UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO
INFORME DE AUDITORÍA
Informe de auditoría No.: AU-07/09 Fecha del informe: 28 agosto 2009
Fecha de auditoría: 24 al 28 de agosto 2009 Norma: ISO 9001-2008
Tipo de auditoría: Interna/Anual
La presente auditoría ha sido solicitada por la Alta Dirección, quien definió los objetivos y alcance de la misma. Por lo anterior, se le reconoce como el cliente de la misma.
1. Objetivo de auditoríaVerificar la implementación y eficacia de los procesos del SIGC.
2. Alcance de la auditoríaProcesos declarados en el SIGC.
3. Verificaciones realizadasPor medio de entrevistas, encuestas y revisión documental se procedió a verificar el cumplimiento de los criterios de la auditoría en los procesos y áreas bajo alcance de la misma.
Para la identificación de hallazgos de conformidad y, en su caso establecer y calificar las No conformidades encontradas, el equipo auditor utilizó los siguientes criterios:
• Documentación vigente del SIGC.• Norma ISO 9001:2008
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4. ConclusionesLa Universidad de Quintana Roo cuenta con un sistema de gestión de calidad implantado y documentado, el cual demuestra evidencia de su operación, sin embargo, no se encuentra evidencia documental suficiente de que la Alta Dirección:
Evalúe las necesidades y adopte las acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir o se implementen avances substanciales.
Promueva en la Comunidad Universitaria (docentes y administrativos) un sentido de pertenencia, orgullo y satisfacción hacia el sistema. Por el contrario se visualiza como una carga adicional de trabajo. Se considera que la actualización de sus procesos y la mejora continua está a cargo del Responsable del SIGC y no del dueño del proceso.
Prevalece la costumbre de que personal continúa otorgando los servicios y productos basados en su experiencia, responsabilidad y conocimientos, independientemente de lo declarado en el SIGC.
Se asegure que exista un plan permanente de capacitación dirigido al personal, sin importar si son o no dueños de procesos. Se asegure que los dueños de procesos consideren como su responsabilidad la actualización de la información declarada en
el SIGC. Se asegure que el SIGC funciona como una “herramienta” para el adecuado cumplimiento de las funciones, aún cuando
existan cambios en las áreas, es decir, los procesos deben ser las guías para la operación institucional. Se asegure que la actualización de la información en el SIGC, comunicada por cada área, sea incorporada en tiempo forma
por el Departamento de Organización y Métodos. Se asegure que los dueños de los procesos otorguen la importancia a las auditorías internas de calidad y participen
respetando la agenda documentada con plena anterioridad. Y evitar que concurran eventos importantes como capacitación y realización del POA 2010 , evaluación de Modelo Educativo…
Debe asegurarse que los Auditores Internos dispongan de todos los recursos necesarios y facilidades para el correcto cumplimiento de sus funciones.
Debe asegurarse que la información generada en la Alta Dirección descienda a todos los niveles, utilizando una comunicación asertiva y formal.
Debe asegurarse que los Círculos de Calidad estén operando.
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5. Anexos:Resumen de No ConformidadesAgenda de trabajoEquipo de Auditores
PARA PODER CONOCER EL CONTENIDO DE ESTE INFORME SE NECESITA PERMISO DEL CLIENTE DE LA AUDITORÍA.
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ANEXO I
Resumen de No Conformidades
NO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CRITERIO UTILIZADO
1 No Conformidad Mayor
No se realiza el seguimiento a las
observaciones de las auditorías anteriores.
No en todos los casos se encuentra evidencia documental que sustente el cumplimiento del plan de acciones correctivas de las auditorías anteriores. Ejemplo: Departamento de Organización y Métodos, DCI, DCSEA, DCPH, DDS, Planeación, DAF, Cómputo y SG.
ISO 9001:20084.2.4.
8.5.1; 8.5.2 y 5.1d
2 No Conformidad Mayor:
No existe una metodología
documentada que permita dar seguimiento a los
procesos.
