Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Vaststelling Informatieplan
2
Datum Wie Wat
24 januari 2017 College Collegebesluit Informatieplan 2016-2019
23 maart 2017 Raad Raadsbesluit Informatieplan 2016-2019
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Management samenvatting
Dit informatieplan 2016-2019 is een uitwerking van het iBUP 2015-2018. Het is bedoeld als stuurmiddel om de ICT ontwikkelingen in de komende jaren in onderlinge samenhang aan te kunnen sturen.
Tevens is er een prioritering aangebracht op basis van de beoogde bijdrage van ICT projecten aan de doelstellingen van de gemeente t.a.v. dienstverlening, financiën, organisatie en medewerkers.
3
Op hoofdlijnen zijn de volgende programmalijnen geformuleerd:
1. Professionalisering i-organisatie en i-voorziening
2. Gemeentelijke samenwerkingen
3. Programma Website & Zaakgericht Werken
4. Gegevensmanagement
5. Management Informatie
6. Sociaal Domein
7. Omgevingswet
8. Nieuwbouw
9. Overige projecten
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Inhoudsopgave
• Management Samenvatting
1. Inleiding
2. Strategisch kader
3. Bedrijfsinrichting
4. Informatievoorziening
5. ICT
6. Projecten
• Bijlagen
4
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Dit plan is een uitwerking van het iBUP (informatie Beleids- en Uitvoeringsplan) van de gemeente Leusden dat is opgesteld in 2015.
Het informatieplan
• sluit aan op het collegeprogramma en de doelstellingen van de organisatie
• heeft betrekking op de periode 2016-2019 en zal jaarlijks worden geactualiseerd
• is bedoeld als instrument om de ontwikkelingen en investeringen op het gebied van Informatievoorziening goed te kunnen sturen;
• legt de inrichtings & architectuurprincipes rondom informatievoorziening voor de gemeente Leusden ondubbelzinnig vast;
• geldt als het kader waarbinnen de komende jaren de prioriteiten ten aanzien van de informatievoorziening van Leusden bepaald worden;
• benoemt de speerpunten op het gebied van de informatievoorziening voor de komende periode;
• geeft een duiding van de benodigde middelen om invulling te geven aan de ambitie van de uitvoeringsagenda ten opzichte van het beschikbare budget.
5
1.1 Inleiding
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 6
Informatieplanning zorgt hierbij voor inzicht en sturing in de
samenhang tussen:
• Doelstellingen van de gemeente en de hierbij benodigde
bedrijfs- en ICT inrichting
• Strategische doelen (vaak politieke keuzes) en de
feitelijke verandering middels projecten (en
programma’s)
1.2 Wat is informatieplanning?
Strategie
Projecten
Business ICT
Informatieplanning is een methodiek. Een methodiek om vanuit de strategie van een
organisatie en de ontwikkelingen in haar omgeving te komen tot de juiste keuzes in de
ontwikkeling van deze organisatie met behulp van informatisering. Het gaat hierbij om
keuzes maken op het gebied van bedrijfsinrichting (producten / diensten, processen,
organisatie), informatievoorzieningen en ICT. De methodiek voor informatieplanning is
gebaseerd op de aanpak van VRIM voor Business- & Informatieplanning ingevuld voor de
gemeentelijke organisaties.
Het proces van informatieplanning helpt om een beheerste en planmatige ontwikkeling van
de inrichting van de organisatie en de informatievoorziening mogelijk te maken.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
1.3 Doelstellingen en kernvragen informatieplan
7
Hoe ziet de gewenste bedrijfsinrichting en
informatiehuishouding eruit?
Welke stappen in bedrijfsinrichting, informatievoorziening & ICT
moeten we zetten om dit te realiseren?
Waarin gaan we investeren en waarin niet?
Kernvragen
Doelstellingen
• Inzicht verkrijgen op impact van de strategie en bijbehorende
doelstellingen van de gemeente Leusden
• Inzichtelijk hebben hoe de huidige bedrijfsinrichting, informatievoorziening
en ICT met elkaar samenhangen (IST)
• Inzichtelijk maken hoe het landschap van producten, processen en
systemen eruit moet zien om de doelen van de organisatie te kunnen
realiseren (SOLL)
• Inzichtelijk maken welke programma’s en projecten er dan uitgevoerd
moeten worden
• Prioriteren van deze projecten
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 8
1.4 Leeswijzer (1/3): Raamwerk voor informatieplanning
Be
drijfsin
richtin
g
Info
rmatie
voo
rzien
ing
ICT
Strategie
Uitgangspunten
Architectuur
Actiepunten
Projecten
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 9
1.4 Leeswijzer (2/3): Toelichting op het raamwerk voor
informatieplanning
Bedrijfsinrichting
Informatievoorziening
ICT
Uitgangspunten
Strategie
Projecten
Architectuur
Actiepunten
Bed
rijfsinrich
ting
Info
rmatievo
orzien
ing
ICT
Strategie
Uitgangspunten
Architectuur
Actiepunten
Projecten
De beschrijving van de organisatie kaders van waaruit
de ontwikkelingen op het gebied van informatisering
plaats vinden. Hierbij zijn de missie/visie, landelijke en
interne ontwikkelingen vertaald naar de strategische
doelstellingen voor de komende drie jaar.
Uitgangspunten zijn de doelstellingen vertaald naar de
bedrijfsinrichting, informatievoorziening en ICT
Architectuur betreft de beschrijving van de inrichting
middels architectuurmodellen en architectuurkaders
(richtlijnen waarbinnen de inrichting moet plaats vinden.
Actiepunten zijn de activiteiten die benoemd zijn naar
aanleiding van ontwikkel-, knel- en/of verbeterpunten.
Projecten zijn een resultaat van de bundeling van de
actiepunten over de kolommen bedrijfsinrichting,
informatievoorziening en ICT en laten zich groepen naar
programma’s in een compleet portfolio.
Bedrijfsinrichting beschrijft het bedrijf aan de
hand van haar producten & diensten, media,
processen, bedrijfsfuncties
Informatievoorziening beschrijft de gehele
inrichting van het applicatielandschap,
gegevenshuishouding, informatieuitwisseling
ICT beschrijft de technische inrichting van de
systemen, netwerken, hardware
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
De gewenste verandering wordt inzichtelijk gemaakt door
de uitgangspunten en de benodigde veranderingen uit te
werken middels 3 pijlers: bedrijfsinrichting,
informatievoorziening en ICT (gebaseerd op de 3 lagen
van het NORA raamwerk).
Veranderingen worden vervolgens gerealiseerd vanuit
projecten. De projecten worden geprioriteerd op basis van
de benoemde doelstellingen en opgenomen in
projectenportfolio incl. overall planning
2: Strategisch kader
3: Bedrijfsinrichting
4: Informatievoorziening
5: ICT
6: Projecten Projectenkalender
1.4 Leeswijzer (3/3): Hoofdstuk indeling
Be
drijfsin
richtin
g
Strategie
Projecten
Info
rmatie
voo
rzien
ing
ICT
10
De beschrijving van de organisatie kaders van waaruit de
ontwikkelingen op het gebied van informatisering plaats
vinden. Hierbij zijn de missie/visie, landelijke en interne
ontwikkelingen vertaald naar de strategische doelstellingen
voor de komende drie jaar.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 11
2. Strategisch kader
1. Missie, Visie en Kernwaarden
2. Ontwikkelingen (intern & extern)
3. SWOT-analyse
4. Confrontatiematrix
5. Strategische agenda en focus
6. Doelstellingen
7. Uitgangspunten/inrichtingsprincipes
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.1 Missie, visie & kernwaarden
12
Missie: De gemeente Leusden is de betrouwbare en laagdrempelige partner voor burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen in Leusden.
Visie: Samenleving voorop Binden en boeien Efficiënte organisatie Regionale samenwerking
Kernwaarden: Eigen initiatief Creativiteit Omgevingsbewust Ondernemerschap
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.2 Landelijke ontwikkeling Informatievoorziening
13
A. Landelijke visie op dienstverlening Doelstelling is uitvoering te geven aan overheidsbrede visie op dienstverlening voor de periode tot 2020. De ambitie is verwoord in zes
uitgangspunten waaraan de dienstverlening moet voldoen (zie http://www.digitaleoverheid.nl/images/stories/Publicaties/agenda_e-
overheid_.pdf )
B. Ontwikkeling Digitale overheid
‘Visiebrief digitale overheid 2017’ is door het Kabinet een nadere uitwerking van de plannen rond de digitale overheid 2017 uitgewerkt. In
deze brief wordt aangegeven op welke wijze de digitalisering van de overheid moet aansluiten op de ontwikkeling van de I–samenleving en
waar de gemeente aan moet voldoen. O.a. voor het naleven hiervan is een Nationaal Commissaris Digitale Overheid aangesteld
(zie https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2013/05/23/visiebrief-digitale-overheid-2017 )
A. Landelijke visie op dienstverlening
B. Ontwikkeling Digitale overheid
C. Toenemende aandacht voor veiligheid en privacy
D. Informatievoorziening Sociaal Domein
E. Beëindiging operatie NUP
F. Implementatie Omgevingswet
G. Zaakgericht Werken
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.2 Landelijke ontwikkeling Informatievoorziening
14
C. Toenemende aandacht voor veiligheid en privacy
Gemeentelijke bestuurders onderschrijven het belang om binnen hun gemeente een informatieveiligheidsbeleid vast te stellen aan de
hand van de Baseline Informatieveiligheid Nederlandse Gemeenten (BIG).
D. Informatievoorziening Sociaal Domein
In de decentralisaties is geregeld dat gemeenten per 1 januari 2015 belangrijke nieuwe taken erbij hebben gekregen op het gebied van
jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen, of zijn taken die gemeenten al hadden uitgebreid. De
decentralisaties hebben grote impact op de gemeentelijke informatiehuishouding omdat ze veel aspecten van de informatievoorziening
bestrijken: keteninformatisering, informatieveiligheid en privacy, beleidsinformatie, gegevensbeheer en beheer van een informatie-
infrastructuur.
E. Beëindiging operatie NUP
Op 31 december 2014 is Operatie N(ationaal) U(itvoerings) P(rogramma) afgelopen. Operatie NUP (programma van KING in opdracht
van VNG) heeft gemeenten ondersteund bij de uitvoering van de overheidsbrede implementatieagenda dienstverlening en e-overheid
(i-NUP). Met het afronden van de programma’s i-NUP en Operatie NUP is een groot gedeelte van de i-NUP-basisinfrastructuur
implementeerbaar gemaakt en is een deel van de aansluitingen gerealiseerd. Het vervolg van operatie NUP is de visie brief digitale
overheid 2017 waarbij gebruik gemaakt wordt van de ontwikkelde bouwstenen uit operatie NUP.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.2 Landelijke ontwikkeling Informatievoorziening
15
F. Implementatie Omgevingswet
Terwijl gemeenten volop bezig zijn met de drie decentralisaties, treft het Rijk de voorbereidingen voor een volgende omvangrijke
wetswijzing: de Omgevingswet. Hiermee moet wet- en regelgeving op het gebied van de fysieke leefomgeving beter gaan aansluiten op
huidige en toekomstige ontwikkelingen van de ruimte en leefomgeving. Door de Omgevingswet wordt het gemakkelijker om ruimtelijke
projecten te starten. Regelgeving op het gebied van omgevingsrecht wordt gebundeld en vereenvoudigd, waardoor minder Rijksregels
nodig zijn. Om in 2018 goed aan de slag te kunnen met de Omgevingswet, zijn diverse aanpassingen in de informatievoorziening
noodzakelijk. Dit was in 2015 vooral nog op het niveau van bewustwording en verkenning: met elkaar proberen te overzien welke
mogelijkheden de wet biedt, wat dat betekent voor de uitvoeringspraktijk, voor informatievoorziening en ICT en voor de invoering van
voorzieningen. In 2016 en 2017 zal verdieping en verbreding plaatsvinden op al deze aspecten.
G. Zaakgericht Werken
Om aanvragen van burgers en bedrijven efficiënt af te handelen is proces- en zaakgericht werken een belangrijke en noodzakelijke
ontwikkeling voor dienstverlening en ondersteunende bedrijfsvoering. GEMMA (GEMeentelijke Model Architectuur) is de
referentiearchitectuur voor de gemeenten. GEMMA is gericht op standaardisatie van werkprocessen, informatiesystemen en de
koppelingen tussen systemen. Inmiddels is GEMMA 2.0 in ontwikkeling. Die moet de standaardisatie van de gemeentelijke
informatievoorziening uitbreiden met modellen voor de decentralisaties in het sociaal domein en de Omgevingswet.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.2 Landelijke richtlijnen informatievoorziening
16
1. De vraag van burgers, bedrijven en instellingen staat centraal
2. Burgers kunnen alle (aan)vragen aan de overheid digitaal versturen en alle berichten van de
overheid digitaal ontvangen;
3. Burgers, bedrijven en instellingen moeten hun zaken snel en zeker kunnen regelen.
4. Informatie moet online beschikbaar zijn;
5. Het versterken van de zelfredzaamheid en digivaardigheid van burgers. De wensen en het
(zoek)gedrag van gebruikers behoren het uitgangspunt te zijn bij de ontwikkeling van de
dienstverlening;
6. De overheid valt burgers, bedrijven en instellingen niet lastig met de verschillen tussen hun
organisaties, maar opereert als één overheid.
7. De overheid stelt geen overbodige vragen. Informatie die in basisregistraties is opgenomen
en informatie die binnen de eigen organisatie beschikbaar is, wordt niet nogmaals gevraagd.
8. Burgers moeten eenvoudig kunnen zien welke gegevens over hen zijn vastgelegd en aan wie
deze worden verstrekt. Daarnaast moeten zij de mogelijkheid krijgen om fouten te (laten)
corrigeren;
9. De overheid is transparant en aanspreekbaar
10. De overheid maakt optimaal gebruik van digitale gegevens.
11. Het elektronische contact met de overheid moet goed beveiligd zijn;
12. De overheid richt de dienstverlening zo efficiënt mogelijk in, met inachtneming van de
behoeften van burgers, bedrijven en instellingen.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.2 Bestuurlijke ontwikkelingen (1/2)
17
Uit het Coalitieakkoord 2014-2018
• De gemeente faciliteert de samenleving bij de ontwikkeling en uitvoering van beleid.
• De gemeente werkt aan beschikbaarheid van gegevens en inzet van digitale
communicatiemiddelen om de samenleving te faciliteren.
• Controle door de gemeenteraad op de samenwerking met andere gemeenten.
• De samenwerking met andere gemeenten moet leiden tot tijdige bestuurlijke kaderstelling,
transparantie en informatie om de gemeentelijke besluitvorming te verbeteren.
Uit het College Uitvoeringsprogramma (CUP)
• Goede dienstverlening en communicatie.
• Inspelen op de behoefte van de inwoners door het gebruik van: sociale media,
ontwikkelingen websites, app’s en online platforms.
• Uitgangspunt is dat inwoners en bedrijven alle gegevens waarover de gemeente beschikt
kunnen zien (binnen huidige wet en regelgeving).
• Te bevorderen dat persoonlijke gegevens eenmalig aangeleverd worden zodat ze
meervoudig gebruikt kunnen gebruiken.
Samenwerking, uitbesteden en hosting
Gezien de ontwikkelingen die op de gemeente Leusden afkomen krijgt intergemeentelijke
samenwerking een prominente plek bij de doorontwikkeling van de organisatie de komende
jaren. Uitgangspunt bij het inrichten van samenwerkingsverbanden, is dat de politieke identiteit
gewaarborgd blijft.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 18
Ambities dienstverlening
Het Klant Contact Centrum (KCC) van Leusden is regisseur van alle dienstverleningsvragen van
burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen. Via diverse kanalen (post, mail, telefoon, balie)
komende vragen binnen via het KCC. Het KCC bewaakt de voortgang op afhandeling, digitaliseert
zoveel mogelijk werkprocessen en signaleert vanuit binnenkomende vragen en klachten trends.
De volgende kaders worden aangehouden:
Pragmatiek: 80/20 regel. Dit wil zeggen dat de digitale afhandeling zich richt op de top 20 van
meest gevraagde producten;
80% antwoord op informatievragen (inclusief doorverwijzen);
Dienstverlening is gemeentelijke verantwoordelijkheid;
Bij uitvoering door externen worden afspraken gemaakt over kwaliteit van dienstverlening.
Bedrijfsvoering en huisvesting
De organisatie wil werken op de “Leusdense manier”. Dat betekent concreet:
Medewerkers werken onafhankelijk van tijd en plaats;
Medewerkers delen digitaal hun kennis en ervaring en werken integraal;
De verantwoordelijkheid wordt zo laag mogelijk in de organisatie gelegd.
2.2 Bestuurlijke ontwikkelingen (2/2)
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.2 Nieuwbouw
19
De geplande nieuwbouw van het gemeentehuis zorgt ervoor dat de IT-omgeving minimaal 1 maal
verhuist moet worden. De serverapparatuur (Leusden en Amersfoort) met netwerkinfrastructuur
en externe verbindingen moeten verhuist worden naar een andere locatie.
Er wordt uit gegaan van een situatie waarbij de serverruimte met apparatuur ook weer in het
nieuwe gemeentehuis een plek krijgt.
Zaken waar rekening mee gehouden moeten worden zijn:
Doorlooptijd voor aanvragen externe verbindingen;
Planningen voor Leusden en Amersfoort;
Externe leveranciers i.v.m. garantie;
Surplus serverruimte apparatuur.
Planning verhuizing:
Medio oktober 2016 (herfstvakantie) daadwerkelijke verhuizing IT apparatuur en ambtenaren.
Najaar 2017 voorbereiding verhuizing terug naar ‘t Erf inclusief uitwijk Amersfoort
2018 2e keer verhuizen
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.2 Wettelijke verplichtingen
20
Verplichting Deadline Toelichting
Mijn Overheid
01-01-2015 Maakt onderdeel uit van de Exxellence agenda
(implementatie Zaaksysteem)
Antwoord voor
bedrijven
01-01-2015 Invoering eHerkenning noodzakelijk
Digitaal 2017 01-01-2017 Opgenomen in de acties van het informatieplan 2016-
2019
BGT 01-01-2016 Wordt 01-01-2017
Operatie BRP 31-12-2018 Wordt via de samenwerking BLNP opgepakt, trekker
Nijkerk, Operatie BRP is door het Rijk stopgezet
BRO 01-01-2017 Verplicht gebruik en terugmeldplicht afnemers bij
uitvoering publiekrechtelijke taken: 1 januari 2019
Omgevingswet 01-01-2018 Wetgeving moet worden aangepast
Datalekken 01-01-2016 Meldplicht van gemeenten bij beveiligingslekken in de
informatievoorziening
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.2 Omgeving algemeen
21
KETENPARTNERS
Provincie Utrecht,
RUD Utrecht,
Kamer van
Koophandel,
Kadaster,
Veiligheidsregio
Utrecht (VRU),
Politie,
GGD Utrecht,
Waterschap Vallei &
Eem,
Belastingdienst,
IND,
CBS,
Rijkswaterstaat,
UWV,
SBV,
Overige
overheidsinstellingen
Etc.
KLANTEN
Burgers (inwoners en niet-ingezeten), Bedrijven, Non-
profit instellingen, Verenigingen, Etc
Opdrachtgevers / toezichthouders
Gemeenteraad
Accountancy
Wetgevers
Provincie
LEVERANCIERS
Bedrijven
o.a.
ICT leveranciers
Opleidingsinstituten
SAMENWERKINGS-
VERBANDEN
BLNP
GBLT
Amersfoort
BGT
Regio Eemland
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
A’frt Barneveld Woudenberg Scherpenzeel Leusden Nijkerk Bunschoten Putten Larikslaan GBLT
BLNP
Belangrijke samenwerkingsverbanden voor de gemeente Leusden waarbij informatie uitwisseling of
zelfs volledig uitbesteden van eigen operationele activiteiten aan de orde zijn.
2.2 Samenwerkingsverbanden
Geeft de gemeente/organisatie aan, die in de lead is voor de ontwikkeling van
het betreffende domein. Leusden houdt hierin altijd haar eigen besluitvorming
Zorg
W&I + adminstratie
BGT
ICT
Financiën
P&O
Belastingen
Sociaal Domein
Onderwerp
samenwerking
Bedrijfsvoering
Juridische Zaken
23
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.2 Samenwerkingsverband BLNP
24
Doel:
1. Structureel lagere kosten ten opzichte van zelfstandig doorgaan
2. Betere dienstverlening aan inwoners en ondernemers
3. Optimale interne bedrijfsvoering
4. Verbetering van het informatiemanagement
5. Meer kwaliteit en borging van de continuïteit
6. Vergroten van het verandervermogen en verhogen efficiency
7. Effenen van het pad om op andere werkvelden samen te werken
(olievlekwerking van ICT)
Op korte termijn (2016/2017):
1. Gezamenlijk informatiebeleid en informatiebeheer
2. Gezamenlijk projectenplan
3. Gezamenlijke advisering
4. Gezamenlijk medewerker informatieveiligheid
5. Uitwisseling van systeem-, applicatie- en gegevensbeheerders
6. Gezamenlijke aanpak Basisregistratie persoonsgegevens
7. Investeren in gezamenlijke kennisontwikkeling/expertise
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.3 SWOT analyse
25
INTERN
EXTERN
(S)trengths = Sterkten • Actiegericht
• Pragmatisch
• Korte lijnen
(W)eaknesses = Zwakten • Versnippering van
kennis/éénpitters/vastleggen
• Integraal overzicht: ad hoc
• Slecht in prioriteren, hoge werkdruk
• Voortdurend reorganiseren
• Familiaire cultuur
(O)pportunities = Kansen • Digitalisering/wettelijke
verplichting
• Intergemeentelijke samenwerking
• Innovatie (Smart City)
(T)hreats = Bedreigingen • Veel samenwerkingen >> extern
overleg
• Steeds meer taken naar de Gemeente
• Minder geld vanuit Rijk
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 26
KANSEN BEDREIGINGEN
STER
KTE
N
ZWA
KTE
N
Actiegericht
Pragmatisch
Korte lijnen
Veel eenpitters
Intergraal
overzicht
Prioritering
Voortdurend
reorganiseren
Familiaire
cultuur
2.4 Confrontatiematrix
Digitaliseren
wettelijk
Intergem.
samenwerking Innovatie
(Smart City)
Veel samen-
werkingen
Taken naar
Gemeente Minder geld
vanuit Rijk
Standaard
producten
(zaakgericht) BLNP Snel ontwikkelen
laag hangend fruit
Snelle besluitvorming
(risico: draagvlak)
Zaakgericht
werken
Kwaliteits
borging
Informatieplan
Kernteam iBUP
Processen
vastleggen en
digitaliseren
Domeinkennis /
backup uit BLNP
Zakelijker
GROEIEN
VERSTERKEN
VERDEDIGEN
ONTWIKKELEN
Samenwerking
vanuit het hart
Vermijden
wij/zij gedrag
Focus + prioriteren
Portfolio mngt
Kennis +
verantw.
inregelen
Tijdig inhaken op ontwik-
kelingen I-plan + proces
Inrichten + borgen
kennis org/mngt
Kennis verder
gefragmenteerd
Kernteam
iBUP
Prioriteren
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.4 Leerpunten vanuit confrontatiematrix
27
Gestructureerd werken aan de hand van een gedegen informatieplan met een
duidelijke prioritering en communicatie via het kernteam iBUP.
