GPM Region Düsseldorf/Rhein-RuhrVortrag vom 12.08.2013 Kollaboration im Projektmanagement – Microsoft SharePoint und Project Server 2013
12.08.2013 | www.GPM-IPMA.de
KOMPETENZ12.08.2013 | www.GPM-IPMA.de
Inhalt
1. Foliensatz der Veranstaltung vom 12.08.2013 bei der
IT.NRW
Mauerstr. 51
40476 Düsseldorf
2. Kontaktdetails des Referenten
3. Kontaktdetails GPM/GPM Region Düsseldorf-Rhein/Ruhr
Hinweis: Der Inhalt dieser Präsentation muss nicht die Meinung der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. darstellen. Alle Rechte und Pflichten obliegen den Präsentierenden (Jens Paape, Campana & Schott Realisierungsmanagement Nord GmbH, Köln)
Die nachfolgenden Inhalte sind urheberrechtliches Eigentum der Campana & Schott-Unternehmensgruppe.
Die unentgeltliche Überlassung berechtigt ausschließlich zur unternehmensinternen Nutzung.
Jegliche Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung durch Campana & Schott.
Kollaboration im Projektmanagement
Microsoft SharePoint und Project Server 2013
Jens Paape
Düsseldorf, 12.08.2013
Microsoft Project 2013 2/ © Campana & Schott 38
Agenda
Unternehmensvorstellung
IT-Trends im Projektmanagement
Microsoft Project 2013 – Grundlagen
Microsoft Project 2013 – Live-Demo
Einführung einer Kollaborationsplattform
Diskussion und Fragen
Unternehmensvorstellung
Microsoft Project 2013 4/ © Campana & Schott 38
Ein etabliertes und dynamisches Unternehmen
Campana & Schott – Unternehmen
… auch in Australien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Bulgarien, Dänemark, Finnland, Groß-
britannien, Kosovo, Saudi-Arabien, Schweden, Serbien, Spanien, Tschechien, Ukraine, USA, …
Kunden weltweit
Microsoft Gold Partner
Weitere Allianzen
Seit 1992 am Markt
Inhabergeführtes
Unternehmen
10 Niederlassungen
in Europa
Derzeit über 200
Mitarbeiter
Starke Allianzen
und weltweites
Partnernetz
Überblick
Microsoft Project 2013 5/ © Campana & Schott 38
Beratung – Technologie – Umsetzung
Campana & Schott – Kompetenzen
Projektmanagement Social Collaboration
Microsoft-
Technologien
Integration
& Produkte
Managementberatung
Technologieberatung
Realisierung
Professionelles
Projektmanagement
Automatisierung
von Prozessen
IT-Lösungen
Training und Support
Bereitstellung von
Projektmanagern
Management
of Change
Microsoft Project 2013 6/ © Campana & Schott 38
P3M (Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement)
ist integraler Bestandteil jeder Organisation
Campana & Schott – Beratungsansatz
Microsoft Project 2013 7/ © Campana & Schott 38
Unsere Kundenbasis umfasst alle Branchen und
Unternehmensbereiche
1&1, ABB, Abbott, Accenture, Airbus, Alcatel-Lucent, Allianz, Altana, AOK, AOL, Areva, Ärzte ohne
Grenzen, Avaya, AXA, Bahlsen, Bayer, Bayerischer Rundfunk, Beiersdorf, Bertelsmann, Bilfinger Berger,
BMW, BNP Paribas, Boehringer Ingelheim, Bombardier, Bosch, British Telecom, Bundesagentur für Arbeit,
Bundeswehr, BVG, Carl Zeiss, Clariant, Coca-Cola, Commerzbank, Continental, Creditreform, Daimler,
Datev, DekaBank, DEKRA, Deutsche Bahn, Deutsche Börse, Deutsche Forschungsgemeinschaft, Deutsche
Telekom, Deutsche Vermögensberatung, DHL, Dräxlmaier, Dresdner Bank, DSAG, DWS, Dyckerhoff,
EADS, eBay, E.ON, Ergo Versicherungsgruppe, Europäische Zentralbank, Ferrero, Fraport, Fraunhofer
Gesellschaft, Fresenius, General Cologne Re, Giesecke & Devrient, Gothaer, Gruner + Jahr, Hamburger
