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Gestão de Tempo
•Compreender a importância de uma boa Gestão de
Tempo e organização pessoal
•Desenvolver estratégias para uma organização
pessoal e de tempo eficazes
•Aprender a aplicar as técnicas de gestão de tempo,
de forma a melhorar a qualidade de vida de cada um.
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Resultados de um Inquérito sobre:
Como os portugueses gastam o seu tempo?Como os portugueses gastam o seu tempo?
O sono, as refeições e os cuidados pessoais ocupam, em
média, o equivalente a praticamente 12 em cada 24 horas do
dia;
São passadas cerca de 7H37 no trabalho;
São gastas 1h31 em deslocações de carro;
5h00, ou seja, um quinto das 24 horas, ocupadas pelas
mulheres a tratar da casa;
Os homens passam 2h nas tarefas do lar;
2h00 são gastas pelos mais jovens em refeições.(INE, 1999)
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1. Organização
Pessoal e
Planeamento
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Problemas Comuns da Gestão de TempoProblemas Comuns da Gestão de Tempo
Exercício 1:Exercício 1:
Brainstorming Brainstorming
Quais são os principais Quais são os principais
problemas que o grupo problemas que o grupo
considera, relacionados com a considera, relacionados com a
gestão de tempo?gestão de tempo?
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Qual a Solução?Qual a Solução?Factores que “Devoram” o TempoFactores que “Devoram” o Tempo SoluçõesSoluções
Perfeccionismo
Querer Fazer Tudo
Fazer Muitas Coisas ao Mesmo Tempo
Colaboradores e Colegas não Respeitam Prazos
Frequentes Interrupções Telefónicas
Trabalhar sem Plano de Acção, sem fixar Prioridades
•Não fazer melhor do que é solicitado. O óptimo é inimigo do bom
•Delegar
•Fazer uma coisa após a outra (Fixar Prioridades)
•Fixar prazos e inscrevê-los na agenda. Introduzir o princípio do compromisso voluntário.
•Analisar as mensagens recebidas (Fixar pedidos de não interrupção e desviar chamadas, ...)
•Fixar Objectivos para cada dia (fazer as tarefas importantes antes das tarefas urgentes)
Em Suma...Em Suma...Em Suma...Em Suma... ... Organizarmo-nos em ... Organizarmo-nos em torno das Prioridades!torno das Prioridades!... Organizarmo-nos em ... Organizarmo-nos em torno das Prioridades!torno das Prioridades!
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•Os objectivos são fundamentais. •Sem objectivos não alcançamos metas. •Evoluem em função do tempo, das mudanças, das situações.
Uma pergunta pode ocorrer a cada um de nós – Quais são os meus objectivos?
1. Estabelecer 1. Estabelecer Objectivos:Objectivos:O que são?O que são?
Quem não o faz, facilmente se perde no tempo!
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Conseguimos obter ganhos de tempo e de produtividade consideráveis, qualquer que seja o nosso contexto para se
gerir o tempo, se adoptar-mos a seguinte técnica que nos vai ajudar a construir objectivos:
Formular 6 perguntas – Exercício
Se não planear correctamente
o caminho para chegar ao seu
destino, nunca saberá quanto
tempo precisa para atingir!
Exercício
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2. Definir Prioridades
““As coisas verdadeiramente As coisas verdadeiramente
importantes não podem importantes não podem
estar à mercê das menos estar à mercê das menos
importantes, caso contrário importantes, caso contrário
passamos a vida a fazer passamos a vida a fazer
coisas urgentes e nunca coisas urgentes e nunca
temos tempo para aquelas temos tempo para aquelas
que, na verdade, podem que, na verdade, podem
fazer a diferença nas nossas fazer a diferença nas nossas
vidas pessoais e vidas pessoais e
profissionais”profissionais”
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Estabelecer prioridades não é mais que distinguir o que é
importante do que é urgente. Urgência e Importância são
qualidades distintas das tarefas.
•Tarefa Importante – A que vai contribuir directamente para os seus objectivos.
•Tarefa Urgente – A que tem um prazo de finalização imediato. Traduz-se na seguinte questão: em termos de gestão de energia o que fazer?
