INFORME DE AUDITORIA DE SEGUIMIENTO
A LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR LA ENTIDAD
Y VERIFICACIÓN DEL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA
CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP.
Marzo 2016
Oficina de Control Interno
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO GENERAL
ALCANCE DE LA AUDITORIA
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
CONCLUSIONES
I. OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Evaluar la gestión integral adelantada por el Área de Contratos de la Presidencia de
la República, en el registro oportuno y constante de la información en el Sistema
Electrónico de Contratación Pública - SECOP y la supervisión de los contratos suscritos
por la Entidad.
II. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
El periodo a evaluar se encuentra comprendido entre el 1 de julio y el 31 de diciembre
de 2015.
La revisión se basó en la consulta del aplicativo SECOP, en el cual reposa la
información consignada por la Entidad respecto a los procesos contractuales
adelantados y en la información suministrada por el Área de Contratos (Proceso de
Adquisición de Bienes y Servicios).
Es responsabilidad del Área de Contratos, el contenido de la información
suministrada. Por parte de la Oficina de Control Interno, la responsabilidad consiste
en producir un informe que contenga las observaciones si hay lugar a ellas sobre el
acatamiento a las disposiciones legales. Lo consignado en el presente informe, se
encuentra soportado en los papeles de trabajo que reposan en los archivos de esta
oficina.
III. REVISIÓN SECOP
Durante el mes de marzo de 2016, la Oficina de Control Interno adelantó la revisión
mediante prueba selectiva de los registros de actos contractuales efectuados en el
SECOP de conformidad con el Decreto 1081 y 1082 de 2015, en relación a los procesos
contractuales adelantos por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República. Durante el periodo auditado, se pudo establecer que la Entidad ha
registrado en el SECOP un total de 360 procesos.
Es importante mencionar que de los 360 procesos, 124 corresponden a la
contratación adelantada por el Fondo de Programas Especiales para la Paz. En el
mismo sentido, 14 procesos corresponden a la vigencia 2013 y 25 a la vigencia 2014.
De conformidad con lo anterior, se pudo establecer que la entidad ha registrado en
el SECOP entre el primero (1) de julio al treinta y uno (31) de diciembre de 2015, un
total de 197 procesos.
Realizada la anterior precisión, se procedió a revisar un total de veinte (20) procesos
contractuales de los 197 registrados en el SECOP, como lo establece el numeral 5.4.1.1
Diseño de la muestra Alcance método Estadístico Manual de Auditorías Internas.
A continuación, se adjunta la imagen del Sistema Electrónico para la Contratación
Pública-SECOP en la cual se observa la Entidad, el período comprendido y el número
total de registros encontrados.
IV. ANÁLISIS DE LA REVISIÓN EN EL SECOP
Se relacionan a continuación los veinte (20) procesos contractuales, objetos de
evaluación mediante prueba selectiva, de la siguiente manera:
A. CONTRATOS CELEBRADOS.
1. Licitación Pública 06-15 celebrado entre el DAPRE y INDUMUEBLES
HERNANDEZ SAS (Contrato número CTO-166-15)
OBJETO: Contratar la adquisición e instalación de amueblamiento de oficina para
algunas sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,
de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas por la Entidad.
ACTO ADMINISTRATIVO
VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Aviso de convocatoria pública 03-08-2015 08:49 AM
2. Proyecto de pliego de condiciones 03-08-2015 08:51 AM
3. Estudios y documentos previos 03-08-2015 08:50 AM
4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 01-09-2015 09:09 AM
5. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones al
proyecto de pliego de condiciones. 01-09-2015 09:10 AM
6. Acta de sorteo, si a ello hubiere lugar N/A
7. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. 01-09-2015 09:16 AM
8. Pliego de condiciones definitivo
Adenda 1
01-09-2015 09:17 AM
Adenda 2
15-10-2015 06:55 PM
9. Adendas 22-09-2015 04:55 PM
10. Acta de cierre del proceso 17-09-2015 05:34 PM
11. Informe de evaluación 05-10-2015 08:44 AM
12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso 23-10-2015 08:57 AM
13. Acto administrativo de declaratoria de desierta N/A
14. Contrato. 12-11-2015 05:15 PM
15. Acta de liquidación. N/A
16. Adición
Adición1
18-12-2015 02:36 PM
Adición 2
04-01-2016 09:08 AM
2. Licitación Pública 08-15 celebrado entre el DAPRE y Unión Temporal QBE
Seguros S.A.- La Previsora Compañía de Seguros S.A. Mapfre Seguros Generales
(Contrato número CTO-233-15)
OBJETO: En virtud del presente contrato EL ASEGURADOR se obliga con LA ENTIDAD,
bajo sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a constituir las
pólizas de seguros, correspondientes al GRUPO 3 (Responsabilidad Civil Servidores
Públicos Presidencia y Vicepresidencia) y GRUPO 4 (Responsabilidad Civil Servidores
Públicos Demás Cargos) de la Entidad.
