1
العالقات العامة واإلعالمالعالقات العامة واإلعالم الئحةالئحة
١١٧٧زمزم زمزم
2
عتمادعتماداالاال/ / صفحة مراقبة اإلصدار صفحة مراقبة اإلصدار
١٤٢٩١٤٢٩//١١١١//٢٠٢٠::التاريخ التاريخ ) )١١: ( : ( اإلصداراإلصدار هـهـ
املعتمدوناملعتمدون
::رمز الوثيقةرمز الوثيقة
١٧١٧زمزم زمزم
البند من املواصفةالبند من املواصفة
77--22--33 الوظيفةالوظيفة/ / سم سم االاال التوقيعالتوقيع
يوسف سراج صلوايتيوسف سراج صلوايت//أأ : : إصدارإصدار ملخص التعديلملخص التعديل ١١
رئيس قسم العالقات العامة واإلعالمرئيس قسم العالقات العامة واإلعالم
املشعىب املشعىبعادل بن عوضعادل بن عوض//أأ: : اعتماد اعتماد ٢٢
يياملدير التنفيذاملدير التنفيذ
٣٣
املعتمدوناملعتمدون التاريخالتاريخ اإلصداراإلصدار
الوظيفةالوظيفة/ / االسم االسم التوقيعالتوقيع
١١ ملخص التعديلملخص التعديل
٢٢
٣٣
٤٤
3
اهلدف .١
.لسهولة التواصل مع اتمع ورسالتها ودورها لترسيخ اسم اجلمعيةتامني التخطيط والتنفيذ الفعال ١ – ١
مبا يتوافق مع نظام اجلودة ويف إطار خطة القسم مع االلتزام بالتحسني املستمر اإلجراءاتسيط تب ١ – ٢
اال .٢
كافة اإلجراءات ذات العالقة بتصاميم اإلعالنات واملطبوعات واملعارض التعريفية على ئحة حكام هذه الالتسري أ
. واجلهات اخلارجية ذات العالقة بإعالنات الصحف واملناسبات وموقع اجلمعية اإللكتروين بأنشطة اجلمعية
التعريفات .٣
. ..أو ملصقات أو سواء داخل جملة إيصالهجتهيز مادة دعائية بشكل معرب عن اهلدف املراد : تصميم دعائي ١-٣ .حمتوى التصميم الدعائي من عبارات وصور : ) املادة اإلعالنية(مادة التصميم ٢-٣ .أخرى أي مادة أوشريط ممغنط حتفظ داخله مادة التصميم الدعائي ) : CD(سي دي ٣-٣التصميم بصورته النهائية ومن مث اعتماد ج عدد من أعضاء اجلمعية يبدون أرائهم إلخرا: جلنة التصاميم ٣-٣
.املناسبة لقيم اجلمعية ..اخل ..النهائي سواء أكان مطبوعة أو للعمل تقرييب أو منوذجصورة: بروفة ٤-٣ )اخل..برشور أو بوستر أو فولدر أو مطوية أو مغلف أو كرت (عبارة عن ورقة دعائية : املطبوعة ٥-٣ ..ميع نسخة للحفظ من كل املطبوعات وخالفه جت: العالقات أرشيف ٦-٣ مطبوعات اجلمعية على طاولة مع بنرات تعريفية يقف أمامها موظف تعريف بعض عرض :معرض تعريفي ٧-٣
اجلمهور عن اجلمعية ألوان حيتوي على مادة إعالنية ة جرام بعد١٣٥يف حدود ) A5 ، A4(ورق بأطوال خمتلفة : بروشورات ٨-٣ .إعالنية حيتوي بداخل كل طوية مادة أكثر بطية أو ورق مطوي:طويات م ٩-٣
4
نوع من أنواع الورق القريب من البالستيك يطبع عليه عبارات إعالنية خبط كبري واليت يتم :بنرات ١٠-٣
ما ميكن وضعها اخل ك... املضاءة العمالقة تتعليقها يف املداخل والشوارع وعلى لوحات احملالت التجارية واللوحا . غالبا يف معارض اجلمعية مداخل رول اب وهو املستخد
.مع جهاز عرض ديفيدي يتم فيه عرض الفيلم الوثائقي اخلاص باجلمعية شاشة تلفزيونية : عرض شاشة ١١-٣ .حدث معني عن اجلمعية يناسب نشره بالصحف احمللية واالت : اخلرب ١٢-٣ .تقصي عن األخبار لنشرها بصحيفته اليت يعمل ا الشخص املس: احملرر ١٣-٣هو هاردسك ذو حجم كبري يتم فيه ختزين كفالة الصور الثابتة والفيديو عن طريق : أرشيف الصور ١٤-٣
.فهرستها حسب األقسام وحسب املناسبات صورة وخترج باخراج دقائق عن مجيع مشاريع اجلمعية بالصوت وال١٠نبذة خمتصرة خالل : فيلم وثائقي ١٥-٣
