1
IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE
UNTUK OTOMASI PERPUSTAKAAN
OLEH
DRS. I PUTU SUHARTIKA
NIP. 196511191985021001
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS UDAYANA
DENPASAR
2015
2
Implementasi Software Open Source Untuk Otomasi Perpustakaan
Oleh. I Putu Suhartika
Pendahuluan
Informasi merupakan sine que non (hal yang harus ada) bagi manusia. Sehubungan
dengan hal tersebut, informasi mutlak diperlukan oleh manusia, apalagi dengan adanya informasi
global menyebabkan pilihan informasi yang diperlukan manusia menjadi lebih bervariatif.
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, informasi global dapat
menyebabkan terjadinya information explosion (ledakan informasi), sehingga menuntut
pengelolaan informasi yang lebih optimal. Sesungguhnya informasi yang umumnya diperlukan
oleh manusia adalah informasi yang mempunyai nilai tambah (added value) bagi penggunanya,
dalam hal ini, informasi tersebut akurat (accurate), relevan (relevance), dan mutakhir (current).
Sebagai salah satu institusi pengelola informasi, perpustakaan semestinya sudah mampu
menyediakan informasi yang mempunyai nilai tambah bagi pengguna karena dengan adanya
kehadiran teknologi informasi tersebut, perpustakaan dapat dengan mudah mengintegrasikan
berbagai kegiatannya melalui sistem teknologi informasi tersebut. Sistem informasi perpustakaan
merupakan salah satu bentuk aplikasi teknologi informasi (TI) yang sangat diperlukan dalam
otomasi perpustakaan. Dengan sistem informasi ini perpustakaan dapat mengintegrasikan semua
kegiatannya dan bahkan dapat menciptakan kegiatan baru di perpustakaan.
Salah satu elemen penting dalam sistem informasi perpustakaan adalah software
(perangkat lunak). Pada umumnya, software tersebut dapat dibangun sendiri oleh
programmernya, dibeli melalui pengembangnya, dan open source. Pengguna dapat memlih
software yang diinginkan disesuaikan dengan kondisinya. Jika pengguna mempunyai dana yang
cukup dan tidak mempunyai programmer, pengguna dapat langsung membeli software yang
disediakan oleh pengembangannya. Jika pengguna sudah memiliki programmer, pengguna
tersebut dapat mengembangkan software sesuai dengan kebutuhannya. Namun demikian, jika
pengguna tidak mempunyai dana yang cukup dan programmer, maka pengguna tersebut dapat
menggunakan software open source.
Pada saat ini, banyak institusi mengembangkan software open source mengingat
keunggulan yang dimiliki oleh software tersebut, bahkan software open source dapat berjalan
under web sehingga software tersebut dapat dikembangkan oleh programmer lain sesuai dengan
3
kebutuhan dan situasi yang ada. Pada umumnya software open source diterapkan di
perpustakaan untuk pengelolaan repositori institusi, perpustakaan digital dan otomasi
perpustakaan. Apalagi dengan adanya kebijakan Dikti yang mewajibkan institusi perguruan
tinggi untuk mengupload karya ilmiah civitas akademika menyebabkan berbagai institusi
tersebut mencari sistem yang tepat untuk kegiatan upload tersebut. Sehubungan dengan hal
tersebut Dikti menyediakan portal yang dapat digunakan untuk kegiatan upload yaitu Portal
Garuda (garba rujukan digital). Portal ini berisi database repositori perguruan tinggi dan institusi
lain di seluruh Indonesia. Namun demikian, Portal Garuda tidak dapat diaplikasikan untuk
kegiatan otomasi perpustakaan, maka, banyak institusi menggunakan software open source untuk
berbagai kegiatan yang ada di perpustakaan.
Konsep Sistem
Sistem adalah satu koleksi komponen yang berkaitan dan saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu. Sistem informasi merupakan sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di
lingkungan sekitar organisasi. Sistem Informasi (SI) mengandung tiga aktivitas dasar : aktivitas
masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). SI saat ini menggunakan
sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Dengan TI / SIBK
informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu.
Secara umum, pengembangan suatu sistem informasi bertujuan untuk memperbaiki
kelemahan sistem yang ada, mengakomodasi peluang yang ada melalui sistem baru, bahan untuk
pengambilan keputusan, dan memberikan menu-menu baru sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Sebagai bahan pengambilan keputusan, pengembangan sistem informasi memberikan dampak
dalam pengambilan keputudan, dalam hal ini, manajer membutuhkan informaai yang akurat dan
mutakhir untuk membuat keputusan.