ACTO ADMINISTRATIVO
VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Aviso de convocatoria pública 06-10-2015 09:57 AM
2. Proyecto de pliego de condiciones 06-10-2015 09:49 AM
3. Estudios y documentos previos 06-10-2015 09:48 AM
4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 30-10-2015 03:56 PM
5. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones al
proyecto de pliego de condiciones. 30-10-2015 03:56 PM
6. Acta de sorteo, si a ello hubiere lugar N/A
7. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. 30-10-2015 05:55 PM
8. Pliego de condiciones definitivo. 30-10-2015 06:26 PM
9. Adendas.
Adenda 1
10-11-2015 05:06 PM
10. Acta de cierre del proceso. 17-11-2015 06:31 PM
11. Informe de evaluación. 27-11-2015 09:52 AM
12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. N/A
13. Acto administrativo de declaratoria de desierta N/A
14. Contrato. 18-12-2015 11:36 AM
15. Acta de liquidación. Contrato en ejecución
3. Licitación Pública 05-15 celebrado entre el DAPRE y ALMACENES ÉXITO S.A
(Contrato número CTO-134-15)
OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios
medios, con plena autonomía técnica y administrativa a efectuar el suministro a LA
ENTIDAD en forma sucesiva y a precios unitarios de los productos de víveres, rancho,
abarrotes, productos de aseo y limpieza para la Casa Privada del Señor Presidente
de la República.
ACTO ADMINISTRATIVO
VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Aviso de convocatoria pública 24-07-2015 08:19 AM
2. Proyecto de pliego de condiciones 24-07-2015 08:20 AM
3. Estudios y documentos previos 24-07-2015 08:19 AM
4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. N/A
5. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones al
proyecto de pliego de condiciones. N/A
6. Acta de sorteo, si a ello hubiere lugar N/A
7. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. 19-08-2015 10:15 AM
8. Pliego de condiciones definitivo. 19-08-2015 10:17 AM
9. Adendas.
Adenda 1
26-08-2015 03:34 PM
10. Acta de cierre del proceso. 02-09-2015 07:00 PM
11. Informe de evaluación. 11-09-2015 07:54 AM
12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. 24-09-2015 07:49 AM
13. Acto administrativo de declaratoria de desierta N/A
14. Contrato. 30-09-2015 11:52 AM
15. Adición 30-12-2015 02:57 PM
15. Acta de liquidación. Contrato en ejecución
4. Selección Abreviada de Menor Cuantía 21-15 celebrado entre el DAPRE y
PROAND Y CIA LTDA (Contrato número CTO-222-15)
OBJETO: EL CONTRATISTA se obliga por sus propios medios con plena autonomía
técnica y administrativa a prestar a la ENTIDAD el servicio de mantenimiento
preventivo mensual y correctivo cada vez que se requiera con suministro de repuestos
para los equipos de rayos x, ubicados en las sedes de la Presidencia de la República
de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en anexo técnico y
económico del presente contrato.
ACTO ADMINISTRATIVO
VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Aviso de convocatoria pública 25-09-2015 11:09 AM
2. Proyecto de pliego de condiciones 25-09-2015 11:12 AM
3. Estudios y documentos previos 25-09-2015 11:10 AM
4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 20-10-2015 09:21 AM
5. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones al
proyecto de pliego de condiciones. 20-10-2015 09:21 AM
6. Acta de sorteo, si a ello hubiere lugar N/A
7. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. 20-10-2015 09:33 AM
8. Pliego de condiciones definitivo. 20-10-2015 09:33 AM
9. Adendas.
Adenda 1
27-10-2015 08:30 AM
Adenda 2
06-11-2015 03:25 PM
10. Acta de cierre del proceso. 29-10-2015 05:12 PM
11. Informe de evaluación. 13-11-2015 08:55 AM
12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. N/A
13. Acto administrativo de adjudicación. 26-11-2015 05:24 PM
14. Contrato. 10-12-2015 04:57 PM
15. Acta de liquidación. No esta publicada
5. Selección Abreviada de Menor Cuantía 15-15 celebrado entre el DAPRE y
NEOGLOBAL SAS (Contrato número CTO-219-15)
OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios
medios, con plena autonomía técnica y administrativa a prestar el servicio de
mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para las plantas
eléctricas y subestaciones ubicadas en la Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena
de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas en el anexo técnico-
económico del presente contrato.