No en todos los casos se encuentra evidencia documental de que se realice la evaluación del desempeño de los procesos y/o productos. Ejemplo: Departamento de Organización y Métodos, DCI, DCSEA, DCPH, DDS, Planeación, DAF, Cómputo y SG.
4.18.2.3 y 8.2.4
3 No Conformidad Mayor:
No está actualizado el SIGC. No existe
correspondencia entre la operación actual y lo
documentado.
Existen actividades, funciones, áreas y departamentos no declarados en la documentación del SIGC. Ejemplos: Se han realizado cambios en los dueños y procedimientos de las siguientes áreas:
1. Abogado General – SENTRE, 2. Planeación-PROMEP-Desarrollo
Institucional/Departamento de Programación y Presupuesto
3. Las Secretarías Técnicas de Investigación y Posgrado de las 4 Divisiones Académicas con la Dirección de Investigación y Posgrado, PROMEP.
4.1 4.2.45.4.2 5.5 1
y 5.5.2
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NO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CRITERIO UTILIZADO
4. Departamento de Finanzas-SENTRE
El Manual de Organización Institucional declarado en el SIGC corresponde a 2005.
4 No Conformidad Mayor:
No se mide la satisfacción del Cliente o en su defecto, cuando se mide no se analizan los resultados obtenidos.
No en todos los casos se analizan los resultados de la medición de la satisfacción del Usuario por lo tanto no se toman las acciones necesarias para mejorar el grado de satisfacción. Ejemplo: Cómputo, Abogado General, CENEI.
No existe evidencia de que se estén aplicando instrumentos para medir la satisfacción de los usuarios o clientes. Ejemplo:
1. Secretaría General, 2. Planeación,3. Gestión -Unidad Cozumel, 4. Divisiones Académicas- DCSEA, DDS, DCI,
DCPH en: Formación Profesional, Generación y aplicación innovadora
del Conocimiento Vinculación y Difusión de la Cultura,
5.68.2.1
5 No Conformidad Mayor:
No existen procesos definidos para la
realización del producto.
No en todos los casos se efectúan acciones de revisión verificación y validación, concernientes a la realización de los productos. No están definidos, o los entrevistados no los conocen o no los aplican. Ejemplo:
1. Recursos Materiales y Servicios Generales2. Recursos Humanos3. Recursos Financieros4. Secretaría General5. Planeación
4.2.47.1
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NO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CRITERIO UTILIZADO
6. Cómputo7. Divisiones Académicas
6 No conformidad Mayor:
No se lleva un adecuado control de la
documentación del SIGC.
Se encontró evidencia documental del uso de formatos no declarados en el SIGC, Ejemplos:
1. El Programa de Mantenimiento Vehicular del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, “Cuadro de Inform P Contrat UQROO-007-09” que se envía por correo electrónico;
2. Departamento de Cómputo tiene el formato DCT003/FO-01 que utiliza para la “Recepción de Equipos”; DCT003/FO-02 que se utilizó el 7 de julio de 2009;
3. Formato para la evaluación de Cuerpos Académicos por parte de las CIESCA; Formatos para la Modalidad de Titulación DCSEA
Se encontró evidencia de que no en todos los casos, las fichas de proceso están actualizadas en el SIGC, Ejemplos: Recursos Humanos
1. POLÍTICAS, vacaciones, apoyo escolar, apoyo para lentes, premio al trabajador administrativo,
2. PUNTOS DE CONTROL , préstamos de fondo de ahorro, días económicos solicitados y
3. El plan de acciones correctivas tienen datos del 2007
4.2.1 c) y d), 4.2.3, 4.2.4 y
5.5.2
7 No conformidad Mayor:
No se lleva un adecuado
No existe un programa de inducción, capacitación, seguimiento y evaluación de la eficacia de la formación de los recursos humanos
El personal en muchas de las ocasiones no recibe
5.5.26.2
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NO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CRITERIO UTILIZADO
control en la inducción, contratación y formación del personal, así como la capacitación del SIGC
capacitación de acuerdo a las actividades que desempeña.
