Download - Ged ecm aliado na melhoria de processos
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O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos como aliado na melhoria
contínua de processos.
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Bacharel em Ciências Contábeis, Analista em Organização e Sistema e Métodos,
Especialista em BPM (Processos), GED, CRM, ERP, Bacharelando em Ciências Jurídicas – Direito,
Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento com formação em instituições como Fundação Álvares Penteado – SP e FGV – RJ e FAESA - ES. Prêmios:
Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 – Orlando USA –
Categoria Knowledged Management. Principal Projeto 2008 / 2009 Gestão Documental da Fiat Services – Divisão Grupo Fiat.
[email protected]@[email protected]@hotmail.comSkype: romoaldo.zacarias
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Introdução
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Métodos obsoletos de trabalho
Inércia Organizacional
Arquivo o depósito de papéis
Ausência de integração – Atividade x Informação
Falta Motivação
Problemas com a formação
Nossa razão de existir - Agradecimentos
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Excesso de tarefas
Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)
Baixa auto-estima
Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente.
Luta contra o tempo
Ferramentas inadequadas
Nossa razão de existir - Agradecimentos
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Métodos alternativosde Gestão do Conhecimento,Informação e Documento.
Busca da informação comprometendo a produtividade:
Projetos
Trabalho braçalBando de DadosXBanco de Dados
Processos Produtos Relacionamentos
Nossa razão de existir - Agradecimentos
+ + +
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Ausência de IntegraçãoTecnológica Tecnologia sem
Metodologia fica comprometida
Tecnologia distante da realidade do usuário
Linguagem a serDecifrada.
Nossa razão de existir - Agradecimentos
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Levantamento &
Diagnóstico
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Entrevista
Questionário
DocumentosOrganizacionais
Gerimos Informações e Conhecimento para... Gerimos Informações e Conhecimento para...
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Análise Integrada de Processos com Informação
Hardware + Software + Peopleware
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Projeto Informacional
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Gestão de Projeto - PMI Gestão de Projeto - PMI
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Processo Informacional
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“Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para
produzir um resultado desejável.”
BPM - Processos vs Eventos de Negócio
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Empresa = Coleção de Processos
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Redesenho do Processo Informacional
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Gestão de Acervo
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Matriz Classificação do Documental
TERMOS
SINONIMOS
CONCEITOS
TAXONOMIA
RELAÇÕES
AXIOMASTEXTO
TEMA
TÍTULO
THESAURUS
VOCÁBULARIOCONTROLADO
ESPÉCIE
DOCUMENTO
CATEGORIA
INFORMAÇÃOCONHECIMENTO
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TTL
TVDTVD TRDTRD
TAD
Matriz de Utilidade DocumentalTecnologia + Metodologia
Legal
Atualização
ValidaçãoResponsabilidade
TMS
Mídia & Suporte
Matriz Temporal
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Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
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Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
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Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer:
Verificação de processos na justiça;
Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:
CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc; ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc; Bancen – Instituições Financeiras. Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc. Empresas de capital estrangeiro
Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
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Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim
Acervo Ativo=
Atividades
Acervo Passivo=
Arquivo
E
Gestão Documental – Ciclo de Tratamento DocumentalGestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental
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24
C O M ER C I A L C L I ENTE
J UR ÍD I C OFI NA NC EI R O
C O NTA B I L I D A D E
A UD I TO R I AD I R ETO R I A
C Ó P I A
C Ó P I A
C Ó P I A
O R I G I N A L
C Ó P I A
O R I G I N A L O R I G I N A L
A C ER V O R EGI S TR A D O EM M É D I A 6 (S EI S ) V EZES
Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos
como resultado o caos!
Gestão Documental – Fim da DuplicidadeGestão Documental – Fim da Duplicidade
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Bando de Dados Banco de Dados
1 m linear40 cm duplicidade
Contempla:Diversas fases do ciclo vital da informação.Múltiplas operações da cadeia arquivística.
GED sem Organização é Ilusão!GED sem Organização é Ilusão!
Gestão Documental – Resultado - Estruturação do AcervoGestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo
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AlgunsProdutos Entregues
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Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
CDI / Diretório /Sub
diretório / Imagem
CDI 1 ABR 2009 A1 220
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Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
Tabela de Temporalidade
MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO
CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade
Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho
TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONALNATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA
CVD INDEX
TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR
ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11 anosCC
NomePeríodo Setor / Área
RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO_MEDICO
02 anos
NomePeríodo Setor / Área
NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11 anosCC
FornecedorCNPJValor
RELATORIO DE_EXAMES_DO_PERIODO
02 anos
NomePeríodo Setor / Área
EXAME MÉDICO Permanente
CRMEmpregadoPeríodo
Silva & Silva S.A
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Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED
Modulo GED
Solicitação
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Autorização
Expurgo de Documento
Visualização
Documento
Modulo GED
Cadastro
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Execução
Tabela de Temporalidade
Expurgo de Documento
Visualizações
Expurgo de Documento
Gestão
Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)
Visualização dos Documentos
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Espécie documental inclusão ou exclusão
Todo documento pertence a uma espécie documental.Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma.O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo:
FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA
ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL
( A) (B)
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Os campos indexadores se dividem em dois grupos:
Indexadores
Universais Específicos
Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Silva e Silva S.A possui os seguintes campos indexadores universais:
Toda Espécie Documental possui campos indexadores específicos. Como exemplificado abaixo:Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.
Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]
Data / Período: dd/mm/aa Valor
Responsável: [Nome do setor / profissional Silva e Silva S.A]
Origem: “Gerador da Espécie Documental”, quando for interno Silva e Silva S.A será o mesmo
que responsável.
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Termo de Expurgo
Os documentos relacionados neste documento denominado “Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito.E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte.
Termo de abertura:
DOCUMENTO DATA DE ESPURGO
CONFIRMAEXPURGO
NOVA DATA PARA EXPURGO
JUSTIFICATIVA PARA NOVA DATA DE EXPURGO
[nome do documento]
__/__/__ ( ) Sim ( ) Não
__/__/__
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Nome:UNO:
Nome:UNO
Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis:
Termo de encerramento:
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
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Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
![Page 36: Ged ecm aliado na melhoria de processos](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022081508/557614edd8b42a0d5e8b5060/html5/thumbnails/36.jpg)
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
![Page 37: Ged ecm aliado na melhoria de processos](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022081508/557614edd8b42a0d5e8b5060/html5/thumbnails/37.jpg)
ORGANIZAÇÃO PATROCíNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA
INFORMAÇÕES :
www.arquivar.com.br
www.unilogos.org.br
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OBRIGADO!
[email protected]@[email protected]@hotmail.comSkype: romoaldo.zacarias
Em memória deRubens Zacarias