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GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES PMBOK
EQUIPE: Leandro Kimura Miguel Padilha Rafael Barreto
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A Gerência de Aquisições do Projeto inclui os processos necessários à obtenção de bens e serviços externos à organização executora.
Para simplificação, os bens e serviços, seja um ou vários, serão geralmente referidos comoum “produto”.
DEFINIÇÃO
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Gerência de Aquisições do Projetos
1 Planejamento das Aquisições – determinar o que contratar e quando.
2 Preparação das Aquisições – documentar os requerimentos do produto e identificar os fornecedores potenciais.
3 Obtenção de Propostas – obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotações de preço, cartas-convite,licitação).
4 Seleção de Fornecedores – escolher entre os possíveis fornecedores.
5 Administração dos Contratos – gerenciar os relacionamento com osfornecedores.
6 Encerramento do Contrato – completar e liquidar o contrato incluindo a resolução de qualquer item pendente.
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Planejamento das Aquisições
É o processo responsável por identificar quais necessidades do projeto podem ser melhor atendidas através da contratação de produtos ou serviços fora da organização do projeto.
• Quando?• Como?• O que?• Quanto? • Onde contratar?
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Entradas para o Planejamento das Aquisições
1 Declaração do escopo
2 Descrição do produto.
3 Recursos de contratação.
4 Condições de mercado.
5 Outras saídas de planejamento
6 Restrições.
7 Premissas.
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Ferramentas e Técnicas para Planejamento das Aquisições
Análise de make-or-buy - técnica usada para determinar se um produto particular pode ser produzido a um custo-benefício adequado pela organização executora.
Avaliação especializada - Uma avaliação especializada será freqüentemente requerida para avaliar as entradas para este processo.
Seleção do tipo de contrato:• Preço fixo ou contratos de preço fechado• Contratos de custos reembolsáveis • Contratos de preço unitário
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Saídas do Planejamento das Aquisições
O plano de gerenciamento das aquisições deve descrever como os processos de aquisição remanescentes serão gerenciados.
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Preparação das Aquisições
Envolve preparar os documentos necessários para suportar o processo de licitação
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Entradas para a Preparação das Aquisições
1 Plano de gerência das aquisições
2 Declaração de trabalho (SOW).
3 Outras saídas de planejamento.
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Ferramentas e Técnicas para Preparação das Aquisições
1 Formulários padrões. - Podem incluir padrões de contratos e descrições de itens de compra, ou versões padronizadas de parte ou toda a documentação necessária ao edital.
2 Avaliação especializada. . Outras unidades dentro da organização executora· Consultores· Profissionais e associações técnicas· Grupos da indústria
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Saídas da Preparação das Aquisições
1. Documentos de aquisição
2. Critérios de avaliação
3. Atualizações na declaração de trabalho
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Obtenção de Propostas
Envolve a obtenção de informação (coletas de preços e propostas) dos fornecedores potenciais quanto ao atendimento das necessidadesdo projeto.
A maioria do esforço real deste processo é despendido pelos potenciais fornecedores sem custo para o projeto.
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Entradas para Obtenção de Propostas
1. Documentos de aquisição.
2. Lista de fornecedores qualificados
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Ferramentas e Técnicas para a Obtenção de Propostas
1. Reuniões de licitação - também chamadas reuniões de contratados, reuniões de vendedores, e reuniões pré-licitação. São reuniões com osfornecedores potenciais antes da preparação da proposta. 2. Anúncios. - Algumas instituições públicas requerem anúncio público de certos tipos de itens de compra; a maioria das jurisdições públicas americanas exigem anúncios públicos de subcontratos em contratos governamentais.
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Saídas da Obtenção de Propostas
1. Propostas. - São documentos preparados pelos fornecedores que descrevem a sua capacidade e a possibilidade de fornecer o produto solicitado. Elas são preparadas de acordo com os requerimentos do edital e seus anexos.
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Seleção de Fornecedores
Envolve a recepção de coletas de preços ou propostas e a aplicação dos critérios de avaliação para selecionar um fornecedor.
Nos principais documentos de aquisição, estes processo pode seriterativo. Seleciona-se uma lista de fornecedores qualificados baseadosnuma proposta preliminar, para em seguida proceder a uma avaliaçãomais cuidadosa a partir de uma proposta mais detalhada e abrangente.
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Entradas para Seleção de Fornecedores
1 Propostas.
2 Critérios de avaliação.
3 Políticas organizacionais. Toda organização envolvida em projetospode ter políticas formais e informais que afetam a avaliação daspropostas.
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Ferramentas e Técnicas para a Seleção de Fornecedores
1. Negociação contratual
2. Sistemas de ponderação
3. Sistema de Classificação
4. Estimativas independentes
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Saídas da Seleção de Fornecedores
1. Contrato. - É um compromisso mútuo que obriga ao vendedor fornecer o produto especificado e obriga ao comprador pagar por ele.
Um contrato é um relacionamento legal sujeito a recurso no tribunal.
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Administração dos Contratos
É o processo de assegurar que o desempenho do fornecedor está adequada aos requerimentos contratuais.
Inclui a aplicação dos processos apropriados de gerência de projetos às relações contratuais, tais como:
• Execução do plano do projeto• Relato de desempenho• O controle de qualidade• O controle de mudanças
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Entradas para a Administração dos Contratos
1. Contrato.
2. Resultados do trabalho.
3. Requisições de mudanças.
4. Faturas dos fornecedores.
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Ferramentas e Técnicas para a Administração dos Contratos
1. Sistema de controle de mudança contratual. - define o processo pelo qual o contrato pode ser alterado
2. Relatório de desempenho - o fornece à gerência, informaçõessobre a eficiência do fornecedor com relação ao atendimento dosobjetivos do contrato.
3. Sistema de pagamento. - são, normalmente, processados pelo sistema de contas a pagar da organização executora
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Saídas da Administração dos Contratos
1. Correspondências.
2. Mudanças contratuais
3. Requisições de pagamento.
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Encerramento do Contrato
É similar ao encerramento administrativo. Na medida em que ele envolve tanto a verificação do produto quanto o fechamento administrativo.
Os termos e condições contratuais podem determinar procedimentos específicos para encerramento do contrato.
O término precoce de um contrato é um caso especial deencerramento do contrato
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Entradas para o Encerramento do Contrato
1. Documentação do contrato. - inclui o próprio contrato junto com todos os cronogramas de suporte, mudanças contratuais requisitadase aprovadas, qualquer documentação técnica desenvolvida pelo fornecedor, relatórios de desempenho do fornecedor, documentosfinanceiros tais como faturas e registros de pagamentos, e os resultados de quaisquer inspeções relacionadas ao contrato
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Ferramentas e Técnicas para o Encerramento do Contrato
1. Auditorias de contratação. - Uma auditoria de contratação é umarevisão estruturada do processo de contratação desde o planejamento da contratação até a administração do contrato.
O objetivo dessa auditoria é identificar os sucessos e falhas que possam ser transferidos para outros itens de compra, neste ou em outros projetos da organização executora.
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Saídas do Encerramento do Contrato
1. Arquivo do contrato. - Um grupo de documentos deve serpreparado e indexado para composição do arquivo final do projeto.
2. Aceitação formal e fechamento. - A pessoa ou a organização responsável pela administração do contrato deve informar o término do contrato ao fornecedor, através de notificação formal escrita. Os requerimentos para aceitação formal e fechamento são,normalmente, definidos no contrato.