![Page 1: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/1.jpg)
Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser (workflow)
Præsentation på inspirationsseminar om d. 11. november 2008 - Karsten Ley Poulsen, FlowIT A/S
![Page 2: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/2.jpg)
Dagsorden
1. Om FlowIT A/S
2. Digitalisering af projektprocesserne
3. Digitale arbejdsprocesser i Københavns Kommune
– De forretningsmæssige udfordringer
– Demonstration af Institutionsweb i Københavns Kommune
– Forankring: Brugervenlighed i højsædet
– Forretningsmæssige fordele
4. Digitalisering af ændringshåndtering i organisationen
5. Opsummering
![Page 3: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/3.jpg)
• Mission: Styrke organisationers evne til at samarbejde
– Effektiv projektgennemførelse - ProjectFlow
– Videndeling og dokumenthåndtering - IntraFlow
– Effektive driftsprocesser (workflow, HR-Portal, kontraktportal) – CoreFlow
• Dansk softwarevirksomhed etableret i 1999
• Børsen Gazelle virksomhed 2007, 2008
• ProjectFlow implementeringspartnere
Om FlowIT A/S
![Page 4: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/4.jpg)
TV 2
Københavns Kommune
Region Sjælland
Århus Kommune
Næstved Kommune
Region Sjælland
NRGI
Sparinvest
TAC (Schneider Electric)
Fødevareøkonomisk institut (FOI)
LO
HTH Køkkener A/S
Kræftens Bekæmpelse
OBH-Gruppen
Digital Sundhed (Sundhedsstyrelsen / EPJ)
DFDS
TietgenSkolen
International Business College (IBC)
A.P. Møller – Mærsk - Odense Staalskibsværft
Exhausto
Kommunedata (KMD)
GN Store Nord
Dong Energy
IT- og Telestyrelsen
Udvalgte referencer
![Page 5: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/5.jpg)
Digitalisering af projektprocesser
![Page 6: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/6.jpg)
Dagsorden
1. Om FlowIT A/S
2. Digitalisering af projektprocesserne
3. Digitale arbejdsprocesser i Københavns Kommune
– De forretningsmæssige udfordringer
– Demonstration af Institutionsweb i Københavns Kommune
– Forankring: Brugervenlighed i højsædet
– Forretningsmæssige fordele
4. Digitalisering af ændringshåndtering i organisationen
5. Opsummering
![Page 7: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/7.jpg)
Udfordringer - I
Gode pædagogiske tilbud, sikkerhed og hygiejne
![Page 8: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/8.jpg)
Udfordringer - II
Publicering på eksterne websites via web services, data til SAS eller
generér OOXML dokument til journalisering i eDoc®
![Page 9: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/9.jpg)
Udfordringer - III
De interne arbejdsprocesser
Flere
IT-systemer
Telefon
Pæd.
konsulent
E-mails
Politikere ogcentralforvalt.
Tilsyn
Medarbejder
![Page 10: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/10.jpg)
Udfordringer - opsummering
1. Overholde lovmæssige og forvaltningsmæssige krav
– Herunder tilsyn af pædagogiske tilbud, sikkerhed
og hygiejne
2. Publicere information til eksterne datakilder
– Brugerinformation.dk, borger.dk etc.
3. Effektivisere interne processer
– Ressourcekrævende manuel indrapportering i
e-mail, dokumenter osv.
– Flere forskellige IT-systemer med forskellige
brugergrænseflader
– Begrænset genbrug af data på tværs af
systemer
– Dobbeltindtastning
– Manuel godkendelse af indrapportering og
tidskrævende journalisering i ESDH-system
– Øge datakvalitet
– Genbruge data på tværs af systemer
Møder
Telefon
Pæd.
konsulent
E-mails
Dokumenter
Tilsyn
Medarbejder
![Page 11: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/11.jpg)
Eksempel på workflow: Før og efter
Tilsynsrapportering
Møder
Telefon
Pæd.