Hochbahn, Hannover Rück, Harman/Becker, Heidelberg Cement, Heidelberger Druckmaschinen,
Heineken, HeLaBa, Heraeus, Hermes Kreditvers., Hewlett-Packard, Hilti, Hochtief, Honeywell, Infineon,
Intersport, Jaguar & Land Rover, John Deere, Kaufland, Kassenärztliche Bundesvereinigung, Keiper
Recaro Group, KfW, Kienbaum, Lekkerland, Liebherr, L'Oréal, Lufthansa, MAN, Media-Saturn, Metabo,
Microsoft, Miele, Ministerien, MTU, Munich Re, NCR, Nestlé, Nintendo, Nokia, Novartis, Océ, OMV, ORF,
OSRAM, Österreichische Bundesbahn, Panalpina, Philips, Porsche, PricewaterhouseCoopers, QIAGEN,
Roche, RWE, Sanofi, SAP, Schindler, Scholpp, SEB, Siemens, Signal-Iduna, Solvay, Sparkassen,
Stadtwerke, Städtisches Klinikum München, Star Alliance, Südzucker, Swatch, Swisscom, Swiss Re,
Tchibo, Telekom Austria, TeliaSonera, Tengelmann, Tesa, Technicolor, ThyssenKrupp, T-Systems, TÜV
SÜD, UBS, UniCredit Bulbank, Universitäten, Vaillant, Valeo, Varta, Vodafone, Voestalpine, Voith,
Volkswagen, Web.de, Wien Energie, Wincor Nixdorf, WMF, Yello, ZF …
Campana & Schott – Kunden (Auszug)
Microsoft Project 2013 8/ © Campana & Schott 38
Was erwarten Sie vom heutigen Vortrag?
Zentrale Fragestellung
Informationsaustausch läuft
oft über Email und Netzlaufwerke
Auffindbarkeit von Informationen
ist hierdurch erschwert
Projektmanagement findet lokal
oder über selbstgebastelte
Excel Lösungen statt
Situation
Einfache Verwaltung und
Auffindbarkeit von
Informationen
Transparente Darstellung der
Projekt- und Ressourcen-
situation
Anforderungen
Kernfrage:
Ist SharePoint/
Project 2013 eine
geeignete Plattform
für das Projekt-
management?
IT-Trends im Projektmanagement
Microsoft Project 2013 10/ © Campana & Schott 38
Vier große IT-Trends werden das Jahrzehnt prägen
IT-Megatrends
Mobilität Social
Cloud Big Data
Microsoft Project 2013 11/ © Campana & Schott 38
Social Collaboration: Unternehmen erkennen das
Potential und Mitarbeiter fordern die Funktionalität ein
IT-Megatrends
50 % der
Unternehmen wollten
2012 Apps für
interne soziale
Netzwerke nutzen
Social
75 % der Mitarbeiter
werden 2025
Millenials sein
(Generation Y)
Soziale Netzwerke
umfassen nicht nur
Personen sondern
auch Geräte und
Produkte
Quelle: Microsoft
Microsoft Project 2013 12/ © Campana & Schott 38
Das Kommunikationsverhalten verschiebt sich in
Richtung Sozialer Netzwerke
Relevanz
14 13 12 10
28 27 25 27
2010
105
28
6
21
10
100 % = 101
22
5
22
11
2008
100
15
4
26
13
Soziale Netzwerke
VOIP
Mobil-Telefonie
Festnetz-Telefonie
Instant Messaging
2009 2011
102
29
5
21
7
Frage: Sie haben Kommunikations-Aktivitäten erwähnt, die Sie täglich oder fast täglich tun. Wie viel Zeit
verbringen Sie mit diesen Aktivitäten? Hinweis: Zahlen könnten rundungsbedingt nicht die Summe ergeben
Quelle: McKinsey: iConsumer survey 2008–11
Verdopplung
Microsoft Project 2013 13/ © Campana & Schott 38
Social Collaboration fördert die abteilungsübergreifende
Zusammenarbeit und steigert die Produktivität
Vorteil Bsp 2
Nutzenpotential: Produktivität
Kommunikationsbarrieren Übergreifende Kommunikation
Microsoft Project 2013 14/ © Campana & Schott 38
Social Collaboration festigt die Mitarbeiterbindung in
Unternehmen
Vorteil Bsp 2
Nutzenpotential: Mitarbeiterbindung
Von Top Down Zu Bottom Up
Microsoft Project 2013 15/ © Campana & Schott 38
Welche IT-Trends beeinflussen die Weiterentwicklung
von Projektmanagementsoftware?