(Portfoliomanagement).
Meer digitaliseren en zaakgericht werken met als resultaat borging van processen.
Verder standaardiseren, minder maatwerk. Het is goedkoper maar vraagt af en toe
om organisatie gedrag iets aan te passen.
Kennismanagement en borging van samenhang en kwaliteit: vanwege
fragmentatie, veel éénpitters en de vele samenwerkingen.
Efficiënter omgaan met kennis/kunde en resourcing uit de
samenwerkingsverbanden
Kleine gemeente kan snel besluiten, ontwikkelen, maar hou het wel zakelijk (slim
omgaan met budget)
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.5 Strategische agenda en focus
28
i-ontwikkelingen ad hoc
Handmatig en papier
Eigen oplossingen per domein
Informatie en kennis verspreid
en van verschillende kwaliteit
Alles zelf doen
Familiair
Gestructureerd, planmatig en
geprioriteerd werken
Digitaal
Standaard is de regel
Kwaliteitsborging van kennis &
informatie
Uitnutten van kennis en capaciteit
binnen samenwerkingsverbanden
Zakelijk
Van… Naar…
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.6 Doelstellingen 2016 - 2019
1. Doorontwikkelen (digitale) dienstverlening
2. Faciliteren van burger- en bedrijf participatie
3. Sociaal domein: verdere implementatie decentralisaties
4. Bevorderen samenwerking (met overheidsorganisaties)
5. Professionaliseren i-voorziening en -organisatie (toegankelijkheid, complexiteitsreductie, architectuur, beveiliging, projectmatig werken)
6. Leusdense Werkwijze: (Effectief, efficiënt, zaakgericht, HNW)
7. Leefomgeving: implementatie omgevingswet (2016-2018)
8. Innovatie (Apps, Social media, duurzame energie, el. vervoer, Smart City)
9. Basis op orde (verbeteren interne bedrijfsvoering)
10.Nieuwbouw gemeentehuis (verhuizingen)
29
De doelstellingen geven aan waarop de gemeente zich de komende jaren richt. Het prioriteren van
nieuwe wensen, veranderingen en andere ontwikkelingen wordt gedaan op basis van deze
focuspunten. Als nieuw binnengekomen veranderingen hier niet op aansluiten, dan krijgen deze
automatisch een lagere prioriteit, tenzij vanwege belangrijke veranderingen de doelstellingen van de
gemeente wijzigen.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
2.7 Inrichtingsprincipes gemeente Leusden
1. Denkt vanuit de positie van de klant
2. Maakt gebruik van generieke processen en functies
3. Digitaliseert haar diensten en processen
4. Maakt hergebruik van gegevens
5. Maakt verantwoord gebruik van informatie door middel van goed beheer en degelijke beveiliging
6. Werkt samen met anderen gemeenten en voert er regie op
7. Faciliteert tijd en plaats onafhankelijk werken
8. Richt haar dienstverlening, processen, informatievoorziening en technische omgeving flexibel, samenhangend, gestandaardiseerd en toekomstgericht in
30
De inrichtingsprincipes vormen een basis voor de (informatie)architectuur van de gemeente Leusden.
Nieuwe wensen, veranderingen en andere ontwikkelingen zullen dan ook aan deze
inrichtingsprincipes (en hieruit voortvloeiende architectuurprincipes) getoetst moeten worden.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 31
3. Bedrijfsinrichting
1. Uitgangspunten bedrijfsinrichting 2016-2019
2. Architectuurprincipes bedrijfsinrichting,
beveiliging en beheer
3. Dienstverleningsconcept
4. Bedrijfsfuncties en organisatie inrichting
5. Samenwerkingsverbanden
6. Professionalisering I-organisatie
7. Ontwikkel- en verbeterpunten
8. Actiepunten
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.1 Uitgangspunten bedrijfsinrichting 2016-2019
32
Nr Uitgangs- of focuspunten
1 Zaakgericht werken
2 Platform voor burger- en bedrijvenparticipatie
3 Processen verbeteren, digitaliseren en innoveren (TVB)
4 Implementeren dienstverlening concept (Front office, dig. kanalen)
5 Implementeren projectmatig werken
6 Professionaliseren i-organisatie (i-plan, tvb, prios)
7 (Opstellen) en implementeren informatieveiligheids- en privacybeleid
8 Opstellen i-beleid voor de werkplek (meerdere soorten devices), mogelijk in
combinatie met verhuizing
9 Inzicht in samenwerkingsmogelijkheden met andere gemeenten
10 Doorontwikkeling Sociaal Domein – decentralisaties
11 Implementatie omgevingswet
12 Toptaken website
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 33
3.2 Architectuurprincipes bedrijfsinrichting (1/3)
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
BA1 Onze gemeente ondersteunt klantvragen via alle
kanalen, waarbij het digitale kanaal het
voorkeurskanaal is.
Het digitale kanaal is hierbij het voorkeurskanaal waarop verleid en gestuurd
wordt. Dit ongeacht of er een derde partij bij betrokken is.
BA2 De klant bepaalt het kanaal waarop de
gemeente met hem communiceert.
Bij communicatie met klanten worden meerdere kanalen ondersteund. Het
digitale kanaal heeft de voorkeur van de gemeente.
Randvoorwaarde is waarborging van de privacy van de klant, indien nodig.
BA3 Onze informatievoorziening is zodanig ingericht
dat vervolgacties op klantvragen via meerdere
kanalen plaats kunnen vinden (omnichanneling).
De informatievoorziening is dusdanig ingericht, dat via alle kanalen dezelfde
informatie beschikbaar is. De centrale bron hiervoor is het zaaksysteem. Het
digitale kanaal is hierbij het voorkeurskanaal waarop verleid en gestuurd
wordt. Dit ongeacht of er een derde partij bij betrokken is.
BA4 Informatie wordt op een zo laagdrempelige
manier ontsloten.
Bij de inrichting van de gemeentelijke informatiehuishouding wordt expliciet
rekening gehouden met het streven om zoveel mogelijk klantvragen met
behulp van self service of via het KCC te laten beantwoorden.
BA5 Onze gemeente stelt haar content en
klantgebonden informatie beschikbaar aan de
landelijke sites.
Daardoor wordt de overheid als een geheel aan klanten gepresenteerd.
Voorbeelden van landelijke sites zijn: Ondernemersplein, MijnOverheid.nl en
Overheid.nl.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 34
3.2 Architectuurprincipes bedrijfsinrichting (2/3)
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
BA6 De producten en diensten relateren wij aan
zaaktypen welke centraal liggen opgeslagen in de
zaaktypecatalogus.
De zaaktypecatalogus is de centrale locatie voor het opslaan van
zaaktypen. Producten en diensten die we gebruiken worden gerelateerd
aan deze zaaktypen.
BA7 De gemeente zorgt ervoor dat in
ketensamenwerking slechts één intake
noodzakelijk is.
Onze gemeente richt de intake en afhandeling van zaken waarbij
meerdere overheidspartijen betrokken zijn zodanig in dat de klant geen last
heeft van organisatiegrenzen.
BA8 Van ieder product en dienst is de producteigenaar
bekend, die verantwoordelijk is voor kwaliteit,
actualiteit en volledigheid van de product- en
dienstinformatie.
Van ieder product en dienst moet een producteigenaar aan te wijzen zijn,
die de verantwoordelijkheid heeft voor de juiste informatie, product
leveringen, ontwikkelingen.
BA9 De gemeente communiceert veilig en
betrouwbaar met haar omgeving.
Ze houdt zich daarbij aan de vereisten zoals gesteld in wetgeving zoals de
Wet Elektronisch Verkeer en de Wet persoonsbescherming
BA10 Ongeacht het kanaal van ontvangst worden er
(automatisch) zaken gestart in het zaaksysteem
Ongeacht het kanaal van ontvangst worden zaken automatisch in het juiste
zaaksysteem gestart en gerouteerd naar de verantwoordelijke medewerker
BA11 Bij al onze zaaktypen hanteren we het generieke
proces
Al onze zaaktypen handelen we af via ons generiek proces, waarin de
werkprocessen “intake”, “behandelen”, “besluiten”, “leveren” en
“archiveren” zijn opgenomen. Hierdoor krijgen we tevens vergelijkbare
status- en managementinformatie.
BA12 Ontsluiten van zaakstatus informatie verloopt
vanuit het zaaksysteem en kan door de klant
worden gevolgd.
De klant kan altijd de zaakafhandeling volgen
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 35
3.2 Architectuurprincipes bedrijfsinrichting (3/3)
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
BA13 De gemeente hanteert de statussen Ontvangen,
In behandeling, (optioneel) besloten en
afgehandeld.
Voor de afhandeling van de zaak worden deze statussen als basis
statussen gehanteerd voor de zaakprocessen. Hierdoor is eenduidigheid in
communicatie met de klant.
BA14 De klant ontvangt via digitaal kanaal altijd een
notificatie bij ontvangst van de aanvraag/melding
en bij levering van het resultaat van de
aanvraag/melding
De klant ontvangt een mail na het inzenden van een aanvraag/melding.
Klant weet daardoor dat de gemeente de aanvraag heeft ontvangen. De
klant krijgt ook bericht van het leveren van het resultaat van de
aanvraag/melding.
BA15 De gemeente heeft een gemeentebrede
methodiek voor projectmatig werken.
De gemeente werkt projectmatig om kennisdeling en samenwerking te
bevorderen. Hiervoor hanteert de gemeente een eigen methodiek
bestaande uit een vijftal projectfasen met bijbehorende resultaten
waarvoor templates beschikbaar zijn: initiatief, definitie, ontwerp, uitvoering
en evaluatie.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 36
3.2 Architectuurprincipes informatieveiligheid (1/2)
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
BV1 Informatieveiligheid faciliteert primair de
bedrijfsvoering
Het integreren van informatieveiligheid in de bedrijfsprocessen borgt dat
dit onderwerp naar behoren wordt meegenomen in de besluitvorming
en maakt het mogelijk dat de bijbehorende taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden eenduidig binnen die processen belegd worden.
Door informatieveiligheid vanuit bedrijfsperspectief te benaderen wordt
geborgd dat informatieveiligheid de bedrijfsvoering faciliteert in plaats
van in de weg staat. Maar zal altijd moeten voldoen aan de
Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten(IBD)
BV2 Bedrijfsvoering is leidend, techniek ondersteunend Bij de invulling van maatregelen wordt uitgegaan van een onderkend
risico voor de bedrijfsprocessen dat tot een acceptabel niveau
teruggebracht dient te worden. Is dat risico eenmaal bekend, dan kan
worden bepaald of een technische oplossing de beste is. Mocht dit
inderdaad zo zijn, dan zal die technische oplossing dusdanig
geïmplementeerd moeten worden dat de verstorende invloed ervan op
de bedrijfsvoering tot een minimum wordt beperkt.
BV3 De gemeente Leusden houdt zelf de regie over
informatieveiligheid
Daar waar sprake is van het gebruik van diensten en producten van
derden voor het implementeren en/of in stand houden van
informatieveiligheid zal dit op dusdanige manier gebeuren dat de
gemeente Leusden zelf sturend is en blijft.
BV4 Geselecteerde maatregelen zijn het gevolg van een
risico- en kosten/baten analyse.
Er bestaan zeer veel informatieveiligheidsmaatregelen. Om te borgen
dat maatregelen zinnig zijn moet een maatregel altijd te herleiden zijn
naar een af te dekken risico. Om te voorkomen dat er maatregelen
geïmplementeerd worden die que kosten niet in verhouding staan tot
het effect wat ze hebben wordt er bij de selectie altijd een kosten/baten
analyse gedaan.
BV5 Geselecteerde maatregelen zijn meetbaar en
controleerbaar
Om de effectiviteit van maatregelen en het effect van
informatieveiligheid in de ondersteuning van de bedrijfsvoering aan te
kunnen tonen worden bij de selectie van maatregelen de volgende
zaken in kaart gebracht:
- Wat zijn de positieve effecten van de maatregel op de bedrijfsvoering
- Hoe kunnen deze positieve effecten gemeten worden
- Hoe kan er in businesstermen over de maatregel gerapporteerd
worden
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 37
3.2 Architectuurprincipes informatieveiligheid (2/2)
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
BV6 Informatieveiligheidsmaatregelen kennen altijd een
eigenaar
Uit risicoanalyses komen maatregelen voort die tot doel hebben risico's
tot een acceptabel niveau te reduceren. Om te borgen dat adequaat
invulling wordt gegeven aan deze maatregelen dient iedere maatregel
expliciet een eigenaar te kennen. Dit zorgt ervoor dat voor iedere
maatregel een eenduidig aanspreekpunt bekend is en dat kwaliteit en
voortgang bewaakt worden. De eigenaar van een maatregel kan
uitvoering van implementatie, beheer en handhaving delegeren naar
derden, maar de formele verantwoordelijkheid voor de maatregel is niet
overdraagbaar. De eigenaar van een maatregel is degene die vanuit de
business verantwoordelijk is voor het betreffende bedrijfsproces en
uiteindelijk degene die vanuit de business verantwoordelijk is voor het
betreffende bedrijfsproces en uiteindelijk degene die namens de
organisatie bepaalt of een risico acceptabel is of niet.
BV7 Er wordt gerapporteerd over informatieveiligheid en
incidenten worden opgevolgd
Hoe goed de informatieveiligheid ook geregeld wordt, er zullen altijd
incidenten plaatsvinden. Om aan te kunnen tonen dat dit niet leidt tot
een onacceptabel niveau van veiligheid is het belangrijk te weten
wanneer een incident optreedt, welke impact dat heeft en hoe daar
opvolging aan is gegeven. Om dit te bereiken zal structureel worden
gerapporteerd over de actuele status van veiligheid, geconstateerde
afwijkingen en hoe opvolging is gegeven aan afwijkingen die concreet
hebben geleid tot een incident. De mogelijkheid tot escalatie van
informatieveiligheidsincidenten is geborgd tot en met het niveau van de
portefeuillehouder. Meldpunt datalek
BV8 Authorisatie wordt geregeld via AD (middels
integrated authentication) ten behoeve van
SingleSignOn. => Autorisatie voor applicaties
rolgebaseerd en werkt op basis van Single Sign On.
De gemeente ontwikkelt haar autorisatiebeheer centraal en
gestandaardiseerd middels een rolgebaseerde inrichting ( met behulp
van Active Directory). Verplicht gesteld via de BIG (Baseline
Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten)
BV9 Om zaken als veiligheid, privacy, beschikbaarheid en
continuïteit te waarborgen worden gemeentebrede
beleidsafspraken (in wording) gehanteerd.
De gemeente ontwikkeld een centraal informatieveiligheidsbeleid op
basis van de BIG.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 38
3.2 Architectuurprincipes Privacy
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
BP1 De Gemeente Leusden waarborgt de bescherming
van persoonsgegevens (privacy):
Privacy beoogt een eerlijke, veilige en betrouwbare
informatieverwerking met als doel de eerbiediging van de persoonlijke
levenssfeer van haar burgers en bedrijven.
Onder persoonlijke levenssfeer wordt verstaan:
• het huis;
• de briefwisseling;
• de communicatie via de telefoon en andere; communicatiemiddelen;
• het recht om niet bespied of afgeluisterd te worden;
• het recht op zorgvuldige behandeling van persoonsgegevens;
• het recht op eerbiediging van het innerlijke leven;
• het recht op eerbiediging van de lichamelijke integriteit.
BP2 Privacy bescherming gaat verder dan het technisch
beveiligen van gegevensbestanden.
Het gaat ook over hoe je de gegevens gebruikt, met wie je ze deelt en
hoe je iemand informeert.
BP3 De gemeente is eindverantwoordelijk voor alle
privacy-gerelateerde zaken
Decentralisaties (bijv. binnen het Sociaal Domein) zijn in volle gang,
maar de gemeente blijft eind verantwoordelijk voor goed beheer van
haar eigen processen en voor uitbestede processen.
BP4 Doelbinding Als delen van informatie door een andere partij legitiem worden
geraadpleegd of bewerkt, wordt alleen die informatie verstrekt die voor
dat doel noodzakelijk is.
BP5 Triage Wie heeft op welk moment toegang tot welke gegevens en op grond
waarvan.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 39
3.2 Architectuurprincipes Beheer
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
BH1 Voor de vormgeving van de I en A-organisatie
(informatisering en automatisering) maakt de
gemeente gebruik van standaard beheermethodieken.
Voor de hand liggende beheermethodieken zijn b.v. ITIL, BiSL en ASL.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Hoe zetten we het dienstverleningsconcept in?
• Samenleving voorop
• Verhoging kwaliteit van de dienstverlening door zaakgericht werken
• Pragmatiek: 80/20 regel:
o Dat wil zeggen dat we 80% van de vragen die binnen komen in
het KCC direct willen afhandelen
o Daarnaast zorgen we voor het digitaal afhandelen van 80% van
de aangevraagde producten door burgers en bedrijven (dat is
ongeveer de top 20 van producten en diensten).
• We sturen op kanalen (digitaal, telefonie, balie) en per doelgroep
• We zorgen dat de klant weet waar hij/zij moet zijn voor de diensten
van de gemeente (verwijzing naar uitbestede diensten)
• De bij de gemeente beschikbare informatie voor de klant wordt
centraal beschikbaar gesteld aan burger/bedrijf
40
3.3 Dienstverleningsconcept (1/4)
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 41
3.3 Dienstverleningsconcept (2/4)
Individuele producten / dienstenaanbod gemeente
Producten / diensten ketenpartijen
Generiek Zelfredzame
burger en bedrijf
Digitaal minder handige burger
Ondernemers en MKB
Collectieve producten / diensten aanbod
Doelgroepen
Website
Balie
Telefoon
Balie/Locatie
Website
Telefoon Kanalen (voorkeur)
Aanbod
1 2 3
Post
Email/soc.media
Grote ondernemers/ Maatschappelijke
instellingen
4 5
Inwoners en bedrijven
Website
Bijeenkomsten
Telefoon
Website
Balie/Locatie
Telefoon
Post
Post
Website
Balie
Telefoon
Post
Email/soc.media
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 42
3.3 Dienstverleningsconcept (3/4)
Individuele producten / dienstenaanbod gemeente
Producten / diensten ketenpartijen
Partners Leveranciers Toezichthouders
Collectieve producten / diensten aanbod
Doelgroepen
Locatie
Telefoon Locatie
Telefoon Kanalen (voorkeur)
Aanbod
1 2 3 intranet
Locatie
Telefoon
Intern
Telefoon
4 5
Post
Post
Post
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 43
Kanaal Toelichting huidige situatie Ontwikkeling
Internet Website is vervangen Toptaken website
Onderzoek naar doorontwikkeling e-
formulieren
Inzet ‘MijnOverheid’ (Berichtenbox en
Lopende Zaken)
Telefoon Gebruik van het centraal nummer 14033 -
Persoonlijk Balie, wijkteams, accountmanager voor
bedrijven
Balie locatie verplaatst door verhuizing
Post Fysieke wordt gedigitaliseerd en digitaal
beschikbaar gesteld via zaaksysteem. -
Email Geen bijzonderheden -
3.3 Dienstverleningsconcept (4/4) Huidige situatie en ontwikkeling
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.4 Bedrijfsfunctiemodel voor Leusden
45
Bedrijfsinformatie & Interne Services (oranje)
Directie (goud)
Beleid (grijs)
Beheer & Advies (groen)
Toezicht & Uitvoering (paars)
Advies & Ontwikkeling (blauw)
KCC (rood)
Uitvoering is uitbesteed
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
A’frt Barneveld Woudenberg Scherpenzeel Leusden Nijkerk Bunschoten Putten Larikslaan GBLT
BLNP
Belangrijke samenwerkingsverbanden voor de gemeente Leusden waarbij informatie uitwisseling of
zelfs volledig uitbesteden van eigen operationele activiteiten aan de orde zijn.
3.5 Samenwerkingsverbanden
Geeft de gemeente/organisatie aan, die in de lead is voor de ontwikkeling van
het betreffende domein. Leusden houdt hierin altijd haar eigen besluitvorming
Zorg
W&I + adminstratie
BGT
ICT
Financiën
P&O
Belastingen
Sociaal Domein
Onderwerp
samenwerking
Bedrijfsvoering
Juridische Zaken
46
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.5 Risico’s & knelpunten van de vele samenwerkingen
47
• Kennis verspreid naar andere gemeenten door uitsluitend uitvoeren van
regievoering
• Er wordt afstand genomen van de operationele werkzaamheden
• Beperkte management informatie beschikbaar
• Status informatie van geleverde of in behandeling zijnde producten en
diensten zijn vastgelegd in systemen van andere gemeenten, waardoor de
burger lastig de voortgang van zijn aanvraag kan zien.
