Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
1 © Skýrr hf 2006
Efnisyfirlit
1. Inngangur ................................................................................................... 2 1.1. Markmið kennslubókar ................................................................................... 3 1.2. Ritháttur kennslubóka Oracle.......................................................................... 3 1.3. Notendur Sjálfsafgreiðslu Mannauðskerfis ...................................................... 3
2. Innskráning í Sjálfsafgreiðslu Oracle ....................................................... 6 2.1. Breytingar á lykilorði ....................................................................................... 8 2.2. Uppbygging glugga ......................................................................................... 9
3. Að vinna í sjálfsafgreiðslu ........................................................................ 9 3.1. Hnappar og tákn ........................................................................................... 11
4. Vistaðar færslur ....................................................................................... 12
5. Yfirlit .......................................................................................................... 12
6. Starfsmannagrunnur ............................................................................... 13
7. Tilkynningar.............................................................................................. 14
8. Einstaklingsupplýsingar ......................................................................... 14 8.1. Annað heimilisfang ....................................................................................... 15 8.2. Símanúmer ................................................................................................... 16 8.3. Tengiliður ..................................................................................................... 16
9. Launaseðlar .............................................................................................. 18
10. Hlutir í vörslu starfsmanna.................................................................... 18
11. Faglegar upplýsingar ............................................................................. 19 11.1. Menntun og réttindi ..................................................................................... 20 11.2. Aðrar viðurkenningar .................................................................................. 21 11.3. Hæfnikort .................................................................................................... 23 11.4. Starfsferilsskrá ............................................................................................ 25
12. Eyðublöð................................................................................................. 26 12.1. Ferli við skráningu samtala ......................................................................... 26 12.2. Að stofna eyðublað ..................................................................................... 26 12.3. Yfirlit eyðublaðs .......................................................................................... 29 Samþykkt starfsmanns ........................................................................................ 33 12.4. Stjórnandi lokar eyðublaði .......................................................................... 36
13. Laus störf................................................................................................ 39 13.1. Leita að lausu starfi .................................................................................... 39
14. Fræðsla ................................................................................................... 41 14.1. Að skrá sig á námskeið ............................................................................... 41 14.2. Að afskrá sig af námskeiði .......................................................................... 43
15. Yfirlit ........................................................................................................ 45
16. Samanburður .......................................................................................... 45
17. Leit að starfsmönnum ........................................................................... 50
18. Myndaskrá .............................................................................................. 51
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
2 © Skýrr hf 2006
1. Inngangur
Segja má að Sjálfsafgreiðsla Oracle sé í raun framlenging af Starfsmannakerfi
Oracle, þar sem nokkrir þættir Starfsmannakerfis og Launakerfis geta verið
framkvæmdir af öðrum en þeim sem hafa beinan aðgang inn í þau kerfi. Í
gegnum Sjálfsafgreiðsluhluta Oracle geta starfsmenn skoðað og breytt
einstaklingsupplýsingum og faglegum upplýsingum um sig sjálfa, skráð sig á
námskeið sem í boði eru, sótt um laus störf, ásamt því að skoða upplýsingar
um starfsferil sinn, fræðslusögu og umsóknir, svo dæmi séu tekin.
Sjálfsafgreiðsla Oracle inniheldur í grófum dráttum eftirfarandi þætti:
Almennar upplýsingar um starfsmenn.
Yfirlit yfir upplýsingar.
Fræðslu.
Eyðublöð samtala.
Faglegar upplýsingar.
Yfirlit yfir laus störf.
Sjálfsafgreiðsla Mannauðskerfis Oracle gerir starfsmönnum og stjórnendum
kleift að sinna starfsmannastjórnun með notkun vefskoðara. Sjálfsafgreiðsla
er hönnuð með öryggi og auðvelda notkun í huga. Byggt er á notkuns vefs og
vinnuflæðis Oracle og gögnin flæða á milli sjálfsafgreiðslu og Mannauðskerfis
Oracle.
Með notkun sjálfsafgreiðslu er hægt að minnka pappírsflóð sem oft fylgir vinnu
í starfsmannahaldi. Upplýsingar eru geymdar á tölvutækuformi þar sem þær
eru alltaf aðgengilegar á auðveldan hátt, áreiðanlegar og réttar. Starfsmaður
getur sjálfur fyllt út persónuupplýsingar á vefnum á mun skjótari hátt en áður
og sent upplýsingarnar beint inn í mannauðskerfið.
Hins vegar er sjálfsafgreiðslan ekki eingöngu tæki fyrir starfsmenn til að stýra
upplýsingum til starfsmannahalds. Stjórnandi hefur ávallt aðgang að réttum
upplýsingum um starfsmenn sína og getur notað þær til þess að vinna í
starfsmannamálum sinna starfsmanna. Hann getur skráð starfsmenn á
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
3 © Skýrr hf 2006
fræðslu og aðstoðað starfsmenn við að ná markmiðum sínum, t.d. með
notkun á samanburði í kerfinu.
Sjálfsafgreiðsla Mannauðskerfis Oracle sameinar alla kosti mannauðskerfis
með því að draga úr stjórnunarkostnaði og hvetja alla starfsmenn og
stjórnendur til að taka þátt í aðgerðum starfsmannahalds.
1.1. Markmið kennslubókar
Bókin byggist upp á útskýringum sem miða að því að þú kynnist
Sjálfsafgreiðslukerfi Oracle og uppbyggingu þess. Að loknum lestri bókarinnar
ættir þú m.a. að kunna að:
Skrá þig inn í Sjálfsafgreiðslu Oracle.
Skoða og breyta upplýsingum um sjálfan þig.
Skrá þig á námskeið eða skoða upplýsingar um námskeið auglýst hafa
verið.
Skoða upplýsingar um laus störf.
Sótt um laus störf.
Breyta lykilorði.
Skoða yfirlit, t.d. yfir þau námskeið sem þú hefur sótt.
Skoða launaseðilinn þinn.
Skrá inn upplýsingar um hæfni og menntun.
1.2. Ritháttur kennslubóka Oracle
Kennslubækur í notkun Oracle kerfisins eru allar byggðar upp á sama hátt;
fyrst er almenn kynning á viðfangsefni hvers kafla, skjámynd sem á að opna
er merkt með sérstöku tákni sem þýðir að um slóð að skjámynd er að ræða.
Þar sem viðbótarupplýsingar eða athugasemdir eru til staðar eru þær gjarnan
merktar með ljósaperutákni eða . Aftast í hverri bók er að finna myndaskrá
með yfirliti yfir þær myndir sem er að finna í handbókinni.
1.3. Notendur Sjálfsafgreiðslu Mannauðskerfis
Venjulega eru fjórar gerðir notenda í Sjálfsafgreiðslu Mannauðskerfisins:
Starfsmenn
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
4 © Skýrr hf 2006
Starfsmenn hafa eingöngu aðgang að sínum eigin upplýsingum sem þeir
geta í sumum tilvikum breytt eða uppfært.
Stjórnendur
Stjórnendur hafa aðgang að sínum eigin upplýsingum og geta séð
upplýsingar um starfsmenn sína.
Samþykktaraðilar
Samþykktaraðilar eru oft á tíðum þeir sem þurfa að vita ef breytingar verða
á upplýsingum um starfsmenn. Þeir eru látnir vita með tilkynningum og
geta ýmist samþykkt eða synjað breytingum.
Starfsmannahald
Starfsmannahald sér um að viðhalda og setja upp eyðublöð og fleira í
Sjálfsafgreiðsluhluta kerfisins. Til þess að geta sinnt því starfi þurfa þeir að
vera sérfræðingar í notkun Oracle Mannauðskerfa.
Sjálfsafgreiðsla starfsmanna
Starfsmenn geta breytt einstaklingsupplýsingum sínum upp að vissu marki.
Sem dæmi geta þeir uppfært starfsferilskrá eða breytt óskum um
vinnutilhögun á vefnum. Eins geta starfsmenn skoðað upplýsingar um sig í
kerfinu.
Starfsmenn geta meðal annars:
Uppfært einstaklingsupplýsingar, t.d. heimilisfang, símanúmer og
tengilið.
Leitað að lausum störfum innan fyrirtækis.
Uppfært starfsferilsskrá sína.
Leitað að fræðslu og skráð sig á fræðslu sem er skráð í Fræðslukerfi.
Oracle.1
Uppfært menntun, réttindi, leyfi og viðurkenningar.
Uppfært hæfnikort.
