Flexibles Arbeits(zeit)management -interessengerecht und effizient
Stefanie Wiebrock
Fauth-Herkner & Partner
www.arbeitswelt.de
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Fauth-Herkner & Partner
Leistungsfelder
www.Arbeitswelt.de & www.work-life.de & www.mittelstand-und-familie.de
Innovative Modelle - Qualifizierte Teilzeit (BMFSFJ)Systematisches Beschäftigungsmanagement (Bertelsmann Stfg.)
audit berufundfamilie® (GHSt): Entwicklung und AuditierungEU-Netzwerk: „Family & Work“
Kompetenzzentrum work-life balance (StMAS, vbw, VBM, ESF)Förderprojekt: Familienbewusste Arbeitswelt
Informationsportal Mittelstand und Familie(Allianz für die Familie)
Umsetzungsberatung: 20 Jahre Erfahrung Human-Resource-Management Arbeits(zeit)management, Organisation Arbeitsrecht, Entlohnung, EDV Kompetenzentwicklung von Führungskräften Information und Kommunikation, Mitarbeiterbefragung
mobilZeitProjekte:
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Interessen und Ziele eines Arbeits(zeit)managements
Mitarbeiter/innenZiel Unternehmen
Zeitsouveränität
Beschäftigungs-sicherung
Lebensphasen-orientierung
Teilzeit
Ökonomischund sozial
ausgewogenAttraktiverArbeitsplatz
Partner-schaft
Wirtschaftlichkeit
Kundenorientierung
Anpassung an Schwankungen
Amortisation der Aus- und
Weiterbildung
Kunde / ArbeitsmarktInfrastruktur / Gesellschaft
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Der Weg zu einem Arbeits(zeit)management
Modelle+
Instrumente
Management
Arbeits(zeit)management
effizient und partnerschaftlich
Führungskraft+
Team
Kultur
INFORMATION
KOMMUNIKATION
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Vom Arbeitszeitmodell zum Arbeits(zeit)management
Arbeitsmarkt Kunde Infrastruktur Gesellschaft
Arbeitszeit
EntlohnungOrganisation
Personal-wirtschaft
Information
Führung / Team
Qualifikation
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Umsetzungsprozess im Betrieb
Konzeption
U msetzung
A nalyse
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Ausgangssituation Belastungsschwankungen
0
2
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18
20
J an Feb M rz A pr M a i J un J ul A ug S ep Okt N ov Dez
0
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12
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M o Die M it Do Fr S a
0
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14
16
J ahr W oc he Tag
09- 10 10- 11 11- 12 12- 13 13- 14 14- 15 15- 16 16- 17 17- 18
A nteile in P rozent A nteile in P rozentA nteile in P rozent
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Mit vier Zeitwerkzeugen arbeiten
Volum en / M enge(M T V o ft “Dauer”)
Zum B eis p ie l
25 S td/W oc he
35 S td/W oc he
40 S td/W oc he
Verte ilung der M enge
42 h
26 h
37 h35 h
31.,32.,33., KW
Länge der verte ilten Zeit
Tag: bis 10 S tunden
W oc he: bis 48 (60) S tunden
Lage der verte ilten Zeit
A nfang und Ende
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Innovative Arbeitszeitmodelle
Tag Monat Jahr LebenWoche
Vollzeit
50%
0%
IndividuelleArbeitszeit
IndividuelleArbeitszeit
Vier-Tage-Woche
ModulareArbeitszeit
ModulareArbeitszeit
Halbtagsarbeit
Gleitzeit
Turnusteilzeiten
FlexibleTeilzeitschichten
FlexibleTeilzeitschichten
RollierendeWochenarbeit
Job-SharingJob-Sharing
Zeithorizont= starr = flexibel
FlexibleJahresarbeitszeit
FlexibleJahresarbeitszeit
LangzeitkontenLangzeitkonten
