-
IMPLEMENTACIN DE HERRAMIENTAS Y TCNICAS EN LA GESTIN DE COSTOS EN LAS ETAPAS DE PLANIFICACIN,
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO
Andrea Hurtado
Alvaro Correal
Alvaro Montoya
Director: Luis Fernando Cruz
Gestin Integral de Proyectos
-
Orden del da
Descripcin del problema Objetivos Marco referencial Metodologa Conclusiones
-
Descripcin del problemaDe todas las tcnicas de gestin de proyectos disponibles, la planificacin y el controlde costos son las que ofrecen una mayor capacidad de aumentar el valor de lainversin, de optimizarlo, o en su defecto de destruirlo cuando no se emplean o seemplean inadecuadamente. Por tanto, desarrollar y utilizar un conjunto deprocedimientos y/o tcnicas para controlar (detectar, informar y reaccionar) sobre loscostos durante el estudio y desarrollo del proyecto es funcin esencial para alcanzarlos resultados esperados.
-
Objetivos
OBJETIVO GENERAL
Identificar las herramientas y tcnicas que se implementan en la gestin de costos en las etapas de planeacin, seguimiento y control de proyectos.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Generar una base de datos digital y fsica con la literatura especificada con el tema de implementacin de herramientas y tcnicas para la gestin de costos en las etapas de planeacin, seguimiento y control de proyectos.
2. Seleccionar de la literatura especializada a consultar, las estrategias propuestas por estos autores para la aplicacin de herramientas y tcnicas para la gestin de costos en las etapas de planeacin, seguimiento y control de proyectos.
3. Presentar un compendio de las tcnicas y herramientas para la gestin de costos con base al anlisis de la informacin seleccionada.
-
MARCO REFERENCIAL
Autor: John Hopkins University Applied Physics Laboratory (JHU/APL)
Descripcin del Caso: Se requiere la implementacin de una herramienta consistente y
estandarizada para evaluar el rendimiento de un proyecto en el departamento Espacial.
Metodologa: EVMS - Sistema de Gestin de Valor Ganado
Ventaja: provee a la administracin de un marco consistente y estandarizado para evaluar el
rendimiento del proyecto
Desventaja: Resistencia inicial a la implementacin de estas herramientas porque el personal cree
que se sobrecarga su labor.
-
Autor: Dr Peter Smith
Descripcin del Caso: La necesidad de implementar a nivel mundial herramientas BIM, con
gobiernos de pases de Europa y USA que ya estn exigiendo su uso, pues no se trata simplemente
de generar cantidades automticamente.
Metodologa: BIM & 5D
Ventaja: La integracin de informacin, incluyendo costos, permite la generacin instantnea de
presupuestos y representaciones financieras del modelo contra el tiempo.
Desventaja: Se requiere de:
- Liderazgo y coordinacin entre la industria y el gobierno para su exigencia y cumplimiento.
- Educacin en universidades e institutos que ofrezcan cursos BIM en diferentes facultades y
disciplinas
-
-
Autor: Reza Aliverdi, Leila Moslemi Naeni, Amir Salehipour
Descripcin del Caso: El valor ganado es una tcnica de liderazgo en el seguimiento y anlisis del
desempeo del proyecto y el progreso del mismo. Aunque permite la medicin exacta de los avances
del proyecto, y puede descubrir en cualquier momento desviaciones de costos del plan, su capacidad
para informar el nivel aceptado de desviacin no est bien estudiado.
Metodologa: Aplicacin de grficos de control estadstico de la calidad
Ventaja: Desarrolla un acercamiento prctico de la combinacin de EV y grficos de control
estadstico para monitorear ndices del EV y para descubrir variaciones.Permite entender el
comportamiento de los ndices EV en el tiempo, ya que ayuda a medir mejor el desempeo y
progreso del proyecto.
Desventaja: Requiere el monitoreo constante y se limita a datos independiente
-
Identificacin de Herramientas para la gestin de Costos en las etapas de Planeacin y Control
Herramientas
Etapas de Gestin de Costo
Planeacin Control y MonitoreoPlanear la Gestin del Costo Estimar los Costos Determinar el Presupuesto Controlar los Costos
Juicio de Expertos X X X
Tcnicas Analticas X
Reuniones X
Estimacin Anloga X
Estimacin Paramtrica X
Estimacin Ascendente X
Estimacin Por Tres Valores X
Anlisis de Reserva X X X
Costo de la Calidad (COQ) X
Software de Gestin de Proyectos X X
Anlisis de Ofertas de Proveedores X
Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones
X
Costos Agregados X
Relaciones Histricas X
Conciliacin del Lmite de Financiamiento
X
Gestin de Valor Ganado (EVM) X
Pronsticos X
ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)
X
Revisiones del Desempeo X
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
JUICIO DE EXPERTOS
Ventaja: El experto tendr una mejor comprensin de los riesgos, problemas,las limitaciones y supuestos que se afrontan y proporcionar estimacionesprecisas
Desventaja: en proyectos pequeos puede resultar costosa
Tipo de proyecto: Todo tipo de proyectos en donde se traten temas queexista alguien con experticia.