.متثيلي جيد يشد املشاهد . أو خارجهامدينة جدةهي طلعات ورحالت املوظفني االجتماعية سواء داخل : الربامج االجتماعية ١٦-٣ املراجع .٤ ١دليل اجلودة زمزم - ١١الئحة املشتريات زمزم -
5
اإلجراءات .٥ طلب تصـميم ١- ٥
( منوذج طلب تـصميم استيفاء ب لعمل تصميم دعائي يقوم رئيس القسم املعين قسامألعند حاجة أحد ا ١-١-٥
وتـسليمه من املـدير التنفيـذي النموذج اعتمادمن مث و) اإلعالن( التصميم مادة حمتوى إرفاق مع )١/٧١ زمزم
.رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ل
ألحـد وبـدوره يـسلمها اإلعالمي للمنسق ادة اإلعالنية ملبتسليم ا العامة العالقات قسم يقوم رئيس ٢-١-٥
حسب التـصاميم مبقر اجلمعية يوميا )٢/١٧زمزم (تصميم منوذج تسليم و استالم وفقني املتعاون معهم صممامل
. األهمالطلب املطلوبة و تقدمي
. املادة ساعة من استالم٢٤خالل الالزميقوم املصمم بعمل التصميم ٣-١-٥
ساعة املتفق عليها ٢٤ باستالم التصميم من املصمم ويوقع له باالستالم بعد انتهاء نسق اإلعالمي يقوم امل ٤-١-٥
.مبقر اجلمعية
بعد )٣/٧١ زمزم (اعتماد تصميم منوذج التصميم من جلنة التصاميم وفق اعتماد بنسق اإلعالمي يقوم امل ٥-١-٥
. مبقر اجلمعيةاستالمه من املصمم مباشرة
نـسخة إعداد بغرض تعديلها ومن مث الحظات املوقعة من اللجنة املاملصمم املنسق اإلعالمي بتسليم يقوم ٦-١-٥
. مرة أخرىاإلعالمي ساعة وتسليمه للمنسق ٢٤جديدة بعد التعديل خالل
ميم املتفق عليهـا لصرف قيمة التص ) ١/١٦زمزم ( واعتماد الطلب املايل يقوم املنسق اإلعالمي باستيفاء ٧-١-٥
. وتسلم للمصمم بعد استالم الربوفة النهائية ) ١١انظر الئحة املشتريات زمزم (
استالمه من املنسق مباشرة يقوم رئيس قسم العالقات باعتماد التصميم من مساعد املدير التنفيذي بعد ٨-١-٥
6
بعـد لرئيس قسم العالقات من املصمم ويسلمها و بروفة ائية ) CD ( تالمساب املنسق اإلعالمي يقوم ٩-١-٥
. مباشرة االنتهاء
ومن مث العمل ) CD( رئيس قسم العالقات العامة بتسليم القسم الطالب للمطبوعة بعد استالم يقوم ١٠-١-٥
).طباعة مطبوعة ( ٢-٥بالبند
7
طباعة مطبوعة ٢- ٥
( من رئيس قسم العالقات علـى يدويا طباعتها م تصميم املطبوعة املطلوب باستال اإلعالمييقوم املنسق ١-٢-٥
. وحدة مبقر اجلمعيةأو وقت احتياجها من قبل أي قسم أوبعد انتهاء املصمم من تصميمه ) سي دي
بواسطة االتصال اهلاتفي أمكن إن ثالثة عروض من ثالثة مطابع مع بروفة بإحضار اإلعالمييقوم املنسق ٢-٢-٥
. الذهاب ملقرهمأو، الفاكسأو
باعتماد عرض السعر من مساعد املدير التنفيذي عن طريق االعتمـاد العالقات العامة يقوم رئيس قسم ٣-٢-٥
. اخلطي على العرضأوالشفوي
يس رئ من واعتماده لطباعة املطبوعة ) ١/١٦زمزم ( منوذج الطلب املايل بإعداد اإلعالمييقوم املنسق ٤-٢-٥
. )١١انظر الئحة املشتريات زمزم ( مساعد املدير التنفيذي وقسم العالقات
التكلفة وموعد التسليم وذلـك واالتفاق معهم على يقوم رئيس القسم بتعميد املطبعة للبدء يف الطباعة ٥-٢-٥
.بعد التأكد من اعتماد جلنة التصاميم للربوفة املراد طباعتها
وفـق منـوذج اسـتالم إحصائهاجردها و ودع العالقات باستالم املطبوعة من املطبعة مستوأمني يقوم ٦-٢-٥
. العالقات بأرشيف اجلمعية مع وضع نسخة عمستودمبقر )١/١٢ زمزم ( مطبوعة
8
إجراءات إقامة معرض تعريفي ٣- ٥
فيات ، جـدول املعـارض الصحف ، املستش ( يقوم مسؤول املعارض بالبحث عن مواقع بالتواصل مع ١-٣-٥
. ) أو شهري أسبوعيمعرض ( سب خطة العالقات ـح ) ..باحلارثي
منوذج وفق قسم العالقات من رئيس واعتماده لمعارضالشهري ل اجلدولوضع يقوم مسؤول املعارض ب ٢-٣-٥
