de actividades, producto del
diagnostico realizado, para t al efecto se propone un formato de
plan de trabajo que se encuentra en el anexo 5, en el que se
incluyen las actividades minimas que deben realizarse, las
entidades pdoran desagregarlas segun los resultados obetnidos y
priorizar las accinoes segun el estado en que se encuentre el
Modelo. Se debe etner en cuetna que la responsablidad de la
ejcucucion de las activiades debe reacaer en los cargos y no en las
personas, esto con el fin de que se garantice la continuidd del
proceso de actualizacion, sin que incidan los cambios
organizaciones. Se podra utilizzr tableros de Control, cronogramas, o
similares para tener un mayor seguimiento al cumplimiento de esta
fase.
FASE
IV
EJECUCION Y
SEGUIMIENTO
Se lelvara a cabo las acciones definidas en el plan de actulaizacion, y
se realizaran los seguimientos necesarios para tomar los correctivos
que permitan llevar a cabo la actualizacion. Estos seguimientos se
realizaran con la periodicidad que las entidades determinen segun
el resultado del diagnostico y la priorizacion de las acciones, de tal
manera que se tengan los controles necesarios para culminar el
proceso.
FASE V CIERRE
Se dara a conocer los resultados finales de la actualziacin, se
mostraran los productos realizados, y se realizara un nuevo balance
con el fin de efectuar una comparacion con el diagnostico inicial,
que permita evidenciar los cambios que se surtieron para la
actuaizaicon MECI. asi mismo, deberan realizarse jornadas de
actualizacion para garantizar que los servicores publicos conozcan
los cambios y comiencen su aplicacion. En el siguiente cuadro podrá ver Planificador en Excel Actualización del MECI con las actividades detalladas y las fechas propuestas.
Oficina de Control Interno
PLANIFICADOR DE LA ACTUALIZACION DEL MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FIN
FASE I CONOCIMIENTO
Lectura del Documento Funcionarios-Equipo Mecí
11-06-2014 30-06-2014
Apropiación de los Conocimientos
Funcionarios-Equipo Mecí
1-07-2014 30-07-2014
Sensibilización de los servidores Públicos
Funcionarios-Equipo Mecí
1-08-2014 30-08-2014
FASE II DIAGNOSTICO
Identificación de los cambios en el Modelo
Equipo MECI - Líderes de Procesos - Rep. Alta Dirección
1-09-2014 31-10-2014
Diseño del Diagnostico
Aplicación del Diagnostico
Análisis del Diagnostico
Identificación de puntos críticos
Identificación de victorias tempranos
FASE III PLANEACION DE LA ACTUALIZACION
Identificación de actividades a realizar
Equipo MECI
01-09-2014 31-10-2014
Identificación de los responsables de ejecución
de las actividades Equipo MECI
Defunción de fechas de inicio y finales de las
actividades Equipo MECI
Oficina de Control Interno
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Socializar entre todo el personal de la PDS, el Código de Ética y Buen
Gobierno, que fue expedido según la
resolución 077 de 2013, mediante una charla con
un profesional del tema el cual entregara a los
funcionarios un folleto tríptico en el cual se
plasmarán los Principios éticos del Servidor de la
PDS y por ende la imagen y el slogan de la
Piedecuesta, se incluirá dentro del proceso de
inducción y reinducción
Dirección Administrativa
y de Talento Humano
2014/10/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Compilación y actualización del Manual de Funciones el cual se presentará a la Junta Directiva de la PDS, la
propuesta de la modificación al acuerdo No. 11 de AGOSTO 11 / 1998 , en el cual la PDS
adoptaba el MANUAL DE FUNCIONES de algunos
cargos de la entidad, pero el actual será un MANUAL
ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y
COMPETENCIAS LABORALES REQUISITOS Y
COMPETENCIAS de los cinco ( 5 ) cargos que en la
PDS son de libre nombramiento y
remoción. Conforme al Decreto 2539 de 2005 se realizará el Manual de
Competencias Laborales para estos cinco (5) cargos de la entidad, con el fin de
identificar las responsabilidades y
competencias de cada uno.
