Download - Informacion Practica Pasos Previos Erasmus +
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Informacin prctica
Pasos previos antes de enviar la solicitud
Envo de la solicitud
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Pasos previos y necesarios para poder presentar una solicitud:
1. Apertura de una cuenta en ECAS
2. Alta de la institucin en el URF Obtencin de PIC
ECAS = European Commission Authentication System (Sistema de
autenticacin del usuario de la Comisin Europea)
URF = Unique Registration Facility (Servicio de registro nico)
PIC = Participant Identification Code (Cdigo de identificacin del
participante)
Erasmus+. Informacin prctica
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Apertura de una cuenta en ECAS:
Primer paso necesario para obtener el PIC de la institucin solicitante. Se recomienda tener una nica cuenta ECAS por institucin.
Si la institucin ya dispone de una cuenta en ECAS no es necesario crear una nueva cuenta. Se recomienda hacer uso del correo electrnico institucional intentando que
sea el mismo para la creacin de la cuenta ECAS, la gestin del PIC y de la Mobility
Tool.
Manual de ECAS disponible en: http://www.oapee.es/oapee/inicio/ErasmusPlus/E-Info.html
Enlace para abrir la cuenta: https://webgate.ec.europa.eu/cas/
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Apertura de una cuenta en ECAS:
Procedimiento:
Facilitar informacin bsica incluyendo una direccin de correo electrnico (se recomienda utilizar el correo institucional)
Recepcin de un email con el enlace para obtener la contrasea
Si no recuerdan su usuario de la cuenta ECAS, tienen que abrir una nueva cuenta con un correo electrnico distinto
Si no recuerdan la contrasea, se puede acceder a un enlace para su modificacin
Si no han entrado durante los ltimos meses en el Portal del Participante haciendo uso de su cuenta ECAS, el sistema les va a pedir que cambien la
contrasea
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Registro en el URF y obtencin del PIC:
Es necesario disponer de una cuenta ECAS
Manuales de URF disponibles en:
Manual resumido en espaol:
http://www.oapee.es/oapee/inicio/ErasmusPlus/E-Info.html
Manual completo en ingls con capturas de pantalla:
http://www.oapee.es/oapee/inicio/ErasmusPlus/E-Info.html
Enlace para darse de alta:
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html
Si la Institucin tiene ya un cdigo PIC por haber participado en otras acciones no necesita obtener uno nuevo.
Las instituciones de Educacin Superior tienen que comunicar el PIC a la EACEA para poder finalizar el proceso de obtencin de la Carta Erasmus
http://ec.europa.eu.en/yourvoice/ipm7forms7dispatch?form=ErasmusCharter
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Registro en el URF y obtencin del PIC:
Acceder a la aplicacin de registro en el Portal del participante:
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/
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Registro con la cuenta ECAS
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Registro en el URF y obtencin del PIC:
Procedimiento:
Login con los datos de la cuenta ECAS, que lleva de nuevo al portal del participante
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Registro en el URF y obtencin del PIC:
Seleccionar Register organisation
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Registro en el URF y obtencin del PIC
Procedimiento:
Hay que cumplimentar obligatoriamente todos los campos marcados con asterisco:
Introduccin del NIF/CIF de la institucin (VAT number)
Introduccin del Business number:
o Universidades: cdigo que figura en el RUTC (Registro de
Universidades, Centros y Ttulos)
https://www.educacion.gob.es/ruct/home
o Centros docentes: Introduccin del cdigo que figura en el Registro
Estatal de Centros Docentes no Universitarios
https://www.educacion.gob.es/centros/home.do
o Instituciones privadas: N de Registro de Sociedades
La informacin del campo Business name no es obligatoria pero el omitirla puede generar problemas con el formulario posteriormente.
o Se recomienda poner la misma informacin que en el campo Legal name y no traducir al ingls el nombre de la institucin
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Registro en el URF y obtencin del PIC
Procedimiento:
Introduccin de informacin de la institucin (naturaleza, fecha de creacin, datos de
contacto, etc.):
Naturaleza de la Institucin: es conveniente revisar las pginas 22 y 23 de la gua de usuario donde se incluyen aclaraciones al respecto
En la fecha de registro se deber indicar la fecha de creacin de la institucin de acuerdo con la disposicin legal o reglamentaria
correspondiente.
Para cumplimentar el dato NACE code seleccionar Education de las opciones que aparecen en el desplegable.
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Registro en el URF y obtencin del PIC
Antes de pulsar sobre Finish your registration, es obligatorio pulsar primero sobre Select a programme from the list y seleccionar Erasmus +.
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Registro en el URF y obtencin del PIC:
Es obligatorio cumplimentar el campo Organisation type a pesar de no llevar asterisco. Si no, no se podr cumplimentar el formulario de solicitud.
Despus pulsar sobre Save and Return.
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Registro en el URF y obtencin del PIC:
Se vuelve a la pantalla anterior donde hay que pulsar sobre Finish your registration
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Registro en el URF y obtencin del PIC
Podr entonces revisar la informacin proporcionada:
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Obtencin del PIC:
Se ha de tener en cuenta que el registro ser eliminado si no se accede al
mismo a lo largo de los 12 meses siguientes.