. )٤/٧١ زمزم(
سب اجلدول الشهري ومن ح )٦/١٧زمزم ( طلب إقامة معرض يقوم مسؤول املعارض بإعداد خطابات ٣-٣-٥
.مث تركينه من رئيس قسم العالقات العامة وتوقيعه من مساعد املدير التنفيذي
زيارم مبقـرهم أو املعرض لديهم باالتصال املباشر املراد إقامة موافقة اجلهة بأخذيقوم مسؤول املعارض ٤-٣-٥
طلب إقامـة معـرض وتسليمهم خطاب )٥/٧١زمزم (كشف بأمساء اجلهات ذات العالقة باملعارض منوذج وفق
. )٦/٧١ زمزم(
املعرض قبل يوم من بدء مكان ونوع حسبكل معرض يقوم مسؤول املعارض بالبدء يف جتهيز متطلبات ٥-٣-٥
. العرض مبقر اجلمعية
نـدوبني امل عـض تعاقـد مـع ب باليقوم مسؤول املعارض يف نفس الوقت من معرض أكثر وجود يف حالة ٦-٣-٥
. من رئيس قسم العالقاتم بعد اعتمادهاملتعاونني
ملعـرض ابإخراج املنظمة للمعرض من اجلهة للجمعيةخصصبعد استالم املوقع امليقوم مسؤول املعارض ٧-٣-٥
. املعرض بيوم مبقر اجلهة املنظمةقبل بدء تليق بسمعة اجلمعية، وذلكحتقق اهلدف من املعرض و بصورة
مطويـات ، بروشـورات ، ( اجلمعية عن طريق الوسائل املتاحة لديه بول املعارض بالتعريف يقوم مسؤ ٨-٣-٥
.دة املعرض احملددة مبقر املعرض مل.... ) ، عرض شاشة ،بنرات
9
. مرتبة ملقر اجلمعية إرجاعها حمتويات املعرض و تجميعيقوم مسؤول املعارض ببعد انتهاء املعرض ٩-٣-٥
( لصرف مبلغ املندوبني املتعـاونني )١/١٦زمزم ( املعارض بتعبئة واعتماد الطلب املايل يقوم مسؤول ١٠-٣-٥
.وتسليمهم املبلغ مباشرة بعد انتهاء املعرض ) ١١انظر الئحة املشتريات زمزم
تركينها من رئيس القسم و توقيعها من و للجهة املنظمة يقوم مسؤول املعارض بتجهيز خطابات شكر ١١-٣-٥
. عقب انتهاء املعرضتسليمها العمل على اعد املدير التنفيذي مس
و تسليمه لرئيس القـسم )٧/٧١زمزم (منوذج وفقعن املعرض تقرير بإعداديقوم مسؤول املعارض ٢١-٣-٥
. ساعة من اية املعرض ٤٨خالل
10
خـبـر إعالمي عمل ٤- ٥
بالتواصل مع رؤساء أقسام اجلمعية ملعرفة أنشطتهم و براجمهم خالل فترة أسبوعيا اإلعالمي املنسقيقوم ١-٤-٥
. إعالميامنها أسبوعني من تارخيه لتغطية ما يناسب
باستخدام الكامريات اخلاصة باجلمعية ) فيديو -ثابت ( ه تصويربتوثيق النشاط و اإلعالمي املنسقيقوم ٢-٤-٥
. العالقات العامةرئيس قسم أو التعاقد مع مصور حمترف حسب توجيه
. عد اخلرب مباشرة بأو أثناءقبل أو اآليل بصياغة اخلرب باحلاسب اإلعالمييقوم املنسق ٣-٤-٥
. مساعد املدير التنفيذيرئيس قسم العالقات العامة و باعتماد اخلرب من اإلعالمييقوم املنسق ٤-٤-٥
. بعد اعتماده مباشرة لباال مييرب للمحررين مع صورة حية اخلبإرسال اإلعالمييقوم املنسق ٥-٤-٥
أو اخلرب باالتصال بـاحملررين ملعرفـة نزولـه إليها باالطالع على الصحف املرسل اإلعالمييقوم املنسق ٦-٤-٥
. اخلربإرسالباالطالع اليومي للصحف يف اليوم التايل من
)٨/٧١ زمـزم (ولصقه بنموذج قصاصات اجلرائـد حيفة بقص اخلرب من الص اإلعالمييقوم املنسق ٧-٤-٥
. وقت صدور اخلرب مبقر اجلمعية
نـسخة ٢ وتـصويره عـدد حبفظ اخلرب يف ملف خاص داخل غالف بالستيكي اإلعالمييقوم املنسق ٨-٤-٥
. مبقر اجلمعية للمدير التنفيذي وملساعده
11
فيديو وتصوير فوتوغرايف طلب إجراءات ٥- ٥
باسـتيفاء ملعـين عند حـاجة أي قـسم من أقـسام اجلمعية لتوثيق نشاط ما ، يقوم رئيس القـسم ا ١-٥-٥
و إيصاله لرئيس قسم العالقات قبل موعد التوثيق بيومني على األقـل منوذج طلب توثيق ) ٩/١٧زمزم ( النموذج
.
