Corporate Compliance für Außenhandel und Zollabwicklung: Gestaltung einerGeschäftsprozesslösung in der internationalen Industrie
Herausforderung
GRC
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Zu Recht erfährt kaum ein Themenfeld in der Fachpresse eine so starke Aufmerksamkeit wie das Thema Governance, Risk and Compliance (GRC). War bisher meist nur denjenigen europäischen Unternehmen, die an der New-York-Stock-Exchange gelistet waren und somit den Anforderungen des Sarbanes-Oxley Act entsprechen mussten, der Themenkreis vertraut, ändert sich nun auch in Europa dieAusgangssituation.
Mit der Verpflichtung zur elektronischen Ausfuhranmeldungmüssen alle exportierendenUnternehmen Maßnahmen
ergreifen, um veränderten gesetzlichenAnforderungen zu entsprechen. Es istkeine neue Erkenntnis, dass Geschäftsprozesse im Hinblick auf die neue EUZoll kodexd urchfü hru ngsverord nu ng aufden Prüfstein gestellt werden müssen.Allerdings herrscht in der Praxis häufigUnklarheit darüber vor, welche konkretenHerausforderungen in diesem Zusammenhang zu bewältigen sind.
Dies liegt auch daran, dass der Themenkomplex GRC oft mit dem Anspruchaufgegriffen wird, ihn als Ganzes abzuarbeiten. Es werden allumfassende GRCKonzepte formuliert, die allerdings keineAnsatzpunkte liefern, wie sie in operative Prozesslösungen überführt werdenkönnen. Deshalb verfolgt dieser Beitrageine umgekehrte Herangehensweise: Beispielhaft für die GRC-Herausforderungenvon Industrieunternehmen werden dieImplikationen konkretisiert, die aus derletzten EU-Zollkodexreform hervorgehen.Die Notwendigkeit zur elektronischenZollanmeldung bei der Ausfuhr verlangteine sorgfältige Prüfung der Rechtmäßigkeit (Compliance) des Vorgangs gemäßinternationaler Vorgaben, beispielsweiseanhand von Boykottlisten mit terrorverdächtigen Personen, Organisationen undVereinigungen. Das betrifft zwar einer-
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seits nur einen kleinen Ausschnitt desGRC-Komplexes. Andererseits kann einefachlich fundierte und in den logistischenProzessen sinnvoll verankerte Compliance-Lösung den Auftakt zur Gestaltungeines umfassenderen, unternehmensweiten Compliance-Programms bilden.
Zunächst werden gesetzliche Vorgaben und deren Entwicklungsrichtung ininternationaler Perspektive erläutert. ImAnschluss daran wird der ZugelasseneWirtschaftsbeteiligte (ZWB) erläutert, dadie Zertifizierung nach diesem Standardeine zentrale Entwicklungslinie im internationalen Handel bildet.
Änderung des ZollkodexMit der sogenannten "e-zoll-Entschei
dung" wurde für die Mitgliedsstaaten derEU bindend, ihre Zollverwaltungen zu vereinheitlichen und auf elektronische Verfahren umzustellen. Die papierbasierteZollmeldung wird ab 1. 7. 2009 EU-weitvollständig durch eine elektronische Meldung ersetzt. Mit der Einführung des elektronischen Verfahrens wird die Möglichkeitgeschaffen, den grenzüberschreitendenWarenverkehr effizienter abzuwickeln.
Implikationen derVerfahrensänderungen1. Nicht alleine das Medium der Mel
dung ändert sich, auch der Zeitpunkt, zudem die Zollmeldung erfolgen muss, wirdnach vorne verlagert und mit ihm gleich-
zeitig der Umfang der zu meldendenDaten. Entsprechend dieser Vorgabenmüssen die Prozessschritte für die Zollmeldung angepasst werden. Für eine zugenehmigende Ausfuhr muss unter anderem die Ausfuhranmeldung so rechtzeitigerfolgen, dass die Ausfuhrgenehmigungund die Überlassung vorliegen, bevor dieGüter das Werksgelände verlassen.