Dalam rangka pengembangan sistem informasi perpustakaan, pada saat ini, berbagai
perangkat lunak (software) perpustakaan telah banyak dikembangkan seperti CDS/ISIS, Inmagic,
SIPISIS (under Dos dan Windows), WINISIS, SPEKTRA, NCBookman, Lontar, GDL (Ganesha
Digital Library), E-Lib, Elims. Semua software tersebut dikembangkan sendiri oleh pengembang
untuk keperluan bisnis sehingga pengguna software hanya berfungsi sebagai operator dan
4
pengguna sistem saja bukan sebagai admin yang dapat memodifikasi software tersebut sesuai
dengan kebutuhannya. Beberapa software tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
CDS/ISIS
Perangkat lunak CDS/ISIS (Computerized Documentation Services / Integrated Set of
Information System) dibuat oleh UNESCO memungkinkan untuk menyusun dan mengolah data
terstruktur yang non-numerik. CDS/ISIS dapat memberikan fasilitas untuk merancang pangkalan
data sesuai dengan kebutuhan pemakai, membuat cantuman baru, memodifikasi atau menghapus
data, proses temu kembali yang cepat, dan pencetakan cantuman sesuai dengan kebutuhan (Mini
Micro, 1989: 24).
New Spektra
Software New Spektra merupakan perangkat lunak manajemen perpustakaan terpadu
yang dibuat oleh Universitas Kristen Petra. Software ini mempunyai fitur seperti union catalog,
SVL membership, catalog (OPAC), digital resources, processing, circulation dan operator
module. Keunggulan dari software ini adalah kerjanya lebih cepat, gampang penggunaannya,
mempunyai fitur interaktif, dirancang dan dikembangkan oleh tenaga ahli yang berpengalaman,
dan merupakan sistem yang terpadu. Keperluan minmimum dari sistem ini adalah Pentium II 233
MHz with 32 MB of RAM space (klien) dan 64 MB untuk server, 60 MB free hard disk, CD
Rom drive, Windows 95 / 98 / Me / 2000 / XP / NT, dan Microsoft Access 97.
Lontar
Lontar merupakan suatu sistem perpustakaan digital berbasis internet yang
dikembangkan dengan pendekatan end-to-end dalam siklus kegiatan perpustakaan, mulai dari
penelusuran catalog, sirkulasi, pengadaan koleksi, dan pelaporan manajemen. Lontar
dikembangkan oleh Universitas Indonesia. Lontar dibangun dengan sistem modular yang
menjamin sistem tersebut “tumbuh” mengikuti perkembangan kebutuhan. Artinya, LONTAR
menyediakan dirinya untuk menambah atau mengurangi fungsi-fungsi yang dibutuhkan dalam
lingkungan suatu perpustakaan tanpa harus merombak arsitektur dasarnya. Di samping itu,
Lontar juga dikembangkan dengan memperhatikan bahwa banyak aplikasi perpustakaan yang
lain dibangun dalam berbagai platform dan tersebar di berbagai perpustakaan.
5
CDS/ISIS Versi Windows (WINISIS)
CDS/ISIS Versi Windows atau lebih dikenal dengan Winisis adalah suatu program yang
dapat digunakan untuk mengelola database. Program ini secara khusus dibuat untuk digunakan
pada perpustakaan, pusat informasi, dokumentasi dan kearsipan. Winisis dapat menangani data
yang selain bentuk teks atau data multimedia yaitu kombinasi data berupa teks, gambar diam
atau bergerak (video) serta data suara.
Winisis dapat dijalankan pada computer berbasis windows baik Windows versi 3xx
seperti Windows 3.1 dan versi 3.11 atau Windows versi 9x ke atas seperti versi 98, 2000, NT
atau Windows XP.
Senayan
Senayan dikembangkan di atas bahasa pemrograman web paling popular saat ini yaitu
PHP 5 dan RDBMS MsSQL 5 untuk backend penyimpanan datanya. Pada awalnya, SENAYAN
dikembangkan untuk menggantikan aplikasi Alice yang proprietary di lingkungan Perpustakaan
Depdiknas dan sekaligus di Open Source kan dibawah lisensi GPL versi 3 agar semua
perpustakaan di Indonesia dapat menggunakan dengan bebas. SENAYAN diproduksi oleh Pusat
Informasi dan Humas Depdiknas RI dan saat ini juga sudah mulai banyak digunakan oleh
institusi perpustakaan lain di bawah Depdiknas seperti Pusat Bahasa. Sebagai sebuah aplikasi
automasi terintegrasi SENAYAN memiliki fitur-fitur berikut ini:
o Online Public Access Catalog
o Manajemen Bibliographic Database
o Sirkulasi Koleksi
o Keanggotaan
o Stock Taking
o Reporting
o Pembuatan Barcode koleksi
o Konfigurasi Sistem
o Multi bahasa untuk user interface
6
Ganesha Digital Library
GDL merupakan suatu sofware perpustakaan digital yang dikembangkan oleh
Knowledge Management Research Group (KMRG) Institut Teknologi Bandung dengan tujuan
untuk memanfaatkan modal intelektual (intellectual capital) dari civitas akademika ITB yang
meliputi artikel, jurnal, tugas akhir, thesis, disertasi, hasil penelitian, expertise directory dan lain-
lain. Perangkat ini sering digunakan untuk digitalisasi koleksi lokal yaitu proses pengalihan
bentuk cetak koleksi lokal ke bentuk digital sehingga nantinya dapat diakses melalui web.
