INFORME EFICACIA DE PLANES DE MEJORAMIENTO
CIERRE VIGENCIA FISCAL 2017
Bogotá D.C. Febrero 2018
2
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------ 3
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------- 3
3. PROCESO AUDITADO ---------------------------------------------------------------------------- 3
4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES --------------------------------------------------------- 3
5. ASPECTOS GENERALES ------------------------------------------------------------------------ 4
6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------ 4
6.1 Análisis del Estado de los Planes de Mejoramiento 5
6.2 Estado de los Planes de Mejoramiento de la Vigencia 2016: 10
7. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ---------------------------------------------------------- 47
7.1 Aspectos Conformes 47
7.2 No Conformidades Reales 47
7.3 Oportunidades de Mejora. 47
8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------- 47
3
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA
1.1 Objetivo General
Evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento finalizados con corte 31 de diciembre de 2017,
mediante auditorías a las acciones implementadas en dichos planes.
1.2 Objetivos Específicos
a) Verificar en el Aplicativo SIGEPRE – módulo mejoras los planes de mejoramiento que se
solicitaron y finalizaron en la vigencia 2017.
b) Comprobar que las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fueron
implementadas y eficaces para realizar el cierre definitivo.
c) Solicitar nuevo plan de mejoramiento para la mejora no eficaz.
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA
La Oficina de Control Interno realizará la evaluación a las acciones implementadas de los planes
de mejoramientos finalizados hasta diciembre de 2017.
3. PROCESO AUDITADO
Todo los Procesos de la Entidad.
4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES
4.1. Marco Legal
1. Ley 87 de 1993.
2. Decreto 4485 de 2009.
4
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
5. ASPECTOS GENERALES
5.1. Términos del Informe
Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de
Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y
posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:
No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o
cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.
Oportunidad de Mejora – OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad. Se
constituye como una Recomendación.
5.2 Responsabilidad
Es responsabilidad de las dependencias y/ o procesos el contenido de la información
suministrada por éstas y que las acciones implementadas eliminaron las causas que dieron
origen al hallazgo o evitaron que se materializara un riesgo; de igual forma que se
implementaron acciones de mejoramiento continuo. La responsabilidad de la Oficina de Control
Interno, es producir un informe que contenga la opinión sobre el estado de los planes y la
eficacia o no de los mismos
5.3 Plan General de Auditoria
Se presentó el plan general de auditoria mediante memorando MEM18-00000280 del 10 de
enero de 2018.
6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica,
mediante auditorías realizó evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento
que se cumplieron durante la vigencia 2017 por parte de los procesos y dependencias de la
entidad, las cuales se constituyen en mecanismos de control a la gestión institucional.
5
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Para el desarrollo del presente informe, se realizaron las siguientes acciones:
1. Identificación de planes de mejoramiento que finalizaron en las dependencias y/o procesos:
2. Distribución de los planes de mejoramiento finalizados a cada asesor de la Oficina de
Control Interno para su respectiva evaluación de acuerdo a las dependencias asignadas.
6.1 Análisis del Estado General de los Planes de Mejoramiento
A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento a la fecha, en
el cual se observan 147 mejoras en el paso de Evaluar Eficacia:
6.1.1 Planes de Mejoramiento Cancelados
De acuerdo con el reporte anterior, se observa que a la fecha se han cancelado 173 Planes de
Mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE, debido a la no utilización adecuada de los parámetros
establecidos en el procedimiento Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de
Mejoramiento P-EM-06, cambios en la estructura de la Presidencia de la República y por la
generación de nuevos planes de mejoramiento.
6
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
En comparación con el año anterior, se observó un incremento del 12%, al pasar de 154
canceladas en 2016 a las 173 de 2017, la mayor cancelación se produce por la asociación de
nuevas mejoras con la misma temática en las que se optimiza la identificación de las causas y
metas, dando continuidad al tratamiento del requisito y con el fin de actualizarlas en la nueva
versión del flujo de mejoramiento en el aplicativo.
6.1.2 Planes de Mejoramiento en Desarrollo
En desarrollo se encuentran 318 planes de mejoramiento, de los cuales 263 se encuentran
en términos de ejecución y 55 se encuentran vencidos frente a los tiempos establecidos en el
flujo de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE de conformidad con el procedimiento de
Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06, así:
Tabla 1. Planes de mejoramiento vencidos
No. CODIGO PROCESO NOMBRE MEJORA DEPENDENCIA
1 NCP-0277 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Control de la ejecución
contractual Área de Contratos
2 NCR-0653 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Información contractual en el
aplicativo Contratos Área de Contratos
3 NCR-0654 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Control de los documentos
precontractuales Área de Contratos
4 NCR-0651 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Publicación de los Informes de
Supervisión Área de Contratos
5 NCR-0652 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Perfeccionamiento de
contratos previo estudios de
seguridad
Área de Contratos
6 NCR-0656 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Aplicación del formato F-BS-47
cambio de supervisor Área de Contratos
7 NCR-0655 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - cambios de designación de los
supervisores Área de Contratos
8 NCP-0256 Gestión de Asuntos
Políticos AM - Fondo paz Plan de mejora
Fondo de programas
especiales para la paz
9 NCP-0257 Gestión de Asuntos
Políticos seguimiento semanal a PQRS
Fondo de programas
especiales para la paz
10 NCR-0586 Gestión
Documental
GD - Aplicación de series y
subseries Área Administrativa
11 NCR-0626 Gestión de Asuntos
Políticos
AP - Codificación de las
obligaciones de acuerdo con la
parametrización de Sistema S.I.I.F
Fondo de programas
especiales para la paz
12 NCR-0569 Gestión
Documental
GD - Transferencia documental del
archivo de gestión Área Administrativa
7
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
13 NCR-0628 Gestión de Asuntos
Políticos
AP - Información publicada en el
micro sitio de la Secretaría de
Transparencia
Secretaria de Transparencia
14 NCR-0241 Gestión
Administrativa
GA - MANEJO Y CONTROL DE
LOS BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
Área Administrativa
15 OM-0338 Gestión de Asuntos
Políticos
trazabilidad de los contratos en
FONDOPAZ
Fondo de programas
especiales para la paz
16 OM-0132 Gestión de Asuntos
Políticos
AP-Trazabilidad Contratos Fondo
Paz
Fondo de programas
especiales para la paz
17 OM-0395 Gestión de Asuntos
Políticos
CPDDHH - Depuración
correspondencia SIGOB 2017
Consejería presidencial para
los derechos humanos
18 OM-0381 Gestión de Asuntos
Políticos
DPVP- Formato de control interno
de documentos o expedientes de
archivo
Despacho del
vicepresidente de la
república
19 OM-0352 Gestión
Documental
GD - Control de recepción de
documentos en los archivos de
gestión
Área Administrativa
20 OM-0346 Gestión de Asuntos
Políticos
AP - Respuestas Oportunas a
Solicitudes
Dirección para la sustitución
de cultivos ilícitos
21 OM-0318 Gestión de Asuntos
Políticos
SA - SP Parámetros estandarizados
para la selección de fotografía y
diseño de publicaciones
Secretaría de Prensa
22 OM-0261 Gestión de Asuntos
Políticos
Plataforma de seguimiento Consejo
de Seguridad Nacional
Consejería presidencial de
seguridad
23 OM-0377 Gestión de Asuntos
Políticos
AP- DAP LÍNEA DE TIEMPO PARA
LA AGENDA LEGISLATIVA DE
GOBIERNO
Dirección para asuntos
políticos
24 OM-0356 Gestión de Asuntos
Políticos
Diseño e implementación al portal
web www.anticorrupción.gov.co
para visibilizar el trabajo con las
Comisiones Regionales de
Moralización. (CRM)
Secretaría de Transparencia