Fyllt út eyðublöð samtala.
Starfsmenn geta skoðað yfirlit yfir eftirfarandi atriði:
1 Til þess að geta leitað að fræðslu og skráð sig á fræðslu þarf Oracle Fræðslukerfið að vera
uppsett og í notkun hjá fyrirtæki/stofnun.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
5 © Skýrr hf 2006
Starfsferil, umsóknir um laus störf, laun, fjarvistir og fræðslu.
Umsóknir um laus störf.
Skráningu á fræðslu.
Faglegar upplýsingar.
Eyðublöð samtala.
Einstaklingsupplýsingar.
Sjálfsafgreiðsla stjórnenda
Stjórnendur hafa mun meiri aðgang en starfsmenn og geta stjórnendur
uppfært frekari upplýsingar. Stjórnandi hefur nafnalista yfir sína starfsmenn og
getur hann skoðað upplýsingar um undirmenn sína eða uppfært upplýsingar
um þá.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
6 © Skýrr hf 2006
Stjórnendur geta meðal annars:
Skráð og skoðað réttindi, menntun, leyfi eða viðurkenningar.
Fyllt út og skoða eyðublöð og hæfnimat ásamt því að senda þau til
undirmanna með samþykktarferli Oracle.
Samþykkt eða synjað skráningu starfsmanns á fræðslu.
Gert margvíslegan samanburð.
Stjórnendur geta m.a. skoðað yfirlit yfir eftirfarandi atriði:
Starfsferil, umsóknir um laus störf, laun, fjarvistir og fræðslu.
Umsóknir um laus störf.
Skráningu á fræðslu.
Faglegar upplýsingar.
Eyðublöð samtala.
Einstaklingsupplýsingar.
Samanburð.
2. Innskráning í Sjálfsafgreiðslu Oracle
Þegar notandi skráir sig inn í Sjálfsafgreiðslu Mannauðskerfisins, fær hann
valmynd með þeim möguleikum sem hann hefur í kerfinu. Með því að velja
einn þeirra fær notandinn aðgang að upplýsingum sem hann getur ýmist
breytt eða skoðað. Aðgangi er stýrt með ábyrgðarsviði á sama hátt og fyrir
aðra kerfishluta Oracle.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
7 © Skýrr hf 2006
Notendur fá slóð að kerfinu og slá hana inn í vefskoðara. Skráningargluggi
opnast; fyrst er valið tungumál (íslenska eða enska) og síðan þarf að slá inn
notandanafn og aðgangsorð. Eftir það opnast aðalgluggi sjálfsafgreiðslunnar.
Þeir notendur sem hafa aðgang að fleiru en einu ábyrgðarsviði fá lista yfir
ábyrgðarsviðin sín.
Mynd 1. Innskráningargluggi Oracle.
Til að komast inn í kerfið þarf fyrsta að velja tungumál síðan þarf að slá inn
notandanafn og aðgangsorð. Tab lykillinn er notaður til að færa bendilinn á
milli innsláttarsvæða. Hver notandi að kerfinu hefur sitt eigið notandanafn og
aðgangsorð sem kerfisstjóri úthlutar. Aðgangsorðið birtist ekki á skjánum
þegar það er slegið inn til að tryggja að aðrir sjái það ekki. Þegar þú skráir þig
inn í kerfið í fyrsta skipti, gefur kerfið til kynna að aðgangsorðið þitt sé útrunnið
og að þú þurfir að velja þér nýtt. Það er gert með því að skrá gamla
aðgangsorðið í svæðið Núverandi aðgangsorð og skrá svo nýja aðgangsorðið
tvisvar sinnum og þrýsta á hnappinn Nota. Ákveðnar reglur gilda um
aðgangsorð.
Mynd 2. Skráningargluggi til að breyta lykilorði.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
8 © Skýrr hf 2006
2.1. Breytingar á lykilorði
Allir starfsmenn hafa aðgang í glugga sem heitir Kostir, tengill inn í gluggann
er að finna efst til hægri í öllum gluggum sjálfsafgreiðslunnar. Í glugganum eru
ýmsar stillingar, sjá myndina hér fyrr neðan. En mest notaði möguleikinn er sá
að starfsmenn geta breytt lykilorði sínu inn í kerfið ef þörf er á.
Kostir
Mynd 3. Kostir, hægt að breyta um lykilorð.
Byrjað er á því að skrá inn gamla lykilorðið (Gamalt aðgangsorð) og síðan er
hitt nýja skráð inn tvisvar til staðfestingar (Nýtt aðgangsorð, Endurtaka
aðgangsorð). Að því loknu er smellt á hnappinn Nota neðst á
skjánum. Næst þegar starfsmaður skráir sig inn, gildir hið nýja lykilorð.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
9 © Skýrr hf 2006
2.2. Uppbygging glugga
Skráningargluggarnir í Sjálfsafgreiðslu Oracle eru byggðir upp á kerfisbundinn
hátt. Nauðsynlegt er að skilja vel uppbygginguna á gluggunum til þess að geta
unnið í kerfinu. Eftirfarandi atriði er að finna á skráningargluggunum;
Fyrirsögn glugga. Fyrirsögnin inniheldur yfirheiti gluggans og
grunnupplýsingar um heiti notanda ásamt flýtihnöppum að aðalvalmynd
Sjálfsafgreiðslunnar, útskráningu eða kostum.
Yfirlit. Þetta svæði sýnir notandanum hvar hann er staddur í
skráningarferlinu.
Samskiptagluggi. Um er að ræða þrjár tegundir af samskiptagluggum.
Almennar athugasemdir, svör við spurningum t.d. þegar smellt er á
blöðruna með spurningarmerkinu eða leiðbeiningar um rétta
innskráningu t.d. ef eitthvað hefur gleymst eða þá að skráning er ekki í
samræmi við reglur. Samskiptagluggar leggjast ofan á þann glugga
sem verið er að vinna í hverju sinni og þá er hægt að færa úr stað.
Aðgerðalína. Í Sjálfsafgreiðslunni eru oft vinnsluhnappar á þessu
svæði, sjá nánar kaflann um hnappa og tákn á bls. 11.
Leiðbeiningar. Efst í gluggum eru oft leiðbeiningar um það hvernig
eða hvað ber að skrá í viðkomandi glugga.
Skráningarsvæði. Oftast er um frjálst skráningarsvæði að ræða en
stundum þarf að velja gildi af vallista. Þau skráningarsvæði sem eru
stjörnumerkt eru skylduskráningarsvæði.
Dagsetningar í sjálfsafgreiðslu Oracle þarf alltaf að skrá í forminu:
xx.xx.xxxx.
3. Að vinna í sjálfsafgreiðslu
Sjálfsafgreiðsluhluti Oracle er hannaður með einfaldleika að leiðarljósi. Þess
er ekki krafist af notandanum að hann hafi þekkingu á öðrum kerfishlutum
Oracle kerfisins til að geta unnið með sjálfsafgreiðsluhluta kerfisins. Kerfið er
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
10 © Skýrr hf 2006
auðvelt í notkun og með tengingu við kerfið beint yfir Internetið geta
starfsmenn framkvæmt aðgerðir eftir eigin hentugleika óháð staðsetningu.
Sjálfsafgreiðslan mætir auknum kröfum um bætt aðgengi starfsmanna og
yfirmanna þar sem hver og einn getur séð þær upplýsingar sem eru í kerfinu á
hverjum tíma. Skráningargluggarnir eru myndrænir og mikið lagt upp úr því að
hafa fyrirmæli skýr og greinileg. Einfaldast er að nota Tab-lykilinn á
lyklaborðinu til þess að færa sig á milli skráningarsvæða en einnig er hægt að
nota músina.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
11 © Skýrr hf 2006
3.1. Hnappar og tákn
Hnappar eru nokkuð notaðir í sjálfsafgreiðslunni og mismunandi er hvaða
hnappar eru sýnilegir allt eftir virkni gluggans sem verið er að vinna í. Hnappar
og tákn í Sjálfsafgreiðslu Oracle hafa eftirfarandi virkni:
Hnappur/tákn Heiti Virkni
Hætta Lokar vinnsluglugga og færir notandann að innskráningarglugga kerfis.
Hjálp Opnar sérstakan hjálparglugga með hjálpartexta.
Vísbending Gefur útskýringartexta við það svæði sem
táknið stendur við.
Leita Leitar í kerfinu eða opnar sérstakan leitarglugga sem hægt er að leita í.
