www.inext-consulting.ch Toute l’expertise Microsoft
Automatiser ses processus
métier avec SharePoint
et
Par :
Alexandre DAVID – Architecte SharePoint iNext
Felix Gremlich – Territory Manager Central Europe Nintex
Date : 13/05/2014
Evènements 2014
Mobilité avec SharePoint le 28 janvier
Migration SharePoint avec Metalogix le 25 Février
Automatiser ses processus métier avec SharePoint et Nintex le 13 Mai
Intégrer sa charte graphique dans SharePoint 2013
Réseau Social d’Entreprise
Fédération des taches Exchange, Project Server, SharePoint
DRP & SharePoint
Architecture hybride : Office 365 et SharePoint « on premise »
Modèles d’application et outils de développement
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AGENDA
iNext1
SharePoint 2013 Workflows2
3 Demo
4 Nintex Forms & Workflows
5 Demo
«Pure Player» Microsoft nos spécialistes Fonctionnels, Architectes et
Développeurs vous accompagnent dans toutes les étapes de votre projet.
Equipes certifiées et spécialisées
Expertise technique reconnue
Conception, architecture,
prototypage, réalisation, formation
Graphisme / Ergonomie
Tierce Maintenance Applicative
Audit et performance applicative
Notre Mission : Accompagner nos clients dans
l’identification et la mise en œuvre des solutions
Microsoft par des prestations de la plus haute
qualité
iNext est le centre
d’expertise applicative
Microsoft du Groupe
ilem
175 collaborateurs à
travers le monde
Qui sommes-nous ?
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Nos compétences
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AGENDA
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SharePoint 2013 Workflows2
3 Demo
4 Nintex Forms & Workflows
5 Demo
Un workflow correspond à une série de tâches qui produisent un résultat.
Une récente étude de Gartner place le workflow en 1ère place des cas
d’usages autour de SharePoint.
En Mai 2013, 32% des DSI envisagent d’investir autour du BPM au cour
des 2 prochaines années.
Le workflow
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Le workflow améliore l’agilité, assure la
traçabilité et facilite la mise en conformité.
Les applications adressées sont aussi bien
métier, que transverses ou de gestion
documentaire.
Les usages
IT
• Processus internes
• Help desk
• Changement de service ou de solutions
• Entrée / sortie de personnel
• Nouveaux services
• Satisfaction utilisateur Finance
Ressources Humaines
IT
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Finance, Administration
• Demandes de déplacement
• Demandes d’achat
• Gestion des contrats
• Gestion des notes de frais
• Gestion des factures
• Reporting
Ressources Humaines
• Demandes de congés
• Entrée / sortie de personnel
• Enquêtes internes
• Formation des employés
• Changement des règlements et procédures
• Processus de recrutement
Opérations / delivery
• Référencie qualité
• Processus d’approbation des produits
• Gestion des partenaires
• Suivi des commandes
• Planification du développement de nouveaux produits
Commerce et marketing
• Planification d’évènements / gestion de propositions
• Suivi des ventes
• Suivi des demandes client
• Changement de prix
• Activité de campagnes ou promotions
Support client
• Help desk
• Documentation produit
• Gestion des réclamations
• Recueil des feedbacks
Les workflows
SharePoint 2013
Nouvelle architecture qui repose sur Workflow Foundation 4.0
Workflow manager 1.0
Embarque le moteur de workflow SharePoint 2010
Évolution de la gestion et de la présentation des tâches (validation rapide)
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Architecture
Les évènements de SharePoint sont routés vers Workflow Manager Client1.0 à l’aide de Service Bus. L’API REST est utilisée pour le retour versSharePoint.
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Les workflows natifs
Ils sont tous de types SharePoint 2010 :
• Approbation – SharePoint 2010 : Envoie un document pourapprobation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter ledocument, réattribuer la tâche d’approbation, ou requérir lamodification du document
• Approbation de destruction : Gère l’expiration et la rétention dedocuments en autorisant les membres à conserver ou supprimerles documents expirés.
• Approbation de publication : Envoie une page pourapprobation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter lapage, réaffecter la tâche d’approbation ou demander desmodifications à la page.
• Recueillir les commentaires : Envoie un document en révision.Les réviseurs peuvent insérer des commentaires qui serontcompilés et envoyés au propriétaire du document à la fin du fluxde travail.
• Collecte des signatures : Rassemble les signaturesnécessaires pour achever un document Microsoft Office.
• Trois états : Ce flux de travail permet de suivre les élémentsd’une liste.