Un estimador experto ser preciso si su experiencia es actual y relevante Hihn y Habib Agahi 1990.
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
ESTIMACIN ANLOGA
Ventaja: Es bastante preciso si se dispone de datos de proyectos previos. Esuna estimacin muy rpida.
Desventaja: Imposible realizar si no se han abordado proyectos comparables.Es menos costosa que otras tcnicas pero menos exacta
Tipo de proyecto: Proyectos a corto plazo
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
ESTIMACIN PARAMTRICA
Ventaja: Cuando siempre se realizan proyectos similares, esta forma deestimar puede ser muy rpida y sobretodo muy segura
Desventaja: Todos los proyectos son diferentes algunos en mayor medida,otros en menor medida. la tecnologa cambia ao tras ao, las personas sondiferentes, las circunstancias son diferentes
Tipo de proyecto: Proyectos de Ingeniera y de construccin.
Este tipo de estimaciones se utiliza en industrias maduras, con mucha
experiencia en los entregables.
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
ESTIMACIN ASCENDENTE
Ventaja: Tiene en cuenta los costos de resolver problemas tcnicos difciles
asociados con componentes especficos como las interfaces para hardware no
estndar. Justifica detalladamente la estimacin que se produce
Desventaja: Tiende a subestimar los costos de las actividades del sistemacomo la integracin. Es costosa.
Tipo de proyecto: Proyectos de innovacin.
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
ESTIMACIN POR TRES VALORES
Ventaja: Es la estimacin que ms se ajusta a la realidad
Desventaja: Cuanto mayor sea la distancia entre los valores optimistas ypesimistas, mayores sern los riesgos de la estimacin de costos no previstos
Tipo de proyecto: Cuando no se dispone de mucha informacin del proyecto.
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
ANALISIS DE RESERVA
Ventaja: agrega una reserva de costo adicional para contingencia sobre
aquellos eventos previstos pero inciertos.
Desventaja: una mala identificacin de los riesgos y deficientes planes decontingencia frente a los riesgos, ponen en peligro el xito del proyecto si nose cuenta con los recursos para suplirlos.
Tipo de proyecto: proyectos donde existan riesgos que afecten los costos del
proyecto.
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
COSTO DE LA CALIDAD
Ventaja: satisfaccin de los interesados.
Desventaja: se puede incurrir innecesarios si no se define claramente lasactividades que hay que realizar para cumplir con los requerimientos.
Tipo de proyecto: en proyectos donde la calidad es la satisfaccin de los
interesados.
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
SOFTWARE DE GESTION PROYECTOS
Ventaja: informacin clara, oportuna, clculos automatizados, el uso de las
herramientas, permiten tomar decisiones adecuadas. Mejora la eficiencia y la
precisin.
Desventaja: requiere de capacitacin frecuente. Se debe destinar tiempo eninvestigacin tecnolgica para seleccionar la herramienta ms adecuada parael proyecto .
Tipo de proyecto: en todo tipo de proyectos.
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
ANLISIS DE OFERTAS DE PROVEEDORES
Ventaja: permite seleccionar la mejor oferta que existe en el mercado para
satisfacer las necesidades del proyecto.
Desventaja: investigacin ardua para seleccionar la oferta que ms satisfacelas necesidades del proyecto
Tipo de proyecto: proyectos donde existan muchos proveedores de
suministros.
-
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIN DE COSTOS
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y TIPOS DE PROYECTOS DONDE SE APLICA
TCNICAS DE DECISIN GRUPAL
Ventaja: mejora la exactitud de la estimacin de los costos ya que se obtiene
informacin adicional.
Desventaja: se de una buena organizacin para que sea til.
Tipo de proyecto: en proyectos donde la estructura organizacional es
matricial.
-
Conclusiones
El gerente debe conocer cul es la herramienta ms idnea para el proyecto que desee implementar, sin embargo, no solo debe tener en cuenta los criterios de aplicacin de cada una de stas, sino reconocer su viabilidad por medio de los factores influyentes como la sociedad, las polticas, necesidades o ambiente social, encontrados en el marco de implementacin del mismo.
En la estimacin de costos, no existe una herramienta o tcnica que se considere la mejor.
La mejor forma de estimar los costos en un proyecto, es utilizando diferentes metodologas o herramientas para reducir el riesgo de estimacin incorrecta.
En la etapa de seguimiento y control, la herramienta que mejores resultados ha mostrado es la de Valor Ganado.