25 OM-0376 Gestión de Asuntos
Políticos
AP- DAP TABLERO DE
SEGUIMIENTO A LAS
INICIATIVAS EN TRÁMITE EN EL
CONGRESO DE LA REPÚBLICA
Dirección para asuntos
políticos
26 NCP-0272 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Solicitud de
liquidación al competente
contractual
Fondo de programas
especiales para la paz
27 NCP-0271 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Elaboración
actas de finalización de los
contratos
Fondo de programas
especiales para la paz
28 NCP-0274 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Pagos de la
Entidad al Contratista
Fondo de programas
especiales para la paz
8
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
29 NCP-0275 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Control de los
registros contractuales
Fondo de programas
especiales para la paz
30 NCP-0273 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Elaboración y
remisión al área de Contratos del
informe final de los contratos
Fondo de programas
especiales para la paz
31 NCR-0665
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Responsabilidades y
procedimientos
Área de tecnología de
sistemas de información
32 NCR-0667
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Procedimiento Derechos
de propiedad intelectual
Área de tecnología de
sistemas de información
33 NCR-0661
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Seguridad de la
información en la gestión de
proyectos
Área de tecnología de
sistemas de información
34 NCR-0645 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Aplicación de
multas en casos de mora para los
Contratos
Fondo de programas
especiales para la paz
35 NCR-0664
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Política de escritorio limpio
y pantalla limpia
Área de tecnología de
sistemas de información
36 NCR-0663
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Controles de acceso
físicos
Área de tecnología de
sistemas de información
37 NCR-0640 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ tiempos de
publicación de los contratos,
prórrogas, modificaciones y
adiciones en el SECOP
Fondo de programas
especiales para la paz
38 NCR-0643 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ
Requerimientos al contratista para
la terminación del Objeto de los
contratos
Fondo de programas
especiales para la paz
39 NCR-0660
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Creación y actualización. Área de tecnología de
sistemas de información
40 NCR-0644 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Plazos para la
finalización de los contratos
fondo de programas
especiales para la paz
41 NCR-0662
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Revisión de los derechos
de acceso de usuarios
Área de tecnología de
sistemas de información
42 NCR-0642 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Cumplimiento
de los compromisos adquiridos por
parte de los contratistas
Fondo de programas
especiales para la paz
43 NCR-0646 Gestión de Asuntos
Políticos
Cumplir con los requerimientos
establecidos en el manual de
contratación del DAPRE, para el
recibo a satisfacción de las obras
Fondo de programas
especiales para la paz
9
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
iniciales y adicionales pactadas en
los contratos de Fondo Paz fase
pactadas en los contratos
44 NCR-0666
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Implementación de la
continuidad de la seguridad de la
información
Área de tecnología de
sistemas de información
45 NCR-0659
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Acciones para tratar
riesgos y oportunidades
Área de tecnología de
sistemas de información
46 NCR-0638 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Controles de
los procesos entregados a terceros
contratos de obras y suministro
Fondo de programas
especiales para la paz
47 NCR-0637 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ - Identificación
y gestión de los riesgos para el
cumplimiento del objeto contractual
Fondo de programas
especiales para la paz
48 NCR-0658
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Necesidades que puedan
o no tener los grupos de interés
Área de tecnología de
sistemas de información
49 NCR-0641 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Plazo de
ejecución de los Contratos
Fondo de programas
especiales para la paz
50 NCR-0639 Gestión de Asuntos
Políticos
GF-BS-FONDO PAZ Solicitud de
contratación por las dependencias
del DAPRE
FONDO DE PROGRAMAS
ESPECIALES PARA LA
PAZ
51 OM-0401
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI- Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información - SGSI
ÁREA DE TECNOLOGÍAS Y
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
52 OM-0397 Gestión de Asuntos
Políticos DPILDI-FORMATO RELATORIAS
DIRECCIÓN P.I. LUCHA
CONTRA DROGAS
ILÍCITAS
53 OM-0394 Gestión de Asuntos
Políticos
Actividades necesarias y tendientes
para la creación de la serie
documental para las Actas de la
Comisión Transitoria de
Verificación de los Bienes y Apoyo
al Administrador del Patrimonio
Autónomo Decreto 1407 de 2017.
DESPACHO DIRECTOR
DEL DEPARTAMENTO
54 NCR-0649
Gestión de
seguridad, apoyo
logístico,
comunicación y
prensa
SA - DE Controles en la
supervisión del contrato 220 de
2016
DIRECCIÓN DE EVENTOS
55 NCR-0627 Gestión de Asuntos
Políticos
AP - Actas de las sesiones de la
Consejería Presidencial para los
Derechos Humanos
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL PARA LOS
DERECHOS HUMANOS
En lo corrido de la vigencia 2017 se remitieron correos semanales a las dependencias que
presentaron mejoras vencidas, con el fin que se tomaran las acciones para mantener su
10
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
actualización. Estas mejoras vencidas se reportaron en el Comité de Seguimiento de la
Dirección de Operaciones, en el Comité de seguimiento a programas y en el Comité de
Coordinación Institucional del Sistema de Control Interno. Las evidencias de ésta gestión se
encuentran en el Plan de Acción PA-2015-2018 Oficina de Control Interno - Estrategia 2
Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional 2017, actividad Monitorear en forma
permanente las acciones definidas en los planes de mejoramiento, publicado en el SIGEPRE.
6.1.3 Planes de Mejoramiento Finalizados
Desde la puesta en marcha del aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras en 2012 hasta 2017, se
han finalizado un total de 835 planes de mejoramiento, así:
No conformidades reales: 421
No conformidad Potencial: 185
Oportunidad de Mejora: 229
6.1.4 Planes de Mejoramiento Nuevos:
Se registraron 2 mejoras nuevas que se encuentra en el paso de solicitud para formular plan
de mejoramiento:
Código Proceso Nombre
NCP-0276 Adquisición de Bienes y
Servicios BS - Obligaciones pactadas en la ejecución del contrato
OM-0400 Gestión Jurídica Actualización metodología para provisión contable en
conciliaciones extrajudiciales
Recomendación 1: Registrar oportunamente las acciones en el aplicativo SIGEPRE, con el fin
de tener actualizada la información de los planes de mejoramiento.
6.2 Estado de los Planes de Mejoramiento de la Vigencia 2017
Para la vigencia 2017 se finalizaron 186 planes de mejoramiento, los cuales fueron objeto de
evaluación para determinar la eficacia en el cumplimiento de las acciones implementadas y si
las causas que generaron el hallazgo fueron eliminadas o evitaron la materialización de algún
riesgo, así como las acciones de mejoramiento ejecutadas.
11
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
A continuación, se presenta el siguiente reporte del estado de los planes de mejoramiento
finalizados en el 2017:
MEJORAS 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Finalizados 128 100 133 154 239 186
Eficaces 104 89 120 128 216 161
No Eficaces 24 11 13 26 23 25
6.3 Planes de Mejoramiento en el paso de “Evaluar Eficacia”
De acuerdo con el reporte del aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras a la fecha, se observaron
147 planes de mejoramiento en el paso Evaluar Eficacia, sobre los cuales se efectuó el siguiente
análisis:
Total Mejoras para Evaluar Eficacia 147
Menos Mejoras de OCI para evaluar en auditorías internas al SIGEPRE
2018, por criterio de objetividad e independencia. - 11
Menos mejoras registradas en Enero para evaluar eficacia, las cuales
se evaluaran en auditorías internas al SIGEPRE 2018. - 13
Menos mejoras eficaces para finalizar en el aplicativo - 25
Menos mejoras suscritas con CGR - 04
Menos mejora no eficaz devuelta al paso de formulación - 01
Mejoras objeto de la presente evaluación 93
De las 93 mejoras evaluadas, se obtuvieron 84 eficaces y 9 no eficaces, que corresponde al
9.6% de no eficacia, como se describen en los siguientes numerales.