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Reporting
• SQL Server ReportingServices
• Excel Services• PerformancePoint
Services
Création, packaging et déploiement
• SharePoint Designer 2013• Visual Studio 2012
Conception
• Visio 2013
Les outils OOB liés aux workflow
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Monitoring et tracking
• Workflow history list
Intégration de systèmes tiers
• Business ConnectivityServices
• Custom webpart / apps
AGENDA
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SharePoint 2013 Workflows2
3 Demo
4 Nintex Forms & Workflows
5 Demo
Scénario
Entrée / sortie d’employés
Workflow simple en 5 étapes :
• INIT par RH
• Approbation Manager
• Requête IT
• Requête Logistique (si attribution NATEL)
• FIN
Design sur Visio 2013
Création via SharePoint Designer 2013 et via Visual studio 2012
Comparaison avec Nintex
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Bonnes pratiques
Documenter le processus dans son ensemble
Concevoir et tester son workflow
• Définir le début et la fin du processus
• Identifier les acteurs, les états et les étapes de transition
• Identifier les données requises pour piloter le processus ainsi que la manière dont elles vont être stockées (listes, bibliothèques, types de contenus, sources de données externes, etc.)
• Identifier les cas limites
• Visio est l’outil privilégié
Créer des workflows réutilisables
Créer de petits workflows, le plus simple possible
• Les workflows complexes sont plus difficiles à maintenir et à déboguer
Identifier le suivi et le reporting nécessaires
• Dans quel état est l’instance de mon workflow à un instant t
• Temps moyen pour compléter un workflow
• Identifier l’étape qui a la plus longue durée
• Identifier les utilisateurs qui prennent le plus de temps à valider les étapes
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Visio 2013
workflows basés sur des étapes pouvant comprendre plusieurs actions et des transitions
Stockage et versionning des diagrammes sur SharePoint possible
Ajout de commentaires simples pour les reviewers (si visio services)
Outil de validation de l’intégrité de la structure du processus (possibilité d’ajout de règles personnalisées)
Connexion des formes Visio aux données provenant de sources tiers
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SharePoint Designer 2013
Offre la possibilité de créer de nouveaux flux de travail :
• sur une liste ou une bibliothèque donnée
• réutilisable : avec très peu d’action disponibles car sans contexte
• sur un site donné
• importé depuis Visio 2013
Ces workflows peuvent ensuite être déployés sur le site en un clic et
être sauvegardés en tant que modèle
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SharePoint Designer 2013
Designer Visuel amélioré
• Visio Designer a été intégré
• Switch entre designer visuel et texuel
• Propriétés éditables
Etapes et boucles
Appels à des webservices
Support du copier / coller / déplacé/ annuler / tout sélectionner
Éditeur d’email amélioré
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SharePoint Designer 2013
Toutes les actions sont décrites ici : référence des actions de workflow SharePoint Designer 2013 MSDN
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Visual Studio 2012
CSOM / REST / Service BUS
On y retrouve des Workflows de type SharePoint 2010 (logo grisé) et des
workflows de type SharePoint 2013 (logo bleu).
• Flux de travail SharePoint 2013
• Activité personnalisée de flux de travail SharePoint 2013
• Flux de travail séquentiel SharePoint 2010
• Flux de travail de la machine a états SharePoint 2010
Le designer est très complet et permet d’implémenter, combiné avec les les
webservices, de nombreux cas d’utilisation
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Visual Studio 2012
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Permet de créer des workflowsdéfintion
Uniquement déclaratif
Logique business viadéveloppement de webservices etaction HTTPSend
Création d’activité personnaliséeutilisable dans SPDesigner
Package sous forme *.wsp(onpremise) ou *.app (hosted)
Type DynamicValue pour stockerdu JSON par exemple
Choisir son outil
Fonctions / requis SharePoint Designer 2013 Visual Studio 2012
Développement rapide Oui Oui
Réutilisation de workflow Oui Oui
Inclure un workflow dans une solution SharePoint ou App
Non Oui
Créer des actions personnalisées Non Oui
Ecrie du code personnalisé Non Non
Déploiement sur un serveur distant
Oui Oui
Publication en un clic Oui Oui
Déboguage Non Oui
Utiliser Visio 2013 Professionnel pour créer la logique
Oui Non
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Limitations
Rapidement contraint de développer :
• Actions supplémentaires
• Toute la logique business via webservices
• IHM
• Reporting
• Expérience déconnectée
Limites sur les actions :
• Interaction avec des éléments du site courant uniquement (feature de scope web)
• Le type de contenu tâche doit hériter du type de contenu « tâche SharePoint 2013 »
• Modification des autorisations impossible
• « WriteToHistory » limité à 255 caractères
• SendEmail pour une tâche : Impossible d’ajouter un CC, Body limité
Mise à jour des workflow et des formulaires / gestion de l’historique
Penser à SharePoint en tant que plateforme de BPM, pas en tantqu’application de BPM
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AGENDA
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SharePoint 2013 Workflows2
3 Demo
4 Nintex Forms & Workflows
5 Demo
Nintex
Leader mondial du workflow sur SharePoint / ROI Rapide
Plus de 1000 partenaires répartis sur 90 pays
ECM
Display Integration
Process
Analysis / Governance
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Ajoute un designer de workflow à vos sites SharePoint
• Simple à utiliser (mode drag’n drop)
• Fonctionne dans la navigateur
• Déploiement très rapide
• Génère des workflows basés sur le moteur SharePoint 2010
• Propose plusieurs modèles par défaut
• Peut se connecter simplement à des système tiers (architectures hybrides etc.)