ACTO ADMINISTRATIVO
VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Aviso de convocatoria pública 03-09-2015 11:12 AM
2. Proyecto de pliego de condiciones 03-09-2015 11:11 AM
3. Estudios y documentos previos 03-09-2015 11:16 AM
4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. N/A
5. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones al
proyecto de pliego de condiciones. N/A
6. Acta de sorteo, si a ello hubiere lugar N/A
7. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. 17-09-2015 08:37 AM
8. Pliego de condiciones definitivo. 17-09-2015 08:38 AM
9. Adendas. N/A
10. Acta de cierre del proceso. 07-10-2015 02:04 PM
11. Informe de evaluación. 20-10-2015 09:08 AM
12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. 30-10-2015 07:17 PM
13. Acto administrativo de declaratoria de desierta N/A
14. Contrato. 01-12-2015 06:38 PM
15. Acta de liquidación. N/A
6. Selección Abreviada de Menor Cuantía 14-15 celebrado entre el DAPRE y
PRODUCCIÓN DE EVENTOS 911 S.A.S. (Contrato número CTO-164-15)
OBJETO: En virtud de este contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios medios,
con plena autonomía técnica y administrativa, a prestar a LA ENTIDAD los servicios de
organización, administración, operación y ejecución de acciones logísticas para la
realización de eventos de la Dirección para la Atención Integral contra Minas
Antipersonal.
ACTO ADMINISTRATIVO
VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Aviso de convocatoria pública 11-08-2015 06:59 PM
2. Proyecto de pliego de condiciones 11-08-2015 07:01 PM
3. Estudios y documentos previos 11-08-2015 07:00 PM
4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 07-09-2015 02:09 PM
17-09-2015 07:52 AM
5. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones al
proyecto de pliego de condiciones.
07-09-2015 02:09 PM
17-09-2015 07:53 AM
6. Acta de sorteo, si a ello hubiere lugar N/A
7. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. 17-09-2015 07:56 AM
8. Pliego de condiciones definitivo. 17-09-2015 08:38 AM
9. Adendas.
Adenda 1
21-09-2015 05:47 PM
Adenda 2
24-09-2015 06:14 PM
Adenda 3
24-09-2015 06:16 PM
Adenda 4
13-10-2015 06:52 PM
Adenda 5
27-10-2015 03:44 PM
10. Acta de cierre del proceso. 01-10-2015 03:33 PM
11. Informe de evaluación. 20-10-2015 08:07 AM
12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. 03-11-2015 12:38 PM
13. Acto administrativo de declaratoria de desierta N/A
14. Contrato. 09-11-2015 04:50 PM
15. Acta de liquidación. N/A
7. Selección Abreviada de Menor Cuantía 18-15 proceso descartado
OBJETO: Contratar el mantenimiento y conservación de zonas verdes y jardines
(incluidos los árboles), con suministro de especies de tierra y abonos, reposición de
material vegetal, poda de prado y tala de árboles de las sedes del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República.
ACTO ADMINISTRATIVO
VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Aviso de convocatoria pública 25-09-2015 08:07 AM
2. Proyecto de pliego de condiciones 25-09-2015 08:09 AM
3. Estudios y documentos previos 25-09-2015 08:09 AM
4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. N/A
5. Aviso Descarte Proceso 04/11/2015
6. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones al
proyecto de pliego de condiciones. N/A
7. Acta de sorteo, si a ello hubiere lugar N/A
8. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. N/A
9. Pliego de condiciones definitivo. N/A
10. Adendas. N/A
11. Acta de cierre del proceso. N/A
12. Informe de evaluación. N/A
13. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. N/A
14. Acto administrativo de declaratoria de desierta N/A
15. Contrato. N/A
16. Acta de liquidación. N/A
8. Mínima Cuantía 60-15 celebrado entre el DAPRE y GUSTAVO JOSÉ BOTERO
GÓMEZ (Carta de Aceptación No. 43-15).
OBJETO: Contratar la adquisición de la Revista Newsweek en Ingles, para las
diferentes dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 11-12-2015 04:38 PM
2. Estudios y documentos previos 11-12-2015 04:37 PM
3. Observaciones a la invitación pública N/A
4. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones a la
invitación. N/A
5. Adendas. N/A
6. Acta de cierre del proceso. 16-12-2015 08:46 AM
7. Informe de evaluación. 18-12-2015 11:21 AM
8. Respuestas a las observaciones del informe de evaluación. N/A
9. Oferta Ganadora. 23-12-2015 04:11 PM
9. Mínima Cuantía 55-15 celebrado entre el DAPRE y SOLUTION COPY LTDA
(Carta de Aceptación No. 40-15).
OBJETO: Contratar el servicio de copiado fotográfico con suministro de material
gráfico y elementos que se requieran para exposiciones fotográficas, de conformidad
con las especificaciones técnicas requeridas de conformidad con las
especificaciones técnicas requeridas por la Entidad.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 17-11-2015 01:44 PM
2. Estudios y documentos previos 17-11-2015 01:45 PM
3. Observaciones a la invitación pública 19-11-2015 06:16 PM
4. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones a la
invitación. 19-11-2015 04:55 PM
5. Adendas. 25-11-2015 06:41 PM
6. Acta de cierre del proceso. 24-11-2015 09:15 AM
7. Informe de evaluación. 30-11-2015 03:59 PM
8. Respuestas a las observaciones del informe de evaluación. N/A
9. Oferta Ganadora. 04-12-2015 10:58 AM
10. Mínima Cuantía 47-15 celebrado entre el DAPRE y ALMACENES EXITO
(Carta de Aceptación No. 34-15).
