Gestión de la Extensión
Abril - 2018
Gestión de la Extensión
Objetivo Implementar el enfoque de generación de valor en las
gestiones que realiza la UN con el fin de incrementar los
niveles de calidad, eficacia y eficiencia, a través de la
racionalización de tareas y tiempos, optimización de
recursos y simplificación de trámites.
Gestión de la Extensión
Referentes normativos y técnicos Tresprincipios:
1. Operación que logra los objetivos establecidos en la estrategiaorganizacional
2. Operación que se articula con la estructura organizacional y lasfuncionesycompetenciasdeltalentohumano
3. Operaciónquecumpleparámetrosnormativosydecalidad:
• Lagestiónaportaparalosfinesdeacreditación
• Calidad y efectividad en implementación de sistemas degestión
Gestión de la Extensión
Dos referentes normativos
Lineamientos de autoevaluación y acreditación institucional y de
programas del CNA
• Acuerdo 03 de 2014 • 14 lineamientos para acreditación
institucional • 10 lineamientos para acreditación
de programas • En ambos conjuntos, se pide
observancia de asuntos relacionados con la Organización, administración y gestión.
Normas técnicas
• ISO 9001:2015 • Modelo Integrado de Planeación y
gestión - decreto 1499 de 2017
Gestión de la Extensión
Enfoquede
generacióndevalor
Cadenadevalor
Enfoquede
procesos
Sistemade
entrega
Tres referentes técnicos
Gestión de la Extensión
Enfoque de cadena de valor
Relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos y resultados en la
que se añade valor a lo largo del proceso de transformación total
Definición de insumos en función de lo que necesita la
operación
Procesos necesarios para conseguir los bienes y
servicios que el proceso promete y que capaz de
transformar insumos
Consecución de productos que logran resultados intermedios y finales
Productos y resultados que son efectivos para alcanzar
impactos en la población objeto de la intervención
Gestión de la Extensión
Enfoque basado en procesos
Procesocomoconjuntodeactividades
interrelacionadasyqueinteractúanentresí
Actividadesquetransformanlos
elementosdeentrada(recursos)enproductos
ModelodeOperaciónporprocesos
representalaestructuraeinteraccionesentre
losprocesos
Clientesopartesinteresadasconnecesidadesy
expectativassobreproductosyresultados
Controldecadaprocesoeinteracción.
Losprocesosaportanvaloryestánalineados
conlosobjetivos
Gestión de la Extensión
Enfoque desde el sistema de entrega
Requerimientosdelosclientes/usuariosbajolafilosofíadelacalidad
Interaccionescliente/usuarioconlosprocesosmedianteacuerdosdeservicioquedefinencriteriospreviamente
acordados
Seprivilegialalógicadeprioridadesestratégicas
Capacidadquedebegestionarseparalaentregaoportunayadecuadadebienesyserviciosque
permitenlograrlosefectos
Preguntas:¿quiénhacequé?o¿quiénentregaquéaquién?.Identificacuellosdebotella,vacíosybuenas
prácticas
Gestión de la Extensión
¿Por qué falla el proceso?
¿Dónde están las buenas prácticas?
¿Cuál es el desempeño actual
del proceso?
Ejecución del componente en 3 pasos
Paso 1: Teoría del cambio aplicada
Gestión de la Extensión
Paso 2: Construir la cadena de valor
Cadena de valor teórica
Comprende la norma que sustenta el proceso
Define el “deber ser” del proceso y determina su diseño
Cadena de valor práctica
Comprende la situación actual del proceso y su desempeño
Indaga por la pertinencia frente a las necesidades de usuarios
Cadena de valor óptima
Define la forma como se requiere ajustar el proceso (mejora y
sostenibilidad, cumple atributos)
Gestión de la Extensión
Paso 2: Marco de desempeño en la cadena de valor
eficiencia
Objetivos Recursos Planear
Hacer
Verificar
Actuar
RESULTADOS
eficacia
calidad
PRODUCTOS
Gestión de la Extensión
Paso 3: Establecer el nuevo proceso
Requisitostécnicosparalarevisión
Enfoque basado en procesos: garantizar secuencia e interacción de procesos.