Microsoft Project über die Jahre
2000 2002 2003 2010 2013
Funktionsumfang &
Funktionsreife
Zeit
Collaboration
Social
Mobile
Cloud
Social
Mobile
Cloud
Portal
Portal-Lösungen statt
isolierter
Applikationen in
Unternehmen
Project Central
Project 2002
2007
Project 2003
Teamsites
Project 2007
SharePoint
Portal
Project 2010
PPM,
Workflows
3 Jahre 3 Jahre
Microsoft Project 2013 16/ © Campana & Schott 38
Die Microsoft “Wave 15” zielt auf ein einheitliches UI:
OS, Client & Web | Consumer& Business | All Devices
Unified User Interface
Project Server 2013 - Grundlagen
Microsoft Project 2013 18/ © Campana & Schott 38
Ob als Client-/Server Installation oder in der Cloud, die
Architektur bleibt dieselbe
Pla
ttform
Front-End
Servic
es
Integration z.B. von ERP-Systemen
(SAP, Peoplesoft, Navision)
Microsoft SharePoint/ Project 2013 – Architektur
Microsoft Project 2013 19/ © Campana & Schott 38
Mit Microsoft SharePoint wird Ihr Projektteam zu einem
sozialen Netzwerk, ein Mikrokosmos im Unternehmen
Kollaboration im Team
Microblogging & Aktivitäten
Communities
Get …
…tuned in
…connected
…working
Dokumenten Management
Aufgaben Management
Newsfeeds
… visible
Microsoft Project 2013 20/ © Campana & Schott 38
Microsoft Project 2013 bietet eine integrierte Plattform
für das Projekt- und Projektportfoliomanagement
Nutzergruppen und Funktionsbereiche
Analyse & Controlling
Optimierung Portfolio
Auswertung Projekte,
Budgets, Kapazitäten,
Kennzahlen…
Übersicht eigener Aufgaben
Rückmeldung von Ist-Zeiten
und inhaltlichem Fortschritt
Kollaboration im Projekt: u. a.
Dokumente, Wikis, Kalender
Projektplanung/ –steuerung
Überwachung, Berichtswesen
Kommunikation
Personaleinsatzplanung
Auslastungsanalyse
Kapazitätsoptimierung
Skill-Management
Management Projektteam
Projektleitung Ressourcen-Mgmt.
PM Linie
Exec Team
Microsoft Project 2013 21/ © Campana & Schott 38
Microsoft Project 2013 informiert passgenau und
aktuell: Portfolio-Überblick oder Detail-Projektplan
Rollenbasierte, aktuelle Information auf zentraler Datenbasis
PM Linie
Team Exec
Projekte Ressourcen
Aufgaben Kennzahlen
Kundenszenario
Wie wird aus unstrukturierten
Inhalten ein strukturiertes Projekt?
Microsoft Project 2013 23/ © Campana & Schott 38
gering
hoch
Nutzungsgrad
Starten Sie auf der grünen Wiese beginnend mit einer
Idee und erstellen ein Projekt in wenigen Schritten
Von der Idee zum Projekt
Zeit
Idee erfassen
Ideen bewerten
Projekt starten
Microsoft Project 2013 24/ © Campana & Schott 38
gering
hoch
Struktur
Überführen Sie unstrukturierte Inhalte in ein
strukturiertes Projekt
Projekt strukturieren
Zeit
Dokumente verwalten
Aufgaben verwalten
Projekte managen
Live-Demo von Project Server & Client 2013
Kundenszenario
Wie können Sie mit Ihrem
Projektteam auch mobil kollaborieren?
Microsoft Project 2013 27/ © Campana & Schott 38
Als Projektmanager oder Teammitglied haben Sie auch
mobil Zugriff auf Projektdaten über spezielle Ansichten
Mobiles Projektmanagement
Verwalten Sie Projekte unterwegs mithilfe der
verbesserten Ansichten für mobile Endgeräte
Zielgruppe sind vor allem Projektmanager und
Teammitglieder
Der Zugang ist verfügbar für Windows Phone, Apple-
und Android-Geräte
Mobiler Zugriff
PM
Team
Ergänzung
Wie können Sie Projektfortschritt via
Rückmeldungen erfassen?
Microsoft Project 2013 29/ © Campana & Schott 38
Teammitglieder haben nun die Möglichkeit, die Zeiterfassung für die ihnen persönlich
zugeordneten Aufgaben und Projekte auf einer zentralen Seite vorzunehmen
Geleistete Arbeit kann gespeichert und dem Statusmanager zur Freigabe gesendet werden
Beispiel:
• Ein Teammitglied arbeitet an verschiedenen Aufgaben. Ein Teil davon wird extern und der
andere intern verrechnet
• Das Teammitglied kann die geleistete Arbeit für alle Aufgaben erfassen und den Status an
den Projektleiter absenden
Teammitglieder können mit Project 2013 einfach
Ist-Zeiten oder Vorgangsfortschritt zurückmelden
Zeiterfassung
Meine Arbeit/ Meine Arbeitszeittabelle
Microsoft Project 2013 30/ © Campana & Schott 38
Der Projektleiter kann automatische Genehmigungsregeln
erstellen, die auf definierten Feldwerten basieren
Beispiel:
• Der Projektleiter erstellt eine Regel für die automatische
Genehmigung von Aktualisierungen aller als intern
markierten Vorgänge
• Nur die als extern markierten Vorgänge werden auf der
Genehmigungsseite des Projektleiters angezeigt
Project Server 2013 erhöht die Benutzerfreundlichkeit
der Zeiterfassung auf Aufgabenebene
Zeitgenehmigung
Automatische Genehmigungsregeln
Fazit
Microsoft Project 2013 32/ © Campana & Schott 38
Project Server 2013 bietet die Plattform zur Abdeckung
von unterschiedlichsten Anwendungsfällen
Fazit
Kolla-
boration
Ressourcen-
management
Dokumenten-
management
Skalierbare Plattform
Unterstützung
verschiedenster
Anwendungsfälle
Abbildung von
Anforderungen an das
Projekt- und
Portfoliomanagement
Microsoft Project 2013 33/ © Campana & Schott 38
Die Nutzung von Project Server ist stark abhängig von
IT-Richtlinien und der vorhandenen Unternehmenskultur
Kundenzitate
Mit der Cloud basierten
Lösung haben wir die
benötigte Flexibilität
erhalten und können das
System frei skalieren!
Sehr intuitiv zu
bedienen!
Aufgrund von Bedenken
bei der Datensicherheit
präferieren wir die
on-premise Lösung!
Die Verwendung eines solchen
Systems erfordert ein hohes
Maß an Disziplin, um die
erhoffte Transparenz zu
erreichen!
Excel
funktioniert
doch auch!
Die Mitarbeiter
müssen von
Anfang an
eingebunden sein!
Vorgehensmodell zur Einführung
Microsoft Project 2013 35/ © Campana & Schott 38
Das Schritte zur Einführung eines Tools sollten
pragmatisch sein und aufeinander aufbauen
Beispiel: Mögliche Aufteilung in Entwicklungsstränge
Einführung von Microsoft Project Server
als Projektmanagement-Plattform
Infrastruktur
Basisfunktionalitäten
Design, Homepage,
Berechtigungen, etc.
Vorlagen für Richtlinien
Use Case-Analyse
Beurteilung, Priorisierung,
Release-Planung
Ziel: weitere Phasen
optimal vorbereiten
Projektpläne/
Arbeitsbereiche
Dokumentenmanagement
Detailliertes Konzept der
Berechtigungsvergabe
Project
Entwicklungsstrang:
Portal
Entwicklungsstrang:
PM/ Kollaboration
Entwicklungsstrang:
Komplexe Prozesse
Π
Θ
Δ
B
--
Geschäftsprozesse mit
geringer Komplexität
Realisierung im Standard
Ziel: produktive Nutzung
in den Abteilungen
Λ
A
Entwicklungsstrang:
Einfache Prozesse
Pro-
ject
A
Project
Entwicklungsstrang: Vision, Governance & Management of Change 1
2 3 4 5
Diskussion und Fragen
Microsoft Project 2013 37/ © Campana & Schott 38
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!
Ihr Ansprechpartner
Jens Paape, PMP
Senior Consultant
Campana & Schott Realisierungsmanagement Nord GmbH
Beethovenstr. 5-13, D-50674 Köln
Telefon: + 49 (221) 258 89 83 - 0
Mobil: + 49 (151) 150 35 909
E-Mail: [email protected]
Campana & Schott-Unternehmensgruppe
10x in Europa
www.campana-schott.com
Campana & Schott-Unternehmensgruppe
Frankfurt (Hauptsitz)
Gräfstr. 99
D-60487 Frankfurt am Main
Tel. +49 69 97 78 83-0
Berlin
Friedrichstr. 122/123
D-10117 Berlin
Tel. +49 30 28 04 46 83
Wien
Schwindgasse 7
A-1040 Wien
Tel. +43 1 8 12 01 23
Zürich
Heinrichstr. 262
CH-8005 Zürich
Tel. +41 43 9 60 33 22
Köln
Beethovenstr. 5-13
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Paris
42 bis boulevard Richard Lenoir
F-75011 Paris
Tel. +33 1 47 00 79 59
München
Nymphenburger Str. 3a
D-80335 München
Tel. +49 89 2 10 29 78-0
www.campana-schott.com
Hamburg
Zippelhaus 3
D-20457 Hamburg
Tel. +49 40 30 30 96 52
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Silberburgstr. 157
D-70178 Stuttgart
Tel. +49 711 26 34 62 13
KOMPETENZ
Kontakt
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Hauptgeschäftsstelle NürnbergFrankenCampus – Frankenstraße 15290461 NürnbergTel.: +49 (0)911 43 33 69-0Fax: +49 (0)911 43 33 69-99E-Mail: [email protected]: http://www.GPM-IPMA.de
Veranstaltungshinweise der GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhrhttp://www.gpm-ipma.de/ueber_uns/regionen/........
Bei Fragen zum Veranstaltungsprogramm oder zu Netzwerk-möglichkeiten können Sie sich gerne an die
Region Düsseldorf / Rhein-RuhrGuido Bacharach Alexander Miskiw
Tel.: +49 (0) 208 59 08 24 +49 (0) 2051 809640E-Mail: [email protected] [email protected]
wenden.
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