22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
STROOM C | WORKSHOP C1
Het contract in het
archief of op de
managementtafel?
René van den Hoven, NEVI
Jellie Pijpers, Gemeente Rotterdam
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Het contract als strategisch instrument
Onderwerpen die aan bod komen:
• actualiteit rondom contractmanagement
• quick-scan; waar staat u zelf en wat doen de best-in-class organisaties?
• leren van de best-in-class; praktijkvoorbeeld gemeente Rotterdam
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Trends in contractmanagement
• toenemende kosten- en waarde focus
• verzakelijking van de relatie
• governance
• toename outsourcing
• krapte arbeidsmarkt
• begripsdefinitie
• integratie sourcing, contractmanagement en procurement proces
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Rapport ontwikkeling inkoop top 2000 (bron Gartner 2005)
• zichtbaarheid van inkoop 9
• kostenreductie 7
• spendanalyses 7-
• activiteitenbeheersing/planning 5
• contractmanagement 4
• leveranciersmanagement 3
• (interne) klantgerichtheid 2
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Hoeveel vragen kunt u, volmondig, met ‘ja’ beantwoorden?
1. de prestaties van onze leveranciers zijn in lijn met de contractafspraken
2. het cm-beleid is afgestemd met de organisatiestrategie, -processen en
governancemodel
3. ons leveranciersrelatiemanagement is gedifferentieerd in haar aanpak en
diepgang
4. onze stakeholders kennen de voor hen belangrijkste service levels
5. het eigenaarschap van de contracten is bekend binnen onze organisatie
6. het is transparant wanneer contracten aflopen en wie geautoriseerd is om
te tekenen
7. het contract biedt voldoende flexibiliteit naar de toekomst
8. risico inventarisatie maakt onderdeel uit van het contractmanagement
9. we hebben zicht op savings en de maverick spend uit de belangrijkste
contracten
10. wij meten en sturen leveranciersrelaties ook obv relationele kenmerken
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
CM; Stand van zaken in Nederland
• 57% van de organisaties heeft een formeel CM-beleid
• <50% van de contracten worden actief bewaakt
• toegevoegde waarde van CM is meer helder bij <500 contracten
• <70% heeft taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden met betrekking tot CM
toegewezen
• risicoanalyse ter voorbereiding van contractvorming wordt beperkt toegepast
• te leveren prestatie is bij een derde is niet vooraf bekend
• helft contracten biedt geen flexibiliteit
• 40 procent van de inhoud van het contract is onbekend bij de verantwoordelijke
Bron: Mitopics
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Wat levert het op?
• 25% verbetering in tijdige contractvernieuwing
• 25-30% betere nakoming van kortingsafspraken
• <50% onderhandelingstijd
• 1-2% winstgevendheid door standaardisatie en transparantie
• 25-30% reductie van administratieve kosten
• 55% toename van spend onder contract
Naar: The contract management selection report, Aberdeen Group
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Strategisch
(richten)
• alignment
• focus beleid
• organisatiestructuur
• informatiemanagement
• functioneel beheer
Tactisch
(inrichten)
• risicomanagement
• taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden
• service level management
• communicatiestructuur
Operationeel
(verrichten)
• aansturing dienstverlener
• controle uitvoer
• troubleshooting
• wijzigingenbeheer
• escalatiemanagement
• presentatie resultaten
• verbeterplannen
Ordening van aandachtsgebieden
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Het geheel is meer
dan de som der delen
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Rotterdam organogram
Bestuurlijke en ambtelijke organisatie gemeente Rotterdam
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Spendgegevens Rotterdam
Verdeling naar belangrijkste inkoopsegmenten(in miljoenen euro’s)
stadsreiniging 40overig 300
inhuur derden 150
sociale
infrastructuur 200
gebouw en
onderhoud 150
ICT+ telecom 70
HR- 70
energie 20
fysieke
infrastructuur 200
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
2005 Nieuwe sturingsfilosofie Rotterdam
• van diensten naar dienstverlening
• van zelf doen naar samen doen (Shared Service)
• van kokers naar ketens
• van praktijk naar norm
Dit leidt onder andere tot oprichting van Shared Service Centra
(Facilitair, ICT, HR en Inkoop).
