Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 15/05/2013
1° Semestre de 2013
Consolidando o aprendizado de Gestão de Projetos
Através da prática, consolidar o aprendizado dos conceitos de Gestão de Projetos apresentados nas últimas semanas
Provocar a reflexão sobre a situação do Projeto TCC...
Mudanças de escopo
Mudanças no grupo
Foco
Organização
Resolver ou aceitar os problemas
Provocar a reflexão sobre a situação do Projeto TCC...
Mudanças de escopo
Mudanças no grupo
Foco
Organização
Resolver ou aceitar os problemas
Espero que vocês tenham aproveitado os dois
objetivos
Após concluirmos a atividade, alguns conceitos precisam ser revisados...
A justificativa deve responder a seguinte pergunta: Qual problema precisamos resolver?
Aqui o foco é no problema, e não na solução
A solução será descrita nas seções...
▪ 5. Descrição Macro da Solução
▪ 6. Escopo / Principais entregas
Por que é importante pensar na justificativa?
Precisamos entender o problema, antes de propor (ou detalhar) a solução!
Cuidado ao perder o foco da justificativa do projeto!
“People don’t want to buy a quarter-inch drill. They want a quarter-inch hole!” Theodore Levitt
Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são
considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração
Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo
Restrição Limitação ou imposição de limite
Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido
Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.
▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.
Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12
▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000
Todos podem fazer tudo? Cuidado com a difusão de responsabilidade
Artigo recomendado: www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/difusao-de-responsabilidade/29147/
Lembrem-se do ditado...
“Cachorro que tem dois donos morre de fome.”
Definam os papéis e as responsabilidades de cada membro da equipe
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Pessoa, grupo ou organização que tem interesse ou pode afetar, ser afetado, ou perceber-se afetado por qualquer aspecto de um projeto
ABNT NBR ISO 21500:2012
Pessoa, grupo ou organização que tem interesse ou pode afetar, ser afetado, ou perceber-se afetado por qualquer aspecto de um projeto
ABNT NBR ISO 21500:2012
Podemos considerar como stakeholders:
A equipe do projeto
O sponsor
O cliente
O fornecedor
Minha família
Será que esqueci de algum stakeholder? É importante detalhar o mapeamento e verificar
se faltou alguém Qual é o papel e a influência do stakeholder
dentro do projeto? Papel: Qual é a função deste stakeholder dentro
do projeto?
Influência: Alta? Média? Baixa? O stakeholder pode ter um cargo irrelevante, mas ser bem relacionado dentro da empresa
Será que esqueci de algum stakeholder? É importante detalhar o mapeamento e verificar
se faltou alguém Qual é o papel e a influência do stakeholder
dentro do projeto? Papel: Qual é a função deste stakeholder dentro
do projeto?
Influência: Alta? Média? Baixa? O stakeholder pode ter um cargo irrelevante, mas ser bem relacionado dentro da empresa
Lembre-se: O stakeholder pode ter o poder de matar o seu
projeto!
Considerando a importância do tema, o Gerente de Projeto precisa ter um Mapa de Stakeholders
Mapa de Stakeholders:
Lista de todos os stakeholders do projeto, destacando o papel e a influência de cada um
Dependendo do papel e influência do stakeholder, será necessário montar um plano de ação para gerenciá-lo
Exemplo...
Importante: O Mapa de Stakeholders é uma ferramenta exclusiva da equipe de gestão do projeto (ou talvez somente do gerente de projeto)
Stakeholder Papel Influência Plano de Ação
Zé das Couves (Analista
Financeiro)
Aprovar relatórios
financeiros do BI
Alta (afilhado do
CFO)
Envolvê-lo na definição e
aprovação dos relatórios
Exemplo...
Importante: O Mapa de Stakeholders é uma ferramenta exclusiva da equipe de gestão do projeto (ou talvez somente do gerente de projeto)
Stakeholder Papel Influência Plano de Ação
Zé das Couves (Analista
Financeiro)
Aprovar relatórios
financeiros do BI
Alta (afilhado do
CFO)
Envolvê-lo na definição e
aprovação dos relatórios
Por que não é recomendável compartilhar o Mapa de Stakeholders
com o cliente?