Comprensión de aspectosdeautoevaluacióndeprogramascurricularesylineamientosdeacreditación.
Generación de valor desde la gestión (medición de indicadores de desempeño).
Excelencia en monitoreo y evaluación.
Oportunidades de mejora de los procesos e interrelación con otros procesos.
Gestión de la Extensión
Promesa de valor (objetivo transformador)
Cadena de valor
Caracterización del nuevo proceso
Mejora de procedimientos
NUEVO PROCESO
Cadena de valor
Insumos y proveedores
Productos y partes
interesadas
Resultados esperados
• Interconectado con los demás procesos
• Con mecanismo de medición
• Con riesgos • Con normativa
definida
Gestión de la Extensión
Ficha técnica
• Se contó con 8 delegados de la Dirección Nacional de Extensión • Se revisó la documentación que sustenta la gestión de la Extensión, junto con la gestión de la
Propiedad Intelectual y la Innovación • Asistencia técnica del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental – SIGA • Proceso efectuado desde Diciembre de 2017
Gestión de la Extensión
Declaración de la promesa de valor
Formular, ejecutar y evaluar políticas, programas, planes, proyectos y servicios para el desarrollo de la extensión en sus diferentes
modalidades, que favorezcan la gestión de conocimiento en diálogo con el entorno económico, político, cultural, social, ambiental y tecnológico,
con el fin de coparticipar en la construcción de la sociedad.
Gestión de la Extensión
Garantía de mejora continua con el enfoque de cadena de valor
eficiencia
Promesa de valor
Insumosorecursos Definirpolíticasyplanes
Socializaryhacerseguimientoalaimplementación
Ejecutarestrategiasqueapoyanlagestión Comunicar
Gestionarproyectosensusmodalidades
Hacermedición,seguimiento,análisisyevaluacióndelagestiónrealizadaymejorar
RESULTADOS
Calidaddelaextensión
PosicionamientodelaofertadeExtensióncomotransformadorde
lasociedad
eficacia
calidad
PRODUCTOS
• Políticas,reglamentaciónylineamientos• Programas,planesyproyectos
formuladosparalagestión• EstrategiasdeapoyoalaGestióndela
Extensión• Buenasprácticasaplicadasparala
GestióndelaExtensión• Estrategiadecomunicacióndela
Extensióndiseñada,divulgadaygestionada
• Alianzasestratégicas• Proyectosdeextensiónejecutadosa
travésdesusdiversasmodalidades• Reconocimientosocialy
posicionamientodelaimageninstitucional
• Informesdegestiónydeevaluación• Planesdemejoramientoinstitucionales
formuladosyejecutados
Gestión de la Extensión
PLANEAR
Formulary/oajustarpolíticas,reglamentación,planes,programas
yproyectosestratégicosdelaextensión,enarticulaciónconlosprocesosmisionalesdeformacióne
investigación
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS
• PlanGlobaldeDesarrollovigente• Lineamientosparaconstrucción
PGDyparalaplaneaciónestratégicaeinstitucional
• Plandeaccióndelavigencia• Plandeaccióndelavigencia
anterior• Planesdemejoramientosuscritos
yejecutados• Informesdegestión• Criteriosytendenciasen
Extensión• Normativainterna• Apropiaciónpresupuestalparala
vigencia• Políticasyreglamentacionesde
investigaciónycreaciónartísticaformuladas
RESULTADOS
• PolíticasyreglamentacióndelaExtensión• LineamientosparalagestióndelaExtensión• Programas,planesyproyectosformulados
paralaGestióndelaExtensión
Gestión de la Extensión
HACER
SocializaryhacerseguimientoalaimplementacióndePolíticas,
reglamentaciónylineamientosdelaExtensión
EjecutarestrategiasqueapoyanlagestióndelaExtensión
Diseñar,divulgarygestionarlaEstrategiadeComunicacióndela
Extensión
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS
• PolíticasyreglamentacióndeExtensión
• LineamientosdelagestióndelaExtensión
• IniciativasdeExtensión
RESULTADOS
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensiónSocializadaseimplementadas
• EstrategiadecomunicacióndelaExtensióndiseñada,divulgadaygestionada
• Alianzasestratégicas
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensión
• Programas,planesyproyectosparalaGestióndelaExtensión
• IniciativasdeExtensión
• EstrategiasdeapoyoalaGestióndelaExtensiónEjecutadas
• BuenasprácticasaplicadasparalaGestióndelaExtensión
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensión
• Programas,planesyproyectosparalaGestióndelaExtensión
• Normativa,lineamientosydirectricesdecomunicacióninstitucional 1
Gestión de la Extensión
HACER
Gestionarproyectosdeextensiónensusdiversasmodalidades
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS RESULTADOS
• Proyectosdeextensiónejecutadosatravésdesusdiversasmodalidades
• ProductosAcadémicos• Reconocimientosocialyposicionamientode
laimageninstitucional• ResultadosdelaactividaddelaGestióndela
Extensión• Emprendimientosbasadosenconocimiento
dealtonivel• Innovacionesdemandadasentregadas• Innovacionesinternasgestionadas• Títulosdepropiedadintelectualgestionados
paralosproductosoficialesdelaUN
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensión
• Programas,planesyproyectosparalaGestióndelaExtensión
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelainvestigaciónycreaciónartística
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaformación
• Lineamientosydirectricesparalasuscripcióndeconveniosinternacionalesycontratos
• Manualdeconveniosycontratos• Lineamientosyprotocolosparala
gestiónfinancieradeproyectos• Lineamientosypolíticasparael
usodelossistemasdeinformación
• Normativa• Innovacionesparatransferencia
1
Gestión de la Extensión
VERIFICAR
Hacermedición,seguimiento,análisisyevaluacióndelagestión
realizada
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS
• Programas,planesyproyectosdelagestióndelaExtensiónejecutados
• ResultadodelaactividaddelagestióndelaExtensión
• Evidenciasdocumentalesdelagestióndelaextensión
RESULTADOS
• Programadeauditoria• Lineamientosparaelaborar
informesdegestiónLineamientosparamedir,hacerseguimientoyevaluarconindicadoresdegestión
• Programadeauditoria• Evaluacióndeldesempeñodela
gestióndelaExtensión
• Informesdegestión• InformedeevaluaciónAuditorias• Informederesultadosdeindicadores
Documentosdeseguimientoymonitoreoderiesgos
• Informesdeauditoríaporevaluaciónindependiente
• InformesdelaevaluacióndeldesempeñodelagestióndelaExtensión
Gestión de la Extensión
ACTUAR
Definiraccionesdemejorayejecutarplanesde
mejoramiento
Realizarseguimientoalosplanesdemejoramiento
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS RESULTADOS
• Planesdemejoramientosuscritosyejecutados
• Planesdemejoramientosuscritosy
ejecutados
• Informesdegestión• InformedeevaluaciónAuditorias• Informederesultadosde
indicadoresDocumentosdeseguimientoymonitoreoderiesgos
• InformesdelaevaluacióndeldesempeñodelagestióndelaExtensión
Gestión de la Extensión
Acciones adicionales
Revisión de los procedimientos:
GestióndeProyectosdeExtensión
GestióndeExtensiónSolidaria
GestióndelaEducaciónContinuay
PermanenteECP
Gestiónestratégicadelacomunicación
deExtensión
propuesta de unificación: Gestión por proyectos y por servicios
(Política)
Liquidación y cierre de proyectos
Gestión de la Extensión
Lineamientosparalainnovación:
AproximaciónconceptualydesafíosdepolíticaydeoperaciónparalaUN
ReflexióncomopartedelprocesodeanálisisalaGestióndeInvestigaciónylaGestióndelaExtensióndentrodelprocesode
rediseñoyactualizacióndelosprocesosyprocedimientos.2018
Gestión de la Extensión
Capacidad humana para crear y transformar
sociedades (UN)
Se es parte o mejor aún, se está logrando
que los cambios tengan lugar
Genera expectativas sociales y económicas.