6.3.1 Planes de Mejoramiento Eficaces
A continuación se presentan los (161) planes de mejoramiento que fueron eficaces a 31 de
diciembre de 2017, así:
a) Relación de las (77) mejoras eficaces producto de las Auditorías Internas ejecutadas
durante la vigencia 2017.
12
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
b) Relación de las (84) mejoras eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los
planes de mejoramiento 2017 (presente Informe).
6.2.1.1 Mejoras eficaces evaluadas en Auditorías Internas durante la vigencia 2017.
No Código Proceso Nombre Área organizativa Concepto de la
Evaluación
AUDITORIA 2017 - CP DERECHOS HUMANOS (6)
1 NCP-0222 Gestión de Asuntos
Políticos
AP-CP DDHH periodicidad
de indicadores y datos de la
meta
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
2 OM-0223 Gestión de Asuntos
Políticos
AP – CP DDHH Proyecto
de Inversión debilidades en
tiempos contractuales
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
3 OM-0263 Gestión de Asuntos
Políticos
AP-CPDDHH Reporte de
información con calidad y
oportunidad de
cumplimiento y seguimiento
a CONPES
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
4 NCR-0520 Gestión de Asuntos
Políticos
AP-CP DDHH coherencia y
veracidad del plan de
acción SIGEPRE vs WEB
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
5 OM-0264 Gestión de Asuntos
Políticos
AP-CPPDDHH
mejoramiento del proceso
de gestión documental al
interior de la Consejería
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
6 NCR-0570 Gestión de Asuntos
Políticos
AP - Incumplimiento de los
resultados previstos en la
planeación institucional CP.
Derechos Humanos
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
AUDITORIA 2017 - TALENTO HUMANO (5)
7 OM-0319 Talento Humano
TH- Desarrollo
del rol de Caja Menor en el
aplicativo
de comisiones
y viáticos
de la Entidad
Área de Talento Humano EFICAZ
8 NCR-0385 Talento Humano
TH - Documentación para la
legalización de viáticos y
gastos de viaje
Área de Talento Humano EFICAZ
9 NCR-0387 Talento Humano TH - Giro oportuno de los
recursos Área de Talento Humano EFICAZ
10 NCR-0440 Talento Humano TH-Solicitud de comisiones
extemporáneas Área de Talento Humano EFICAZ
13
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
11 NCP-0251 Talento Humano TH - SG SST Revisión por la
Dirección Área de Talento Humano EFICAZ
AUDITORIA 2017 - PSQR ATENCIÓN A LA CIUDADANIA (2)
12 OM-0311 Atención al Usuario
AU - Optimizar el sistema de
consulta de los trámites
registrados a través del
aplicativo SYSCOPRE
Atención a la Ciudadanía EFICAZ
13 OM-0283 Atención al Usuario
AU-Mejorar el mecanismo
de medición de la
satisfacción de la
ciudadanía frente al trámite
de las PSQRDs
Atención a la Ciudadanía EFICAZ
AUDITORIA 2017 – SGSI (1)
14 NCR-0573
TECNOLOGIA DE
LA INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIONES
TI - SGSI Sistema de
Gestión de Seguridad de la
Información
AREA DE TECNOLOGIAS Y
SISTEMAS DE LA
INFORMACIÓN
EFICAZ
AUDITORIA INTERNA AL SIGEPRE 2017 (63)
15 NCR-0328 Atención al Usuario AU- Reporte de Producto y/o
Servicio No Conforme Atención al Usuario EFICAZ
16 NCR-0560 Direccionamiento
Estratégico
DE - Actividades de plan de
acción GJ Oficina de Planeación EFICAZ
17 NCR-0548 Direccionamiento
Estratégico
DE - Incumplimiento de
meta Indicador DAICMA Oficina de Planeación EFICAZ
18 NCR-0516 Direccionamiento
Estratégico
DE-AUDITORIA EXTERNA
PSNC 2015 Oficina de Planeación EFICAZ
19 OM-0273 Direccionamiento
Estratégico
DE- Cambio estructura
DAPRE-Decreto 724 de
2016
Oficina de Planeación EFICAZ
20 OM-0218 Direccionamiento
Estratégico
DE- Índice de transparencia
DAPRE Oficina de Planeación EFICAZ
21 OM-0224 Direccionamiento
Estratégico
DE-Proyecto peticiones,
quejas, reclamos y
sugerencias
Oficina de Planeación EFICAZ
22 NCR-0551 Evaluación, Control
y Mejoramiento
EM - Formato Informe de
gestión de la OCI Oficina de Control Interno EFICAZ
23 NCR-470 Evaluación, Control
y Mejoramiento
EM - Materialización
Riesgos No Formular y
Ejecutar correctamente los
Planes de Mejoramiento
Oficina de Control Interno EFICAZ
24 NCR-0490 Evaluación, Control
y Mejoramiento EM - Mejoras vencidas Oficina de Control Interno EFICAZ
25 NCP-0234 Evaluación, Control
y Mejoramiento EM - Archivo de Gestión OCI Oficina de Control Interno EFICAZ
14
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
26 OM-0262 Evaluación, Control
y Mejoramiento
EM - Actualización del
procedimiento P-EM-06 de
formulación, seguimiento y
evaluación de planes de
mejoramiento
Oficina de Control Interno EFICAZ
27 OM-0260 Evaluación, Control
y Mejoramiento
EM - Fortalecer los aspectos
calificados como regular y
deficiente en la evaluación
de auditores internos
Oficina de Control Interno EFICAZ
28 OM-0163 Evaluación, Control
y Mejoramiento
EM - Oportunidad de mejora
Acciones preventivas
ICONTEC 2014
Oficina de Control Interno EFICAZ
29 OM-0289 Asuntos Políticos
Actualización de los Riesgos
de la Oficina del Alto
Comisionado para la Paz y
su Dirección Temática
Oficina del Alto Comisionado
para la Paz EFICAZ
30 NCR-0463 Asuntos Políticos
Proyectos de infraestructura
para la Atención Integral a la
Primera Infancia
Consejería Presidencial para la
Primera Infancia EFICAZ
31 NCR-0318 Asuntos Políticos AP-Convenio 330-12 Consejería Presidencial para la
Primera Infancia EFICAZ
32 OM-0307 Asuntos Políticos Formato de seguimiento a
proyectos de Infraestructura
Consejería Presidencial para la
Primera Infancia EFICAZ
33 OM-0231 Asuntos Políticos
Apoyar al ICONTEC en el
proceso de formulación de
una nueva norma técnica
que regule los espacios de
educación inicial.
Consejería Presidencial para la
Primera Infancia EFICAZ
34 OM-0332 Asuntos Políticos
AP-DGAE Control de
cambios en indicadores de
tableros de control de
compromisos del gabinete
Dirección de Gobierno y Áreas
Estratégicas EFICAZ
35 OM-0275 Asuntos Políticos
AP- Sistematización
información de clientes de
Colombia Joven
Dirección del Sistema Nacional
de Juventud Colombia Joven EFICAZ
36 NCR-0562 Asuntos Políticos AP - Control de Registros:
Actas CPPDDHH
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
37 NCP-0239 Asuntos Políticos
AP - Recursos de proyecto
de Desarrollo de la Política
Intersectorial de Prevención
de Reclutamiento a Nivel
Nacional
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
38 NCP-0223 Asuntos Políticos
AP-CP DDHH Proyecto de
Inversión debilidades en
tiempos contractuales
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
15
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
39 NCR-0570 Asuntos Políticos
AP - Incumplimiento de los
resultados previstos en la
planeación institucional CP.