O que o Mapa de Stakeholders não é? Ele não é um Plano de Recursos Humanos ▪ Então não tente definir ações para sua equipe através
dele
Ele não é um Plano de Comunicação ▪ Então não queira detalhar nele as formas como se
comunicará com os seus stakeholders
O Mapa de Stakeholders pode ser uma lista informal, que é atualizada durante todo o projeto
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOProcesso para Gestão de Projetos
MAPA DE STAKEHOLDERS
STAKEHOLDER PAPEL INFLUÊNCIA PLANO DE AÇÃO
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas
Fonte: PMBoK, 4ª Edição
Não basta definir o que faz parte do escopo, mas, principalmente, o que está fora do escopo
A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo
Sim!!!!
A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto
Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado
Fonte: PMBoK, 4ª edição
Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas
Fonte: PMBoK, 4ª edição
Escopo do projeto: Documentação
Gestão da Mudança
Treinamento da Equipe
Sistema
Projeto
Escopo do projeto:
Escopo do produto:
Documentação Gestão da Mudança
Treinamento da Equipe
Sistema
Sistema
Cadastro Relatórios Controle
de Acesso Banco de
Dados Parametri
zações
Projeto
O escopo do produto é muito importante, mas não deve ser considerado isoladamente, pois ele faz parte do escopo do projeto
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de iniciação.
Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP?
Quais atividades eu preciso incluir no cronograma?
EAP...
Estrutura Analítica do Projeto
Também conhecida como WBS: Work Breakdown Structure
Decomposição das entregas que compõem o projeto
Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar e definir o escopo do projeto!
Também facilita a estruturação do cronograma
É muito mais fácil gerenciar as “partes menores”! (especialmente em grandes projetos)
Lembre-se!
A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito e quem fará
Exemplo de EAP:
Pedreiro Eletrônico
Documentação
Manual Descrição
de Caso de Uso
Requisito Funcional
Requisito Não
Funcional
Regras de Negócio
Plano de Testes
Cenário de Testes
Script de Testes
Diagrama de Classes
Sistema
Cadastro de
Pedreiros
Cadastro de
Materiais Relatórios
Controle de Acesso
Exemplo de Cronograma: PEDREIRO ELETRÔNICO
SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO
1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4
DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL
Plano de Testes
Criar plano de testes José
Validar com Gerente José
Realizar testes Manoel
Diagrama de Caso de Uso
Levantar requisitos Joana
Criar diagrama de Caso de Uso Maria
Validar com o cliente Maria
SISTEMA
Cadastro de Pedreiros
Codificar módulo Luiza
Realizar testes unitários Luiza
Encaminhar módulo para a célula de testes Pedro
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Agora que você já mapeou todas as partes interessadas, é hora de planejar a comunicação!
Por que a comunicação é importante? O Gerente do Projeto passa a maior parte do
tempo comunicando-se com... ▪ Equipe
▪ Sponsor
▪ Fornecedores
▪ Demais stakeholders
...então é fundamental definir como e quando nos comunicaremos com os stakeholders do projeto
Qual é o meu público-alvo?
Observar a lista de stakeholders!
O que é necessário comunicar?
Situação do projeto (prazo, custo, etc.)?
Novas entregas?
Cada público com o seu nível de informação!
Qual é a frequência?
Diário? Semanal? Quinzenal?
Exemplos de ferramentas de comunicação...
Relatório de Status (apresentação ou detalhado)
Site do Projeto
Diário de Bordo
Apresentação Executiva
Situação Financeira do Projeto
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOProcesso para Gestão de Projetos
PLANO DE COMUNICAÇÃO
NOME PÚBLICO-ALVO FORMA DE ENVIO FREQUÊNCIARESPONSÁVEL PELA CRIAÇÃO /
DISPONIBILIZAÇÃO
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...
Quem fará parte da equipe?
Como a equipe do projeto será estruturada? (organograma)
Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...
Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?
Treinamentos serão necessários?
É necessário contratar alguém?
Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...
Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?
Treinamentos serão necessários?
É necessário contratar alguém?
Não deixe para pensar nos Recursos Humanos somente quando o projeto
entrar na execução!