Sugiere una promesa de cambio radical. De soluciones drásticas a
problemas
Se asocia con la idea de CREATIVIDAD, de
DESCUBRIR nuevas soluciones.
Surge la necesidad de responder a cambios
del entorno
Provoca cambios significativos en la
forma como se afrontan problemas
Da respuesta a desafíos como individuos, como organizaciones o como
sociedad
Gestión de la Extensión
ElImperativodelaInnovación
• Anivelglobal:– Crecienteinterésdegobiernosyorganizaciones
multilateralesparaeldesarrollo.– Gobiernosyorganizaciones:Hacermásconmenos
recursos.– Unentornocambianteycadadíamásexigente.– Mayoratenciónaentenderlosprocesosde
innovación.
• Enelpaís-Innovaciónpara:– Mejorarcapacidades– Soluciónaproblemáticasaúnnoresueltas.
• Problemáticacomplejayapremianteenmateriasocial,económicayambiental.
• Expectativasylasdemandasdecomunidadesysefortalecenlosmecanismosdeparticipación;
• Individuosyorganizacionesestáncreandonuevostiposdealianzasenlabúsquedadesolucionesaproblemaseconómicos,sociales;ambientales,deldesarrollo
• Comprenderlascondicionesylosfactoresqueconstituyenelentorno
• Fuentedecapacidad.(Lewisetal,2014:2)
Gestión de la Extensión
Innovaciónparacreacióndevalor
CreacióndeValor
Nuevasdemandasydesafíos
Innovacionesexitosas
Mejoraenlosservicios
Mayorlegitimidadyconfianza
Gestión de la Extensión
Innovación
• Elqué:– Obtener,seleccionar,desarrollareimplementarideascreativasonuevoconocimiento.
• Elparaqué:– Mejorardemaneraprogresivaoradicaleldesempeñodelasorganizacionesosucapacidaddecreaciónde
valor.• Elcómo:
– Pormediodelaintroducción,atravésdeformasnuevasoyaexistentesdecooperación,dealgonuevoosignificativamentemejorado.Segestaapartirdeunreto:
AdaptadodeBloch&Bugge(2013)yPerry(2010).
Condiciónsistemático:
innovacióncomoproductodelconocimiento
Pensamientocreativoparatransformar
Condiciónético Innovación
Gestión de la Extensión
Tiposdeinnovación• Enfoquetipo
– Push
– Pull
• Aniveldelasorganizaciones(micro)
– Deproducto(bienoservicio)
– Deproceso
– Organizacional
– Comunicacional
• Aniveldegobiernoodesectores(macro/meso)
– Depolíticapública
– Sistémica
Diverger
Modelar
Práctica
Prueba
Escalamiento
Gestión de la Extensión
Característicasdelproceso
• Procesocolectivoydecolaboración:– Capacidadesdesusactores(aprendizaje,cooperación)– Interaccionesyrelaciones.
