Herramientas Tecnológicas de Productividad
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE PRODUCTIVIDAD
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Sesión No. 7
Administración del tiempo y productividad personal Objetivo: Al término de la sesión, el alumno utilizará herramientas para la
administración del tiempo y productividad personal en línea.
Contextualización
Microsoft Exchange Server es un sistema de mensajería que incluye un servidor
de correo, un programa de correo electrónico y aplicaciones que permiten el
trabajo simultaneo y en línea con otros usuarios; fomentan en conjunto el trabajo
colaborativo.
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Introducción
Se dará una introducción completa a Microsoft Exchange 2010, donde se
describirán los requerimientos para poder acceder a este sistema de mensajería,
qué diferencias existen con Outlook y cómo se puede socializar la información
para trabajar en colaboración con otras personas.
En esta sesión el alumno identificará los elementos más importantes de la
estructura, configuración y funcionamiento de Outlook Exchange mediante la
manipulación de la plataforma 2010.
Microsoft Exchange Server es el más reciente sistema de mensajería que ofrece
Microsoft que es compatible con Outlook, además de ser con el programa que
más se utiliza, pues ofrece ventajas como enviar, recibir y administrar el correo
electrónico, también administra el calendario y los contactos, como amigos y
socios empresariales.
Además, también puede compartir su calendario con familiares y colegas a
través de Internet.
Con Outlook Web Access, los usuarios consiguen una
experiencia de uso enriquecida de Outlook en la Web, creada para
ayudarles a administrar el enorme número de mensajes que
reciben cada día permitiéndoles ver sus comunicaciones en el
contexto de una conversación y no sólo como mensajes
independientes. (Microsoft Exchange, 2010)
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Explicación
Correo
Para utilizar Outlook Exchange se debe tener una cuenta de Microsoft
(@red.unid.mx) e ingresar por la página www.hotmail.com, los pasos a
seguir son:
1. Estar conectado a internet
2. Ingresa a tu cuenta @red.unid.mx vía www.hotmail.com.
Operaciones con Outlook
Enviar un correo
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Para acceder a la pantalla de composición del correo, desde la
ficha Nuevo, presiona el botón mensaje.
Las estructuras relacionadas con la función del correo
electrónico:
Para. Corresponde a la dirección de correo a la que se enviará el
mensaje. Es un campo obligatorio.
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CC. “Con Copia para…” Se refiere a una o varias direcciones de
correo a la que se mandará copia del mensaje.
Asunto. Sirve para describir el tema del mensaje. No es obligatorio.
Si no se escribe nada en este campo, se genera automáticamente
uno con el nombre ‘(Ninguno)’.
Área en blanco para mensaje. Es el área grande que se encuentra
en blanco y que se usa para escribir el texto del mensaje.
Adjuntar archivos al mensaje
Para realizar esta función se debe hacer clic sobre el icono del clip
en la ficha Mensaje, grupo Incluir, botón Adjuntar archivo.
Recibir mensaje
La bandeja de Entrada de Outlook Web App (OWA), es la carpeta donde se
reciben los correos. Permite además que los correos puedan visualizarse como
una conversación y no como mensajes independientes y descontextualizados.
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Escaneo de Outlook Web App
Si ejecuta Outlook Web App al mismo tiempo que se está conectado
a internet, automáticamente se hace un escaneo por las cuentas de
correo para ver si existen mensajes nuevos.
Filtrado automático
Se emplea para determinar que ciertos mensajes pasen directamente
a la carpeta de Correo electrónico no deseado.
Vista previa
Permite ver debajo de la cabecera una pre-visualización de los
mensajes.
Guardar archivo anexo al mensaje
Se puede descargar el archivo al hacer clic con el botón derecho del
ratón sobre el archivo indicado en Datos Adjuntos
Eliminar y agregar cuentas
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También se puede eliminar una cuenta o bien tener más de una
cuenta configurada
Contactos
Outlook Web App (OWA) permite administrar los contactos que se
encuentren en su correo electrónico de manera personalizada,
permitiendo identificar de manera más eficiente los remitentes de
mensajes entrantes.
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Calendario
Permite crear eventos y almacenarlos en una fecha y hora en específico
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Planificando una cita en el Calendario
Además, programar los datos para la calendarización, se puede invitar
también a los participantes, así como detallar el contenido de la
reunión.
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Eliminar una cita
Una de las opciones es: Seleccionar la cita y hacer clic con el botón
derecho del ratón, luego elegir la opción Eliminar.
Compartir calendario.
Dentro del sub-menú de la carpeta ‘Calendario’ se encuentra la
opción de compartir, con la cual podemos mandar la información de
nuestro calendario a otros usuarios, publicarlo en internet, crear un
nuevo calendario o cambiar la configuración del calendario.
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Notas
Debajo del bloque de carpetas,
situado del lado izquierdo de la
pantalla, antes de la “Lista de
Contactos” encontramos el icono
denominado Notas.
En las versiones anteriores de
Outlook, Notas se encontraba
situado en otra parte de la interfaz y
la función era propiamente de generar notas (cortas); la versión de OWA
tiene habilitada la opción ‘Notas’ pero su función es visualizar las notas de
las versiones anteriores, no para generar notas nuevas, en este caso si
necesitamos crear textos cortos (notas) la alternativa es utilizar las
opciones “Tareas” o “OneNote”.
Tareas
Es una de las alternativas para la creación de notas, aunque su función
principal es documentar tareas pendientes, registrando nombre y fecha de
vencimiento, además de una descripción.