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Obtencin del PIC:
Una vez finalizado el proceso se recibir un mensaje a la direccin de correo
electrnico facilitada confirmando la creacin del PIC:
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Subir documentos a URF:
Tras la obtencin del PIC y en cualquier caso antes de la presentacin de la solicitud de
fondos, las organizaciones debern subir al URF los siguientes formularios
cumplimentados correctamente:
Entidad legal:
Las entidades pblicas debern subir
Formulario de entidad legal http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_e
ntities_en.cfm
Copia de la resolucin, ley, decreto o decisin por la que se crea la entidad en cuestin o en su defecto, cualquier otro documento oficial que demuestre la creacin de la
entidad en cuestin.
En el caso de centros docentes pblicos de nivel no universitario tambin se aceptar un certificado emitido por la autoridad educativa de la que dependan indicando la
existencia y oficialidad de la institucin, as como las enseanzas impartidas en la
misma, o bien una copia en formato PDF de la informacin referida a la institucin que
aparezca en la pgina del Registro Estatal de Centros Docentes No Universitarios
(RCD) del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte
https://www.educacion.gob.es/centros/home.do
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Subir documentos a URF:
En el caso de instituciones pblicas de nivel universitario tambin se aceptar un certificado emitido por la autoridad educativa de la que dependan indicando la
existencia y oficialidad de la institucin, as como las enseanzas impartidas en la
misma, o bien una copia en formato PDF de la informacin referida a la institucin que
aparezca en la pgina del Registro de Universidades, Centros y Ttulos (RUCT) del
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte
https://www.educacion.gob.es/ruct/home
Las entidades privadas debern subir
Formulario de entidad legal http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_
entities_en.cfm
Una copia de cualquier documento oficial (escritura de constitucin) que permita identificar el nombre de la entidad, el domicilio social y su nmero de registro y
Una copia del documento de identificacin fiscal si ste no figura en el documento anterior.
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Subir documentos a URF:
Identificacin financiera:
Ficha de identificacin financiera (antigua ficha de terceros). Esta ficha slo la debern cumplimentar y subir al URF las organizaciones que vayan a solicitar
directamente una subvencin
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financi
al_id_en.cfm
Capacidad financiera:
Todas las entidades privadas que vayan a solicitar una subvencin al OAPEE debern, adems, subir al URF la siguiente documentacin, en funcin del importe de
la subvencin que soliciten (siempre referida al ltimo ejercicio contable cerrado):
Si la subvencin a solicitar excede de 60.000 EUR:
Balance de situacin
Cuenta de prdidas y ganancias
Si la subvencin a solicitar excede de 750.000 EUR:
Adems de los documentos anteriores, el OAPEE podr solicitar un informe de auditora realizado por un auditor externo
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Subir documentos a URF:
Entrar en el portal del participante con las claves de la cuenta ECAS e ir a My organisations
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Subir documentos a URF:
Hacer click en el icono
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Subir documentos a URF:
Hacer click en la pestaa documentos una vez seleccionado el programa Erasmus+ en
el men inferior.
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Subir documentos a URF:
Aadir nuevo documento
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Verificacin del PIC de los socios
El URF ofrece una funcin de bsqueda que permitir a las instituciones saber si ya
tienen PIC y a los coordinadores de consorcios asegurarse de que los socios hayan
creado su PIC correctamente:
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Cumplimentacin del formulario de solicitud
Cada accin tiene su propio formulario. Los borradores estn disponibles en http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/
Los formularios en lnea definitivos para las acciones descentralizadas estarn
disponibles en la pgina web del OAPEE en breve
Se necesita el cdigo PIC de todos los socios registrados en la propuesta
Estos cdigos se validarn por parte de la AN como parte del proceso previo a la seleccin
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Cumplimentacin del formulario de solicitud
Debern aadirse al formulario los documentos que se indiquen en el apartado
Checklist previamente impresos y escaneados que no se hayan subido previamente
al URF:
La declaracin de honor firmada por el representante legal indicado en la solicitud
Los mandatos de cada socio al solicitante firmados por ambas partes (Consorcios KA1 y KA2)
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Cumplimentacin del formulario de solicitud
Una vez cumplimentado el formulario:
Debe validarse para comprobar que todos los campos obligatorios han sido rellenados.
Debe enviarse en lnea. Si el envo en lnea no se completa, la solicitud no ser elegible.
IMPORTANTE
No se podrn enviar solicitudes en papel.
Enviar una propuesta impresa y no enviada en lnea no ser vlido.
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Cmo saber si el envo en lnea se ha realizado correctamente:
Antes del envo el formulario indica en el apartado O4:
Despus del envo el formulario indicar OK en los apartados O2 y O4 :
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Muchas gracias por su atencin
Mucho nimo
www.oapee.es
OAPEE: Gustavo Fernndez Balbuena, 13 . 28002 Madrid