Derechos Humanos
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
40 NCR-0520 Asuntos Políticos
AP-CP DDHH coherencia y
veracidad del plan de acción
SIGEPRE vs WEB
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
41 NCP-0222 Asuntos Políticos
AP-CP DDHH periodicidad
de indicadores y datos de la
meta
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
42 OM-0264 Asuntos Políticos
AP-CPPDDHH
mejoramiento del proceso
de gestión documental al
interior de la Consejería
Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos EFICAZ
43 OM-0323 Asuntos Políticos
AP-Seguimiento mensual a
los temas de la Dirección
para el Sector Privado
Dirección para el Sector
Privado EFICAZ
44 OM-0285 Asuntos Políticos
AP- Clasificación y
seguridad de la información
de la Dirección para el
Posconflicto
Dirección para el Posconflicto EFICAZ
45 OM-0316 Asuntos Políticos
AP-DACPC-Descentralizar
y fortalecer la supervisión de
contratos a cargo del
despacho ACP de
Comunicaciones
Alta Consejería Presidencial de
Comunicaciones EFICAZ
46 OM-0287 Asuntos Políticos
Archivo Digital de
expedientes relacionados
con las PSQR calificadas
como Casos Estratégicos
por el Secretario de
Transparencia
Secretaria de Transparencia EFICAZ
47 OM-0256 Asuntos Políticos
Registro y Control de
Denuncias al Interior de la
Secretaria
Secretaria de Transparencia EFICAZ
48 OM-0320 Asuntos Políticos Organización Archivo Digital
plan de mejora ST Secretaria de Transparencia EFICAZ
49 NCR-0281 Asuntos Políticos
AP - No se evidencia control
y seguimiento al
Observatorio de Asuntos de
Genero.
Consejería Presidencial para
Equidad de la Mujer EFICAZ
50 NCR-0536 Asuntos Políticos
AP-Evaluación Servicios
Misionales - Entidades
Estatales - Consejería para
la Equidad de la Mujer
Consejería Presidencial para
Equidad de la Mujer EFICAZ
16
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
51 NCR-0527 Asuntos Políticos Incumplimiento metas plan
de acción CPEM
Consejería Presidencial para
Equidad de la Mujer EFICAZ
52 NCP-0214 Asuntos Políticos AP - Cumplimiento de
planeación operativa
Consejería Presidencial para
Equidad de la Mujer EFICAZ
53 OM-0279 Asuntos Políticos
Mecanismos para el
seguimiento de la
transversalización del
enfoque de género en los
ámbitos nacional y territorial.
Consejería Presidencial para
Equidad de la Mujer EFICAZ
54 NCR-0483 Asuntos Políticos
AP- Secretaria de las mesas
políticas, a cargo de la
dependencia
Dirección para Asuntos
Políticos EFICAZ
55 NCR–
0564 Asuntos Políticos
AP - Utilización de la imagen
institucional en FONDOPAZ
Fondo de Programas
Especiales para la Paz –
FONDOPAZ
EFICAZ
56 OM-0290 Asuntos Políticos
Complementar el
procedimiento de ejecución
presupuestal código: P-GF-
14, para el caso específico
del manejo de los recursos
del Fondo de Programas
Especiales para la Paz.
Fondo de Programas
Especiales para la Paz –
FONDOPAZ
EFICAZ
57 OM-2921
Gestión de
Seguridad, Apoyo
Logístico
Presidencial,
Comunicación y
Prensa.
SA-Fortalecimiento en la
Aplicabilidad de los
Formatos Asociados a
CAMIL.
Casa Militar EFICAZ
58 OM-0300
Gestión de
Seguridad, Apoyo
Logístico
Presidencial,
Comunicación y
Prensa.
GA-Procedimiento Dirección
de Eventos Dirección de Eventos EFICAZ
59 OM-0288
Gestión de
Seguridad, Apoyo
Logístico
Presidencial,
Comunicación y
Prensa.
SA - SP Optimización del
seguimiento a las
invitaciones y solicitudes de
audiencia dirigidas al señor
Presidente de la República.
Secretaría Privada EFICAZ
60 OM-0315
Gestión de
Seguridad, Apoyo
Logístico
Presidencial,
Comunicación y
Prensa.
Diseño e implementación de
herramienta de control para
el seguimiento de la
efectividad de las
delegaciones a entidades de
Gobierno por parte de la
Secretaría Privada
Secretaría Privada EFICAZ
17
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
61 NCR-0405 Gestión
Administrativa
GA -Cargue de información
en los planes de
mejoramiento
Área Administrativa EFICAZ
62 NCR-0407 Gestión
Administrativa GA Casilleros Área Administrativa EFICAZ
63 NCR-0408 Gestión
Administrativa GA -Contrato 477-11 Área Administrativa EFICAZ
64 NCR-0574 Gestión
Administrativa
GA -Control de plagas
suscrito por el técnico Área Administrativa EFICAZ
65 NCR-0575 Gestión
Administrativa
GA -Debilidades en la
definición de
especificaciones técnicas de
estudios previos
Área Administrativa EFICAZ
66 NCP-0254 Gestión
Administrativa
GA -Falta de competencia
para realizar modificaciones
contractuales
Área Administrativa EFICAZ
67 NCR-0541 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Antecedentes
disciplinarios ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
68 NCR-0494 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Cumplimiento del Plan
de Contratación ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
69 NCR-0538 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Documentos
precontractuales ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
70 NCR-0510 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Términos de
publicación en el SECOP ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
71 NCR-0539 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - obligaciones
contractuales ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
72 NCR-0543 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS- Materialización riesgo
pérdida de expediente
contractual
ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
73 NCP-0212 Adquisición de
Bienes y Servicios BS - Póliza Contractual ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
74 NCP-0211 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - revisión y control
Certificación del supervisor ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
75 NCP-0231 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - saldos ejecución del
contrato ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
76 OM-0293 Talento Humano Evaluación, elaboración y
reformulación del riesgo Área de Talento Humano EFICAZ
77 OM-0235 Talento Humano
TH-Implementación del
Sistema de Seguridad y
Salud en el Trabajo y
Gestión Ambiental
Área de Talento Humano EFICAZ
6.2.1.2 Mejoras eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes de
mejoramiento 2017 (84)
18
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
No Código Proceso Nombre Área
organizativa Concepto de la Evaluación
78 NCP-0211 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - revisión y
control Certificación
del supervisor
ÁREA DE
CONTRATOS
EFICAZ: Una vez revisada la meta "Aplicar la
documentación de acuerdo con los
lineamientos del SIGEPRE." se observa el
cumplimiento al plan de mejoramiento. Lo
anterior de conformidad con la revisión
documental realizada a los contratos de la
Secretaria de Transparencia durante la
auditoria No. 17 “Evaluación a la supervisión
de los contratos y verificación SECOP I S
2017” pues de la misma auditoría se observó
que se están realizando los informes de
supervisión de conformidad con los
lineamientos documentales del SIGEPRE.
79 NCR-0540 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - certificaciones
contractuales
ÁREA DE
CONTRATOS
EFICAZ: Se observó que se realizaron todas
las actividades descritas en el plan de
mejoramiento y cumplieron con la meta la cual
era la elaboración de las certificaciones de
ejecución contractual correspondientes a
cada mes durante la vigencia del contrato.
80 NCR-0514 Adquisición de
Bienes y Servicios
BS - Reporte
trimestral al
ordenador del gasto
ÁREA DE
CONTRATOS
EFICAZ: Se observó que la meta de la mejora
es “Lineamientos definidos y socializados.”
