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Gobierno TICCartera de proyectos
Vicerrectorado Recursos Digitales y documentación
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Agenda1. Estado actual de los servicios2. Gobernanza TIC3. Objetivos4. Cartera de proyectos5. ¿ Qué es un proyecto?6. Participantes7. Funcionamiento8. Calendario9. Criterios10. Diagrama de estados11. Conclusiones12. Dudas y preguntas
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Estado actual de los proyectos
Área sistemas y redes: 28 proyectos activos
Área aplicaciones:
• 136 activos relacionados con desarrollo de
aplicaciones
• 12 activos relacionados con servicios
• 23 activos relacionados con integración
Casi 200 proyectos en distintos estados
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Algunos datosMayo 2018
Análisis Desarrollo Estable
Evolutivo/
Correctivo Obsoleto PropuestoPrueba
sSolicitad
o Requisitos TotalED 1 1
GABREC 3 3GERENCIA 1 2 5 1 2 11
SG 2 4 3 2 11VA 23 13 1 1 38
VCS 1 1 2VECE 1 8 2 1 3 15VIIT 1 4 1 6VOAP 1 4 3 8VPP 1 5 1 7
VRED 2 9 1 14 2 11 39
VRSC 3 1 1 5OTROS 1 1 2 1 1 6Total 5 14 4 74 8 37 1 8 1 152
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Percepción del ASIC• Trabajadores del servicio con sensación
constante de saturación
• Sin planificación anual de proyectos
• Cambios constantes en alcance del
proyecto
• Cambios constantes en la priorización
• Proyectos parados en fase de
aceptación por usuario final
• Resistencia al cambio
• Procesos y metodología descentralizada
• Dificultad para unificar forma de trabajo
• Criterios de aceptación no normalizados
• Falta de tiempo para testeo
• Falta de coordinación y documentación
• Escasa cultura de reporting
• Usuarios descontentos
• ENTRADA DE PROYECTOS CAÓTICA
Escasa planificación infravaloración esfuerzo realizado
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Percepción del usuario
• Desconocimiento plazos ejecución y
estado de proyectos
• Desconocimiento de recursos asignados
• Incumplimiento de plazos entrega
• Usuarios descontentos
• Procesos y metodología descentralizada
• Equipos de proyectos poco definidos
• Falta de documentación
Desconocen los recursos utilizados
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Acciones a realizar Establecer claramente cuál es la estrategia de TIC y alinearla con la estrategia
global de la universidad.
Determinar quiénes son los responsables de la planificación estratégica delas TIC, de la toma de decisiones y de la explotación de las TIC.
Establecer una gestión por proyectos y priorizar las inversiones, de maneraque se ahorren costes.
Gestionar los riesgos para conseguir que cada vez afecten menos alrendimiento de la universidad.
Disponer, en todo momento, de una evaluación y seguimiento delrendimiento de los procesos y servicios basados en TIC mediante losindicadores adecuados (cuadro de mandos de TIC).
Alcanzar el cumplimiento normativo (LOPD, convergencia al EEES, etc.) eimplantar estándares internacionales y certificaciones relacionadas con elgobierno de las TIC.
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Gobernanza TIC
El futuro de la universidad pasa por la transformación digital.
Las TIC deben evolucionar y alinearse con los objetivos de la Universidad
Las TIC deben de jugar un papel clave en el aumento de la eficacia y eficiencia de los procesos y servicios ofrecidos por la Universidad
La gobernanza de las TIC proporciona un conjunto de principios, reglas yprocedimientos que permiten la priorización, coordinación y correctaejecución de los servicios y proyectos TIC.
LAS TIC ESTÁN ALINEADAS CON LA ESTRATEGIA DE LA UNIVERSIDAD
Apertura Cartera
Proyetos
Solicitar Proyectos
ValorarProyectosPriorizar
Planificar
Ejecutar
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ObjetivosAsumir el gobierno de las TIC, estableciendo un modelo de toma de decisiones quepermita la máxima eficiencia en el uso de los recursos disponibles asegurando unatransparencia completa en el proceso
Crear una estructura para el gobierno estratégico y coordinación de las TIC, a través deun Comité de Dirección TIC
Elaborar una estrategia TIC para la Universidad
Asegurar el alineamiento de la estrategia TIC con la estrategia de la Universidad
Dotar de suficientes recursos y procedimientos para la consecución de la estrategia TIC
Supervisar el cumplimiento de la estrategia TIC de la Universidad
Realizar el seguimiento del rendimiento de los Servicios TICCrear una Cartera de Proyectos TIC.
Crear una Oficina de Proyectos TIC que promueva una gestión y consecución de losproyectos TIC basada en estándares y procedimientos formales
Elaboración de planes de seguimiento y de mejora de los servicios TIC y de la oficina deproyectos TIC.
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• Planificación de proyectos,
personas, esfuerzos y presupuestos
• Cumplimiento de plazos
• Metodologías de documentación,
seguimiento, testeo, aceptación
• Usuario activo e involucrado
• Obtención de métricas
• Técnicas de asignación de recursos
y de programación de proyectos
• Gestión del ciclo de vida de las
aplicaciones
• Transparencia, visibilidad
• Compromiso, motivación
• Formación
• Evolución metodológica, mejora
continua
• Evaluación continua
• Capacidad de reacción
• …
Beneficios
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Cartera de Proyectos
Las Carteras de proyectos forman parte de las buenas prácticas engobernanza TIC.
La Cartera de Proyectos TIC, CARTIC-UPV contendrá los proyectos aprobadospara desarrollar en un ejercicio determinado.
La propia existencia de la Cartera permite tener recogidas las necesidadesglobales, además de planificar las soluciones con antelación, controlarpresupuestariamente la ejecución de los proyectos y, en definitiva, optimizarlos recursos disponibles de la Universidad.