OBJETO: Contratar el suministro en forma sucesiva y a precios unitarios de los
productos de víveres, rancho y abarrotes para la Casa de huéspedes Ilustres de
Cartagena.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 25-08-2015 08:53 AM
2. Estudios y documentos previos 25-08-2015 08:52 AM
3. Observaciones a la invitación pública N/A
4. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones a la
invitación. N/A
5. Adendas. N/A
6. Acta de cierre del proceso. 28-08-2015 03:31 PM
7. Informe de evaluación. 03-09-2015 01:33 PM
8. Respuestas a las observaciones del informe de evaluación. N/A
9. Oferta Ganadora. 08-09-2015 06:17 PM
11. Mínima Cuantía 44-15 celebrado entre el DAPRE y UBALDO MELO DIAZ
(Carta de Aceptación No. 30-15).
OBJETO: Contratar la adquisición de objetos protocolarios consistentes en libros en
ingles del Premio Nobel Colombiano Gabriel García Márquez, para ser entregados
como obsequios protocolarios en los encuentros Binacionales de la Presidencia de la
República.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 05-08-2015 08:37 AM
2. Estudios y documentos previos 05-08-2015 08:36 AM
3. Observaciones a la invitación pública N/A
4. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones a la
invitación. N/A
5. Adendas. N/A
6. Acta de cierre del proceso. 12-08-2015 08:37 AM
7. Informe de evaluación. 19-08-2015 08:45 AM
8. Respuestas a las observaciones del informe de evaluación. N/A
9. Oferta Ganadora 24-08-2015 04:54 PM
12. Mínima Cuantía 40-15, celebrada entre el DAPRE y CARRETILLAS TÉCNICAS
DE COLOMBIA S.A.S (Carta de aceptación 028-15)
OBJETO: Contratar la adquisición de carros manuales transportadores de material
archivístico, de conformidad con las especificaciones técnicas requeridas por la
Entidad.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 18-06-2015 09:01 AM
2. Estudios y documentos previos 18-06-2015 09:01 AM
3. Observaciones a la invitación pública N/A
4. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones a la
invitación. N/A
5. Adendas. N/A
6. Acta de cierre del proceso. 25-06-2015 05:26 PM
7. Informe de evaluación. 03-07-2015 04:25 PM
8. Respuestas a las observaciones del informe de evaluación. N/A
9. Oferta Ganadora. 14-07-2015 09:05 AM
13. Mínima Cuantía 39-15, declarado desierto.
OBJETO: Contratar la adquisición con instalación de un sistema de sonido para la sala
de juntas de la Vicepresidencia de la Republica, acorde con las especificaciones
técnicas requeridas por la Entidad.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 16-06-2015 04:14 PM
2. Estudios y documentos previos 16-02-2015 04:14PM
3. Observaciones a la invitación pública N/A
4. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones a la
invitación. N/A
5. Adendas. N/A
6. Acta de cierre del proceso. 22-06-2015 04:38 PM
7. Informe de evaluación. N/A
8. Respuestas a las observaciones del informe de evaluación. N/A
9. Acto de declaratoria de desierta 03-07-2015 05:38 PM
14. Mínima Cuantía 51-15, celebrada entre el DAPRE y MAP INGENIEROS Y/O
MARIA FERNANDA CORTÉS E.U (Carta de aceptación CTO-038-15)
OBJETO: Contratar la adquisición de elementos ergonómicos para uso de los
funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
según las especificaciones técnicas exigidas.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 26-10-2015 09:13 AM
2. Estudios y documentos previos 26-10-2015 09:11 AM
3. Observaciones a la invitación pública 29-10-2015 10:30 AM
4. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones a la
invitación. 29-10-2015 10:30 AM
5. Adendas. N/A
6. Acta de cierre del proceso. 29-10-2015 05:11 PM
7. Informe de evaluación. 09-11-2015 11:25 AM
8. Respuestas a las observaciones del informe de evaluación. N/A
9. Oferta Ganadora. 13-11-2015 03:35 PM
15. Mínima Cuantía 48-15 celebrada entre el DAPRE y BIG MEDIA PUBLICIDAD
S.A.S (Carta de aceptación CTO-035-15)
OBJETO: Contratar la publicación de avisos en un diario de amplia circulación
Nacional, que requiera el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 09-09-2015 10:14 AM
2. Estudios y documentos previos 09-09-2015 10:14 AM
3. Observaciones a la invitación pública 11-09-2015 05:13 PM
4. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones a la
invitación. 11-09-2015 05:13 PM
5. Adendas. 14-09-2015 04:19 PM
6. Acta de cierre del proceso. 16-09-2015 06:46 PM
7. Informe de evaluación. 24-09-2015 06:04 PM
8. Respuestas a las observaciones del informe de evaluación. N/A
9. Oferta Ganadora. 30-09-2015 06:16 PM
16. Contratación Directa 202-15 celebrado entre el DAPRE y ARMADILLO LTDA
(Contrato CTO-202-15).
