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Gestión de los Costos del Proyecto
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Gestión de los Costos del Proyecto
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Los recursos para los proyectos son finitosEs uno de los temas mas sensibles en la Gestión de Proyectos
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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y
ControlCierre
Integración
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto
37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios
49. Cerrar el proyecto o fase
Alcance
4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS
39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance
Cronograma
8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma
41. Controlar el Cronograma
Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto
42. Controlar los Costos
Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad
Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades
30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo
44. Controlar los recursos
Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las
Comunicaciones
Riesgos
20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos
34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos
Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las
adquisiciones
Interesados2. Identificar a los interesados
26. Planificar el Involucramiento de los Interesados
36. Gestionar la participación de los interesados
48. Monitorear el Involucramiento de los interesados
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Con que contamos para hacer el Plan de los Costos?
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Acta de Constitución del Proyecto
Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión del Cronograma• Plan de Gestión de los Riesgos
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Planificar la Gestión de Costos
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Es el documento que nos indicara el proceso administrativo por el cualmanejaremos los gastos y costos del proyecto, este incluye:
• Unidades de Medida
• Niveles Adecuados de Precisión
• Formatos de Reportes
• Procedimientos de la organización a utilizar
• Procedimientos para actualizar elpresupuesto
• Reglas para Medición del Desempeño delpresupuesto
• Descripción de Procesos
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Ejemplo de Plan de Gestión de Costos
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Formato de la Moneda
Nivel de Precision
Procedimientos
Medicion del Desempeño
Reportes de Alto Nivel
Plan de Gestion del CostoSe estara utilizando el US$ para realizar el calculo del proyecto, para gastos que no se realicen en US$ se utilizara el
tipo de cambio del Banco Industrial del mes que es aproximadamente de US$ 1.00 x Q.7.45
Para todos los calculos se estaran manejando los valores en multiplos de miles, es decir si el valor es de US$ 1,554.30
se estara redondeando a US$ 1,600.00, si el valor de redondeo es menor a 5 se redondea al valor menor. Ejemplo:
US$ 1,423.34 se volvera US$ 1,400.00. Se expresara como US$ 1.4 K, adicionalmente todos los valores primero se
realizara el calculo a US$ y luego se redondeara
Para la realizacion de compras se utilizaran los procesos establecidos por la organizacion, para compras mayores se
realizan 3 cotizacion y para compras menores de Q.1,000.00 se utiliza fondos de caja chica
Cuando el gasto sea menor al presupuesto en un 10%, se volveran a realizar los calculos a futuro para proyectar
mejor, cuando sea el gasto con una variacion menor al 10%, el PM se encargara, cuando sea superior al 10% se
encargara el Patrocinador, y se tendra reunion con la Junta Directiva
Se estaran manejando semaforos, en los cuales verde que esta en un rango del 90-110%, amarillo cuando este en un
rango del 110-125%, y rojo cuando este superior al 125%
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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y
ControlCierre
Integración
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto
37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios
49. Cerrar el proyecto o fase
Alcance
4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS
39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance
Cronograma
8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma
41. Controlar el Cronograma
Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto
42. Controlar los Costos
Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad
Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades
30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo
44. Controlar los recursos
Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las
Comunicaciones
Riesgos
20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos
34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos
Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las
adquisiciones
Interesados2. Identificar a los interesados
26. Planificar el Involucramiento de los Interesados
36. Gestionar la participación de los interesados
48. Monitorear el Involucramiento de los interesados
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Elaborar la Línea Base del Costo (Presupuesto)
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Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Elaborar la Línea Base del Costo
Costos
Planificación
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Aspectos Generales
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Mano de Obra + Materiales = Costo de la Actividad
Costo de la Actividad
+ Reservas de Contingencia
+ Costo de la Calidad
= Costo Total de la Actividad
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A que actividades o Paquetes de Trabajo le agregamos Reserva y Calidad?
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Reserva de Contingencia: Es una reserva que seutiliza para los riesgos que pueden darse. Se utilizarápara todas las actividades que impliquen riesgos,después de aplicar acciones para minimizar laprobabilidad o el impacto.