• Afspraken maken met de samenwerkende partijen over leveren van status
informatie naar mijn overheid
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.6 Professionalisering I-organisatie
48
• Communicatieplan TVB i-organisatie • Beschrijving rol Kernteam iBUP • Notitie effect organisatiewijziging op ICT • Handleiding i-faciliteiten ontsluiten • Opstellen informatiearchitectuur Leusden • Opstellen ontwikkelplan i-organisatie • Aanstellen van een deskundige informatiemanager • Opleveren aanpak applicatiebeheer • Invoering wijzigings- en incidentbeheer • Procesbeschrijving i-strategie en ontwikkeling • Vullen en onderhouden softwarecatalogus (vanuit applicatiebeheer) • Implementatie projectmatig werken • Inrichten projectomgeving
De professionalisering van de i-organisatie heeft zowel betrekking op
deskundigheid van medewerkers als op organisatie van processen en
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; zowel op architectuur
als op wijze van werken:
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.6 Informatiseringsbeleid
49
• Standaard is de regel • Opstellen strategische beleidsnotitie IT dienstverlening voor externe organisaties • Opleveren procedure aanschaf hard en software • Opstellen en implementeren werkplekbeleid • Opstellen documenten- en archiefbeleid • Opstellen uitbestedingsbeleid • Opstellen en afstemmen beleid gegevensuitwisseling met
samenwerkingsverbanden • Voorstel verbetering vindbaarheid en volledigheid van informatie • Opstellen beleid digitale communicatie (skype for business) en telefonie • Opstellen beleid werkplekken en inzet mobiele apparaten
Op dit moment ontbreken er een aantal heldere afspraken en richtlijnen
binnen het informatisering domein. T.a.v. het informatiseringsbeleid heeft
dit vooral betrekking op het vastleggen van een aanpak op o.a. de
volgende zaken:
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.6 Informatieveiligheid
50
Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente
Verankering uitgangspunten VNG-resolutie (BALV 29-11-2013)
Informatieveiligheid onderbrengen bij de portefeuille van een van de leden van het college van
B&W. (bestuurlijke borging).
Informatieveiligheid als aparte paragraaf opnemen in het jaarverslag.
De Baseline Informatieveiligheid Gemeenten vaststellen als hét basisnormenkader voor onze
informatieveiligheid.
Informatieveiligheidsbeleid vaststellen aan de hand van de Baseline Informatieveiligheid
Gemeenten
De gemeentesecretaris benoemen als eindverantwoordelijke voor informatieveiligheid op
ambtelijk niveau (ambtelijke borging).
Het benoemen van een Chief Information & Privacy Officer. Namens de gemeentesecretaris en
het management geeft deze adviseur vorm aan informatieveiligheid (ambtelijke borging).
Jaarlijkse informatienotitie inzake informatieveiligheid aan de raad.
Jaarlijks eigenstandige risicoanalyse uitvoeren.
Jaarlijks vast- of bijstellen van een informatieveiligheidsplan.
Structureel middelen vrijmaken om jaarlijks te werken aan het bewustzijn op informatieveiligheid.
Vanaf 2016 wordt gestart met de invulling hiervan.
Via waarstaatjegemeente.nl aangegeven hoe lokaal invulling wordt gegeven aan
informatieveiligheid.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.6 Informatieveiligheid
51
Meldplicht Datalekken:
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. De gemeente moet een interne procedure
hebben vastgesteld om het lekken van gevoelige persoonlijke gegevens te melden. De
gemeente moet direct een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra een ernstig
datalek is geconstateerd. Soms moet het datalek ook worden gemeld aan de betrokkenen.
Intergemeentelijke samenwerking:
De gemeente werkt waar mogelijk in BLNP-verband samen op het gebied van
Informatieveiligheid. De gemeente blijft echter altijd zelfstandig verantwoordelijk.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Privacy
53
Noodzaak borging privacy:
• Europese algemene verordening gegevensbescherming (2018) komt
er aan.
• Decentralisaties binnen het Sociaal Domein in volle gang.
• Ketensamenwerking.
• Digitalisering en uitwisseling van persoonlijke gegevens.
Acties:
• Formuleer beleidsuitgangspunten omtrent privacy
• Bepaal aan de hand van triage op welke momenten in het werkproces
een afweging wordt gemaakt over de routering van een casus
waardoor gegevensverwerking plaatsvindt
• Voer aan de hand van de triagemomenten een informatieanalyse uit
op het werkproces
• Stel een handreiking op voor de professional en bespreek deze met de
betrokken professionals, bijvoorbeeld in een training
• Richt de governance intern in (bepaal rollen en verantwoordelijkheden
binnen de gemeente)
• Richt de governance extern in (maak afspraken met aanbieders
rondom privacy, bepaal wat de verantwoordelijkheid is van de
gemeente bij uitbesteding van taken etc.)
• Zorgvuldig beheer en opslag van gegevens is randvoorwaarde!
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Privacy
54
Bescherming van persoonsgegevens (privacy): eerlijke, veilige en betrouwbare
informatieverwerking.
Doel = de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.
Privacy bescherming gaat verder dan het technisch beveiligen van gegevensbestanden. Het gaat ook
over hoe je de gegevens gebruikt, met wie je ze deelt en hoe je iemand informeert.
Kaders:
• Nationale wetgeving o.a. Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp),
Meldplicht datalekken (1-1-2016) en tenminste 17 andere wetten
• Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (2018), die ingrijpt op nationale wetgeving
Ontwikkelingen:
• Decentralisaties binnen het Sociaal Domein in volle gang, maar de gemeente blijft eind
verantwoordelijk voor goed beheer persoonsgegevens bij de samenwerkingspartners
• Toename ketensamenwerking met andere overheden
• Voortgaande digitalisering en uitwisseling van persoonlijke gegevens met andere overheden en
organisaties.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Privacy bescherming
Acties:
• Breng de hoofdclusters waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden in kaart. (Burgerzaken (identiteit en BRP), Sociaal Domein (Wmo, Jeugdwet, Participatiewet en aanpalende gebieden), Vergunningen, Intern beheer en personeel)
• Zorg dat per cluster op gestructureerde wijze inzichtelijk is:
– Welke taken daar worden uitgevoerd en onder wiens verantwoordelijkheid
– Welke (categorieën van persoons)gegevens er verwerkt worden
– Wat het doel is van de verwerking
– Hoe in de werkprocessen geborgd is dat uitsluitend noodzakelijke gegevens verwerkt worden
– Welke verwerkingsgrondslag er is
– Hoe lang de (persoons)gegevens bewaard worden (waar mogelijk)
– Met wie de gegevens worden gedeeld
– Wie de verantwoordelijke is voor (het beschermen van) de gegevens
– Welke bewerkersovereenkomsten gesloten zijn met andere betrokken partijen
Gebruik hiervoor de volgende instrumenten: PIA en SD, BIG (ledenbrief VNG 19/10/15)
• Formuleer beleidsuitgangspunten omtrent privacy en informatieveiligheid
• Tref organisatorische en budgettaire maatregelen:
– Maak een (voorlopig) tijdspad om bovenstaande te realiseren
– Bedenk welke processen intern moeten worden ingericht om bovenstaande te realiseren
- Pas de organisatie zo nodig aan
55
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Privacy bescherming
Acties vervolg:
Werkproces:
• Bepaal aan de hand van triage op welke momenten in het werkproces een afweging wordt gemaakt over de routering van een casus waardoor gegevensverwerking plaatsvindt
• Voer aan de hand van de triagemomenten een informatieanalyse uit op het werkproces
• Stel een handreiking op voor de professional en bespreek deze met de betrokken professionals, bijvoorbeeld in een training
Governance:
• Richt de governance intern in (bepaal rollen en verantwoordelijkheden binnen de gemeente)
• Richt de governance extern in (maak afspraken met aanbieders rondom privacy, bepaal wat de verantwoordelijkheid is van de gemeente bij uitbesteding van taken etc.)
• Zorgvuldig beheer en opslag van gegevens is randvoorwaarde!
56
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.7 Verdeling ontwikkelpunten over bedrijfsfuncties
57
Bedrijfsinformatie & Interne Services (oranje)
Directie (goud)
Beleid (grijs)
Beheer & Advies (groen)
Toezicht & Uitvoering (paars)
Uitvoering is uitbesteed
1 3
2
5
8
4
7
9
Advies & Ontwikkeling (blauw)
KCC (rood)
13
12
15
16
17
14
18
19
20
21
14 15
11
21
22
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 58
3.7 Ontwikkelpunten bedrijfsinrichting (1/3)
Ontwikkeling Toelichting
1 Samenwerking: standaardisering, proces, informatie inrichting, financiën en personeel
We gaan samenwerken met 3 andere gemeenten op het gebied van bedrijfsvoering. Daarbij moeten we zoveel mogelijk standaardiseren om de invoer van gegevens te vereenvoudigen.
2 Beschrijven proces i-strategie en ontwikkeling Ontbreken van een uniforme manier van ontwikkelen van het informatielandschap uitgezet in de tijd.
3 Ontbreken van CMDB(configuration management database) en proces
Ontbreken van een goed overzicht van de applicaties en de ontwikkeling van de applicaties. Aansluiting op het applicatiebeheerproces en gebruik maken van softwarecatalogus van KING
4 Door ontwikkelen informatievoorziening Sociaal Domein
Door ontwikkelen van de informatievoorziening van het Sociaal Domein (ontwikkeling wijkteams en afstemming met A'foort voor de zorgadministratie en sociale zekerheid).
5 Implementeren informatievoorziening t.b.v. omgevingswet
Invoering van de omgevingswet in de organisatie en de daarbij behorende informatievoorziening conform de wetgeving die hiervoor in de komende jaren (2016-2018) ontwikkeld
6 Samenwerkende catalogi Aansluiting op de landelijke voorziening samenwerkende catalogi.
7 Implementatie zaakgericht werken Gemeentebreed invoeren van zaakgericht werken en het hierbij implementeren van de Exxellence suite in het informatielandschap
8 Wijzigingen en incidentenbeheer (ITIL?) Hanteren van een eenduidige procedure voor de uitvoering van wijzigings- en incidentbeheer. Mogelijk ondersteund met tooling.
9 Ontwikkelen documenten- en archiefbeleid Opstellen van beleid over het opslaan van documenten (zaak gebonden documenten en vrije documenten t.b.v. projecten/beleid etc.)
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 59
3.7 Ontwikkelpunten bedrijfsinrichting (2/3)
Ontwikkeling Toelichting
10 Zaaksysteem met WFM (workflow Management) voor beleid (b.v. anterieure overeenkomst bewaking termijnen)
Een systeem invoeren waarmee we termijnen kunnen bewaken en een alarm kunnen instellen. (soort contractbeheer)
11 Digitaliseren formulieren Invoering van e-formulieren t.b.v. hoogwaardige frontoffice en aansluiten op de backoffice. Op de Exxellence agenda staande volgende formulieren: - Aangifte overlijden - Aangifte geboorte - Melding aangifte huwelijk/partnerschap - Gehandicaptenparkeerplaats - Leerlingenvervoer
12 Toptaken website Implementeren van een nieuwe website op basis van de methodiek "Toptaken"
13 Koppeling met MijnOverheid en Berichtenbox Reden is de communicatie met de burger vanuit de verschillende systemen te versturen via MijnOverheid en de Berichtenbox
14 Meldplicht datalekken (1-1-2016) Deze meldplicht houdt in dat organisaties (zowel bedrijven als overheden) direct een melding moeten doen bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) zodra zij een ernstig datalek hebben. En soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt).
15 IT dienstverlening o.a. voor LL2, Voila, Groene beleving, Sportorganisatie. (verhuizing en samenwerking!!)
Spelregels ontwikkelen voor IT dienstverlening aan derden. Hoeveel berekenen we per werkplek en per aansluiting.
16 Aansluiten ondernemersplein Aansluiten op de landelijke voorziening voor ondernemersplein en het inrichten van gebruik voor de gemeente Leusden.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 60
3.7 Ontwikkelpunten bedrijfsinrichting (3/3)
Ontwikkeling Toelichting
17 Advies en besluitvorming gebruik en toepassing Social Media
Advisering en besluitvormingstraject om het gebruik en toepassing van Social Media zoals Twitter en Facebook voor Leusden mogelijk te maken. Hoe ver willen we gaan met social media? Willen we daar formatie uitbreiding voor?
18 App Buiten Beter Onderzoek naar mogelijkheden gebruik App Buiten Beter of mogelijke alternatieven. Aansluiting op zaaksysteem meenemen. Gaan we werken met een app waarbij de burger stortingen kan doorgeven? Stoeptegels, bomen, lantaarnpalen etc.
19 E-herkenning De burgers kunnen inloggen op de website met DigiD, voor bedrijven moeten we toegang via eHerkenning (DigiD voor bedrijven) mogelijk maken.
20 Antwoord voor bedrijven/dienstenwet Gemeenten zetten AvB in voor hun dienstverlening aan bedrijven. Gemeenten vullen de bibliotheek van het platform van AvB met alle transacties die de ondernemer bij de overheid kan doen en nemen daarbij de (open) het college Standaardisatie zijn vastgesteld in acht.
21 Elektronisch Ondernemingsdossier (EOD) Een digitaal kantoor waarmee de ondernemer zijn bedrijfsinformatie deelt met de overheid
22 eIDAS Herkenning elektronische identiteit van burgers uit andere lidstaten
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.7 Verdeling verbeterpunten over
bedrijfsfuncties
61
Bedrijfsinformatie & Interne Services (oranje)
Directie (goud)
Beleid (grijs)
Beheer & Advies (groen)
Toezicht & Uitvoering (paars)
Uitvoering is uitbesteed
Advies & Ontwikkeling (blauw)
KCC (rood)
17 3
4
6
1 5
7
8
9
11
12
13
14
18 10
1
8 12
5
14
9
13
3
2 15
4 7
11
3 17
17
18
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 62
3.7 Verbeterpunten bedrijfsinrichting (1/2)
Verbetering Toelichting
1 Visie: dienstverlening en bedrijfsvoering: concreter, richtinggevend en toepasbaar
Concreter maken van de visie. Wat betekent bijv. "zelfredzaamheid burgers en bedrijven vergroten" voor de feitelijke dienstverlening? Hoe ziet dat er precies uit?
2 Voortdurende bezuiniging, meer met steeds minder
Als je steeds minder formatie hebt wordt je kwetsbaar. Efficiency opbouwen kost tijd. Die heb je niet als de medewerkers al weg zijn.
3 Spelregels onderling afspreken gerelateerd aan informatievoorziening
Spelregels ook duidelijk maken in de organisatie en de organisatie helpen om deze ook toe te passen
4 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden besluitvormingsprocessen (o.a. Kernteam iBup)
Onduidelijkheid van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Verscherping door het delegeren van bepaalde taken aan het Kernteam. O.a. beslissen over aanschaf software.
5 Voortdurende verandering in organisatie structuur
Momenteel wordt er nog gesleuteld aan de organisatiestructuur. Als het eenmaal is vastgesteld dan voorlopig niet meer veranderen. Impact op de inrichting van de applicaties en autorisaties etc.
6 Standaardisering en borging werkwijze in de organisatie
Duidelijke handleidingen voor iedereen en zorgen dat ze gevolgd worden. Voorbeeld is de wijze waarop zaakgericht werken moet worden toegepast en hoe de systemen hierbij gebruikt moet worden
7 Zicht op informatielandschap Overzicht op alle applicaties, koppelingen, gegevensuitwisseling etc.
8 Zorgen voor ontwikkelplan i-organisatie Verbeteren van de structuur, processen, TVB in de i-organisatie en het minimaliseren van het aantal eenpitters.
9 Zorg voor voldoende informatiemanagement deskundigheid (Informatiemanager)
Het informatielandschap van de gemeente is complex en vraagt inzicht en overzicht vanuit de rol van een informatiemanager.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 63
3.7 Verbeterpunten bedrijfsinrichting (2/2)
Verbetering Toelichting
10 Zorgen voor organisatiebreed leveranciersmanagement (contractmanagement, SLA's, TVB)
Regels met betrekking tot de leveranciers waar we in principe zaken mee doen. Niet allerlei pretpakketjes in huis halen, maar vooraf duidelijk stellen wat we willen en centraal afspraken met de leveranciers over de contracten .
11 Proces van applicatiebeheer Het proces zal duidelijk vastgelegd moeten worden. Wanneer testen, wanneer in productie, hoe snel plaatsen? Etc.
12 Afspraken aanschaf hard en software (beleid en spelregels)
Nieuw aan te schaffen hard en software moet passen binnen de uitgangspunten en architectuurprincipes van de gemeente
13 Opstellen en implementeren werkplekbeleid
Behoefte aan het actualiseren van het werkplekbeleid en het actueel definiëren van de regels rondom het werkplekbeleid. Verwerken van de consequenties van de iPad t.o.v. het werkplekbeleid
14 WABO processen aansluiten op zaakgericht werken
Inrichten van de WABO processen en aansluiten op zaakgericht werken. Gebruik maken van koppelingen Squit, Exxellence Suite en OLO
15 Versnippering samenwerking gemeenten Er zijn veel samenwerkingsverbanden met veel verschillende partners, daar komt er nu weer eentje bij. Ontbreken van een helder overzicht en sturing op al deze samenwerkingsverbanden en bijbehorende koppelingen
16 Grip houden op taken die zijn uitbesteed Sturen op hoofdlijnen of op zaakniveau?
17 Implementatie Informatie veiligheidsbeleid (BIG) (incl. bijbehorende formatie)
Informatieveiligheid moet aan de landelijke baseline (BIG) gaan voldoen. Dit vergt (extra) capaciteit
18
Implementeren projectmatig werken (fasering, leveranciersmanagement, financiën) gericht op i-gerelateerde projecten
Projectmatig werken wordt onvoldoende uitgevoerd. Methode is aanwezig, maar wordt niet gebruikt.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinformatie & Interne Services (oranje)
Directie (goud)
Beleid (grijs)
Beheer & Advies (groen)
Toezicht & Uitvoering (paars)
Advies & Ontwikkeling (blauw)
KCC (rood)
Uitvoering is uitbesteed
3.8 Verdeling actiepunten over bedrijfsfuncties
64
1
3
4
2
5
9
13
17
6
10
14
18
7
11
15
19
8
12
16
20 21
22
23
24
25
26
27
28
29 30
33
32
31
34
35
36
37
40
39
38
41
42
44 43
24
45 46
47
48
49
50 51
52
53
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 65
3.8 Ontwikkel-, verbeter- en actiepunten
Individuele producten / dienstenaanbod gemeente
Producten / diensten ketenpartijen
Generiek Zelfredzame
burger en bedrijf
Digitaal minder handige burger
ondernemers en MKB
Collectieve producten / diensten aanbod
Doelgroepen
Website
Balie
Telefoon
Balie/Locatie
Website
Telefoon Kanalen (voorkeur)
Aanbod
1 2 3
Post
Grote ondernemers/ Maatschappelijke
instellingen
4 5
Inwoners en bedrijven
Website
Bijeenkomsten
Telefoon
Website
Balie/Locatie
Telefoon
Post
Post
7
11
12 13
16
19 21 20
1 14
6
17
20 44
22
Website
Balie
Telefoon
Post
Email/soc.media
18
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
3.8 Samenwerkingsverbanden
2
1
15
27 37
38
66
1 Standaard afstemmen met andere gemeenten uit de samenwerking
2 Procesbeschrijving i-strategie en ontwikkeling
15 Opstellen strategische beleidsnotitie IT dienstverlening voor externe organisaties
27 Opstellen informatiearchitectuur Leusden
37 Actualiseren van het overzicht van de samenwerkingsverbanden en koppelingen.
38 Adviesnotitie over de complexiteit op het gebied van IT bij de ontwikkeling van deze samenwerkingen
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 67
3.8 Actiepunten bedrijfsinrichting (1/4)
Actiepunt Focus Ontwikkel Verbeter
1 Standaard afstemmen met andere gemeenten uit de samenwerking F:9 O:1
2 Procesbeschrijving i-strategie en ontwikkeling F:6 O:2
3 Vullen en onderhouden softwarecatalogus en opnemen in het applicatiebeheerproces
F:6 O:3
4 Opstellen plan doorontwikkeling informatievoorziening sociaal domein F:10 O:4
5 Opstellen plan invoering omgevingswet F:11 O:5
6 Aansluiting op de landelijke voorziening samenwerkende catalogi. Controle op aansluiting vanuit project website
F:5 O:6
7 Implementeren zaakgericht werken in Exxellence suite en in de organisatie F:1 O:7
8 Opstellen van een eenvoudige procedure voor wijzigings-en incidentbeheer en onderzoek naar eenvoudige ondersteunende tooling.
F:6 O:8
9 Opstellen documenten- en archiefbeleid gerelateerd aan zaaksysteem en DMS F:1 O:9
10 Inrichten van processen voor interne triggers (termijn bewakingen) F:1,3 O:10
11 Digitaliseren formulieren en implementeren bijbehorende backend processen (aansluiten op vakspecifieke applicaties via exxellence suite): - Aangifte overlijden - Aangifte geboorte - Melding aangifte huwelijk/partnerschap - Gehandicaptenparkeerplaats - Leerlingenvervoer
F:1,4 O:11
12 Implementeren van een nieuwe website op basis van de methodiek "Toptaken" F:12 O:12
13 Realisatie koppeling Mijn Overheid (incl. Berichtenbox) F:4 O:13
14 Proces inrichten om de datalekken te kunnen melden F:6,7 O:14
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 68
3.8 Actiepunten bedrijfsinrichting (2/4)
Actiepunt Focus Ontwikkel Verbeter
15 Opstellen strategische beleidsnotitie IT dienstverlening voor externe organisaties
F:6 O:15
16 Onderzoek naar gebruik en mogelijkheden bij aansluiten op ondernemersplein en feitelijk aansluiten op ondernemersplein
F:4 O:16
17 Voorstel schrijven voor omgang met social media i.s.m. communicatie F:4 O:17
18 Voorstel voor meldingen openbare ruimte via website of app (incl. consequenties gebruik app en wel/niet aansluiten op het zaaksysteem)
F:1,4 O:18
19 Implementeren e-Herkenning F:4 O:19
20 In een bedrijfsplan uitwerken van de visie op dienstverlening en bedrijfsvoering in een concreet uitvoerbaar plan met duidelijkheid in keuzes en doelen die behaald moeten worden. SMART definiëren!