. للتصويرلباالط القسمق مع للتنسياملنسق اإلعالمي توجيه ب العالقاتقسميقوم رئيس ٢-٥-٥
باالتصال على مقدم الطلب واجلهات املختصة ملواقع التصوير عن طريـق هـاتف املنسق اإلعالمي يقوم ٣-٥-٥
.على األقل اجلمعية قبل التصوير بيوم واحد
اصة باجلمعية باستخدام الكامريات اخل ) فيديو -ثابت ( ه تصويربتوثيق النشاط و اإلعالمي املنسقيقوم ٤-٥-٥
. العالقات العامةقسمد مع مصور حمترف حسب توجيه رئيس أو التعاق
بأخذ الصور و ترتيلها يف اهلارديسك املخصص لتخزين الصور عن طريـق جهـاز اإلعالمي املنسقيقوم ٥-٥-٥
. بعد االنتهاء من التصوير مباشرة الكمبيوتر
و تزويـد بوضعها على سـي دي العالقات العامة لى رئيس قسم بعرض الصور ع اإلعالمي املنسقيقوم ٦-٥-٥
. كل اية أسبوع داخل مقر اجلمعية األقسام املعنية ا
12
وزيع مطبوعات للجمعية ت ٦- ٥ من احلملة ما تستهدفه عن طريق عمل دراسة و لتوزيع لبوضع خطة قسم العالقات العامة سكرتري يقوم ١-٦-٥
. )حسب اخلطة الشهرية لقسم العالقات ( حال وجود محلة باجلمعية ملواقعشرائح و حتديد ا
بأخذ املوافقة على خطة التوزيع و املواد املراد توزيعها مـن رئـيس قسم العالقات العامة سكرتري يقوم ٢-٦-٥
. قسم العالقات قبل بدء احلملة و بعد اكتمال اخلطة مبقر اجلمعية
زمـزم ( منوذج وفقمن أمني املستودع باستالم املادة املراد توزيعها العالقات العامة قسم سكرتري يقوم ٣-٦-٥
.قبل يوم من بدء احلملة أو يف نفس اليوم مبقر اجلمعية طلب مطبوعة من املستودع) ٢/٢١
ليـوم حـسب ا ) فرقة توزيع ساعدةمب أو بنفسه ( طبوعاتتوزيع املب قسم العالقات العامة سكرتري يقوم ٤-٦-٥
. مبقر اجلهة املوزع عليها احملدد يف اخلطة
. أثناء التوزيع ميدانياماكن املستهدفة لأل)فوتغرايف ( توثيقب قسم العالقات العامةسكرتري يقوم ٥-٦-٥
رفعـه و )٠١/٧١زمـزم ( منوذج وفق بكتابة تقرير عن ما مت اجنازه قسم العالقات العامة سكرتري يقوم ٦-٦-٥
. مباشرة بعد االنتهاء من احلملةسم العالقات العامة واإلعالم قرئيس ل
13
...)/ ملتقى / حفل (إقامة مناسبة ٧- ٥
رئيس قسم العالقات العامة بتقسيم أعمال املناسبة عن طريق حتليل األعمال من بدئها وحىت ايتها يقوم ١-٧-٥
. اجلمعية قرقبل املناسبة بأسبوعني مب
رئيس قسم العالقات العامة حبساب التكاليف التقديرية للمناسبة قبل أسبوعني من املناسبة واعتمـاد يقوم ٢-٧-٥
. ) ١١انظر الئحة املشتريات زمزم ( طلب مايل للتكاليف من مساعد املدير التنفيذي
لوبة منها عن طريق االجتمـاع يقوم رئيس قسم العالقات العامة بتوجيه كل شخص أو جهة بإعماهلا املط ٣-٧-٥
.م وتوزيع األعمال قبل أسبوعني من املناسبة مبقر اجلمعية
سواء ( توزيع بتوزيع اخلطابات أو كروت الدعوة حسب نوع املناسبة بعد اخذ األمسـاء يقوم مسؤول ال ٤-٧-٥
.مبقرام) أسبوعني شهر أو ( قبل املناسبة بوقت كايف ) اليت لديه أو من أي قسم قد مه املناسبة
لقاعة احلفل بتوجيه من رئيس قسم العالقات اتجهيز تصاميم ل مصمم املنسق اإلعالمي بالتنسيق مع يقوم ٥-٧-٥