OBJETO: En virtud del presente contrato EL ARRENDADOR entrega al ARRENDATARIO,
a título de arrendamiento, y éste recibe de aquel al mismo título, el piso 10 del edificio
ubicado en la Carrera 8 No. 12B-39, con el fin de suministrar áreas y oficinas
adecuadas para el desarrollo de las actividades de las diferentes dependencias de
la Presidencia de la República.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Acto administrativo de justificación de la contratación directa, si a ello
hubiere lugar. 02-03-2016 04:03 PM
2. Estudios y documentos previos 03-12-2015 05:38 PM
3. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las
cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad
contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se
profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a
esta.
03-12-2015 05:37 PM
4. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de
liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. El contrato este en ejecución
17. Contratación Directa 241-15 celebrado entre el DAPRE y LEXBASE S.A.S.
(Contrato CTO-241-15).
OBJETO: EL CONTRATISTA, se obliga a prestar, por sus propios medios, con plena
autonomía técnica y administrativa, el servicio de suscripción para el acceso a la
consulta de una base de datos que facilite la elaboración de líneas jurisprudenciales
de la Corte Constitucional con el fin de proveer a la Secretaría Jurídica de
herramientas que faciliten abordar el estudio y análisis de temáticas contenidas en
normas legales o en los proyectos de diferentes actos normativos que ofrezcan
complejidad de interpretación sobre su constitucionalidad o legalidad frente a la
normatividad vigente y los diversos lineamientos jurisprudenciales existentes.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Acto administrativo de justificación de la contratación directa, si a ello
hubiere lugar. N/A
2. Estudios y documentos previos 29-12-2015 09:33 AM
3. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las
cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad
contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se
profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a
esta.
29-12-2015 09:27 AM
4. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de
liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. N/A
18. Contratación Directa 243-15 celebrado entre el DAPRE y JEFERSON YECID
LÓPEZ GONZÁLEZ. (Contrato CTO-243-15).
OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA, se obliga a prestar a la
ENTIDAD, por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa, los
servicios de apoyo a la gestión para realizar actividades de tipo operativo asistencial,
de mensajería y de servicios generales en la Dirección para la Estrategia de
Comunicación, tendientes a contribuir con el normal funcionamiento de la misma.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Acto administrativo de justificación de la contratación directa, si a ello
hubiere lugar. N/A
2. Estudios y documentos previos 29-12-2015 12:54 PM
3. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las
cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad
contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se
profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a
esta.
29-12-2015 12:58 PM
4. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de
liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. N/A
19. Contratación Directa 240-15 celebrado entre el DAPRE y COLOMBIA
TELECOMUNICACIONES S.A. E.S.P (Contrato CTO-240-15).
OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA, se obliga, por sus propios
medios, con plena autonomía técnica y administrativa, a prestar a la ENTIDAD el
servicio de instalación e interconexión para la Sala de Tele presencia de la Entidad,
por medio de un canal dedicado terrestre.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Acto administrativo de justificación de la contratación directa, si a ello
hubiere lugar. 18-12-2015 08:00 PM
2. Estudios y documentos previos 18-12-2015 07:57 PM
3. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las
cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad
contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se
profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a
esta.
22-12-2015 02:45 PM
4. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de
liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. El contrato este en ejecución
20. Contratación Directa 237-15 celebrado entre el DAPRE y COSMOS
SISTEMAS INTEGRADOS LTDA. (Contrato CTO-237-15).
OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA, se obliga, por sus propios
medios, con plena autonomía técnica y administrativa, a prestar a LA ENTIDAD el
servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con bolsa de repuestos para los
equipos tecnológicos que componen la Sala de Estrategia Nacional (SEN) de
acuerdo a las especificaciones previstas en el anexo técnico y económico del
presente contrato.
ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN
EN EL SECOP
1. Acto administrativo de justificación de la contratación directa, si a ello
hubiere lugar. 21-12-2015 12:34 PM
2. Estudios y documentos previos 21-12-2015 12:27 PM
3. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las
cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y
la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el
curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.
21-12-2015 12:35 PM
4. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de
liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. El contrato este en ejecución
V. RESULTADOS DE LA REVISIÓN AL SECOP
Una vez efectuada la revisión, se obtuvieron los siguientes resultados:
1. No se realizó la publicación en los 3 días siguientes a la suscripción de los actos
administrativos en el SECOP, como se evidenció en los siguientes contratos:
a. Licitación Pública 05-15 celebrado entre el DAPRE y ALMACENES ÉXITO
S.A. (adición 1 contrato número CTO-134-15.)
b. Contratación Directa 202-15 celebrado entre el DAPRE y ARMADILLO
LTDA (Contrato CTO-202-15). AA. De justificación.
c. Contratación Directa 241-15 celebrado entre el DAPRE y LEXBASE S.A.S.