F:1,2,3,4,9,10,11
V:1
21 Notitie schrijven waarin de consequenties van de bezuinigingen in combinatie met inhuur (capaciteit en kennis verloop)
F:6 V:2
22 Communicatie TVB en implementeren van de TVB F:6 V:3
23 Delegatie van TVB naar het kernteam iBUP F:6 V:4
24 Notitie over effecten van de organisatiewijzigingen in de ICT Vaststelling en handhaving organisatiestructuur
F:6 V:5
25 Handleidingen die er zijn ontsluiten via het intranet. F:6 V:6
26 Heldere instructies schrijven voor de wijze van werken binnen Leusden. Initieel starten met zaakgericht werken
F:1,6 V:6
27 Opstellen informatiearchitectuur Leusden F:6 V:7
28 Opstellen ontwikkelplan i-organisatie F:6 V:8
29 Aanstellen van een deskundige informatiemanager F:6 V:9
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 69
3.8 Actiepunten bedrijfsinrichting (3/4)
Actiepunt Focus Ontwikkel Verbeter
30 Opstellen PvA leveranciersmanagement F:6 V:10
31 Overzicht opstellen van alle I-leveranciers van de gemeente (incl. contactpersonen binnen gemeente)
F:6 V:10
32 Bijwerken vervangingsplan en invoer van contractbewaking F:6 V:10
33 Beschrijven aanpak applicatiebeheer (mogelijk actualiseren en aanvullen) F:6 V:11
34 Beschrijven van de procedure en de spelregels aanschaf hard en software (mogelijk actualiseren en aanvullen)
F:6 V:12
35 Opstellen en implementeren werkplekbeleid F:6,8 V:13
36 Implementeren van WABO processen i.r.t. het zaaksysteem F:1,3 V:14
37 Actualiseren van het overzicht van de samenwerkingsverbanden en koppelingen.
F:9 V:15
38 Adviesnotitie over de complexiteit op het gebied van IT bij de ontwikkeling van deze samenwerkingen
F:6,9 V:15
39 Opstellen van uitbestedingsbeleid met spelregels voor aansluiting op interne systemen (zaaksysteem, DMS, basisregistraties, etc.)
F:6 V:16
40 Opstellen informatieveiligheidsbeleidsplan F:7 V:17
41 Uitbreiding van formatie CISO F:7 V:17
42 Actualiseren en concreet maken van een projectmatige manier van werken voor i-gerelateerde projecten
F:5 V:18
43 Aansluiten op Antwoord voor bedrijven F:4 O:20
44 Notitie en aanpak aansluiting op Elektronisch Ondernemersdossier F:4 O:21
45 Aansluiten op eID van de EU (herkenning elektronische identiteit van burgers uit andere lidstaten)
F:1,4 O:22
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 70
3.8 Actiepunten bedrijfsinrichting (4/4)
Actiepunt Focus Ontw. Verb.
46 Formuleer beleidsuitgangspunten omtrent privacy
47 Bepaal aan de hand van triage op welke momenten in het werkproces een afweging
wordt gemaakt over de routering van een casus waardoor gegevensverwerking
plaatsvindt
48 Voer aan de hand van de triagemomenten een informatieanalyse uit op het werkproces
49 Stel een handreiking op voor de professional en bespreek deze met de betrokken
professionals, bijvoorbeeld in een training
50 Richt de governance intern in (bepaal rollen en verantwoordelijkheden binnen de
gemeente)
51 Richt de governance extern in (maak afspraken met aanbieders rondom privacy, bepaal
wat de verantwoordelijkheid is van de gemeente bij uitbesteding van taken etc.)
52 Breng de hoofdclusters waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden in kaart.
(Burgerzaken (identiteit en BRP), Sociaal Domein (Wmo, Jeugdwet, Participatiewet en
aanpalende gebieden), Vergunningen, Intern beheer en personeel)
53 Zorg dat per cluster op gestructureerde wijze inzichtelijk is: – Welke taken daar worden uitgevoerd en onder wiens verantwoordelijkheid
– Welke (categorieën van persoons)gegevens er verwerkt worden
– Wat het doel is van de verwerking
– Hoe in de werkprocessen geborgd is dat uitsluitend noodzakelijke gegevens verwerkt
worden
– Welke verwerkingsgrondslag er is
– Hoe lang de (persoons)gegevens bewaard worden (waar mogelijk)
– Met wie de gegevens worden gedeeld
– Wie de verantwoordelijke is voor (het beschermen van) de gegevens
– Welke bewerkersovereenkomsten gesloten zijn met andere betrokken partijen
Gebruik hiervoor de volgende instrumenten: PIA en SD, BIG (ledenbrief VNG 19/10/15)
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 71
4. Informatievoorziening
1. Uitgangspunten informatievoorziening
2016-2019
2. Architectuurprincipes
3. Applicatielandschap en overzicht (kern)
applicaties
4. Zaakgericht werken
5. Applicatiearchitectuur Exxellence Suite
6. Gegevens
7. Ontwikkel- en verbeterpunten
8. Actiepunten
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 72
4.1 Uitgangspunten informatievoorziening 2016-2019
Nr Uitgangs- of focuspunten
1 Inrichten zaaksysteem
2 Processen implementeren en gebruik maken van zaaksysteem
3 Verseon vervangen door Exxellence(Alfresco)
4 Zicht op informatie landschap (architectuur)
5 Hergebruik van gegevens (basis- en kernregistraties)
6 Realiseren van relevante koppelingen tussen systemen en mogelijk met
derden tbv. decentralisaties en omgevingswet
7 Ontsluiting stuurinformatie
8 Toegankelijkheid/delen van informatie
9 Complexiteitsreductie (applicatie rationalisatie)
10 Samenwerkingsplatform (document sharing)
11 Onderzoek naar mogelijkheden voor gebruik Open Data
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 73
4.2 Architectuurprincipes informatievoorziening (1/2)
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
IA1 Eenmalig vastleggen, meervoudig gebruiken. Onze gemeente beschikt over voorzieningen zodat ze burgers,
bedrijven en instellingen niet om gegevens vraagt die binnen het
overheidsdomein al bekend zijn.
IA2 We passen de landelijk vastgestelde gemeentelijke
en landelijke standaarden voor basisgegevens toe
en voor uitwisseling van gegevens.
Standaarden zoals RSGB, RGBZ, NEN 3610 en ten behoeve van
berichtenverkeer geldt StUF als standaard voor de
berichtenuitwisseling
IA3 Een zaakdossier bevat alle relevante zaken
documenten en gegevens.
Gegevens en documenten die van belang zijn voor de afhandeling van
een zaak worden ontsloten via het zaakdossier. Dit is ook van
toepassing op gegevens en documenten van derde partijen.
IA4 De kwaliteit van basis- en kerngegevens is
gegarandeerd
Onze gemeente weet van elk geregistreerd gegeven wat de herkomst
en kwaliteitsborging is. Bij gegevens met meerdere bronhouders wordt
één authentieke (landelijke) afslag gebruikt met daarin een kopie van
de gegevens.
IA5 De gemeente blijft altijd eigenaar en verantwoordelijk
voor de gegevens.
De gemeente blijft altijd eigenaar en verantwoordelijk voor de gegevens
ook als de applicatie via een SAAS oplossing is uitbesteedt. Voor
SAAS oplossingen zal voldaan moeten worden aan de eisen die
gesteld worden in het uitbestedings- en cloudbeleid (in wording)
IA6 De gemeente regelt haar berichtenverkeer op basis
van een zaaksysteem en datadistributiesysteem
De routering en verwerking (incl. transformatie) van gegevensberichten
(in het kader van basisregistraties) wordt verzorgd door het
datadistributiesysteem voor zowel de interne als externe
berichtenuitwisseling.
Het zaaksysteem verzorgt de zaakroutering in de keten en de
distributie richting zakenmagazijn.
IA7 De gemeente ontwikkelt haar applicatielandschap
conform haar streefmodel op basis van integratie
van applicaties.
De gemeente gebruikt de GEMMA landschap als standaard om
applicaties in te richten en hanteert daarin het principe van integratie
gebaseerd op Service Oriented Architecture. Daarbij wordt gebruik
gemaakt van de landelijke voorzieningen voor E-overheid.
IA8 De gemeente werkt met generieke voorzieningen als
centrale spil in het uitwisselen van informatie.
Onder generieke voorzieningen verstaat de gemeente o. a. het
zaaksysteem, de gemeentelijke service bus, het
documentmanagement systeem en de gegevensmakelaar. Generieke
voorzieningen worden o. a. ingezet voor interne communicatie tussen
front- en backoffice, en externe communicatie met ketenpartners via
regionale en landelijke voorzieningen.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 74
4.2 Architectuurprincipes informatievoorziening (2/2)
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
IA9 Functionaliteit wordt maar één keer
geïmplementeerd.
Elke applicatie voert een specifieke, liefst unieke taak uit en is
beschikbaar voor alle bedrijfsprocessen die deze ondersteuning nodig
hebben.
IA10 De gemeente kiest voor de landelijke standaarden
en richtlijnen bij de implementatie van
informatiesystemen.
Het wiel wordt niet opnieuw uitgevonden door adoptie van bestaande
normen, codes, praktijkrichtlijnen, rijksprogramma´s, aanwijzingen
vanuit kabinetsbeleid en best practices waar van toepassing.
Applicaties moeten hier dan ook aan voldoen.
IA11 We werken alleen met toekomstvaste applicaties,
‘proven-technologie’ waarbij we zoveel mogelijk
gebruik maken van standaard software.
We ontwikkelen zelf geen software en implementeren geen maatwerk.
IA12 Ontwikkelingen binnen het applicatielandschap
worden altijd in samenhang met hun omgeving
opgepakt.
Gezien de verschillende koppelvlakken in ons applicatielandschap is
het benoemen en inzichtelijk maken van afhankelijkheden tussen
applicaties een vereiste om ontwikkelingen op een verantwoorde
manier uit te voeren.
IA13 Complexiteitsreductie is het uitgangspunt voor
inrichting van het applicatielandschap en voor het
implementeren van maatregelen o.a. voor
informatieveiligheid
Complexiteitsreductie zorgt voor vereenvoudiging en overzicht in het
applicatielandschap en o.a. op de grote hoeveelheid koppelingen.
Complexiteit heeft uiteindelijk altijd een nadelige invloed op de
effectiviteit van een maatregel en op de inspanning die nodig is voor de
realisatie en het beheer ervan. Daarom dient te allen tijde te worden
gestreefd naar maximale complexiteitsreductie.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinformatie & Interne Services (oranje)
Directie (goud)
Beleid (grijs)
Beheer & Advies (groen)
Toezicht & Uitvoering (paars)
Advies & Ontwikkeling (blauw)
KCC (rood)
Uitvoering is uitbesteed
4.3 Applicatielandschap op het bedrijfsfunctiemodel
voor gemeenten
75
Verseon
Exxellence Suite
* Key2Datadistributie
* Key2GBAv
* Key2VOA
* Key2BAG
* Key2BerichtenModule
Key2Burgerzaken
Key2Jongerenm.
Key2Financien
Squit XO
Smart Documents
CMS tbv website +intranet
(nog onbekend)
Afas
GBI
DG Dialog
AutoCAD
Cognos
Cognos
Cognos
MDU
MDU
Cognos
MDU
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.3 Overzicht (kern) applicaties en status (1/2)
76
# (Kern) Applicatie Omschrijving functie applicatie Status
1 Exxellence Suite Bundeling van oplossingen t.b.v. digitale dienstverlening (eLoket,
KCS, Zaaksysteem, postkamer, e-Formulieren)
Uitbreiding functionaliteit
2 Verseon Document Management Systeem (DMS). In deze applicatie worden
ingekomen zaken, initiatief uitgaande zaken en interne zaken
geregistreerd incl. bijbehorende documenten.
Wordt uitgefaseerd
3 Squit XO Applicatie welke wordt gebruikt bij de uitvoering van de Wabo Koppelen met zaaksysteem en mogelijke
aanpassingen voor omgevingswet
4 Key2Financien Informatiesysteem voor financieel management en
projectbeheersing
Binnen BLNP keuze voor dit systeem met één
database voor 4 gemeenten
5 Key2Jongerenmonitor Applicatie voor de registratie en het volgen van jongeren in het
kader van de Leerplicht.
Geen bijzonderheden
6 Key2Burgerzaken Key2Burgerzaken ondersteunt de processen voor onder meer de
BRP, Burgerlijke Stand, reisdocumenten, rijbewijzen, Verklaring
Omtrent het Gedrag en verkiezingen.
Op korte termijn wordt er een koppeling
Key2burgerzaken/Exxellence (zaakstatus)
gerealiseerd. Opdracht is ondertekend
Op lange termijn een (financieel) knelpunt).
Key2BZ worden vervangen dan wel geüpgraded voor
de nieuwe burgerzakenmodules.
7 Key2GBAV Applicatie waarmee de GBAV kan worden geraadpleegd. Geen bijzonderheden
8 Key2VOA Verzend en Ontvangststation voor afnemers van het GBA netwerk Geen bijzonderheden
9 Key2Datadistributie Key2Datadistributie verzorgt de uitwisseling van basisgegevens
tussen de basisregistraties en (proces)applicaties.
Onderzoek gevolgen koppeling NHR en mogelijk
andere basisregistraties
10 Key2BAG Beheer applicatie t.b.v. Basisregistratie Adressen en Gebouwen
(BAG)
Geen bijzonderheden
12 Key2BerichtenModule Applicatie t.b.v. binnengemeentelijk berichtenverkeer
(Key2datadistributie en hierop aangesloten applicaties)
Geen bijzonderheden
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.3 Overzicht (kern) applicaties en status (2/2)
77
# (Kern) Applicatie Omschrijving functie applicatie Status
13 Smart Documents Applicatie t.b.v. documentcreatie (sjabloon generator) Geen bijzonderheden
14 MDU Module Documenten Uitvoer. Tekst Data integratie (TDI) t.b.v.
Centric applicaties
Geen bijzonderheden
15 Cognos Tool waarmee informatie uit een bron/database kan worden
opgehaald tbv (management)info.
Geen bijzonderheden
16 YouForce YouForce(Raet) is een personeelsinformatie intranet waarmee je
makkelijk informatie deelt. Medewerkers kunnen er daarnaast
acties starten en mutaties invoeren.
Binnen BLNP één e-HRM-pakket
17 CMS (internet + intranet) Een content-beheersysteem of content management systeem is
een softwaretoepassing, meestal een webapplicatie, die het
mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische
kennis, documenten en gegevens op internet kunnen publiceren
(contentmanagement).
Momenteel nog onbekend (huidige CMS wordt
vervangen)
18 AutoCAD Digitaal tekenpakket Geen bijzonderheden
19 GBI Informatiesysteem beheer openbare ruimte Opdracht uitgezet voor vernieuwing (update van
huidige pakket). Hosting door Antea Group en
Barneveld
20 DG Dialog Beheersoftware BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) Operationeel en in Barneveld geïnstalleerd. Voor 1-1-
2017 BGT hierin volledig geïmplementeerd.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.4 Zaakgericht werken
78
Zaakgericht werken gaat ervan uit dat alle informatie over de behandeling van een zaak
aan die zaak gekoppeld is en voor alle betrokkenen toegankelijk is.
Burgers en bedrijven kunnen de afhandeling van zaken (door de eigen gemeente of
door een samenwerkingspartner) eenvoudiger en beter volgen, bijvoorbeeld via
MijnOverheid. Dit verbetert de dienstverlening en verhoogt de efficiëntie.
De gemeente kan de kwaliteit en doorlooptijd van processen beter bewaken.
Het is belangrijk om te beseffen dat zaakgericht werken niet geregeld is met de
overstap naar een ICT-systeem. Het gaat bovenal om de processen in de organisatie
en in de keten. Daarin zit de verandering van werken. Zaakgericht werken, betekent
voor vele een andere manier van denken en werken in de organisatie.
Gemeentebreed inzetten van een generiek zaakinformatiesysteem betekent keuzes
maken over de wijze van aansluiten en mogelijk het aanpassen van systemen om
aansluiting mogelijk te maken.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.4 Zaakgericht Werken volgens KING/VNG
Uitgangspunten voor zaakgericht werken zijn volgens KING/VNG:
• Verschillende producten/diensten volgen een soort gelijk hoofdproces
• Integraal klant-tot-klant-proces
• Besturen en bewaken op doorlooptijden, kwaliteit en bottlenecks
• Mogelijkheden voor standaardisatie
• Inzicht in alle “zaken” van een klant
• Mogelijkheid tot opvragen tussentijdse status van de voortgang door de klant via welk
kanaal dan ook
KING levert hiervoor architectuurprincipes, het concept zaak gericht werken (incl.
standaard zaakstappen), zaaktypecatalogus, standaarden voor koppelingen tussen
verschillende informatiesystemen (StUF). Hierdoor zijn er landelijke afspraken over de
wijze waarop je zaakgericht werken implementeert, waardoor leveranciers ook gericht op
dit concept hun applicaties aanbieden en koppelingen realiseren. De koppelingen worden
daarnaast getest door KING op het StUF testplatform.
79
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.4 MidOffice Architectuur als basis voor Zaakgericht Werken
80
De midoffice staat voor dat deel van de gemeentelijke informatievoorziening dat bestaat uit:
a. de elektronische verbindingsfunctie voor het in- en extern koppelen van systemen;
b. de generieke informatiefuncties die een gemeente organisatiebreed nodig heeft.
Met die generieke organisatiebrede functies vervang je vergelijkbare maar versnipperde systeemfuncties in de
sectorale afdelingen (geen afzonderlijke zaakbeheermodules of bijvoorbeeld documentbeheer en
klantcontactenbeheer in sectorale applicaties), ontsluit je de gegevens van die afdelingen naar de hele
organisatie en verbindt je hetgeen in de afdelingen gebeurt met de dienstverleningsfuncties in de frontoffice.
De generieke informatiefuncties in de midoffice, die volgens de gedachte achter het midoffice-concept voor de
gehele organisatie beschikbaar moeten zijn, zijn:
1. Klantcontactenbeheer (registreren van de (inhoud van) klantcontacten).
2. Zakenbeheer (registreren, beheren, besturen en bewaken zaak).
3. Beheer documentaire informatie (onder andere document- en dossierbeheer).
4. Ontsluiting basisgegevens (regelt de organisatiebrede beschikbaarheid van basisgegevens).
Van Naar
80
Frontoffice Backoffice Frontoffice Backoffice Midoffice
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.4. Applicatiearchitectuur - soll
81
Zaaksysteem
Relatiebeheer
Klant Contact
Systeem
Werkproces
Gegevensmagazijn DMS
RMA
Backoffice applicatie
Basisregistraties
Datadistributie
Kantoor-
automatisering
Document
generatie
StUF-DCR
StUF-ZKN
StUF-BG
StUF-ZKN/
DMS
StUF-ZKN/DMS
Digikoppeling
ZaakinformatieWebservices
StUF-BG
Applicatiearchitectuur
Zaakgericht Werken
----
Generieke
inrichting
Klant
contact
StUF-EF
Landelijke
Informatie
Portalen
Mijn Overheid
Mijn Overheid
voor bedrijven
Overheids
Loketten
Overige
Landelijke
Voorzieningen
Landelijke voorzieningen
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
MDU
Backoffice applicatie
Backoffice applicatie
Backoffice applicatie
Key2Burgerzaken
ZAAKSYSTEEM
ZAKENMAGAZIJN PROCESSEN
KCS
I CREATOR
DIG. LOKET
Landelijke voorzieningen
OLO
DG Dialog(BGT)
Key2DDS
Basisregistraties
SmartDocs
4.4 Applicatiearchitectuur – ist Samenwerkingen: meerdere FO’s en zaaksystemen
83
Zaaksysteem
Relatiebeheer
Klant Contact
Systeem
Werkproces
Gegevensmagazijn DMS
RMA
Backoffice applicatie
Basisregistraties
Datadistributie
Kantoor-
automatisering
Document
generatie
StUF-DCR
StUF-ZKN
StUF-BG
StUF-ZKN/
DMS
StUF-ZKN/DMS
Digikoppeling
ZaakinformatieWebservices
StUF-BG
Applicatiearchitectuur
Zaakgericht Werken
----
Generieke
inrichting
Klant
contact
StUF-EF
Landelijke
Informatie
Portalen
Mijn Overheid
Mijn Overheid
voor bedrijven
Overheids
Loketten
Overige
Landelijke
Voorzieningen
Landelijke voorzieningen
Zaaksysteem
Relatiebeheer
Klant Contact
Systeem
Werkproces
Gegevensmagazijn DMS
RMA
Backoffice applicatie
Basisregistraties
Datadistributie
Kantoor-
automatisering
Document
generatie
StUF-DCR
StUF-ZKN
StUF-BG
StUF-ZKN/
DMS
StUF-ZKN/DMS
Digikoppeling
ZaakinformatieWebservices
StUF-BG
Applicatiearchitectuur
Zaakgericht Werken
----
Generieke
inrichting
Klant
contact
StUF-EF
Landelijke
Informatie
Portalen
Mijn Overheid
Mijn Overheid
voor bedrijven
Overheids
Loketten
Overige
Landelijke
Voorzieningen
Landelijke voorzieningen
Zaaksysteem
Relatiebeheer
Klant Contact
Systeem
Werkproces
Gegevensmagazijn DMS
RMA
Backoffice applicatie
Basisregistraties
Datadistributie
Kantoor-
automatisering
Document
generatie
StUF-DCR
StUF-ZKN
StUF-BG
StUF-ZKN/
DMS
StUF-ZKN/DMS
Digikoppeling
ZaakinformatieWebservices
StUF-BG
Applicatiearchitectuur
Zaakgericht Werken
----
Generieke
inrichting
Klant
contact
StUF-EF
Landelijke
Informatie
Portalen
Mijn Overheid
Mijn Overheid
voor bedrijven
Overheids
Loketten
Overige
Landelijke
Voorzieningen
Landelijke voorzieningen
Logo’s toevoegen
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.4 Verschillende zaaktypen en bijbehorende processen:
Dik / Dun / Duk zaaktypen
84
Het zaaksysteem ondersteunt het inrichten van verschillende
zaaktypen:
Een ‘dun’ zaaktype is een zaaktype waarbij de registratie in het
zaaksysteem plaatsvindt, maar de afhandeling in een ander systeem
wordt gedaan. Om in het zaaksysteem dan toch de voortgang van de
behandeling van de zaak te kunnen zien, wordt een koppeling gelegd
tussen het zaaksysteem en het systeem waarin de zaak wordt
afgehandeld (backoffice systeem). Zo kunnen de medewerkers in het
KCC wel de meest belangrijke informatie van de zaak zien, zodat ze
zelf hierover de vragen direct kunnen beantwoorden. Voorbeelden zijn
‘uittreksel GBA’ of ‘binnen- en intergemeentelijke verhuizing’.