.العامة قبل املناسبة بأسبوعني مبقر اجلمعية
.قبل احلفل بأسبوع باملطبعة أو املكتبات طباعة التصاميم مبتابعةاملنسق اإلعالمي يقوم ٥-٧-٥
بالتنسيق مع رئيس القسم بعمل الديكورات املطلوبـة للقاعـة باالسـتعانة قسم العالقات سكرتري يقوم ٦-٧-٥
.بعمالة خارجية قبل أسبوعني أو أسبوع من بدء احلفل مبقر اجلمعية
فقـرة يقوم رئيس قسم العالقات العامة بإعداد فقرات احلفل والتنسيق مع كل شخص أو جهة لديـه ٧-٧-٥
.هيزها قبل احلفل بأسبوع مبقر اجلمعية بتج
بعـد ) والسجل الـذهيب تعريفية يف مجيع مواقع اجلمعية وكذا بنرات ( عارض بتجهيز يقوم مسؤول امل ٨-٧-٥
.استالمها من املستودع قبل احلفل بيوم مبقر اجلمعية
14
قبل وأثناء ) يديو مع أجهزة الصوتيات مريات التصوير الفوتوغرايف والف اك( توثيق بتجهيز ال ليقوم مسؤو ٩-٧-٥
. املناسبة مبقر اجلمعية
والتنـسيق مـع مـسؤول بالتنسيق مع الشؤون اإلدارية إلعداد الضيافة سكرتري قسم العالقات يقوم ١٠-٧-٥
. قبل احلفل بيومني مبقر اجلمعية عداد القاعةاخلدمات املساندة إل
. احلفل أثناء احلفل وبعد االنتهاء منه باإلشراف واملتابعة علىيقوم رئيس قسم العالقات العامة ١١-٧-٥
عـن طريـق )١٣/١٦زمـزم ( يقوم رئيس قسم العالقات العامة بتصفية العهدة املالية املسلمة لـه ١٢-٧-٥
.اليوم التايل مبقر اجلمعية يف مساعد املدير التنفيذيتعميدها من
.يف اليوم التايل للمناسبة بإعداد تقرير للمناسبة يقوم رئيس قسم العالقات العامة ١٣-٧-٥
15
للموظفني برنامج اجتماعي إقامة ٨- ٥
على موعـد الرحلـة حـسب رئيس قسم العالقات العامة بأخذ موافقة االجتماعية منسق الربامج يقوم ١-٨-٥
.اخلطة املعدة قبل الرحلة بأسبوعني مبقر اجلمعية
بتقسيم أعمال الرحلة عن طريق حتليل األعمال من بدئها وحىت ايتـها االجتماعية ق الربامج منسيقوم ٢-٨-٥
. قبل الرحلة بأسبوعني مبقر اجلمعية
( لعمل على اعتماد طلـب مـايل واحبساب التكاليف التقديرية للرحلة االجتماعية منسق الربامج يقوم ٣-٨-٥
. مبقر باجلمعية املدير التنفيذي مساعد من قبلقبل أسبوع من الرحلة ) ١/١٦زمزم
( برنـامج فقرات جدول منوذج بإعداد فقرات الرحلة عن طريق تعبئة االجتماعية منسق الربامج يقوم ٤-٨-٥
. و اعتمادها من املدير التنفيذي قبل الرحلة بأسبوع مبقر اجلمعية)١١/٧١ زمزم
هـم عق مع كل شخص أو جهة لديها فقرة لتجهيزها باالتفـاق م بالتنسي االجتماعية منسق الربامج يقوم ٥-٨-٥
.شفوياَ قبل الرحلة بأسبوع مبقر اجلمعية
بإبالغ املنسق اإلعالمي مبوعد الرحلة لتجهيز عملية التوثيق قبل الرحلـة االجتماعية يقوم منسق الربامج ٦-٨-٥
. بيومني على األقل
. استراحة أو فندق باالتصال املباشر أو اهلاتفي قبل الرحلة بأسبوع حبجز االجتماعيةمنسق الربامجيقوم ٧-٨-٥
بالتنسيق مع الشؤون اإلدارية إلعداد الضيافة وإحضار عمـال اجلمعيـة االجتماعية منسق الربامج يقوم ٨-٨-٥
. الرحلةوأثناءاخلدمة قبل تقدمي وةللمساعد
. بدئها وحىت وايتها أثناء الرحلة مبوقع إقامتها مبتابعة فقرات الرحلة منمنسق الربامجيقوم ٩-٨-٥