E-Lib
E-lib merupakan sistem informasi perpustakaan online yang dibuat oleh Bank mandiri
dan digunakan di Perpustakaan Universitas Udayana. Sistem ini terdiri atas tiga modul yaitu
modul anggota, operator dan administrator. Modul Administrator memberikan panduan kepada
seseorang bertugas sebagai administrator. Menu utama layar operator terdiri dari Menu Utama
Anggota, Menu Utama Pustaka, Menu Utama Pengaturan, Menu Utama tampilan, dan Menu
Utama Backup & Restore.
Menu Anggota terdiri dari Tambah Anggota yaitu untuk melakukan penambahan anggota
baru, Update Anggota, Penelusuran Anggota, Laporan Keanggotaan, Template Kartu Anggota
dan Surat Bebas Pinjam.
Menu Pustaka meliputi menu Tambah Pustaka, Update Pustaka, Peminjaman Pustaka,
Pengembalian Pustaka, Penelusuran Pustaka, Penelusuran Peminjaman, dan Pemesanan
Laporan. Sedangkan Menu Pengaturan Managemen terdiri dari Menu Hari Libur, Managemen
Anggota, Modul Anggota, Lihat Pinjam, Pemesanan Pustaka, dan menu Lihat Pesanan Pustaka.
:
Software Open Source
Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi
perpustakaan, repositori dan perpustakaan digital dapat digunakan dengan software open source.
Cervone (2003) memberikan definisi software open source sebagai akses ke kode sebenarnya
dimana programmer yang lain dapat mengembangkan dan mendistribusikan kembali software
tersebut sesuai dengan keperluannya serta menyediakan kodenya untuk pengembangan yang
7
lain. Sebungan dengan pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa, software open source
mengandung makna kebebasan untuk dijalankan, dipelajari, didistribusikan kembali,
dikembangkan dan digunakan kembali perubahan tersebut. Dengan adanya kebebasan tersebut
diharapkan cara kerja software open source dapat diketahui sehingga memberikan keuntungan
bagi masyarakat luas.
Beberapa alasan mengapa software open source banyak digunakan oleh berbagai institusi
seperti sedikit memerlukan biaya bahkan kemungkinan gratis, tidak ada atau sedikit biaya
pemeliharaan untuk vendor, dan sesuai dengan standar pengembangan software. Beberapa
contoh software open source yang sering digunakan untuk repositori dan otomasi perpustakaan
yaitu Greenstone , Open Journal System, Dspace, Unalog, Archimede, NOTIS, dbWiz, SLiMS,
GDL, Eprint, dan lainnya. Dari kesemua software open source tersebut, paling sering digunakan
di perpustakaan adalah Greenstone, Dspace, SliMS, GDL, dan Eprint. Software SLiMS dan GDL
dikembangkan oleh pengembang Indonesia dan telah banyak digunakan di berbagai Negara.
Berikut ini uraian ringkas mengenai aplikasi software SLiMS untuk otomasi perpustakaan :
1. Template SLiMS untuk OPAC (Online Public Access Catalog)
Menu OPAC menyediakan akses kepada pengguna untuk menelusuri koleksi yang
dibutuhkan. Menu tersebut menyediakan strategi penelusuran sederhana dan kompleks,
dalam hal ini, pengguna dapat menggunakan query judul, subyek, pengarang, tipe
8
koleksi, lokasi dan sejenisnya untuk mencari koleksi yang dibutuhkan dalam sistem
tersebut.
2. Template Menu Bibliography
Menu Bibliography menyediakan menu daftar bibliografi, tambah bibliografi, copy
cataloguing (Z3950 dan P2P), sarana mencetak label, barcode, dan katalog, serta sarana
ekspor dan impor data.
3. Template Menu Circulation
9
Menu Circulation menyediakan fasilitas transaksi koleksi (peminjaman dan
pengembalian), pengembalian cepat, aturan peminjaman, ringkasan peminjaman, daftar
keterlambatan, dan reservasi.
3. Template Menu Membership
Menu membership menyediakan menu tambah anggota baru, daftar anggota, tipe
anggota, sarana pencetakan kartu anggota, ekspor dan impor data.