8 No conformidad Mayor:
No se han determinado y proporcionado los
recursos necesarios para la implementación de
procesos que coadyuven al desarrollo de los recursos humanos
No en todos los casos se mostró evidencia de la existencia de acciones encaminadas al desarrollo de recursos humanos.
1. Los proyectos de capacitación con base a competencia laboral, sistemas de administración para instituciones de educación superior y digitalización de documentos del personal incluidos en el SIGC desde 2007, no han tenido avance alguno, no se han planificado, valuado, ni presupuestado , ni se tiene idea de cuándo se llevará a cabo.
2. Se programó en la PARRILLA OVAR implementar un programa de higiene y seguridad laboral con la visión de lograr un clima organizacional adecuado para cumplirse en abril del presente año y a la fecha no se ha realizado ninguna acción al respecto.
5.5.26.1 y 6.2
9 No conformidad Menor:
No se evalúa a Proveedores
No en todos los casos se encontró evidencia de que se esté evaluando a proveedores. Ejemplo:
1. Divisiones Académicas2. Abogado General3. Cómputo4. Planeación
7.4.1
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NO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CRITERIO UTILIZADO
5. Secretaría General
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NOTIFICACIÓN Y AGENDA DE AUDITORÍAPor medio de la presente se notifica la realización de la auditoría de calidad en las fechas y horarios enseguida indicados.
Agenda
No. de Auditoría: AU-07 Fecha de Auditoría: 24 al 28 de agosto 2009
Objetivo de la Auditoría: Verificar la implementación y eficacia de los procesos del SIGC
Alcance de la Auditoría: Procesos declarados en el SIGC
AgendaHorario Proceso y/o Producto Auditor Departamento Responsable Observaciones
Lunes24 agosto11:00- 13:00 E-1 Gestión
Equipo 1Lic.Alberto del
Moral CimaLic.Miguel Marcial
Canul DzulLic. Luis Ernesto
Bazam Pérez
Coordinación de Unidad Cozumel
M C. Erika Leticia Alonso Flores
Lunes 24 agosto
17:00-18:00
P-1 Formación Profesional
Equipo 1Lic.Alberto del
Moral CimaLic.Miguel Marcial
Canul DzulLic. Luis Ernesto
Bazam Pérez
División de Desarrollo Sustentable
Unidad Cozumel
Dr. Alejandro Alvarado Herrera
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Lunes 24 agosto
18:00-19:00
P-2 Generación y Aplicación Innovadora
del Conocimiento
Equipo 1Lic.Alberto del
Moral CimaLic.Miguel Marcial
Canul DzulLic. Luis Ernesto
Bazam Pérez
División de Desarrollo Sustentable
Unidad Cozumel
Dr. Alejandro Alvarado Herrera
Martes 25 agosto
9:00-10:00
P-3 Extensión, Vinculación y Difusión
de la Cultura
Equipo 1Lic.Alberto del
Moral CimaLic.Miguel Marcial
Canul DzulLic. Luis Ernesto
Bazam Pérez
División de Desarrollo Sustentable
Unidad Cozumel
Dr. Alejandro Alvarado Herrera
Martes 25 agosto
10:00-11:00
S-2 Administración de Recursos Financieros
Equipo 1Lic.Alberto del
Moral CimaLic.Miguel Marcial
Canul DzulLic. Luis Ernesto
Bazam Pérez
Departamento de Apoyo
Administrativo Unidad Cozumel
Lic. Heyden Rubén Herrera Medina
Martes 25 agosto
11:00-12:00
S-3 Administración de Recursos Humanos