16
من مـساعد عن طريق تعميدها )١٣/١٦زمزم ( بتصفية العهدة املالية املسلمة له منسق الربامج يقوم ١٠-٨-٥
. و تسليمها لقسم املالية خالل يومني من انتهاء الرحلةاملدير التنفيذي
.)٢١/٧١زمـزم ( منوذج وفق رير للرحلة بعد ايتها بيوم مبقر اجلمعية بإعداد تق منسق الربامج يقوم ١١-٨-٥
.و تسليمه لرئيس قسم العالقات
إرسال رسائل جوال ٩- ٥
بالتنـسيق مـع تغذية رصيد الرسائل قبل أسبوع مبقر باجلمعية مبتابعة يقوم رئيس قسم العالقات العامة ١-٩-٥
. مساعد املدير التنفيذي
ـ املنسق اإلعالمي ـ املـوظفني (قوم سكرتري قسم العالقات العامة مبتابعة وطلب األخبار عن طريق ي ٢-٩-٥
.قبل اإلرسال بساعات مبقر اجلمعية ... ) إدارة اجلمعية ـ إعداد رسائل توعوية
نفيذي عليها املدير الت ساعديقوم رئيس قسم العالقات العامة بصياغة رسالة نصية مناسبة واخذ موافقة م ٣-٩-٥
.قبل ساعة من إرساهلا مبقر اجلمعية
ــي ٤-٩-٥ ــوم رئ ــدخول مل يق ــة بال ــات العام ــسم العالق ــع س ق ــصرية وق ــائل الق ــال الرس إرس
)http://www.net2sms.net ( بعد اختيار اجلهـة اإرساهل للبدء يف اإلرسال ومن مث عرب الشبكة العنكبوتية
. مبقر اجلمعيةاملراد اإلرسال
17
تغذية ومتابعة موقع اجلمعية ١٠- ٥
صـحفية ـ ـ املتفـق عليهـا اجنازات وخدمات اجلمعيـة ( خبار األ بتجميعاملنسق اإلعالمييقوم ١-١٠-٥
( أو ) سـنوي /شـهري / أسـبوعي /يومي (املطلوب من كل قسم عن طريق) اجتماعية ـ توعوية ـ دعائية
قبل يوم من وضعها يف موقع اجلمعيـة مبقـر ... ) ملوظفني ـ الصحف ـ إدارة اجلمعية ـ إعداد رسائل توعوية ا
. باجلمعية
اجلمعيـة واخـذ مبقـر ئيس قسم العالقات العامة بصياغة اخلرب وعرضه على ر اإلعالمياملنسق يقوم ٢-١٠-٥
. املسؤولة عن متابعة موقع اجلمعيةقبل إرساهلا للشركة املدير التنفيذي عليهساعدموافقة م
لـشركة واإلحصائيات للربيـد اإللكتـروين ل رب املصاغ و البيانات بإرسال اخل املنسق اإلعالمي يقوم ٣-١٠-٥
. موقع اجلمعيةإدخال بيانات املسؤولة عن
.معية بشكل يومية املسؤولة عن موقع اجل الطلبات املرسلة من الشركباستقبالاملنسق اإلعالمي يقوم ٤-١٠-٥
. يوميا اجلمعية حسب الطلب وقت وصولهألقسامبتوجيه الطلبات املنسق اإلعالمي يقوم ٥-١٠-٥
. ساعة من تسليمها لألقسام ٢٤ية خالل من أقسام اجلمعباستالم الردوداملنسق اإلعالمي يقوم ٦-١٠-٥
18
جملة / عمل نشرة ١١- ٥
القات العامة بطلب مشاركات وأخبار عن طريق وضع فولدر داخـل شـبكة يقوم سكرتري قسم الع ١-١١-٥
.املشاركة للراغبني يف املشاركة قبل أسبوعني من اية الشهر مبقر اجلمعية
( عـن طريـق ) صحفية ـ اجتماعية ـ توعوية ـ دعائيـة ( بتجهيز أخبار املنسق االعالمييقوم ٢-١١-٥
. وع من اية الشهر مبقر باجلمعيةقبل أسب... ) ـ إعداد رسائل توعوية املوظفني ـ الصحف ـ إدارة اجلمعية
.يقوم رئيس قسم العالقات العامة مبراجعة وتنقيح األخبار قبل مخسة أيام من اية الشهر مبقر اجلمعية ٣-١١-٥
