zonder helder overzicht van bedrijfsprocessen
geen inzicht in financiële ruimte
Praktijkhouders geven onnodig veel geld uit“Het geld gaat er met bakken uit terwijl veel praktijkhouders
minder omzet draaien. Zonder dat ze het weten geven ze onno-
dig veel geld uit. Omdat ze de bedrijfsprocessen niet scherp in
beeld hebben. Dat zou ze zo al twintig procent aan overhead kun-
nen schelen. Wat je daarvoor nodig hebt? Inzicht in die proces-
sen, zorginhoudelijk en financieel. Met een paar grote partijen
ben ik een product aan het ontwikkelen waarmee iedere prak-
tijkhouder vanaf deze zomer duizenden euro’s kan besparen.”
Tekst: Lidwien van Loon
Beeld: Wim van IJzendoorn
Meestal gaat het zo. Ergens in het tweede
kwartaal heb je als praktijkhouder de jaar-
cijfers binnen en denk je te weten of
de praktijk er vorig jaar goed voor heeft
gestaan. Zolang er plussen staan, geef je
jezelf een schouderklopje. En als er minnen
staan? Weet je dan aan welke knoppen
je moet draaien om kosten te besparen?
Weet je bijvoorbeeld wat een specifieke
medewerker opbrengt bij een specifieke
prestatiecode, en tegen welke kosten?
Inzicht en overzichtHet zijn vragen die Rens van Wijngaarden
zich de afgelopen jaren regelmatig stelde
en die hij steeds vaker om zich heen
hoort, vooral nu het niet iedere prak-
tijk meer voor de wind gaat. Maar dat
hoeft niet, volgens Van Wijngaarden.
Hij spreekt uit ervaring. Hij is eigenaar
van drie succesvolle praktijken in kin-
deroefentherapie en kinderfysiotherapie
in Amsterdam, Amersfoort en Utrecht.
Daarnaast is hij druk met zijn adviesbu-
reau RSW Zorgadvies.
Zijn succes als ondernemer zit ‘m in zijn
tomeloze kwaliteitsdrift gecombineerd
met financieel inzicht. Dit succes geeft
hij vorm in een portal voor zorgverleners.
Via deze portal (Fysiodashboard) hebben
29
praktijkhouders wanneer ze maar willen
een actueel online overzicht van zowel
alle zorginhoudelijke als de financiële
aspecten van de praktijk. Dit overzicht
wordt geboden door het integreren van
een digitale boekhoudstraat en een
digitale zorgstraat. Dat legt hij graag
even uit.
“Ik wil weten wat mijn therapeuten doen
en wat mijn managers doen, en dat wil ik
het liefst kunnen benchmarken met andere
praktijken. Dan kan ik beter sturen. Ik wil
namelijk uitstekende zorg leveren en daar-
voor moet ik honderd procent kloppend
inzicht hebben van wat er op zorginhoude-
lijk en financieel niveau in mijn praktijken
gebeurt. Dat inzicht had ik eerst niet, niet
via mijn accountant en ook niet via mijn
elektronisch patiëntendossier. Dat waren
gescheiden werelden. Alles wordt per
zitting afgerekend. Daardoor weet ik niets
over de prijs per prestatiecode en niets
over de opbrengst per medewerker op een
specifieke vestiging.”
Zonder een gedetailleerd overzicht van de
bedrijfsprocessen had Van Wijngaarden
geen inzicht in waar er financiële ruimte
zat. Waar verdiende hij nu precies zijn
geld mee en waar gingen de kosten aan
op? Daarom ging hij op zoek naar een
manier om alle systemen zo op elkaar te
laten aansluiten dat hij de prijs kon bere-
ken van een zorgtraject bij een bepaalde
aandoening.