(Contrato CTO-241-15). Contrato.
Incumpliendo lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad
en el SECOP. No Conformidad Real 1.
Sin embargo, como se encuentra en proceso de formulación la mejora NCR-0509 “BS
- Control de Registros en publicación SECOP”, se deberán incluir acciones que
permitan dar tratamiento a la situación encontrada en la No Conformidad Real 1.
VI. REVISIÓN SUPERVISIÓN DE CONTRATOS.
Durante el mes de marzo de 2016, la Oficina de Control Interno adelantó la revisión
mediante prueba selectiva de la supervisión de 56 contratos de los 243 ejecutados
en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República durante la
vigencia 2015, como lo establece el numeral 5.4.1.1 Diseño de la muestra 1.Métodos
de muestreo estadístico del Manual de Auditorías Internas.
A continuación, se relacionan los resultados obtenidos en la revisión de los 56
contratos, objeto de auditoría:
VI. RESULTADOS DE LA REVISIÓN A LA SUPERVISIÓN
Una vez efectuada la revisión, se obtuvieron los siguientes resultados:
1. Se evidenció debilidad en la revisión de los documentos pre-contractuales, como
se observó en la carpeta del contrato 005-15, al encontrar en el folio 6, que la
oferta de servicios se presentó el día 15 de diciembre de 2015 y el contrato se firmó
el 9 de febrero de 2015. Incumpliendo el Control de Planeación y Gestión del
Modelo Estándar de Control Interno 2014. No Conformidad Real 2.
2. No se evidenciaron claramente los resultados obtenidos frente a las obligaciones
contractuales de contratos ejecutados, como se evidenció en:
La carpeta del contrato 028-15
- En los informes del contratista y la certificación del supervisor de julio hasta
octubre de 2015 presentan la misma información.
- En cuanto a la Relación con el proyecto de Inversión en la certificación del
supervisor: producto que contribuye “(…) planes locales de acción integral contra
minas antipersonal (construidos) (…)”. Presenta una meta producto de 20 constante
en la certificaciones de abril a octubre y un % de contribución del 1.55, y en el
informe final del supervisor una meta producto de 58 y % de contribución de 1.55,
lo anterior no permite entender su resultado y relación con las obligaciones
pactadas.
La carpeta del contrato 003-15.
- El porcentaje de contribución con las metas de productos del proyecto de
Inversión Implementación de las estrategias de la Alta Consejería para Programas
Especiales 2011011000187 no son coherentes con las actividades descritas
mensualmente en las certificaciones de ejecución contractual, como se
evidenció en la revisión de:
Producto: “Desarrollo de Talleres de diseño participativo y de socialización con
las comunidades beneficiarias”.
En las certificaciones de: junio 29.17% Folio 151. Julio 33.33% folio 163 y septiembre
45.83% folio 173. En las cuales no se evidenció el desarrollo de los talleres en
mención y no se encontraron documentos soportes.
Una vez remitido el Informe de Auditoría Preliminar, la Consejería Presidencial para
la Primera Infancia, remitió mediante correo electrónico del día 26 de mayo de
2016 el siguiente informe, respecto a la No Conformidad refreída al contrato 003-
15:
“(…)Respuesta: La versión 3 del formato FB-S-34 «Certificación Periódica de Ejecución de
Contrato de Prestación de Servicios Personales», liberada el 30 de abril de 2015, trajo como
novedad la inclusión de la tabla RELACIÓN CON EL PROYECTO DE INVERSIÓN.
Para los contratos de la Consejería Presidencial para la Primera Infancia, se decidió registrar
el avance de las metas del Proyecto de Inversión 2015 conforme las gestiones realizadas
por todo el equipo y no desde el aporte de cada contratista. Es decir, para el caso de este
producto se tenía prevista la realización de 24 Talleres (12 Talleres de Socialización y 12
Talleres de Diseño Participativo) los cuales fueron realizados durante la vigencia por los
siguientes contratistas:
1. Laura Arrazola Liévano: 6
2. Andrés Felipe Ortega Hernández: 2
3. Gabriel Alejandro Cano Velandia: 4
4. Eugenio Ortiz Uribe: 10
5. Iván Darío Quiñones Sánchez: 2
A continuación se explica cómo fue el comportamiento de la meta en los meses de mayo
a septiembre:
Mes Avance
Meta
Observación
Mayo 2015 29,17%
Durante el mes de Mayo de 2015 se realizaron 2 Talleres de
Socialización en los municipios de Policarpa (Nariño) y Leticia
(Amazonas).
