1 - 23/06/2015
Waaierwerken: gewoon een nieuwe toren of een nieuw gebouw vol kansen?HRSeminar ‘Iedereen team – Het Nieuwe Werken23 juni 2015
Alex Van Loon, adviseur Dienst Projectwerking en Organisatieontwikkeling
2 - 23/06/2015
Provincie Antwerpen
1,7 miljoen inwoners
70 steden en gemeenten
Provinciebestuur:1688 medewerkers1500 VTE56% vrouwen44% mannenGemiddeld 46 jaar
Missie:De provincie Antwerpen is een verkozen overheid met de expertise en ervaring om antwoorden op maat te bieden voor bovenlokale maatschappelijke uitdagingen in de provincie. Ze werkt vanop voldoende afstand en toch steeds dichtbij.”
3 - 23/06/2015
Aanleiding: een nieuw provinciehuis
4 - 23/06/2015
Visie op waaierwerken
• 'Waaierwerken' is voor de provincie Antwerpen een manier om als moderne organisatie een betere dienstverlening te garanderen voor de burgers en tegelijkertijd een aantrekkelijke werkgever te zijn.
• Door flexibeler en dynamischer te zijn, creëren wij meer samenhorigheid tussen de mensen, een meer participatieve houding, meer betrokkenheid en inspraak en een betere doorstroom van informatie.
• Wij hanteren een betere werk/privé balans en willen tegelijkertijd kostenbesparend, milieuvriendelijker, creatiever en efficiënter zijn.
• Kennisdelen staat centraal en wordt mede ondersteund door onze technologische vooruitgang.
5 - 23/06/2015
Tijdelijke huisvesting: pilootproject
6 - 23/06/2015
Waar komt waaierwerken vandaan?
‘Anders Werken’ of ‘Het Nieuwe Werken’:• Twee containerbegrippen
• Niet overal hetzelfde
• Sommige recepten werken op de ene plaats wel, maar elders niet
• Is dat wel zo anders of nieuw?
Waaierwerken:
- sommige dingen doen we vandaag al zo
- sommige zaken zijn optioneel
- kiezen uit de waaier van mogelijkheden
8 - 23/06/2015
Een waaier van mogelijkheden
Flexibele
ICT
Flexibele werk-plekken
Dos
sier
-beh
eer
Resultaat-
gericht
werken
9 - 23/06/2015
Een waaier van mogelijkheden
Flexibele
ICT
Flexibele werk-plekken
Dos
sier
-beh
eer
Resultaat-
gericht
werken
10 - 23/06/2015
Resultaatgericht werken
• Duidelijke jaarafspraken (Functioneren & Evalueren)
• … op basis van duidelijke doelstellingen (Beleids- en Beheerscyclus)
• … vertaald in werkoverleg en werkafspraken
Resultaatsgericht werken betekent dat: De medewerker verantwoordelijkheid
opneemt voor het afgesproken werk De leidinggevende aan de medewerker
vertrouwen geeft over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd
11 - 23/06/2015
Resultaatgericht werken: deelthema’s
• Omgaan met resultaatgericht werken
• Transparante werkafspraken: werkoverleg, rollen, doelstellingen, indicatoren,…
• Samenwerken versterken: samenwerking over de diensten heen, intervisie, mentorschap,…
• Verantwoordelijkheid en autonomie versterken
• Betrokkenheid verhogen: jobcrafting,…
12 - 23/06/2015
Een waaier van mogelijkheden
Flexibele
ICT
Flexibele werk-plekken
Dos
sier
-beh
eer
Resultaat-
gericht
werken
13 - 23/06/2015
Flexibele werkplekken
• Meer soorten werkplekken
• Werkplek kiezen naargelang de taak
• Akoestische maatregelen
• Personaliseren werkomgeving
• Clean desk
• Leefregels
• Telewerk
14 - 23/06/2015
Werkplektypes
• Werkplek open ruimte
• Cockpit
• Individuele stiltewerkplek
• Collectieve stilteruimte
• Centrale bibliotheek
• Loungewerkplek
• Aanlandwerkplek
15 - 23/06/2015
Overleg- en projectruimtes
• Kleine overlegruimte
• Grote overlegruimte
• Projectruimte
• Koffiehoek
16 - 23/06/2015
Een waaier van mogelijkheden
Flexibele
ICT
Flexibele werk-plekken
Dos
sier
-beh
eer
Resultaat-
gericht
werken
17 - 23/06/2015
Flexibele ICT
• Laptops
• Wifi in heel het gebouw en op het terras van het personeelsrestaurant
• Lync (chat, presence, videoconferencing)
18 - 23/06/2015
Een waaier van mogelijkheden
Flexibele
ICT
Flexibele werk-plekken
Dos
sier
-beh
eer
Resultaat-
gericht
werken
19 - 23/06/2015
Dossierbeheer
• Opruimdagen (papier & digitaal)
• Digitaal en papieren dienstklassement
• Digitale handtekening
• Zoveel mogelijk processen digitaliseren (niet automatiseren)
• Verbetering archiefwerking
• Centrale bibliotheek
20 - 23/06/2015
Tijdlijn pilootproject
Januari 2011: projectvoorstel
Maart 2011: projectplanOktober 2011: managementteam bepaalt minimale scope
Januari 2012: deputatie keurt aanpak goed
Oktober 2012: programma op maat per dienst
Voorjaar 2013: leefregels via werkplekspel
Mei 2013: verhuis naar PaS
Juni 2013: eerste evaluatie
Oktober 2013: tweede evaluatie
Januari 2014: finale evaluatie
Rode draad = co-creatie
Scope
Scope
Scope
Scope
Scope
21 - 23/06/2015
Aanpak
• Foto werkplekspel
Voorbeeldvraag werkplekspel
Een collega die in de buurt zit, is veel aan de telefoon. U kunt zich dan niet zo goed concentreren. Wat doet u?