Toda vez que se realizaron todas las
actividades previstas para la mejora
cumpliendo con su objetivo el cual era enviar
al ordenador del gasto y al jefe del área de
contratos el estado de avance o ejecución del
contrato con base en su plazo.
1. Se observaron por parte de la Secretaria de
Transparencia los correos de fecha 8 de
abril, 7 de julio y 3 de octubre mediante los
cuales se observó la ejecución contractual de
los contratos. Así mismo se observa el listado
de asistencia del comité directivo de fecha 10-
10-2016 donde asistieron 14 funcionarios de
la Secretaria.
2. Se observó por parte del grupo de
transportes del DAPRE el correo de fecha 05
de abril, 08 de julio, así mismo se observó el
MEM16-00008568 mediante los cuales se
observó la ejecución contractual de los
contratos.
19
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
81 NCR-0565 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - Organización
archivo gestión
FONDOPAZ
FONDOPAZ
EFICAZ: Se observó que se realizaron las
actividades propuestas en la mejora,
cumpliendo con la meta de la actualización de
las TRD del Fondo de Programas Especiales
Acta No. 42 de fecha 22 de septiembre de
2016 Objeto “Análisis de las series y sub
series propuestas para la TRD del Fondo de
Programas Especiales para la Paz de acuerdo
a las funciones asignadas en el Decreto 1081
de 2015.”
TRD Fondo de Programas Especiales para la
Paz.
82 NCR-0309 Atención al
Usuario
AU - Manejo
aplicativo SIGOB
GRUPO DE
ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ: La mejora es eficaz toda vez que la
meta de la misma era “Manejar
adecuadamente el SIGOB para el trámite de
las PSQR's recibidas en cada dependencia.”
Lo anterior teniendo en cuenta la revisión
realizada a las PSQR responsabilidad de la
Casa Militar en la auditoria de calidad
realizada el día 27/07/2017. Informe de
Auditoria de calidad casa militar 2017.
83 NCR-0417 Atención al
Usuario
AU - Información
mínima obligatoria
servicios,
procedimientos y
funcionamiento, Ley
1712
GRUPO DE
ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ: Se observó que se realizaron todas
las actividades descritas en el plan de
mejoramiento y cumplieron con la meta la cual
era publicación de las certificaciones e
ejecución contractual correspondientes a los
contratos 087-091-094-096-097-098-100-
107-112-114 y 123.
84 OM-0333 Atención al
Usuario
AU - Medir la
percepción interna
de los servicios del
Grupo de Atención a
la Ciudadanía
GRUPO DE
ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ: Se observó que se realizaron las
actividades propuestas en la mejora para la
evaluación de los servicios internos donde e
observo un índice de satisfacción de los
usuarios internos del DAPRE se encuentra en
un 89,33%. Evaluación satisfacción del cliente
frente a los servicios prestados a los usuarios
internos del DAPRE.
85 OM-0325 Talento Humano
OCID-
Fortalecimiento de
los controles para la
administración del
riesgo
OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
DISCIPLINARIO
EFICAZ: Se observó que se realizaron las
actividades propuestas en la mejora para el
fortalecimiento y control del riesgo “Pérdida de
expedientes disciplinarios físicos o digitales a
cargo de la Oficina de Control Interno
Disciplinario.” y como resultado del plan de
mejoramiento se evidencia que en la vigencia
2017 no hubo pérdida de ningún expediente
contractual no materializándose el riesgo. 1. Creación de formatos: F-TH-86 Formato
para solicitud de copias expediente
disciplinario.
G-TH-07 Guía para el manejo de expedientes
a cargo de la Oficina de Control Interno
Disciplinario.
20
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
2. Acta No. 2 de fecha 10/05/2017: Revisión
de criterios de evaluación del riesgo. Suscrita
por los integrantes de la Oficina de Control
Interno disciplinario.
3. Seguimiento realizado el riesgo de fecha 10
de enero de 2018 donde se certifica la no
materialización del riesgo
86 OM-0341 Talento Humano
Fomentar la
prevención de faltas
disciplinarias en la
Entidad.
OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
DISCIPLINARIO
EFICAZ: Se observó que la meta de la mejora
era “Prevenir las conductas que puedan
configurar faltas disciplinarias” toda vez que
se realizaron todas las actividades previstas
para las mejora cumpliendo con su objetivo el
cual fue la convivencia pacífica de los
funcionarios que participaron en las
actividades deportivas en el DAPRE.
1. Durante la realización de las jornada
deportivas realizadas en el DAPRE, la Oficina
de Control Interno Disciplinario fomento las
actividades de prevención de faltas
disciplinarias mediante la actividad de vigilar
y salvaguardar el buen trato y respecto dentro
de funcionarios que realizaron las activadas
respectivas, así mismo se entregó material
didáctico.
2. Mediante Acta No. 3 de fecha 04/12/2017
suscrita por los funcionarios de la Oficina de
Control Interno Disciplinario Evaluaron los
resultados de la mejora OM-341.
87 OM-0321 Gestión Jurídica
GJ - Formato para
la depuración de
conciliaciones
prejudiciales
SECRETARÍA
JURÍDICA
EFICAZ: Se observó que la meta de la mejora
es “Información de conciliaciones
prejudiciales actualizada.” Toda vez que se
realizaron todas las actividades previstas para
la mejora cumpliendo con su objetivo el cual
era mantener la información de conciliaciones
prejudiciales actualizado. Todas las
actividades previstas para la mejora
cumpliendo con su objetivo el cual era
mantener la información de conciliaciones
prejudiciales actualizado.
- Se crearon los siguientes formatos de
conformidad con la depuración de
conciliaciones con el fin de que se conciliaran
con el Área Financiera:
1. F-GJ-02 Nuevas demandas en contra de la
Presidencia de la República.
2. F-GJ-03 Nuevas Conciliaciones en Contra
de la Presidencia de la República.
3. F-GJ-04 Nuevas Demandas y
Conciliaciones Interpuestas por la Presidencia
de la República.
4. F-GJ-05 Fallos por Procesos en Contra de
la Presidencia de la República.
21
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
5. F-GJ-06 Fallos por Procesos Interpuestos
por la Presidencia de la República.
6. F-GJ-08 Actualización de Procesos en el
Sistema eKOGUI.
7. F-GJ-09 Actualización de Conciliaciones
Prejudiciales en el Sistema eKOGUI.
8. F-GJ-13 Depuración de Conciliaciones
Prejudiciales.
- Así mismo se observó la socialización de los
nuevos formatos mediante correos de fechas
30 de diciembre de 2016 y 10 de enero de
2017 y el acta No. 08 del 200 de septiembre
de 2017.
88 OM-0337 Gestión Jurídica
GJ - Actualización
de información de
conciliaciones
prejudiciales y
procesos judiciales.
SECRETARÍA
JURÍDICA
EFICAZ: Se observó que la meta de la mejora
es “Información de conciliaciones
prejudiciales y procesos judiciales actualizada
de acuerdo con la nueva metodología.” Toda
vez que se realizaron todas las actividades
previstas donde se pudo observar la
aplicación del formato F-GJ-14 en la
pertinente a la modificación de datos del
proceso No.
520013331001201000040002016 y 10 de
enero de 2017 y el acta No. 08 del 200 de
septiembre de 2017.
1. Formato creado No. F-GJ-14 modificación
de datos de conciliaciones prejudiciales y/o
procesos judiciales. Correo de socialización.
2. Se observan los correos de fecha 4 de julio
y 8 de septiembre de 2017 donde se observa
la aplicación de los nuevos formatos.
3. Correo de socialización del formato No. F-
GJ-14.