2. Die Zollbehörden haben ein Bewertungssystem geschaffen, mit dem sieUnternehmen ein Risikoprofil zuordnen.So können unvollständige oder risikobehaftete Daten bei der Zollmeldung dasRisikoprofil negativ beeinflussen. Der Begriff Zollrisikoanalyse (ZORA) bezeichnetden Algorithmus, der die elektronischenAusfuhranmeldungen auf potenziell illegale Vorgänge prüfen kann. Entsprechendwichtig ist die unternehmensinterneCompliance-Prüfung vor Abgabe der Ausfuhranmeldung. Die Kenntnis über diezollrechtliehe Relevanz der Außenhandelsprozesse im Unternehmen, deren Dokumentation sowie die Kontrolle dieser Vorgänge fließen ebenfalls in die Bewertungein. Die Zollbehörden behalten sich fürden Fall eines ungünstigen Risikoprofilsvor, Zollmeldungen des Unternehmensintensiver zu prüfen. Es drohen Verzögerungen in der Abwicklung. Gleichermaßensteigt die Wahrscheinlichkeit einer Zollprüfung, welche durch fachliche Kompetenz und lückenlose Dokumentation derProzesse beschleunigt werden kann.
== GRC MANAGEMENT 11
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b~ Bitte beachten Sie auch
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Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Bewältigungvon Compliance-Anforderungen im Außenhandelliegt in der adäquaten Projektkonzeption.
Gesamtlösung. Der Erfolg der Implementierung ist dann "nur noch" abhängigvon der richtigen Einführungsmethodikund dem Know-how der umsetzendenEinheiten. Die cbs Corporate BusinessSolutions hat in Zusammenarbeit mitihrer Muttergesellschaft MATERNA einauf SAP-Anwenderunternehmen fokussiertes Beratungsprogramm entwickelt,welches von der Zoll- und Logistikberatung bis hin zur Konzeption und Implementierung einer unternehmensweitenCompliance-Lösung Unterstützung imAußenhandels- und Zollumfeld bietet.Im Rahmen ihrer Workshopreihe Fit forFuture besteht für interessierte Industrieunternehmen darüber hinaus die Gelegenheit, das cbs Corporate ComplianceProgram Global Trade & Customs Management im Detail kennenzulernen.
Darüber hinaus ist es sinnvoll, die außenhandelsrelevanten Vorgänge in einemFunktionsbereich mit hinreichender Prozesskenntnis zu bündeln.
2. Die Prozessabläufe müssen so gestaltet sein, dass dem Missbrauch vonEntscheidungsbefugnissen ein Riegel vorgeschoben wird. Segregation of Duties(SoD), also das Splitten eines Prozesses inmehrere Teilvorgänge und die Verteilungder Verantwortlichkeit auf verschiedenePersonen, ist hier ein probates Mittel. Abhängig vom Grad des Missbrauchspotentials eines Vorgangs muss mittels Monitoring die Intervention sichergestellt sein.
3. Das Datenmanagement ist engmit der Prozessgestaltung verschränkt.:2 / IT I SAP Solution Management \
Soll verhindert werden, dass bestimmte j~L~-~~~~~~~~~~~~-~JPositionen beispielsweise in Stammdaten;( *;';'H!i!3++ +ii.!!iUl.! ,,''+05/.1\.1-ohne entsprechenden Genehmigungs-schritt verändert werden können, bedeutetdies, dass ggfs. neue bereichsübergreifende Prozesse oder völlig neue Funktionsbereiche zur Stammdatenptlege geschaffenwerden müssen.
Die jeweils individuelle Prozess landschaft eines Unternehmens ist maßgebend dafür, ob, wo und wie viel Handlungsbedarf besteht. Diesen zu identifizierenist Voraussetzung für die Konzeption desImplementierungsprojekts, welche im Folgenden idealtypisch skizziert wird:
1. Es ist zu überprüfen, welche zollrechtliche Bedeutung die Außenhandelsvorgänge haben. Insofern kein dezidierteszollrechtliches Know-how vorliegt, mussmit zollfachlicher Beratung die Relevanzder Import- und Export-Vorgänge korrekteingeordnet werden.
2. Dann erfolgt die Bewertung, weicher Vorgang aus Sicht des Unternehmensdie erfolgskritischste Bedeutung hat. Diesist i. d. R. das am häufigsten vorkommende Verfahren. An diesem sollte die Implementierung ansetzen.