A.Ik vraag aan mijn collega om een andere werkplek op te zoeken.B.Ik ga zelf werk doen dat niet zoveel concentratie vereist.C.Ik zoek een andere werkplek op.D.Anders, namelijk…
23 - 23/06/2015
Aanpak
• Foto flap evaluatieronde
24 - 23/06/2015
Aanpak
• Foto flap evaluatieronde
“Je leert andere diensten kennen”
“Lounge wordt veel gebruikt”
“Opruimen creëert rust”
“Mogelijkheden van toestellen
beter benutten”
“Eindelijk het gevoel een moderne
werkgever te hebben”
25 - 23/06/2015
Evaluatie pilootproject
Enkele kwaliteiten:• Verschillende types werkplekken• Contacten en samenwerking over de diensten heen• Mogelijkheid om te telewerken• Laptops en bijkomende schermen (22”)
Enkele aandachtspunten:• Samenhang binnen het team• Integratie van nieuwe collega’s• Stabiele ICT-omgeving
26 - 23/06/2015
Lessen tot nu toe
• Aanraders:• Projectscope op sommige punten open houden• Evalueren en opvolgen pilootproject op verschillende
momenten• Aandacht voor impact op reguliere processen • Voortschrijdend inzicht over projectstructuur en
aanpak Aanpak wordt momenteel doorgelicht door gebruikersgroep• Visie achteraf opstellen is mogelijk• Twee maal verhuizen is een kans!
27 - 23/06/2015
Hoe de verandering verankeren?
Eigenaarschap via verdiepingsraden:
•Afspraken tussen gebruikers onderling
•Afspraken met ondersteunende diensten
•Over:• Het ‘samen leven en werken’• Gebruik van de kantoorruimtes (bv. leefregels)• Inrichting van de kantoorruimtes• Dienstverlening (facilitair, ICT)
Ook al voor de inrichting van het nieuwe provinciehuis
28 - 23/06/2015
Meer weten?
• Deelprojectleider waaierwerken:Alex Van LoonDienst Projectwerking en OrganisatieontwikkelingTel. 03 240 53 09E-mail: [email protected]
• Verantwoordelijke project nieuw provinciehuis:Marc HestersDepartementshoofd LogistiekTel. 03 240 51 28E-mail: [email protected]
Extra slides
Communicatie en veranderingsbeheer
• PaSdagen: infosessies waar iedereen op wordt uitgenodigd (3 à 4 per jaar)
• Klankbordgroep waar ideeën worden afgetoetst
• Intranet met FAQ
• Artikels personeelsblad Proviant
31 - 23/06/2015
Resultaten tot nu toe
• Grote gedragenheid door medewerkers pilootdiensten:• Early adaptors• Hoge verwachtingen werden ingelost
• Flexibele ICT:• Laptops en 22” schermen op de meeste werkplekken• Meer gebruik van Outlook• Introductie van Lync (presence, chat, documenten
delen)• Problemen rond telefonie en bekabeling
32 - 23/06/2015
Resultaten tot nu toe
• Papier in Beweging:• Aantal kasten werd beperkt• Dossiers worden sneller overgedragen
• Flexibel gebruik van werkplekken:• Types werkplekken worden gekozen op basis van
activiteiten• Alle types worden (in meer of mindere mate) gebruikt• Clean desk wordt beschouwd als een kwaliteit• Opmerkingen over meubilair, lockers en te weinig
stopcontacten
33 - 23/06/2015
Resultaten tot nu toe
• Samenwerking over de diensten heen
• Verminderd dagelijks contact:• Meer organiseren via formeel intern overleg• Minder discrete omgang met leidinggevende• Waar is iedereen?• Deels opgevangen via MS Lync (presence & chat)• Er komt nog een visuele zonering
34 - 23/06/2015
Leefregels pilootproject waaierwerken
35 - 23/06/2015
Leefregels pilootproject
Type werkplek Leefregel
Open werkplek - Er moet voldoende rust heersen- Als je wilt overleggen, doe je dat niet hier
Cockpit - Geconcentreerd werken- Niet geschikt voor langdurige
telefoongesprekken
Cel / individuele stiltewerkplek
- Kan je langdurig in telefoneren
Stilteruimte (meerdere personen)
- In stilte werken: niet telefoneren- Geen overleg
Loungewerkplek - Informele werkplek voor tijdelijk gebruik- Ook geschikt voor overleg of om te lezen
Aanlandwerkplek - Werkplek voor tijdelijk gebruik- Vooral om mails te checken en voor te
bereiden tussen vergaderingen door
36 - 23/06/2015
Leefregels pilootproject
Ondersteunende ruimte
Leefregel
Kleine overlegruimte (open of afgesloten)
- Overleg met 2 à 6 personen- Voor vertrouwelijke gesprekken (indien
afgesloten)
Grote overlegruimte (afgesloten)
- Overleg met 6 à 8 personen- Voor vertrouwelijke gesprekken
Projectruimte - Samenwerken aan een project- Kan gebruikt worden als werkplekken- Kan ook gebruikt worden als
overlegruimte
Koffiehoek - Bundeling van keukentje, drank- en voedingsautomaten en afvalpunt
- Ook geschikt voor informeel overleg- Niet vlakbij open werkplekken
37 - 23/06/2015
Bijkomende leefregels pilootproject
Gebruik werkplekken (1/2):•Teams zitten door mekaar en niet gegroepeerd per team (evalueren na 3 maanden).