Se encuentra situada debajo de la carpeta “Contactos”.
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OneNote
OneNote es otra alternativa adecuada para realizar notas en
OWA, como ya se mencionó, la sección Notas de OWA sólo es
funcional para visualizar notas creadas en versiones anteriores,
no para crear notas nuevas.
Podemos entonces recurrir a una opción dentro del ambiente
OWA, entre las múltiples ventajas de OneNote, tenemos que
las notas pueden sincronizarse con iPhone, iPad, Android,
Windows Phone y los dispositivos de Windows 8; a
continuación los pasos para acceder.
• En la pantalla principal de OWA, en el menú de la parte
superior, seleccionamos la opción “Más” y a continuación
“SkyDrive”.
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• Ya en la interfaz de SkyDrive, en el menú principal, seleccionamos
la opción “Crear” y después damos clic en “Bloc de notas de
OneNote”.
• Finalmente, asignamos un nombre con el que identificaremos
nuestro bloc de notas y damos clic en “Crear”
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La vista que tendremos a continuación será la siguiente:
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Conclusión En esta sesión tuviste un acercamiento a los elementos mas importantes del
funcionamiento de Outlook Web App (OWA), pudiste corroborar que es un
programa de asistente personal y de correo electrónico, que fomenta el trabajo
colaborativo y que ofrece bastantes alternativas dentro de un mismo entorno
virtual.
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Para aprender más Acerca de las funciones de Outlook y cómo enlazar varias cuentas de correo.
Outlook 2013. Configurar una cuenta de correo electrónico. (2013). Consultado
el 23 de abril de 2013: http://www.youtube.com/watch?v=u3PcAVIWwA0
Para conocer más sobre la accesibilidad y navegadores compatibles:
Microsoft. (2013). Introducción a Outlook Web App. Consultado el 23 de abril de
2013: http://help.outlook.com/es-mx/140/bb899531.aspx
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Actividad de Aprendizaje Objetivo: El alumno explicará el alumno utilizará herramientas para la
administración del tiempo y productividad personal en línea mediante Office 365.
Instrucciones
¿Qué vas a hacer?
En esta sesión debes crear y compartir actividades para la administración del
tiempo y productividad personal en línea mediante herramientas de Office 365.
1. Ingresa a tu cuenta institucional de correo electrónico UNID de Office 365
en https://login.microsoftonline.com/ que es similar
a: [email protected], el nombre del servicio de correo es Outlook.
Al ingresar aparecerá tu nombre.
a. Una vez en Outlook en línea crea un correo nuevo, dirigido al
correo electrónico de algún compañero(a) del curso. En el asunto
anota S07NombreApellido. Escribe un párrafo donde saludes al
compañero y le comentes que para trabajar en equipo compartirás
con él o ella tu calendario y envíalo.
2. Desde Outlook en línea, haz clic en Tareas, y crea dos nuevas tareas.
a. Siguiente actividad del curso. En asunto coloca el nombre de la
siguiente actividad de este curso. En el recuadro de contenido
anota un párrafo donde anotes el nombre de la materia, la sesión y
el nombre del tema a revisar y haz clic en Guardar.
b. Proyecto final del curso. En asunto coloca el nombre del proyecto
final del curso. En el recuadro de contenido anota un párrafo donde
anotes el nombre de la materia, la sesión de entrega del proyecto y
el tema a tratar. Enseguida haz clic en Guardar.
3. Ingresa a Calendario, selecciona el calendario de Mi materia, y en cada
fecha correspondiente a la entrega de las siguientes actividades y del
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proyecto final de este curso anota el número de sesión y el tema a
abordar.
4. Abre un documento en Word Online (antes Word Web App) y anota los
datos generales en la portada. Ahora, en la pantalla de las Tareas, el
Correo y el Calendario que creaste, minimiza la ventana del navegador en
cada caso hasta donde se alcancen a ver todos los menús y tu nombre de
usuario, copia cada pantalla y pégala en el documento abierto en Word
Online. Deben ser tres pantallas donde se aprecien claramente los
elementos solicitados.
¿Cuál es la forma de entrega?
Una vez elaborado el documento en línea con todas las características
solicitadas, nombra el archivo de Word Online como S07NombreApellido,
compártelo en línea, obtén el vínculo y anótalo en la plataforma.
¿Cómo serás evaluado?
Tu actividad debe contar con las siguientes características.
Característica Porcentaje
Portada, datos generales completos con
formato solicitado.
• Universidad, sede, asignatura, sesión, tema, nombre del alumno, fecha.
5%
Tres imágenes de las actividades realizadas en
las herramientas Calendario, Tareas y Correo:
• Completas, cumple con todas las características solicitadas.
• Claras, son legibles, nítidas.
85%
Redacción y ortografía 10%
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Total 100
¡Adelante con tu actividad, estaremos revisando tu participación!
Cibergrafía
Microsoft Corporation (2011). Microsoft Office 2010. Consultado el 13 de abril de
2013: http://office.microsoft.com/es-mx/
Microsoft Corporation. (2013). Outlook Exchange 2010. Consultado el 13 de abril
de 2013 en:
http://office.microsoft.com/en-
us/exchange/results.aspx?qu=notes&queryid=f53ec2db-c76a-4a03-a82c-
8ebe065e8ec2&avg=zol
Microsoft Corporation. (2013). OneNote. Consultado el 13 de abril de
2013: http://office.microsoft.com/es-mx/onenote/