CBCGEDGESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS
C’est quoi une GED?
C’est un système de gestion global de l’ensemble des documents d’un projet. Il concerne tous les documents d’un projet.
C’est le système d’enregistrement documentaire d’un projet. Grace à cet outil on sait quels sont les documents en cours de validité, les dates de réception, de diffusion, de retour des avis de control, etc…
Elle est installée sur un serveur local dédié disposant d’un système de sauvegarde miroir et par sécurité, d’un système de sauvegarde délocalisé.
Elle est gérée par une personne responsable de la GED. C’est cette personne et uniquement cette personne qui est chargée de numériser tous les documents et de les enregistrer sur le serveur en leur donnant un n° de Chrono (référence datée) et de diffuser les documents par voie électronique.
Ca sert à quoi une GED ? La GED sert a donner une existence officiel aux
documents du projet en attribuant pour chaque document un N° de chrono unique.
Pas de N° de chrono = pas de validité, car personne n’en a eu connaissance et aucune certitude sur la date du document.
Elle permet de connaitre la date d’enregistrement sur la GED qui vaut date de début de validité du document , le rédacteur, l’expéditeur et les destinataires du document.
Elle assure la diffusion aux différents destinataires du document.
Elle permet d’archiver les documents sur le serveur et de distribuer les droits d’accès pour consulter les documents. Un document sur la GED n’est pas modifiable. Format PDF.
Certains document comme les plans ou les feuilles de calcul Excel sont converti au format PDF. Les deux formats coexistent sur la GED mais c’est le format pdf qui fait fois.
Comment ça marche une GED ? Le facteur temps est primordiale, la GED doit être
tenue à jour en temps réel. Un document doit être traité dans la demi journée.
La GED a deux portes d’entrée :
La voie postale , le papier est scanné et devient un fichier PDF. Les documents papiers sont archivés dans le local documentation du projet.
La voie électronique par email: [email protected] les pièces jointes sont vérifiées et enregistrées en fichier pdf.
Dans les deux cas il faut un bordereau d’envoi qui fixe les modalité de traitement du document.
Seule la correspondance ordinaire n’a pas besoin de bordereau.
LES OUTILS DE LA GEDBORDEREAU D’ENVOIOBLIGATOIREGED MON PROJETDate:
GEDAdresseTel
Expéditeur
Rédacteur
Référence document
N° Chrono précédant
Désignation
Observations
DESTINATAIRES
Signature
Exemple bordereauBORDEREAU D’ENVOIOBLIGATOIREGED MON PROJETDate:
GEDAdresseTel
Expéditeur BE BETON
Rédacteur BE BETON
Référence document PLAN FONDATION A100-2 indice A
N° Chrono précédant néant
Désignation Plan fondation bâtiment A
Observations Pour visa bureau control
DESTINATAIRES Bureau controlBE PROJET
Signature Marcel
Fichier GED, format Excel
Date
Rédacteur
Ref document
Date édition
expéditeur Désignations Observations Destinataire
Date
Expéditeur
Référence du document
Date d’édition
Rédacteur
Désignation Observation
Commentaire
Destinataire
N° CHRONO
Exemple fichier Excel GED
Date
Expéditeur
Référence du document
Date d’édition
Rédacteur
Désignation Observation
Commentaire
Destinataire
N° CHRONO
10/01/2010
BE BETON Plan101-A 10/01/2010
BE BETON
Plan fondation Document base
Plan général de fondation
B ContrôleBE ProjetEntreprise GO
P-10-01-0001
11/01/2010
BE Control
Plan101-A 10/01/2010
BE BETON
Plan fondation Visa SO Plan général de fondation
B BETONBE ProjetEntreprise GO
P-11-01-0025
11/01/2010
BE Projet Plan101-A 10/01/2010
BE BETON
Plan fondation Visa SO Plan général de fondation
B ContrôleBE BETONEntreprise GO
P-11-01-0038