Equipo 1Lic.Alberto del
Moral CimaLic.Miguel Marcial
Departamento de Apoyo
Administrativo Unidad Cozumel
Lic. Heyden Rubén Herrera Medina
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Canul DzulLic. Luis Ernesto
Bazam Pérez
Martes 25 agosto
12:00-13:00
S-4 Administración de Recursos Materiales y Servicios Generales
Equipo 1Lic.Alberto del
Moral CimaLic.Miguel Marcial
Canul DzulLic. Luis Ernesto
Bazam Pérez
Departamento de Apoyo
Administrativo Unidad Cozumel
Lic. Heyden Rubén Herrera Medina
Miércoles 26 agosto
11:00-12:00E-1 Gestión
Equipo 7Lic. Cristina Caamal
PérezME.Tessie Minerva
Priego ConchaLic. Ana Laura Ucán
Yeladaqui
Rectoría Dr. José Luis Pech Várguez
Miércoles 26 agosto
9:00-11:00
E-1 Gestión Equipo 7Lic. Cristina Caamal
PérezME.Tessie Minerva
Priego ConchaLic. Ana Laura Ucán
Yeladaqui
Secretaría General Dr. Enrique Baltar Rodríguez
Jueves 27 agosto
9:00-11:00
E-1 Gestión Equipo 7Lic. Cristina Caamal
PérezME.Tessie Minerva
Secretaría Técnica Ing. Miguel ángel Alfaro Juárez
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Priego ConchaLic. Ana Laura Ucán
YeladaquiMiércoles 26
agosto9:00-11:00
E-2 Desarrollo, integración y seguimiento
de instrumentos estratégicos
Equipo 6MC.Ma. de
Guadalupe Cuéllar Espadas
Lic. Kristal Palacios Mar
Lic. Angelina YahTorres
Dirección de Planeación
Ing. William Ramírez Romero
Jueves 27 agosto
11:00-13:00
E-3 Servicios jurídicos y de auditoría
Equipo 7Lic. Cristina Caamal
PérezME.Tessie Minerva
Priego ConchaLic. Ana Laura Ucán
Yeladaqui
Abogado General Lic. Fernando Pacheco Palí
Miércoles 26 agosto
9:00-11:00
P-1 Formación Profesional
Equipo 3Lic. Rosario Lima
PitaLic. José Antonio Jiménez Morales
Lic. Lhol-Há Mena Rivas
Lic. Rubén Castro Mólgora
División de Ciencias Sociales y Económico
Administrativas
MDI.Harald Albrecht Arellano
Miércoles 26 agosto
12:00-14:00
P-2 Generación y Aplicación Innovadora
del Conocimiento
Equipo 3Lic. Rosario Lima
PitaLic. José Antonio
División de Ciencias Sociales y Económico
Administrativas
MDI.Harald Albrecht Arellano
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Jiménez MoralesLic. Lhol-Há Mena
RivasLic. Rubén Castro
MólgoraJueves 27
agosto9:00-11:00
P-3 Extensión, Vinculación y Difusión
de la Cultura
Equipo 3Lic. Rosario Lima
PitaLic. José Antonio Jiménez Morales
Lic. Lhol-Há Mena Rivas
Lic. Rubén Castro Mólgora
División de Ciencias Sociales y Económico
Administrativas
MDI.Harald Albrecht Arellano
Miércoles 26 agosto
9:00-11:00
P-1 Formación Profesional
Equipo 4Lic.Miguel Marcial
Canul DzulLic. Ana Beatriz
García ChanLic. Gabriela
Rodríguez OjedaLic. Mario Antonio
Cano Pérez
División de Ciencias Políticas y
Humanidades
Dra. Bonnie Lucía Campos Cámara
Miércoles 26 agosto
12:00-14:00
P-2 Generación y Aplicación Innovadora
del Conocimiento
Equipo 4Lic.Miguel Marcial
Canul DzulLic. Ana Beatriz
García ChanLic. Gabriela
Rodríguez OjedaLic. Mario Antonio
Cano Pérez
División de Ciencias Políticas y
Humanidades
Dra. Bonnie Lucía Campos Cámara
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Jueves 27 agosto
9:00-11:00