Priorizar las actuaciones TIC segúnlos recursos disponibles alineadoscon la estrategia de la universidad
TIC
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¿Qué es un proyecto TIC?
• Nuevos desarrollos aplicaciones • Mantenimiento evolutivo de las aplicaciones
para incorporar nuevas funcionalidades• Nuevas Infraestructuras (sistemas-redes)• Mantenimiento evolutivo de infraestructuras
(sistemas-redes)• Servicio coordinación - integración
Aplicaciones Sistemas Redes
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ParticipantesSolicitanteDirector/a de Área, servicio, unidad, centro; departamento
Promotor/aMiembros del Equipo de Gobierno.
Director/a del proyectoDirector/a de Área, servicio, unidad, centro; departamento
Comité de dirección TICVicerrectora VRED, que actuará comopresidenta, Gerente, Vicerrectora PP,Director/a de Área TI, que actuará desecretario/a, Director/a de Área ASICAplicaciones, Director/a de Área ASICRedes y Comunicaciones.
Vicerrector/a responsable de las TICVicerrector/a y/o Director/a Área TI.
Usuarios/as Equipo funcionalFunctionless del servicio, centro o departamento
ASICPersonal técnico del Área de Información y Comunicaciones
Oficina de la Cartera de ProyectosDirector/a de Área ASIC Aplicaciones, Director/a de Área ASIC Redes y Comunicaciones y equipo de apoyo
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FuncionamientoConvocatoria
•Publicación Convocatoria•Publicación criterios valoración
Solicitud de proyectos•Propuestas de proyectos•Asesoramiento del ASIC
Valoración y priorización•Valoración Técnica por PMOTIC-UPV•Priorización por promotor•Aprobación y planificación por COMTIC-UPV
Publicación•BOUPV•Web de VRED
Ejecución•Desarrollo proyecto por ASIC•Seguimiento COMTIC-UPV
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Calendario convocatoria 20194 oct 2018
• Anuncio de la convocatoria. Publicación BOUPV
5-oct9-nov 2018
• Solicitud de proyectos
10-nov9-dic 2018
• Reuniones con los solicitantes y valoración de los proyectos
10 - 21 dic 2018
• Reuniones con los promotores/as
21- ene 2019
• Presentación a cartera de proyectos TIC 2019 al COMTIC-UPV
23 ene 2019
• Aprobación cartera de proyectos TIC 2019 por COMTIC-UPV
24 –ene 2019
• Publicación CARTIC-UPV 2019
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Criterios de priorización (I)Criterio Peso Descripción Escala
Prioridad 15% Prioridad asignada por el promotor del proyecto.
5: Para el proyecto más prioritario,0: Para el que menos.
Necesidad 10% ¿El proyecto busca resolver una necesidad importante?
5: Muy necesario0: No es necesario
Urgencia 10% ¿Es urgente la prioridad a cubrir? 5: Legislativa, 4: Técnica, 3. Alta,2: Media, 1: Baja, 0: No urgente.
Alineación 15% ¿El proyecto está alineado con la estrategia de la Universidad?
5: Totalmente alineado, 0: No alineado.
Impacto 15% ¿Cómo de grande es el colectivo de usuarios beneficiados por el proyecto?
5: Toda la comunidad universitaria, 4: Colectivo grande, 3: Área-servicio, 2: Colectivo mediano, 1: Colectivo pequeño,0: Usuarios concretos.
Beneficio 15% El proyecto conduce a mejoras en la calidad de los procesos, mejoras en la gestión, ahorros de tiempo y/o económicos?
5: Grandes ahorros/mejoras fácilmente cuantificables, 4: Grandes ahorros/mejoras no fácilmente cuantificables, 3: Ahorros/mejoras moderadas pero cuantificables, 2: Ahorros/mejoras moderadas no cuantificables, 1: Algunos ahorros/mejoras, 0: Sin ahorros/mejoras.
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Criterios de priorización (II)Criterio Peso Descripción EscalaRiesgo 5% ¿El proyecto contiene
dimensiones (técnicas,organizativas,normativas,presupuestarias, dedatos,interdependencias) quepuedan dificultar suejecución o condicionarsu éxito?
0: Riesgo muy alto, 5: Riesgo muy bajo.
Complejidad 5% Dimensiones del proyecto enhoras de desarrollo y costesasociados.
0: Proyecto de gran tamaño(más de 1000 horas), 5:Proyecto de pequeño tamaño(menos de 100 horas).
Corrección 5% La memoria de proyecto presentada es completa y detallada.
5: Memoria completa y bien especificada,0: Memoria muy pobre.
Programación 5%
El equipo del proyectoestá bien identificado asícomo los hitos,entregables yprogramación de tareas.
5: Equipo, hitos,entregable yprogramaciónperfectamenteidentificados0: No existeprogramación delproyecto ni equipodefinido.
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30%60% 50%
Distribución tiempo técnicos
Nuevos proyectos Resolución incidencias
10%
Otros
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Solicitado
Valorado
Priorizado
Aprobado
Ejecución
Finalizado
Estados Cartera de Proyectos
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¿ Qué queremos conseguir?1. Implantar cultura de gestión de proyectos TIC
2. Evitar la implosión en un futuro cercano si no se implanta una PMO
3. Normalizar la entrada de proyectos y priorizar la ejecución de
proyectos en cartera
4. Planificación anual
5. Transicionar de un modelo donde se abusa del software a medida a
un modelo de integración de software comercial
6. Mejorar calidad de los productos/servicios del ASIC
7. Aumentar la implicación de dirección y de los usuarios en los
proyectos TIC
Transparencia, participación, calidad y corresponsabilidad
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https://www.upv.es/entidades/VRED/gobtic