Costo de la Calidad: Es un monto a establecer paralograr el aseguramiento de la calidad. Esto se puedehacer tomando en cuenta el paquete de trabajo (EDT)y asignándole una actividad adicional que sea elaseguramiento de la calidad y asignarle un valor a esaactividad.
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Ejemplo de Reserva de Contingencia
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Descripción Probabilidad ImpactoCalculo de la
ReservaValor
El contratista puede que terminetarde la Actividad
20%Costo extra de US$ 10,000.00
0.20*$10,000.00 US$ 2,000.00
Las pruebas de calidad puede queden mas errores de lo aceptable
25%Cueste US$ 4,500.00 mas en arreglarlos
0.25* US$ 4,500.00 US$ 1,125.00
Debido a problemas en aduanaspuede que se atrasen piezas 20%
Se tengan que traer a un costo mayor de US$ 1,000.00
0.20*US$ 1,000.00 US$ 200.00
Reserva para Contingencia US$ 3,325.00
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Ejemplo de Presupuesto de Control de Calidad
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Adicional a las actividades que implican desarrollo de pantallas, agregamos otra actividadque implica realizar pruebas de esas pantallas que estén funcionando bien.
Esto implica tanto agregar tiempo como costo. Esto nos permite controlar de una mejormanera los costos asociados a diferentes paquetes de trabajo.
A veces la actividad es única y es necesario controlar también su calidad.
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Con que contamos para estimar los costos?
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Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Costos• Plan de Gestión de la Calidad• Línea Base del Alcance
Documentos del Proyecto• Registro de Lecciones Aprendidas• Cronograma del Proyecto• Requisitos de Recursos• Registro de Riesgos
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Con que herramientas lo podemos hacer?
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• Juicio de Expertos• Estimación Análoga• Estimación Paramétrica• Estimación por Tres Valores• Estimaciones Ascendentes• Estimación Descendente
• Análisis de Alternativas• Análisis de Reservas
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Que tipo de Estimación usamos y en que momento?
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Tipo ExactitudEsfuerzo (Tiempo)
Juicio de Expertos
Estimación Análoga
Estimación Paramétrica
Estimación por Tres Valores - Distribución Triangular o Promedio Simple
Estimación por Tres Valores - Distribución Beta
Estimación Ascendente
Estimación Descendente
• Tenemos que visualizar las actividades o paquetes de Trabajo que pueden manejarestimaciones distintas
• Mientras mas valor monetario tiene una actividad mas importancia le debemos dedar a tener un estimado mas preciso y mas tiempo le debemos de dedicar a laestimación
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Diferencia entre Costos Directos y Costos Indirectos
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Costos Directos: Es todo costorelacionado directamente con unproyecto.
Ejemplo: El salario de un albañildestinado a un proyecto especifico
Costos Indirectos: Son los costosque pueden afectar múltiplesproyectos.
Ejemplo: El salario de larecepcionista de la oficina
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Como lo calculamos?
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Centro de Costos: Es una agrupación a través de la cual se suman loscostos relacionados a un paquete de trabajo o un proyecto
Costos Directos: Se asignan directamente al centro de costos
Costos Indirectos: Se asignan a través de un porcentaje(generalmente lo realiza el Gerente Financiero) al centro de costos
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Ejemplo de Distribución de Costos
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Proyecto:
Centro de Costo:
Nombre Puesto Salario Porcentaje Valor
Pedro Lopez Analista-Programador 7,000.00Q 100% 7,000.00Q
Juan Lara DBA 8,000.00Q 100% 8,000.00Q
Maria Solorzando Diseñadora 5,000.00Q 100% 5,000.00Q
Nombre Puesto Salario Porcentaje Valor
Sara Gomez Recepcionista 3,000.00Q 5% 150.00Q
Pedro Ramirez Contador 4,500.00Q 10% 450.00Q
Cambio de SW de Cliente-Servidor a WEB
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Costos Directos Asignados
Costos Indirectos
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Visualización en Microsoft Project
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Elaborar la Línea Base del Costo (Presupuesto)
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Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Elaborar la Línea Base del Costo
Costos
Planificación
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Con que contamos para hacerlo?