3. Dem Prozess-Redesign geht eineAnalyse der Risikopotenziale in den Teilprozessen voraus. Sowohl Analyse alsauch Prozessdesign setzen eine entsprechende Kenntnis von Missbrauchspotenzialen und Präventivkonzepten voraus.
4. Wird die Umsetzung für einenProzess sinnvoll mit externen Know-howTrägern und internen Prozessverantwortlichen durchgeführt, wird zugleich der Wissenstransfer in das Unternehmen initiiert.Es wird auf diese Weise Wissen darüberaufgebaut, welchen Compliance-Gesichtspunkten jeder neu zu implementierendeProzess genügen muss.
Erfolgsfaktor ProjektkonzeptionDer Schlüssel zu einer erfolgreichen
Bewältigung von Compliance-Anforderungen im Außenhandelsumfeld liegtin der adäquaten, unternehmensspezifischen Projektkonzeption und vor dereigentlichen Realisierungsarbeit mit Hilfe geeigneter Software. Werden hier keinehandwerklichen Fehler gemacht, ist derWeg geebnet zur unternehmensweiten
3. Handlungsdruck besteht hinsichtlich der IT-Lösung für die elektronischeMeldung. Der deutsche Zoll listet Software-Tools von über 50 Anbietern. Dieseunterscheiden sich stark in Funktionsweise und -umfang. Die Entscheidung überdie einzusetzende IT-Lösung hängt vonder Bedeutung außenhandelsrelevanterVorgänge im Unternehmen und der strategischen Ausrichtung des Unternehmensselbst ab.
Secu re-Supply-Chai n-Read inessBei der Lösungsauswahl stehen
Unternehmen am Scheideweg: Sollen dieIT-Systeme um ein schlankes Add-On erweitert werden, das die notwendige Funktionalität liefert, oder soll statt dessen eineskalierbare Prozesslösung mit vergleichsweise hohen Kosten angestrebt werden?Falls eine umfassende Lösung angestrebtwird, muss geklärt werden, welcher zusätzliche Nutzen erwartet werden kann.Hier ist es sinnvoll, die Rahmenbedingungen des internationalen Handels und deren Entwicklung genauer zu betrachten.
1. Im Zuge der Kontrolle der Warenströme in die bzw. durch die USA wurdedas C-TPAT (Custom Trade Partnershipagainst Terrorism)-Programm ins Lebengerufen. Hierbei handelt es sich um einesogenannte Public-Private-Partnership,bei dem die teilnehmenden Unternehmen wesentliche Kontrollen ihrer Waren bewegungen selbst durchführen unddafür Erleichterungen bei den Kontrollenihrer grenzüberschreitenden Warenbewegungen erhalten. Die US-Zollbehördenstreben die Internationalisierung diesesKonzepts an. Dieser Status findet seineEntsprechung innerhalb der EU im "Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten" (ZWB).
2. Die Elemente einer ZWB-Zertifizierung schließen eine Fülle zu realisierenderAnforderungen ein. Sie umfasst unter anderem auch die bereits angesprochenenAspekte: Kenntnis der eigenen Außenhandelsprozesse, Fachwissen in Zollfragen,gesicherte Prozesse und Daten, ein sicheres Werksgelände sowie umfangreiche Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen.Berücksichtigt man, dass exportorientierte Unternehmen an mehreren Standorteneine große Zahl teilweise sehr komplexerProzesse unter Compliance-Gesichtspunkten überprüfen, dokumentieren undggfs. anpassen müssen, kommt man auchaus ökonomischen Gesichtspunkten nichtlänger umhin, dieser Herausforderungein umfassendes Programm auf der Basiseiner skalierbaren IT-Lösung entgegenzusetzen. Welches sind die Dimensionen,die bei der Etablierung einer Compliance-Lösung für die Außenhandels prozesseberührt werden und wie lässt sich dieseLösung sinnvoll in Angriff nehmen?
Zoll- und fachverfahrensrechtlichesKnow-how, Prozessgestaltung und Datenmanagement:
1. Mitarbeiter des Unternehmensmüssen zollfachlich qualifiziert werden.
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