89 NCR-0558 Atención al
Usuario
AU - Medición de la
satisfacción del
cliente externo
GRUPO DE
ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ: Se observó que se realizaron todas
las actividades descritas en el plan de
mejoramiento y cumplieron con la meta la cual
era Realizar la medición de la satisfacción del
cliente externo (Presidente y Vicepresidente)
correspondiente al año 2016. Encuesta 2016 señor Vicepresidente.
1. Encuesta 2016 señor Presidente.
2. Encuesta 2016 señor Vicepresidente.
90 NCR-0327 Atención al
Usuario
AU- Satisfacción del
Cliente
GRUPO DE
ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ: Se observó que se realizaron todas
las actividades descritas en el plan de
mejoramiento y cumplieron con la meta la cual
era Realizar la medición de la satisfacción del
cliente externo (Presidente y Vicepresidente)
correspondiente al año 2016. Encuesta 2016 señor Vicepresidente.
1. Encuesta 2016 señor Presidente.
2. Encuesta 2016 señor Vicepresidente.
22
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
91 NCR-0323 Atención al
Usuario
AU- Satisfacción del
Cliente
GRUPO DE
ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ: Se observó que se realizaron todas
las actividades descritas en el plan de
mejoramiento y cumplieron con la meta la cual
era Realizar la medición de la satisfacción del
cliente externo (Presidente y Vicepresidente)
correspondiente al año 2016. Encuesta 2016 señor Vicepresidente.
1. Encuesta 2016 señor Presidente.
2. Encuesta 2016 señor Vicepresidente.
92 NCR-0325 Atención al
Usuario
AU- Revisión Alta
Dirección
GRUPO DE
ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ: Se observó que se realizaron todas
las actividades descritas en el plan de
mejoramiento y cumplieron con la meta la cual
era Realizar la medición de la satisfacción del
cliente externo (Presidente y Vicepresidente)
correspondiente al año 2016. Encuesta 2016 señor Vicepresidente.
1. Encuesta 2016 señor Presidente.
2. Encuesta 2016 señor Vicepresidente.
93 OM-0164 Atención al
Usuario
AU - Oportunidad de
mejora Servicio No
Conforme ICONTEC
2014
GRUPO DE
ATENCIÓN A LA
CIUDADANIA
EFICAZ: Se observó que se realizaron todas
las actividades descritas en el plan de
mejoramiento y cumplieron con la meta de
fortalecer las capacidades institucionales para
el reporte y tratamiento de PSNC. Se realizó
la actualización y aprobación de los siguientes
documentos:
1. Manual de Servicios Misionales
2. Procedimiento Caracterización y
Seguimiento de Productos y/o Servicios
Misionales
3. Ficha de Caracterización y Seguimiento de
Productos y/o Servicios
4. Guía de caracterización de ciudadanos,
usuarios e interesados.
5. Plantilla para Caracterización de Usuarios.
Se observaron 21 caracterizaciones
actualizadas y monitoreadas.
94 OM-0379 Gestión de
Asuntos Políticos
AP- Publicación en
página web de los
Informes con los
resultados de los
principales
Indicadores
Internacionales de
Competitividad
ALTA
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
SECTOR
PRIVADO Y
COMP
EFICAZ: Se publicaron los informes de los
resultados de los principales indicadores
Internacionales de Competitividad:
Índice Global de Competitividad del Foro
Económico Mundial
Índice de Facilidad para hacer Negocios
(Doing Business) del Banco Mundial
http://www.colombiacompetitiva.gov.co/sncei/
Paginas/indicadores-internacionales.aspx
23
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
95 NCP-0268
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - Ciclo lógico de
implementación del
sistema de gestión
de la Información
ÁREA DE
TECNOLOGIAS
Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EFICAZ: Se adjunta el archivo en formato
Word, con las imágenes de documentación y
cierre de las tareas, evidenciándose que la
tarea 4.1. Determinación del alcance del
Sistema de gestión de Seguridad de la
Información (SGSI), fue cerrada el 30 de
Agosto de 2017 y la tarea 4.2. Formulación
estratégica (Políticas, objetivos, alcance y
exclusiones) el cierre fue cerrada el 02 de
Octubre de 2017. La Mejora se considera
Eficaz porque cumple con la secuencia lógica
de aprobación.
96 NCR-0499
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - Informe de
Clasificación de la
Información
ÁREA DE
TECNOLOGIAS
Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EFICAZ: Se adjunta la presentación en ppt de
la parte pertinente que se realizó en el comité
de seguridad de la información sobre el
Informe de Clasificación de la Información que
realizó la revisión de la Calificación de la
información, lo cual consta en el Acta del
Comité. Se verificaron los cambios y las
actividades realizadas, por lo que se declara
Eficaz.
97 NCR-0573
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - SGSI Sistema
de Gestión de
Seguridad de la
Información
ÁREA DE
TECNOLOGIAS
Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EFICAZ: Se observa mayor percepción en el
tema de SGSI al interior del DAPRE,
integración del Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información al SIGEPRE,
mayor comunicación CSIRT y OCID, se
adjunta el cuadro de control de las acciones y
tareas documentadas en el plan TICs - Plan
ISO 27001:2013, el cual sirve de guía para
ubicar las acciones que fueron verificada para
determinar la Eficacia de la Mejora.
Como resultado del proceso auditor realizado
en diciembre de 2017, al verificar que los
controles implementados, lograron los
objetivos de
Protección a la información de la Entidad. Por
la que se determinó que el plan de
mejoramiento fue eficaz.
98 OM-0234
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TICs- Revisión de
Servicios
ÁREA DE
TECNOLOGIAS
Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EFICAZ: Se establecieron responsables de
reporte de revisiones de Correo electrónico,
página web, Sitios internos, sitios web
publicados externamente, entre otros. Se
adjuntan documentos soportes, en la
actualidad se cuenta con una carpeta
compartida donde se documenta el
seguimiento diario, por la que se determina
que la mejora es eficaz. Revisión Servicios de
31 de Enero de 2017.pdf, verificación
funcionamiento servidores de correo
Machin.txt y Lineamientos Auditoria Eficacia
Planes de Mejoramiento.msg.
24
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
99 OM-0282
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI-Optimización de
generación de
alertas en
servidores
ÁREA DE
TECNOLOGIAS
Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EFICAZ: Se realizaron las capacitaciones
virtuales a cerca de System Center, que
presta servicio en la generación de alertas
tempranas de funcionamiento y seguridad de
los servidores que soportan los servicios de
impresión, directorio activo, correo
electrónico, servicios página Web, bases de
datos, se observa que se mejoró y optimizó la
gestión de la plataforma de la Entidad, se
declara Eficaz. Pruebas SystemCenter.msg y
Alertas SCCM.msg.
100 OM-0303
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - Formato de
entrega de usuario
ÁREA DE
TECNOLOGIAS
Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EFICAZ: Se actualizo el formato, se
impartieron instrucciones a los ingenieros
sobre el nuevo numeral incluido en el formato,
en el cual se define que se debe realizar una
prueba de correo, la actividad se realiza
actualmente y se alimenta en una carpeta
compartida de la Dependencia. Se verifico por
observación directa.
101 OM-0363
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TI - cumplimiento
del componente de
Gobierno en Línea -
gobierno abierto
ÁREA DE
TECNOLOGIAS
Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EFICAZ: Se verificaron las acciones
realizadas para completar el porcentaje de
cumplimiento, de tal forma que se realizaron
informes de accesibilidad y usabilidad de los
sitios Web de Aspirantes, campañas
publicitarias, comisiones al exterior, visitas
guiadas y la integración de solicitudes PSQR,
de tal forma que el porcentaje de
cumplimiento del componente de gobierno
abierto pasó de 99,9% a 100%.