• Gradodedesarrolloeincentivos.P.ej.:– Institucionalynormativo– Político– Académico
• Patronesculturalesyconductasalrededorde:– Creatividad– Emprendimiento,aversiónalriesgo,toleranciaalfracaso– Estilosdeliderazgo– Vocacióndeservicio
Gestión de la Extensión
Desarrollodeunaculturadelainnovación• Paraapoyoalaformaciónylainvestigación• Tránsitoentreelsaberconsolidadovs.sabercuestionadoyposteriorsaberpropositivo
Definirformasdeoperarlainnovación• Transversalalagestión,concriteriosdefinidosdesdelaExtensiónquedemandayofertalainnovación.Eselcanalconelusuariofinal• Creacióndepuntosdeexperimentación(laboratorios)
Articularsealecosistemadeinnovación• Conoceryparticipardeprogramasyproyectosdeciencia,tecnologíaeinnovacióndelpaísylaregiónincluso• Emprendimiento• “Bolsadeinnovación”• Actores,sistemasdeinformación,mecanismosdefinanciación,mecanismosdetransferencia,accesoaformación
Formularlapolíticadeinnovación• Delainvestigaciónhaciaelmercadoconvigilanciatecnológicayvigilanciainterna• Gestióndepropiedadintelectual• Estrategiapushypull• Generacióndeculturayaprendizaje
ParaelsistemadeinnovacióndelaUN
Gestión de la Extensión
Diseñar, gestionar e implementar estrategias, programas y proyectos de innovación, transferencia y emprendimiento en la Universidad Nacional de Colombia alineados a sus objetivos misionales, con el fin de mejorar
la calidad de vida de individuos y comunidades, así como la competitividad del sector productivo y del fortalecimiento de la
institucionalidad que gestiona lo público colectivo.
El sistema de innovación, transferencia y emprendimiento, a través de la Extensión, logra articular la UN con el sector público, la academia, las organizaciones de base y las entidades e iniciativas que promueven la
innovación.
.
Declaración de la promesa de valor
Gestión de la Extensión
eficiencia
Promesa de valor
Insumosorecursos
Identificacióndeunretouoportunidad Idear
Hacerprototipo Ejecutarpruebas
Escalar Gestionarlapropiedadintelectual
Transferirausuarios(comunicar,comercializar,distribuir)
RESULTADOS
Posicionamientodelaofertadeinnovacióndela
UNcomofuentedeconocimientoygeneradoradedesarrollo
eficacia
calidad
PRODUCTOS
• Políticas,reglamentaciónylineamientos• Programas,planesyproyectos
formuladosparagestionarlainnovación• Alianzasestratégicas• Bancodeideas,prototiposyproyectos
deinnovación• Innovaciones• Leccionesaprendidasparaescalamiento• Experienciasdeusuarios• Informesdegestiónydeevaluación• Planesdemejoramientoinstitucionales
formuladosyejecutados
Arreglo propuesto para la innovación
Sistemadeinvestigación
Necesidaddelentorno
Gestión de la Extensión
Sobre los procedimientos
- SeproponequehaganpartedelacaracterizacióndeExtensión,dentrodelaetapaHacer–“Gestionarproyectosdeextensiónensusdiversasmodalidades”.
- Estadoactual:
- Análisisparaposiblefusiónentre“Gestiónderecursosexternos”y“gestióndeconvocatoriasexternas/internas”.
- Lasrelacionesinterinstitucionales(hoycomoprocedimiento),serecomiendaeliminarloenrazónaqueexistelagestiónde“Agenciarlasrelacionesinterinstitucionales”.SecomplementaránlosprocedimientosquesedecidasylosdeExtensiónparaaplicarestasactividades.
- Sesugierefusióndelprocedimientode“Mercadeotecnológico”conelprocedimientode“GestiónestratégicadelacomunicacióndeExtensión”,haciendoénfasisenlatransferenciadeconocimiento.
Gestión de la Extensión
Sobre los procedimientos
- Análisisdelprocedimientosobre“Formaciónentransferenciadelconocimiento”frentealaofertadelproceso“GestióndeTalentoHumano”,paraevitarduplicidades.SedeberevisarlaarticulaciónconlosprocesosdeFormacióneInvestigación.
- Enanálisiselprocedimientosobre“FomentodelaCulturaInnovadora”paradefinirlocomopolíticadeoperaciónenlosprocesosdelaUN.
- Enanálisiselprocedimientode“Asesoríaentransferenciadelconocimiento”,paraarticularloalagestióndelHacerdeExtensióndenominada“EjecutarestrategiasqueapoyanlagestióndelaExtensión”.
Gestión de la Extensión
GRACIAS