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
2006 Businesscase SSC Inkoop
Conclusies:
• 15.000 leveranciers, 250.000 facturen per jaar
• grote verschillen tussen diensten in procedures, systemen, bemensing
• professionaliseren is sleutelbegrip; programma GRIP
• intensieve samenwerking IB en GW/ABZ
• doorlooptijd drie tot vier jaar
• inmiddels sinds oktober 2008 SSC Inkoop in hybride vorm
• Oracle-inkoopmodules operationeel voor acht diensten
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Bereikte resultaten in twee jaar
• zorgvuldige analyse van professionaliteit per dienst
• volledig gereviseerde set werkprocessen
• bestuurlijk geaccordeerde Algemene Regeling Inkoop met dwingende
concernwerking
• nieuw Center of Expertise (SSC Inkoop) met ook uitvoerende taken voor
leveringen en diensten
• concernleerlijn + accreditatiesysteem incl. vorming Inkoopgemeenschap
formaliseren van unit Inkoopcontrol
• proceseigenaren per commodity
• leveranciers- en contractmanagement volgende stap in proces van richten
naar verrichten
• twaalf miljoen besparing
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Sociale Zaken en Werkgelegenheid Jeugd, Onderwijs en Samenleving
richt zich op alle burgers van Rotterdam richt zich op de talenten van Rotterdam
doelen:
• activering en verantwoordelijkheid
burgers
• versterking sociale kwaliteit van de stad
• betere toekomst burgers Rotterdam
doelen:
• bestrijding jeugdwerkloosheid
• gezonde leeromgeving
• integratie en emancipatie
Inleiding casus
• wetswijziging vroeg om samenwerking tussen Sozawe en JOS
• aanbesteding Taal en Participatie
1. duale trajecten gericht op maatschappelijke participatie
2. duale trajecten richting werk
3. taal voor werkenden
4. onafhankelijke taalleertoets en toets op het arbeidspotentieel
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
product-
leiderschap
klanten-
partnerschap
kosten-
leiderschap
het beste product
de beste
totaaloplossing
de beste
totale kosten
Organisatiestrategie volgens Treacy en Wiersema
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
inspanning/investering
pote
ntië
le w
aard
e/be
reik
t/ger
ealis
eerd
erkenning
mobilisatie
• het belang van contracten
wordt erkend en is cruciaal
voor de bedrijfsvoering
• contractmanagement-
processen niet eenduidig
• geen duidelijke (centrale)
verantwoordelijkheid
• geen applicatie waarin
contracten worden
opgeslagen
stadium 1
begrijpend
procesverbetering
• basale procesverbetering
(standaardisatie), nog
geen implementatie
• er wordt gestart met het
(centraal) opslaan van
contracten in een
eenvoudige applicatie
• inzicht in contracten-
bestand
• verantwoordelijkheid
gespreid in organisatie;
contractbeheer is als extra
verantwoordelijkheid
binnen afdelingen belegd.
stadium 2
beheersend
procesoptimalisatie
• contractmanagement-
processen zijn deels
geïmplementeerd
• inkoopcondities/
-voorwaarden worden
gestandaardiseerd
• verantwoordelijkheid is
gecentraliseerd
• volledig geautomatiseerd
contractenbestand
• contractmanagement-
applicatie wordt gebruikt
om gegevens op te slaan,
maar ondersteunt ook
alerts en „workflow‟
management
stadium 3
subtopper
integrale benadering
• contractmanagement-
processen zijn volledig
geïmplementeerd
• contractmanagement-
applicatie is geïntegreerd
met andere (ERP,
e-sourcing) applicaties
• ook SLA‟s en verkoop-
contracten worden
opgenomen in de
applicatie
• contractmanagement
wordt erkend als „key
business issue‟
• de verantwoordelijkheden
betreffende contract-
management zijn
bedrijfsbreed geregeld
• aanzienlijke
kostenreductie en
optimalisatie van
opbrengsten
stadium 4
vooroplopend
focus op strategische
waarde business
• contractmanagement is
de linking pin tussen
e-sourcing en
e-procurement
• leveranciers en klanten
hebben toegang tot het
contract
• de prestaties op
contracten worden
real-time gemeten en
gerapporteerd
• contractmanagement-
proces is centraal
ondergebracht in
service center
• significante reductie van
kosten
stadium 5
LCM
Sozawe
JOS
Contract LCM in relatie tot totale ontwikkeling
LCM binnen Rotterdam
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Vraagstelling drieluik
1. welk type leveranciersrelatie is het meest passend bij de te bereiken
doelstelling (ad hoc partner) en waarom?