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Critérios para Posicionar PrioridadesCritérios para Posicionar Prioridades
Julgar: Julgar: Você é o melhor juiz daquilo que tem para fazer. Permita que o Você é o melhor juiz daquilo que tem para fazer. Permita que o
sentimento de culpa e angústia que sente por não ter cumprido algo sentimento de culpa e angústia que sente por não ter cumprido algo
consiga agudizar o seu julgamento.consiga agudizar o seu julgamento.
Relativizar: Relativizar: Ao comparar tarefas e actividades deve ser evidente, que Ao comparar tarefas e actividades deve ser evidente, que
algumas têm prioridade sobre outras. Questão de orientação: “Neste algumas têm prioridade sobre outras. Questão de orientação: “Neste
momento qual é a melhor utilização que posso dar ao meu tempo?”momento qual é a melhor utilização que posso dar ao meu tempo?”
Regular o tempo: Regular o tempo: Os prazos servem para ditar prioridades. Um facto Os prazos servem para ditar prioridades. Um facto
importante que é o tempo necessário para o arranque de um projecto, de importante que é o tempo necessário para o arranque de um projecto, de
forma a conseguir ter o projecto concluído dentro do prazo previsto.forma a conseguir ter o projecto concluído dentro do prazo previsto.1111
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3. Importante / Urgente3. Importante / Urgente
ImportanteImportante: “que tem valor, interesse ou que é : “que tem valor, interesse ou que é relevante; que importa.relevante; que importa.
UrgenteUrgente: “que não pode ser adiado ou deve ser : “que não pode ser adiado ou deve ser feito imediatamente; que indica urgência, feito imediatamente; que indica urgência, que urge; iminente.que urge; iminente.
In: Dicionário de Língua Portuguesa
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Matriz do TempoMatriz do Tempo
UrgenteUrgente Não UrgenteNão Urgente
Problemas urgentesProblemas urgentes CrisesCrises Reuniões, relatórios e Reuniões, relatórios e Projectos em fase finalProjectos em fase final
PreparaçãoPreparação PlaneamentoPlaneamento Diversão saudávelDiversão saudável Clarificação de ValoresClarificação de Valores
Interrupções Interrupções desnecessáriasdesnecessárias Relatórios, informação Relatórios, informação desnecessáriadesnecessária Reuniões pouco Reuniões pouco importantes, mail, importantes, mail, telefonemastelefonemas Prioridades de outras Prioridades de outras pessoaspessoas
Telefonemas pouco Telefonemas pouco importantes, forwardsimportantes, forwards Desperdícios de tempoDesperdícios de tempo Actividades de “escape”Actividades de “escape” Excesso de descanso, Excesso de descanso, televisão, internettelevisão, internet
Impo
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UrgenteUrgente Não UrgenteNão Urgente
II
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21%21%
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26%26%
IV IV
24%24%
Impo
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mpo
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Diariamente somos confrontados com decisões a tomar sobre tarefas a realizar:
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Devemos, planear muito bem o nosso tempo. Um plano distingue-
se de uma lista de tarefas simples, porque inclui:
Lista de tarefas a realizar durante a semana;
Atribuição de grau de importância da tarefa/capacidade
de contribuição da tarefa para o nosso objectivo;
Atribuição de grau de urgência/prazo para cada tarefa;
Previsão da duração de cada tarefa.
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4. Planear e Controlar Actividades
Que cuidados deve ter quando fizer o seu plano semanal?
Estabelecer prioridades para todas as actividades
Ser realista quanto ao tempo que necessitar para levar a cabo
alguma tarefa
Deixar um tempo para os imprevistos
Começar por planear apenas cerca de 60% do tempo livre total
Dividir um trabalho complexo em várias componentes
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Assim, em vez de escrever: Fazer o relatório X, escreva e planeie:
1 – Prepare documentos necessários para X
2 – Leia-os
3 – Escreva o 1º capítulo de X, etc.
4 – Indique quanto tempo leva a fazer cada parte do projecto.
Exija uma sequência mais proveitosa para cada conjunto de actividades,
pois poupa tempo de umas tarefas para as outras.
Faça do plano um hábito.
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Horários:
• Fazer um horário é decidir em que altura realizar qual tarefa.
1.Como construir um horário?
• Colocar as tarefas e outras actividades fixas.
• Ordenar as tarefas nos espaços de tempo de acordo com o
estabelecimento de prioridades e das estimativas de
duração do plano.