Hreinsa Hreinsar út þá skráningu sem búið er að skrá.
Uppfæra Gefur færi á að breyta þeirri skráningu sem
fyrir er.
Skylduskráingarsvæði Skylduskráningarsvæði. Til þess að geta lokið við skráningu í skráningarmynd verður að skrá í stjörnumerkt svæði.
Eyða Eyðir út skráningu.
Velja Flytileið til þess að velja ákveðið atriði.
Dagatal Ef smellt er á þetta tákn opnast dagatal.
Heimasíða Þessi hnappur flytur notandann til baka á
heimasíðuna.
Breyta innihaldi Til að setja efni inn á heimasíðu
Breyta útliti Til að breyta útliti svæða.
Bæta við röð Bætir við röð á heimasíðu.
Bæta við dálk Bætir við dálki á heimasíðu.
Eyða svæði Eyðir svæði.
Endurnefna Hnappur til að endurnefna svæði.
Tafla 1. Hnappar og tákn í Sjálfsafgreiðslu Oracle.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
12 © Skýrr hf 2006
4. Vistaðar færslur
Þegar unnið er í Sjálfsafgreiðslu er hvenær sem hægt er að smella á hnapp
sem heitir Vista þar til síðar. Þegar sú aðgerð er notuð lokast
skráningarglugginn sem unnið var í og færslan vistast undir Vistaðar færslur.
Þessa aðgerð er t.d. hentugt að nota þegar þarf að hætta vinnslu skyndilega
og ekki gefst tími til að ljúka þeirri skráningu sem unnið er við. Næst þegar
notandinn kemur að kerfinu opnar hann gluggann Vistaðar færslur, þar inni
er listi yfir þær aðgerðir sem bíða skoðunar, smellt er á blýantstáknið
(uppfæra) og skráning er fullkláruð.
Mynd 4. Vistaðar færslur
5. Yfirlit
Starfsmenn og stjórnendur geta skoðað yfirlit um skráningar og breytingar í
sjálfsafgreiðslunni. Hægt er að skoða upplýsingar um:
Starf.
Laun.
Frammistöðu.
Þjálfun eða fræðslusögu.
Fjarveru.
Starfsumsóknir.
Yfirlitsmyndin er mjög góð fyrir starfsmenn ef þeir vilja t.d. fylgjast með því
hvaða námskeið þeir hafa sótt.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
13 © Skýrr hf 2006
Mynd 5. Yfirlit
6. Starfsmannagrunnur
Undir glugganum starfsmannagrunnur er að finna upplýsingar um alla
starfsmenn stofnuna. Hægt er að nota þennan möguleika kerfisins til þess að
fletta upp upplýsingum um aðra starfsmenn t.d. símanúmeri eða netfangi.
Engar viðkvæmar upplýsingar birtast í þessu yfirliti. Fyrst opnast leitargluggi.
Mynd 6. Starfsmannagrunnur, leitargluggi.
Þegar komið er inn í gluggan þarf að skrá leitarorð (nafn þess starfsmanns
sem á að skoða) og þrýsta svo á hnappinn Hefja. Þá birtist listi yfir þá sem
uppfylla leitarskilyrðin, þá er hægt að smella á ákveðin einstakling í
nafnalistanum til þess að skoða hann frekar.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
14 © Skýrr hf 2006
Mynd 7. Starfsmannagrunnur, yfirlit yfir einn starfsmann.
Þær upplýsingar sem hægt er að sjá um starfsmenn eru: nafn starfsmanns,
netfang, farsími, vinnusími, skrifstofunúmer, starfsheiti, staðsetning skrifstofu,
nafn næsta yfirmanns, deild næsta yfirmanns. Einnig er hægt að skoða
skipurit yfir starfsmennina.
7. Tilkynningar
Undir glugganum Tilkynningar birtist listi fyrir tilkynningar í kerfinu. Í listanum
er valin ein eða fleiri tilkynningar til þess að opna og skoða. Hægt er að
endurúthluta tilkynningum. Tilkynningar eru almenn skilaboð um skráningu í
kerfinu t.d. ef undirmaður er að skrá hæfni á sjálfan þig þá fær yfirmaður hans
skilaboð um skráninguna sem hann þarf að staðfesta til þess að hún taki gildi
í kerfinu. Sumar skráningar í sjálfsafgreiðslunni þarfnast ekki staðfestingar t.d.
eins og þegar starfsmenn eru að skrá inn símanúmerin sín, nýtt aðsetur eða
tengiliði en aðrar skráningar eru tengdar við samþykktarferli í kerfinu t.d. eins
og skráning á hæfni og menntun og réttindum svo dæmi séu tekin.
Uppsetning á samþykktarferli er mismunandi eftir stofnunum þar sem hver og
ein stofnun/fyrirtæki getur skilgreind sitt eigið samþykktarferli.
8. Einstaklingsupplýsingar
Í glugga sem kallast einstaklingsupplýsingar geta starfsmenn uppfært og
viðhaldið upplýsingum um sjálfan sig. Starfsmaður getur skoðað
grunnupplýsingar sínar og sumar upplýsingar getur hann uppfært.
Upplýsingar um lögheimili koma úr þjóðskrá og getur starfsmaður ekki breytt
þeim, en hins vegar getur hann skráð annað heimilisfang sem þá flokkast sem
aðsetur. Upplýsingar um annað aðsetur, símanúmer og tengilið getur
starfsmaður breytt sjálfur. Þær upplýsingar sem hægt er að breyta er breytt
með því að smella á hnappinn Uppfæra eða hnappinn Bæta við.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
15 © Skýrr hf 2006
8.1. Annað heimilisfang
Starfsmaður getur skráð upplýsingar um annað heimilisfang, sem er aðsetur
hans, ef um það er að ræða. Smellt er á hnappinn Uppfæra. Athugið að skrá
aldrei inn lögheimili, ef breytingar verða á lögheimili starfsmanna sér kerfi um
að uppfæra þær þegar það tékkar á þjóðskrá.
Mynd 8. Skráningarsvæði fyrir aðsetur.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Skrá gildisdagsetningu. Gildisdagsetning Dagsetning er skráð þegar heimilisfang á að taka gildi.
Tegund Tegund Gildið Aðsetur er valið úr vallista.
Land Land Ísland kemur sjálfkrafa í skráningarsvæðið.
Götuheiti og húsnúmer Heimili Götuheiti og húsnúmer er skráð.
Póstnúmer Póstnúmer Skráning á póstnúmeri. Póstnúmerið er skráð beint inn í skráningarsvæðið eða smellt er á vasaljósið til þess að leita að póstnúmeri. Gætið þess að haka við póstnúmerið inn í leitarglugganum, annars kona skilaboð um það að póstnúmerið sé ekki í gildi.
Land Land Ísland kemur sjálfkrafa í skráningarsvæðið.
Staðfesta skráningu Næst Smelltu á hnappinn Næst. Þá opnar kerfið glugga með þeirri skráningu sem þú gerðir. Ef skráningin er röng velur þú hnappinn Til baka og leiðréttir en ef allt er í stakasta lagi smellir þú á hnappinn Senda og svo á hnappinn Til baka á yfirlit.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
16 © Skýrr hf 2006
8.2. Símanúmer
Starfsmaður getur skráð upplýsingar um símanúmer og netfang heima ef um
slíkt er að ræða. Smellt er á hnappinn Uppfæra sem er hægra megin í
símanúmerasvæðinu.
Mynd 9. Skráningarsvæði fyrir símanúmer.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Velja tegund símanúmers Tegund Veldu viðeigandi gildi úr vallistanum.
Skrá númer/netfang Númer Skráðu símanúmerið eða heimanetfangið.
Skrá annað númer Bæta annarri röð við
Smelltu á hnappinn Bæta annarri röð við og þá opnar kerfið nýja línu fyrir þig. Endurtaktu leikinn.
Staðfesta skráningu Næst Smelltu á hnappinn Næst. Þá opnar kerfið glugga með þeirri yfirliti yfir þau símanúmer sem þú skráðir. Ef skráningin er röng velur þú hnappinn Til baka og leiðréttir en ef allt er í stakasta lagi smellir þú á hnappinn Senda og svo á hnappinn Til baka á yfirlit.
8.3. Tengiliður
Starfsmaður getur skráð upplýsingar um tengiliði sína inn í sjálfsafgreiðsluna
það er gert með því að smella á hnappinn Bæta við sem er í svæðinu
Tengiliður. Allir starfsmenn verða að skrá inn a.m.k. einn tengilið sem hægt er
að hafa samband við ef slys ber að höndum.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
17 © Skýrr hf 2006
Mynd 10. Skráningarsvæði fyrir tengilið.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Nafn tengiliðar Nafn Nafn tengiliðar er skráð.