Een ‘dik’ zaaktype is een zaaktype waarvan registratie, bewaking en
afhandeling volledig in het zaaksysteem plaatsvindt. Voorbeelden zijn
‘algemeen bezwaarschrift’, ‘melding openbare ruimte’ of ‘verloren en
gevonden voorwerpen’.
Een ‘duk’ zaaktype tenslotte is een zaaktype waarbij de afhandeling
deels in de backoffice en deels in het zaaksysteem plaatsvindt. Een
voorbeeld is ‘WOZ-bezwaar’.
Zaaksysteem Backoffice applicatie
WerkprocesWerkproces
Zaaksysteem Backoffice applicatie
WerkprocesOrkestratie
Werkproces
Zaaksysteem
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Gemeente Leusden streeft naar het gebruik van:
• standaard koppelvlakken
• standaard uitwisselingsformaten
• standaard services (uitwisselingsprotocollen)
Leusden hanteert in principe de nieuwste versie van StUF, maar ondersteunt ook beperkt achterlopende versie. Bij aanbestedingen worden offertes van leveranciers getoetst op het gebruik van deze standaarden.
4.4 Gestandaardiseerde koppelingen & berichtenverkeer
85
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.5 Applicatiearchitectuur Exxellence Suite
86
Burgers
Bedrijven
Medewerkers
Kanalen
Website
Telefoon
Balie
Post
Fax
FrontOffice
Klant Contact Systeem
Portalen
Digitaal Loket
Zaak Portaal
Ken
nis
Ban
k
PD
C
eFo
rmu
liere
n
eCre
ato
r
Po
stK
amer
MidOffice
Ko
pp
elvl
akke
n
K
op
pel
vlak
ken
do
mei
n
spec
ifie
ke b
acko
ffic
e
Ko
pp
elvl
akke
n la
nd
elijk
e vo
orz
ien
inge
n
Zaak
-DM
S ko
pp
elin
g
Zaak
Syst
eem
Ber
ich
ten
bro
ker
Geg
even
s m
agaz
ijn
Zaak
Typ
e C
atal
ogu
s Za
ken
M
agaz
ijn
Exxellence MidOffice
DM
S
Alf
resc
o
BackOffice
Bas
isre
gist
rati
es
Lan
del
ijke
Vo
orz
ien
inge
n
Bu
rger
zake
n
BA
G
Dat
aDis
trib
uti
e
BR
P
Dig
iKo
pp
elin
g
Mijn
Ove
rhei
d
Lop
end
e Za
ken
Dig
iD
eHer
ken
nin
g
Om
gevi
ngs
Lo
ket
On
line
…
…
NH
R
Mijn
Ove
rhei
d
Ber
ich
ten
bo
x
Sam
enw
erke
nd
e C
atal
ogi
Beheer portaal
Do
mei
nsp
ecif
iek
bac
koff
ice
…
…
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.5 Exxellence agenda/projecten
Onderwerp Toelichting
1 rechten/autorisaties Rechten en autorisaties worden ingeregeld op zaaktypen en de rol van de gebruiker.
2 Implementatie postkamer De module maakt het mogelijk om ingekomen poststukken (en email) te registreren in het zaaksysteem.
3 DMS functionaliteit In Exxellence werken we zaakgericht. In Exxellence is het noodzaak om zaaktypen (inclusief werkprocessen) in te richten.
Documenten worden in Exxelllence opgeslagen in backend Alfresco. Per zaaktype wordt metadata meegegeven.
4 Digikoppeling Aanschaf en aansluiten van Digikoppeling i.r.t. Exxellence Suite. De “adapter” bestaat uit een set koppelvlakstandaarden. Deze
bevatten logistieke afspraken om gegevensuitwisseling tussen ICT systemen gemakkelijk, eenduidig , veilig en betrouwbaar te
laten plaatsvinden. Door het eenmalig plaatsen van de Digikoppeling in de ICT-infrastructuur wordt het mogelijk om eenvoudig
digitaal berichten uit te wisselen tussen overheden en ketenpartners. Tevens dient de Digikoppeling als centrale aansluiting op
landelijke voorzieningen en (toekomstige) basisregistraties.
5 Implementeren eHerkenning eHerkenning regelt de digitale herkenning (authenticatie) en controleert het de digitale bevoegdheid (autorisatie) van personen
die online een dienst willen afnemen. De gemeente kan digitaal diensten aanbieden waarbij gebruik wordt gemaakt van
eHerkenning. Voorbeeld is het (digitale) product aangifte bij overlijden.
6 Aansluiten op “Mijn Overheid”.
MijnOverheid biedt de burger toegang tot post (Berichtenbox), Persoonlijke gegevens en Lopende Zaken bij steeds meer
overheidsdiensten, zoals de Belastingdienst, Kadaster, RDW, SVB, UWV en gemeenten.
7 Aansluiting OLO Van alle aanvragen die worden gedaan in het omgevingsloket willen we de status kunnen inzien m.b.v. Exxellence.
8 Basis op orde/hergebruik
gegevens
Om de dienstverlening aan burgers en ondernemers sneller, beter en efficienter te maken is het van belang dat de
gemeentelijke informatievoorziening op orde is. Eenmaal vastgelegde gegevens kunnen (mits actueel) worden hergebruikt. De
kwaliteit en betrouwbaarheid van gegevens dient te worden bewaakt.
9 Aansluiting NHR Realiseren koppeling NHR ten behoeve uitbreiding diensten aan bedrijven (digitaal aanvragen van producten via eHerkenning).
11 e-Formullieren Digitaliseren formulieren en implementeren bijbehorende backend processen (aansluiten op vakspecifieke applicaties via
exxellence suite). Betreffende tenminste de volgende formulieren:
- Aangifte overlijden
- Aangifte geboorte
- Melding aangifte huwelijk/partnerschap
- Gehandicaptenparkeerplaats
- Leerlingenvervoer
12 Digitale handtekening Implementeren digitale handtekening in zaaksysteem (processen)
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.5 Exxellence agenda geplot op applicatiearchitectuur
Exxellence Suite
73
Burgers
Bedrijven
Medewerkers
Kanalen
Website
Telefoon
Balie
Post
Fax
FrontOffice
Klant
Contact
Systeem
Portalen
Digitaal
Loket
Zaak
Portaal
Ke
nn
isB
an
k
PD
C
eF
orm
ulie
ren
eC
rea
tor
Po
stK
am
er
MidOffice
Ko
pp
elv
lakken
Ko
pp
elv
lakken
do
me
in
sp
ecifie
ke
ba
cko
ffic
e
Ko
pp
elv
lakken
la
nd
elij
ke
vo
orz
ien
ing
en
Za
ak-D
MS
ko
pp
elin
g
Za
akS
yste
em
Berichte
nbro
ker
Ge
ge
ve
ns
ma
ga
zijn
Z
aa
kT
yp
e
Ca
talo
gu
s
Za
ke
n
Ma
ga
zijn
Exxellence MidOffice
DM
S
Alfre
sco
BackOffice
Ba
sis
reg
istr
atie
s
La
nd
elij
ke
Vo
orz
ien
ing
en
Burg
erz
aken
BA
G
Da
taD
istr
ibu
tie
BR
P
Dig
iKo
pp
elin
g
Mijn
Overh
eid
Lopende Z
aken
Dig
iD
eH
erk
ennin
g
Om
gevin
gs L
oket
Onlin
e
…
…
NH
R
Mijn
Overh
eid
Berichte
nbox
Sam
enw
erk
ende
Cata
logi
Beheer portaal
Do
me
insp
ecifie
k
ba
cko
ffic
e
1 2 4
5
6
7
8
…
…
11
9
11
12
10
14
13
3
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 89
4.6 Applicatiearchitectuur Basisregistraties
GBA/BRP
persoonsgegevens
BAG adressen en
details verblijfs-
objecten
Verseon
Key2datadistributie Exxellence
zaaksysteem
Key2Burgerzaken Key2Adressen
/gebouwen Key2VOA Key2Jongeren-
monitor Key2Finance Squit
DG dialog
GBI6
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.6 Gegevens
Algemene informatieobjecten
90
Informatieobject Toelichting (1) Natuurlijk persoon Een persoon ingeschreven in de Basis Registratie Personen (GBA en RNI), woonachtig in de gemeente dan wel elders en van
belang voor de gemeentelijke taakuitoefening
(2) Niet-natuurlijk persoon Een in het handelsregister ingeschreven personen
(3) Organisatie Een bedrijf, instelling of overheidsorganisatie
(4) Adres Een adres is de aanduiding van een bepaalde locatie, doorgaans van een huis, woning, gebouw of faciliteit, op de grond
(5) Gebouw Vrijstaande, overdekte en geheel of gedeeltelijk met wanden omsloten toegankelijke ruimte, die direct of indirect met de grond is
verbonden.
(6) WOZ- object WOZ-object is een gebouwd eigendom dat bestemd is te worden gebruikt met 1 eigenaar en 1 gebruiker
(7) Kadastraal object Kadastraal object (perceel) als onderdeel van de kadastrale kaart
(8) Ruimtelijk object bovengronds
Een ruimtelijk (geografisch) bovengronds object van een bepaald type zonder extra specifieke (administratieve) kenmerken.
Bijv. objecten die onderdeel zijn van de basisregistraties geografie (BRT, BGT, Wijkindeling). In de regel worden de
administratieve kenmerken van de ‘corresponderende’ objecten in proces- of beheersystemen vastgelegd, al dan niet met een
koppeling naar het geografisch object.
(9) Ruimtelijk object ondergronds
Een ruimtelijk (geografisch) ondergrondsobject van een bepaald type zonder extra specifieke (administratieve) kenmerken. Bijv.
objecten die onderdeel zijn van de basisregistraties geografie (kabels en leidingen). In de regel worden de administratieve
kenmerken van de ‘corresponderende’ objecten in proces- of beheersystemen vastgelegd, al dan niet met een koppeling naar
het geografisch object.
(10) Plan Een beschrijving van inrichtingskeuzes en eventueel bijbehorende uit te voeren activiteiten
(11) Verleende vergunning Een afgegeven vergunning waarover door de gemeente een besluit is genomen
(12) Verleende subsidie Een verleende subsidie waarover door de gemeente een besluit is genomen
(13) Ingediend beroep/bezwaar Een beroep/bezwaar gericht op een eerder door de gemeente genomen besluit.
(14) Aanvraag Een officieel verzoek voor de levering van een product of uitvoering van een dienst
(15) Melding Een klacht of melding die door de gemeente moet worden behandeld.
(17) Terugmelding basisregistratie Een melding ‘gerede twijfel’ inzake een basisregistratie afkomstig van een afnemer
(17) Besluit Onder besluit wordt verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke
rechtshandeling
(18) Contact Contactmoment tussen de gemeente en een burger/organisatie dat relevant is voor de bedrijfsvoering
(19) Document Een document is een verzameling gegevens vastgelegd op een gegevensdrager. Dit kan zijn in schriftelijke vorm op papier of
digitaal
(20) Zaak
Samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan de kwaliteit en
doorlooptijd bewaakt moeten worden
(21) Contract Schriftelijk document waarin is vastgelegd de gesloten verbintenis(sen) tussen twee of meerdere partijen
(22) Verplichting Plicht om iets te betalen
(23) Vordering Recht op het uitvoeren van een betaling op grond van een afspraak
(24) Medewerker Individu die werkactiviteiten uitvoert in opdracht van de organisatie
(25) Werk Een set aan activiteiten gebundeld in een programma, project of andere vorm
(26) Rapportage Een rapportage een verslaglegging van een activiteit, gebeurtenis of toestand
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.6 Gegevens
Overzicht basisregistraties
91
Basis-registratie
Omschrijving Bronhouder Afnemer Verwachte invoeringsdatum
Gereed intern
Niet Gereed intern
Gereed extern
Niet Gereed extern
BRP* Basisregistratie Personen Ja Ja Ja
(Deels) RNI* Registratie Niet
Ingezetenen Nee Ja Ja
NHR Handelsregister Nee Ja Ja
BAG Basisregistraties Adressen en Gebouwen (bestaat uit twee basisregistraties)
Ja Ja Ja
BRT Basisregistratie Topografie Nee Ja Ja BRK Basisregistratie Kadaster Nee Ja Ja BRV Basisregistratie Voertuigen
(kentekenregister) Nee Ja Ja
BLAU Basisregistratie lonen, arbeids en uitkeringsverhoudingen
Nee Nee ? Nee
BRI Basisregistratie Inkomen Nee Ja Ja
WOZ Basisregistratie Waarde Onroerende Zaken
Ja Ja Ja
BGT Basisregistratie Grootschalige Topografie (voorheen GBKN)
Ja Nee 01-01-2017 Nee
BRO Basisregistratie Ondergrond (voorheen ook wel DINO)
Ja(Deels) Nee ? Nee Nee
(*) vormen samen de toekomstige basisregistratie personen BRP(01-01-2019)
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.6 Gegevens
Overzicht basisregistraties
92
Basis-registratie
Omschrijving Bronhouder Afnemer Verwachte invoeringsdatum
Betrokken objecten (Basisregistraties)
Gereed Extern Grd Niet greed Extern NGrd
BRP* Basisregistratie Personen Ja Ja 1,2,4,14,17,19,24,
RNI* Registratie Niet Ingezetenen Nee Ja 1,2,4 NHR Handelsregister Nee Ja 1,2,4,5 BAG Basisregistraties Adressen en
Gebouwen (bestaat uit twee basisregistraties)
Ja Ja 1,2,4,5,14,17,19,24
BRT Basisregistratie Topografie Nee Ja 4,5,7 BRK Basisregistratie Kadaster Nee Ja 1,6
BRV Basisregistratie Voertuigen (kentekenregister)
Nee Ja 1,2,4
BLAU Basisregistratie lonen, arbeids en uitkeringsverhoudingen
Nee Nee ? 1,2,4
BRI Basisregistratie Inkomen Nee Ja 1,2,4 WOZ Basisregistratie Waarde
Onroerende Zaken Ja Ja 1,4,5,6,7
BGT Basisregistratie Grootschalige Topografie (voorheen GBKN)
Ja Nee 01-01-2017 4,5,7,8
BRO Basisregistratie Ondergrond (voorheen ook wel DINO)
Ja(Deels) Nee ? 9
(*) vormen samen de toekomstige basisregistratie personen BRP(01-01-2019)
Gereed
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.6 Gegevens
Relatie kernapplicaties & objecttypen
93
Objecttypen
(Kern)applicaties Nat
uurli
jk p
erso
onN
iet-
natu
urlij
k pe
rsoo
n
Org
anis
atie
Adr
es
Geb
ouw
WO
Z-ob
ject
Ruim
telij
k ob
ject
Plan
Ver
leen
de v
ergu
nnin
g
Ver
leen
de s
ubsi
die
Inge
dien
d be
roep
/bez
waa
r
Aan
vraa
gM
eldi
ngBe
slui
t
Cont
act
Doc
umen
tZa
ak
Cont
ract
Ver
plic
htin
gV
orde
ring
Med
ewer
ker
Wer
k
Rapp
orta
ge
Exxellence Suite R R R R CUR CUR CUR CUR CUR CUR CUR CUR R
GBI R UR
Key2Adressen/Gebouwen CUR CUR R
Key2BerichtenModule R R
Key2Burgerzaken CUR R R CUR CUR
Key2Datadistributie R R R R R R
Key2Financien (FIS4All) R R R R CUR CUR R
Key2GBAv R R
Key2Onderwijs (LLA4All) R R R CUR CUR
Key2VOA R R
Verseon R R R R R R R R R CUR CUR CUR CUR CUR R
DG Dialog R CR CR C
Squit XO R R R R R R CUR CUR CUR CUR CUR CUR CUR
Cognos R R R R R R R CUR
MDU R R R CUR CUR
Smart Documents R R R CUR
AutoCAD C
Afas R R CUR CUR CUR
CMS (website+intranet ) R CUR CUR CUR
Geoweb R R R
ArcGis Online R R
C: Creatie, U: Update en R: lees
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
(Kern)applicaties Basisr
egist
ratie
Pers
onen
Registra
tie N
iet-I
ngeze
tenen
Handelsr
egiste
r
Basisr
egist
ratie
Adre
ssen en
Gebo
uwen
Basisr
egist
ratie
Topo
graf
ie
Basisr
egist
ratie
Kad
aste
r
Basisr
egist
ratie
Voer
tuig
en
Basisr
egist
ratie
Lone
n, Arb
eids
en
uitkerin
gsve
rhoudin
gen
Basisr
egist
ratie
Inko
men
Basisr
egist
ratie
WOZ
Basisr
egist
ratie
Gro
otsch
alige
Topogr
afie
Basisr
egist
ratie
Onder
grond
Exxellence Suite I I T I T T T
GBI P
Key2Adressen /Gebouwen I I D I T T T
Key2BerichtenModule I I I
Key2Burgerzaken (PIV4All) D I I I T I I
Key2Datadistributie D I T D T T
Key2Financien (FIS4All) I I I
Key2GBAv D I I
Key2Onderwijs (LLA4All) I I
Key2VOA D I I
Verseon I I I
DG Dialog P P
Squit XO I I I
Cognos I I I
MDU I I I
Smart Documents I I I
AutoCAD
Afas I I
CMS (website + intranet) I
Geoweb D T D I I T P T
ArcGis Online I I T
4.6 Gegevens
Relatie kernapplicaties & basisregistraties
94
Koppelingen: D: direct, I:indirect, G:via Gegevensmagazijn, P: koppeling gepland (jaar), T: koppeling gewenst in de toekomst
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinformatie & Interne Services (oranje)
Directie (goud)
Beleid (grijs)
Beheer & Advies (groen)
Toezicht & Uitvoering (paars)
Advies & Ontwikkeling (blauw)
KCC (rood)
Uitvoering is uitbesteed
4.7 Ontwikkelpunten op het applicatielandschap
95
Verseon
Exxellence Suite
* Key2Datadistributie
* Key2GBAv
* Key2VOA
* Key2BAG
* Key2BerichtenModule
Key2Burgerzaken
Key2Jongerenm.
Key2Financien
Squit XO
Smart Documents
CMS tbv website +intranet
(nog onbekend)
Afas
GBI
DG Dialog
AutoCAD
Cognos
Cognos
Cognos
MDU
MDU
1
2
3
4
5
6
8
7
9
10
11
12
13
15
14
16
17 18
19
20
21
22
23
24
Cognos
MDU
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 96
4.7 Ontwikkelpunten informatievoorziening (1/3)
Ontwikkeling Toelichting
1 Toekomstige koppelvlakken met backoffice applicaties (Zaaksysteem)
Uitbreiding van de functionaliteit van het zaaksysteem met integratie met de backoffice systemen t.b.v. verdere implementatie van het zaakgericht werken binnen de gemeente.
2 Vullen IBT (waarstaatjegemeente.nl) In het kader van het inter bestuurlijk toezicht (IBT) zullen we de informatie moeten gaan vullen en blijven actualiseren. (formatie hiervoor is gevraagd aan het MT) Ook binnen de nieuwe BBV regels worden hieraan eisen gesteld.
3 Ontsluiten stuurinformatie Het MT wil sturen op hoofdlijnen. Dan moeten ze de informatie op een eenvoudige manier aangeleverd krijgen middels één rapportagetool.
4 Aanpassen Cognos kubus t.b.v. Exxellence Suite (zaakgericht)
Gemeente gaat zaakgericht werken. De huidige Cognos kubus is hierop niet ingericht. Evt. de huidige Cognos kubus laten aapassen op nieuwe informatiebehoefte.
5 Gegevensanalyse (en presenteren op GEO kaart)
Op Geo-kaarten (thema-kaarten) moet informatie geplot kunnen worden om op verschillende manier inzicht te krijgen over gemeente (lantarenpalen, inwoners, jeugd, etc). Zowel voor intern gebruik als ook het beschikbaar stellen voor open-data.
6 Platform voor documenten sharing Behoefte aan het eenvoudiger kunnen samenwerken in documenten, vindbaarheid verhogen en kunnen delen met externe partijen. Dit alles ten behoeve van projecten en beleid.
7 Digikoppeling Aansluiten op de landelijke voorzieningen verloopt via Digikoppeling (b.v. OLO, MijnOverheid, Berichtenbox, etc.).
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 97
4.7 Ontwikkelpunten informatievoorziening (2/3)
Ontwikkeling Toelichting
8 Implementatie zaaksysteem KCS (Exxellence)
Het implementeren van één integraal systeem voor zaakgericht werken. Hiervoor wordt gewerkt met de suite van leverancier Exxellence. Het betreft aanvullend: • Onderzoek nut en noodzaak koppeling Exxellence & Mens Centraal • Doorontwikkeling MOR • Aansluiting NHR • Prefill • eHerkenning • Digikoppeling
9 Digitale handtekening Voor het digitaal werken is het nodig dat we met geautoriseerde digitale handtekeningen gaan werken.
10 Samenwerking: Financiën, één softwarepakket voor financien van de 4 gemeenten
Samenwerking: Financiën, één softwarepakket voor financiën van de 4 gemeenten met één database voor 4 gemeenten met koppeling o.a. GBA en NHR
11 Aansluiting OLO Op Omgevingsloket online kan een burger: de vergunning- en meldingplicht checken, alles in één keer online regelen, status van aanvragen volgen
12 Ontsluiting toekomstige basisadministraties (Datadistributie)
Aansluiten van backoffice applicaties op de (toekomstige) basisregistraties via het datadistributiesysteem.
13 NHR Het aansluiten op de landelijke voorziening van Kamer van Koophandel - NHR
14 BGT Basiskaart Grootschalige Topografie wordt in samenwerking met o.a. Barneveld gerealiseerd.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 98
4.7 Ontwikkelpunten informatievoorziening (3/3)
Ontwikkeling Toelichting
15 mGBA / Operatie BRP Modernisering GBA: De wet Basisregistratie Personen is de grondslag voor het stelsel voor de registratie van persoonsgegevens in Nederland. De BRP is een volledig digitale voorziening die persoonsgegevens bevat van alle inwoners van Nederland. Implementatie BRP leidt tot vervanging van de huidige burgerzakenapplicatie. Operatie BRP is stopgezet, wat de gevolgen hiervan zijn is op dit moment nog niet duidelijk.