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Dicas úteis:
Deixar o tempo necessário para cada tarefa, mas não
demasiado;
Juntar os itens semelhantes;
Não criar mais fragmentações no seu dia;
Se tem de fazer telefonemas, deve fazê-los todos de
uma vez;
Estamos em condições físicas melhores para fazer
certo trabalho em determinadas horas do dia.
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Tentar construir um horário diário de acordo com o ritmo
biológico natural;
Dedicar as melhores horas aos trabalhos mais
importantes;
Preparar o dia antecipadamente, planear, preparar e deixar
à mão o material que vai ser usado;
Utilizar os “tempinhos”;
Listar as tarefas que pode fazer em 10 minutos;
Fazer do tempo de transição tempo produtivo;
Inserir no horário tempo de calma (sem interrupções).
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Ser fiel ao SEU horário;
Avaliar os seus horários: antes de planear a semana
seguinte pensar:
• O que é que foi cumprido?
• O que é que não foi cumprido?
• O que poderá fazer amanhã para evitar que isso
volte a acontecer?
Resumindo, a chave do sucesso de uma boa gestão de
tempo é planear as nossas tarefas diárias.
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PlaneamentoPlaneamento
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“Ser perfeccionista não é fazer alguma coisa mais ou melhor ou buscar sempre a excelência; Mas sim ter a
convicção emocional errónea de que a perfeição é o único caminho para a aceitação pessoal. É a convicção de que
somente seremos aceites como pessoas se formos perfeitos."
Uma das principais falhas na gestão de tempo é o perfeccionismo. Conhecendo as causas, facilmente se compreende a sua relação com a
necessidade de uma boa gestão de tempo.
5. Óptimo é Inimigo do Bom
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Causas do Perfeccionismo
Medo de errar.
Os perfeccionistas comparam frequentemente erros com falhas.
Medo da desaprovação.
Pensamento definitivo.
Colocam a ênfase nos “deveria”.
Acreditando que outro é facilmente bem sucedido.
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• A forma mais eficaz de organizar a agenda é utilizar um auxiliar
único para todos os acontecimentos e todas as tarefas.
• Não é conveniente utilizar duplas agendas (a profissional e a
pessoal) ou agendas organizadas por pessoas diferentes.
• De acordo com as necessidades devemos escolher uma agenda
de bolso ou uma agenda de grande formato.
• É importante poder acrescentar ou retirar facilmente uma folha.
• A agenda deve ter dois grandes tipos de assuntos a tratar: os
assuntos permanentes (plano) e os assuntos quotidianos (agenda
propriamente dita).
6. Planificação e Gestão da Agenda
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ASSUNTOS PERMANENTES
• Apontamos tudo o que acontece ou nos é pedido, sem nos
obrigarmos a nenhum cumprimento.
Ex.: telefonar a X, escrever a Y, pensar em organizar Z.
• Esta lista deve ser relida periodicamente de forma a
verificar quais as tarefas prioritárias, as tarefas que já foram
executadas ou simplesmente as tarefas que foram
eliminadas.
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ASSUNTOS QUOTIDIANOS
Trata-se da agenda propriamente dita com todos os
pormenores;
Deverá ser escrita a lápis de forma a poder ser facilmente
adaptada ao decorrer do dia;
Deve ser actualizada diariamente a partir da consulta da
agenda e da lista de assuntos a tratar;
Deve figurar apenas o que está decidido fazer naquele dia;
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Reservar alguma margem de manobra, para resolver
imprevistos;
Determinar um período de tempo para cada acção
prevista;
Apontar todos os pormenores úteis à execução
(números de telefone, endereços, hora da reunião...);
Apontar o grau de prioridade atribuído a cada tarefa.
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2. Técnicas de Gestão Tempo
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Saber Delegar TarefasSaber Delegar Tarefas
Não tente fazer tudo!Não tente fazer tudo!
A delegação permite obter mais tempo A delegação permite obter mais tempo
disponível. Pode aprender a delegar e a disponível. Pode aprender a delegar e a
poupar muito do seu tempo.poupar muito do seu tempo.
Delegar é uma Arte!
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- Porquê delegar?- Porquê delegar?
Permite poupar tempoPermite poupar tempo
Liberta-o para tarefas que são mais importantesLiberta-o para tarefas que são mais importantes
Se delegar eficazmente a sua equipa tornar-se-á Se delegar eficazmente a sua equipa tornar-se-á
mais qualificada e comprometida. mais qualificada e comprometida.
