•Caracterización del proceso
• Desagregación de procesos• Identificación de actividades• Identificar entradas• Identificar salidas• Identificar procesamiento• Identificar actores en cada etapa
• Identificación de restricciones• Caracterizar la restricción• Levantar las restricciones
EMPEZAR POR LO MÁS FÁCIL…
MAPA DEPROCESOS
Qué otros procesos afectanel proceso Financiero?
Y esto para qué sirve? Entender, mejorar, simplificar, organizar los procesos, pero lo más importante, sirve para
entender a los clientes de la Institución.
EJEMPLO DE MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS: SU RELACIÓN CON LOS OTROS PROCESOS NO SOMOS ÚNICOS… EXISTEN MÁS PROCESOS
CONSTRUIR LA DOCUMENTACIÓN Y DINÁMICA DEL PROCESO
FINANCIERO
Procedimientos 30
Caracterizaciones 5
Manuales 4
Formatos 6
Caso UIS
Código Versión Nombre del Procedimiento
PFI.01 3 Modificación Presupuestal
PFI.02 3 Reserva Presupuestal
PFI.03 4 Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal
PFI.04 3Traslado Fondos por Adquisición Interno de Bienes y Servicios y
Contribuciones Voluntarias
PFI.05 3 Orden de Pago Manual
PFI.06 3 Caja Menor
PFI.07 3 Fondo Fijo Renovable
PFI.08 5 Egresos
PFI.09 6 Colocación de Recursos Temporales de Liquidez
PFI.10 3 Ingresos por Caja
PFI.30 1 Procedimiento de Solicitud Devolución del Impuesto a las Ventas
A) PROCEDIMIENTOS UIS
DOCUMENTACIÓN Y DINÁMICA DEL PROCESO FINANCIERO
B) CARACTERIZACIONES
C) MANUALESCódigo Versión Nombre del documento
MFI.01 5Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero
MFI.02 3
Manual Normativo y Procedimental para la administración y control de los bienes muebles de la UIS
MFI.03 4Manual Plan de Cuentas Presupuestales
MFI.04 2Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS
Código VersiónNombre del Documento
CFI.01 3Caracterización
Proceso Financiero
CFI.02 5Caracterización
Subproceso Presupuesto
CFI.03 3Caracterización
Subproceso Tesorería
CFI.04 4Caracterización
Subproceso Inventarios
CFI.05 3Caracterización
Subproceso Contabilidad
•Crear cultura•Capacitar en el proceso y procedimientos•Responsabilidad•Capacitar en temas de servicio e innovación•Capacitar en 5 ss…
Son un sueño, una pesadilla
o una realidad?
Prepararse para la acción
LAS ACCIONES PREVENTIVAS, DE MEJORA, CORRECTIVAS Y NO CONFORMIDADES:
La teoría
No tener
miedo
La realidad
2.2 . BALANCE SCORECARDB.S.C
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Planificación financiera mediante el B.S.CNo lo es todo… pero ayuda
• Ayuda para que la Dirección piense en el futuro más que en el día a día
• La disciplina que se introduce es el pensamiento a largo plazo
• Se unifican las directrices básicas de acción en la Institución
• Es una forma muy importante de documentar la Estrategia
• Nos obliga a implementar un control, estableciendo mínimos de referencia
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VisiónY
Estrategia
INICIATIVASMETASREALPRESUPUESTO
FINANCIERA
INICIATIVASMETASREALPRESUPUESTO
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
INICIATIVASMETASREALPRESUPUESTO
CLIENTESINICIATIVASMETASREALPRESUPUESTO
PROCESOS INTERNOS
LA HORA DE LA ACCIÓN… B.S.C
Proceso de mejora continua
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ALGUNOS ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL BALANCED SCORECARD
Perspectivas
Objetivos
Indicadores y sus metas
Mapas estratégico
s o relaciones