Skrá netfang Netfang Skráðu netfang tengiliðar.
Skrá skyldleika eða tengsl Tengsl Veldu viðeigandi gildi af vallistanum.
Skráningardagsetning Upphafsdags. Tengsla
Skráðu dagsetninguna í dag á sniðinu xx.xx.xxxx
Skilgreina tengiliðinn Fyrsti tengiliður Ef tengiliðurinn sem þú ert að skrá á að vera aðaltengiliðurinn þá hakar þú við hakreitinn. Undir upplýsingarblöðrunni eru nánari skýringar á því hvaða þýðingu þetta hefur í kerfinu.
Velja tegund símanúmers Tegund Velu viðeigandi gildi úr vallistanum.
Skrá númer/netfang Númer Skráðu öll viðeigandi símanúmer og heimanetfang.
Skrá annað númer Bæta annarri röð við
Smelltu á hnappinn Bæta annarri röð við og þá opnar kerfið nýja línu fyrir þig. Endurtaktu leikinn þar til öll símanúmer hafa verið skráð.
Staðfesta skráningu Næst Smelltu á hnappinn Næst. Þá opnar kerfið glugga með yfirliti fyrir þau símanúmer sem þú skráðir. Ef skráningin er röng velur þú hnappinn Til baka en ef allt er í stakasta lagi smellir þú á hnappinn Senda og svo á hnappinn Til baka á yfirlit.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
18 © Skýrr hf 2006
9. Launaseðlar
Undir valmyndinni Launaseðlar geta starfsmenn skoðað launaseðlana sína.
Þegar glugginn opnast sést listi með mánaðarheitum og smella þarf á rétt
mánaðarheiti til þess að skoða launaseðil viðkomandi mánaðar. Launamiðar
eru einnig geymdir á þessum stað í kerfinu.
Mynd 11. Yfirlit yfir launaseðla og launamiða starfsmanns.
Hægt er að óska eftir því að fá launaseðlana senda heim í pósti. Smellt er á
hnappinn Stillingar og þá opnast mynd með hakreit sem hakað er í ef áhugi er
fyrir því að fá sendan launaseðil. Þetta getur verið mismunandi uppsett hjá
stofnunum/fyrirtækjum.
Mynd 12. Stillingar á launaseðlum.
10. Hlutir í vörslu starfsmanna
Starfsmenn/yfirmenn geta skráð í skráningargluggann upplýsingar um þá hluti
sem þeir hafa að láni frá stofnuninni. Smellt er á hnappinn til
þess að bæta við nýrri skráningu.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
19 © Skýrr hf 2006
Mynd 13. Hlutir í vörslu starfsmanns.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Velja hlut Hlutur Smelltu á vasaljósið við það opnast leitargluggi. Smelltu á hnappinn Hefja þá sýnir kerfið þér alla þá hluti sem í boði eru, veldu hlutinn sem ætlunin er að skrá og smelltu á hnappinn Nota.
Skráðu nánari lýsingu á hlut Lýsing Skráningarsvæðið er frjálst, skrifaðu nánari lýsingu á hlut ef þörf er á.
Skráðu dagsetningu Afhendingar-dagsetning
Skráðu þá dagsetningu í svæðið þegar þú fékkst hlutinn afhentan.
Skráðu dagsetningu Skiladagsetning Þegar þú hefur skilað hlut þá skráir þú skiladagsetninguna í svæðið.
Staðfesta skráningu Næst Smelltu á hnappinn Nota. Kerfið sýnir þér þá yfirlit yfir alla hluti sem eru skráðir á þig, línan sem þú varst að gera núna síðast er valinn. Þú smellir á næst og þá sýnir kerfið þér yfirlit yfir skráninguna. Ef hún er röng velur þú hnappinn Til baka en ef allt er í stakasta lagi smellir þú á hnappinn Senda og svo hnappinn Heim.
11. Faglegar upplýsingar
Sérstakir skráningargluggar í kerfinu gera starfsmönnum og stjórnendum kleift
að halda utan um faglegar upplýsingar sem snerta starfsferil einstakra
starfsmanna. Þær upplýsingar sem hægt er að halda utan um eru m.a.:
Menntun og réttindi.
Aðrar viðurkenningar.
Hæfnikort starfsmanna.
Starfsferilsskrá.
Starfsmaður getur skráð faglegar upplýsingar um sjálfan sig sem fara þá í
samþykktarferli til nánasta yfirmanns sem ýmist samþykkir eða synjar þeim.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
20 © Skýrr hf 2006
Stjórnandi getur skráð upplýsingar um starfsmenn sína og sjálfan sig án þess
að þær þurfi að fara í samþykktarferli.
11.1. Menntun og réttindi
Formleg menntun, próf og formlegar gráður eru skráðar í sjálfsafgreiðslu
starfsmanna undir Menntun & réttindi. Undir menntun flokkast fagleg þekking
sem fæst með formlegu námi í skóla. Hægt er að bæta við nýrri skráningu
með því að smella á hnappinn . Starfsmenn geta
skráð og gert breytingar á þeirri menntun sem skráð er á þá í
starfsmannakerfinu.
Athugið að ekki þarf að fylla út öll svæði í skráningarmyndinni, einungis þau
sem eru með blárri stjörnu fyrir framan.
Mynd 14. Skráning á menntun.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Velja tegund Tegund Veldu viðeigandi gildi úr fellivallistanum.
Undirtitill náms Titill Skráðu undirtitil náms, valfrjálst svæði.
Skráðu dagsetningu. Upphafsdagsetning náms
Skráðu þá dagsetningu þegar nám hófst.
Skráðu dagsetningu. Áætlaðu-/raunlokadagur náms
Skráðu þá dagsetningu þegar námi lauk eða þegar því mun ljúka ef nám stendur ennþá yfir.
Velja stöðu Staða Veldu viðeigandi gildi úr
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
21 © Skýrr hf 2006
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
fellivallistanum.
Velja skóla Skóli Smelltu á vasaljósið fyrir aftan skráningarsvæðið þá opnast leitargluggi þar sem hægt er að leita eftir skólum.
Skrá dagsetningu Nám hefst Skráðu þá dagsetningu þegar nám hófst.
Skrá dagsetningu Námi lýkur Skráðu þá dagsetningu þegar námi lauk eða þegar því mun ljúka ef nám stendur ennþá yfir.
Skilgreining á námi Fullt nám Hakaðu í hakreitinn ef um fullt nám er/var að ræða.
Skrá athugasemdir Athugasemdir Skráðu athugasemdir ef á þarf að halda. Frjálst skráningarsvæði.
Halda áfram Næst Smelltu á hnappinn Næst til þess að halda áfram.
Yfirfara skráningu Yfirfarðu skráninguna og smelltu á Senda til að halda áfram en Til baka ef þarf að gera breytingar. Smelltu svo á Heim og kerfið fer með þig á upphafssíðu.
11.2. Aðrar viðurkenningar
Hér eru skráð tilfallandi námskeið, ráðstefnur eða kynningar sem starfsmenn
taka þátt í hvort sem þeim lýkur með prófi eða ekki. Formlegt nám er ekki
skráð hér. Hægt er að skrá upplýsingar um starfsréttindi eða aðrar tegundir
réttinda t.d. ökuskíreini. Til að hefja skráningu er smellt á hnappinn Bæta við.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
22 © Skýrr hf 2006
Mynd 15. Skáning á öðrum viðurkenningum.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Velja tegund. Tegund Valið er viðeigandi gildi úr fellivallistanum.
Skrá titil. Titill Skráið titil ef þess þarf.
Skrá dagsetningu. Upphafsdagsetning Skráið upphafsdagsetningu.
Skrá dasetningu. Áætlaður-/raunlokadagur
Skráið lokadagsetningu.
Skilgreina stöðu Staða Veljið viðeigandi gildi úr lista.
Skrá launaflokk Launaflokkur Skráið inn launaflokk, ef við á.
Skrá númer bréfs. Númer leyfis Skráið heiti og númer leyfisbréfs, ef á við.
Skrá dagsetningu. Rennur út Skráið þá dagsetningu þegar leyfisbréf rennur út.
Skrá takmarkanir. Leyfistakmarkanir Skráið takmarkanir á leyfisbréfinu, ef einhverjar eru.