4. Template Menu Master File
Menu Master File menyediakan Authority File, Tools, dan Lookup File. Authority File
berisi GMD, publisher, supplier, author, subject, dan location, sedangkan Lookup File
berisi place, item status, collection type, language, label, dan frequency.
10
5. Template Menu Stock Take
Menu Stock Take digunakan untuk kegiatan opname koleksi perpustakaan. Menu ini
berisi fasilitas stock take history dan initialize.
6. Template Menu System
Menu System menyedikan fasilitas modifikasi sistem secara langsung seperti system
configuration, content, biblo index, module, system users, user group, holiday setting,
barcode generator, system log dan database backup.
11
7. Template Menu Reporting
Menu reporting adalah menu yang digunakan bagi pengambil kebijakan di perpustakaan
atau institusi indek. Menu ini menyediakan fasilitas pelaporan seperti statistic, laporan
peminjaman dan keanggotan, serta laporan lainnya seperti daftar judul, anggota
perpustakaan, riwayat peminjaman, daftar pengunjung, laporan denda, dan lainnya.
Software open source SLiMS tersebut di atas dapat dijalankan di local atau di web.
Aplikasi local SLiMS melalui XAMPP yang digunaan untuk membuka Apache dan MySQL.
Senayan Library Management System (SLiMS) mulai dikembangkan pada tahun 2007 oleh
pustakawan yang difasilitasi oleh Dikti. Selanjutnya SLiMS dikembangkan oleh berbagai
professional dan saat ini sudah diluncurkan SLiMS 8 (Cendana).
Pengertian Otomasi perpustakaan
Otomasi perpustakaan yang sering dikenal dengan istilah Integrated Library System (ILS)
merupakan sistem informasi perpustakaan yang menangani semua kegiatan perpustakaan secara
terpadu. ILS ini biasanya tersusun atas beberapa database yang saling berkorelasi. Database
merupakan sekumpulan data yang disusun dalam bentuk (beberapa) tabel yang saling berkaitan
atau berkorelasi. Dari pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa database merupakan kumpulan
12
record atau data yang saling terintegrasi, memiliki fungsi yang fleksibel, dan dapat ditentukan
sendiri (self-describing).
Secara umum sistem basis data atau database terdiri dari beberapa komponen yaitu:
- Data yang bersifat saling berintegrasi (integrated and sharing). Data terdiri dari data
operasional (data dalam basis data), data masukan (data dari luar system melalui alat
input / keyboard yang mengubah data opersional), dan data keluaran (data berupa laporan
melalui alat output / screen / printer sebagai hasil proses sistem.
- Hardware (disk, input & output dan sebagainya)
- Software (interface pemakai dengan data
- DBMS(Database Management Systems) yang berfungsi sebagai data definition, data
manipulation, data security, data recovery, data dictionary, dan performance. Keuntungan
adanya DBMS adalah dapat mengurangi kerangkapan data, ketidakkonsisten, keamanan
data, integritas, dimanfaatkan bersama-samarecovery, dan keterpaduan data. Sedangkan,
kerugiannya adalah perlu adanya tempat penyimpanan yang besar, tenaga terampil,
software mahal, dan kerusakan dapat berpengaruh dengan yang lain.
- User atau pengguna, yang terdiri dari database administrator / DBA sebagai pengelola
keseluruhan, programmer sebagai pembuat program aplikasi dan end-user sebagai
pengakses basis data.
Tujuan peracangan basisdata adalah efisiensi, kompak, cepat, dan mudah memanipulasi.
Cakupan perancangan tersebut adalah pemodelan data dan normalisasi. Model data merupakan
merupakan sekumpulan konsep untuk menerangkan data, relasi antar data, makna data, dan
batasan data.Model data bertujuan untuk menyajikan data agar dapat dengan mudah
dimodifikasi. Model data terdiri dari object based data model, record based data model,
databases task group, basis data terdistribusi, dan fragmentasi data. Sedangkan, normalisasi
merupakan cara pendekatan dalam membangun desain lojik basis data. Normalisasi diperlukan
agar terjadi fleksibilitas (struktur yang mendukung sebagai cara untuk menampilkan data),
integritas data (modification anomalie, deletion, insertion, update), dan efficiency
(menghilangkan pengulangan data dan menghemat media penyimpanan).