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Visualisation graphique de l’état d’avancement du workflow
Fournit des webparts d’aggrégation de tâches
• Visualiser ses tâches en cours pour un utilisateur
Fournit des webparts de reporting
• Performance des approbateurs
• Workflows en erreur dans toute la ferme
Les actions peuvent être étendues et personnalisées
Possibilité de combiner avec Nintex Forms
Template d’envoi d’emails riches, délégation de tâche
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Disponible dans le catalogued’applications office 365 :http://office.microsoft.com/en-us/store/nintex-workflow-for-office-365-WA104114857.aspx
Construit sur WorkflowManager
Connexion possible à denombreux services Cloud
Releases plus fréquentes
Nintex Forms est égalementdisponible en version Online
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Designer web de formulaires mis àdisposition
Permet de surcharger les formulaires deliste standards avec un des contrôlesplus riches
• Contrôle de saisie complexe
• Affichage et activation conditionnelle
• Champs particuliers
Possibilité de gérer le header et le footerde manière centralisée
Gestion du formulaire :
• Desktop
• Smartphone
• Mobile
• Tablette
Infopath vs Nintex
Forms
InfoPath Nintex Forms
Support des mobiles et des
tablettes
+ Intégration àNintex Workflow
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Support des structures de données complexes
RoadMap Produit
InfoPath
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InfoPath 2013 supporté pendant les 10 prochaines années mais plus d’innovations
Source : SPC2014
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Gestion du mode déconnecté
Optimisé pour chaque plateforme
Temps réel
Gestion de la géolocalisation, desimages, vidéos etc.
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De nombreuses actions supplémentaires dans le catalogue
Support de scénarios hybrides
Formulaires anonymes
Chiffrer son projet
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SharePoint Server 2013Nintex Workflow,
Nintex Forms et Nintex Mobile
Tâche Charge j/h
Design / Conception 4
Sites / Listes / CT / groupes 2
Workflow 4 états global nouvel employé
4
Workflow 3 états requête IT 2
Workflow 2 états demande NATEL 2
Personnalisation 1 formulaire et 1 vue mobile
5
Webservices/ business logic 7
Reporting 5
Liste de tâche / autorisations / vue mobile
4
Packaging / Déploiement 1
TOTAL 32
Tâche Charge j/h
Design / Conception 4
Sites / Listes / CT / groupes 2
Workflow 4 états global nouvel employé
2
Workflow 3 états requête IT 1
Workflow 2 états demande NATEL 1
Personnalisation 1 formulaire et 1 vue mobile
1
Webservices/ business logic 0
Reporting 0
Liste de tâche / autorisations / vue mobile
0,5
Packaging / Déploiement 4
TOTAL 15,5
Conclusion
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Automatiser ses processus métiers dans SharePoint valorise laplateforme et y amène des visiteurs
Les outils Microsoft permettent à eux seuls de construire des workflowsélaborés
Limites du produit OOB rapidement atteintes, il faut développer
Nintex permet de s’affranchir de nombreux développements avec sonpanel d’action très large
Courbe d’adoption du produit et ROI beaucoup plus rapides
Nintex Mobile et Nintex Forms offrent des fonctions mobilesindispensables dans le contexte actuel
Ressources
Point d’entrée workflow Technet
• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163986(v=office.15).aspx
Exemples de workflows SharePoint
• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj164126.aspx
Les bonnes pratiques de développement de workflow
• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/office/dn292551(v=office.15).aspx
Installer et configurer workflow Manager 1.0
• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163276.aspx
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iNext consulting SA
32, route de la Galaise
1228 Plan-les-Ouates Genève / Suisse
+41 22 794 71 36
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