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Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Costos• Plan de Gestión de los Recursos• Línea Base del Alcance
Documentos del proyecto• Base de las Estimaciones• Estimaciones de Costos• Cronograma del Proyecto• Registro de Riesgos
Documentos de Negocio• Caso de Negocio• Plan de Gestión de Beneficios
Acuerdos
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Como lo realizamos?
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Presupuesto: Se basa en buscar en el historial de proyectos,agregarle los fondos de reservas e integrar todos los costos.
Conciliación de Limite de Fondos: Debemos de conciliar losfondos necesarios con la disponibilidad de fondos a lo largo delproyecto.
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Determinar el Presupuesto
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Conciliación de Fondos
Presupuesto
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Tipos de Reservas
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• Reserva para Contingencias: Son asignaciones para cambios no planificados, peropotencialmente necesarios, que pueden resultar de riesgos identificados en elregistro de riesgos.
• Reservas de Gestión: Es dinero reservado para cambios no planificados al alcance yal costo del proyecto, son los riesgos no conocidos o eventos que pudieran sucederpero que no han estado identificados. El director del proyecto puede necesitarobtener la aprobación antes de comprometer o gastar la reserva de gestión.
Las reservas no forman parte de la línea base del costo, pero pueden incluirse en elpresupuesto total del proyecto. Las reservas no se incluyen como parte de los cálculosde la medición del valor ganado.
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Ejemplo de Reserva de Contingencia y Reserva de Gestión
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Descripción Probabilidad Impacto Calculo de la Reserva
Valor
El contratista termine tarde la Actividad
20% Costo extra de US$ 10,000.00
0.20*$10,000.00 US$ 2,000.00
Las pruebas de calidad den mas errores de lo aceptable
25% Cueste US$ 4,500.00 mas en arreglarlos
0.25* US$ 4,500.00 US$ 1,125.00
Debido a problemas en aduanas se atrasen piezas
20% Se tengan que traer a un costo mayor de US$ 1,000.00
0.20*US$ 1,000.00 US$ 200.00
Reserva para Contingencia US$ 3,325.00
Reserva de Gestión: Se estará manejando una reserva de gestión del 4% del valor del proyecto, y para utilizarla se debe de tener la
autorización del Patrocinador del Proyecto
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Que Obtenemos?
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Estimación del Costo de las Actividades
Estimación de Costos de los Paquetes de
Trabajo
Cuentas de Control Línea Base de Costos
Presupuesto del Proyecto
Reserva para Contingencias de la
EDT
Reserva de Gestión
Reserva para Contingencias de
las Actividades
• Línea Base de Costos (Presupuesto): Es la cantidad de fondos que van a sernecesarios para lograr cumplir con el proyecto, eso implica reservas y llevarlo anivel de cada paquete de trabajo de la EDT.
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Explicación a través de la EDT
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Proyecto
Cuenta de Control 1 Cuenta de Control 2 Cuenta de Control 3
Paquete de Trabajo 1
Paquete de Trabajo 2
Actividad 1
Actividad 2
En los paquetes de trabajo o en las actividades es endonde incluimos las reservas de contingencia.
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Explicación a través de la EDT
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Proyecto
Cuenta de Control 1 Cuenta de Control 2 Cuenta de Control 3
Paquete de Trabajo 1
Paquete de Trabajo 2
Actividad 1
Actividad 2
En las cuentas de control generalmente incluimos loscostos indirectos (ejemplo: salario de larecepcionista), así como también los gastos deGestión del Proyecto (podemos manejar una cuentade control, específicamente para ello).