causa-efecto
Iniciativas, planes de
acción, proyectos
Responsables de los
objetivos y las iniciativas
Recursos
VisiónY
Estrategia
INICIATIVAS
METAS
REAL
PRESUPUESTO
FINANCIERA
INICIATIVAS
METAS
REAL
PRESUPUESTO
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
INICIATIVAS
METAS
REAL
PRESUPUESTO
CLIENTESINICIATIVAS
METAS
REAL
PRESUPUESTO
PROCESOS INTERNOS
ESTRUCTURA DE COMANDO
CASO UIS
VECTOR 1: Implementar la planificación de la actividad financiera
INDICADORES ESTRATÉGICOS
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
HOJA DE VIDA DE UN INDICADOR
2.3. SISTEMA DE COMUNICACIÓN ASERTIVA
GUÍA OPERATIVA DE
TRABAJO
MANUAL DE ACTIVIDADES BÁSICAS
DEL PROCESO FINANCIERO
SOCIALIZACIÓN DEL MAPA
ESTRATÉGICO
FOLLETO DE INGRESO A LA PÁGINA WEB DE
LA DIVISIÓN FINANCIERA
JORNADAS DE FORMACIÓN
3. MAPA ESTRATÉGICO Y DE CONTROL
Sistema de Gestión de la
CalidadSistema de
Administración del Riesgo
Balance Score Card
Mapa Estratégico
Clima Organizacional Comunicación
Asertiva
ESTRATEGIA….Entorno M
undial
Sistema de Información
HOJA DE VIDA DE LA ESTRATEGIA
PERSPECTIVAS APRENDIZAJE:• Formación talento humano, estudiantes, calidad, BSC, riesgo, etc• Cartillas: BSC, Riesgo, Calidad, Comunicación Asertiva, Manual de Buenas
Prácticas…
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS:• Disminución de trámites, repensar los procesos, levantamiento de procesos,
evolución, construcción de instrumentos de recolección de información, formatos. Incorporación del código de barras.
PERSPECTIVA CLIENTE:• Pago a proveedores en línea. Pago de servicios: matrícula, inscripciones y todo tipo
de pago por venta de servicios por PSE• Seguimiento a procesos de pago veeduría ciudadana. Desarrollo de nuevos S.I
amigables. Sistema de indicadores incorporados al S.I
PERSPECTIVA FINANCIERA:• Negociación, inversión soportada en el SIF, análisis de rentabilidad y liquidez en
línea, batería de indicadores en tiempo real.
ALGUNOS RESULTADOS EN LA UIS
MATERIALS / REFERENCES
• FERNÁNDEZ, A (2001). El Balanced Scorecard: ayudando a implantar la estrategia. Revista de antiguos alumnos A Fondo, Universidad de Navarra. Consultado en Junio de 2007. Disponible en http://www.ee-iese.com/81/81pdf/afondo4.pdf.
• FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR FODESEP (2002). Plan Estratégico de Desarrollo 2003-2007. Consultado en Mayo de 2007. Disponible en http://www.fodesep.gov.co/nuevo/index.php?mod=SOMOS&secc=2.
• FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD, EFQM (2003). Introducción a la excelencia. Consultado en Junio de 2007. Disponible en http://www.efqm.org/uploads/introducing_spanish.pdf.
• HORVÁTH & PARTNERS (2003). Dominar el Cuadro de Mando Integral – Manual basado en más de 100 experiencias.
Barcelona: Ediciones Gestión 2000 S.A.
• KAPLAN, R.S. Y NORTON, D. P., (2001). Cómo utilizar el Cuadro de Mando Integral. Barcelona: Ediciones Gestión 2000 S.A.
• BECERRA, ARDILA, Luis E, SIERRA MEJIA, Astrid Liliana. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA BALANCED SCORECARD EN EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA PARA LA DIVISIÓN FINANCIERA, Universidad Industrial de Santander. Escuela de Estudios Industriales y Empresariales, 2007.
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Consortium Expert: Luis Eduardo Becerra ArdilaCFO- UIS
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