16 BRK De Basisregistratie Kadaster (BRK) bevat informatie over percelen, eigendom, hypotheken, beperkte rechten (zoals recht van erfpacht, opstal en vruchtgebruik) en leidingnetwerken. Daarnaast staan er kadastrale kaarten in met perceel, perceelnummer, oppervlakte, kadastrale grens en de grenzen van het rijk, de provincies en gemeenten.
17 BRO De basisregistratie Ondergrond (BRO) bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw en, voor zover van belang voor het benutten van natuurlijke hulpbronnen in de ondergrond, ondergrondse constructies en gebruiksrechten. Het gebruik van geologische en bodemkundige gegevens vindt veelal plaats in de vorm van kaarten en profielen gebaseerd op geologische en bodemkundige modellen. Deze modellen maken ook deel uit van de BRO.
18 Samenwerking: kennismanagement en beheer applicaties
In het kader van samenwerken: gebruik maken en delen van kennis en kunde op het gebied van applicaties en beheer van applicaties met collega's van BLNP.
19 Implementatie MyLex zoekmachine
Tool voor het doorzoeken van meerdere (informatie)bronnen
20 Implementatie Obi4One Analyse tool voor het doorzoeken en analyseren van Social Media
21 Selectie & impl. Raadsinformatiesysteem
Selectie en implementatie van een nieuw raadsinformatiesysteem
22 Overdracht Berichtenbox / IMI naar KCC/zaaksysteem
Onderdeel implementatie KCS/DMS. Het betreft hier een Berichtenbox voor overheden over landgrenzen heen.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinformatie & Interne Services (oranje)
Directie (goud)
Beleid (grijs)
Beheer & Advies (groen)
Toezicht & Uitvoering (paars)
Advies & Ontwikkeling (blauw)
KCC (rood)
Uitvoering is uitbesteed
4.7 Verbeterpunten op het applicatielandschap
99
Verseon
Exxellence Suite
* Key2Datadistributie
* Key2GBAv
* Key2VOA
* Key2BAG
* Key2BerichtenModule
Key2Burgerzaken
Key2Jongerenm.
Key2Financien
Squit XO
Smart Documents
CMS tbv website +intranet
(nog onbekend)
YouForce
GBI
DG Dialog
AutoCAD
Cognos
Cognos
Cognos
MDU
MDU
1
2 3 4
4
5
6
6
8
7 9 10
10 9
11
12
13 15 14
Cognos
MDU
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 100
4.7 Verbeterpunten informatievoorziening
Verbetering Toelichting
1 Overlap nieuwe website - Exxellence suite Onderlinge afhankelijkheden tussen website en Exxellence suite in de ontwikkeling van beide componenten
2 Gegevensmanagement Inzicht in welke gegevens waar wordt gecreëerd, gemuteerd en beheerd. Wie is verantwoordelijk voor het gegeven
3 Grip op informatie-uitwisseling in samenwerkingsverbanden
Inzicht op de koppelvlakken tussen de gemeente en de samenwerkingspartijen. Afspraken nodig over gebruik van standaarden.
4 Applicatie koppelingen (Intern én landelijke voorzieningen)
Inzicht en overzicht over de koppelvlakken intern en met landelijke voorzieningen.
5 Informatie/documenten versnipperd in diverse systemen: Facturen in Dis4Fin, persoonskaarten in dis4burgerzaken, verhuizingen in Exxellence, bouwvergunningen op U:/schijf
Er is momenteel veel informatie versnipperd opgeslagen. Noodzaak om hierover afspraken te maken in beleid en dit ook te implementeren in samenwerking met zaakgericht werken
6 Ontbreken betrouwbare management informatie (vraag en aanbod)
Management informatie die beschikbaar is sluit niet aan de op de huidige wensen vanuit de organisatie. Dit geldt zowel voor strategisch, tactisch als operationeel.
7 Applicatie rationaliteit (complexiteit reductie)
Behoefte aan vereenvoudiging van het applicatielandschap. Eén applicatie voor één functie!
8 Vindbaarheid en volledigheid van informatie
Informatie zweeft versnipperd door de organisatie en is daardoor vaak niet volledig en moeilijk te vinden. (tijdsverspilling)
9 Inregelen rechten en autorisatie applicaties i.r.t. beveiligingsplan
Inrichten van autorisatie conform het nog op te stellen autorisatiebeleid. Noodzakelijk vanwege de DigiD audit en de accountant inspectie
10 Inrichten projectomgeving voor i-projecten
Ontbreken van een integrale projectomgeving t.b.v. delen van projectinformatie
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 101
4.7 Verbeterpunten informatievoorziening
Verbetering Toelichting
11 Beheerssysteem openbare ruimte (Barneveld)
De keuze om binnen de BGT samenwerking met Barneveld gebruik te maken van de applicatie die Barneveld hiervoor al gebruikt.
12 Controle correct gebruik (basis)registraties Het onderzoeken of de basisregistraties zowel technische als procedureel goed zijn aangesloten. Kwaliteitsmonitor is een tool om dit te kunnen testen.
13 Webarchivering Het bijhouden van alle relevante wijzigingen op de website. Is soms nodig in procedures.
14 Vervanging CMS t.b.v. website Vervanging bestaand CMS door nieuw aan te schaffen CMS waarop Toptakensite zal worden geïmplementeerd.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinformatie & Interne Services (oranje)
Directie (goud)
Beleid (grijs)
Beheer & Advies (groen)
Toezicht & Uitvoering (paars)
Advies & Ontwikkeling (blauw)
KCC (rood)
Uitvoering is uitbesteed
4.8 Actiepunten op het applicatielandschap
102
Verseon
Exxellence Suite
* Key2Datadistributie
* Key2GBAv
* Key2VOA
* Key2BAG
* Key2BerichtenModule
Key2Burgerzaken
Key2Jongerenm.
Key2Financien
Squit XO
Smart Documents
CMS tbv website +intranet
(nog onbekend)
YouForce
GBI
DG Dialog
AutoCAD
Cognos
Cognos
Cognos
MDU
MDU
1
2
3
3
4
5
6 7
8
9
10
11 12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22 23 24
24
25
26
27
27
29
28
30
31
32
33
34
35
36
37
Cognos
MDU
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
4.8 Samenwerkingsverbanden
103
1 Akkoord krijgen op business case e-HRM samenwerking BLNP
5 Inventariseren GEO informatiebehoefte en informatie bronnen. Opstellen ontwikkelplan.
6 Inrichten van een omgeving om documenten te kunnen delen onderling en met externe partijen
10 Eén financieel softwarepakket selecteren en inrichten vanuit de 4 samenwerkende gemeenten.
14 Koppelen basisregistraties (o.a. BAG) van Leusden met Barneveld
18 Inventariseren welke applicaties gezamenlijk gebruikt worden en waar gezamenlijk gebruik en kennisdeling mogelijk is.
24 Actualiseren van de informatie uitwisseling binnen samenwerkingsverbanden. Beleid hiervoor opstellen.
28 Opstellen applicatieoverzicht met functie en gebruik van de applicaties
32 Implementatietraject volgen voor de inrichting van de BGT in het beheersysteem van Barneveld
1
5
6
10
14
18 24
28
32
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 104
4.8 Actiepunten informatievoorziening
Actiepunt Focus Ontwikkel Verbeter
1 Goedkeuring verkrijgen business case e-HRM samenwerking BLNP Aanbesteden en implementeren van e-HRM pakket
O:1
3 Onderzoek naar de gewenste koppelingen tussen het zaaksysteem en de backoffice applicaties (vervolg op Burgerzaken). Roadmap opstellen doorontwikkeling zaakgericht werken en daarbij benodigde koppelingen met backoffice applicaties.
F:6 O:2
4 Onderzoek naar informatiebehoefte en opnemen in de gewenste management informatie rapportage. Automatiseringsmogelijkheden onderzoeken.
F:7 O:3,4,5
5 Inventariseren GEO informatiebehoefte en inzage krijgen in de mogelijke informatiebronnen. Opstellen ontwikkelplan.
F:8 O:6
6 Inrichten van een omgeving om documenten te kunnen delen onderling en met externe partijen
F:8,10 O:7
7 Aanschaf en aansluiten van Digikoppeling gerelateerd aan Exxellence Suite. F:1,6 O:8
8 Implementeren en inrichten van zaaksysteem van Exxellence incl. koppelingen en benodigde inrichten voor: MOR, NHR, eHerkenning, Digikoppeling, prefill. Aangevuld met onderzoek koppeling Exxellence & MensCentraal
F:1.2 O:9
9 Implementeren digitale handtekening in de zaakprocessen in het zaaksysteem F:1,2 O:10
10 Eén financieel softwarepakket selecteren vanuit de 4 samenwerkende gemeenten en deze inrichten voor de samenwerking
F:9 O:11
11 Realiseren van de technische koppeling van de OLO via Digikoppeling. Aansluiten van de OLO op de WABO processen in Squit
F:6 O:12
12 Na inventarisatie behoefte en prioriteit op aan te sluiten backoffice applicaties op de basisregistraties het daadwerkelijk aansluiten van deze applicaties
F:6 O:13
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 105
4.8 Actiepunten informatievoorziening
Actiepunt Focus Ontwikkel Verbeter
13 Opstellen plan aansluiten op landelijke voorziening NHR Realiseren koppeling NHR aan datadistributie, zaaksysteem en afnemende backoffice applicaties
F:6 O:14
14 Koppelen basisregistraties (o.a. BAG) van Leusden met Barneveld F:6 O:15
15 Implementatie van de Operatie BRP ter vervanging van huidige Burgerzakenapplicatie. Bepalen welke modules afgenomen moeten worden en welke wij extra willen. Uitvoeren van (landelijk/regionaal/samenwerkings) aanbestedingstraject. Operatie BRP is stopgezet, wat de gevolgen hiervan zijn is op dit moment nog niet duidelijk.
O:16
16 Onderzoek naar de status van de huidige inrichting/aansluiting van de basisregistratie BRK en het koppelen aan datadistributie binnen de gemeente.
F:6 O:17
17 Onderzoek naar de ontwikkeling en verplichtingen in het kader van de BRO en de wijze waarop WION verder moet worden geïmplementeerd.
O:18
18 Binnen de samenwerking vaststellen en inventariseren welke applicaties gezamenlijk gebruikt worden en waar gezamenlijk gebruik en kennisdeling mogelijk is.
F:9 O:19
19 Implementeren van MyLex (inrichten en in productie nemen) F:8 O:20
20 Implementeren van Obi4One (inrichten en in productie nemen) O:21 21 Selectie en implementatie van een nieuw raadsinformatiesysteem O:22
22 Onderlinge afstemming tussen de projecten Website en Zaakgericht Werken F:1,2 V:1
23 Opstellen notitie over het omgaan met gegevens (gegevensmanagement) F:5 V:2
24 Overzicht actualiseren van de informatie uitwisseling binnen samenwerkingsverbanden. Opstellen en afstemmen beleid gegevensuitwisseling met samenwerkingsverbanden
V:3
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 106
4.8 Actiepunten informatievoorziening
Actiepunt Focus Ontwikkel Verbeter
25 Opstellen en beheren overzicht koppelingen intern en landelijke voorzieningen F:6 V:4
26 Opstellen documenten- en archiefbeleid gerelateerd aan het zaaksysteem en DMS. Implementeren documenten- en archiefbeleid middels implementatie zaakgericht werken
F:1,2 V:5
27 Vaststelling van de informatiebehoefte t.a.v. management informatie en daar de systemen op inrichten. Registratie en rapportagemogelijkheden afstemmen op gewenste KPI's.
F:7 V:6
28 Opstellen applicatieoverzicht met functie en gebruik van de applicaties F:9 V:7
29 Voorstel voor verbetering vindbaarheid en volledigheid van informatie. Relatie leggen implementatie van Zaakgericht Werken
F:1,2,8 V:8
30 Opstellen en Implementeren autorisatiebeleid V:9
31 Inrichten van een gedeelde projectomgeving voor de projecten om projectinformatie te delen (specifiek voor i-gerelateerde projecten)
F:10 V:10
32 Implementatietraject volgen voor de inrichting van de BGT in het beheersysteem van Barneveld
V:11
33 Onderzoek naar de huidige inrichting en gebruik van de basisregistratie en opstellen roadmap voor het verder aansluiten van basisregistraties.
V:12
34 Implementeren van de webarchiveringsfunctie als onderdeel van het ontwikkelen en onderhouden van de website.
V:13
35 Aanbesteding CMS (t.b.v. website) V:15
36 Realiseren koppeling met Berichtenbox/IMI en berichtenoverdracht F:1,2,6 O:23
37 Aanschaf en implementatie kwaliteitsmonitor F:6 O:24
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 107
5. ICT
1. Uitgangspunten ICT 2016-2019
2. Architectuurprincipes ICT
3. Logisch ICT model
4. ICT netwerkinfrastructuur
5. Ontwikkel- en verbeterpunten
6. Actiepunten
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 108
5.1 Uitgangspunten ICT 2016-2019
Nr Uitgangs- of focuspunten
1 Uitwerken technische architectuur (verhuizing, informatie deling, integratie,
ondersteuning Exxellence suite)
2 Verhuizing (inclusief uitwijk Amersfoort)
3 Vervanging hardware
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 109
5.2 Architectuurprincipes ICT (1/2)
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
TA1 Berichtenverkeer vindt plaats door middel van
(web)services op basis van XML.
Webservices zijn de algemene noemer en overheidsstandaard voor het
soort berichten dat uitgewisseld wordt. Berichten zijn gespecificeerd op
basis van XML.
TA2 Applicaties kunnen communiceren op basis van
synchroon en asynchroon berichtenverkeer.
Synchroon berichtenverkeer wordt gebruikt voor directe online
communicatie, waarbij na het stellen van een vraag direct reactie
vereist is (zoals bij het invullen van een e-formulier). Asynchroon
berichtenverkeer is een wijze van data-uitwisseling die gebruik maakt
van een specifieke dataopmaak, zodat deze data routeerbaar is op
applicatieniveau en een gegarandeerde aflevering kent.
TA3 Applicatie(onderdelen) gebruiken FQDN verwijzingen. Er wordt bij verwijzingen geen gebruik gemaakt van een aanroep o.b.v.
een specifiek IP-adres.
TA4 Services van en naar derden, maken voor
authenticatie gebruik van certificaten op basis van
PKI-Overheid
Het PKI-certificaat zorgt voor een betrouwbare elektronische wijze van
communiceren. Het bestaat uit een privésleutel (private key),en een
publieke sleutel (public key). Bij verzending wordt digitaal ondertekend
met de privésleutel. Omdat de ontvanger de publieke sleutel kent,
kunnen zij de digitale handtekening verifiëren.
TA5 Applicaties moeten passen binnen het centrale ICT-
landschap en de actuele versies en standaarden.
De leverancier conformeert zich hieraan en zorgt voor een naadloze
integratie en inpassing van de applicatie binnen het ICT-landschap.
TA6 We maken gebruik van centrale standaard
databasevoorzieningen Oracle, SQL en MySQL
Bij afwijking moet het beheer, ondersteuning en continuïteit geborgd
worden met onderliggende contracten met de leverancier.
TA7 Toepassen van (industrie)standaarden ICT en gebruik
maken van "proven technology".
De samenhang en onderlinge integraties zijn geborgd en ondersteuning
in beheer is breed in de markt verkrijgbaar.
.
TA8 De infrastructuur is opgebouwd uit
gestandaardiseerde componenten en is schaalbaar
Wildgroei wordt voorkomen en een beheersbare en samenhangende
omgeving wordt hiermee geborgd.
TA9 Alle infrastructuurcomponenten worden voorzien van
beheertools.
De beheertools zijn uitgerust met monitoring en auditing mogelijkheden
en worden periodiek bijgewerkt en actueel gehouden.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 110
5.2 Architectuurprincipes ICT (2/2)
Nr Architectuurprincipes Dit impliceert bijvoorbeeld…
TA10 De ICT omgeving is ingericht o.b.v.
virtualisatietechnieken (o.a. server-, werkplek- en
applicatie- virtualisatie)
Er wordt een scheiding gemaakt tussen de fysieke hardware en de
benodigde (virtuele) servers. De werkplek wordt centraal en
gevirtualiseerd aangeboden. De applicaties worden gevirtualiseerd.
TA11 De ICT-voorzieningen ondersteunen tijd-, plaats- en
device- onafhankelijk werken
De werkplek wordt centraal gevirtualiseerd aangeboden. Medewerkers
kunnen werken waar zij willen, met behoud van hun eigen instellingen
en applicaties.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
5.4 Scenario verhuizing
Verhuizen naar Waterschapshuis:
Site check
Benodigde aanpassingen doorvoeren
Aanvragen migratie en testen externe verbindingen (Eurofiber, KPN Vodafone/Into telecom)
Opstellen en vaststellen verhuisplan met alle benodigde en betrokken partijen
Verhuizen MER en SER ruimten
Verhuizen werkplekken
Verhuizen naar nieuwe gemeentehuis:
Aanbesteden serverruimte
Opbouwen, inrichten serverruimte
Site check
Benodigde aanpassingen doorvoeren
Aanvragen migratie en testen externe verbindingen (Eurofiber, KPN Vodafone/Into telecom)
Opstellen en vaststellen verhuisplan met alle benodigde en betrokken partijen
Verhuizen MER (en SER) ruimte(n)
Verhuizen werkplekken
114
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 115
5.4 Concept ICT logisch model Leusden
2
3
3
4 4 4
5 5
1
1
1
1
2
2
3
3
4 4
1 2
3
4 4
5 5
5
6
7 8
7
10
115
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
5.4 ICT netwerk infrastructuur
1
1
2
2
4 4
1 10
10
1
1
116
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 117
5.5 Ontwikkelpunten ICT
Ontwikkeling Toelichting
1 Verhuizing 2 keer. (inclusief werkplek, internet, netwerk, Amersfoort, glasvezel, etc.)
Afweging wat te doen met de serverruimte i.v.m. nieuwbouw gemeentehuis en de verhuizing die daaraan vooraf gaat. Waar plaatsen we de tijdelijke serverruimte en komt er wel een serverruimte terug.
2 Skype for business SfB is een nieuwe (extra) manier van communiceren binnen de gemeente. Welke afspraken maken we over interne communicatie en hoe dergelijke applicaties gebruikt mogen/moeten worden.
3 MDM/ontsluiten app's en software voor tablets en mobiele telefoons
Verder invoeren van mobiel werken, er zijn nog geen duidelijke afspraken over invoering van gebruik en beheer
4 Werkplek definitie / werkplek beleid Vastleggen van de wijze waarop de gemeente haar werkplekken voor nu en de toekomst gaat inrichten.
5 Opstellen technisch beleidsplan: Roadmap Opstellen technische beleidsplan en roadmap voor de toekomstige ICT inrichting
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 118
5.5 Verbeterpunten ICT
Verbetering Toelichting
1 Burgerzaken uitwijk De uitwijk is momenteel Amersfoort, maar is nog niet daadwerkelijk getest. Willen we burgerzaken uitwijk naar Amersfoort of wijken we uit naar de milieustraat of toch ergens anders?
2 Verhuizing uitwijk Leusden <-> Amersfoort
Hoe gaan we de verhuizing van de uitwijk organiseren
3 Digid audit en BIG Uitvoering van (beveiligings)audits en actualiseren informatiebeveilingsplan op basis van Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG)
4 Vervangen hardware San/Blade enclosure In 2017 mag hardware weer vervangen worden. Hierbij rekening houden met de verhuizing.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 119
5.6 Actiepunten ICT
Actiepunt Focus Ontwikkel Verbeter
1 Opstellen PvA verhuizing tijdelijke situatie en nieuwbouw gemeentehuis (incl. onderzoek vervangende locatie)
F:1,2 O:1 V:2
2 Vaststellen of we in het nieuwe gemeentehuis een inpandige serverrruimte willen en wat de alternatieven en bijbehorende kosten en afwegingen zijn
F:1,3 O:1
3 Skype software is reeds geïnstalleerd en moet nog uitgerold worden naar de medewerkers + uitleg over hoe e.e.a. werkt.
O:2
4 Opstellen beleid interne digitale communicatie en telefonie (als onderdeel van beleid Leusdense Manier van Werken)
O:3
5 Beleid vaststellen op gebruik en beheer van werkplekken en mobiele apparaten
O:4
6 Vaststellen wat de nieuwe uitwijklocatie gaat worden voor Burgerzaken en wat nodig is om de uitwijk als zodanig in gebruik te kunnen nemen en te testen. Zowel IT als locatie inrichten.
F:1,2 V:1
8 Vaststellen CISO V:3
9 Actualiseren van informatieveiligheidsplan V:3
10 Onderzoek: hoe gaat server hardware vervanging eruit zien, bouwen we verder op HP 3par of kijken we naar nieuwere technieken en mogelijkheden.
F:1,3 V:4
11 Opstellen technisch beleidsplan F:1 O:5
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 120
6. Projecten
1. Programmalijnen
2. Projecten
3. Prioritering
4. Planning
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
6.1 Programmalijnen 2016-2019
121
Het programma voor 2016-2019 bestaat voor de gemeente Leusden uit de volgende
programmalijnen. Ieder van deze programmalijnen bestaat uit een of meerdere projecten.
Daarnaast heeft ieder zijn eigen tijdslijn, maar zijn ook onderlinge afhankelijkheden.