ألخبار قبل أربعة أيام املدير التنفيذي علي مجيع ا ساعديقوم رئيس قسم العالقات العامة بأخذ موافقة م ٤-١١-٥
.من اية الشهر مبقر اجلمعية
أيام من ايـة ٣يقوم رئيس قسم العالقات العامة بإرسال األخبار املصاغة للمصمم لتصميمها خالل ٥-١١-٥
. الشهر
ـ ساعدمعلى الة / النشرة يقوم رئيس قسم العالقات العامة بعرض ٦-١١-٥ ه املدير التنفيذي واخـذ موافقت
.على طباعتها اية الشهر مبقر اجلمعية
.٥-١١-٥ويتبع بعد وفق البند يف حال وجود تعديالت تعاد للمصمم إلكمال التعديالت ٧-١١-٥
) يتم إكمال إجراء طباعة مطبوعة ( من املصمم وإرساهلا للمطبعة CD اإلعالمي باستالمنسقيقوم امل ٨-١١-٥
.
قـات بتوزيع الة على اجلهات اليت وجهها له رئيس قـسم العال القات العامة العقسم يقوم سكرتري ٩-١١-٥
.العامة بعد استالمها بيوم
19
عمل فيلم وثائقي ١٢- ٥
قسم العالقات العامة بطلب عروض من املؤسسات املتخصصة لعمـل أفـالم وثائقيـة سكرترييقوم ١-١٢-٥
.ل فيلم مبقر اجلمعية باالتصال اهلاتفي وقت احتياج اجلمعية لعم
باعتماد مؤسسة من املؤسسات املعروضة عن طريق املفاضلة حـسب رئيس قسم العالقات العامة يقوم ٢-١٢-٥
. مبقر باجلمعية وأخذ موافقة مساعد املدير التنفيذياجلودة والسعر بعد إحضار العروض
ع املؤسسة بعد مطابقته للعرض بعد تعميد العـرض يقوم مساعد املدير التنفيذي مبراجعة وتوقيع العقد م ٣-١٢-٥
.بيوم مبقر اجلمعية
انظـر الئحـة ( من مساعد املدير التنفيـذي باعتماد الطلب املايل يقوم رئيس قسم العالقات العامة ٤-١٢-٥
.بعد توقيع العقد مبقر اجلمعية ) ١١املشتريات زمزم
حـسب االتفـاق يف العقـد ة املؤسسة يف إعداد السيناريو يقوم رئيس قسم العالقات العامة مبساعد ٥-١٢-٥
. أيام مبقر اجلمعية ٧ ـ ٢جلمعية على أن يكون السيناريو جاهزا خالل اخلاصة باالبيانات التعريفية وتزويدهم ب
مبساعدة املؤسسة خالل تصويرهم ألحداث السيناريو عن طريق إعطائهم أفـالم املنسق اإلعالمي يقوم ٦-١٢-٥
.مساعد املدير التنفيذي من يو اليت قام بتصويرها اعتماد السيناريو الفيد
يقوم رئيس قسم العالقات العامة باستالم نسخة أولية للفيلم عن طريق املؤسسة بعـد أسـبوعني مـن ٧-١٢-٥
.مبقر اجلمعية اعتماد السيناريو
لى الفيلم عن طريق رئيس قسم العالقات يقوم املدير التنفيذي ومساعده بتسليم املؤسسة مالحظام ع ٨-١٢-٥
.واإلعالم مبقر اجلمعية
مـن تـسليم املؤسـسة أيام٣يقوم رئيس قسم العالقات العامة باستالم نسخة ائية من العمل خالل ٩-١٢-٥
.املالحظات النهائية مبقر اجلمعية
20
إجراء طباعة مطبـوع وإكمال CDلىيقوم رئيس قسم العالقات العامة باستالم النسخة النهائية ع ١٠-١٢-٥
. ) ٢-٥بند (
21
حالة مرضية معلن عنها بالصحف احمللية ١٣- ٥
وأخذ باالطالع على الصحف اليومية ملعرفة احلاالت املرضية املعلن عنها يف حينه اإلعالمييقوم املنسق ١-١٣-٥
. صورة من احلالة املعلن عنها
. نزول اخلربقت عن طريق االتصال بالصحيفة و املرضية بالتعرف على احلاالتاإلعالميسق يقوم املن ٢-١٣-٥
اجلمعيـة تـبين إمكانية بعرض احلاالت املرضية على قسم املشاريع ملعرفة مدى اإلعالمييقوم املنسق ٣-١٣-٥