•Niemand heeft recht op een vaste werkplek, maar er kunnen zich situaties voordoen waarin het wel kan (bv. fysieke beperkingen, secretariaat DRP & DSTV).
•Het is geen probleem dat mensen elke dag op dezelfde werkplek gaan zitten, zolang men daar soepel mee omgaat en geen werkplekken of ruimtes claimt.
•Het gebruik van werkplekken moet bespreekbaar zijn
38 - 23/06/2015
Bijkomende leefregels pilootproject
Gebruik werkplekken (2/2):•Niemand mag een cockpit of cel claimen, maar leidinggevenden moeten wel voldoende mogelijkheden hebben om vertrouwelijke gesprekken te kunnen voeren en bereikbaar zijn voor medewerkers.
•Evalueer per halve dag of je een open werkplek inneemt. (Dus als je veel vergaderingen hebt in de namiddag, gebruik dan bv. een aanlandwerkplek.)
•Als blijkt dat een bepaald werkplektype vaak overbezet is, moet worden overwogen er bij te maken.
39 - 23/06/2015
Bijkomende leefregels pilootproject
Gebruik overlegruimtes en vergaderzalen:•Overlegruimtes worden niet gereserveerd; vergaderzalen wel
•Geen verbod op lunchvergaderingen
•Refter in het PaS toegankelijk voor vergaderingen
•Informele overlegmomenten mogen niet verloren gaan
40 - 23/06/2015
Bijkomende leefregels pilootproject
Dossierbeheer:•Alle dossiers, documenten en boeken horen thuis in het dienstklassement, behalve persoonlijke spullen.
•Binnen het dienstklassement is een goede afbakening nodig tussen gearchiveerde dossiers, lopende dossiers en persoonlijk klassement.
•Gevoelige informatie kan opgeslagen worden in afsluitbare kasten.
41 - 23/06/2015
Werkplek open ruimte
•Werkruimte voor meerdere personen
• Er moet voldoende rust heersen
• Als je wilt overleggen, doe je dat niet hier
42 - 23/06/2015
Cockpit
• Halfopen individuele werkplek
• Geconcentreerd werken
• Niet geschikt voor langdurige telefoongesprekken
43 - 23/06/2015
Individuele stilteruimte
• Stiltewerkplek voor individu
• Afgesloten ruimte
• Kan je ook langdurig in telefoneren
44 - 23/06/2015
Collectieve stilteruimte
• In stilte werken met meerdere personen
• Afgesloten ruimte
• Geen telefoons of gsm’s
• Geen project- of overlegruimte
45 - 23/06/2015
Centrale bibliotheek
• In stilte werken met meerdere personen
• Afgesloten ruimte
• Geen telefoons of gsm’s
• Geen project- of overlegruimte
46 - 23/06/2015
Loungewerkplek
• Informele werkplek voor tijdelijk gebruik
• Ook geschikt voor informeel overleg of om te lezen
47 - 23/06/2015
Aanlandwerkplek
•Werkplek voor tijdelijk gebruik
• Vooral om tussen vergaderingen door mails te checken of voor te bereiden
48 - 23/06/2015
Kleine overlegruimte
• Voor overleg met 2 à 6 personen op de werkvloer
• Kan afgesloten zijn
• Kan ook in de open ruimte
• Voor vertrouwelijke gesprekken (indien afgesloten)
49 - 23/06/2015
Grote overlegruimte
• Voor overleg met 6 à 8 personen op de werkvloer
• Afgesloten ruimte
• Kan gebruikt worden voor vertrouwelijke gesprekken
50 - 23/06/2015
Projectruimte
• Samenwerken aan een project
• Voor 6 à 8 personen
• Kan gebruikt worden als werkplekken
• Kan ook gebruikt worden als overlegruimte
51 - 23/06/2015
Koffiehoek
• Bundeling van keukentje, drank- en voedingsautomaten en afvalpunt
• Ook geschikt voor informeel overleg
• Niet vlakbij open werkplekken