Contribui para o sucesso da equipa, do Contribui para o sucesso da equipa, do
departamento, da empresa. departamento, da empresa.
Demonstra qualidades e competências de gestão.Demonstra qualidades e competências de gestão.
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O Ritmo de Actividade e a ProdutividadeO Ritmo de Actividade e a Produtividade
O ritmo de actividade e a produtividade aumenta a partir da O ritmo de actividade e a produtividade aumenta a partir da
delegação.delegação.
Delegar eficazmente significa:
• decisões tomadas perto de onde o trabalho é feito e
onde os problemas acontecem.
• tomar decisões mais rápido e melhor.
• reforçar uma imagem de sucesso da sua equipa.
Quando delega, poupa tempo para trabalho mais importante e Quando delega, poupa tempo para trabalho mais importante e
melhora a eficácia e estado de espírito da sua equipa.melhora a eficácia e estado de espírito da sua equipa.
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- Se não delegar:- Se não delegar:
• Criará um fardo para si. • A equipa não terá autoridade, responsabilidade ou
informação para tomar decisões. • Aumenta a falta de confiança na equipa.• Aumento de críticas, por parte das equipas.• Aumenta as interrupções.
A produtividade dos colaboradores e o ritmo das suas A produtividade dos colaboradores e o ritmo das suas
actividades tornam-se valiosas ferramentas para qualquer actividades tornam-se valiosas ferramentas para qualquer
líder de equipa e organização…líder de equipa e organização…
mas é sempre necessário saber como reforçá-las!mas é sempre necessário saber como reforçá-las!
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Tarefas Pessoais e Tarefas ProfissionaisTarefas Pessoais e Tarefas Profissionais
O Que delegar e a Quem?O Que delegar e a Quem?
• Delegar trabalho e poder é sensato, mas também
necessário se quer fazer bem o seu trabalho.
• Delegar não é dizer à equipa para fazer qualquer coisa
• Não é estar sempre em cima deles enquanto o fazem
• Preocupar-se constantemente sobre se estão a
conseguir fazer o trabalho.
Isto não é delegar é perder tempo!Isto não é delegar é perder tempo!
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A delegação pode assumir diferentes tipos:
Delegar parte da tarefa
Delegar toda a tarefa
Delegar o trabalho, mas esperar tomar todas as decisões
Delegar, mas esperar relatórios de progresso frequentes
Delegar e pedir o resultado no fim
Delegar é dar à sua equipa autoridade e liberdade para
fazer uma tarefa que normalmente seria feita por si.
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Que tarefas pode atribuir Que tarefas pode atribuir a cada um deles? a cada um deles?
Quem é a pessoa mais Quem é a pessoa mais madura para assumir madura para assumir esta responsabilidade? esta responsabilidade?
E qual é a mais E qual é a mais habilitada para cumprir habilitada para cumprir este objectivo com este objectivo com sucesso?sucesso?
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Os passos fundamentais para uma melhor Os passos fundamentais para uma melhor gestão de tempo:gestão de tempo:
1 - Desenvolver um sentido pessoal do tempo;
2 - Identificar as metas de longo prazo;
3 - Estabelecer planos de médio prazo;
4 - Planificar o dia;
5 - Utilizar o melhor possível o nosso melhor tempo;
6 - Organizar o trabalho de escritório;
7 - Gerir bem as reuniões;
8 - Delegar tempo ocupado de antemão;
9 - Cuidar da Saúde.
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Algumas Ideias Eficazes para ganhar TempoAlgumas Ideias Eficazes para ganhar Tempo
A nível pessoal e na reflexão e tomada de decisão:A nível pessoal e na reflexão e tomada de decisão:
Elaborar uma lista de assuntos reflectindo primeiro as prioridades;
Fazer uma coisa de cada vez, variando aquilo que faz;
Estabelecer datas, horas e limites e pedir aos outros que façam o
mesmo;
Ter em conta os seus defeitos e qualidades;
Face a um problema, reflectir se está realmente decidido a resolve-
lo;
Antes de tomar uma decisão, fixar critérios de satisfação;
Sempre que possível conceder um período de amadurecimento
antes da tomada de decisão.
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Questões ?
FIM
Ana Lúcia Pedrosa