Skrá athugasemdir. Athugasemdir Skráið athugasemdir, þetta svæði er valfrjálst.
Halda áfram. Næst Smelltu á hnappinn Næst til þess að halda áfram.
Yfirfara skráningu. Senda Yfirfarðu skráninguna og smelltu á Senda til að halda áfram en Til baka ef þarf að gera breytingar. Smelltu svo á Heim og kerfið fer með þig á upphafssíðu.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
23 © Skýrr hf 2006
11.3. Hæfnikort
Í mannauðskerfi Oracle eru hæfniþættir skilgreindir af starfsmannahaldi eða
yfirmönnum stofnunar.
Hæfniþáttur getur verið:
Þekking.
Hæfni.
Viðhorf.
Aðrir þættir.
Hæfniþættir eru metnir og mældir annnars vegar með færnistigum og
hegðunareinkennum og hins vegar með almennum matskölum. Hæfnikort er
yfirlit yfir þá hæfni sem starfsmaður býr yfir. Eftir að starfsmaður hefur skráð á
sig nýjan hæfniþátt eða uppfært hæfni sína, fer skráning hans í
samþykktarferli til næsta yfirmanns. Smelltu á hnappinn
við það opnast eftirfarandi skjámynd:
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
24 © Skýrr hf 2006
Mynd 16. Skráningarsvæði fyrir hæfniþætti.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Hæfniþáttur valinn. Heiti Smelltu á vasaljósið þá opnast leitargluggi þar sem hægt er að finna hæfniþætti, hakaðu viðeigandi hæfniþátt og smelltu á hnappinn Velja.
Stig í matskvarða valið Stig Smelltu á vasaljósið þá opnast leitargluggi, smelltu á Hefja til þess að sjá matskalann sem tilheyrir hæfniþættinum, veldu stig.
Dagsetning skráð. Upphafsdagur Veldu dagsetninguna í dag.
Frekari skráning á hæfniþætti. Sundurliðanir
Smelltu á hnappinn Sundurliðanir, þá opnast skráningargluggi til að skrá frekari upplýsingar um hæfniþáttinn, sjá mynd hér fyrir neðan.
Mynd 17. Skrá nánari upplýsingar um hæfniþátt.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
25 © Skýrr hf 2006
Færnistig skráð. Færnistig Kemur sjálfkrafa.
Dagsetning. Upphafsdagur Kemur sjálfkrafa.
Dagsetning. Lokadagur Skráðu lokadagsetningu, þessu svæði er oftast sleppt.
Skrá athugasemdir. Athugasemd Skráðu ferkari athugasemdir eða upplýsingar ef þess þarf.
Skrá með hvaða hætti einstaklingurinn öðlaðist hæfnina.
Fékkst með Viðeigandi gildi valið úr vallista.
Skrá hvernig hæfiþátturinn var mældur.
Mæling Gildi valið úr vallista.
Dagsetning skráð. Vottunardagsetning Dagsetning skráð þegar mæling fór fram.
Skrá dagsetningu næstu mælingar.
Næst skoðað Skrá hvenær næsta mæling á að eiga sér stað.
Staðfesta skráningu. Nota Skráning á sér stað með því að smella á hnappinn Nota neðst á síðunni, kerfið sýnir þér yfirlit yfir hæfniþætti sem hafa verið skráðir.
Senda skráningu Yfirfara og senda Smelltu á hnappinn Yfirfara og senda og farðu yfir skráinguna sem þú gerðir. Smelltu á Senda og Heim.
11.4. Starfsferilsskrá
Starfsmaður getur skráð inn eigin starfsferilsskrá í textaformi. Einnig er hægt
að líma hana úr ritvinnsluforriti. Þegar starfsferilsskrá hefur verið skráð er
smellt á hnappinn Í lagi. Við það vistast hún og verður aðgengileg starfsmanni
á heimasíðu. Einungis er hægt að hafa eina ferilsskrá virka hverju sinni og eru
því gerðar breytingar á upprunalegu ferilskránni ef þörf krefur.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
26 © Skýrr hf 2006
12. Eyðublöð
Eyðublöð samtala eru m.a. eyðublöð fyrir starfsmannasamtöl og
símenntunaráætlun. Eyðublöðin sjálf eru útbúin af starfsmannahaldi eða
stjórnendum en þau eru fyllt út af starfsmönnum og yfirmönnum þeirra.
Eyðublöðin geta meðal annars innihaldið:
Leiðbeiningar um skráningu.
Spurningalista.
Matsskala.
Hæfnimat.
Ýmist er hægt að búa til nýtt eyðublað eða skoða yfirlit yfir eldri eyðublöð sem
hafa verið gerð.
12.1. Ferli við skráningu samtala
Stjórnendur (matsaðilar) byrja á því að velja starfsmann sem á að meta og
tegund eyðublaðs sem á að nota, en hægt er að velja mismunandi
spurningalista fyrir hvern aðila. Síðan hefja þeir skráningu í eyðublöðin og
senda þau að því loknu til undirmanna sinna sem fá þá tilkynningu um að fara
yfir þau og gera athugasemdir. Matsaðili getur fært eyðublað til þess sem
verið er að meta hvenær sem er í ferlinu, en þegar hann hefur fært það til
starfsmanns getur hann ekki uppfært upplýsingar fyrr en starfsmaðurinn hefur
fært það aftur yfir á hann. Yfirferðaraðilar, ef einhverjir eru, geta skoðað
upplýsingar frá matsaðila og starfsmanni sem er metinn og sett fram
athugasemdir.
12.2. Að stofna eyðublað
Til þess að stofna eyðublað er farið í Sjálfsafgreiðslu stjórnanda Eyðublöð.
Þar er smellt á Fara hnappinn þegar búið er að velja tegund eyðublaðs sem á
að stofna.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
27 © Skýrr hf 2006
Mynd 18. Að stofna eyðublað.
Þá opnast gluggi sem sýnir upplýsingar um stjórnandann sjálfan og
undirmenn hans. Sá undirmaður sem á að stofna samtal fyrir er valinn með
því að velja hnappinn Aðgerð fyrir aftan nafnið hans.
Mynd 19. Að velja starfsmann.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
28 © Skýrr hf 2006
Viðeigandi upplýsingar eru skráðar í gluggann sem opnast. Stjörnumerkta reiti
verður að fylla út. Yfirmaður getur strax í þessu fyrsta skrefi flutt eyðublaðið á
starfsmanninn sem á að meta með því að smella á þann hnapp. En til þess að
halda áfram að skrá upplýsingar í eyðublaðið smellir hann á Next hnappinn.
Mynd 20. Upplýsingar um eyðublað eru skráðar.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Upphafsdagsetning tímabils starfsmannasamtals skráð.
Upph.dags.tímabils Dagsetning skráð þegar eyðublað tekur gildi. Starfsmannasamtöl eru yfirleitt tekin einu sinni á ári og gilda því í eitt ár í senn.
Endadagsetning tímabils starfsmannasamtals skráð.
Lokadags. tímabils Dagsetning skráð þegar eyðublaðið rennur úr gildi.
Tilgangur starfsmannasamtals valinn.
Tilgangur starfsmanna-samtals
Tilgangur samtals er valinn úr vallista.
Tegund eyðublaðs. Sniðmát Tegund eyðublaðs er valin úr vallista.
Dagsetning eyðublaðs er skráð.
Dagsetning eyðublaðs
Sjálfgefin dagsetning er sá dagur sem eyðublað er stofnað.
Dagsetning næsta eyðublaðs er skráð.
Dagsetning næsta eyðublaðs
Dagsetning skráð þegar næsta starfsmannasamtal á að fara fram. Skráningu í þetta svæði má sleppa.
Starfsnúmer starfsmanns sem er metinn.
Starfsnúmer Starfsnúmer starfsmanns skráist sjálfkrafa.
Nafn aðalmatsaðila. Aðalmatsaðili Nafn aðalmatsaðila skráist sjálfkrafa, en er hægt að breyta.
Halda áfram Next Halda áfram skráningu. Smelltu á
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
29 © Skýrr hf 2006
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
skráningu. hnappinn Next til að halda áfram.
Þegar búið er að skrá inn helstu dagsetningar fyrir eyðublaðið er smellt á Next
hnappinn á síðunni til þess að skrá inn markmið og svara spurningalista.