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Explicación a través de la EDT
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Proyecto
Cuenta de Control 1 Cuenta de Control 2 Cuenta de Control 3
Paquete de Trabajo 1
Paquete de Trabajo 2
Actividad 1
Actividad 2
También tendremos la reserva de gestión que se le agregará al proyecto, todos estos costos asociados al incluirse se vuelven el presupuesto
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Determinar el Presupuesto
30
Conciliación de Fondos
Presupuesto
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Que obtendremos?
31
• Requerimientos de Fondos: Los requerimientos de fondos se fundamentan de lalínea base del presupuesto. La recepción de fondos no es continua, si no que se daa lo largo de periodos en la duración del proyecto.
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Como lo hacemos?
32
• Determinamos a través de reuniones con el Patrocinador o con el encargado financiero comonos estarán brindando los fondos (mensual, cada tres meses, etc..) y establecemos esos comoperiodos para recibir fondos
• Usualmente cada periodo lo podemos agrupar en el cronograma a través de hitos, que seránhitos de pago
• Vamos agrupando las actividades del cronograma dentro de esos hitos de maneracronológica.
• Ya que tenemos las actividades de manera cronológica hacemos un corte en el hito y eso nosbrindaría los requerimientos de fondos que necesitamos
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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y
ControlCierre
Integración
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto
37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios
49. Cerrar el proyecto o fase
Alcance
4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS
39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance
Cronograma
8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma
41. Controlar el Cronograma
Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto
42. Controlar los Costos
Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad
Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades
30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo
44. Controlar los recursos
Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las
Comunicaciones
Riesgos
20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos
34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos
Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las
adquisiciones
Interesados2. Identificar a los interesados
26. Planificar el Involucramiento de los Interesados
36. Gestionar la participación de los interesados
48. Monitorear el Involucramiento de los interesados
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
33
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Con que contamos para hacerlo?
34
Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Costos• Línea Base de los Costos
Documentos del proyecto• Registro de Lecciones Aprendidas
Requisitos de financiamiento del proyecto
Datos de desempeño del trabajo
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Respuestas Objetivas al Avance del Proyecto
35
• No se puede decir:
• “Vamos bien”, “Vamos Regular”, o “Vamos Mal”
• Lo que le interesa a los interesados (Stakeholders) son respuestas masnuméricas:
• Vamos a un 90% de lo esperado, o vamos a un 110% de lo esperado• Vamos acorde al tiempo esperado pero llevamos un 5% de costos
adicionales
• Adicionalmente, esperan saber si acabaremos en tiempo y en costo, unatendencia:
• Terminaremos en tiempo pero en un 8% de costos adicionales• Se acabara el proyecto una semana posterior a lo previsto, pero
estaremos gastando lo presupuestado
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Análisis de Datos
36
Gestión del Valor Ganado (EVM): Establece la medición del desempeño con respecto aldesempeño real del cronograma y del costo. Se utiliza:
• Valor Planeado (PV = Planned Value)• Valor Ganado (EV = Earned Value)• Costo Real (AC = Actual Cost)
Análisis de Variación: El análisis de variación constituye la explicación (causas, impacto yacciones correctivas) de las variaciones de:
• Costo (CV = Cost Variance)• Cronograma (SV = Schedule Variance)• Variación de la conclusión (VAC = Variance at Completion)
Análisis de Tendencias: El análisis de tendencias examina el posible desempeño delproyecto para determinar si estará mejorando o si se está deteriorando. Esto se realiza através de:
• Pronósticos
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Términos a Comprender
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Abreviatura Nombre Interpretación
PVValor Planeado (Planned Value)
Al día de hoy, cual es el valor estimado del trabajo a realizar?
EVValor Ganado (Earned Value)
Al día de hoy, cual es el valor estimado del trabajo realmente realizado?
ACCosto Real
(Actual Cost)Al día de hoy, cual es el costo incurrido para el
trabajo realizado?
BACPresupuesto hasta Concluir
(Budget at Completion)Cuanto presupuesto necesitamos para la
totalidad del esfuerzo a realizar?
EACEstimado hasta la Finalización
(Estimate at Completion)Cuanto esperamos que cueste el proyecto hasta
finalizar?