. أسبوعياهلذه احلاالت بعد مجعها
الختيـار قسم العالقـات ت املرضية اليت ميكن عالجها على رئيس بعرض احلاالاإلعالمييقوم املنسق ٤-١٣-٥
. واحدة منهاحالة
.من مساعد املدير التنفيذي عالج احلالة يقوم رئيس قسم العالقات بأخذ اعتماد ٥-١٣-٥
. بتحويل احلالة لقسم املشاريع لعالجها بعد اعتمادها مباشرةاإلعالمييقوم املنسق ٦-١٣-٥
.وبعد عالج احلالة املرضية فوتوغرافية و فيديو قبل امرياوم مصور اجلمعية بتصوير احلالة بكيق ٧-١٣-٥
باالتـصال علـى وذلك الصحيفة وقت البدء يف عالج احلاالت املرضية بإشعار اإلعالمييقوم املنسق ٨-١٣-٥
. الج احلالة املرضية الصحيفة ، من أجل نزول خرب يف الصحيفة يفيد تبين مجعية زمزم لعاملسؤول عن
اإلعالمي مبتابعة نزول خرب احلالة املرضية يف الصحيفة املعنية ، وأخذ صـورة مـن اخلـرب يقوم املنسق ٩-١٣-٥
.ووضعه يف ملف حاالت مت عالجها و تزويد رئيس قسم املشاريع بصورة منه
22
سجالت اجلودةسجالت اجلودة..٦٦مكان املسئول عن احلفظ كود السجل اسم السجل
احلفظفترة احلفظ
سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ١/١٧زمزم منوذج طلب تصميم سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ٢/١٧زمزم منوذج تسليم واستالم تصميم
سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ٣/١٧زمزم منوذج اعتماد تصميم سنوات٣ حملي مسؤول املعارض بقسم العالقات ٤/١٧زمزم ل شهري للمعارض التعريفيةمنوذج جدو
منوذج كشف بأمساء اجلهات ذات العالقة باملعارض التعريفية
سنوات٣ حملي مسؤول املعارض بقسم العالقات ٥/١٧زمزم
سنوات٣ حملي مسؤول املعارض بقسم العالقات ٦/١٧زمزم منوذج خطاب طلب إقامة معرض تعريفي سنوات٣ حملي مسؤول املعارض بقسم العالقات ٧/١٧زمزم منوذج تقرير عن معرض تعريفي
سنوات٣ حملي املنسق اإلعالمي ٨/١٧زمزم منوذج قصاصات الصحف اليومية سنوات٣ حملي املنسق اإلعالمي ٩/١٧زمزم )فيديو / فوتوف ( طلب توثيق منوذج
سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ١٠/١٧زمزم عاتمنوذج تقرير توزيع مطبو سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ١١/١٧زمزم فقرات برنامجمنوذج جدول
سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ١٢/١٧زمزم منوذج تقرير برنامج اجتماعي
23
: :املرفقاتاملرفقات. . ٧٧
١/١٧زمزم منوذج طلب تصميم ١/٧ ٢/١٧زمزم منوذج تسليم واستالم تصميم ٢/٧ ٣/١٧زمزم منوذج اعتماد تصميم ٣/٧ ٤/١٧زمزم منوذج جدول شهري للمعارض التعريفية ٤/٧ ٥/١٧زمزم منوذج كشف بأمساء اجلهات ذات العالقة باملعارض التعريفية ٥/٧ ٦/١٧زمزم إقامة معرض تعريفي منوذج خطاب طلب ٦/٧ ٧/١٧زمزم منوذج تقرير عن معرض تعريفي ٧/٧ ٨/١٧زمزم منوذج قصاصات الصحف اليومية ٨/٧ ٩/١٧زمزم )فيديو / فوتوف ( طلب توثيق منوذج ٩/٧ ١٠/١٧زمزم منوذج تقرير توزيع مطبوعات ١٠/٧ ١١/١٧زمزم فقرات برنامجمنوذج جدول ١١/٧ ١٢/١٧زمزم منوذج تقرير برنامج اجتماعي ١٢/٧