2. wie wordt contracteigenaar/verantwoording CM?
3. wat is nodig voor succesvol contractmanagement? (top-3)
• vijf groepen van maximaal acht deelnemers (tot veertig deelnemers)
• één flip-overvel per vraag!
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Oplossingsrichting
Rand
Voorwaarden
Kaders ExpertsIB
kaders
Vaststellen onbekende kaders
uitgangspuntennotie ter
besluitvorming bij management
Opzetten van 8 expertise
workshops
Uitkomstennotitie ter
besluitvorming volgens
besluitvormings piramide
Aanbesteding
Randvoorwaardelijke keuzes
aan SG voorleggen + Bekend
Bestek op basis van
strategienotitie
Strategie
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Marktconsultatie
• administratieve processen minimaliseren
• niet alle risico‟s bij de opdrachtnemer beleggen
• serieus werken aan een gelijkwaardige relatie
klant centraal, niet het systeem
• vaste contactpersonen en regulier overleg
• samenwerken
fouten worden gemaakt
gezamenlijke oplossingen en imagoverbetering
• uitgaan van de expertise van de aanbieders
• openstaan voor innovatieve instrumenten
• continuïteit bieden - meerjarig contract
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Kwalificatiemodel
belang voor de leverancier verwaarloosbaar - exploiteerbaar - ontwikkel - kern
partnership
intensieve relatie
van beide kanten
beperkt
alleen bij noodzaak
vanuit de inkoper
ad hoc
alleen bij noodzaak
van beide kanten
volledig
intensieve relatie
vanuit de inkoper
bela
ng
vo
or
eig
en
org
an
isati
e
rou
tin
e –
hefb
oo
m –
bo
ttle
neck -
str
ate
gis
ch
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Kwalificatiemodel
belang voor de leverancier verwaarloosbaar - exploiteerbaar - ontwikkel - kern
partnership
control laag - vertrouwen hoog
ontwikkelen van nieuwe producten/
diensten, kostenmanagement,
intensieve relatie
met als doel: gezamenlijke ontwikkeling
beperkt
control laag - vertrouwen hoog
prijs, automatisering, leverancier sturen op
vereenvoudigen proces en goedkoper
werken, noodzakelijk voortgangoverleg
met als doel: efficiënter werken
ad hoc
control hoog - vertrouwen laag
prijs, goede administratie en facturatie,
aantal klachten, alleen bij noodzaak
overleg, automatisering
met als doel: zo min mogelijk effort
volledig
control hoog - vertrouwen laag
levertijden, kwaliteit van product,
vaak overleg, rapportages
met als doel: levering zekerstellen
bela
ng
vo
or
eig
en
org
an
isati
e
rou
tin
e –
hefb
oo
m –
bo
ttle
neck -
str
ate
gis
ch
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Partnership uitgangspunten
• langdurige en intensieve relatie beide kanten
• veel energie op goede implementatie
• control laag - vertrouwen hoog
control: wat wettelijk noodzakelijk is
resultaat: zoals vastgelegd in productenboek
• gezamenlijk inzetten op werving
• ontwikkelen van nieuwe producten
• kostenmanagement TCO
• bonusconstructies in plaats van malusconstructies
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Verantwoordelijk contracteigenaar
Gedegen communicatiestructuur
• operationeel niveau
• operationeel managementniveau
• tactisch niveau
• strategisch niveau
Programmaleider uitvoering contract directeur Sozawe!
JOS en Sozawe vaste leveranciersmanagers (4-1)
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Succesfactoren binnen Rotterdam
• marktconsultatie
• strategieontwikkeling inclusief leveranciers- en contractmanagement
• verandermanagement
• vaste communicatiestructuur - onderscheid implementatie en uitvoer!
• SLA‟s
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Succesvol CLM vraagt om
samenwerking op alle
niveaus!
22 juni 2010 Stroom C “Het contract in het archief of op de managementtafel?”‟ | Workshop C1
Bedankt voor uw
aandacht!