ETCEstimado para Completar(Estimate to Complete)
A partir de este momento, cuanto mas consideramos que cueste acabar el proyecto?
VACVarianza hasta CompletarVariance at Completion
A partir de este momento cuanto sobre o bajo el presupuesto esperamos que se lleve?
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Concepto del Valor Ganado (EV = Earned Value)
38
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Formulas del Análisis de Variación
39
Abreviatura Nombre Interpretación
PVValor Planeado (Planned Value)
Valor que se planeó que tenga la actividad
EVValor Ganado (Earned Value)
Valor que ha ganado la actividad al estar realizada en un porcentaje
ACCosto Real
(Actual Cost)Costo que se ha incurrido hasta el momento
BACPresupuesto hasta concluir
(Budget at Completion)Valor que se estima se necesitará tener para completar la actividad
Abreviatura Nombre Formula Interpretación
CVVariacion del Costo
(Cost Variance)CV = EV – AC
Valor Positivo = Por debajo del costo planificadoCero = En el costo planificadoValor Negativo = Por encima del costo planificado
SVVariacion del Cronograma
(Schedule Variance)SV = EV – PV
Valor Positivo = Antes de lo previstoCero = A tiempoValor Negativo = Retrasado
CPIIndice de Desempeño del Costo
(Cost Performance Index)CPI = EV / AC
Mayor de 1.0 = Menor Porcentaje gastadoIgual a 1.0 = En PresupuestoMenor de 1.0 = Mayor Porcentaje gastado
SPIIndice de Desempeño del Cronograma
(Schedule Performance Index)SPI = EV/PV
Mayor de 1.0 = Mas Porcentaje de TiempoIgual a 1.0 = Lo mismo para completarMenor de 1.0 = Menor Porcentaje de Tiempo
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Fórmulas del Análisis de Tendencias
40
Abreviatura Nombre Interpretación
PVValor Planeado (Planned Value)
Valor que se planeó que tenga la actividad
EVValor Ganado (Earned Value)
Valor que ha ganado la actividad al estar realizada en un porcentaje
ACCosto Real
(Actual Cost)Costo que se ha incurrido hasta el momento
BACPresupuesto hasta concluir
(Budget at Completion)Valor que se estima se necesitará tener para completar la actividad
Abreviatura Nombre Formula Interpretación
VACVariación a la Conclusión(Variance at Completion)
= BAC – EACMayor de 1.0 = Por debajo del costo planificado hasta el finalIgual a 1.0 = En el costo planificadoMenor de 1.0 = Por encima del costo planificado hasta el final
EACEstimación a la Conclusión(Estimate at Completion)
= BAC / CPI
= AC + BAC – EV= AC + ETC Ascendente= AC + (( BAC – EV ) / (CPI x SPI))
Si el SPI es el mismo para todo el proyecto (no hay mayor variación)Si el trabajo futuro será realizado al ritmo previstoSi el plan inicial ya no es validoSi tanto el CPI como el SPI influyen en el trabajo restante
ETCEstimación hasta la Conclusión
(Estimate to Complete)= EAC – AC Si el trabajo esta avanzando acorde al plan
TCPIÍndice de Desempeño del
Trabajo x Hacer(To Complete Performance Index)
= (BAC-EV)/(BAC-AC)= (BAC-EV)/(EAC-AC)
Mayor de 1.0 = Mas difícil de completarIgual a 1.0 = Lo mismo para completarMenor de 1.0 = Mas fácil de completar
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Ejemplo de Control de Costos y Presupuesto
41
Descripción del Proyecto:• A nuestro equipo le solicitaron encargarse del proyecto de plantar arboles en una nueva
planta
El Plan:• 30 grupos de 20 arboles (600 arboles)• 5 grupos de 20 arboles por día (100 arboles)• Presupuesto por árbol sembrado US$ 2.90 (US$ 2.50 por árbol + US$ 0.40 por fertilizante)• Presupuesto total US$ 1,740.00 (US$ 2.90 x 600)
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Ejemplo de Control de Costos y Presupuesto
42