A estas jornadas asistieron por parte del Equipo de la Consejería
Presidencial para la Primera Infancia:
1. Policarpa (Nariño) – Iván Dario Quiñones S.
2. Leticia (Amazonas) – Andrés Felipe Ortega H.
Junio 2015 29,17%
Durante el mes de Junio de 2015 no se realizaron Talleres de Diseño
Participativo y tampoco Talleres de Socialización. Por tal motivo la
contribución a la meta no se mueve y se reporta la misma meta del
mes anterior (Mayo 2016).
Julio 2015 33,33%
Durante el mes de Julio de 2015 se realizó 1 Taller de Diseño
Participativo con la comunidad beneficiaria del Centro de
Desarrollo Infantil en el municipio de Santa Rosa de Viterbo. En esta
jornada participó la contratista Laura Arrazola Liévano.
De acuerdo con lo anterior, la meta se incrementa durante este
mes.
Agosto
2015 33,33%
Durante el mes de Agosto de 2015 no se realizaron Talleres de Diseño
Participativo y tampoco Talleres de Socialización. Por tal motivo, la
contribución a la meta no se mueve y se reporta la misma meta del
mes anterior (Julio 2016).
Septiembre
2015 45,83%
Durante el mes de septiembre se realizaron 2 Talleres de Diseño
Participativo en los municipios de Fortul (Arauca) y Santa Lucía
(Atlántico).
A estas jornadas asistieron por parte del Equipo de la Consejería
Presidencial para la Primera Infancia:
1. Fortul (Arauca) – Laura Arrazola Liévano.
2. Santa Lucía (Atlántico) – Andrés Felipe Ortega H. y Eugenio
Ortiz Uribe.
De acuerdo con lo anterior, la meta se incrementa durante este
mes.
Por tal motivo, aún en los meses en los cuales el contratista Gabriel Cano no realizó talleres
de diseño participativo y de socialización, se registró el avance que aportaba el resto del
equipo. Por tanto, se solicita no mantener este hallazgo en el informe final de la auditoría.
(…)”
Una vez revisado el Informe de descargos, se observó que la Consejería
Presidencial no presentó evidencias objetivas que permitan desvirtuar la No
Conformidad Real, por tal razón se mantiene, teniendo en cuenta que en la
certificación se atribuye el resultado de un indicador de manera individual y no
colectivo.
La carpeta del contrato 027-15:
- No se observó el informe pormenorizado con los avances y resultados
obtenidos que den cuenta de las actividades ejecutadas.
La carpeta del contrato 046-15 y 049-15
- No se encontraron los documentos soportes del ingreso al almacén y el
correspondiente recibo a satisfacción de los elementos adquiridos.
Lo anterior Incumpliendo lo dispuesto en el Manual de Contratación numeral 2.5
Supervisión y Seguimiento a la ejecución de los contratos. No Conformidad Real 3.
Mediante correos electrónicos de fecha 20 de mayo de 2015, el Grupo de
Bienestar y Responsabilidad Social del Área de Talento Humano, anexa soportes
documentales con el fin de desvirtuar el hallazgo.
Una vez revisados y analizados los documentos enviados, se observó que los
mismos no son soportes suficientes que permitan desvirtuar la No Conformidad
Real, por tal razón se mantiene.
3. Se evidenció que no se reportó trimestralmente al ordenador del gasto la
planificación y control de la ejecución de los contratos, como se determinó en la
consulta realizada al Área Financiera, donde manifestaron que los supervisores de
los contratos que se relacionan a continuación no reportaron dicha información:
054-15, 099-15, 075-15, 028-15, 013-15, 020-15, 047-15, 037-15, 027-15, 046 -15, 012-
15, 037-15, 069-15 y 044-15. Incumpliendo el numeral 6 del 2.5 supervisión y
seguimiento a la ejecución de los contratos del Manual de Contratación. No
Conformidad Real 4.
Sin embargo, como se encuentra en proceso de formulación la mejora NCR-0514
“BS - Reporte trimestral al ordenador del gasto”, se deberán incluir acciones que
permitan dar tratamiento a la situación encontrada en la No Conformidad Real 4.
4. Se evidenció que no se certificaron mensualmente los pagos por parte del
supervisor, como se observó en los soportes de la carpeta del contrato 013-15, al
encontrar que de 11 pagos sólo certificaron 9 de ellos. Incumpliendo lo dispuesto
en la cláusula segunda del citado contrato. No Conformidad Real 5.
Una vez remitido el Informe de Auditoría Preliminar, la Secretaria Jurídica, remitió
mediante correo electrónico del día 23 de mayo de 2016 el siguiente informe,
respecto a la No Conformidad refreída al contrato 003-15:
“(…)Esta situación se generó ante una situación de incapacidad que recayó
sorpresivamente sobre la persona encargada de recibir la información que debía
certificarse, lo cual generó un traumatismo que dificultó la tarea de convalidación de la
facturación a tramitarse, toda vez que la incapacidad mencionada se extendió por un
término superior a un año. No obstante, en la actualidad se tomaron las medidas
correctivas que permitan mitigar otra eventualidad parecida a futuro. (…)”
Una vez revisado el correo de descargos, se observó que la Secretaria Jurídica no
presentó evidencias objetivas que permitan desvirtuar la No Conformidad Real, por
tal razón se mantiene.