12.3. Yfirlit eyðublaðs
Næsta skjámynd heldur utan um upplýsingar eyðublaðs og er hún ætluð
stjórnendum til skráningar á eftirtöldum þáttum:
1. Skrá markmið starfsmanns (bæta við markmiði).
2. Skrá aðrar upplýsingar samkvæmt spurningalista (svara
spurningalista).
Skráning á markmiðum
Til að skrá markmið fyrir undirmann er smellt á hnappinn Bæta við markmiði
í línunni Markmið.
Mynd 21. Skráning á markmiði.
Eftirfarandi eru skýringar á reitum í valmyndinni Skráning á markmiði:
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
30 © Skýrr hf 2006
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Skráning markmiða. Add Objective Ný markmið eru skráð.
Heiti markmiðs skráð. Objective Lýsandi heiti er skráð fyrir markmið.
Upphafsdagsetning markmiðs.
Start Date Dagsetning skráð þegar byrjað er að ná markmiði.
Viðmiðunardagsetning skráð.
Target Date Dagsetning skráð þegar miðað er við að markmiði sé náð.
Dagsetning þegar takmarkinu er náð.
Achievement Date Dagsetning færð inn þegar takmarkinu hefur verið náð.
Athugasemdir. Comments Athugasemdir um markmið skráðar eða nánari útskýring á því í hverju markmiðið felst.
Upplýsingar. Detail Nánari upplýsingar um markmið t.d. hvaða leiðir á að nota til þess að ná settu markmiði.
Mat á árangri. Success Criteria Skráð með hvaða hætti matið á árangri mun fara fram.
Staðfesta skráningu. Apply Skráning markmiða staðfest með því að smella á Ok hnappinn neðst á síðunni.
Þegar búið er að fylla út svæðin í þeim glugga eins og við á er smellt á Nota
hnappinn.
Skrá aðrar upplýsingar í eyðublað t.d. símenntunaráætlun
Til þess að fylla inn aðrar upplýsingar sem fram koma í spurningalista er
smellt á hnappinn Svara spurningalista. Eftir að smellt hefur verið á hnappinn
opnast gluggi sem er sérstaklega uppsettur fyrir hverja stofnun eða fyrirtæki
fyrir sig. Þar eru skráðar inn þær upplýsingar sem beðið er um og síðan smellt
á hnappinn Nota.
Þegar stjórnandi hefur sett inn markmið og svarað spurningalista smellir hann
á Next hnappinn. Þá kemur upp valmynd þar sem hann getur bætt við
þátttakendum.
Bæta við þátttakanda
Stjórnandinn sjálfur og starfsmaðurinn sem á að meta eru nú þegar
þátttakendur, en bæta má við öðrum sem málið varðar eins og t.d.
starfsmannastjóra. Aðrir þátttakendur geta verið annað hvort matsaðilar
(appraiser) eða samþykktaraðilar (reviewer).
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
31 © Skýrr hf 2006
Til að tilnefna nýja þátttakendur er smellt á Bæta þátttakanda við hnappinn og
í valmyndinni sem opnast eru fylltar inn viðeigandi upplýsingar.
Mynd 22. Velja nýja þátttakendur.
Mynd 23. Skrá inn upplýsingar um nýja þátttakendur.
Þegar búið er að skrá upplýsingar í valmyndina og smellt er á hnappinn Nota
opnast valmynd fyrir skilaboð til nýrra þátttakenda.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Samþykktaraðila bætt við. Include the appraisee
Nafn þess starfsmanns sem á að fara yfir samtalið birtist.
Skilaboð skráð. Notify Setjið hak í Notify hakreitinn og skrifið skilaboð í skilaboðasvæðið.
Skilaboð send. Send Notifications Sendið skilaboðin með því að smella á Send Notification hnappinn.
Staðfesta sendingu skilaboðanna.
OK Staðfestið sendinguna á skilaboðunum.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
32 © Skýrr hf 2006
Þegar búið er að fylla inn upplýsingar um nýja þátttakendur og smella á
hnappinn Nota, er smellt á Next hnappinn til að komast í síðustu valmyndina í
ferlinu við að stofna starfsmannasamtal.
Mynd 24. Yfirfara starfsmannasamtal.
Þegar hingað er komið ættu allar upplýsingar frá stjórnanda að vera komnar
inn í starfsmannasamtalið og hans næsta skref er að senda það á starfsmann.
Stjórnandinn getur sett inn skilaboð til starfsmanns og að því loknu smellt á
Flytja hnappinn.
Mynd 25. Skilaboð vegna samtals.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
33 © Skýrr hf 2006
Samþykkt starfsmanns
Þegar búið er að skrá upplýsingar í eyðublað og stjórnandi hefur sent það á
starfsmann, fær starfsmaður tilkynningu á heimasíðu sína undir Tilkynningar
þess efnis að hann eigi að skoða niðurstöðurnar og samþykkja þær ef þær
eru samkvæmt hans skilningi.
Mynd 26. Skilaboð vegna starfsmannasamtals.
Með því að smella á hnappinn Eyðublöð opnast skjámynd með þeim
samtölum sem eru í gangi. Viðeigandi eyðublað er opnað með því að smella á
Uppfæra hnappinn.
Mynd 27. Uppfæra eyðublað.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
34 © Skýrr hf 2006
Mynd 28. Upplýsingar um dagsetningar og fleira.
Starfsmaður getur breytt dagsetningum eða öðrum upplýsingum ef við á, og
smellir því næsta á Next hnappinn. Í skjámyndinni sem inniheldur yfirlit
eyðublaðs getur starfsmaður bætt við markmiðum og svarað spurningalista
með því að smella á viðeigandi hnappa. Því næst er smellt á Next hnappinn.
Mynd 29. Yfirlit eyðublaðs.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
35 © Skýrr hf 2006
Í skjámyndinni sem opnast eftir að smellt hefur verið á Next hnappinn er
eyðublaðið yfirfarið. Allar upplýsingar um starfsmannasamtalið birtast í þeirri
skjámynd, m.a. markmið og spurningalistar.
Mynd 30. Yfirfara eyðublað.
Þegar starfsmaður hefur farið yfir eyðublaðið smellir hann á Senda hnappinn
og færist þá eyðublaðið yfir til matsaðilans.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
36 © Skýrr hf 2006
12.4. Stjórnandi lokar eyðublaði
Stjórnandi fær skilaboð frá starfsmanninum og ef athugasemdir hafa verið
gerðar lagfærir hann matið en ef niðurstöður eru samþykktar, gengur hann frá
því með því að gefa lokamat. Stjórnandinn byrjar á því að smella á Eyðublöð
á heimasíðunni. Þar smellir hann á hnappinn Skoða upplýsingar (til þess að
skoða eyðublað) eða Mat (til þess að breyta upplýsingum eða setja inn nýjar).
Mynd 32. Hnappar til að opna skráð samtal.
Þegar stjórnandi er búinn að setja inn upplýsingar eða gera breytingar smellir
hann á Senda hnappinn og í næstu skjámynd smellir hann á Gefa lokamat
hnappinn til þess að setja inn heildarmat og athugasemdir auk þess að loka
starfsmannasamtalinu.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
37 © Skýrr hf 2006
Mynd 33. Gefa lokamat.
Mynd 34. Heildarmat og athugasemdir.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
38 © Skýrr hf 2006
Þegar búið er að setja inn heildarmat og athugasemdir í þar til gerðan reit er
smellt á Halda áfram hnappinn.
Mynd 30. Yfirfara lokamat.
Því næst smellir stjórnandinn á Senda hnappinn. Þegar búið er að smella á
Senda hnappinn er starfsmannasamtalinu lokið og eftir það er ekki hægt að
gera breytingar á eyðublaðinu.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
39 © Skýrr hf 2006
13. Laus störf
Möguleikinn Sækja um starf gerir starfsmönnum kleift að sækja um þau störf
sem hafa verið auglýst innan fyrirtækisins/stofnunarinnar. Starfsmenn geta
meðal annars:
Sótt um störf sem eru auglýst.
Leitað að störfum.
Skoðað upplýsingar um laus störf.
13.1. Leita að lausu starfi
Ferlið hefst þegar starfsmaður sækir um starf, kerfið sendir tilkynningu til þess
aðila sem skráður er fyrir lausa starfinu sem ýmist samþykkir eða synjar
umsókn, við það fær starfsmaður tilkynningu þess efnis. Ef umsóknin er
samþykkt, fer hún í gagnabanka með öðrum umsóknum sem berast um
starfið.
