Download - Gestion de Requerimientos
Modelandoprocesos: ejemplosprocesos: ejemplos
Modelamiento deprocesosconModelamiento de procesos con BizAgi
Caso de aplicación
Tema: proceso de requerimiento de suministros y útiles de p q yoficina.
Descripcióndel proceso:Descripción del proceso:
El proceso inicia cuando un empleado de la institución envía un requerimiento de suministros. Una
vez que se registra la solicitud, el requerimiento es recibido por el jefe inmediato superior del
empleado que efectúa la solicitud. El jefe puede aprobar la solicitud o solicitar cambios o
aclaracioneso simplemente rechazar la solicitud. Si se rechaza la solicitud, el proceso termina.
Si se solicita algún cambio, la solicitud retorna al empleado que realizó el pedido quien revisará las
observaciones de su jefe.
…Caso de aplicación
Si la solicit desaprobada seen iaráal departamentodecompraso logísticaq eseencargaráSi la solicitud es aprobada, se enviará al departamento de compras o logística que se encargará
de los presupuestos y la selección de un vendedor.
Si l d d ti l t i ió l i t l d t t d d b áSi el vendedor tiene alguna restricción en el sistema, el departamento de compras deberá
seleccionar un vendedor distinto. Luego de que se seleccione un vendedor y se confirme, el
sistemageneraráy enviaráunaordendecompra y esperaráa queel producto searecibidoconsusistema generará y enviará una orden de compra y esperará a que el producto sea recibido con su
correspondiente factura.
E l i l i t i á tifi ió l l d li itó l lEn cualquier caso, el sistema enviará una notificación al empleado que solicitó la compra con los
datos del resultado de la misma. En cualquiera de los casos (aprobación, rechazo o solicitud de
cambio) el sistemaenviaráunanotificaciónal usuariocambio) el sistemaenviaráunanotificaciónal usuario.
Objetivo y alcance del proceso
El procesosecentraenel control de los req erimientosdes ministrosq eefectúan losEl proceso se centra en el control de los requerimientos de suministros que efectúan los
empleados.
Alcance:Inicia: con el requerimiento.
Termina: con el despacho o entrega.
Los presupuestos y la selección del vendedor serán incluidos en un subproceso.
Ingreso a BizAgi
Creando…
Nuevo proceso
Nombre del proceso
Pantalla inicial del modelador
Creando lanesy fases
Modelando el proceso
¿Si segrabarael modelo tal¿Si se grabara el modelo tal como está, Qué mensajes
aparecerían?
Modelando el proceso
• El eventode inicio DEBE tener al menos una transición de salida de tipo secuencia de flujo.
• Las compuertas (gateways) deben tener transiciones de salida.
Modelando el proceso
Modelando el proceso
Modelando el proceso
El generar la orden de compra implica invocar a un servicio web que puede tomar un tiempo por loqueesuna tareaasíncronaqueesuna tareaasíncrona.
Tareas asíncronas
Las actividades asíncronas son actividadesLas actividades asíncronas son actividadesautomáticas que están diseñadas para llamar ai t f t E t i t f linterfaces externas. Estas interfaces se usan para laintegración con otros sistemas existentes en laorganización.
Script tasks(tareas script):
Son tareas automáticas en que un script (un código de programa) es ejecutado por un servidor.No tiene intervención humana.
Script tasks
Modificamos las tareas de notificación a Script Tasks para que se entienda que tras de ella no hay una interface (una pantalla) sino una
ti id d t áti áactividad automática que será ejecutada por el sistema.
Link events(eventosdeenlace)(eventos de enlace)
Transformamos los eventos de “Productos recibidos” eeventosde“Productos recibidos” e eventos de enlace.Los eventos de enlace son un mecanismopara conectar dosmecanismo para conectar dos secciones de un proceso. Se pueden usar también para tareas repetitivas (loops) y paraevitar secuenciasde(loops) y para evitar secuencias de flujo muy largas.Para enlazarlos ambos deben tener el mismonombre.mismo nombre.
Creación de un Sub ProcesoSub-Proceso
Laactividadde “Solicitar presupuestosy seleccionar” la transformamosenunSub-Proceso.
Tipos de Sub-Procesos
Colocamos un nombre al Sub-ProcesoProceso
Ingresamos a armar el Sub-ProcesoProceso
El Sub-Proceso
La verificación del vendedor también será una tarea asíncrona que se debe configurar de la mismaformaque la tareadegeneraciónde la ordendecompra.