ZeitautonomeArbeitsgruppen
ZeitautonomeArbeitsgruppen
SabbaticalsSabbaticals
Vertrauens-arbeitszeit
Vertrauens-arbeitszeit
Abendschichten
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Flexible JahresarbeitszeitJa
nuar
Febr
uar
Mär
z
Apr
il
Mai
Juni
Juli
Augu
st
Sept
embe
r
Okto
ber
Nov
embe
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Deze
mbe
r
Monatliche Soll-Arbeitszeit (Vollzeit kalendarisch)
Maximale Anpassungsmöglichkeit im rahmen der Flexiblen JahrearbeitszeitMonatliche Soll-Arbeitszeit TeilzeitArbeitsanfall / Umsatz / Kundenfrequenz
J anuar
Februar
M ärz
A pril
M ai
J uni
J uliA ugus t
S eptem ber
Oktober
N ovem ber
Dezem ber
Monatliche Soll-Arbeits-zeit der Jahresteilzeit
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Arbeitszeit-Modell Module und Ausprägungen
S ervic eze ite n
Pe rs one lle B e se tzungs -
d ic hte
Ze itko nte n-s te uerung
M o de lle
3060
90
A us ge s ta ltung
LangzeitkontoTeilze it
S abbatic alg leitende A lters ruhe
A bbauplan
S onderrege lungenDiens treis en
tarifl. M ehrarbe it
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Jahresarbeitszeitkonten
Phasen-Höhein Std.
> + 40
max. + 40
+ 20- 20
+ 7
Beginn des Abrechnungszeitraums
Jahresverlauf
Ausgleichs-stichtag
max. - 40
+ 38
Arb
eit
sanfa
ll
< - 40
+ 20+ 12
+ 33
+ 7+ 15
- 5
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AmpelkontoSteuerung der Kumulation in Zeitkonten
Rot
Gelb
Grün
Schriftlicher Abbauplan
Im Kompetenzbereich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Verfügung der Arbeitszeit durch die Beschäftigten
Weiteres Ansteigen nur in Absprache mit der Führungskraft
Schriftlicher Maßnahmenplan
>40
bis 40
+ 20
0
- 20
bis -40
< -40
Gelb
Rot
Weiteres Ansteigen nur in Absprache mit der Führungskraft
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7.30 Uhr
Zusammenhänge zwischen den verschiedenen „Zeiten“
Arbeitszeitrahmen
Servicezeit, z. B.
Mindestbesetzung, z. B. Abteilung mit 6 MA
6.00 Uhr 20.00 Uhr
8.00 Uhr
18.00 Uhr
1 MA 1 MA3 MA 3 MA 2 MA
9.00 Uhr
12.00 Uhr
13.00 Uhr 16.00 Uhr
„Besetzungsgebirge“
8.00 Uhr
18.00 Uhr
18.30 UhrMitarbeiter D Mitarbeiter E
Mitarbeiter C
Mitarbeiter A Mitarbeiter B
8.00 Uhr
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Variable Arbeitszeit und Kapazität
M A 1
M A 2
Personelle Besetzungsdichte Elemente variabler A rbeitszeit:
M A 3
M A 4
Zeit8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Zeit8
1
2
3
4
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Qualifikation:
N ur R ahm enric htlin ienZiel: w eitgehende Zeits ouveränität, E igenverantw ortungS elbs to rganis ation als LernprozeßA ktives Kapazitäts m anagem ent, P lanung und S teuerungFührung durc h Ziele
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Grundgedanke des „Aktiven Kapazitäts-Managements“
Arbeitsanfall / Geschäftsvorfälle
Beispiel: Beispiel:20.000 Geschäftsvorfälle / Jahr 5,8 MAK entsprechen einem jährlichen
Stunden-Budget von 9.741,68 Std. Netto
Arbeitsanfall
Jahresverlauf1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Stunden-Budget
Arbeitsanfall
Mitarbeiter-Stunden-Budget
Arbeitsanfall und Mitarbeiter zusammenführen und vergleichen
Jahresverlauf1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Jahresverlauf1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Stunden-Budget
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Flexibler Personaleinsatz: Planungs- und Informationsablauf
