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Gestão de
Tesouraria
Tem possibilidade, no KeyInvoice, de fazer a gestão das suas
despesas, bem como a reconciliação bancária.
Deverá iniciar a configuração deste módulo com a criação dos Bancos
e das respetivas Contas Bancárias. Para criar o Banco vá ao menu
Gestão de Tesouraria -» Tabelas – Bancos.
Clique em “Novo” e introduza o nome do Banco no campo
“Designação”. Tem ainda a possibilidade de activar ou desactivar os
bancos criados. Clique em Gravar.
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De seguida deverá criar as suas “Contas Bancárias”. Vá de novo ao
menu Gestão de Tesouraria -» Tabelas -» Contas.
Clique em “Novo”. Preencha com a informação solicitada e escolha o
Banco (anteriormente criado) que deverá ficar associado a essa
conta.
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Dentro da Ficha da Conta, tem outros dois separadores, para além do
“Dados Gerais”: “Contactos” e “Saldo Inicial”.
- No separador Contatos, tal como o próprio nome indica, deverá
colocar a informação relativa à sua dependência bancária.
Os dados que aqui colocar são meramente informativos, cujo objetivo
principal é a consulta dos mesmos em caso de necessidade.
- Já no separador “Saldo Inicial” deve inserir o seu saldo actual para
que possa, por exemplo, iniciar a utilização da reconciliação bancária
no programa com o seu “saldo real”.
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Ao criar uma nova conta terá ainda o separador “Movimentos” onde
poderá consultar todos os movimentos (histórico) associados a essa
conta.
Ainda em Tabelas (no menu Gestão de Tesouraria) deverá criar as
Entidades.
Aqui o objectivo é criar as entidades às quais efectuam pagamentos,
como por exemplo, o seu fornecedor de eletricidade, de combustível,
à Autoridade Tributária, etc…
Ao clicar em “Novo” deverá preencher a Ficha de Entidade com a
informação pretendida e clicar em “Gravar”.
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Dentro da Ficha de Entidade terá ainda o separador Despesas, que irá
apresentar todo o histórico de despesas registadas associadas a esta
entidade.
Ainda nas Tabelas, terá a opção “Tipos de Despesa”.
Por defeito, o KeyInvoice já tem criados alguns tipos, no entanto
poderá criar os que pretender clicando em “Novo”.
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Dentro de cada ficha do Tipo de Despesa que criar terá os
separadores “Subdespesas” e “Movimentos” que irão apresentar o
histórico de cada um.
No separador das “Subdespesas” terá a possibilidade de criar novas.
A partir daqui tem a maioria das configurações efetuadas de forma a
começar a fazer a sua gestão.
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Menu Geral
No menu Geral, no que diz respeito à Gestão de Tesouraria, a
primeira opção que tem é a “Visão Geral”.
Tal como o nome indica, neste menu tem várias estatísticas que
permite obter informação através de gráficos e consultar os “Tops”.
Aqui poderá consultar graficamente os movimentos das contas
configuradas bem como das despesas registadas.
Poderá ainda consultar o Top das Despesas (relativamente ao ano e
mês) e da respetiva Entidade.
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Para registar uma Despesa vá ao menu Geral -» Despesas e clique em
Novo.
Introduza uma Referência e defina a Data desta despesa. Escolha o
Tipo de Entidade e de seguida escolha a Entidade ou Fornecedor
pretendido.
No separador “Detalhes” terá a possibilidade de colocar informação
adicional sobre esta Despesa que está a registar, como uma
Descrição ou uma Observação.
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Para discriminar a Despesa clique em “Adicionar Linha Despesa”.
A partir daqui já terá a possibilidade de registar o “Tipo de Despesa”,
colocar uma “Descrição” e a respetiva taxa de IVA e Valor.
Para adicionar mais despesas clique em “Adicionar Linha Despesas”.
Tem ainda a possibilidade de indicar se a despesa já se encontra ou
não liquidada.
Ao activar a opção “Pago” poderá descriminar a “Conta” de origem do
pagamento, a “Data/Movimento” (importante caso pretenda fazer a
conciliação bancária), a “Data do Valor” e a “Descrição”, caso
pretenda.
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No menu “Movimentos” tem a possibilidade de consultar, através de
um gráfico ou detalhadamente, o que registou no programa.
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Também tem à sua disposição o menu Extrato Bancário, onde tem a
possibilidade de importar o extrato do seu banco e efectuar a
respectiva reconciliação.
Caso tenha o ficheiro do extrato do seu banco na sua posse, clique
em “Importar Extrato”.
Aqui terá de definir a conta em questão e introduzir uma descrição.
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De seguida basta copiar as colunas do ficheiro do banco e colar na
área abaixo indicada.
Depois de clicar em “Continuar” terá de definir ao que corresponde
cada coluna introduzida e clique em “Concluir”.
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Depois de confirmar a importação será apresentada a informação de
acordo com as colunas definidas e terá possibilidade de fazer a
“Reconciliação Bancária”.
Ao clicar em “Reconciliação” poderá associar o seu extrato aos
movimentos registados no programa.
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Como associar um Tipo de Despesa a um documento de Compra?
Para associar um tipo de despesa a um Artigo ou Serviço inserido
num documento de compra vá (por exemplo) a Compras -» Compras -
» Faturas e crie uma nova Fatura.
Depois de inserir o Artigo ou “abrir” a linha de serviço terá o campo
“Despesa” que lhe permite definir a que tipo de despesa se refere o
mesmo.
O que significa que no programa tem duas formas de registar
despesas: através de um documento de compra ou através do menu
Gestão de Tesouraria -» Geral -» Despesas.
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Como associar um movimento bancário a uma venda?
Tem possibilidade de registar movimentos de tesouraria aos
documentos Fatura/Recibo, Fatura Simplificada e Recibo de Cliente.
Para o fazer entre no registo do documento em questão (depois de
finalizado) e terá o separador “Tesouraria”.
Neste registo deverá indicar a “Conta” pretendida, a “Data do
Movimento e a do Valor” e colocar uma “Descrição”. Finalize clicando
em “Gravar Movimento”.
Ao registar os movimentos já terá a possibilidade de, posteriormente,
efectuar a reconciliação bancária, através do extrato bancário.