P-3 Extensión, Vinculación y Difusión
de la Cultura
Equipo 4Lic.Miguel Marcial
Canul DzulLic. Ana Beatriz
García ChanLic. Gabriela
Rodríguez OjedaLic. Mario Antonio
Cano Pérez
División de Ciencias Políticas y
Humanidades
Dra. Bonnie Lucía Campos Cámara
Miércoles 26 agosto
9:00-11:00
P-1 Formación Profesional
Equipo 5Lic. Lila García
ÁlvarezLic. Carlos Antonio
Carballo AlbaLic. Ignacio Alonso
VelascoLic. Virginia Patricia
Pérez Cárdenas
División de Ciencias e Ingeniería
MC. Roberto Acosta Olea
Miércoles 26 agosto
12:00-14:00
P-2 Generación y Aplicación Innovadora
del Conocimiento
Equipo 5Lic. Lila García
ÁlvarezLic. Carlos Antonio
Carballo AlbaLic. Ignacio Alonso
VelascoLic. Virginia Patricia
Pérez Cárdenas
División de Ciencias e Ingeniería
MC. Roberto Acosta Olea
Jueves 27 agosto
9:00-11:00
P-3 Extensión, Vinculación y Difusión
de la Cultura
Equipo 5Lic. Lila García
ÁlvarezLic. Carlos Antonio
Carballo Alba
División de Ciencias e Ingeniería
MC. Roberto Acosta Olea
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Lic. Ignacio Alonso Velasco
Lic. Virginia Patricia Pérez Cárdenas
Jueves 27 agosto
9:00-11:00
S-1 Administración de servicios de cómputo y
telemática
Equipo 6MC.Ma. de
Guadalupe Cuéllar Espadas
Lic. Kristal Palacios Mar
Lic. Angelina Yah Torres
Departamento de Cómputo y Telemática
Lic. Gabriel Delgado
Miércoles 26 agosto
9:00-11:00
S-2 Administración de Recursos Financieros
Equipo 2Lic. Francisco
Sánchez-HidalgoLic. Lourdes
Aguayo CabañasIng.Claudia Chargoy
Rosas
Dirección de Administración y
Finanzas
Lic. Miguel Méndez Rosel
Miércoles 26 agosto
12:00-14:00
S-3 Administración de Recursos Humanos
Equipo 2Lic. Francisco
Sánchez-HidalgoLic. Lourdes
Aguayo CabañasIng.Claudia Chargoy
Rosas
Dirección de Administración y
Finanzas
Lic. Miguel Méndez Rosel
Jueves 27 agosto
9:00-11:00
S-4 Administración de Recursos Materiales y Servicios Generales
Equipo 2Lic. Francisco
Sánchez-HidalgoLic. Lourdes
Aguayo Cabañas
Dirección de Administración y
Finanzas
Lic. Miguel Méndez Rosel
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Ing.Claudia Chargoy Rosas
Auditores: Equipo 1
Lic.Alberto del Moral CimaLic.Miguel Marcial Canul DzulLic. Luis Ernesto Bazam Pérez
Equipo 2Lic. Francisco Sánchez-HidalgoLic. Lourdes Aguayo Cabañas
Equipo 3Lic. Rosario Lima Pita
Lic. José Antonio Jiménez MoralesLic. Lhol-Há Mena Rivas
Lic. Rubén Castro MólgoraEquipo 4
Lic. Lic.Miguel Marcial Canul DzulLic. Ana Beatriz García ChanLic. Gabriela Rodríguez OjedaLic. Mario Antonio Cano Pérez
Equipo 5Lic. Lila García Álvarez
Lic. Carlos Antonio Carballo AlbaLic. Ignacio Alonso Velasco
Equipo 6MC.Ma. de Guadalupe Cuéllar Espadas
Lic. Kristal Palacios MarLic. Angelina Yah Torres
Equipo 7Lic. Cristina Caamal Pérez
ME.Tessie Minerva Priego ConchaRevisión 3: Agosto 15, 2007 Página 16 de 17 Código: PO-03/FO-05
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Lic. Ana Laura Ucán Yeladaqui
Fecha de elaboración: __28 de agosto de 2009Fecha de entrega: _____ 2 septiembre 2009Fecha de aprobación: ____________________
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