1. Professionalisering i-organisatie en i-voorziening
2. Gemeentelijke samenwerkingen
3. Programma Website & Zaakgericht Werken
4. Gegevensmanagement
5. Management Informatie
6. Sociaal Domein
7. Omgevingswet
8. Nieuwbouw
9. Overige projecten
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 122
1. Professionalisering i-organisatie en i-voorziening
1.1 Professionalisering i-organisatie
1.2 Informatiseringsbeleid
1.3 Informatieveiligheid
1.4 Professionaliseren i-voorziening
2. Gemeentelijke samenwerkingen
2.1 Samenwerkingsverbanden (algemeen)
2.2 Samenwerking BLNP
3. Programma Website & Zaakgericht Werken
3.1 Programmamanagement Website/Zaakgericht
werken
3.2 Website
3.3 eFormulieren
3.4 Zaakgericht Werken
3.5 Koppelingen
4. Gegevensmanagement
4.1 Gegevensmanagement
4.2 Basisregistraties
4.3 Implementatie Beheersysteem (Barneveld)
4.4 Digikoppeling
4.5 Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG)
5. Management Informatie
5.1 Management Informatie
6. Sociaal Domein
6.1 Verkenning Sociaal Domein
6.2 Informatieplan Sociaal Domein
7. Omgevingswet
7.1 Omgevingswet
7.2 Doorontwikkeling WABO
8. Nieuwbouw
8.1 Nieuwbouw
9. Overige projecten
9.1 Dienstverlening voor bedrijven
9.2 Uitwijk Burgerzaken
9.3 Innovatie
9.4 Implementatie RIS/BIS
9.5 Document Sharing
9.6 Vervanging server hardware
9.7 Implementatie digitale communicatie en
telefonie
9.8 eiDAS aansluiting
6.2 Projecten 2016-2019 Projecten per programmalijn
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
6.2 Projecten & doelstellingen 2016-2019
123
1. Door ontwikkelen (digitale) dienstverlening
2. Faciliteren van burger- en bedrijf participatie
3. Sociaal domein: verdere implementatie decentralisaties
4. Bevorderen samenwerking (met overheidsorganisaties)
5. Professionaliseren i-voorziening en -organisatie (toegankelijkheid, complexiteitsreductie, architectuur, beveiliging, projectmatig werken)
6. Leusdense Werkwijze: (Effectief, efficiënt, zaakgericht, HNW)
7. Leefomgeving: implementatie omgevingswet (2016-2018)
8. Innovatie (Apps, Social media, duurzame energie, el. vervoer, Smart City)
9. Basis op orde (verbeteren interne bedrijfsvoering)
10.Nieuwbouw gemeentehuis (verhuizingen)
De projecten zijn te relateren aan de doelstelling van de gemeente Leusden voor 2016-2019
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 124
Projecten / Gebundelde activiteiten
Dooro
ntw
ikkele
n (
dig
itale
)
die
nstv
erle
nin
g
Fa
cili
tere
n b
urg
er-
& b
edrijf
part
icip
atie
Socia
al dom
ein
: im
ple
me
nta
tie
decentr
alis
atie
s
Bevord
ere
n s
am
enw
erk
ing
Pro
fessio
nalis
ere
n i-v
oorz
ienin
g e
n
-org
anis
atie
Leusdense W
erk
wijz
e
Leefo
mgevin
g:
imple
menta
tie
om
gevin
gsw
et
Innovatie
Basis
op O
rde:
Verb
ete
rin
g
bedrijfsvoerin
g
Nie
uw
bouw
Wett
elij
ke v
erp
lichtin
gen
1. Professionalisering i-organisatie en i-voorziening X X X X X X X X X X X
Professionalisering i-organisatie X X
Informatiseringsbeleid X X
Informatiebeveiliging X X
Professionaliseren i-voorziening X X
2. Gemeentelijke samenwerkingen X X X
Samenwerkingsverbanden X X X
Samenwerking BLNP X
3. Programma Website & Zaakgericht Werken X X X X X
Programmamanagement Website/Zaakgericht Werken X X X
Website X X X
Zaakgericht Werken X X X X X
4. Gegevensmanagement X X X X X X
Gegevensmanagement X X X X
Basisregistraties X X X X X
Implementatie Beheersysteem (Barneveld) X X X
Digikoppeling X X
5. Management Informatie X X
Management Informatie X X
6.2 Projecten & doelstellingen 2016-2019
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 125
Projecten / Gebundelde activiteiten
Dooro
ntw
ikkele
n (
dig
itale
)
die
nstv
erle
nin
g
Fa
cili
tere
n b
urg
er-
& b
edrijf
part
icip
atie
Socia
al dom
ein
: im
ple
me
nta
tie
decentr
alis
atie
s
Bevord
ere
n s
am
enw
erk
ing
Pro
fessio
nalis
ere
n i-v
oorz
ienin
g e
n -
org
anis
atie
Leusdense W
erk
wijz
e
Leefo
mgevin
g:
imple
menta
tie
om
gevin
gsw
et
Innovatie
Basis
op O
rde:
Verb
ete
rin
g
bedrijfsvoerin
g
Nie
uw
bouw
Wett
elij
ke v
erp
lichtin
gen
6. Sociaal Domein X X
Verkenning Sociaal Domein X X
Informatieplan Sociaal Domein X X
7. Omgevingswet X X X X X
Omgevingswet X X
Doorontwikkeling WABO X X X X
8. Nieuwbouw X
Nieuwbouw X
9. Overige projecten X X X X X X X
Dienstverlening voor bedrijven X X
Uitwijk Burgerzaken X X
Innovatie X X
Implementatie RIS/BIS X X
Document Sharing X X X
Vervanging server hardware X
Implementatie digitale communicatie en telefonie X X
6.2 Projecten & doelstellingen 2016-2019
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
6.3 Werkwijze prioriteitstelling Belang - risico afweging
(Project)risico
Be
lan
g x
urg
en
tie
100%
100% 0%
50%
50%
mits capaciteit ijskast
risicobeperking doen
126
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
6.3 Prioriteitstelling Weging voor belang
127
Doelstellingen Wegings-factor belang
1.Doorontwikkelen (digitale) dienstverlening 4 2.Faciliteren van burger- en bedrijf participatie 2 3.Sociaal domein: verdere implementatie decentralisaties 3 4.Bevorderen samenwerking (met overheidsorganisaties) 3 5.Professionaliseren i-voorziening en -organisatie
(toegankelijkheid, complexiteitsreductie, architectuur,
beveiliging, projectmatig werken) 4 6.Leusdense Werkwijze: (Effectief, efficiënt, zaakgericht, HNW) 3 7.Leefomgeving: implementatie omgevingswet (2016-2018) 3 8.Innovatie (Apps, Social media, duurzame energie, el.
vervoer, Smart City) 1 9.Basis op orde (verbeteren interne bedrijfsvoering) 4 10.Nieuwbouw gemeentehuis (verhuizingen) 3
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
6.3 Prioriteitstelling Weging voor urgentie en projectrisico
128
Programmalijn Wegingsfactor urgentie
Professionalisering i-organisatie en i-voorziening 3 Gemeentelijke samenwerkingen 2 Programma Website & Zaakgericht Werken 2 Gegevensmanagement 2 Management Informatie 1 Sociaal Domein 3 Omgevingswet 2 Nieuwbouw 3 Overige projecten 1
(Project) risico's
Wegingsfactor (Project) Risico
Omvang (tijd, capaciteit) 5 Omvang (geld) 2 Beschikbaarheid key resources 3 Organisatie complexiteit (draagvlak) 4 Technische complexiteit 3
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
6.3 Prioriteitstelling programmalijnen Belang - risico matrix
129
1
2 3
4
5
6
7
8
Bel
ang
x U
rgen
tie
(Programma) risico
Prioritering programma's
1. Professionalisering i-
organisatie en i-voorziening
2. Gemeentelijke
samenwerkingen
3. Programma Website &
Zaakgericht Werken
4. Gegevensmanagement
5. Management Informatie
6. Sociaal Domein
7. Omgevingswet
8. Nieuwbouw
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
6.3 Prioriteitstelling projecten Belang - risico matrix
130
1
1.1
1.2
1.3
1.4
2 2.1 2.2
3
3.1
3.2 3.3
4
4.1
4.2
4.3
4.4
5
6
7
7.1
7.2
8
9.1
9.2
9.3
9.4 9.5 9.6
9.8
Be
lan
g x
Urg
en
tie
(Project) risico
Projecten prioritering 1. Professionalisering i-organisatie en i-voorziening
1.1 Professionalisering i-organisatie
1.2 Informatiseringsbeleid
1.3 Informatiebeveiliging
1.4 Professionaliseren i-voorziening
2. Gemeentelijke samenwerkingen
2.1 Samenwerkingsverbanden
2.2 Samenwerking BLNP
3. Programma Website & Zaakgericht Werken
3.1 Programmamanagement Website/Zaakgericht Werken
3.2 Website
3.3 Zaakgericht Werken
4. Gegevensmanagement
4.1 Gegevensmanagement
4.2 Basisregistraties
4.3 Implementatie Beheersysteem (Barneveld)
4.4 Digikoppeling
5. Management Informatie
6. Sociaal Domein
7. Omgevingswet
7.1 Omgevingswet
7.2 Doorontwikkeling WABO
8. Nieuwbouw
9.1 Dienstverlening voor bedrijven
9.2 Uitwijk Burgerzaken
9.3 Innovatie
9.4 Implementatie RIS/BIS
9.5 Document Sharing
9.6 Vervanging server hardware
9.8 eIDAS
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019 132
1. Professionalisering i-organisatie en i-voorziening
1.1 Professionalisering i-organisatie
1.2 Informatiseringsbeleid
1.3 Informatieveiligheid
1.4 Privacy
1.5 Professionaliseren i-voorziening
2. Gemeentelijke samenwerkingen
2.1 Samenwerkingsverbanden (algemeen)
2.2 Samenwerking BLNP
3. Programma Website & Zaakgericht Werken
3.1 Programmamanagement Website/Zaakgericht
Werken
3.2 Website
3.3 e-Formulieren
3.4 Zaakgericht Werken
3.5 Koppelingen
4. Gegevensmanagement
4.1 Gegevensmanagement
4.2 Basisregistraties
4.3 Implementatie Beheersysteem (Barneveld)
4.4 Algemene Verordening Gegevensbescherming
5. Management Informatie
5.1 Management Informatie
6. Sociaal Domein
6.1 Verkenning Sociaal Domein
6.2 Informatieplan Sociaal Domein
7. Omgevingswet
7.1 Omgevingswet
7.2 VTH Digitaal
8. Nieuwbouw
8.1 Nieuwbouw
9. Overige projecten
9.1 Dienstverlening voor bedrijven
9.2 Uitwijk Burgerzaken
9.3 Innovatie
9.4 Implementatie RIS/BIS
9.5 Document Sharing
9.6 eiDAS aansluiting
Projecten 2016-2019 Projecten per programmalijn
Per project capaciteitsschatting aangegeven: beleid (B), ontwikkeling (O) en uitvoering (U)
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Doelstellingen
Aanleiding voor het programma
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
386
Wie is opdrachtgever?
MT
Soort project
Realisatie, organisatieverandering, randvoorwaardelijk
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
135 mandagen
Kennis is versnipperd in hoofden van éénpitters en er wordt weinig vastgelegd. Daardoor ontbreekt Integraal overzicht; worden er ad hoc beslissingen genomen is men slecht in prioriteren en ervaart men een hoge werkdruk.
1. <Geef kort de te realiseren doelen van het programma>
Belangrijkste projecten van het programma
1.1 Professionalisering van de i-organisatie
1.2 Informatiseringsbeleid
1.3 Informatieveiligheid
1.4 Privacy
1.5 Professionaliseren van i-voorziening
Afhankelijkheden zijn niet erg groot, maar andere projecten zijn wel afhankelijk van
projecten uit dit programma
Doorlooptijd
24 maanden
Programma: 1 - Professionalisering i-organisatie en –voorziening
133
Programma
Professionalisering i-organisatie en i-voorziening
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 1, 2, 3, 8, 21, 22, 23, 24, 27, 28, 29, 33, 42
Informatievoorziening: 31
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
I-capaciteit (int +ext)
in mandagen:
175
Wie is opdrachtgever?
MT: Marcel de Jonge
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Organisatieverandering / randvoorwaardelijk / beleid / wijze van werken
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
40
Kennis is versnipperd in hoofden van éénpitters en er wordt weinig vastgelegd. Daardoor ontbreekt Integraal overzicht; worden er ad hoc beslissingen genomen is men slecht in prioriteren en ervaart men een hoge werkdruk.
Vastleggen van beleid, architectuur, processen en manier van werken
Belangrijkste resultaten van het project
• B - Beschrijving rol Kernteam iBUP (1)
• U - Operationele inzet Kernteam iBUP (60)
• O - Communicatieplan TVB i-organisatie (2)
• B - Procesbeschrijving i-strategie en ontwikkeling (3)
• B - Opstellen ontwikkelplan i-organisatie (10)
• B - Notitie effect organisatiewijziging op ICT (5)
• O - Aanstellen van een deskundige informatiemanager inclusief inwerken (10)
• B - Notitie consequenties capaciteit en kennisverloop (1)
• B - Opstellen informatiearchitectuur Leusden en borgen werken onder architectuur (20)*
• B - Opleveren aanpak applicatiebeheer (5)
• O - Invoering wijzigings- en incidentbeheer (20) *
• U - Vullen en onderhouden softwarecatalogus (vanuit applicatiebeheer) (10) M
• O - Implementatie projectmatig werken (15)*
• O - Inrichten projectomgeving (10)*
• B - PM: opstellen organisatie advies over type en aantal i-functies (3)
Dit project is onderdeel van het Programma Professionalisering i-organisatie en –voorziening (1)
Afhankelijkheden zijn niet erg groot, maar andere projecten zijn wel afhankelijk van dit professionaliseren
Doorlooptijd
24 maanden
Project: 1.1 - Professionalisering i-organisatie
134
Projectopdracht
Professionalisering van de i-organisatie
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 9, 15, 34, 35, 39
Informatievoorziening: 26, 29
ICT: 4, 5, 11
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
81
Wie is opdrachtgever?
MT: Marcel de Jonge
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Randvoorwaardelijk
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
60 dagen
Er is weinig vastgelegd qua procedures en afspraken, zowel voor het aanpakken nieuwe zaken als voor de werkwijzen van bestaande zaken. Daardoor kan ieder op een eigen manier te werk gaan en is informatie slecht vindbaar en overdraagbaar.
Opstellen en borgen van procedures en eenduidige afspraken binnen het i-domein van Leusden.
Belangrijkste resultaten van het project
• B - Opstellen strategische notitie IT dienstverlening voor externe organisaties (3)
• B - Opleveren procedure aanschaf hard en software (3)
• B - Opstellen en implementeren werkplekbeleid incl. mobiele apparaten en telefonie (15)
• B - Opstellen documenten- en archiefbeleid (15)
• B - Opstellen uitbestedingsbeleid (15)
• B - Opstellen en afstemmen gegevensuitwisseling met samenwerkingsverbanden (20)
• O - Voorstel verbetering vindbaarheid en volledigheid van informatie (10)
• B - Opstellen technisch beleidsplan
Dit project is onderdeel van het Programma Professionalisering i-organisatie en –voorziening (1)
Om de nieuwbouw toekomstbestendig te kunnen inrichten is het noodzakelijk dat deze resultaten tijdig voor de oplevering van het nieuwe gemeentehuis zijn afgerond.
Doorlooptijd
6 maanden
135
Projectopdracht
Informatiseringsbeleid
Project: 1.2 - Informatiseringsbeleid
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 14, 40, 41
Informatievoorziening: 30
ICT: 8, 9
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen: 70
Wie is opdrachtgever?
MT
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Randvoorwaardelijk
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
20
• Resolutie Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente
• Invoering Wet meldplicht datalekken
• Voldoen aan uitgangspunten resolutie VNG
• Voldoen aan Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG)
• Voldoen aan Wet meldplicht datalekken.
Belangrijkste resultaten van het project
• B - Informatieveiligheidsbeleid (20)
• B - GAP-analyse BIG (10)
• B - Risicoanalyse BIG (10)*
• B - Informatieveiligheidsplan BIG (20)
• B - Protocol voor (interne) melding datalekken (3)
• u - Aanstelling CISO (incl. gemeente overstijgende CISO) (2)
• B - Opstellen en implementeren autorisatiebeleid (5)
Dit project is onderdeel van het Programma Professionalisering i-organisatie en –voorziening (1)
Doorlooptijd
12 maanden
Project: 1.3 - Informatieveiligheid
136
Projectopdracht
Informatieveiligheid
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 14, 40, 41, 46 t/m 53
Informatievoorziening: 30
ICT: 8, 9
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen: 15
Wie is opdrachtgever?
MT
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Vooronderzoek en Randvoorwaardelijk
ICT Kosten
Business capaciteit
in mandagen:
40
• Wet meldplicht datalekken
• Europese algemene verordening gegevensbescherming (2018) komt er aan.
• Decentralisaties binnen het Sociaal Domein in volle gang.
• Ketensamenwerking.
• Digitalisering en uitwisseling van persoonlijke gegevens.
• Waarborgen van de privacy van inwoners
• Voldoen aan Wet meldplicht datalekken.
• Voldoen aan wet- en regelgeving
Belangrijkste resultaten van het project
• B - Uitgevoerde Privacyscan gemeentebreed (5)
• B - Relatie met samenwerkingspartners inventariseren (2)
• B - Opstellen risicoanalyse (5)
• O - Plan van aanpak implementatie privacy gemeente breed. (3)
Dit project is onderdeel van het Programma Professionalisering i-organisatie en –voorziening (1)
Doorlooptijd
3 maanden
Project: 1.4 - Privacy
137
Projectopdracht
Privacy
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 30, 31, 32
Informatievoorziening: 25, 28
ICT: <?>
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
45
Wie is opdrachtgever?
Informatie manager
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
15 dagen
Er is geen duidelijk overzicht wie eigenaar is van welke applicatie, hoe leverancier keuze tot stand komt en wie de verantwoordelijke is voor het bewaken van het desbetreffend contract. Dit geldt ook voor alle koppelingen, zowel intern als richting landelijke voorzieningen.
Vaststellen en borgen van verantwoordelijkheden en werkwijze t.a.v. alle applicaties.
Belangrijkste resultaten van het project
• B - Opstellen PvA leveranciersmanagement en inrichting contractbewaking (20)
• B - Opstellen applicatieoverzicht van de gebruikersorganisatie met als doel complexiteitsreductie (applicatie rationalisatie) (10)
• O - Opstellen en beheren overzicht koppelingen intern en landelijke voorzieningen (15)
Dit project is onderdeel van het Programma Professionalisering i-organisatie en –voorziening (1)
Er zijn geen directe afhankelijkheden
Doorlooptijd
9 maanden
Project: 1.5 - Professionalisering i-voorziening
138
Projectopdracht
Professionalisering i-voorziening
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Doelstellingen
Aanleiding voor het programma
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
159
Wie is opdrachtgever?
MT: Marcel de Jonge
Soort project
<Vooronderzoek, realisatie, organisatieverandering, randvoorwaardelijk>
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
275
Leusden kent een groot aantal samenwerkingen. Op het gebied van ICT zijn er in ieder geval 10 organisaties bij betrokken en dat terwijl er in toenemende mate behoefte bestaat aan overzichten waarbij informatie uit verschillende bronnen moet worden samengesteld.
Creëren van overzicht van alle gemeentelijke samenwerkingen alsmede het geven van een indicatie van de meerwaarde van die samenwerkingen in relatie tot alternatieven en de uiteindelijke behoefte van de burgers en de gemeente.
Belangrijkste projecten van het programma
2.1 Samenwerkingsverbanden algemeen
2.2 Samenwerking BLNP (Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Putten)
<Geef kort de afhankelijkheden van andere projecten. Maak onderscheid tussen volgordelijke afhankelijkheden (dit project kan pas worden uitgevoerd nadat project x is uitgevoerd en afstemmingsafhankelijkheden (in dit project moet frequent worden afgestemd met project x)>
Doorlooptijd
<Inschatting doorlooptijd in maanden>
Programma: 2 - Gemeentelijke samenwerkingen
139
Programma
Gemeentelijke samenwerkingen
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 37, 38
Informatievoorziening: 24
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
I capaciteit (int +ext)
in mandagen:
65 dagen
Wie is opdrachtgever?
MT
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Randvoorwaardelijk
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
75
Te veel samenwerkingen binnen ICT creëert een versnippering met een te grote diversiteit aan protocollen die te veel overleg vraagt en daardoor niet effectief is.
Opstellen van een strategie voor de informatie voorziening van de gemeente Leusden.
Belangrijkste resultaten van het project
1. B - Opstellen adviesnotitie complexiteit IT samenwerkingsverbanden (10)
2. B - Strategie bepalen van Leusden op samenwerkingsverbanden (15)
3. U - Overzicht samenwerkingsverbanden en I-koppelingen maken (15)*
4. B - Samenwerking BGT in 2018 herzien op basis van bovengenoemde strategie onder punt 2 (Barneveld, Leusden, Scherpenzeel, Woudenberg) (22)
5. B - Samenwerking GBLT ijken t.o.v. strategie onder punt 2 (Belastingen) (3)
Samenwerking BLNP
Doorlooptijd
9 maanden
Project: 2.1 - Samenwerkingsverbanden algemeen
140
Projectopdracht
Onderzoek naar diversiteit en effectiviteit van de huidige samenwerkingen binnen het ICT-landschap
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting:
Informatievoorziening: 1, 10, 18
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
94 dagen
Wie is opdrachtgever?
BLNP colleges en gemeenteraden
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Vooronderzoek, realisatie, organisatieverandering.
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
200 dagen
Gemeente te klein om alles zelf te realiseren
1. Structureel lagere kosten ten opzichte van zelfstandig doorgaan
2. Betere dienstverlening aan inwoners en ondernemers
3. Optimale interne bedrijfsvoering
4. Verbetering van het informatiemanagement
5. Meer kwaliteit en borging van de continuïteit
6. Vergroten van het verandervermogen en verhogen efficiency
Belangrijkste resultaten van het project
• B - Opstellen van gemeenschappelijk Informatiebeleidsplan (60)
• B - Bepalen hosting strategie (15)
• U - Inventarisatie gemeenschappelijke applicaties (3)
• O - Inrichten van kennismanagement applicaties en applicatiebeheer (10)
• U - e-HRM goedkeuring verkrijgen voor de BC en aanbesteden en implementeren e-HRM pakket (1)*
• U - Implementatie Financiëel Systeem t.b.v. samenwerking BLNP (5)*
Samenwerkingsverbanden algemeen
Doorlooptijd
12 maanden
Project: 2.2 - Samenwerking BLNP
141
Projectopdracht
Samenwerking BLNP
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Doelstellingen
Aanleiding voor het programma
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
438 mandagen
Wie is opdrachtgever?
Marcel de Jonge
Soort project
Vooronderzoek, realisatie, organisatieverandering, randvoorwaardelijk
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
150 mandagen
Tussen de projecten website en zaakgericht werken bestaan afhankelijkheden.