Geen rigoureuze veranderingenHet werd een portal waar zorgverle-
ners de zorginhoudelijke aspecten van
hun praktijk koppelen aan de financi-
ële aspecten ervan. De portal is Van
Wijngaarden aan het ontwikkelen met
enkele gerenommeerde partijen die
hun strepen meer dan verdiend hebben,
zoals Twinfield, NMBRS, Basecone en
Visionplanner. Er loopt momenteel een
pilot met acht grote ketens in de fysiothe-
rapie waarin zo’n 350 fysiotherapeuten
werken. De resultaten zijn veelbelovend.
Deze zomer is de portal volledig opera-
tioneel.
Ook Convenient staat volledig achter
de portal en heeft Intramed PLUS en
ParaBench gekoppeld aan de portal. Dat
maakt de portal toegankelijk voor het
merendeel van de fysiotherapiepraktij-
ken in Nederland met uitrol naar andere
disciplines in de zorg. En wat zo mooi is:
aansluiten op de portal vergt geen rigou-
reuze veranderingen. Het gaat namelijk
om bestaande pakketten die op elkaar
worden afgestemd zodat ze automatisch
gegevens kunnen uitwisselen. Het gaat
dus meer om slim aanpassen van de
boekhoudketen dan rigoureus de prak-
tijkadministratie op de schop te nemen.
Sturen op prijs en kwaliteitVan Wijngaarden gaat verder: “Nu kan ik
aan een zorgverzekeraar laten zien wat
een patiënt met een specifieke prestatie-
code bij mij kost. Daarvoor moet ik wel
over betrouwbare gegevens beschikken.
Ik hecht aan betrouwbare klinimetrie
zodat ik onderbouwd uitspraken kan doen
en maatwerk kan leveren. Daarvoor moet
de praktijk doordrenkt raken van kwali-
teit. Mijn kwaliteitsmanager traint mijn
medewerkers in klinisch redeneren en
het uitvoeren van goede diagnostiek aan
de hand van valide meetinstrumenten.
Eén dag per week loopt hij mee met de
therapeuten en geeft ze feedback. Als
je dat jaren doet als praktijk, dan kun
je op den duur maatwerk gaan leveren.
Dan weet je wanneer je waarom een
bepaalde interventie inzet.”
‘nu kan ik aan een zorgverzekeraar laten zien wat een
patiënt met een specifieke prestatiecode bij mij kost’
30
De voordelen van ketenoptimalisatie
• Volledigheid: ondersteuning vande
gehele dagelijkse bedrijfsvoering,
een volledig digitaal patiëntendos-
sier met verdieping per specialisa-
tie, beheers- en plusaudit ‘proof’
en geschikt voor alle paramedici en
multidisciplinair werken
• Gemak en flexibiliteit: naar eigen
inzicht en behoefte in te richten,
werken volgens richtlijnen van
beroepsverenigingen of eigen pro-
tocollen
• Garanties: geautomatiseerde cash
flow, altijd actueel met optimale
gebruikersondersteuning en een
hoog serviceniveau
Dat is één kant van het verhaal: werken
aan een praktijk die hoogwaardige zorg
levert. Kan men met zulke patiëntspeci-
fieke zorg een praktijk ook nog winstge-
vend maken? Volgens Van Wijngaarden
kan dat heel goed, door een koppeling te
maken tussen de bedrijfsprocessen, de
zorgprocessen en de boekhouding.
“Om winstgevend te kunnen zijn heb ik
behalve zorginhoudelijke gegevens ook
gegevens nodig over mijn overhead, zoals
de kosten van mijn personeel, de huur,
materiaal, apparatuur en verzekeringen.
Deze gegevens had ik eerder alleen van
de gehele praktijk. Nu beschik ik over
gegevens per vestiging en per mede-
werker. Doordat ik nu de kosten per
medewerker op de juiste wijze admini-
streer en koppel aan zorginhoudelijke
gegevens, heb ik inzicht gekregen in mijn
overhead. Zo kwam ook de andere kant
van het verhaal in beeld. Dankzij een
strak ingerichte boekhoudstraat kon ik als
praktijkhouder gaan sturen, niet alleen op
kwaliteit maar ook op prijs.”
