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Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen
Debitoren und Mahnwesen
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Überblick
Bestellwesen, Debitoren-BH, Mahnwesen. Welche Geschäftsprozesse fallen hier an?
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Lernziele
1 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung.2 Kontrollen beim Auftragsbearbeitung.3 Geschäftsprozesse Debitoren-BH.4 Kontrollen in der Debitoren-BH.
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Lernziel 1
Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung
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Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung
Der Bestellwesen-Prozeß umfaßt folgende Aktivitäten:
– Anfragen (optional)– Kontaktierung (optional)– Bestellannahme– Versand– Fakturierung
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Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung
Kontakt-Herstellung
Kontakt-Herstellung
AnfrageAnfrage
Bestell-annahmeBestell-
annahme
VersandVersand
FakturierungFakturierung
OptionaleSchritte
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Enterprise Resource Planning
Ein ERP-System ist ein Informationssystem, welches umfangreiche Geschäftsdaten (u.a. auch) im Zusammenhang mit dem Bestellprozeß verwaltet.
Bekanntestes Produkt: SAP R/3 Alternativen: Baan, Navision, Movex (Intentia),
Peoplesoft, Oracle Financials, …
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Kundenstammdaten
Kunden-Stammdaten stellen alle die einzelnen Kunden betreffenden Daten dar (Name, Adresse, Kreditkonditionen, …).
Diese Daten müssen zunächst angelegt werden, bevor Bestellprozesse angestoßen werden können.
Im SAP R/3 sind vier Arten von Stammdaten erforderlich.
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Kundenstammdaten
Es handelt sich um folgende Datensatz-Strukturen:
1 Sold-to-customer records2 Ship-to-customer records3 Bill-to-customer records4 Payee customer records
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Kundenstammdaten
Bei Neuanlage eines sold-to-customer master records, werden die anderen drei master records automatisch (mit identischen Kundendaten) angelegt.
Diese Datensätze sollten einzigartig sein. SAP R/3 setzt außerdem voraus, dass ein
Kunde als “kundenfähig” (approved to sales) eingestuft wird, bevor diese Datensätze generiert werden können.
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Datenfelder
Die master records werden durch Dateneingabe angelegt.
In R/3 erfolgt die Eingabe durch eine Abfolge von Bildschirmmasken.
In jeder Maske werden bestimmte Kundenattribute erfaßt.
Welche Erfassungsmasken zur Kundenanlage existieren in R/3?
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Datenfelder
Initial Screen Customer Address Control Data Marketing Payment Transactions Unloading Points
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Datenfelder
Foreign Trade Contact Person Account Management Payment Transactions Correspondence Insurance
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Datenfelder
Sales Shipping Billing Taxes Output Screen Partner Functions
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Einmalkunden
R/3 gestattet auch die Anlage spezieller, einfacher master records für “Laufkundschaft”.
Diese master records enthalten lediglich minimale Informationen, nämlich:
Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, and Output Create Customer-Bildschirmmasken.
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Auftragsbearbeitung in SAP R/3
Auftragsbearbeitung stellt den Vorgang da, bei dem die Kundenbestellungen vom Lager der Fertigprodukte bedient werden.
Ohne Kundenstammsatz kann keine Bestellung angelegt werden.
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Lernziel 2
Kontrollen bei der Auftragsbearbeitung
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Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung
Kontrollen der Transaktionszyklen basieren auf der Funktionstrennung in Geschäftsprozessen.
Welche Funktionen sind das?– Bestellannahme– Kreditgewährung– Verwaltung der Fertigprodukte
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Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung
– Versand– Fakturierung– Mahnwesen– Hauptbuchkonten
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BestelleingangCustomer
OrderCustomer
Order
SalesOrderSalesOrder
EnterOrderEnterOrder
CreateOrderCreateOrder
Master Price List
Order Database
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KreditgewährungSalesOrderSalesOrder
ApproveCredit
ApproveCredit
RetrieveNew Orders
RetrieveNew Orders
Order Database
CreditProcessing
CreditProcessing
ApprovedSales Order
ApprovedSales Order
Credit Files
Approved Order Released
for Further Processing
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Lagerverwaltung
PreparePicking
List
PreparePicking
List
PickingList
PickingList
PickOrderPick
Order
Order Database
DeliveryProcessing
DeliveryProcessing
Picking ListWith GoodsPicking ListWith Goods
Inventory Database
To Shipping
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VersandPicking ListWith GoodsPicking ListWith Goods
PackingList
PackingListMatch Ship
OrderMatch Ship
Order
DeliveryProcessing
DeliveryProcessing
Packing ListWith GoodsPacking ListWith Goods
Bill ofLadingBill ofLading
Order Database
Finished Goods
Customer
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FakturierungBilling
ListBilling
List
Order Database
PrepareJournalEntry
PrepareJournalEntry
PrepareInvoicePrepareInvoice
InvoiceProcessing
InvoiceProcessing
JournalVoucherJournal
Voucher
InvoiceInvoice
Customer
Periodically
General Ledger
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Debitoren, Mahnwesen
ControlTotal
ControlTotal
InvoicePosting List
InvoicePosting List
InvoicePostingInvoicePosting
PreparePosting List
PreparePosting List
ReviewPost
ReviewPost
Order Database
General Ledger
Accounts Receivable
Ledger
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HauptbuchControlTotal
ControlTotal
JournalVoucherJournal
VoucherAccounts
Receivable
ComparePost
ComparePost
GeneralLedger
Processing
GeneralLedger
Processing
General Ledger
Billing
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Lernziel 3
Geschäftsprozesse Debitoren-BH
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Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Der Debitorenverwaltungs-Prozeß beinhaltet Forderungen und Mahnwesen ebenso wie die Verwaltung von Anzahlungen.