Dirección Administrativa
y de Talento Humano
2014/10/01 2014/12/31
Oficina de Control Interno
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Para la vigencia de 2015 de tiene proyectada
realizar el estudio técnico para la estructuración de los cargos de la entidad, ya que en los Acuerdo No. 003 de Enero 24 / 2003 de Enero 24 de
1998, Acuerdo No. 009 de Julio 9 de 1998 y Acuerdo No. 011 de
Agosto 11 de 1998 no se realizó, teniendo en
cuenta las herramientas expuestas en la cartilla
del Departamento Administrativo de la
Función Pública – DAFP – , establecida en
concordancia con la Ley 909 de 2004 la cual define el empleo como el núcleo
básico de la Función Pública y se precisan
orientaciones a tener en cuenta en el diseño e
incorporación de cuadros funcionales y
competencias laborales que deberán desarrollarse
como herramienta de la Gestión Pública y la Gestión del Talento
Humano en la Administración Pública, los Decretos Leyes 770,
785 de 2005, Decreto 2539 de 2005, los cuales
establecen los criterios y la obligatoriedad der las
instituciones del Orden Nacional y territorial para definir e incorporar en los Manuales Específicos de funciones y de requisitos
las competencias laborales para el ejercicio de los
empleos públicos, garantizando que el
2015/01/01 2015/06/30
Oficina de Control Interno
ingreso de los servidores a las entidades públicas se
realice no solo teniendo en cuenta los
conocimientos , sino la demostración de
habilidades, destrezas, aptitudes y actitudes.
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación del Procedimiento de Plan
Anual de Capacitación el cual incluye las actividades desde el diagnostico hasta la aprobación del Plan de Capacitaciones según las
necesidades
Dirección Administrativa financiera y de
talento humano
2014/10/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación y levantamiento del Procedimiento del Proceso de Inducción y Reinducción
Dirección Administrativa financiera y de
talento humano
2014/10/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación y levantamiento del Procedimiento del Reinducción basado en los cambios importantes de la
Dirección Administrativa financiera y de
talento humano
2014/10/01 2014/12/31
Oficina de Control Interno
entidad
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación y levantamiento del Procedimiento del Programa de Bienestar Social según la normatividad que aplica a la entidad
Dirección Administrativa financiera y de
talento humano
2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
NO APLICA PARA LA ENTIDAD SEGÚN
DIRECCION ADMINISTRATIVA
FASE IV Ejecución y Seguimiento
NO APLICA PARA LA ENTIDAD SEGÚN
DIRECCION ADMINISTRATIVA
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación y levantamiento del
Procedimiento de la gestión de los cargos de
libre nombramiento
Dirección Administrativa financiera y de
talento humano
2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Construcción de Planes de Acción y/o operativos con
cada líder de área
Lidera Dirección de
Planeación/Lideres de Proceso
2014/10/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Definición de actividades y presupuesto estimado para cada uno de los
proyectos que conforman el Plan de Gestión para el año 2015, Documentación
del Procedimiento de Elaboración de los Planes
de Acción y Operativos .Concertación y
Socialización del plan de gestión año 2015
Dirección de Planeación
2014/10/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Aprobación del de Gestión para el año 2015,
Documentación del Procedimiento del Plan de
Gestión
Dirección de Planeación
2014/10/01 2014/12/31
Oficina de Control Interno
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentar dentro de los procedimientos la
evaluación hacia clientes, en aras de evaluar si se
está cumplimiento con las necesidades y objetivo
institucional
Coordinador SIG/Lideres de
Procesos 2014/10/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Se caracterizaron los 12 procesos establecidos en el sistema. Se definieron los objetivos, el responsable, las entradas, recursos y salidas, los indicadores de gestión y las actividades del proceso.
coordinador SIG/ Lideres de procesos
2014/11/01 2014/12/26
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Los indicadores de gestión están definidos dentro de las caracterizaciones de
cada proceso, lo cual permitirá evidenciar la
eficiencia y efectividad de cada proceso, permitiendo
la toma de acciones correctivas o preventivas
oportunamente.
coordinador SIG/ Lideres de procesos
2014/11/01 2014/12/26
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Para dejar evidencia de las reuniones en las cuales se
elaboraron y documentaron las
actividades y labores, se diseñó un formato
denominado actas de reunión en donde reposara toda la
información que dentro de esa actividad se desarrolle.
coordinador SIG
2014/09/01 31-10-2014
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Se identificaron y documentaron las
actividades que realiza cada proceso,
pretendiendo lograr con ello estandarizar las ejecuciones de estas
labores.
coordinador SIG/ Lideres de procesos
2104/03/01 2014/12/26
FASE IV Ejecución y Seguimiento
El manual de calidad y los documentos establecidos
en el sistema, serán
coordinador SIG
2014/11/01 2014/12/26
Oficina de Control Interno
divulgados mediante capacitaciones e
inducciones que se programen.