Modificando las propiedades de las tareaslas tareas
Actividad Texto de ayuda Duración
Registrar la solicitudde suministros
Registrar la información de la solicitud
2 días
Aprobar la solicitud Aprobar la solicitud de los suministros
3 días
Recibir productos Marcar los productos como recibidos y registrar factura
2 días
Procesar factura Realizar el proceso interno para que 5 díasp p qla factura sea pagada
Solicitar proformas Solicitar proformas y analizarlas 3 días
Seleccionar un vendedor Seleccionar un vendedor 3 días
Añadiendo descripciones y tiemposa las tareastiempos a las tareas
Registramos el nombre de la ti id dactividad.
Registramos el tiempo estimado en formatodd:hh:mmformato dd:hh:mm
Luego grabamos el modelo.
Creando el modelo de datos
Creando el modelo de datos
Creando tablas maestras y transaccionalestransaccionales
Creando campos en cada tabla
Colocando campos en Solicitud deProductosde Productos
Construyendo relaciones
Nombre De Para Relación
Solicitud_Productos Solicitud_Suministros Solicitud_Productos 1 a “n”UnasolicituddesuministrosUna solicitudde suministros puede incluir varios productos
Presupuestos Solicitud_Suministros Presupuestos 1 a “n”p _ p
Solicitud_vendedores Solicitud_Suministros Solicitud_vendedores 1 a 1
Para crear la relación entre la Solicitud_Suministros y la Solicitud_Productos, ingresar a la ediciónde la lista deatributosde la Solicitud_Suministrosy añadir el atributo.
Relacionando tablas
Creando relaciones entre tablas maestrasy entidadesmaestras y entidades
Con este modelo creamos la relación entre entidades paramétricas y las tablas maestras
Creando relaciones entre tablas maestrasy entidadesmaestras y entidades
Nombre Desde Hacia Relación
Ciudad_entrega Solicitud_Suministros Ciudad 1a 1
Tipo_producto Solicitud_Productos Tipo_Producto 1 a 1
Ciudad_vendedor Vendedor Ciudad 1 a 1
Vendedor Solicitudes_Vendedores Vendedor 1 a 1
Vendedor Presupuestos Vendedor 1 a 1
Relacionamos cada tabla maestra con sus entidades paramétricas editando su lista de atributos y añadiendounnuevoatributo de la lista deentidadesparamétricasañadiendo un nuevo atributo de la lista de entidades paramétricas.
Creando relaciones entre tablas maestrasy entidadesmaestras y entidades
Añadiendo campos a las entidadesparamétricasentidades paramétricas
Luego deañadir atributos el modela resultante se verá i ilsimilar a este.
Añadiendo valores a entidades
Presionando click derecho en las entidades como Tipo _Producto, seleccionamos la opción Values.
Añadiendo valores a entidades
Creación de formularios
Creación de formularios sobre elmodeloel modelo
Nótesequesólo las actividadesNóteseque sólo las actividades donde se pueden crear
formularios están activas
Creación de formularios sobre elmodeloel modelo
Seleccionamos la actividad de “Registrar solicitud de requerimientos”
Añadiendo variables del sistemasistema
Añadimos un campo en que se grabará siempre el
b d lnombre del usuario que ingresó al sistemaqueessistema que es quien efectúa la solicitud de suministrossuministros.
Armando el formulario
Arrastramos un elemento de grupo:
Arrastrando campos a cada formularioformulario
Acceso a datos
Algunos datos como la fecha del pedido y el usuario solicitante son automáticos y no son editables Por lo tanto hayquecambiar suestadoeditables. Por lo tanto, hay que cambiar su estado.
Formularios
Arrastrando el tipo de producto
Armando detalle de productos
Añadiendo un formulario dependientedependiente
Para configurar un formulario de ingreso de datos para los productos, g p pcreamos un nuevo formulario dependiente de este.
Arrastramos los campos que se requierenrequieren
Cerramos el formulario y grabamos los cambios.
Añadiendo el formulario
Aprobación de requerimientos
En el diagrama de proceso marcamos la opción “Aprobar requerimiento”. La pantalla de aprobaciónmostrará la misma información que la de “Requerimiento de suministros” por lo que la copiamos conmostrará la misma información que la de Requerimiento de suministros por lo que la copiamos con“CopyForm” y cambiamos los camposeditablesa “noeditables”.
Mostrando el formulario
Creamosun nuevo formulario con el nombre “Aprobación de Requerimientos”.
Formulario de aprobación
Campos marcadoscomonoeditablescomo no editables
Grabamosy cerramoselGrabamosy cerramos el formulario
Presupuestos
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el Sub-Proceso “Presupuestos” y marcamos laprimeraactividad “Solicitar Presupuestos”primeraactividad Solicitar Presupuestos .
Eventos de recepción de proformasproformas
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Recepción de Proformas” y copiamos elformulario de “Solicitud de Presupuestos” con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestosformulario de Solicitud de Presupuestos con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestosal Formulario.