Hægt er að leita eftir nokkrum möguleikum að lausum störfum með því að
smella á viðeigandi möguleika.
Starfsgreinar; hægt er að leita eftir starfaflokkun t.d. sérfræðingur eða
iðnaðarstarf.
Staðsetningar starfa; hægt er að leita eftir lausu starfi á ákveðnum
staðsetningum.
Bókunardagsetning; hægt er að leita eftir dagsetningu þegar lausa
starfið var skráð.
Starfsheiti (leitarorð); hægt er að leita eftir heiti á lausu starfi.
Velja hæfni; hægt er að leita eftir hæfniþætti.
Eftir að leitarskilyrði hafa verið skráð er smellt á hnappinn á síðunni
og þeir möguleikar sem uppfylla leit birtast. Starfsmaður velur það starf sem
hann óskar eftir og smellir á það. Við það birtast nánari upplýsingar og hægt
er að undirbúa umsókn. Hægt er að undirbúa umsókn með því að skrifa bréf
til umsjónaraðila ráðningar og hengja starfsferilsskrá við umsókn. Ef þarf að
gera breytingar á starfsferilsskránni þá er smellt á hnappinn og
leiðréttingar eða viðbætur gerðar á starfsferilsskránni.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
40 © Skýrr hf 2006
Með því að smella á hnappinn fær umsjónaraðili ráðningar
tilkynningu um umsóknina sem hann getur ýmist samþykkt eða synjað.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
41 © Skýrr hf 2006
14. Fræðsla
Starfsmenn geta sjálfir skráð sig á þá fræðslu sem auglýst hefur verið í
sjálfsafgreiðslunni. Fræðslustjórar sjá um að stofna fræðslu í kerfinu sem
starfsmenn geta síðan skoðað í sjálfsafgreiðslu og skráð sig á. Með því verða
starfsmenn virkir þátttakendur í eigin þekkingaröflun og þeim er gert
auðveldara fyrir að bæta við þekkingu sína þar sem aðgengi að námskeiðum
er mjög sýnilegt í sjálfsafgreiðslunni. Yfirmenn geta á sama hátt skráð
starfsmenn sína á fræðslu. Sjá nánar um möguleika fræðslukerfis Oracle í
handbók um fræðslukerfið. Á heimasíðu sjálfsafgreiðslu er smellt á Skráning
og afskráning fræðslu til að fá yfirlit yfir skráningu á námskeið auk þess sem
þar er hægt að hætta við þátttöku og leita að námskeiðum til að sækja um.
Sjálfsafgreiðsla starfsmanna Skráning og afskráning á fræðslu
Mynd 41. Yfirlit þjálfunar og leit að þjálfun.
14.1. Að skrá sig á námskeið
Ef starfsmaður vill skrá sig á námskeið (eða skoðað það sem í boði er) smellir
hann á hnappinn Search for Training. Þá opnast þessi gluggi:
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
42 © Skýrr hf 2006
Hér þarf að slá inn leitarorð og smella á hnappinn Hefja til þess að finna
námskeið í boði. Einfaldara er að setja algildisstafinn % í leitarsvæðið og
smella síðan á hnappinn Hefja. Þá birtist listi yfir öll námskeið sem í boði eru.
Einnig er hægt að leita að námskeiðum með því að smella á hnappinn Ítarleit.
Hægt er að leita að námskeiðum með eftirfarandi leitarskilyrðum;
Leitarorð; hægt er að leita eftir leitarorði sem er heiti á fræðslu.
Flokkur; hægt er að leita eftir efnisflokkun/málaflokki, á námskeiði t.d.
tungumálum og tölvukunnáttu.
Kennsluaðferð; hægt er að leita eftir kennsluaðferð.
Tungumál; hægt er að leita eftir fræðslu sem er á ákveðnu tungumáli.
Þjálfunardagsetning; hægt er að leita eftir dagsetningu þegar fræðsla á
að hefjast.
Velja fræðslueiningar; hægt er að leita eftir fræðslueiningum.
Velja hæfniþætti; hægt er að leita eftir fræðslu sem bætir ákveðna
hæfni starfsmanns.
Þegar búið er að smella á Hefja hnappinn birtist yfirlit yfir þau námskeið sem
eru í boði. Til þess að fá upplýsingar um ákveðið námskeið er smellt á heiti
þess og þá birtast allar upplýsingar um það námskeiðslýsing, markmið, fyrir
hverja námskeiðið er, flokkun, hæfniþættir sem starfsmaðurinn fær á sig ef
hann lýkur námskeiðinu á fullnægjandi máta, upplýsingar um staðsetningar,
tímasetningar og kostnað. Þegar búið er að lesa allar upplýsingar um
námskeið er smellt á hnappinn sem er að finna neðst í glugganum til
hægri. Ef starfsmaður vill skrá sig á námskeið smellir hann á hnappinn
við það opnast annar gluggi. Glugginn sýnir ýmsar upplýsingar um
námskeiðið t.d. upplýsingar um tímasetningar, leiðbeinendur,
skráningartímabil og fleira. Hægt er að skrá inn sérstök skilaboð til
skipuleggjenda fræðslu áður en skráning fer fram. Skilaboðin eru skráð í
svæðið: Sérstakar leiðbeiningar. Til að skrá sig á námskeiðið er smellt á
hnappinn sem er að finna lengst til hægri á síðunni. Við það fær
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
43 © Skýrr hf 2006
fræðslustjóri tilkynningu um skráninguna (og í sumum tilfellum næsti
yfirmaður, en það fer eftir því hvernig kerfið er sett upp hjá stofnun/fyrirtæki).
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Skrá sig á námskeið
Smelltu á hnappinn Leita að námskeiði
Til þess að leita að námskeiðum sem eru á dagskrá er smellt á hnappinn Search for Training.
Skráðu inn algildisstaf % Skráðu algildisstafinn % í svæðið Leitarorð og þrýstu á hnappinn Hefja.
Skoða þau námskeið sem í boði eru
Listi af námskeiðum
Nú birtist listi af þeim námskeiðum sem í boði eru. Smelltu á heiti þess námskeiðs sem þú vilt fá nánari upplýsingar um.
Skrifa skilaboð Sérstakar leiðbeiningar
Hægt er að skrá skilaboð með skráningunni í svæðið sérstakar leiðbeiningar.
Skráðu þig á námskeið
Smelltu á hnappinn Skrá núna og staðfestu skráninguna með því að smella á hnappinn Senda.
14.2. Að afskrá sig af námskeiði
Notendur geta hvenær sem ef afskráð sig af námskeiðum. Það er gert með
því að smella á hnappinn Hætta við sem er fyrir aftan upplýsingar um
námskeið.
Leit að fræðslu og skráning á fræðslu
Mynd 31. Yfirlit yfir námskeið sem einstaklingur er skráðu á.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
44 © Skýrr hf 2006
Mynd 32. Skráningarsvæði fyrir ástæðu þess að starfsmaður hættir við námskeið.
Aðgerðir Nafn á reit/hnapp Skýringar
Skrá sig af námskeiði Hætta við
Smelltu á hnappinn Hætta til þess að afskrá þig af námskeiði.
Afturköllunarstaða Fellilisti Veldu viðeigandi gildi af fellilistanum.
Ástæða afturköllunar Fellilisti Veldu viðeigandi ástæðu þess að þú ert að afskrá þig af námskeiði.
Staðfesta skráningu
Til þess að staðfesta afskráninguna er smellt á hnappinn Senda.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
45 © Skýrr hf 2006
15. Yfirlit
Starfsmenn geta skoðað og prentað út upplýsingar um eigin starfsferil hjá
atvinnurekanda þegar þörf er á. Á heimasíðu sjálfsafgreiðslunnar er valið
Yfirlit. Þegar flipinn Starf er valinn, þá birtist yfirlit starfsferils starfsmanns. Ef
hins vegar flipinn Starfsumsóknir er valinn, þá birtist yfirlit yfir starfsumsóknir
starfsmanns innan fyrirtækisins.
16. Samanburður
Í Sjálfsafgreiðslu Oracle er hægt að bera saman hæfni starfsmanna eða
umsækjenda og kröfur til starfa miðað við ákveðin leitarskilyrði. Með þessu
móti er t.d. hægt að finna hvaða umsækjandi passar best við lausa starfið
sem verið er að ráða í. Yfirmenn geta framkvæmt þennan samanburð í
sjálfsafgreiðsluhluta stjórnenda. Til þess að þessi samanburður sé mögulegur
þarf að vera búið að skilgreina kröfur til starfs og skrá hæfni einstaklingsins
sem á að skoða.
