Gerenciamento Eletrônico de documentos
• 3.1. Agenda (tópicos da apresentação)
• 3.2. Introdução (Conceitos Iniciais)
• 3.3. Características gerais da solução apresentada, como funciona, características...
• 3.4. Relação com a GI
• 3.5. Conclusão
• 3.6. Referências
• 3.7. Questões sobre o assunto apresentado
3.2. Introdução
3.2. Introdução
• Para Avedon (2002, p. 11), o GerenciamentoEletrônico de Documentos, neste contexto, éUma configuração de equipamentos,software e, normalmente, de recursos detelecomunicação baseada em computador eautomatizada que armazena e gerenciaimagens (e seus índices) que podem ser lidaspor máquinas e processadas por computadorpara sua recuperação.
3.2. Introdução
• para o CENADEM (2009). Os sistemas deGerenciamento Eletrônico de Documentosnão são simplesmente sistemas degerenciamento de arquivos. O GED é mais,pois ele implementa categorização dedocumentos, tabelas de temporalidade,ações de disposição e controla níveis desegurança. É vital para a manutenção dasbases de informação e conhecimento dasempresas.
3.2. Introdução
3.2.1 Algumas vantagens do gerenciamento, expostas no site do CENADEM (2009)
• Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001.
• Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos documentos em rede.
• Absoluto controle no processo de negócio.
• Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
• Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento.
• Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos.
3.2.2 Algumas vantagens do gerenciamento, expostas no site do CENADEM (2009)
• Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais.
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
• Grande melhoria no processo de tomada de decisões.• Aproveitamento de espaço físico.
• Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos.
• Evitar extravio ou falsificação de documentos.
• Integração com outros sistemas e tecnologias.
3.2.3 Algumas vantagens do gerenciamento, expostas no site do CENADEM (2009)
• Aproveitamento da base de informática já instalada na sua empresa.
• Mais agilidade nas transações entre empresas.
• Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos.
• Exigência da alta competitividade.
• Melhor atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas precisas e instantâneas.
• Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
• Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos, com redução de despesas e permitindo que funcionários trabalhem a partir de casa.
• Única solução para cumprir prazos de recursos em processos, como no caso de multas de trânsito.
3.2.4 Algumas vantagens do gerenciamento, expostas no site do CENADEM (2009)
•Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP e CRM.
3.3. Características gerais da solução apresentada
3.4. Relação com a GI
• Permite aplicar efetivamente a gestão dainformação uma vez que não é possível impedirque o usuário cometa erros sem o uso de umaferramenta que proteja o usuário de si mesmo.
• O GED fornece um caminho a ser seguido enesse caminho são aplicadas as politicas desegurança.
• Fornece ferramentas efetivas para os gestoresmedirem a produtividade dos funcionários.
3.5.1 Conclusão
• O gerenciamento agrega valor ao serviço,funções e atividades, que, neste caso, estãorelacionadas à informação. E, como bem sesabe, a informação hoje tem o valor agregadono contexto histórico, institucional e pessoal,por isso os arquivos públicos ou empresariaisestão buscando meios de gerir, guardarpreservar e disponibilizar esta massadocumental da melhor maneira.
3.5.2 Conclusão
• O sistema agilizou o acesso à documentação,facilitando em muito as atividades do setor. Antes ofuncionário fazia o pedido da documentação contidano Arquivo Central e, através do malote, alguém sedeslocava ate o setor pegava o documento, levava atea PRDHS, para assim poder atender a necessidadeinformacional dos usuários. Isso muitas vezesdemorava um dia, ou mais, poucas vezes algumashoras, com o sistema o acesso é imediato, mediante adisposição da velocidade de acesso da rede, que asvezes fica lenta. Mas mesmo assim é mais rápido queo sistema de acesso anterior ao documento emformato papel.
3.5.3 Conclusão
• Verificou-se que o atendimento ao usuário ficoumais rápido. O sistema permite a visualização dodocumento disponível na base, e se necessárioimprimir uma cópia. Isso acarretou algunsbenefícios, o primeiro é a questão dadurabilidade da documentação em formatopapel, que não é mais, manuseadoconstantemente, e o principal é, a questão daampliação do acesso documental, à diversosusuários ao mesmo tempo, atendendo aoobjetivo do GED, que é agilizar o acesso adocumentação.
3.6. Referências
• Trabalho de concluso de curso-Juliana Fachin
http://pt.slideshare.net/julianafachin/ged-gerenciamento-eletrnico-de-documentos-5200299
Videos do Youtube.com
http://www.youtube.com/watch?v=nyFrxmWY4DE
http://www.youtube.com/watch?v=lZ0pE2jd04u
3.7 Questões sobre o assunto apresentado
• O GED é uma Tecnologiaviabilizadora de outras, comoERP e CRM? Justifique a suaresposta.
• É possível implementar Gestãoda informação sem o uso deGED? Justifique a sua resposta.