Campos para presupuestos
Añadimos un formulario para nuevospresupuestosnuevos presupuestos
Grabamosy cerramoselGrabamosy cerramos el formulario
Selección de un vendedor o proveedorproveedor
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Selección de un vendedor” y copiamos elformulario de “Recibir proformas” con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestos alp py y pFormulario paraañadir el campodeseleccióndevendedor.
Validando selección
Es necesario verificar que al menos se haya efectuado una selección de vendedor en el Sub-Proceso.Ingresamosa las propiedadesavanzadasde la colecciónPresupuesto, opciónGridValidations.g p p p , p
Añadimos un contador de seleccionesselecciones
Configurando validación
El contador está asociado al campo “Seleccionado” si este es igual a “YES”. Luego, la validación indica p g g ,que si este valor no es 1, entonces aparecerá un mensaje.
Modelo
Fuente: www.bizagi.com
¿Qué es PMI?
Si l P j M I i• Siglas paraProject Management Institute.• Organizaciónmundial para laGestióndeProyectos.Obj ti i i l t bl tá d f i l l• Objetivo principal: establecer estándares profesionales para laGestióndeProyectos.F d d 1969 P il i EUA• Fundadaen1969, Pensilvania, EUA.
• 360.000certificadosenel mundo.250 ít l 70 í• 250capítulosen70países.
• http://www.pmi.org
¿Qué es el PMBOK®?
•Siglas para Project Management BodyOf KnowledgeKnowledge.
•Fundamentos de la Gestión de Proyectos en forma de procesosy áreasdeconocimientoprocesos y áreas de conocimiento.
•Aceptado como buenas prácticas en la Gestión de ProyectosProyectos.
•Desarrollado por el PMI®.•Disponible en11 idiomas•Disponible en 11 idiomas.
PMBOK. Estándar en Gestión deProyectosde Proyectos
El PMBOK ha sido reconocido cómo único estándar onormadeprocesospara la gestióndeproyectospor:normadeprocesospara la gestióndeproyectospor:
SANSI (American National Standards Institute).ISO (International Organization for Standarization).IEEE (Institute of Electrical and ElectronicsEngineers ).
El Proyecto y la organización
• Las organizaciones establecen la misión y laMisión y visiónMisión y visión g yvisióny definensusobjetivosestratégicos.
• Para lograr estos objetivos estratégicos laorganización requiere construir productos y/o
Objetivos estratégicosObjetivos estratégicos
organización requiere construir productos y/oofrecer servicios.
• Los proyectos crean los productos y ofrecen losi i it l i ió l
Producto únicoProducto únicoServicio únicoServicio único
servicios que necesita la organización para lograrsusobjetivosestratégicos.
• Los proyectos son ejecutados por personasPortafolioPortafolioProyectosProyectos Los proyectos son ejecutados por personas
aplicando el ciclo de vida del proyecto, normas,estándaresy buenasprácticas.
yy
Miembros de proyectosMiembros de proyectosCiclo de vida de proyectosCiclo de vida de proyectosEstándares y herramientasEstándares y herramientas
Buenas prácticasBuenas prácticasue asp áctcasue asp áctcas
ProcesosProcesospara la gestión deProyectos
• Sonprocesoscomunesa lamayoría de losproyectos
de Proyectos
• Son procesos comunes a la mayoría de los proyectos.• Están asociados entre ellos por un propósito integrado.
• Se ordenan en una matriz de:• 5GruposdeProcesos• 5 Grupos de Procesos• 9 Áreas de Conocimiento
PMBOK®.
Grupos de procesos
Procesos de Seguimiento y control
Procesos de Inicio
Procesos de PlanificaciónProcesos de
Planificación
Procesos de Procesos de Procesos de Ejecución
CierreInicioProcesos de Seguimiento y Control
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Procesos de Inicio (Iniciación)
• Sonprocesos que definenel proyectoo una fase del proyecto y facilitanla autorización formal paraempezar unonuevo.
• Seasignaal Gerentedel Proyecto.