5. No se publicaron los informes de supervisión en la página web de la entidad,
como se evidenció en la revisión del sitio web - Informes de ejecución, al no
encontrar publicado el referido contrato 044-15. Incumpliendo lo establecido en
el Artículo 2.1.1.2.1.8, del Decreto 1081 de 2015. No Conformidad Real 6.
Sin embargo, como se encuentra en proceso de formulación la mejora NCR-0495
“BS - Publicación Informes de Supervisión”, se deberán incluir acciones que
permitan dar tratamiento a la situación encontrada en la No Conformidad Real
6.
6. No se realizó la liquidación de los contratos en los términos pactados, como se
evidenció en los contratos 014-15 y 020-15, al no encontrar el acta de liquidación
correspondiente en cada expediente. Incumpliendo lo dispuesto en las cláusulas
contractuales de los contratos mencionados. No Conformidad Real 7.
Lo anterior, permite evidenciar que la Mejora NCR-0462 no fue eficaz dado que
no se eliminaron las causas generadoras de la no conformidad teniendo en
cuenta que se continúan liquidando los contratos por fuera de los términos
establecidos en la minuta; por lo tanto, se deberá reformular el plan de
mejoramiento como lo establece el procedimiento P-EM-06 Formulación,
seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento así como incluir las
acciones que permitan dar tratamiento a la situación evidenciada en la no
conformidad real 7.
7. Se evidenció que los certificados de antecedentes disciplinarios y fiscales de
persona natural tienen fecha posterior a la firma del contrato, como se observó
en la revisión del contrato 036-15. Incumpliendo lo dispuesto en el parágrafo del
artículo 1 de la Ley 190 de 1995. No Conformidad Real 8.
8. Se evidenció que se cita normatividad derogada en los estudios previos, como se
observó en el literal H del contrato 036-15, “análisis de garantías a requerir”, al
referirse al artículo 7 del Decreto 2516 de 2011, el cual se derogó por el Decreto
734 de 2012, que a su vez se encuentra derogado por el Decreto 1510 de 2013.
Incumpliendo lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 153 de 1887. No Conformidad
Real 9.
9. Al realizarse la revisión del informe de cambio supervisión del contrato 003-15, se
detectó inconsistencia en los saldos por ejecutar del contrato, pues se relaciona
un valor de $ 46.073.600 m/cte, siendo el valor real por ejecutar de $33.073.600.
m/cte, Lo que podría afectar la confiabilidad de la información suministrada y el
control de los registros NTC GP 1000:2009. No Conformidad Potencial 1.
Una vez remitido el Informe de Auditoría Preliminar, la Consejería Presidencial para
la Primera Infancia, remitió mediante correo electrónico del día 26 de mayo de
2016, el siguiente informe respecto a la No Conformidad Potencial 1.
“(…) Efectivamente, se cometió un error involuntario de digitación durante la elaboración
del informe por cambio de supervisor, al consignar una cifra inexacta en el balance del
mismo. Sin embargo, la equivocación fue corregida en el informe final del contrato, en el
cual se ven reflejados los valores reales ejecutados. Es por ello que se solicita no mantener
este hallazgo en el informe final de la auditoría. (…)”
Una vez revisado el Informe de descargos, se observó que la Consejería
Presidencial no presentó evidencias objetivas que permitan desvirtuar la No
Conformidad Potencial, por tal razón se mantiene.
Recomendaciones generales
1. Fortalecer el análisis del sector presentado en los estudios previos por el área
solicitante de la contratación, lo que permitirá conocer el sector relativo al objeto
de la contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera,
organizacional, técnica, y de análisis de riesgo.
2. Realizar el informe final teniendo en cuenta los certificados del responsable del
Área de Tesorería de los pagos efectuados durante la ejecución del contrato, lo
que permitirá ejercer un mayor control sobre los valores realmente pagados y por
ende, garantizar el correcto cierre del mismo.
3. Publicar los informes de supervisión en la página web de la Entidad, lo que permitirá
cumplir a cabalidad con la Ley de Transparencia.
4. Mejorar la descripción de los informes de supervisión, acreditando los bienes y/o
servicios efectivamente entregados por el contratista, visualizando el cumplimiento
con las condiciones pactadas en las obligaciones del contrato y adjuntando los
soportes correspondientes, permitirá garantizar una adecuada supervisión del
contrato.
VIII. OPINIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.
Una vez finalizada la revisión a la información publicada en el SECOP como al
ejercicio de supervisión de los contratos suscritos por la Entidad durante la vigencia
2015, se pudo determinar que si bien el proceso dispone de procedimientos y
controles para el desarrollo de su gestión, es importante fortalecer la aplicabilidad
eficaz de los mismos, los cuales deberán ser tratados en los planes de mejoramiento
correctivos y preventivos.