13
Sejarah Proses Automasi
Integrated Library System (ILS) merupakan sistem perencanaan sumber-sumber
perpustakaan yang digunakan untuk berbagai kegiatan perpustakaan secara terpadu. ILS ini
sering dikenal dengan Library Automation Systems (sistem automasi perpustakaan). Sebelum
kebangkitan computer, perpustakaan biasanya menggunakan catalog kartu untuk mengindex
semua koleksi. Namun demikian, dengan adanya computer, maka automasi catalog tersebut
dapat dilakukan. Automasi catalog membuat efisiensi tenaga kerja. Tugas lain dari automasi
perpustakaan adalah mengecek keluar dan masuknya buku, pembuatan laporan dan statistic,
pengadaan, langganan, indeks artikel jurnal, dan juga pinjam antar perpustakaan.
Jika dirurut dari sejarahnya, proses otomatisasi informasi ini tentunya tidak datang begitu
saja, namun melalui proses yang amat panjang. Dimana dalam kehidupan manusia, manusia itu
sendiri selalu mencari jalan bagaimana mempermudah pekerjaannya dalam melakukan sesuatu.
Lihat saja penggunaan sempoa yang digunakan oleh manusia semenjak 3000SM lalu. Mereka
menggunakannya untuk mempermudah proses perhitungan aritmatika. Kemudian Abu Abdullah
Muhammad Ibn Musa al Khworizmi dengan konsepnya yang hidup pada masa 770-840 Masehi
yang mencetuskan suatu konsep hingga menjadi kunci penalaran logika pada dunia informatika
yang dikenal dengan istilah Algoritma . Algoritma itu sendiri berasal dari nama panggilan beliau
yaitu Al-Khowarizmi, atau dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Algorizm atau Algorithm.
Beliau adalah seorang ahli matematika dari Uzbekistan. Pada tahun 1822 Charles Babbage
mendesain difference engine sebagai konsep komputer pertama, namun komputer ini tidak dapat
diselesaikannya.
Di tahun 1949, Electronic Delayed Storage Automatic Computer merupakan mesin
komputer generasi pertama dari Inggris yang diciptakan oleh Universitas Cambridge. Setahun
kemudian, Komputer Electronic Discrete Variable Automatic Computer (EDVAC) yang
dihasilkan oleh Macuhly, Eckert dan ahli-ahli lainnya, dapat diselesaikan. Mesin ini mempunyai
ukuran yang lebih kecil dari ENIAC, tetapi memiliki kemampuan yang lebih besar dan
menggunakan punched card-tape sebagai input dan programmnya. Pada tahun 1958, Jack Kilby
membuat IC yang pertama. Dan barulah pada dua tahun kemudian universitas-universitas marak
membuka kelasnya untuk mendalaminya dan dilakukan formalisasi dari keilmuan dalam bidang
teknologi ini. Dengan tujuan untuk mengembangkan teknologi tersebut pada berbagai penelitian
14
dan percobaan. Sehingga munculah jurusan dengan nama Informatika (Informatics), Ilmu
Komputer (Computer Science), Teknik Komputer (Computer Engineering), dan Komputing
(Computing).
Mengapa Automasi Perpustakaan
Mengapa harus melakukan automasi perpustakaan? Walaupun pertenyaan ini sangat
mendasar, tetapi sangat penting juga dimunculkan, mengingat kebutuhan akan automasi
perpustakaan juga memerlukan dana yang tidak sedikit. Keuntungan yang ditimbulkan dari
automasi dibandingkan dana yang dihabiskan merupakan pertimbangan tersendiri.
Automasi perpustakaan mengalami beberapa tahapan. Untuk kenyamanan, automasi
digolongkan ke dalam empat tahapan yaitu:
1. System katalog perpustakaan (Library cataloging system)
2. Operasional dan jaringan (Housekeeping operations and networking)
3. Pengembangan CD-ROM perpustakaan (Development of CD-ROM library / product)
4. Email dan Internet (E-mail system and internet)
Katalog perpustakaan sangat berhubungan dengan berbagai aktivitas perpustakaan seperti
pengadaan, referensi, layanan bibliografi, pinjam antar perpustakaan, dan sebagainya. Pengguna
catalog akan menghargai berapa cepat penelusuran dilakukan pada sistem automasi. Jika sistem
yang sama tersedia dalam jaringan maka pengguna akan mempunyai akses secara terus menerus
terhadap database tersebut.
Tahapan kedua dari automasi perpustakaan akan menggunakan software yang menangani
semua pekerjaan perpustakaan seperti pengadaan, sirkulasi, dan kendali jurnal. Oleh karena itu,
menciptakan jaringan intra perpustakaan sangat perlu dilakukan. Jaringan computer di
lingkungan institusi dapat membantu pengguna melakukan browsing sistem catalog.
Produk CD-ROM merupakan tahapan ke tiga dari automasi perpustakaan. Pengembangan
CD-ROM tidak ahanya menghemat ruang tetapi menyediakan akses multi user dalam lingkungan
jaringan. Banyak panduan penggunaan CD-ROM yang tersedia dengan multi media efek.