Praxisbeispiel:Jahresplanung
z. B. Information über Arbeitsanfall, Projekte Ausgleichszeitraum, Urlaubsplanung, Zeitentnahme
Monatsplanungz. B. Urlaub, freie Stunden und Tage, Krankheit, Seminare
Zeitausgleich, Abbauplan
Tagesplanungz. B. Mindestbesetzung, freie Stunden und Tage
Ist-SituationKurzfristige Reaktion und Absprache im Team
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Führungskräfte qualifizieren für das flexible Arbeits(zeit)management
Module Kompetenzen
Modul 1 Führungsalltag meistern durch zeitgemäße Mitarbeiterführung
Modul 2Unternehmerisch denkende und eigenverantwortlich handelnde Mitarbeiter/innen
Modul 3Moderierte Teambesprechung: Mitarbeiter/innen überzeugen und begeistern
Modul 4Erfolgreich planen im Team:Urlaubs- und Personaleinsatzplanung
Modul 5 Typische und schwierige Mitarbeitergespräche meistern
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Tipps für die Gestaltung von Arbeitszeitmodellen• Werden Sie sich über Ihre Ziele klar
• Ermitteln und berücksichtigen Sie die Interessen Ihrer Kunden und Mitarbeiter/innen
• Analysieren Sie die Schwankungen des Arbeitsanfalls
• Beziehen Sie flexible Teilzeitmodelle in Ihre Überlegungen mit einTeilzeitarbeit kann Ihre Flexibilität erheblich erhöhen
• Bemessen Sie den Arbeitszeitrahmen großzügig
• Definieren Sie Mehrarbeit (genehmigungspflichtig, zuschlagspflichtig)
• Entwerfen Sie ein Grundmodell und vereinbaren Sie Flexi-Spielregeln
• Legen Sie Dispositionsrechte fest
• Bauen Sie Ankündigungszeiten für Änderungen im Rahmen der Flexi-Spielregeln ein Regel: Je länger die Ankündigungszeit, desto größer die Zumutbarkeit
• Fördern Sie die Selbststeuerung der Mitarbeiter durch:1. Festlegung von Ansprech- und Funktionszeiten sowie von Besetzungsdichten bzw. Mindestbesetzungen2. Festlegung von Freizeitfenstern in „ruhigeren“ Zeiten3. Vertretungsregelungen und ggf. Qualifizierungsmaßnahmen
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Tipps für die Umsetzung von Arbeitszeitmodellen
• Informieren Sie Ihre Beschäftigten rechtzeitig und umfassend über Ihre Ziele
• Beziehen Sie Ihre Beschäftigten und den Betriebsrat von Anfang an mit ein
• Erarbeiten Sie gemeinsam Ziele, Werte und Spielregeln
• Lassen Sie Lösungsalternativen von Mitarbeitern erarbeiten
• Lösen Sie den Interessengegensatz Mitarbeiter - Unternehmer auf und leiten Sie die Energie auf gemeinsame übergeordnete Ziele (Kundenzufriedenheit, Arbeitsplatzsicherheit etc.) um
• Führen Sie das Arbeitszeitmodell am Anfang eines Auftragsberges ein
• Ergänzen Sie ein frequenzorientierte Arbeitszeitmodell ggf. durch ein erfolgsorientiertes Vergütungssystem
• Qualifizieren Sie Ihre Führungskräfte
• Nutzen Sie externe Hilfen für1. Fachlichen Input2. Die Moderation des Prozesses
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Vorteile eines optimalen Arbeits(zeit)managements
• Bessere Auslastung der Personalkapazität
• Bessere Anpassung der Arbeitszeit an den Arbeitsanfall
• Erhöhung der Produktivität und Mitarbeiterleistung
• Reduktion von Fluktuation und Fehlzeiten
• Transparente, aktuelle Informationen für kurzfristige Reaktionsmöglichkeiten
• Motivierte, informierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
• Attraktiver Arbeitsplatz
• Flexibles Unternehmen, gewappnet für zukünftige Anforderungen