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Para la implementación del sistema de gestión de
calidad, la norma ISO 9001 y la NTCGP 1000, exigen
como requisito elaborar 6 procedimientos que
controlen y evalúen su funcionamiento.
coordinador SIG
2104/03/01 2014/12/26
FASE IV Ejecución y Seguimiento
El manual de calidad y los documentos establecidos
en el sistema, serán divulgados mediante
capacitaciones e inducciones que se
programen.
coordinador SIG
2014/11/01 2014/12/26
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Se realizara la matriz de indicadores, se levantara el procedimiento por el
área de planeación
Planeación, SIG
2014/11/01 2014/12/26
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Los procesos serán evaluados según la
información recolectada de los tableros de
indicadores, con ellos podremos establecer su
desempeño y avances con respecto a las metas
establecidas por cada proceso.
coordinador SIG/dirección
gestión estratégica
2014/11/01 2014/12/26
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación del proceso de Política e
Operación y aprobación de la política por el Comité de
Control Interno Equipo MECI
2014/12/15 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Divulgación a toda la organización de la Política
de Operación
Dirección Administrativa y Financiera/
Comunicación y Prensa
2014/07/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Elaboración de Acto Administrativo para la
Adopción de la política de Administración del Riesgo
Comité de Control Interno
2014/07/01 2014/12/31
Oficina de Control Interno
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Elaboración y aprobación de los mapas riesgos por Procesos y Institucional
Comité de Control Interno
2014/07/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Socialización del Mapas de Riesgos Por procesos
Grupo MECI 2014/07/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Publicación en la página web de los Mapa de riesgo
Oficina de Control Interno
2014/07/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Cuadro de Control de seguimiento de Riesgos
Oficina de Control Interno
2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Se elaborara una encuesta que permita medir dentro
del SIG la evaluación y retroalimentación de los
procesos
Coordinador SIG
2014/07/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Realización de actividades de sencilibilacion a los funcionarios sobre la
cultura de autocontrol
Oficina de Control Interno
2014/05/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Seguimiento por parte de la Oficina de Control
Interno a los indicadores de los procesos y otros
Oficina de Control Interno
2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Se realizara el análisis de los indicadores una vez
sean entregados
Planeación y SIG
2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Se elaborar un procedimiento para que
cada área realice un informe de gestión de los procesos a cargo, en aras
de realizar la autoevaluación de las
mismas
Coordinador SIG - Todas las
Áreas 2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Levantamiento, Documentación y puesta
en marcha del Procedimiento de PQRS
Coordinador Comercial, PQRS - SIG
2014/08/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación del proceso consulta de los
Actos Administrativo
Presa y Comunicaciones/Calidad/Control Interno
2014/12/01 2014/12/31
Oficina de Control Interno
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Implementación y adopción de la pollita de
Gobierno en Línea
Prensa y comunicacion
es 2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación del proceso de Planes de
acción el cual finaliza con la Publicación en la Página
web
Planeación, Prensa
2014/12/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Publicación de los tramites de Disponibilidad del
servicio, vinculación a los servicios, compra
medidores, Reconexión, recibo de redes
Calidad/Prensa líderes de los
procesos a publicar
2014/12/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación del proceso de rendición de
cuentas
Prensa y comunicacion
es 2014/12/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Documentación del Proceso de boletines de prensa y su divulgación
Prensa y comunicacion
es 2014/12/01 2014/12/31
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Elaboración de un mecanismos por medio del
cual se reciban inquietudes y sugerencias
de los Funcionarios
Talento Humano
2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
ELABORACION DE INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS PARA EL DESARROLLO E
IMPLEMENTACION DE LA GESTION DOCUMENTAL
COMO: CUADRO DE CLASIFICACION
DOCUMENTAL -CCD, TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL-TRD, PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS DE LA ENTIDAD – PINAR Y CAPACITACION
AL PERSONAL EN LA EMPRESA PIEDECUESTANA
DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P.
Dirección Administrativa - Contratista
Encargado del Proceso- Archivo
2015/06/30
Oficina de Control Interno
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Actualización y Puesta en marcha del Software SGD para consulta interna de t
todos los funcionarios
Dirección Administrativa
, Contratista encargado,
Sistemas
2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Elaboración de la Política y Documentación de
Procedimiento y Formatos en el cual se plasme el Plan de Comunicación
vigencia 2015
Prensa y comunicaciones
2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Análisis de Sistema de Información con el que cuenta la entidad para
verificar su funcionamiento según
nuevas tablas de retención documental o puesta en
marcha de nuevo modulo
Dirección Administrativa
, Contratista encargado,
Sistemas
2015/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Actualización y Puesta en marcha del Software los módulos de ARCOSIS de
inventarios, PPE y financiero
Dirección Administrativa
, Contratista encargado,
Sistemas
2014/01/01 2015/06/30
FASE IV Ejecución y Seguimiento
Seguimiento por parte del área encargada de la Pagina Web y Redes
sociales
Prensa y comunicacion
es 2014/01/01 2015/06/30