15
E-mail system dapat mengurangi pengeluaran dan merupakan juga sistem yang cepat dan
efektif. Pemberian peringatan melalui email kepada pengguna sangat mudah dilakukan.
Pemanfaatan bersama-sama sumber-sumber di antara perpustakaan menjadi lebih mudah
Hambatan Automasi Perpustakaan
Beberapa hambatan yang mungkin timbul dalam implementasi automasi perpustakaan
sebagai berikut:
1. Rasa takut dari staf
2. Anggapan bahwa teknologi itu mahal
3. Staf perpustakaan harus melakukan training yang panjang
4. Kurang dukungan dari manajemen khususnya pemilik modal
5. Konversi data
Marilah kita amati poin-poin tersebut di atas. Jika kita menganlisis berbagai pekerjaan
seperti pengadaan buku, pengolahan, sirkulasi dan layanan referensi, maka dapat dikatakan
bahwa interferensi kemanusiaan sangat perlu dilakukan pada setiap tahapan. Tenaga kerja
manusia menjadi lebih diringankan mengingat semuanya telah deilakukan secara automatis,
sehingga tenaga kerja tersebut dapat dimanfaatkan untuk kegiatan perpustakaan lainnya.
Ada anggapan bahwa teknologi baik itu perangkat keras dan perangkat lunak adalah
mahal. Harga dari software dan hardware itu sebenarnya tergantung dari tingkat atau tahapan
automasi. Banyak software yang dirancang oleh lembaga induknya dan harga softrware tersebut
tidak mahal dan kadang-kadang ada juga yang gratis. Salah satunya adalah CDS/ISIS yang
dibuat oleh UNESCO. Software ini dapat diaplikasikan pada PC/XT, dan versi Windows juga
telah dikembangkan. Pelatihan menangani software biasanya diberikan oleh pengembang dan
seseorang dapat memilih software sesuai dengan budgetnya. Kriteria berikut ini dapat membantu
pustakawan dalam memilih software yaitu:
1. Siapa pengembangnya?
2. Berapa kali software tersebut telah direvisi?
3. Berapa parameter yang ada pada setiap modul?
16
4. Apakah software tersebut mempunyai fasilitas untuk export data bibliographic
5. Pelatihan setelah instalasi
6. Apakah interfacenya berbasis web?
7. Apakah dapat berhubungan dengan sistem e-mail?
8. Bertapa nkali instalasi diperoleh?
9. Apakah menawarkan OPAC dan hak akses pada setiap login?
Masalah budget sering timbul karena tidak adanya atau kurang adanya dukungan
manajemen atau pemilik modal. Disinilah peran pustakawan dalam meyakinkan manajemen
bahwa pengguna sangat memerlukan automasi perpustakaan.
Cakupan Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan meliputi pengadaan koleksi, katalogisasi, inventarisasi, sirkulasi,
reserve, inter-library loan, pengelolaan penerbitan berkala, penyedeiaan catalog (OPAC), dan
pengelolaan anggota. layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terinmtegrasi dari suatu
sistem automasi perpustakaan, namun demikian teknologi informasi dapat juga
diimplementasikan pada layanan referensi. layanan informasi referens dikembangkan dengan
menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi
ke jaringan luar (LAN,WAN, Internet). CD-ROM dapat mempercepat akses informasi
multimedia baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text dalam bentuk digital tanpa
mengadakan hubungan ke jaringan computer. CD-ROM juga berperan sebagai media backup /
cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.
Pengembangan pengetahuan staf perpustakaan dalam rangka automasi perpustakaan
sangat perlu dilakukan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka hal-hal yang harus diketahui dan
dikerjakan oleh pustakawan dalam automasi perpustakaan adalah:
Mengerti maksud dan ruang lingkup automasi perpustakaan
Mengerti dan dapat melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum
merencanakan desain sistem
17
Mengerti akan manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan
maintenance
Mengerti proses evaluasi software sebelum menentukan sistem
Mengerti akan pentingnya keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja
Unsur-Unsur Automasi perpustakaan
Arif, 2003: 4-12 menyebutkan bahwa ada enam unsur atau syarat yang saling mendukung
dan terkait satu dengan yang lainnya dalam sistem automasi perpustakaan yaitu:
1. Pengguna
Pengguna merupakan unsure utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam
pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi
dengan pengguna-penggunannya seperti staf, pustakawan, operator, teknisi, dan anggota
perpustakaan. Automasi perpustakaan dapat berjalan baik jika sudah memenuhi
kebutuhan pengguna karena tujuan akhir dari suatu sistem adalah memberikan kepuasan
pengguna. Sehubungan dengan hal tersebut, maka dalam membangun sistem automasi
perpustakaan, keterlibatan staf sangat diperlukan mulai dari tahap perencanaan,
implementasi, sampai evaluasi sistem.