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Primeiro, vamos entender a definição de risco...
Definição do PMBoK, 4ª edição:
Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,
provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto
O risco envolve...
Incerteza
Impacto
Probabilidade
Oportunidades
Risco...
de atraso
de não atender o escopo
de não cumprir o orçamento
de não ser homologado
de algum membro da equipe sair da empresa
de antecipar a entrega
de superar as expectativas do cliente
Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são
considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração
Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo
Restrição Limitação ou imposição de limite
Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido
Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.
▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.
Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12
▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000
Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... A Roberta, especialista em BI, vai participar do
projeto. ▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?
▪ O que faremos se ela sair?
O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 ▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?
▪ O que faremos se o projeto atrasar?
# Descrição Fonte
001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento
002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente
003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova
Vários riscos serão identificados A análise permite priorizar o foco no
tratamento dos riscos!
Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer?
Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos, caso o risco ocorra?
Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco
# Descrição Prob. Imp. Criticidade
001 Entrega fora do prazo 4 5 20
002 Escopo não atendido 3 4 12
003 Não aceitação do sistema pelos clientes
2 3 6
Quando for um risco negativo...
Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais)
Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro)
Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade
Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer
Quando for um risco positivo...
Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize
Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)
Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade
Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize
# Descrição Criticidade
Estratégia de Resposta ao Risco
Plano de Ação
001 Entrega fora do prazo
20 Mitigar O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quanto vai custar? Quem será envolvido?
002 Escopo não atendido 12 Mitigar
003 Não aceitação do sistema pelos clientes
6 Aceitar
SISTEMAS DE INFORMAÇÃOProcesso para Gestão de Projetos
PLANO DE RISCOS
CÓDIGO DO
RISCODESCRIÇÃO DO RISCO
TIPO
(Positivo ou Negativo?)
FONTE
(Qual é a origem do
risco?)
PROBABILIDADE
(De 1 até 5)
IMPACTO
(De 1 até 5)
CRITICIDADE
(Probabilidade x Impacto)
ESTRATÉGIA DE RESPOSTA AO
RISCOPLANO DE AÇÃO
RESPONSÁVEL PELO PLANO DE
AÇÃO
(Nome e Papel no Projeto)
1 3 3 9 Eliminar
2 4 1 4 Transferir
3 5 4 20 Aceitar
4 5 5 25 Mitigar
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
# DESCRIÇÃO TIPO CRITIC. SITUAÇÃO AÇÕES
1
2
3
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
Acompanhar tudo que foi planejado!
Todos os planos criados (por isso é fundamental não criar planos desnecessários!)
Reforçando: A EAP e o Cronograma são ótimos materiais de apoio para o monitoramento!
Há desvios?
Avaliar se é necessário definir um plano de ação para que o projeto volta ao planejado ou se é necessário rever o planejamento
Mudanças são necessárias?
Etapa 2. Gerenciar as mudanças
Pior do que tomar a decisão errada é não tomar uma decisão!
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as
mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
Nada é permanente, exceto a mudança. (Heráclito)
Mudanças possíveis dentro de um projeto:
Escopo
Prazo
Custo
Critérios de qualidade
Equipe
Qualquer outro item planejado
Mudanças possíveis dentro de um projeto:
Escopo
Prazo
Custo
Critérios de qualidade
Equipe
Qualquer outro item planejado
Como devemos tratar as mudanças no planejamento do projeto?
Considerando o tipo de mudança, consulte o Mapa de Stakeholders para avaliar quem deve ser envolvido... Talvez a mudança precise ser contemplada após o
término do projeto
Talvez a mudança vá impactar em alguma premissa ou restrição
Talvez a mudança seja resultante de uma definição de escopo mal feito
Talvez o planejamento tenha sido otimista demais
Etc...
Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...
Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...
1º Avaliar. 2º Negociar. 3º Decidir.
4º Executar.
1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do
projeto
Executar o que foi combinado no Plano de Comunicação
Quais ferramentas de comunicação serão utilizadas?
Qual é a frequência?
Qual é o público?
Como o comunicado será feito?
A comunicação é um dos fatores críticos para o sucesso do projeto!
[email protected] www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida