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GUÍA DE NORMALIZACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico Bogotá, 2019
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Tabla de contenido 1. OBJETIVO 4
2. ALCANCE 4
3. RESPONSABILIDADES 4
3.1. Servidores Públicos y Contratistas 4
3.2. Jefe Oficina Asesora de Planeación 4
3.3. Líderes de Proceso 4
3.4. Comité Institucional de Gestión y Desempeño 4
4. DEFINICIONES 5
5. NORMAS 10
6. REFERENCIAS 10
7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 11
7.1. Política y Objetivos 11
7.2. Manual del Sistema Integrado de Gestión 11
7.3. Procesos, Procedimientos, Guías, Instructivos, Cartillas, Lineamientos,
Indicadores, Programas, Riesgos. 12
8. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE
DESARROLLO ECONÓMICO 13
8.2. Identificación de los documentos de SDEE 13
8.3. Caracterización de Procesos en la SECRETARÍA DISTRITAL DE
DESARROLLO ECONÓMICO 14
8.4. Documentación de Procedimientos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE
DESARROLLO ECONÓMICO 19
Elaboración de formatos para la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO
ECONÓMICO 31
9. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS 33
10. CONTENIDO PARA LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE ACUERDO A LOS
NIVELES JERÁRQUICO 35
10.1. Encabezado 36
10.2. Control de cambios 36
10.3. Pie de página del documento 36
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10.4. Tabla de contenido 36
10.5. Introducción 37
10.6. Líder del Proceso 37
10.7. Objetivo 37
10.8. Alcance 37
10.9. Responsable 37
10.10. Definición y Siglas 37
10.11. Base Legal 37
10.12. Políticas de Operación 38
10.13. Anexos 38
10.14. Descripción de la Actividad 38
10.15. Control de Registros 38
11. ACTUALIZACIÓN Y ADOPCIÓN DE MANUALES, PLANES Y PROGARAMAS 38
11.1. Adopción o actualización de Manuales, Planes y Programas 38
12. ADOPCIÓN, ACTUALIZACIÓN O ELIMINACIÓN DE CARACTERIZACIONES DE
PROCESO, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS 38
12.1. Adopción, actualización o eliminación de Caracterizaciones de Proceso,
Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos. 38
12.2. Diligenciamiento del Formulario Solicitud de Creación, Modificación o
Anulación de Documentos 39
12.3. Revisión y aprobación técnica 41
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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la elaboración y normalización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
2. ALCANCE Aplica a todos los niveles de la documentación del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las normas vigentes.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. Servidores Públicos y Contratistas
Es responsabilidad de todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y en especial del personal que interviene directamente con los Sistemas Integrados de Gestión; cumplir y hacer cumplir los lineamientos y especificaciones de esta Guía de Normalización de Documentos.
3.2. Jefe Oficina Asesora de Planeación Es responsable de revisar, verificar y validar que los lineamientos y especificaciones de la normalización de documentos descritas en la presente Guía, sean implementados adecuadamente. Así mismo establecer los mecanismos para su divulgación e implementación. Nota: Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación realizar la revisión, aprobación técnica y difusión de la documentación.
3.3. Líderes de Proceso Son responsables de validar los documentos a cargo de su proceso, de igual forma son responsables de la aprobación de la creación, modificación y eliminación de formatos, procedimientos, guías, instructivos y demás documentos asociados a los procesos que lideran.
3.4. Comité Institucional de Gestión y Desempeño Es el encargado de orientar la Implementación del Sistema Integrado de Gestión y la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
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4. DEFINICIONES A continuación, se describen los términos y definiciones relacionados con la presente guía de normalización de documentos. Para el caso en que se requiera una mayor consulta, puede remitirse a la Norma Para el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015, Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, Norma para el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, Norma para Seguridad y Salud Ocupacional ISO 45001:2018. Norma de Seguridad de la información ISO 27001:2013, Norma para la Responsabilidad Social ISO 26000: 2010 Y la Norma para la Gestión de Riesgos ISO 31000: 2018. ● Actividad
Conjunto de tareas realizadas en un proceso. Representa el grado de acción y de transformación requerido para administrar los recursos dentro de un proceso. ● Cadena de Valor
Conjunto integrado de actividades creadoras de valor y que describe los procesos de negocio de una organización. “Es la suma de los beneficios percibidos que el cliente recibe, menos los costos percibidos por él, al adquirir y usar un producto o servicio. Notas: Es una herramienta para analizar todas las actividades de una organización. Disgrega a la organización en sus procesos estratégicos, misionales, apoyo y evaluación relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de diferenciaciones existentes y potenciales. ● Calidad
Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos. Notas: Nota 1 a la entrada: El término “calidad” puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. Nota 2 a la entrada: “Inherente”, en contraposición a “asignado”, significa que existe en el objeto. ● Caracterización de Procesos La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ¿Qué se requiere para hacerlo? ● Documento
Información y el medio en el que está contenida. Notas: El medio puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, muestra modelo, o una combinación de los anteriores, entre otros. Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y/o registros, se denomina “documentación”.
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Algunos requisitos están relacionados con tipo de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para especificaciones y registros. ● Documento del sistema de gestión Mecanismo que establece lineamientos de cómo realizar una actividad, es modificable o actualizable. Por ejemplo, manual de procedimientos, manual de calidad, planes de calidad, formatos, etc. ● Especificación
Documento que establece requisitos. Notas: Nota 1 a la entrada: Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, un documento de procedimiento una especificación de proceso y una especificación de ensayo o con productos (por ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño y un plano). Nota 2 a la entrada: Puede que, al establecer requisitos una especificación esté estableciendo adicionalmente resultados logrados por el diseño y desarrollo y de este modo en algunos casos puede utilizarse como un registro. ● Frecuencia
Establece la periodicidad de realización de una actividad, la cual se expresa diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral y/o anualmente. ● Formato
Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades de un proceso o procedimiento. ● Función
Conjunto de actividades relacionadas entre sí, necesarias para lograr objetivos definidos, cuya ejecución es responsable un órgano administrativo. ● Herramientas TIC (Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones)
Conjunto de herramientas, habitualmente de naturaleza electrónica, utilizadas para la recogida, almacenamiento, tratamiento, difusión y transmisión de la información. ● Indicadores
Son valores obtenidos entre variables (cualitativas y cuantitativas), que permiten medir aspectos relevantes para la gestión de actividades misionales o de apoyo de la organización en su conjunto. Su observación en el tiempo permite determinar las tendencias de cambio en relación con los objetivos predeterminados, de tal manera que permite la toma de decisiones en pro del logro de los objetivos trazados.
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● Instrucción o Protocolo
Explicación metódica y detallada de una tarea o función que aplica en un área de la organización. Este documento permite a los funcionarios de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, ejecutar paso a paso actividades específicas contenidas dentro de un procedimiento que puedan afectar la calidad del producto y/o servicio. ● Manual de calidad
Especificación para el sistema de gestión de la calidad de una organización. Nota: Nota 1 a la entrada: Los manuales de la calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización (3.2.1) en particular. ● Mapa de Procesos
Representación gráfica que refleja la gestión por procesos y el enfoque sistémico de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Está conformado por cuatro niveles de procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de control / evaluación. ● Norma
Documento o modelo establecido por consenso, aprobado y publicado por un organismo, que suministra para su uso común y repetido, reglas, directrices o características para las actividades. En síntesis, una norma es el marco general de una acción que se repite. ● Normalización
Actividad que establece, con relación a problemas reales o potenciales, soluciones para aplicaciones repetitivas y comunes, con el objeto de lograr un grado óptimo de orden en un contexto dado. En particular consiste en la elaboración, publicación y la aplicación de normas de procesos, procedimientos y documentos. ● Norma Institucional
Documento generado dentro del proceso de normalización de una entidad que presenta la mejor forma de identificar, documentar y presentar un proceso, operación o actividad y que se obtiene a través del consenso entre los responsables del mismo. Toda norma requiere de un ensayo, prueba o inspección para ser verificada. ● Política
Directrices y guías de acción para la toma de decisiones, establecidas como parámetros generales para situaciones de características particulares y que indican metas con objetivos claros y como alcanzarlos. Estas políticas deben ser expresadas de manera formal por el personal directivo y asesor de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO.
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● Plantilla
Patrón que sirve como modelo para hacer otros documentos como decretos, resoluciones, manuales, lineamientos, guías, presentaciones, otros. ● Proceso
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. Notas: Nota 1 a la entrada: Que el “resultado previsto” de un proceso se denomine salida, producto o servicio depende del contexto de la referencia. Nota 2 a la entrada: Las entradas de un proceso son generalmente las salidas de otros procesos y las salidas de un proceso son generalmente las entradas de otros procesos. Nota 3 a la entrada: Dos o más procesos en serie que se interrelacionan e interactúan pueden también considerarse como un proceso. Nota 4 a la entrada: Los procesos en una organización generalmente se planifican y se realizan bajo condiciones controladas para agregar valor. Nota 5 a la entrada: Un proceso en el cual la conformidad de la salida resultante no pueda validarse de manera fácil o económica, con frecuencia se le denomina “proceso especial”. Nota 6 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del Suplemento ISO consolidado de la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición original se ha modificado para evitar circularidad entre proceso y salida, y las notas 1 a 5 a la entrada se han añadido. ● Procedimiento
Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Describe la sucesión cronológica y secuencial de actividades entre sí, las cuales tienen un propósito común. Notas. En muchos casos, los procedimientos están documentados (por ejemplo, los procedimientos del sistema de calidad. Cuando un procedimiento está documentado, el término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado” se usa frecuentemente. Un procedimiento escrito o documentado generalmente contiene: los propósitos y el alcance de una actividad; lo que se debe hacer y quién lo debe hacer; cuándo, en dónde, y cómo se debe hacer; qué materiales, equipos y documentos se deben usar; y cómo se controlará y se registrará dicho procedimiento. ● Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Notas: Nota 1 a la entrada: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
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Nota 2 a la entrada: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. ● Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Notas: Nota 1 a la entrada: “Generalmente implícita” significa que es habitual o práctica común para la organización y las partes interesadas el que la necesidad o expectativa bajo consideración está implícita. Nota 2 a la entrada: Un requisito especificado es aquel que está establecido, por ejemplo, en información documentada. Nota 3 a la entrada: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito) de un producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente, requisito de la calidad. Nota 4 a la entrada: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas o por la propia organización. Nota 5 a la entrada: Para lograr una alta satisfacción del cliente puede ser necesario cumplir una expectativa de un cliente incluso si no está declarada ni generalmente implícita, ni es obligatoria. Nota 6 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del Suplemento ISO consolidado de la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición original se ha modificado añadiendo las notas 3 a 5 a la entrada. ● Sistema de Control Interno
Es un sistema integrado por el esquema de organización, el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. ● Sistema de Gestión
Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos. Notas: Nota 1 a la entrada: Un sistema de gestión puede tratar una sola disciplina o varias disciplinas, por ejemplo, gestión de la calidad gestión financiera o gestión ambiental. Nota 2 a la entrada: Los elementos del sistema de gestión establecen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, la operación, las políticas, las prácticas, las reglas, las creencias, los objetivos y los procesos para lograr esos objetivos. Nota 3 a la entrada: El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones específicas
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e identificadas de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones. Nota 4 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del Suplemento ISO consolidado de la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición original se ha modificado mediante la modificación de las notas 1 a 3 la entrada. ● Sistema de Gestión de la Calidad
Parte de un sistema de gestión relacionada con la calidad. ● Sistema integrado de Gestión
Conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constante la satisfacción de los grupos de interés. ● Tarea
Acción que debe realizarse de acuerdo con especificaciones y tiempos determinados para contribuir al normal desarrollo de un proceso. ● Tiempo Estándar
Duración de ejecución de cada una de las actividades, las cuales se pueden expresar con unidades de horas, días y meses. ● Versión:
Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado sustancialmente el documento. La primera edición del documento corresponde a la versión 1.
5. NORMAS
Constitución política de 1991, Ley 87 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 962 de 2005, Decreto 1599 de 2005, Decreto 1151 de 2008, Decreto 2623 de 2009, Ley 1474 de 2011, Directiva 04 de 2012, Decreto 019 de 2012, Decreto 2693 de 2012, Decreto 2482 de 2012, Decreto 943 de 2014, Decreto 1443 de 2014, Ley 266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014, Decreto 2573 de 2014, Ley 594 de 2000, Artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, Decreto 611 de 2018 Decreto 612 de 2018, Decreto 591 de 2018, y el Decreto 1499 de 2017, así como, las normas que lo componen en sus siete Dimensiones.
6. REFERENCIAS
NTC – ISO 9000: 2015. Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
NTC – ISO 9001: 2015. Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.
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Política y Objetivos
Manual de SIG.
Mapa de Procesos.
Procesos, Procedimientos, Guías,
Instructivos, Cartillas.
Formatos - Registros
Documentos Externos.
NTC – ISO 14001: 2015. Sistema de Gestión Medioambiental. Requisitos.
NTC – ISO 45001: 2018. Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
NTC-ISO- 27001: 2013. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información
NTC-ISO 26000. Responsabilidad Social.
NTC-ISO 31000: 2018. Gestión del riesgo
7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL La Secretaria Distrital de Desarrollo Económico ha establecido la estructura de documentos, la cual deber ser adoptada, implementada y actualizada para el manejo y control de la documentación del Sistema Integrado de Gestión. Nota: Esta estructura documental aplica para todos los documentos generados en cada una de las dependencias de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO.
7.1. Política y Objetivos
Al decidir la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, además de definir una política de calidad, tenemos que establecer los objetivos de esa política. Esto, pone de relieve el resultado que el Sistema debe entregar finalmente a la organización o Entidad.
7.2. Manual del Sistema Integrado de Gestión
Documento, a través del cual se describe el alcance del sistema integrado de gestión, la justificación de cualquier exclusión de la norma, la interacción entre los procesos que lo conforman, la referencia de los procedimientos documentados establecidos o referencia de los mismos y las directrices para dar cumplimiento a los requisitos definidos en la norma. Además, puede incluir:
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Las actividades de la entidad.
Las características principales del SIG.
La política integrada y los objetivos integrados.
Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad.
Descripción de la entidad (por ejemplo, su organigrama).
Cómo funciona la documentación y dónde debe dirigirse los funcionarios para encontrar los procedimientos acerca de cómo hacer las cosas.
Definición de los términos que tengan un significado singular para la entidad.
7.3. Procesos, Procedimientos, Guías, Instructivos, Cartillas, Lineamientos, Indicadores, Programas, Riesgos.
7.3.1. Proceso
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 7.3.2. Procedimientos
Forma específica para llevar a cabo una o más actividades de un proceso. 7.3.3. Guías
Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una o más actividades de un
proceso o procedimiento. Se utiliza cuando se requiera unificar criterios y enfoque de
aplicación.
7.3.4. Instructivo
Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas
minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento.
7.3.5. Formato
Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades de un procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o impreso. 7.3.6. Registro
Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas.
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7.3.7. Documentos externos Documentos que emiten entidades externas a la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO, que por ley o de forma voluntaria sirven de consulta para la correcta implementación de los procesos.
8. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
8.1.1. Generalidades
Las presentaciones de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO deben permitir uniformidad, a excepción de los formatos que se ajustan a los requerimientos de información de la dependencia. Para su documentación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos.
8.2. Identificación de los documentos de SDEE
Sencillez, brevedad y pertinencia:
Se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo únicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Los documentos no deben presentar tachones ni enmendaduras.
Tablas e ilustraciones:
Siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones que den mayor claridad al texto o para garantizar buena comprensión del documento, siempre debe hacerse referencia a las mismas o incluirlas a continuación del texto.
Terminología:
Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo posible el uso de términos en otro idioma o abreviaturas. En caso de emplear palabras técnicas o muy especializadas, se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto y emplear los símbolos y unidades establecidos por la entidad.
Notas:
Se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. Éstas deben utilizarse inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra “Nota”. Cuando exista varias notas se enumeran consecutivamente.
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8.2.1. Nomenclatura de Documentos
Nomenclatura Documentos
M MANUALES
P PROCEDIMIENTOS
CPE CARACTERIZACIÓN PROCESO ESTRATÉGICO
CPM CARACTERIZACIÓN PROCESO MISIONAL
CPA CARACTERIZACIÓN PROCESO APOYO
CPEV CARACTERIZACIÓN PROCESO EVALUACIÓN
GU GUÍAS
I INSTRUCTIVOS
PL PLANES
PR PROGRAMAS
F FORMATOS
8.2.2. Nomenclatura de procesos
Nomenclatura Procesos
AC ATENCIÓN AL CIUDADANO
GTH GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
GCR GESTIÓN CONTRACTUAL
GF GESTIÓN FINANCIERA
GBSG GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GENERALES
CD CONTROL DISCIPLINARIO
GJ GESTIÓN JURIDICA
GD GESTIÓN DOCUMENTAL
GEDE GESTIÓN DE ESTUDIOS DE DESARROLLO ECONOMICO
GC GESTIÓN DE COMPETITIVIDAD
GDE GESTIÓN DE DESARROLLO EMPRESARIAL
GDRA GESTIÓN DE DESARROLLO RURAL Y ABASTACIMIENTO
GE GESTIÓN DE EMPLEO
GT GESTIÓN TIC
GCOM GESTIÓN DE COMUNICACIONES
PE PLANEACION ESTRATEGICA
CI CONTROL INTERNO
8.3. Caracterización de Procesos en la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
Para documentar la Caracterización de un proceso de la SECRETARÍA DISTRITAL DE
DESARROLLO ECONÓMICO se debe utilizar el Formato Caracterización de Procesos de la
SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO, que tiene dos (2)
componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a continuación:
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Versión: #
Fecha: Mes año
Página: Página ## de ##
LÍDER DEL PROCESO
OBJETIVO
ALCANCE
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO Ó SERVICIO CLIENTE
P
L
A
N
E
A
R
H
A
C
E
R
V
E
R
I
F
I
C
A
R
A
C
T
U
A
R
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN TÉCNICA APROBACIÓN TÉCNICA: FECHA
Proceso: Nombre del Proceso
Documento: Nombre del documento
ENTRADAS SALIDAS
ACTIVIDADCICLO DE MEJORA P H V
A
PE-P1-F1
NOTA 4: CONSULTAR ACCIONES DE MEJORA EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO.
NOTA 6: CONSULTAR ESQUEMA DE PUBLICACIÓN PARA INVENTARIO DE INFORMACIÓN A COMUNICAR.
NOTA 1: CONSULTAR ACTIVOS DE INFORMACIÓN EN MATRIZ DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN.
NOTA 2: CONSULTAR RIESGOS DEL PROCESO EN MATRICES DE RIESGOS.
NOTA 7: CONSULTAR SECUENCIA DE INTERACCIÓN EN EL MAPA DE PROCESOS.
NOTA 3: CONSULTAR INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO EN MATRIZ DE INDICADORES.
NOTA 5: CONSULTAR NORMATIVIDAD APLICABLE EN EL NORMOGRAMA.
E
n
c
a
b
e
z
a
d
o
C
u
e
r
p
o
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8.3.1. Identificación del encabezado de la caracterización de procesos de la
SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
● A. Logotipo Logotipo de la entidad, cuyo tamaño debe ser acorde con lo establecido en el Manual de Identidad Visual del Distrito. ● B. Proceso Identifica el nombre del proceso, (ver mapa de procesos definido por la entidad). ● C. Nombre del Documento: Identifica el nombre del documento asociado al proceso. ● D. Código:
Corresponde al símbolo de identificación del documento asignado; de acuerdo con la nomenclatura de documentos y procesos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. ● E. Versión:
Se describe el número consecutivo referente a la última revisión vigente del documento.
● G. Fecha:
Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del
documento. (Mes/Año)
● H. Página:
Partícula de texto que aparece en la parte superior del encabezado, por ejemplo: Página (1
de 1).
● H. Logotipo del SIG:
Logotipo del Sistema Integrado de Gestión Bajo Estándar MIPG de la entidad.
Código: XX-YY-ZZ
Versión: #
Fecha: Mes año
Página: Página ## de ##
Proceso: Nombre del Proceso
Documento: Nombre del documento
A B
C
D E
F
G
H
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
8.3.2. Identificación del Cuerpo de la caracterización de procesos de la
SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
● Líder del Proceso
Se debe incluir el cargo del servidor público que tiene la decisión final de aprobar o rechazar
el formato o documento para su divulgación frente a la SECRETARÍA DISTRITAL DE
DESARROLLO ECONÓMICO.
● Objetivo
Indica el propósito general del proceso, este debe ser medible, coherente con su alcance y
su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la acción a ser medida.
Principalmente debe responder a los siguientes aspectos:
¿Qué hace el proceso? Inicia con un verbo que indique la acción. ¿Para qué lo hace? Está directamente relacionado con el propósito. ¿Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar en términos de calidad,
oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento, otros.
● Alcance
Se deben determinar los límites del proceso, incluyendo las áreas que cubre y las que no.
● Entradas
Se debe incluir los Proveedores internos y externos, teniendo en cuenta las organizaciones,
entidades o procesos que proporcionan los productos/servicios que son los insumos
(materiales/información) necesarios para la ejecución de las actividades a desarrollar
enmarcadas en los procedimientos a los que afecta el proceso.
● Procedimiento
Se deben relacionar las actividades que se llevan a cabo en los procedimientos derivados
del proceso que se está caracterizando.
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
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● Salidas
Se debe incluir la Información, productos, subproductos, servicios y trámites generados
como consecuencia de las actividades del procedimiento en relación con el grupo de valor o
cliente beneficiado.
Nota:
La información de consulta referida en las notas (1 a la 5) ya se encuentra consignada en los
documentos correspondientes, por lo que no es necesario diligenciarla en el formato de
caracterización de procesos.
Cambios en el documento: Corresponde al detalle de los cambios realizados en el documento.
● Responsable
Corresponde al nombre y cargo de quien por jerarquía es la persona que da el visto bueno sobre la elaboración del documento. (Nombre/Cargo)
● Elaboró:
Corresponde al nombre, cargo (dependencia) y/o firma de la persona que elabora y estandariza el documento o registro. (Nombre/Cargo) ● Revisó: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido del documento. Generalmente es validado por el segundo nivel del cargo de la dependencia. (Nombre/Cargo) ● Aprobó:
Corresponde al nombre y cargo de la persona que aprueba el contenido y divulgación del documento. Es aprobado por el primer nivel del cargo de la dependencia o líder del proceso. (Nombre/Cargo) ● Revisión Técnica: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido de los documentos en cuanto a sus aspectos técnicos de elaboración y presentación. (Nombre/Cargo) ● Aprobación Técnica: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido de los documentos en cuanto a sus aspectos técnicos de elaboración y presentación. (Nombre/Cargo) ● Versión:
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
Corresponde a la descripción el número consecutivo referente a la última revisión vigente del formato. ● Fecha:
Corresponde al Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del documento. (Mes/Año)
8.4. Documentación de Procedimientos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
Para documentar el Procedimiento de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO
ECONÓMICO se debe utilizar el Formato de Documentación de procedimientos de la
SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO, que tiene dos (2)
componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a continuación:
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
Código: XX-YY-ZZ
Versión: #
Fecha: Mes año
Página: Página ## de ##
No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD TIEMPO ÁREA Y RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO
1Nombre de la actividad:
descripción.
2Nombre de la actividad:
descripción.
3Nombre de la actividad:
descripción.
4Nombre de la actividad:
descripción.
5Nombre de la actividad:
descripción.
6Nombre de la actividad:
descripción.
7Nombre de la actividad:
descripción.
FECHA VERSIÓN
No. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN TÉCNICA APROBACIÓN TÉCNICA: FECHA
1
OBJETIVO:
LÍDER DEL PROCESO:
Procedimiento: Nombre del Procedimiento
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:
DEFINICIONES Y SIGLAS:
PE-P1-F2
Proceso: Nombre del Proceso
BASE DOCUMENTAL:
CAMBIOS EN EL DOCUMENTO RESPONSABLE
BASE LEGAL:
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
P
TICS Código0Horas
0Días
0Meses
P0Horas
0Días
0Meses
P0Horas
0Días
0Meses
P0Horas
0Días
0Meses
P0Horas
0Días
0Meses
P0Horas
0Días
0Meses
P0Horas
0Días
0Meses
TICS Código
TICS Código
TICS Código
TICS Código
TICS Código
TICS Código
Inicio/Fin
Actividad
E
n
c
a
b
e
z
a
d
o
C
u
e
r
p
o
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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8.4.1. Identificación del encabezado de los documentos de la SECRETARÍA
DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
● A. Logotipo Logotipo de la entidad, cuyo tamaño debe ser acorde con lo establecido en el Manual de Identidad Visual del Distrito. ● B. Nombre del Proceso: Identifica el nombre del proceso asociado al documento, (ver Mapa de Procesos definido por la entidad). ● C. Nombre del Procedimiento: Identifica el nombre del procedimiento asociado al proceso. ● D. Código:
Corresponde al símbolo de identificación del documento asignado; de acuerdo con la nomenclatura de documentos y procesos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. ● E. Versión:
Se describe el número consecutivo referente a la última revisión vigente del documento
● F. Fecha:
Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del
documento. (Mes/Año)
● G. Página:
Partícula de texto que aparece en la parte superior del encabezado, por ejemplo: Página (1
de 1).
● H. Logotipo del SIG:
Logotipo del sistema Integrado de Gestión de la entidad.
Código: XX-YY-ZZ
Versión: #
Fecha: Mes año
Página: Página ## de ##Procedimiento: Nombre del Procedimiento
Proceso: Nombre del ProcesoA B
C
D E
F G
H
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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8.4.2. Identificación del cuerpo de los documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL
DE DESARROLLO ECONÓMICO
El cuerpo del formato de elaboración de documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE
DESARROLLO ECONÓMICO se compone de dos partes: datos del documento y desarrollo
del documento.
8.4.2.1. Datos del documento
● A. Líder del proceso
Se debe Identificar el Cargo del responsable del Proceso, quien será el encargado de velar
por su operación y en el caso de requerirse responderá por la actualización, aprobación y
socialización del documento a las partes interesada.
● B. Objetivo
Describir el propósito general del procedimiento, este debe ser medible y coherente con su
alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción a ser
medida.
● C. Alcance
Indicar el inicio y el fin del procedimiento, determinado por la primera y última actividad.
● D. Responsable del procedimiento
Se debe registrar según el nivel de jerarquía y autoridad el cargo del funcionario que ejerza
sobre la toma de decisiones de la gestión del procedimiento.
● E. Definiciones y siglas Se deben incluir los términos, glosarios y siglas relacionados con el respectivo procedimiento
documentado.
BASE DOCUMENTAL:
BASE LEGAL:
POLITICAS DE OPERACÓN:
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:
DEFINICIONES Y SIGLAS:
OBJETIVO:
LIDER DEL PROCESO: A B C
D E
F G
H
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
● F. Base documental
Se deben incluir los documentos asociados al procedimiento, necesarios para el desarrollo
de las actividades a ejecutar.
● G. Base legal
Se deben incluir las normas son el marco regulatorio que establece las funciones que debe
cumplir una entidad (leyes, decretos, acuerdos, resoluciones). Para la SECRETARÍA
DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO se deben identificar las normas legales y
técnicas que regulan el proceso, de la siguiente manera:
Tipo de norma/ Número/ año/ parte motiva; artículo(s) que aplique(n), por ejemplo: Ley
80/93, por el cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública.
“Art. 3º.- A partir de la vigencia de la presente ley, las hojas de vida de las personas que
ocupan cargos o empleos públicos”.
● H. Políticas de operación
Se deben incluir las directrices y guías de acción para la toma de decisiones, así mismo
establecidas como lineamientos generales para el direccionamiento del proceso. Estas
políticas son expresadas de manera formal por el personal directivo, asesor, Comité
Institucional de Gestión y Desempeño y Comité Institucional de Coordinación de Control
Interno.
8.4.2.2. Desarrollo del documento
● A. Número
No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD TIEMPO ÁREA Y RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO
1Nombre de la actividad:
descripción.
P
TICS Código0Horas
0Días
0Meses
Inicio/Fin
No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD TIEMPO AREA Y RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO
1Nombre de la actividad:
descripción.
Inicio/Fin Actividad
Si PrintNo 0
.doc .pdf .xls
ProcesoRelacionado
Archivo
P
TICS Código0Horas
0Días
0Meses
A
B F GC D
E
A
B C D
E
F G
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
Se debe incluir de manera consecutiva el total de actividades que se van a ejecutar a lo largo
del procedimiento.
● B. Flujograma
Se debe seleccionar el símbolo según la actividad propuesta, teniendo en cuenta la jerarquía
de los mismos. Se selecciona de la “Hoja Símbolos” del formato de Procedimiento.
Jerarquía de símbolos:
Jerarquía de símbolos
Inicio/Fin Actividad .doc .pdf .xls No Si
0
Print ProcesoRelacionado
Archivo
NUM SIMBOLO SECUENCIA DE ACTIVIDAD
1 INICIO Y FIN
2 TODAS
RESULTADO DOCUMENTADO
CORRELACION BASE DE DATOS
ARCHIVO
Se utiliza para denotar ejecución de una actividad
Se utiliza para evidenciar que hay un proceso o
procedimiento relacionado con la actividad
Se utiliza para evidenciar que el resultado de la
actividad es un documento
Se utiliza para evidenciar que la actividad se
relaciona con una base de datos
Se utiliza para indicar archivo dentro de una
actividad previa
RESULTADO SI DE LA DECISIÓN
RESULTADO NO DE LA DECISIÓN
CORRELACION ACTIVIDADES
TODAS
CORRELACION PROCESOS
DESCRIPCION
Se utiliza para determinar el inicio y fin dentro de
una secuencia de actividades
Indica secuencia entre los pasos para el desarrollo
de una secuencia de actividades
Se utiliza para denotar que el resultado de la
decisión planteada da razón a la misma.
Se utiliza para denotar que el resultado de la
decisión planteada no da razón a la misma.
Se utiliza para denotar la correlación de dos
actividades
8
9
10
5
6
7
3
4
Si
No
Actividad
.doc .pdf
.xls
0
B.D
ProcesoRelacionad
o
Arc
Inicio/Fin
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
● C. Actividad
Debe responder a la pregunta ¿Cómo? de acuerdo con la acción a realizar. Ejemplo: Revisa
y aprueba el documento mediante firma.
● D. Tiempo
Se debe indicar el tiempo que se emplea en la ejecución de la actividad.
● E. Área y Responsable
Se debe indicar el área que ejecuta la actividad y el perfil del funcionario responsable de su
ejecución.
● F. Punto de control
Se debe indicar si la actividad relacionada reviste un riesgo dentro del procedimiento y
detallar las actividades de control.
● G. Registro
Se debe indicar el código documental del documento que evidencia el desarrollo de la
actividad, si el resultado está relacionado con alguna herramienta TIC indíquela.
Nota: La oficina asesora de planeación definirá una única metodología para el diligenciamiento
estandarizado del formato para la documentación de procedimientos dentro de la entidad.
8.5. Codificación de los documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE
DESARROLLO ECONÓMICO
La codificación de documentos será asignada únicamente por el Administrador del Listado
Maestro de Documentos del Sistema de Gestión, teniendo en cuenta las siguientes
especificaciones.
Tabla de codificación para los documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE
DESARROLLO ECONÓMICO
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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Manual asociad
o al Proceso
Procedimiento asociado al
Proceso Caracterización asociada al Proceso
Guía asociada a un Procedimient
o
Instructivo asociado a
una actividad dentro de un procedimient
o
Plan asociado
a un Proceso
Plan asociado a
un Procedimient
o
Programa
asociado a un
Proceso
Programa asociado a
un Procedimient
o
Documento M P CPE CPM CPA CPEV GU I PL PL PR PR
Proceso
GTH GTH-M GTH-P - - GTH-CPA - GTH-P-GU GTH-P-I GTH-PL GTH-P-PL GTH-PR GTH-P-PR
GCR GCR-M GCR-P - - GCR-CPA - GCR-P-GU GCR-P-I GCR-PL GCR-P-PL GCR-PR GCR-P-PR
GF GF-M GF-P - - GF-CPA - GF-P-GU GF-P-I GF-PL GF-P-PL GF-PR GF-P-PR
GBSG GBSG-M GBSG-P - - GBSG-
CPA - GBSG-P-GU GBSG-P-I
GBSG-PL
GBSG-P-PL GBSG-
PR GBSG-P-PR
CD CD-M CD-P - - CD-CPA - CD-P-GU CD-P-I CD-PL CD-P-PL CD-PR CD-P-PR
GJ GJ-M GJ-P - - GJ-CPA - GJ-P-GU GJ-P-I GJ-PL GJ-P-PL GJ-PR GJ-P-PR
GD GD-M GD-P - - GD-CPA - GD-P-GU GD-P-I GD-PL GD-P-PL GD-PR GD-P-PR
GEDE GEDE-M GEDE-P - GEDE-CPM
- - GEDE-P-GU GEDE-P-I GEDE-PL GEDE-P-PL GEDE-PR GEDE-P-PR
GC GC-M GC-P - GC-CPM - - GC-P-GU GC-P-I GC-PL GC-P-PL GC-PR GC-P-PR
GDE GDE-M GDE-P - GDE-CPM - - GDE-P-GU GDE-P-I GDE-PL GDE-P-PL GDE-PR GDE-P-PR
GDRA GDRA-M GDRA-P - GDRA-CPM
- - GDRA-P-GU GDRA-P-I GDRA-
PL GDRA-P-PL
GDRA-PR
GDRA-P-PR
GE GE-M GE-P - GE-CPM - - GE-P-GU GE-P-I GE-PL GE-P-PL GE-PR GE-P-PR
GT GT-M GT-P GT-CPE - - - GT-P-GU GT-P-I GT-PL GT-P-PL GT-PR GT-P-PR
GCOM GCOM-
M GCOM-P
GCOM-CPE
- - - GCOM-P-GU GCOM-P-I GCOM-
PL GCOM-P-PL
GCOM-PR
GCOM-P-PR
PE PE-M PE-P PE-CPE - - - PE-P-GU PE-P-I PE-PL PE-P-PL PE-PR PE-P-PR
CI CI-M CI-P - - - CI-
CPEV CI-P-GU CI-P-I CI-PL CI-P-PL CI-PR CI-P-PR
AC AC-M AC-P AC-CPE AC-CPM AC-CPA - AC-P-GU AC-P-I AC-PL AC-P-PL AC-PR AC-P-PR
NOTA 1 : Agregue el consecutivo correspondiente a los códigos estipulados en esta tabla según corresponda.
NOTA 2 : Para codificar un formato agregue según corresponda la nomenclatura ¨F" y el consecutivo correspondiente.
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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La tabla de codificación le permite al autorizado para realizar esta actividad determinar el código que debe asignar al documento. 8.6. Identificación de Control de Cambios para los documentos de la
SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
Cuando se determina que existe una necesidad de cambiar un documento, se realiza de forma controlada. Todos los cambios se tienen que planificar y después se deben ratificar. Se debe evaluar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad ya que puede verse comprometida como el resultado al realizar el cambio. Se tiene que considerar si existen suficientes recursos disponibles para realizar el cambio y si existen cambios en los responsables o los niveles de autoridad son necesarios para impulsar el cambio. ● Cambios en el documento:
Corresponde al detalle de los cambios realizados en el documento.
● Responsable
Corresponde al nombre y cargo de quien por jerarquía es la persona que da el visto bueno sobre la elaboración del documento. ● Elaboró:
Corresponde al nombre, cargo (dependencia) y/o firma de la persona que elabora y estandariza el documento o registro. (Nombre/Cargo) ● Revisó: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido del documento. Generalmente es validado por el segundo nivel del cargo de la dependencia. (Nombre/Cargo) ● Aprobó:
Corresponde al nombre y cargo de la persona que aprueba el contenido y divulgación del documento. Es aprobado por el primer nivel del cargo de la dependencia o líder del proceso. (Nombre/Cargo) ● Revisión Técnica: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido de los documentos en cuanto a sus aspectos técnicos de elaboración y presentación. (Nombre/Cargo)
FECHA VERSIÓN
No. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN TÉCNICA APROBACIÓN TÉCNICA: FECHA
1
CAMBIOS EN EL DOCUMENTO RESPONSABLE
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
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Fecha: Agosto 2019
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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
● Aprobación Técnica: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido de los documentos en cuanto a sus aspectos técnicos de elaboración y presentación. (Nombre/Cargo) ● Versión:
Corresponde a la descripción el número consecutivo referente a la última revisión vigente del formato. ● Fecha:
Corresponde al Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del documento. (Mes/Año) 8.7. Identificación del pie de página de los documentos de la SECRETARÍA
DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
La identificación del pie de página de los documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO está definida así:
Nota: Los documentos generados por aplicativos o software de la entidad no tendrán el estándar de los documentos del Sistemas Integrados de Gestión, debido que estos generan automáticamente los encabezados y pie de página de los documentos.
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
Fecha: Agosto 2019
Página: Página 31 de 40
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
Elaboración de formatos para la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
Para la elaboración de los formatos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de Desarrollo Económico – SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO; se debe tener en cuenta: ● Analizar si el formato es una herramienta funcional y apropiada para mejorar o fortalecer los controles del proceso. ● Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea. ● Si el formato es utilizado para registrar datos personales o información sensibles de acuerdo con la ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, deberá contar con la siguiente nota. Nota:
Código: XX-YY-ZZ
Versión: #
Fecha: Mes año
Página: Página ## de ##
Elaborado por: ___________________
Revisado por: ___________________
Aprobado por: ___________________
PE-P1-F3
Proceso: Nombre del Proceso
Formato: Nombre del Formato
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
E
n
c
a
b
e
z
a
d
o
C
u
e
r
p
o
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
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Página: Página 32 de 40
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
”La Secretaria de Desarrollo Económico conforme a las disposiciones contenidas en la ley
1581 de 2012 y su decreto reglamentario, como custodio responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, propenderá por la seguridad y confidencialidad de los datos
sensibles o personales que se hayan recogido y tratado en operaciones tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella información que se
reciba de terceros a través de los diferentes canales de recolección de información.”
8.7.1. Identificación del encabezado de los formatos de la SECRETARÍA DISTRITAL
DE DESARROLLO ECONÓMICO
A. Logotipo:
Logotipo de la entidad, cuyo tamaño debe ser acorde con lo establecido en el Manual de Identidad Visual del Distrito. ● B. Nombre del Proceso:
Identifica el nombre del proceso asociado al documento, (ver Mapa de Procesos definido por la entidad). ● C. Nombre del Formato:
Identifica el nombre del formato asociado al proceso. ● D. Código:
Corresponde al símbolo de identificación del documento asignado; de acuerdo con la nomenclatura de documentos y procesos establecidos en el Sistemas Integrados de Gestión. ● E. Versión:
Corresponde a la descripción del número consecutivo referente a la última revisión vigente del formato. ● F. Fecha:
Corresponde a la descripción del Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del documento. (Mes/Año)
Código: XX-YY-ZZ
Versión: #
Fecha: Mes año
Página: Página ## de ##
Elaborado por: ___________________
Revisado por: ___________________
Aprobado por: ___________________
Proceso: Nombre del Proceso
Formato: Nombre del Formato
A B
C
D E
F G
A
H I
J
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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Fecha: Agosto 2019
Página: Página 33 de 40
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
● G. Logotipo del SIG:
Corresponde al logotipo del Sistema Integrado de Gestión de la entidad. ● H. Elaborado por:
Corresponde al nombre, cargo (dependencia) y/o firma de la persona que elabora y estandariza el documento o registro. ● I. Revisado por:
Corresponde al nombre, cargo y/o firma de la persona que valida el contenido del documento. Generalmente es validado por el segundo nivel del cargo de la dependencia. ● J. Aprobado por:
Corresponde al nombre, cargo y/o firma de la persona que aprueba el contenido y divulgación del documento. Es aprobado por el primer nivel del cargo de la dependencia o líder del proceso. 8.7.2. Identificación del pie de página de los formatos de la SECRETARÍA
DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO
La identificación del pie de página de los documentos está definida así:
9. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Para asegurar la administración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO estableció el procedimiento Control de Documentos el cual identifica claramente los parámetros a seguir, para que los documentos tengan un proceso controlado en su creación, aprobación, edición, modificación, distribución y manejo; incluyendo los documentos del cliente (origen externo) tales como especificaciones, normas, catálogos, entre otros. A continuación, se describen los documentos que hacen parte de la administración y control de documentos. ● Formulario de solicitud de Creación, Modificación o Anulación de Documentos. ● Listado Maestro de Documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos, guías, planes, programa, etc.), para la debida identificación, control, administración y manejo de versiones de los documentos del SIG.
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
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Fecha: Agosto 2019
Página: Página 34 de 40
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Nota: El control de documentos se da automáticamente en el aplicativo del Sistema integrado de Gestión de la intranet, donde se encuentra subida toda la documentación actualizada y vigente. La autorización para el control de copias debe estar a cargo del Coordinador del Sistema Integrado de Gestión. (Si aplica). Para la administración y control de documentos remitirse al procedimiento control de documentos.
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
Fecha: Agosto 2019
Página: Página 35 de 40
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El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
10. CONTENIDO PARA LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE ACUERDO A LOS NIVELES JERÁRQUICO Todo documento que se implemente en el Sistema Integrado de Gestión de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO debe estar estandarizado de acuerdo con los siguientes parámetros por nivel.
CONTENIDO Manuales Procesos y
procedimientos
Instructivos, guías,
programas. Etc.
Formatos. Documentos
externos
(Nivel 1) (Nivel 2) (Nivel 3) (Nivel 4) (Nivel 5)
Encabezado x x x x
Control de cambios x x x
Pie de página del documento
x x x x
Tabla de contenido x x
Introducción x x
Líder del proceso x
Objetivo x x
Alcance x x
Responsables x
Definiciones y siglas x
Base Documental x
Base Legal x
Políticas de Operación x
Flujograma x
Anexos
Otros
Condiciones generales
Descripción x
● X= obligatorios ● Los espacios en blanco son opcionales
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
Fecha: Agosto 2019
Página: Página 36 de 40
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El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
La creación y generación de un nuevo documento del Sistema de Gestión de Calidad de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO deberá cumplir el siguiente criterio:
Tipo de Documento Nivel de Gestión Ubicación Observación
Manual Procesos Mapa de Procesos
Se genera como documento que argumenta el desarrollo de un proceso
Guía Procedimiento Listado Maestro de Procedimientos
Se genera como documento que argumenta el desarrollo de un procedimiento
Instructivo Actividad Procedimiento Documentado
Se genera como documento que argumenta el desarrollo de una actividad
Plan / Programa Todos Según Nivel de Gestión Se genera para todos los niveles de gestión dentro del sistema
10.1. Encabezado
Esquema donde se detalla el nombre del documento, el proceso al que se encuentra asociado, el código, la versión, logotipo de la entidad y el logotipo del sistema integrado de gestión de la Secretaría. (Ver numeral 8.3.1 del presente documento para Documentos y 8.4 Para Formatos).
10.2. Control de cambios
Se describe los cambios correspondientes realizados al documento y la fecha de modificación. (Ver numeral 8.3.3 del presente documento para Documentos se aplica también Para Formatos).
10.3. Pie de página del documento
Esquema donde se detallan las personas que intervienen en el desarrollo del documento. (Ver numeral 8.3.2 del presente documento para Documentos y se aplica también Para Formatos).
10.4. Tabla de contenido
Se relaciona las temáticas del documento y sus correspondientes subdivisiones, indicando
en cada caso la página en la cual se encuentran.
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
Fecha: Agosto 2019
Página: Página 37 de 40
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
10.5. Introducción
Muestra en forma general el contenido del instructivo y sus ventajas de aplicación en la
entidad.
10.6. Líder del Proceso
Identifica el Cargo del responsable del Proceso, quien será el encargado de velar por su
operación y en el caso de requerirse responderá por la actualización, aprobación y
socialización del documento a las partes interesadas.
10.7. Objetivo
Constituye la razón de ser del procedimiento; así mismo este persigue un propósito, llevar
incorporada la ejecución de actividades para la satisfacción de las necesidades y
expectativas de los clientes y el cumplimiento de la prestación del servicio que ejecuta cada
una de las dependencias.
10.8. Alcance
Se deben determinar los límites del procedimiento documentado, incluyendo las áreas que
cubre y las que no.
10.9. Responsable
Nivel de jerarquía y autoridad que se ejerza sobre la toma de decisiones de la gestión de los
procesos de la entidad.
10.10. Definición y Siglas
Para el propósito de este numeral son aplicables los términos, glosarios y siglas relacionados
con el respectivo procedimiento documentado.
10.11. Base Legal
Las normas son el marco regulatorio que establece las funciones que debe cumplir una
entidad (leyes, decretos, acuerdos, resoluciones). Para la SECRETARÍA DISTRITAL DE
DESARROLLO ECONÓMICO se deben identificar las normas legales y técnicas que regulan
el proceso, de la siguiente manera:
Tipo de norma/ Número/ año/ parte motiva; artículo(s) que aplique(n), por ejemplo: Ley
80/93, por el cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública.
“Art. 3º.- A partir de la vigencia de la presente ley, las hojas de vida de las personas que
ocupan cargos o empleos públicos”.
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
Fecha: Agosto 2019
Página: Página 38 de 40
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El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
10.12. Políticas de Operación
Son directrices y guías de acción para la toma de decisiones, así mismo establecidas como
lineamientos generales para el direccionamiento del proceso. Estas políticas son expresadas
de manera formal por el personal directivo, asesor, Comité Institucional de Gestión y
Desempeño y Control Institucional de Coordinación de Control Interno.
10.13. Anexos
Son todos aquellos formatos, procedimientos y documentos que estén asociados en la
generación de valor del respectivo documento.
10.14. Descripción de la Actividad
Es el cuerpo en sí del instructivo y da las pautas para alcanzar el objetivo del instructivo.
10.15. Control de Registros
Identificar el documento o registro con el cual se evidencia el desarrollo de la actividad.
11. ACTUALIZACIÓN Y ADOPCIÓN DE MANUALES, PLANES Y PROGARAMAS
11.1. Adopción o actualización de Manuales, Planes y Programas
La adopción o actualización de un manual, plan o programa se realizará mediante acto
administrativo, previa aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Nota: La modificación no sustancial de los contenidos de los Manuales, Planes o Programas no da lugar al cambio de versión del documento. Modificaciones no sustanciales se define como aquellas que no afectan la realización del proceso descrito, tales como: redacción, ortografía, entre otros.
12. ADOPCIÓN, ACTUALIZACIÓN O ELIMINACIÓN DE CARACTERIZACIONES DE PROCESO, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS
12.1. Adopción, actualización o eliminación de Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos.
Para formalizar la adopción de una nueva versión de un documento o eliminación del mismo,
el líder del proceso solicitante debe diligenciar el formulario de Solicitud de Creación,
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
Fecha: Agosto 2019
Página: Página 39 de 40
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El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
Modificación o Anulación de Documentos, el cual se encuentra disponible en la página de
inicio de la Intranet institucional.
12.2. Diligenciamiento del Formulario Solicitud de Creación, Modificación o Anulación de Documentos
Se debe ingresar a la página principal de la Intranet Institucional
http://intranet.desarrolloeconomico.gov.co/
Se selecciona el menú despegable “SISTEMA INTEGRADO”:
Posteriormente se da click sobre el “FORMULARIO DE SOLICITUD DOCUMENTAL”:
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
Fecha: Agosto 2019
Página: Página 40 de 40
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
Por último el Líder del Proceso diligencia el Formulario a continuación, el cual es remitido
para revisión y aprobación técnica a la Oficina Asesora de Planeación:
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
Fecha: Agosto 2019
Página: Página 41 de 40
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
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12.3. Revisión y aprobación técnica
El funcionario designado de la Oficina Asesora de Planeación realiza la revisión técnica del
formato o documento verificando entre otras características que el formato o documento
cumpla con los aspectos técnicos para su documentación, según lo establecido en esta guía,
que el objetivo del proceso responda al ¿qué?, ¿para qué?, que la descripción de las
actividades se desarrolle de manera secuencial y sistemática y se ajuste a los requisitos
normativos, que Cumpla con los requisitos de las Normas Técnicas Aplicables, en caso de
encontrar que el formato o documento no cumple con una o varias de las anteriores
características, remite el mismo por medio de correo electrónico al líder de proceso
respectivo para que sean realizadas las correcciones correspondientes, en caso de que el
documento o formato se encuentre conforme se remite al jefe de la Oficina Asesora de
Planeación para la aprobación técnica del formato o documento, o aprobación de la
eliminación de éste y por último se informa al líder del proceso de la inclusión o eliminación
del documento o formato en la Intranet-SIG para que realice la respectiva socialización.
CAMBIOS EN EL DOCUMENTO RESPONSABLE FECHA VERSIÓN
Adoptado por Resolución No. 417 de 2009 Jefe Oficina Asesora de Planeación
dic-09 1
Modificado por Resolución No. 239 de 2014 Jefe Oficina Asesora de
Planeación jun-14 2
Modificado por Resolución No. 751 de 2017 Jefe Oficina Asesora de
Planeación nov-17 3
A través de Resolución No. 259 de 2018, se realiza una reestructuración y actualización del documento.
Jefe Oficina Asesora de
Planeación may-18 4
Actualización en las responsabilidades, se incluye el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Actualización de las definiciones de Sistema Integrado de Gestión, Proceso, Procedimientos, Guías, Instructivo, Formato, Registro actualización de la normas con la inclusión del Decreto 591 de 2018. Actualización de nomenclatura de documentos. Actualización del contenido del objetivo y alcance en documentos. Actualización del capítulo de administración y control de documentos. Eliminación del capítulo de Planes de Calidad. Actualización en la descripción de adopción y actualización de Manuales, Actualización en la forma en que se realiza el proceso de adopción actualización o eliminación de Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos.
Jefe Oficina Asesora de
Planeación mar-19 5
Actualización colores y Logo Documento, actualización formatos de Caracterización, Procedimiento y Formato.
Jefe Oficina Asesora de
Planeación Ago-19 6
No. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN TÉCNICA APROBACIÓN
TÉCNICA: FECHA
4
Erika Palacio Mahecha - Felipe Pardo Pardo -
Paul Diazgranados de la Motta / Contratistas Oficina
Asesora de Planeación
Pedro José Portilla Ubaté/ Jefe Oficina Asesora de Planeación
Pedro José Portilla
Ubaté/ Jefe Oficina
Asesora de Planeación
Erika Palacio Mahecha - Felipe Pardo Pardo -
Paul Diazgranados de la Motta / Contratistas Oficina Asesora de
Planeación
Pedro José Portilla Ubaté/ Jefe Oficina
Asesora de Planeación
may-18
5
Camilo Emanuel Salgado Gil / Profesional
Especializado Oficina Asesora de Planeación
José Joaquín Vargas Ramírez /
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Pedro José Portilla
Ubaté/ Jefe Oficina
Asesora de Planeación
José Joaquín Vargas Ramírez / Profesional Especializado Oficina
Asesora de Planeación
Pedro José Portilla Ubaté/ Jefe Oficina
Asesora de Planeación
mar-19
Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1
Versión: 6
Guía de Normalización de Documentos
Fecha: Agosto 2019
Página: Página 42 de 40
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada.
El usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.
6
Camilo Emanuel Salgado Gil / Profesional
Especializado Oficina Asesora de Planeación
José Joaquín Vargas Ramírez /
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Pedro José Portilla
Ubaté/ Jefe Oficina
Asesora de Planeación
José Joaquín Vargas Ramírez / Profesional Especializado Oficina
Asesora de Planeación
Pedro José Portilla Ubaté/ Jefe Oficina
Asesora de Planeación
ago-19