Inzicht in overheadZo’n koppeling was er nog niet. “Intramed
biedt wel een boekhoudprogramma maar
er was geen accountant die vervolgens
kon aangeven wat de kosten specifiek
per medewerker waren”, legt hij uit.
“De systemen sloten niet op elkaar aan.
Er waren slechts cijfers in gemiddelden
mogelijk en zelfs die waren niet ‘real
time’ beschikbaar. En daar betaal je dan
je accountant duizenden euro’s per jaar
voor. Wel cijfers maar geen inzicht.”
“Dat blijkt ook uit de pilot. Je zou verwach-
ten dat vooral grotere praktijken meer
marge maken, maar die blijken juist veel
overhead te hebben, vooral door hoge
accountants- en salarisadministratiekos-
ten. Via de portal krijgen praktijkhouders
nu onder meer de jaarcijfers en de salaris-
administratie aangeboden voor zeker twin-
tig procent minder aan kosten, met daarbij
het inzicht in de precieze kosten omdat
deze systemen wel allemaal op elkaar
aansluiten. Met dat inzicht kunnen ze hun
bedrijfsprocessen gaan optimaliseren.”
‘Er komen steeds minder patiënten naar de
praktijk dus we zullen wel moeten’
Rens van Wijngaarden
31
Nu weet Van Wijngaarden hoeveel
patiënten er per maand zijn behandeld,
hoeveel er uitbehandeld zijn en wat
de opbrengst is per medewerker per
patiënt. “Deze gegevens ontleen ik aan
ParaBench en koppel ik vervolgens via de
portal aan verschillende softwareappli-
caties waarmee ik de keten binnen mijn
vestigingen kan optimaliseren. Inzicht
in de kosten voor je overhead geeft je
de mogelijkheid om te besparen in de
bedrijfskosten. Er komen steeds minder
patiënten naar de praktijk dus we zullen
wel moeten.”
De keten optimaliserenHet lijkt een toverformule: de keten opti-
maliseren. De vraag is hoe dat optimali-
seren dan gaat. Een optimalisatieproces
start met een quick scan. Daarin inven-
tariseert Van Wijngaarden samen met de
praktijkhouder de knelpunten in de prak-
tijkprocessen. Alles wordt onder de loep
genomen, zoals de personeelsbezetting,
het verzuim, de arbeidscontracten, de
salarisadministratie, de jaarrekening en
de verzekeringen. Wat zijn bijvoorbeeld
de declarabele uren van een medewer-
ker? Die stond de hele week ingepland
maar is misschien voor slechts zestien
uur declarabel geweest om de rest van
zijn tijd te besteden aan overleg en
administratie.
Vervolgens demonstreert Van Wijn-
gaarden hoe het anders kan. Daarvoor
biedt de portal applicaties die onder-
ling probleemloos gegevens kun-
nen uitwisselen. De portal omvat een
totaalpakket van applicaties omtrent
cliëntbeheer en verslaglegging via Intra-
med PLUS, betalen en factureren, per-
soneel en salaris, documentbeheer en
een zorg-inhoudelijke en een financiële
benchmark.
De voordelen van de portal
• Inzichtviabenchmarkinzorgproces-
sen en hun financiële aspecten
• Gemak: via SSO met één muisklik
alle informatie overzichtelijk gepre-
senteerd
• Garanties: altijd actuele ‘real time’
informatie synchroon aan Intramed
PLUS
33
> PIJNVERLICHTING = OMZETVERHOGINGHome Health Products, producent van medisch gecertificeerde massagetoestellen, biedt fysiopraktijken een nieuwe en innovatieve technologie die gegarandeerd meer omzet zal genereren voor uw praktijk.
Grijp uw kans als ondernemende fysiopraktijk!