Progammamanagement
Belangrijkste projecten van het programma
3.1 Programmamanagement Website & Zaakgericht werken
3.2 Website
3.3 e-Formulieren
3.4 Zaakgericht werken
3.5 Koppelingen
Capaciteit en middelen
Doorlooptijd
12 maanden
Programma: 3 - Website & zaakgericht werken
142
Programma
Website & zaakgericht werken
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 7
Informatievoorziening: 22
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
10 (gedekt)
Wie is opdrachtgever?
Marcel de Jonge
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Randvoorwaardelijk
ICT Kosten
software en ICT infra: Business capaciteit
in mandagen:
10
Tussen de projecten website en zaakgericht werken bestaat een grote afhankelijkheid en dienen zaken, zoals formulieren creatie en afhandeling goed op elkaar te worden afgestemd.
1. <Geef kort de te realiseren doelen van het project>
Belangrijkste resultaten van het project
Evenwichtig programmamanagement zonder desinvesteringen in een van de projecten
Afh: website en zaakgericht werken
Doorlooptijd
12 maanden
Project: 3.1 - Programmamanagement Website & Zaakgericht werken
143
Projectopdracht
Programmamanagement Website & Zaakgericht werken
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 6, 12
Informatievoorziening: 34, 36
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:125
Gerealiseerd
Wie is opdrachtgever?
Wil van Eeden
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Vooronderzoek, realisatie, organisatieverandering
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
0
Huidige website is out-dated
Opgeleverde top-taken website
Belangrijkste resultaten van het project
• O - Functionele specificaties van de nieuwe website (25)
• U - Implementatie Toptaken Website (70)
• U - Implementatie samenwerkende catalogi (10)
• U - Implementeren van de webarchiveringsfunctie (5)
• U - Aanbesteding en vervanging CMS t.b.v. Website (15)
Zaakgericht werken.
Doorlooptijd
8 maanden
Project: 3.2 - Website
144
Projectopdracht
Opleveren nieuwe website
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 6, 11, 12
Informatievoorziening: 34, 36
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen: 3
Wie is opdrachtgever?
Informatiemanger ism. Hoofd KCC
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Vooronderzoek, realisatie, organisatieverandering
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
2
Wens om E-formulieren voor veel gevraagde producten voor zover nog niet aanwezig te ontwikkelen. Er zal gebruik gemaakt worden van landelijke standaarden als er formulieren moeten worden ontwikkeld.
Helder kriijgen welke E-formulieren moeten worden (her-) ontwikkeld.
Belangrijkste resultaten van het project
• O - Inventarisatie van nut en noodzaak om E-formulieren te (her-) ontwikkelen, voorzien van businesscases. (3)
Zaakgericht werken.
Doorlooptijd
1 maand
Project: 3.3 – e-Formulieren
145
Projectopdracht
Onderzoek naar de noodzaak / behoefte om E-formulieren te (her-) ontwerpen.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 10, 25, 26
Informatievoorziening: 3, 9, 19.
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
250
Wie is opdrachtgever?
MT: Marcel de Jonge
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
125
Door de wettelijk voorgeschreven digitalisering en de vele eenpitters en het verschuiven van archief verantwoordelijkheid van DIV naar de individuele ambtenaren in het primair proces is gestructureerd werken noodzakelijk.
Invoering Exxellence zaaksysteem en uitfaseren Verseon
Belangrijkste resultaten van het project
• U - Implementeren en inrichten van het zaaksysteem van Exxellence, Handleiding Zaakgericht Werken (200)
• U - Inrichten van processen voor interne triggers (10)
• U - Vervolg implementatie backoffice koppelingen incl. Procesinrichtingen (25)
• U - Implementeren digitale handtekening in de zaakprocessen in het zaaksysteem (5)
• U - Implementeren van MyLex (inrichten en in productie nemen) (10)
Website
Doorlooptijd
12 maanden
Project: 3.4 - Zaakgericht werken
146
Projectopdracht
Dodi: dienstverlening door informatisering.
Invoering zaakgericht werken in de organisatie mbv. het Exxellence zaaksysteem.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 11,13,19
Informatievoorziening: 7,8,13,37
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
50
Wie is opdrachtgever?
Overheid
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
25
Wettelijke verplichting: gebruik stelselvoorziening en –standaarden (Basisregistraties, Digikoppeling etc.)
Verbetering dienstverlening aan burgers & bedrijven
Belangrijkste resultaten van het project
• U - Aanschaf en implemenatie van (digi)-koppeling(en). (5)
• U - Implementeren en inrichten van koppelingen t.a.v. Squit, Exxellence suite incl. koppelingen zoals NHR, e-Herkenning. (20)
• U - Realisatie koppeling Mijn Overheid (Berichtenbox) (15)
• U - Implementatie e-Herkenning. (10)
Landelijke overheid en zaaksysteem
Doorlooptijd
Project: 3.5 – Koppelingen
147
Projectopdracht
Realiseren van (digi)-koppeling(en)
6 mnd.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Doelstellingen
Aanleiding voor het programma
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
255
Wie is opdrachtgever?
Informatiemanager
Soort project
Vooronderzoek, realisatie, organisatieverandering, randvoorwaardelijk
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
85
Dubbele registraties, onvolledige en slecht toegankelijke stuurinformatie, wettelijke verplichting, ondersteuning aan andere projecten (BGT) en gemeentelijke samenwerking.
Door beter gegevensmanagement willen we werken aan eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik. Betere stuurinformatie en ondersteuning aan gemeentelijke samenwerking.
Belangrijkste projecten van het programma
4.1 Gegevensmanagement
4.2 Basisregistraties
4.3 Implementatie beheersysteem (Barneveld)
4.4 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Afhankelijk van samenwerkingspartners en voortgang landelijke voorzieningen.
Doorlooptijd
24 maanden
Programma: 4 - Gegevensmanagement
148
Programma
Gegevensmanagement
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting:
Informatievoorziening: 4, 5, 23, 38
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
50
Wie is opdrachtgever?
Informatiemanager
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
randvoorwaardelijk
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
20
Dubbele registraties en acties
Eenduidig implementeren van het principe: “Eenmalige opslag, meervoudig gebruik”
Belangrijkste resultaten van het project
• U - Opstellen overzicht en strategie over welke gegevens wij: (8)
• moeten bijhouden (bronhouder)
• moeten verstrekken
• willen verstrekken t.o.v. het bedrijfsleven (Google bijv.)
• B - Strategie bepalen hoe wij met gegevens omgaan en waar wij ze opslaan: al of niet een gegevensmagazijn in het zaaksysteem inrichten (12)
• O - Inventariseren informatiebehoefte (Geo-thema kaartjes) en inzage krijgen in de mogelijke informatiebronnen. (13)
• B - Opstellen ontwikkelplan. (5)
• U - Aanschaf en implementatie i-spiegel (2)
Afhankelijk van gekozen architectuur
Doorlooptijd
6 maand
Project: 4.1 - Gegevensmanagement
149
Projectopdracht
Gegevensmanagement
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting:
Informatievoorziening: 12, 15, 16, 17, 33, 35
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
125
Wie is opdrachtgever?
Mark Rutte
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
50
Wettelijk
Oplevering en koppeling basisregistraties volgens wettelijke voorschriften
Belangrijkste resultaten van het project
• O - Onderzoek naar de huidige inrichting en gebruik van de basisregistratie (4)
• O - Opstellen roadmap voor het verder aansluiten van basisregistraties. (2)
• O - Onderzoek naar status BAG/WOZ-koppeling en noodzakelijke vervolgstappen: uit deze bestandsvergelijking komt werk en misschien inhuur. (10)
• O - Integratie GEO in koppeling BAG/WOZ (20)
• U - Na inventarisatie behoefte en prioriteit op aan te sluiten backoffice applicaties het daadwerkelijk aansluiten van deze applicaties (12)
• U - Implementatie NHR (10)
• U - Implementatie BGT (32)
• O - Operatie BRP incl. vervanging Burgerzaken applicatie (20)
• U - Implementatie BRK (10)
• O - Onderzoek naar de ontwikkeling en verplichtingen in het kader van de BRO en de wijze waarop WION verder moet worden geïmplementeerd. (5)
Ontwikkeling en voortgang landelijke basisregistraties.
Doorlooptijd
24 maanden
Project: 4.2 - Basisregistraties
150
Projectopdracht
Basisregistraties
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting:
Informatievoorziening: 14, 32
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
20
Wie is opdrachtgever?
MT: Marcel de Jonge
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Onderzoek
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
10
Gezamenlijk de overgang naar BGT realiseren is qua capaciteit en kennis efficiënter dan als gemeente je eentje.
Opleveren 1 BGT voor 4 gemeentes alsmede het realiseren van 1 beheer organisatie
Belangrijkste resultaten van het project
• O - Onderzoeken welke acties nog moeten plaatsvinden voor de inrichting van de BGT in Barneveld voor de komende 3 jaar. (2)
• O - Analyse van de kosten van 1 gezamenlijke organisatie die de BGT beheert, zoals nu gerealiseerd in Barneveld (3)
• B - Inventariseren wat de voor- en nadelen zijn om de beheerorganisatie na aflopen van het huidige contract met Barneveld onder te brengen bij de BLNP. (15)
Samenwerking gemeenten
Doorlooptijd
2 maanden
Project: 4.3 - Implementatie beheersysteem (Barneveld)
151
Projectopdracht
Beheersorganisatie BGT en overige basisregistraties (zie ook Gemeentelijke Samenwerkingen)
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
60
Wie is opdrachtgever?
Erik Luchtenburg
Soort project
realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
0
De nieuwe Europese privacyverordening (Algemene Verordening Gegevensbescherming hierna AVG) geldt vanaf 25 mei 2016. Alle organisaties in de publieke en private sector worden geacht om vanaf die datum hun bedrijfsvoering met de AVG in overeenstemming te brengen en krijgen daarvoor tot 25 mei 2018 de tijd.
In kaart brengen welke aanvullende organisatorische maatregelen moeten worden getroffen om te voldoen aan de bepalingen in de AVG. De hoofdclusters waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden in kaart brengen. Organisatorische en budgettaire maatregelen treffen, zoals het tijdig benoemen van een Functionaris voor Gegevensbescherming. Maken van een (voorlopig) tijdspad om bovenstaande te realiseren.
Belangrijkste project resultaten
• Aanwijzen FG: de aanwijzing van een FG is niet langer vrijblijvend, maar verplicht voor organisaties die veel persoonsgegevens verwerken zoals gemeenten.
• Rechtmatigheid en transparantie: het dient transparant te zijn voor een natuurlijk persoon dat zijn persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, geraadpleegd, oftewel worden verwerkt..
• Accountability: actief beleid voeren en maatregelen treffen waaruit blijkt dat de AVG wordt nageleefd.
• Vergeetrecht: het recht van burgers om ‘vergeten’ te worden. Dat wil zeggen dat ze het recht hebben om zich te laten verwijderen uit databases, tenzij legitieme wettelijke vereisten dit voorkomen.
• Dataportabiliteit: burgers hebben het recht op dataportabiliteit (de burger moet zijn of haar data kunnen meenemen naar een andere dienst) en hebben hiervoor het recht een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld.
• Profilering: burgers hebben het recht niet te worden onderworpen aan een louter op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit.
Doorlooptijd
Tot 25-5-2018
Project 4.4 :AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
152
Projectopdracht
AVG • Privacy by design en privacy by default:explicieter dan voorheen dienen er passende technische en organisatorische maatregelen getroffen te worden die de gegevensverwerking strikt beperken tot noodzakelijk en mogen persoonsgegevens in beginsel niet met een onbeperkt aantal natuurlijke personen gedeeld worden.
• Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: verplicht uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (oftewel een impactanalyse) bij nieuwe verwerkingen, om er voor te zorgen dat de gegevensverwerking op een verantwoorde manier plaatsvindt.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting:
Informatievoorziening: 27
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
40
Wie is opdrachtgever?
MT
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Vooronderzoek, realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
20
Sturen en leren
Leveren van voldoende informatie voor management om te sturen op haar processen.
Belangrijkste resultaten van het project
• O - Onderzoek naar de informatiebehoefte en opnemen in de gewenste management informatie rapportage. (20)
• U - Borgen van alle management informatie behoefte in één rapportage tool (20)
Ontsluiting diverse databases
Doorlooptijd
12 maanden
Project: 5 - Management informatie
153
Projectopdracht
Management informatie
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Doelstellingen
Aanleiding voor het programma
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
Voor het Sociaal Domein wordt een apart informatieplan geschreven.
Wie is opdrachtgever?
MT
Soort project
Het Sociaal Domein kent een apart programma voor Informatiemanagement. Voor meer informatie daarover wordt verwezen naar de rapporten:
• Verkenning Informatiemanagement Sociaal Domein
• Informatieplan Sociaal Domein
.
Belangrijkste projecten van het programma
1. Verkennen van informatie stromen in het Sociaal Domein
2. Opstellen en uitvoeren van het informatieplan Sociaal Domein
Doorlooptijd
Programma: 6 - Sociaal Domein
154
Programma
Sociaal Domein
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: <?>
Informatievoorziening: <?>
ICT: <?>
Doelstellingen
Aanleiding voor het programma
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
55
Wie is opdrachtgever?
Landelijke overheid (wettelijke verplichting 2018 in productie)
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Vooronderzoek, realisatie, organisatieverandering
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
20
Wettelijke verplichting in 2018: burgers moeten via de kaart op een object kunnen klikken en dan alle daarbij behorende informatie kunnen raadplegen.
Prepareren organisatie voor de invoering van de omgevingswet in 2018
Belangrijkste projecten van het programma
7.1 Omgevingswet
7.2 VTH Digitaal
Landelijke overheid en Geo informatie
Doorlooptijd
5 maanden
Programma: 7- Omgevingswet
155
Programma
Omgevingswet
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 5
Informatievoorziening:
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
40
Wie is opdrachtgever?
Arna de Jong
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Vooronderzoek
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
20
Wettelijke verplichting
Prepareren organisatie voor de invoering van de omgevingswet in 2018
Belangrijkste resultaten van het project
• O - Verkenning impact invoering omgevingswet (10)
• O - Opstellen plan invoering omgevingswet in 2017 (30)
Landelijke overheid en Geo informatie (Barneveld)
Doorlooptijd
5 maanden
Project: 7.1 - Omgevingswet
156
Projectopdracht
Omgevingswet
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
15
Wie is opdrachtgever?
Anita Vermeulen
Soort project
realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
15
Aanleiding is een opsomming van een aantal klachten: we kunnen niet bij de juiste (versiebeheer) en volledige informatie (tekeningen), informatie is versnipperd over verschillende systemen heen, we kunnen de informatie in het veld niet gemakkelijk viewen via i-pad, geen koppeling met zaaksysteem, digitaal werken wordt niet ondersteund en papieren archieven verdwijnen.
Digitaal werken. VTH dient van het begin (aanvraag van de burger/bedrijf) tot het einde (archivering) digitaal te worden afgehandeld.
Belangrijkste project resultaten
• Volledig digitaal afhandelen VTH met behulp van Exxellence, SquitXO, Squit2Go (voorstel en implementatie)
• Zicht op het proces (proces-, informatie-, techniek- laag) inclusief de desbetreffende stakeholders (onder meer beleid)
• Implementatie VTH in zaaksysteem • OLO koppeling realiseren met Exxellence • Onderzoek of bouwcontroles en tekeningen met terugwerkende kracht
gedigitaliseerd dienen te worden met oog op toekomstige overdracht RUD en met het oog op de archivering (wat is gunstiger op papier of digitaal overbrengen). (voorstel) Applicatiebeheer beleggen
Implementatie Exxellence
Doorlooptijd
Tot 1-1-2017
Project: 7.2 – VTH Digitaal
157
Projectopdracht
VTH digitaal
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting:
Informatievoorziening:
ICT: 1, 2
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
50
Wie is opdrachtgever?
Raad
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
10
Het huidige gemeentehuis voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd en wordt gesloopt.
Verhuizen van de ICT infrastructuur tijdelijk naar een andere locatie met inachtneming van de uitwijk voor Amersfoort en later weer terug naar het nieuwe gemeentehuis
Belangrijkste resultaten van het project
• O - PvA ICT-verhuizing tijdelijke en nieuwbouw
• U - Verhuizing uitwijk Leusden <-> Amersfoort (PvA + implementatie)
• U - Fysieke verhuizing van de ICT apparatuur naar tijdelijke huisvesting en daarna weer naar de nieuwbouw
Geen en heel veel
Doorlooptijd
24 maanden
Project: 8 - Nieuwbouw
158
Projectopdracht
Nieuwbouw
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: <?>
Informatievoorziening: <?>
ICT: <?>
Doelstellingen
Aanleiding voor het programma
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
165
Wie is opdrachtgever?
MT
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Vooronderzoek, realisatie en organisatieverandering
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
135
Wettelijke verplichting, efficiënter kunnen werken
Divers
Belangrijkste projecten van het programma
1. Dienstverlening voor bedrijven
2. Uitwijk Burgerzaken
3. Innovatie
4. Implementatie BIS/RIS
5. Document Sharing
6. Vervanging server hardware
7. Implementatie digitale communicatie en telefonie
8. eiDAS - electronische herkenning van burgers uit andere lidstaten
Project digi-koppeling, raadsbesluit, gemeente Amersfoort, verhuizing, werkplekbeleid en technische mogelijkheden
Doorlooptijd
24 maanden
Programma: 9 - Overige projecten
159
Programma
Portfoliomanagement van diverse projecten, niet direct gerelateerd aan een van de eerder genoemde programmalijnen.
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 16, 43, 44
Informatievoorziening:
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
25
Wie is opdrachtgever?
Wil van Eeden
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
10
Wettelijke taak
Aansluiten op het ondernemersplein
Belangrijkste resultaten van het project
• U - Aansluiten op ondernemersplein (10)
• U - Aansluiten op Antwoord voor bedrijven (15)
Project Digi-koppeling
Doorlooptijd
6 maanden
Project: 9.1 – Dienstverlening voor bedrijven
160
Projectopdracht
Aansluiten op het ondernemersplein
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting:
Informatievoorziening:
ICT: 6
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
5
Wie is opdrachtgever?
MT
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
5
Wettelijke verplichting om een fysieke uitwijklokatie te hebben. Op grond van de paspoortwet en de BRPwet en bijbehorende uitvoeringsregelingen is de gemeente verplicht om binnen 2 x 24 uur na het niet beschikbaar zijn van het gemeentehuis de dienstverlening te hervatten.
Realiseren van een fysieke uitwijklokatie voor burgerzaken, die zowel voldoet voor de tijdelijke situatie dat wij in het Waterschapshuis zitten als ook voor straks het Huis van Leusden.
Realiseren van de BRP- en de Paspoortwet
Belangrijkste resultaten van het project
Realiseren van de uitwijklokatie en technisch testen van de verbinding.
Gemeente Amersfoort
Uitwijk burgerzaken gaat naar de Werf.
Kosten die Amersfoort moet dragen zijn die van aanleg en jaarlijks onderhoud van de datalijn
Doorlooptijd
1 maand
Project: 9.2 - Uitwijk Burgerzaken
161
Projectopdracht
Uitwijk Burgerzaken
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 17, 18
Informatievoorziening: 20
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
50
Wie is opdrachtgever?
MT,
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie, organisatieverandering.
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
50
Innoveren en efficienter werken
• Implementatie smart city elementen samen met KPN in Leusden
• Volgen social media
• App gebruiken voor de MOR
Belangrijkste resultaten van het project
• Smart City implementatie i.s.m. KPN
• Voorstel Social Media
• Voorstel voor openbare ruimte meldingen (app)
• Implementeren van Obi4One (inrichten en in productie nemen)
Geen afhankelijkheden
Doorlooptijd
18 maanden
Project: 9.3 - Innovatie
162
Projectopdracht
Innovatie
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting:
Informatievoorziening: 21
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
15
Wie is opdrachtgever?
Griffier: Els; GS: Erik
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
10
Huidige Raadsplein is sterk verouderd
Aanschaf nieuw BIS/RIS systeem
Belangrijkste resultaten van het project
• U - Opleveren van een BIS/RIS in eerste instantie als SAAS oplossing (5)
• O - In tweede instantie: koppelen van BIS/RIS aan Exxellence zodat voorbereiding van college- en raadsstukken in Exxellence plaatsvindt. (10)
Raadsbesluit
Doorlooptijd
3 maanden
Project: 9.4 - Implementatie Bestuurlijke besluitvorming
163
Projectopdracht
Implementatie BIS/RIS
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting:
Informatievoorziening: 6
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
10
Wie is opdrachtgever?
Arna de Jong ???
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
30
Behoefte om met meerdere personen aan 1 set documenten te werken al dan niet simultaan. Versie beheer. Personen zijn in eerste instantie intern maar zouden ook extern kunnen zijn.
Beschikbaarheid van de software om samen aan documenten set te kunnen werken
Belangrijkste resultaten van het project
Inrichten van een omgeving om documenten te kunnen delen onderling en met externe partijen
Geen
Doorlooptijd
6 maanden
Project: 9.5 - Document Sharing
164
Projectopdracht
Document Sharing
Informatieplan Gemeente Leusden 2016-2019
Bedrijfsinrichting: 45
Informatievoorziening:
ICT:
Doelstellingen
Aanleiding voor het project
Project afhankelijkheden
Globale schatting capaciteit & kosten
ICT capaciteit (int +ext)
in mandagen:
20
Wie is opdrachtgever?
MT
Soort project
Project geeft invulling aan actiepunten
Realisatie
ICT Kosten
software en ICT infra:
Business capaciteit
in mandagen:
20
Per 1-1-2018 is iedere gemeente verplicht om de elektronische identiteit (eID) van burgers uit andere lidstaten te accepteren. Zodat ook die burgers gebruik kunnen maken van de elektronische dienstverlening. (eiDAS = Electronic Identity Authentication Services)
Herkenning elektronische identiteit van burgers uit andere lidstaten
Belangrijkste resultaten van het project
• Vooronderzoek met welke partijen welke acties moeten worden ondernomen
• Aanvragen Europese subsidie in de periode mei-sep 2016
• Aansluiting via een makelaar op het NL-eiDAS koppelpunt vóór 31-12-2017
• Project Website
• Zaakgericht werken
• Informatie veiligheid
Doorlooptijd
18 maanden
Project: 9.6 – eiDAS
165
Projectopdracht
eiDAS: electronische herkenning van burgers uit andere lidstaten