102 NCP-0215 Gestión de
Asuntos Políticos
AP- Encuesta uso
del tiempo
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA EQUIDAD
DE LA MUJER
EFICAZ: La CPEM de acuerdo al artículo 6 de
la Ley 1413 de 2010, coordinó la mesa de
trabajo de seguimiento e implementación de
la Encuesta de Uso Tiempo, se realizó el 4 de
noviembre de 2015, el DANE realizo el reporte
de actividades. Se adjunta como soporte en
archivo.
103 NCP-0215 Gestión de
Asuntos Políticos
AP- Encuesta uso
del tiempo
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA EQUIDAD
DE LA MUJER
EFICAZ: La CPEM de acuerdo al artículo 6 de
la Ley 1413 de 2010, coordinó la mesa de
trabajo de seguimiento e implementación de
la Encuesta de Uso Tiempo, se realizó el 4 de
noviembre de 2015, el DANE realizo el reporte
de actividades. Se adjunta como soporte en
archivo.
104 OM-0388 Direccionamiento
Estratégico
Simplificación del
proceso de
autorización de
comisiones al
exterior. Res. 179
de 2017
DESPACHO
DIRECTOR DEL
DEPARTAMENT
O
EFICAZ: Se efectuó la modificación al trámite
de autorización de comisiones al exterior P-
AU-05 y la socialización de la modificación
introducida al aplicativo de comisiones al
exterior con ocasión a la entrada en vigencia
de la Resolución 179 de 2017.
25
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
105 OM-0314 Gestión de
Asuntos Políticos
AP- Manual Integral
Sitio de Servicios
Integrados para
Jóvenes SIJOVEN
DIRECCIÓN S.
NACIONAL DE
JUVENTUD
COLOMBIA
JOVEN
EFICAZ: Se adjunta el manual Integral Sitio
de Servicios Integrados para Jóvenes
SIJOVEN, con los cuatro capítulos, se
realizaron las actividades presentación y
ajustes (M-AP-03 Manual Integral Sitio de
Servicio Integrado para jóvenes SIJOVEN), y
se envió a la oficina de planeación para la
aprobación, a la fecha es un documento
SIGEPRE.
106 OM-0350 Gestión de
Asuntos Políticos
AP- Seguimiento a
compromisos de
asistencia técnica
territorial de
Colombia Joven
DIRECCIÓN S.
NACIONAL DE
JUVENTUD
COLOMBIA
JOVEN
EFICAZ: Se diseñó una matriz en Excel como
Instrumento de seguimiento a compromisos.
El instrumento se utilizara en la presente
vigencia para lo cual se ha designado un
funcionario que monitorea el cargue y reporte,
se declara eficaz.
107 OM-0327 Gestión de
Asuntos Políticos
Socialización y
seguimiento de las
PSQR
DIRECCIÓN DE
DISCURSOS
EFICAZ: La Dirección de Discursos viene
realizando reuniones con el equipo de trabajo
incluido el director, donde uno de los temas es
el tratamiento de las PSQR en cuanto a la
normatividad y los tiempos establecidos y
hacer seguimiento a las que han llegado a la
dirección, evidencia Actas de reunión del
equipo de trabajo.
108 OM-0301 Gestión de
Asuntos Políticos
Fortalecimiento del
equipo de trabajo de
la Dirección de
Eventos
DIRECCIÓN DE
EVENTOS
EFICAZ: La Dirección de Eventos solicitó
formalmente al Área de TH un estudio de
cargas laborales como resultado de la gestión
fue asignado un funcionario más y así poder
cumplir con las funciones establecidas.
Evidencia en el MEM16-00015415 / JMSC
110130Bogotá D.C., miércoles, 16 de
noviembre de 2016
El Área de Talento Humano mediante
MEM17-00004817/JMSC 111172 de abril 12
de 2017.
109 NCP-0206 GESTIÓN
DOCUMENTAL
GD - copias
archivadas en
auditorias de
gestión
Área
Administrativa
EFICAZ: Se realizan visitas de seguimiento
de archivo para transferencias donde se
revisan aspectos como las TRD vigentes, se
establecieron los lineamientos para la
conformación y custodia de la serie
documental PSQR y socializarlos y en las
visitas realizadas enfatizar en la correcta
aplicación de las TRD y realizar la verificación
de la aplicación de las TRD antes de hacer la
trasferencia. Actas de seguimiento a
Derechos Humanos, Secretaria Jurídica y
Oficina de Control Interno, donde se realizó la
asesoría y el acompañamiento a la realización
de la transferencia del archivo de gestión al
archivo central.
Y las actas de visitas a las demás
dependencias antes de la transferencia del
archivo.
26
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
110 NCR-0568 GESTIÓN
DOCUMENTAL
GD - Procedimiento
transferencias de
archivos de gestión
(primarias) P-GD-05
Área
Administrativa
EFICAZ: El Procedimiento transferencias de
archivos de gestión (primarias) P-GD-05 se
actualizó y se socializó al interior del grupo de
gestión documental y se realizan informes
cada dos meses del seguimiento a la
aplicación del procedimiento, el último informe
esta de noviembre de 2017.
En las reuniones de seguimiento con el
equipo de GD, se les recuerda la importancia
de la aplicación del procedimiento.
Se realizó un taller al interior del Grupo de
Gestión Documental. GD - Procedimiento
transferencias de archivos de gestión
(primarias) P-GD-05 actualizado.
Informes bimensuales del seguimiento a la
aplicación del procedimiento y actas de
reuniones con el equipo de GD donde se
recuerda la aplicación del procedimiento.
111 NCR-0420 GESTIÓN
DOCUMENTAL
GD - actualización
del registro de
activos de
información
Área
Administrativa
EFICAZ: Se designó a un funcionario para
llevar el control de la publicación y de las
actualizaciones cuando haya lugar, se
encuentran publicados, las Tablas Retención
Documental, Inventario Documental, Cuadros
de Clasificación Documental, Tablas de
Valoración Documental y Programa de
Gestión Documental. No se han dado
actualizaciones las TRD están las de 2014
que son las que están convalidadas por el
AGN. Se encuentran publicadas las:
1. Tablas Retención Documental, 2.Inventario
Documental,
3.cuadrosdeClasificaciónDocumental,
4.Tablas de Valoración Documental y
5. Programa de Gestión Documental.
112 NCR-0567 GESTIÓN
DOCUMENTAL
GD - Control de
registro en la
socialización de
documentos
Área
Administrativa
EFICAZ: Se designó un enlace en el grupo de
Gestión Documental con el fin de verificar la
correcta aplicación de los formatos, se hacen
reuniones donde se les recuerda que para
utilizar un formato se debe descargar del
Sistema de Gestión de la Presidencia de la
República SIGEPRE y se les ubica donde
están los formatos en el aplicativo. para esto
se hacen reuniones trimestrales:
Acta designación enlace.pdf Listado
Asistencia Sensibilización SIGEPRE.pdf
Listado Asistencia Sensibilización
SIGEPRE.pdf
27
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
113 NCR-0498 GESTIÓN
DOCUMENTAL
GD - Aplicación
tablas de Retención
Documental
Área
Administrativa
EFICAZ: Se realizan visitas de seguimiento
de archivo para la correcta aplicación de la
TRD vigentes, se establecieron los
lineamientos para la conformación y custodia
de la serie documental PSQR y se socializan,
en las visitas realizadas se enfatiza en la
correcta aplicación de las TRD y realizar la
verificación de la aplicación de éstas antes de
hacer la trasferencia y capacitaciones en el
salón Alejandría a las personas que manejan
el archivo de gestión en las dependencias. Actas de seguimiento a Derechos Humanos,
Secretaria Jurídica y Oficina de Control
Interno, donde se realizó la asesoría y el
acompañamiento a la realización de la
transferencia del archivo de gestión al archivo
central.