konsulent
E-mails
Dokumenter
Tilsyn
Medarbejder
Tilsynsrapport
Pæ
da
go
gis
k
ko
su
len
t
Institu
tio
ns-
led
er
Syste
me
rF
orv
altn
ing
s-
bru
ge
r
Opret
tilsynsrapport
2008
Inddatér Godkend
InddatérGodkend
tilsynsrapportPublicér
Rettelser/kommentarer
Active DirectoryKMD Institution MOSS 2007/CoreFlow/SQL Server eDoc
![Page 12: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/12.jpg)
Eksempel på workflow: Udsnit af tilsynsrapportering
Tilsynsrapport
Pæ
da
go
gis
k
ko
su
len
t
Institu
tio
ns-
led
er
Syste
me
rF
orv
altn
ing
s-
bru
ge
r
Opret
tilsynsrapport
2008
Inddatér Godkend
InddatérGodkend
tilsynsrapportPublicér
Rettelser/kommentarer
Active DirectoryKMD Institution MOSS 2007/CoreFlow/SQL Server eDoc
![Page 13: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/13.jpg)
…
…
NØKKEN
BARNETS
HUS
Institutionsweb+
København S +
København V +
Institutionsportal med workflow i Københavns Kommune med CoreFlow
Minimer administrativt arbejde
Institutionsleder
Optimer samarbejdet med de enkelte institutioner
Pædagogisk konsulent
Skab overblik
Forvaltning
KMD
Institution
Active
Directory
eDocBruger-
Informati
on.dkSAS
![Page 14: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/14.jpg)
Pædagogisk konsulent kan oprette tilsynsrapporter på sine institutioner
Pædagogisk konsulent
kan oprette
tilsynsrapporter på sine
institutioner
![Page 15: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/15.jpg)
Tilsynsrapport: Fanen Proces
Skemaet kan være
beriget med
information fra 3. parts
systemer (KMD
Institution)
![Page 16: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/16.jpg)
Påkrævede felter
Påkrævet felt
Denne fane har
påkrævede felter, der
ikke er udfyldt
Detaljeret hjælp
![Page 17: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/17.jpg)
Når institutionslederen har udfyldt alle påkrævede felter, kan han markere den
udfyldt. Aktøren ændres herved til distrikt
Afslutningskvittering
![Page 18: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/18.jpg)
Nu er aktøren Distrikt, og den pædagogiske konsulent
kan se, at han har en aktiv tilsynsrapport
![Page 19: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/19.jpg)
Centralforvaltningen
![Page 20: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/20.jpg)
Overblik over spørgsmål og svar
Sammenlign data fra
flere tilsynsrapporter
![Page 21: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/21.jpg)
Sammenlign besvarelser på tværs af institutioner
![Page 22: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/22.jpg)
Forankring
Brugervenlighed er afgørende, når +1.000 brugere med forskellige it-færdigheder skal
anvende løsningen
• Ledelsesforankring
• Involvere slutbrugere, kommunikation, testworkshops på prototype, kommunikation og
uddannelse samt efterfølgende opfølgning
• Brugervenlighed
• Enkel brugergrænseflade uden støj
• Personificeret – målrettet mod den enkelte brugerrolle
• Ingen dobbeltindtastninger
• Genbrug af data på tværs af arbejdsprocesser og systemer
• Gemme selvom alt ”påkrævet” ikke er udfyldt
• Rettighedsstyring og rollespecifikvisning på feltniveau
• Context specifik hjælp på feltniveau
![Page 23: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/23.jpg)
Forretningsmæssige fordele
”Vores brug af Microsoft Office SharePoint Server og CoreFlow til digitalisering af arbejdsprocesser
mellem institutioner, distrikter og forvaltninger giver en brugervenlig løsning, der bidrager til bedre
overblik mere effektive arbejdsprocesser og genbrug af data” – Specialkonsulent Lars Østergaard, Center
for Informatik, Københavns Kommune
• Forbedring af samarbejdsprocesser
• Mindskelse af administrativt arbejde
• Forbedret overblik på tværs af institutioner
• Genbrug af information
• Højere datakvalitet
• Frigørelse af tid
• Én samlet platform til en hel række processer
![Page 24: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/24.jpg)
Dagsorden
1. Om FlowIT A/S
2. Digitalisering af projektprocesserne
3. Digitale arbejdsprocesser i Københavns Kommune
– De forretningsmæssige udfordringer
– Demonstration af Institutionsweb i Københavns Kommune
– Forankring: Brugervenlighed i højsædet
– Forretningsmæssige fordele
4. Digitalisering af ændringshåndtering i organisationen
5. Opsummering
![Page 25: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/25.jpg)
Digitalisering af ændringshåndtering
Online demo
![Page 26: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/26.jpg)
Tak for I dag
Præsentation af CoreFlow konfigureret til understøttelse af samarbejdsprocesser mellem institutioner
![Page 27: Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser …download.microsoft.com/documents/UK/Danmark/din... · 2018-12-05 · Udvalgte referencer. Digitalisering af projektprocesser](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022060505/5f1e48129d750b2b5612ca86/html5/thumbnails/27.jpg)
Arkitektur
• Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Office Open XML (OOXML) – Microsofts åbne dokumentformat
• CoreFlow overbygning til MOSS 2007 fra FlowIT
• Windows Server 2003
• MS SQL Server 2005