PARTNERS IN PIJNVERLICHTINGGEZOCHT:
Andullatietherapie is een therapie gebaseerd op de combinatie van infra-roodwarmte type A1 en me-chanische vibraties. Dit zorgt voor spierontspanning en een grote productie van ATP in de lichaamscel-len. Dit wordt met name ingezet bij chronische pijn-klachten, neurologische aandoeningen, fibromyal-gie, gewrichtspijnen, overbelasting van de spieren, lymfedrainage en afbraak van melkzuur bij sporters. Andullatie is de perfecte manier om uw patiën-ten van pijn te verlichten en uw eigen werkdruk te verlagen.
Bovendien zorgen wij voor een grote instroom van chronische pijnpatiënten.
Meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact op met:
Home Health Products Neerloopweg 94814 RS Breda
[email protected] 076 532 90 50M 06 46 71 88 12
1/3 van de fysio’s denkt aan stoppen. Denk positief en grijp uw kans als
ondernemende fysiopraktijk. <
Getuigenissen van collega’s vindt u op ons youtube kanaal www.youtube.com/HHPNederland
HHP_ADV_movements.indd 1 14-02-14 11:12
De portal integreert daarmee twee dash-
boards: een zorginhoudelijk dashboard
en een financieel dashboard. Dat maakt
inzichtelijk wat een behandeling ople-
vert, uitgesplitst naar patiëntenpopulatie.
Niet alleen naar behandelgemiddelden
maar ook naar recidief. De portal koppelt
ook objectieve klantervaringen aan indi-
viduele medewerkers zodat bijvoorbeeld
te zien is dat een medewerker lager
scoort op bejegening, een signaal om
gericht te gaan sturen.
Integrale oplossingAchter de portal staan gerenommeerde
partijen die gebleken succesvol zijn en
van wie de gegevens goed uitwisselbaar
zijn. Men kan facturen scannen die zon-
der verdere handelingen meteen foutloos
worden ingelezen in het boekhoudpak-
ket en alle rekeningafschriften van de
bank worden automatisch ingelezen in
Twinfield. Van Wijngaarden heeft uit-
voerig met allerlei softwareleveranciers
gesproken voordat hij tot een weloverwo-
gen keuze kwam. Hij doet dit bewust niet
in eigen beheer; men kan geen specialist
op elk terrein zijn. Naar zijn zeggen is
het een zeer vooruitstrevende groep van
betrouwbare en gespecialiseerde bedrij-
ven met een fantastische helpdesk.
“Het zijn bedrijven waarbij flexibiliteit en
compatibiliteit hoog in het vaandel staan,
die echt snappen waar je als moderne
zorgondernemer behoefte aan hebt. De
kosten die ik vroeger maakte voor het
laten opmaken van een jaarrekening, heb
ik niet meer. Ik betaal nu één bedrag voor
alles: van verslaglegging tot facturatie,
salarisadministratie, documentbeheer en
benchmark. Daarmee ben ik duizenden
euro’s per jaar goedkoper uit. Dit gaat
echt de markt openbreken.”
Met één klik in alle applicatiesDe applicaties achter de portal zijn toe-
gankelijk via Single Sign On (SSO), één
van de drijfveren voor Van Wijngaarden.
“Je hoeft dus niet eerst van het ene
pakket en daar drie codes invullen naar
het andere pakket om ook daar weer van
alles in te voeren. Ik had soms wel zeven
verschillende applicaties openstaan.
Daar heb ik me altijd aan gestoord,
het kostte me zeeën van tijd, gek werd
ik ervan. Nu wordt alles automatisch
verwerkt doordat bestaande applicaties
onderling communiceren. Met één klik
zit ik in het systeem en zie ik mijn trend-
analyse en de omzet en kosten van deze
maand. Het enige wat ik moet doen, is
elke week mijn boekhouder de cijfers in
de digitale boekhoudstraat via Twinfield
laten invoeren en mijn therapeuten de
zorginhoudelijke gegevens laten registre-
ren via Intramed PLUS. Kortom, inzicht
door overzicht.” j
Meer info?
‘…duizenden euro’s per jaar goedkoper uit.
dit gaat echt de markt openbreken’
35