Sjálfsafgreiðsla stjórnenda Samanburður á hæfni og hæfnikröfum
Mynd 46. Hagkvæmnijöfnun.
Í þessari valmynd er annars vegar hægt að finna einstakling fyrir
atvinnutækifæri og hins vegar atvinnutækifæri fyrir einstakling.
Aðgerðir Skýringar
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
46 © Skýrr hf 2006
Aðgerðir Skýringar
Finna einstakling fyrir atvinnutækifæri
Find Suitable People by Role
Finna starfsmenn, hugsanlega starfsmenn og umsækjendur sem passa við hæfnikröfur starfs, stöðu, deildar, laust starf, eða sambland þessara þátta.
Find Suitable People by Competency
Finna starfsmenn, hugsanlega starfsmenn og umsækjendur sem uppfylla þá hæfniþætti sem þú tilgreinir.
Compare People by Current Role
Bera saman hæfni starfsmanna og hugsanlegra starfsmanna sem núna sinna starfi eða stöðu í deild (eða í einhverri deild innan business group).
Compare Applicants for a Vacancy
Bera umsækjendur saman við laus störf eða stöður.
Finna atvinnutækifæri fyrir einstakling
Find Work Opportunities by Role
Finna atvinnutækifæri fyrir einstakling sem mætir hæfnikröfum eins eða fleiri starfa, staða, deilda eða samblandi af þessum þáttum.
Find Work Opportunities by Competency
Finna atvinnutækifæri fyrri starfsmann eða hugsanlegan starfsmann sem mætir hæfnikröfum sem eru tilgreindar.
Compare Pending Applications
Bera saman hæfni umsækjanda við hæfnikröfur lausra starfa.
Compare Current Assignments
Bera saman hæfni núverandi eða tilvonandi starfsmanna við verkefni.
Að finna einstakling fyrir atvinnutækifæri snýst um að leita að hæfasta
einstaklingi í ákveðin störf, t.d. er hægt að bera saman hæfni umsækjenda um
laust starf með því að smella á Compare Applicants for a Vacancy og skrá inn
leitarskilyrði.
Að finna atvinnutækifæri fyrir einstakling snýst um að skoða hæfni
einstaklings miðað við þær kröfur sem gerðar eru til þeirra starfa sem hann
sinnir. Með því að smella á Compare Current Assignments getur stjórnandi
skoðað þennan samanburð myndrænt.
Hægt er að gera samanburð á hæfni sem krafist er fyrir laus störf og hæfni
umsækjenda um starf. Byrjað er á því að setja inn leitarskilyrði sem notast á
við t.d. skrá heiti á lausa starfinu í Job Opening Title.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
47 © Skýrr hf 2006
Mynd 33. Samanburður á hæfni umsækjenda og kröfum til starfs.
Eftir að leitarskilyrði eru skráð inn og smellt er á Halda áfram hnappinn, kemur
listi yfir hentuga einstaklinga.
Mynd 34. Listi yfir hentuga einstaklinga.
Ýmist er hægt að skoða samanburð eftir einstaklingum eða hæfniþáttum.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
48 © Skýrr hf 2006
Hægt er að fá graf fyrir einstaklingana eftir hæfniþáttum með því að velja alla
einstaklingana á listanum (Select All hnappurinn) eða að velja hvern fyrir sig
(haka í reitinn fyrir framan nafn viðkomandi einstakling) og smella síðan á
hnappinn Graf fyrir fólk eftir hæfniþáttum. Þá getur stjórnandi skoðað
myndrænt hvernig hæfni einstaklinganna er í samanburði við þá hæfni sem
krafist er til starfsins. Til þess að skoða samanburð eftir einstaklingum er
hakað í reitinn fyrir framan nafn þess einstaklings sem á að skoða og síðan er
smellt á Graf hnappinn í aftasta dálkinum í töflunni.
Mynd 35. Graf fyrir hæfniþátt.
Blá lína sýnir lágmarkskröfu um færni, ljósgræn lína sýnir hámarkshæfni sem
einstaklingur má búa yfir (þegar hún er skilgreind) og græn lína sýnir
núverandi færnistig einstaklings. Á myndinni hér að ofan er hæfniþátturinn
Enska valinn, en hægt er að skipta um hæfniþátt með því að opna fellilistann,
velja nýjan hæfniþátt og smella á Hefja hnappinn.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
49 © Skýrr hf 2006
Mynd 50. Graf fyrir einstakling.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
50 © Skýrr hf 2006
17. Leit að starfsmönnum
Starfsmenn/Yfirmenn geta leitað að starfsmönnum eftir ákveðnum skilyrðum.
Þessi leit fer eftir aðgangsskilgreiningum notenda hverju sinni.
Starfsmannagrunnur er valinn á heimasíðu sjálfsafgreiðslunnar og þá opnast
eftirfarandi leitargluggi. Nafn eða hluti úr nafni sleginn inn í leitargluggann og
síðan birtast leitarniðurstöður á síðunni eftir að smellt er á Hefja hnappinn.
Mynd 52. Leit í starfsmannagrunni.
Þær upplýsingar sem birtast síðan þegar einstaklingur er valinn; eru nafn,
netfang, símanúmer, starfsheiti, deild, nafn yfirmanns o.fl.
Mannauðskerfi - Sjálfsafgreiðsla 1.1 útg.
_____________________________________________________________________
51 © Skýrr hf 2006
18. Myndaskrá
Mynd 1. Innskráningargluggi Oracle. ......................................................................................... 7 Mynd 2. Skráningargluggi til að breyta lykilorði. ........................................................................ 7 Mynd 3. Kostir, hægt að breyta um lykilorð. .............................................................................. 8 Mynd 4. Vistaðar færslur ......................................................................................................... 12 Mynd 5. Yfirlit ........................................................................................................................... 13 Mynd 6. Starfsmannagrunnur, leitargluggi. ............................................................................. 13 Mynd 7. Starfsmannagrunnur, yfirlit yfir einn starfsmann. ....................................................... 14 Mynd 8. Skráningarsvæði fyrir aðsetur. ................................................................................... 15 Mynd 9. Skráningarsvæði fyrir símanúmer. ............................................................................. 16 Mynd 10. Skráningarsvæði fyrir tengilið. ................................................................................. 17 Mynd 11. Yfirlit yfir launaseðla og launamiða starfsmanns. .................................................... 18 Mynd 12. Stillingar á launaseðlum........................................................................................... 18 Mynd 13. Hlutir í vörslu starfsmanns. ...................................................................................... 19 Mynd 14. Skráning á menntun. ................................................................................................ 20 Mynd 15. Skáning á öðrum viðurkenningum. .......................................................................... 22 Mynd 16. Skráningarsvæði fyrir hæfniþætti. ............................................................................ 24 Mynd 17. Skrá nánari upplýsingar um hæfniþátt. .................................................................... 24 Mynd 18. Að stofna eyðublað. ................................................................................................. 27 Mynd 19. Að velja starfsmann. ................................................................................................ 27 Mynd 20. Upplýsingar um eyðublað eru skráðar. .................................................................... 28 Mynd 21. Skráning á markmiði. ............................................................................................... 29 Mynd 22. Velja nýja þátttakendur. ........................................................................................... 31 Mynd 23. Skrá inn upplýsingar um nýja þátttakendur. ............................................................ 31 Mynd 24. Yfirfara starfsmannasamtal. ..................................................................................... 32 Mynd 25. Skilaboð vegna samtals. .......................................................................................... 32 Mynd 26. Skilaboð vegna starfsmannasamtals. ...................................................................... 33 Mynd 27. Uppfæra eyðublað. .................................................................................................. 33 Mynd 28. Upplýsingar um dagsetningar og fleira. ................................................................... 34 Mynd 29. Yfirlit eyðublaðs. ...................................................................................................... 34 Mynd 31. Yfirfara lokamat. ....................................................................................................... 38 Mynd 34. Yfirlit yfir námskeið sem einstaklingur er skráðu á. ................................................. 43 Mynd 35. Skráningarsvæði fyrir ástæðu þess að starfsmaður hættir við námskeið. .............. 44 Mynd 37. Samanburður á hæfni umsækjenda og kröfum til starfs. ......................................... 47 Mynd 38. Listi yfir hentuga einstaklinga. ................................................................................. 47 Mynd 39. Graf fyrir hæfniþátt. .................................................................................................. 48