Áreas de conocimiento
Integración Alcance Tiempos1. Planificación del alcance2. Definición del alcance3. Crear EDT4. Verificación del alcance5. Control del alcance
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto
Preliminar3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto6 C t l I t d d C bi
1. Definición de actividades2. Establecimiento de la secuencia de las actividades3. Estimación de recursos de las actividades4. Estimación de la duración de las actividades5. Desarrollo del cronograma6. Control del cronograma
Costos Calidad RR HH
6. Control Integrado de Cambios7. Cerrar el Proyecto
Costos1. Estimación de costos2. Preparación del presupuesto de costos3. Control de costos
Calidad1. Planificación de la calidad2. Aseguramiento de la calidad3. Control de calidad
R.R. H.H.1. Planificación de los RR. HH.2. Adquirir el equipo del proyecto3. Desarrollar el equipo del proyecto4. Gestionar el equipo del proyecto
Comunicaciones Riesgos Adquisiciones1. Planificación de las comunicaciones2. Distribución de la información3. Informes de rendimiento4. Gestionar a los interesados
g1. Planificaciónde la gestiónderiesgos2. Identificación de riesgos3. Análisis cualitativo de riesgos4. Análisis cuantitativo de riesgos5. Planificación dela respuesta a los riesgos6. Seguimiento y control de riesgos
1. Planificar las compras y adquisiciones2. Planificar la contratación3. Solicitar respuesta de vendedores4. Selección de Vendedores5. Administración del contrato6. Cierre del contrato
Integración
55 66Procesos de
Seguimiento y control
55--661. Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto.Procesos de Planificación
11--22 33
y2. Desarrollar el enunciado de Alcance
del ProyectoPreliminar.3. Desarrollar el Plan de Gestión del
Procesos de Ci
Procesos de I i i
3. Desarrollar el Plan de Gestión delProyecto.
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución delProyecto
Procesosde
CierreInicio
4477 Proyecto.
5. Supervisar y Controlar el trabajo delProyecto.
6 Control integradodecambiosProcesos de Ejecución
6. Control integradodecambios.7. Cerrar el Proyecto.
El Alcance
Procesos de Seguimiento y control
44--55
1 Pl ifi ió d lProcesos de Planificación
11--33
1. Planificación del alcance
2 D fi i ió d l l
ProcesosdeProcesosde
11--33 2. Definición del alcance3. Crear el EDT4 V ifi l lProcesos de
CierreProcesos de Inicio 4. Verificar el alcance
5. Controlar el alcanceProcesos de Ejecución
Tiempos
1. Definiciónde actividades.Procesos de
Seguimiento y control66
2. Establecimiento de la secuencia de las actividades.
3 Estimaciónde los recursosdeProcesos de Planificación11--55
3. Estimaciónde los recursosde las actividades.
4. Estimaciónde la duraciónde
Procesos de Procesos de
4. Estimación de la duraciónde las actividades.
5. Desarrollo del cronogramaCierreInicio 6. Control del cronograma
Procesos de Ejecución
Costos
Procesos de Seguimiento y control33
1 E ti ió d C tProcesos de Planificación
g y
11--22
1. Estimaciónde Costos2. Preparación del
PresupuestodeCostos
ProcesosdeProcesosde
11--22 Presupuestode Costos3. Control de Costos.
Procesos de Cierre
Procesos de Inicio
Procesos de Ejecución
Riesgos
Procesos de Seguimiento y control
66 1. Planificaciónde la gestión de riesgos.
Procesos de Planificación
11--55
2. Identificaciónde riesgos.3. Análisis cualitativo de
i
ProcesosdeProcesosde
11 55 riesgos.4. Análisis cuantitativo de
riesgosProcesos de Cierre
Procesos de Inicio
riesgos.5. Plan de respuesta de
riesgos.Procesos de Ejecución
6. Control de riesgos.
Calidad
Procesos de Seguimiento y control
33
1 Planificaciónde la calidad
Procesos de Planificación
111. Planificaciónde la calidad.2. Aseguramientode la calidad.3. Control de calidad.Procesos de
CierreProcesos de Inicio
Procesosde
CierreInicio
22Procesos de Ejecución
Recursos humanos
Procesos de Seguimiento y control
44
1. Planificación de los RRHH.2. Adquirir/Contratar el equipo
del proyecto
Procesos de Planificación
11 del proyecto.3. Desarrollar el equipo del
proyecto.ProcesosdeProcesosde
11
proyecto.4. Gestionar el equipo del
proyecto.
Procesos de Cierre
Procesos de Inicio
22--33
Procesos de Ejecución
Comunicaciones
Procesos de Seguimiento y control
33--441. Planificaciónde las
Procesos de Planificación
11
comunicaciones.2. Distribuciónde la
información
Procesos de Procesos de
11 información.3. Informar el rendimiento.4. Gestionar a los
CierreInicio
2 2
4. Gestionar a los interesados.
Procesos de Ejecución
Adquisiciones
1. Planificar las compras y adquisiciones
Procesos de Seguimiento y control
55
adquisiciones.2. Planificar la contratación.3. Solicitar respuesta de
Procesos de Planificación
11--22vendedores.
4. Selección de vendedores.5 Ad i i t ió d l t t
Procesos de Procesos de 5. Administración del contrato.6. Cierre del contrato.
CierreInicio
33--44 66
Procesos de Ejecución
Grupo de Procesos de Seguimiento y ControlSeguimiento y Control