2. Perangkat Keras
Pemilihan perangkat keras yaitu komputer dalam sistem automasi perpustakaan sangat
menentukan keberhasilan kegiatan tersebut. Hal yang paling penting diperhatikan dalam
menentukan perangkat keras ini adalah agar tidak ada ketergantungan, adanya garansi
produk, serta dukungan teknis. Untuk itu dibutuhkan staf khusus yang bertanggung
jawab dalam pemilihan perangkat keras tersebut. Pada saat ini kecenderungan computer
18
adalah ukuran fisiknya mengecil dengan kemampuan yang lebih besar, harga terjangkau,
kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi, dan transfer data lebih cepat.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan computer
agar sesuai dengan permintaan pemakai. Pada saat ini, kecenderungan perangkat lunak
adalah mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih
dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data
yang lebih handal, dan dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). Saat ini
software perpustakaan sudah berkembangan dengan pesat. Software perpustakaan
tersebut diaplikasikan untuk pekerjaan perpustakaan mulai dari pengadaan, katalogisasi,
inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan
lain dalam lingkup operasi perpustakaan.
Untuk menentukan software yang cocok digunakan perlu diperhatikan hal-hal seperti
kegunaan (menghasilkan informasi tepat waktu), ekonomis (biaya sebanding dengan hasil
yang diperoleh), keandalan (mampu menangani pekerjaan besar), kapasitas (mampu
menyimpan data dengan jumlah besar), sederhana (menu dijalankan dengan mudah), dan
fleksibel (dapat diaplikasikan di berbagai jenis operasi).
Membangun software dapat dilakukan dengan membangun sendiri, membeli software
jadi, dan kontrak.
4. Network (Jaringan)
Pembangunan suatu jaringan sangat menentukan keberhasilan sistem automasi
perpustakaan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan computer
adalah:
19
Jumlah computer serta lingkup jaringan (LAN, WAN)
Lokasi hardware: computer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
Protokol komunikasi yang digunakan
Staf yang bertanggung jawab dengan jaringan
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, berupa symbol-simbol yang mewakili kuantitas,
fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa
alphabet, angka, atau symbol khusus seperti *,$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes,
fields, records, file, dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai
instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Penyimpanan data file (data file storage) sangat
diperlukan dalam model sistem informasi sehingga data baru atau sebelumnya dapat
dimanfaatkan secara optimal.
Pengelolaan data sangat penting dilakukan khususnya dalam kerjasama antar
perpustakaan secara elektronik. Dalam hal ini, sangat memungkinkan untuk
memanfaatkan sumber daya secara bersama-sama. Bentuk tukar menukar data catalog
koleksi adalah suatu hal yang wajar terjadi di perpustakaan. Kerjasama tersebut dapat
dilakukan jika masing-masing perpustakaan tersebut memiliki kesamaan dalam format
penulisan data katalog. Walaupun demikian, pertukaran data banyak mengalami
kegagalan karena input data tidak sesuai standar berlaku dan sesuka hati. Keadaan ini
menyebabkan konversi data berjalan lambat dan sering mengalami hambatan.
Sehubungan dengan hal tersebut, penetuan standar atau prosedur yang baku perlu
disepakati. Biasanya persoalan dalam standarisasi adalah bahasa dan metadata.
20
Metadata merupakan istilah baru dalam dunia informasi. Metadata adalah data tentang
data atau informasi tentang informasi. Secara luas metadata merupakan bentuk
pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau struktur dari sebuah data. Contoh metadata
dari catalog buku terdiri dari judul, pengarang, penerbit, subyek, dan sebagainya. Ada
dua jenis metadata yang sering digunakan di perpustakaan yaitu:
INDOMARC
Machine Readable cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil atau syarat catalog
koleksi perpustakaan. Standar metadata catalog perpustakaan ini dikembangkan p[ertama
kali oleh Library of Congress. Format LCMARC sangat bermanfaat bagi penyebaran
data katalogisasi bahan pustaka. Mengingat manfaatnya begitu besar, maka banyak
Negara mengembangkan format MARC tersendiri seperti INDOMARC (Indonesia).
Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard organization
(ISO). Format ISO 2719 untuk Indonesia adalah sebuah format untuk tukar menukar
informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin lainnya.
INDOMARC menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari
700 elemen dan dapat mendeskripsikan obyek fisik sumber pengetahuan seperti jenis
monograf, manuskrip, dan terbitan berseri termasuk buku, pamphlet, lembar tercetak,
atlas, skripsi, tesis, disertasi dan jurnal buku langka.
Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource
description. Munculnya jenis metadata ini karena adanya ketidakpuasan dari MARC yang
dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah hanya dimengerti oleh pustakawan
21
saja dan tidak dapat diimplementasikan dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC
dapat saling dikonversi. Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan yaitu:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantik atau arti kata mudah dikenali secara umum
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut
Metadata Dublin Core terdiri dari 15 unsur atau elemen yaitu:
1. Title : judul dari sumber informasi
2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata
kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar
isian atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, novel, laporan, peta dan sebagainya
9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasi sumber
informasi, contoh URL, alamat situs
11. Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12. Langugae : bahasa intelektual yang digunakan sumber informasi
13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya
14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi
Setelah metadata ditentukan biasanya langkah selanjutnya adalah dilakukan
perancangan pangkalan data. Pembuatan pangkalan data merupakan kegiatan rutin di
22
perpustakaan, mulai dari input data di bagian pengadaan, pengkatalogan, dan
sirkulasi. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik dan konsisten, maka
diperhatikan pedoman kerja yaitu prosedur kerja yang standar (standard operating
procedures). Implementasi prosedur operasional untuk pembangunan pangkalan data
dapat memberikan manfaat untuk manajemen perpustakaan maupun operasional.
Beberapa manfaat prosedur operasional adalah :
Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanakan
suatu pekerjaan
Dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan
perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan
dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian proses
pekerjaan perpustakaan
dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf sehingga mengurangi
waktu dan tenaga
Dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi perpustakaan
Dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan
6. Manual
Manual atau sering disebut dengan prosedur adalah penjelasan bagaimana menginstall,
menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras dan perangkat lunak. Manual ini berisi
peraturan-peraturan yang harus diikuti sehubungan dengan aplikasi program tersebut.
banyak peripheral perangkat keras dan perangkat lunak tidak berjalan dengan optimal
karena dokumentasi tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang telah
disediakan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka diharapkan manual tersebut
dimengerti dan dilakukan oleh pengguna sistem dengan baik.
Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam
lingkungan jaringan dimana pemasukan (input) dan pengeluaran (output) data
membutuhkan format komunikasi bersama. Untuk itu, diharapkan juga pemakai sistem
sering melakukan pertemuan untuk mencari kesepekatan tentang standar atau prosedur
yang digunakan.
23
Tahapan Membangun Automasi Perpustakaan
Tahapan membangun sistem automasi perpustakaan terdiri dari tahapan persiapan,
survey, disain, pembangunan, uji coba, training, dan oprasional. Rincian dari tahapan
pengembangan sistem automasi perpustakaan dapat diuraiakan sebagai berikut:
Persiapan :
o Definisi masalah
o Maksud dan tujuan
o Kerangka kerja
o Perkiraan waktu dan biaya
Survei :
o Analisis kondisi sumber daya
o Analisis kebutuhan
o Analisis sistem berjalan
Disain :
o Menyusun logika kerja sistem
o Disain data, table, database, relasi,
o Disain input, proses, dan output
o Spes, peralatan yang diperlukan
Pembangunan :
o Pembuatan program aplikasi
o Instalasi software, jaringan klien dan server
o Dokumentasi
Uji Coba :
o Tes sistem keseluruhan
o Evaluasi, perbaikan
24
Training
o Training: staf, operator, teknisi, administrator
o Sosialisasi
Operasional :
o Sistem siap digunakan
o Bantuan teknis
o Pengembangan lebih lanjut
Kesimpulan
Automasi perpustakaan atau yang sering dikenal dengan Sistem Perpustakaan terpadu
(Integrated Library System) merupakan tulang punggung (backbone) dalam pengelolaan
perpustakaan khususnya di masa informasi global. Dengan adanya automasi perpustakaan maka
kegiatan partial sudah menjadi satu kesatuan. Dengan adanya automasi perpustakaan tersebut
diharapkan juga images dari traditional library lambat laun menjadi berubah kea rah electronic
atau virtual atau digital library.
Daftar Pustaka
Aries, Mohamad. Prosedur Operasional Kegiatan Perpustakaan pangkalan Data
Perpustakaan. Makalah pada temu pustakawan di Universitas Udayana, 2006
Arif, Ikhwan. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi perpustakaan. Makalah
Seminar dan Workshop sehari, UMM, 2003
Cervone, F. (2003). The open source option. Library Journal Net Connect, 8-12.
E-Lib: Modul Operator dan Modul User
GDL (Ganesha Digital Library): User manual
Manjunath, G.K. Library Automation: Why and How? www.igidr.ac.in/lib
25
Mustafa. WINISIS: Software Tepat Guna Untuk Pengelolaan Perpustakaan,
Dokumentasi dan Informasi. Bogor: IPB Press, 2005
SLiMS (Senayan Library Management System) : User manual