Después del primer día...• Se han sembrado únicamente 70 arboles (se esperaba que se sembraran 100)• El costo se incremento a US$ 350.00 (el costo por día era de US$ 290.00, se incremento US$
147.00 debido a que quien los siembra se enfermo y tuvimos que utilizar a alguien mas)
Calculo Simple de Valor Ganado (Earned Value):• Earned Value (EV): 70 arboles plantados a US$ 2.90 cada árbol = US$ 203.00• Valor Planeado (PV): 100 arboles plantados a US$ 2.90 cada árbol = US$ 290.00• Costo Actual (AC): 70 arboles plantados a US$ 2.90 + US$ 147.00 = US$ 350.00
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Ejemplo de Control de Costos
43
Después del primer día...• Se han sembrado únicamente 70 arboles (se esperaba que se sembraran 100)• El costo se incremento a US$ 350.00 (el costo por día era de US$ 290.00, se incremento US$ 147.00)
Calculo Simple de Valor Ganado (Earned Value):• Valor Ganado (Earned Value) EV: 70 arboles plantados a US$ 2.90 cada árbol = US$ 203.00• Costo Presupuestado (Budgeted Cost) BC: 100 arboles plantados a US$ 2.90 cada árbol = US$ 290.00• Costo Actual (Actual Cost) AC: 70 arboles plantados a US$ 2.90 + US$ 147.00 = US$ 350.00
Estamos acá (AC)
Deberíamos estar acá (BC)
Cost Variance (EV – AC):US$203 – US$350 = - US$147
El proyecto ha ganado esto (EV)
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Ejemplo de Control de Costos
44
Análisis• Estamos sobre presupuesto, y hemos gastado US$ 203 / US$ 350 = 58% mas• Este se llama porcentaje de costo de variación o CV%
Estamos acá (AC)
Deberíamos estar acá (BC)
Cost Variance (EV – AC):US$203 – US$350 = - US$147
El proyecto ha ganado esto (EV)
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Ejemplo de Control de Cronograma
45
Análisis• Estamos atrasados en cronograma, y hemos hecho únicamente US$ 203 / US$ 290 = 70% del trabajo• Este se llama porcentaje de variación de cronograma o SV%
Estamos acá
Variacion de Cronograma (EV – PV)US$203 – US$290 = - US$87
Acá deberíamos estar
Variación en Tiempo
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Vista a Futuro o Tendencias
46
Análisis• Si se continua a ese ritmo necesitaremos US$ 1,740 / 58% = US$ 3,000 (costo estimado para
completar) y 6 días / 70% = 8.57 días (cronograma estimado para completar)• Si deseamos finalizar en presupuesto necesitamos (1,740 – 290) / (1740 -350) = 104.3 % de esfuerzo
para terminarlo• Si deseamos terminar en tiempo necesitamos (600 – 70) / (600 – 100) = 106% de esfuerzo para
terminarlo
Sobrecosto
Corrimiento en Tiempo
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Que obtendremos del Proceso Controlar los Costos?
47
Información del Desempeño del Trabajo
Pronostico de Costos
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Costos• Línea Base de los Costos• Línea Base para la medición del desempeño
Actualizaciones a los documentos del Proyecto• Registro de Supuestos• Base de las Estimaciones• Estimaciones de Costos• Registro de Lecciones Aprendidas• Registro de Riesgos
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Visualización en Microsoft Project
48
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Recomendaciones
49
Realizar una grafica con costo y cortes en el tiempo,en base a las formulas anteriormente vistas.
Realizar dentro de la misma grafica con costo ytiempo, el plan que se esperaba tener.
Se podrán visualizar tendencias:No se espera terminar según lo esperadoSe espera terminar en base a lo esperadoSe espera terminar mejor a lo esperado
Generalmente cuando vamos atrasados oadelantados, se espera del PM que indique lasrazones por las cuales no se cumplió el pronostico.
Y también que genere recomendaciones de comomejorarlo. Es conveniente llevar unas 3 opciones.