Die Forderungen stellen oftmals den Löwenanteil des Working Capital eines Unternehmens dar.
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Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Debitorenbuchhaltung beinhaltet auch die Kreditgewährung und die Zahlungs-History.
Diese Informationen sind zentral für die in diesem Bereich anfallenden Geschäftsprozesse.
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Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Es existiert ein separater Rechnungskreis (“offene Posten”) mit Konten für die einzelnen Kunden, sowie ein Sammelkonto im Hauptbuch.
Die Zahlungs-Eingangsinformationen kommen zum Ausgleich von der Rechnungsabteilung.
Ebenso Zahlungserinnerungen und Wertberichtigungen.
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Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Debitorenbuchhaltungen können nach zwei Prinzipien organisiert sein:
1 Open-item processing (Offene Posten)2 Balance-forward processing (eigener
Rechnungskreis mit Konten und Abschlüssen für jeden Kunden)
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Lernziel 4
Kontrollen in der
Debitoren-BH
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Kontrollen in der Debitoren-BH
Accounts Receivable
RemittanceAdvices
RemittanceAdvices
RemittanceAdvices
RemittanceAdvices
Cash Receipts
![Page 34: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/34.jpg)
Kontrollen in der Debitoren-BH
InvoicesInvoicesControlTotalsControlTotals
ControlTotalsControlTotals
BillingGeneral Ledger
Accounts Receivable
![Page 35: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/35.jpg)
Kontrollen in der Debitoren-BH
Cash Receipts
ControlTotalsControlTotals
ControlTotalsControlTotals
JournalVoucherJournal
Voucher
JournalVoucherJournal
Voucher
BillingGeneral Ledger
![Page 36: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/36.jpg)
Kontrollen in der Debitoren-BH
ReceivingSales
ReturnMemo
SalesReturnMemo
SalesReturnMemo
SalesReturnMemo
SalesReturnMemo
SalesReturnMemo
CreditMemoCreditMemo
CreditMemoCreditMemo
Billing Accounts ReceivableCredit
![Page 37: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/37.jpg)
Kontrollen in der Debitoren-BH
Customer
StatementsStatements StatementsStatements
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Credit Accounts Receivable
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Forderungsabschreibung
Auch bei den Forderungsabschreibungen ist eine Funktionstrennung wichtig.
Zuerst müssen die Kundenkonten mit fälligen Außenständen untersucht werden.
Dies wird mit einer speziellen Auswertung durchgeführt (aged trial balance report).
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Forderungsabschreibung
Treasurer
Write-OffMemo
Write-OffMemo
FileFile
WorthlessAccount List
WorthlessAccount List
Credit
Accounts Receivable
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
Aged TrialBalance
1
Write-OffMemo
Write-OffMemo
Write-OffMemo
Write-OffMemo1 1
2
3
![Page 40: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/40.jpg)
Forderungsabschreibung
Notifications
WorthlessAccount List
WorthlessAccount List
ControlTotal
ControlTotal
Credit Accounts Receivable
General Ledger
Internal Audit
Write-OffMemo
Write-OffMemo 3
Write-OffMemo
Write-OffMemo 3
ControlTotal
ControlTotal
WorthlessAccount List
WorthlessAccount List
![Page 41: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/41.jpg)
Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Ein Anzahlungs-Prozeß wird angestoßen, wenn ein positiver Kundensaldo besteht.
Anzahlungen werden entweder bar oder durch Überweisungen getätigt (oftmals persönlich an Kassen).
![Page 42: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/42.jpg)
Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Kundenzahlungen sollten stets durch Empfangsbestätigungen sowie monatliche Kundensaldenlisten dokumentiert werden.
Dokumentierte offene Forderungen ermöglichen Zuordnung und Kontrolle von Zahlungseingängen.
![Page 43: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/43.jpg)
Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Die wichtigste Kontrollmöglichkeit des Anzahlungs-Prozesses besteht in der strikten Trennung folgender Aufgabenbereiche:
– Postempfang– Zahlungseingang– Debitorenbuchhaltung– Hauptbuch-Kontenführung
![Page 44: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/44.jpg)
Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
– Bank– Innenrevision Um Zahlungen, welche per Post eingehen, zu
kontrollieren, ist es erforderlich, dass niemand in der Postabteilung, beim Zahlungseingang oder in der Debitorenbuchhaltung den gesamten Vorgang steuern kann.
![Page 45: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/45.jpg)
Geschäftsprozesse Barverkauf
Der wesentliche Unterschied zwischen einem Barzahlungsverkaufs-Prozeß und einem Anzahlungs-Prozeß besteht darin, dass beim Barzahlungsverkauf kein vorzeitiger Zahlungsmittel-Zugangs-Datensatz erfaßt wird.
Barzugänge müssen in einem Kassenbuch unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen laufend dokumentiert werden.
![Page 46: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/46.jpg)
Geschäftsprozesse Barverkauf
Empfangsbestätigungen werden erstellt und den Kunden übermittelt.
Was ist eine Kunden-Prüfung (customer audit)?
Die Beschreibung eines Vorgangs, bei dem der Kunde als Kontrollinstanz der originären Dokumentation eines Geschäftsfalls fungiert.
![Page 47: Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen](https://reader030.vdocuments.pub/reader030/viewer/2022012823/55204d6249795902118b6de7/html5/thumbnails/47.jpg)
Geschäftsprozesse Barverkauf
Welche solche Vorgänge gibt es?– Eine Preisanzeige, die es dem Kunden
ermöglicht, das Retourgeld zu überprüfen– Kunden mit gratis-Waren zu belohnen, falls
ihre Rechnungen fehlerhaft sind