Y las actas de visitas a las demás
dependencias antes de la transferencia del
archivo. Listas de asistencia a las
capacitaciones.
114 NCR-0383 GESTIÓN
DOCUMENTAL GD - Clasificación
de la Información
Área
Administrativa
EFICAZ: Se actualizo la guía de calificación
de la información.
Se les envió una comunicación formal para
citarlos a la capacitación de la calificación de
la información a cada dependencia de
acuerdo al cronograma. Se realiza la
capacitación a las diferentes dependencias.
Se sensibiliza en cuanto a la aplicabilidad de
la clasificación, el acceso a la herramienta a
través de la intranet y se presenta un reporte
de cumplimiento de esta actividad en el
Comité de seguridad de la información.
En el nuevo aplicativo de correspondencia y
archivo se integró y así poder calificar la
información de acuerdo a la TRD que también
se encuentra articulada con el nuevo sistema.
1. listados de asistencia
2. Cronograma
3. Se reprograman las que no es posible
ejecutar.
4. Se evidencian los MEM enviados.
5, Nuevo Sistema de Correspondencia
https://epx-
qa.presidencia.gov.co/Inbox/BandejaPendien
tes
28
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
115 NCR-0496 GESTIÓN
DOCUMENTAL GD - Clasificación
de la Información
Área
Administrativa
EFICAZ: Se actualizaron los documentos:
G-GD-02 Guía para la Calificación de la
Información de acuerdo con sus niveles de
seguridad
P-GD-12 Procedimiento Calificación de la
información.
La actualización implicó la estructuración de
actividades tendientes a la mejora en el
manejo de la información conforme requisitos
de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de
2015.
Realizar visitas de acompañamiento a las
dependencias para la actualización del
aplicativo
Publicar el Registro de Activos de Información
y el Índice de Información Reservada y
clasificada con la información actualizada.
En el nuevo aplicativo de correspondencia se
encuentra integrado con el Taurus y las TRD
de la entidad.
Formulario- TAURUS - actualizado
Cronograma de visitas para actualizar el
aplicativo.
https://epx-
qa.presidencia.gov.co/Inbox/BandejaPendien
tes.
P-GD-12 Calificación y Control de la
Información de las Dependencias
G-GD-02 GUÍA PARA LA CALIFICACIÓN DE
LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON SUS
NIVELES DE SEGURIDAD
116 NCR-0497 GESTIÓN
DOCUMENTAL
GD - Lineamientos
documentos
electrónicos de
Archivo
Área
Administrativa
EFICAZ: En el Manual de Gestión
Documental, se encuentran los lineamientos
para conservar los documentos electrónicos,
uno de los módulos del PGD es el tratamiento
de los archivos electrónicos y se elaboró
igualmente un procedimiento.
Manual de Gestión Documental numeral
4.4.4 Lineamientos para Organización de
Documentos Electrónicos de ArchivoG-GD-01
Guía para la Conservación de Documentos.
G-GD-06 Guía para la Digitalización de
Documentos
D-GD-01 PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL-PGD
P-GD-14 Procedimiento para la digitalización
de documentos.
29
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
117 NCR-0422 GESTIÓN
DOCUMENTAL GD - Archivos
electrónicos
Área
Administrativa
EFICAZ: Se documentaron los
requerimientos técnicos para la adquisición y
puesta en funcionamiento de la herramienta
de Gestión de Documentos Electrónicos y se
entregaron al Área de Información y
Sistemas.
Se elaboró el Programa de Gestión
Documentos Electrónicos de conformidad con
los aspectos definidos en el Decreto 2609 de
2012. Anexo Digitalización y SI- Versión
Final.docx. El Sistema de archivos
electrónicos esta en prueba.
118 NCP-0245 GESTIÓN
DOCUMENTAL
PROGRAMA DE
AUDITORIA Y
CONTROL DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Área
Administrativa
EFICAZ: Durante la vigencia 2017, el Grupo
de Gestión Documental ha realizado visitas de
sensibilización a las dependencias con el
objetivo de aclarar conceptos sobre el manejo
de la documentación, la importancia de aplicar
las indicaciones del Manual de Gestión
Documental conformando los expedientes de
acuerdo a lo indicado por las Tablas de
Retención Documental vigentes.
Se ha hecho énfasis en la responsabilidad
asumida por los funcionarios en el manejo y
custodia de la documentación en los archivos
de, en especial aquellos que están asignados
a la labor de archivo para que garanticen la
integridad de los expedientes, que se
implementen métodos para el control
documental y gestionen la transferencia al
Archivo Central en los tiempos y condiciones
establecidos por el Proceso de Gestión
Documental. Se encuentra archivadas 5 actas
de las inspecciones realizadas a las
dependencias y despachos de la entidad
comenzando por la Acta 1 Despacho del
señor presidente.pdf
y terminando con el 67 Control Interno de
gestion-.pdf
119 OM-0358 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - OACP -
Mejorar la
Organización del
Archivo de Gestión
de la OACP
OFICINA DEL
ALTO
COMISIONADO
PARA LA PAZ
EFICAZ: Se solicitó una capacitación al
Grupo de Gestión Documental en la forma
adecuada de la entrega de los archivos de
gestión, se realiza una reunión trimestral para
ver el avance de la gestión de la transferencia,
se actualizó la TRD pero no se encuentra
convalidada por el AGN.
También se realizaron reuniones con el
equipo de comunicaciones para la entrega de
las fotografías, se observó la realización de
una reunión con la encargada de los
expedientes de desmovilizados de las FARC.
Y se realizó la transferencia sin
observaciones. Entrega FARC.
30
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
PPL_15092017.pdf
(\\hydra\ArchivoDigitalACPNAS$) Entrega
Farc PPL_15092017.pdf
120 OM-0373
Gestión de
Seguridad, Apoyo
Logístico,
Presidencial,
comunicación y
Prensa
Publicación de
tabla-gráfico con
principales eventos
del día en página
web
SECRETARÍA
DE PRENSA
EFICAZ: Se realiza un reporte mensual del
resumen semanal de noticias del Presidente
de la República en la página web, y así tener
a la ciudadanía más informada. Nov11 de
2017.jpg video nov11 de 2017.jpg
121 NCR-0552 Gestión
Financiera
GF - Plazo para
pagos a
proveedores y
contratistas
ÁREA
FINANCIERA
EFICAZ: Se ajustó la caracterización del
proceso, acorde al plan de acción, y se
revisaron todos los documentos del área. Se
han hechos revisiones periódicas para ajustar
los documentos de la dependencia, la
caracterización se ha ajustado 2 veces más
después del hallazgo. C-GF-09-Ultima
actualización 28-12-2017.
122 NCR-0534 Gestión
Financiera
GF - Retenciones
Practicadas.
ÁREA
FINANCIERA
EFICAZ: Se revisó aleatoriamente en el SIIF
II, los pagos realizados, evidenciando que no
se ha presentado de nuevo esta situación.
123 NCR-0553 Gestión
Financiera
GF - Control de los
registros del
proceso
ÁREA
FINANCIERA
EFICAZ: Se revisó los Informes de Cuentas
por pagar de las vigencias 2016 y 2017
encontrando que se encuentra bien
diligenciado el año al que corresponden. Constitución CXP Vigencias 2016 y 2017.
124 NCR-0554 Gestión
Financiera
GF - Archivo de
Gestión Financiera
ÁREA
FINANCIERA
EFICAZ: De acuerdo con las tablas de
retención documental de la dependencia, se
pidió en cada grupo del Área una carpeta,
evidenciando que todas cuentan con el
formato del rotulo que identifican las carpetas.
Fotos de las carpetas solicitadas.
125 NCP-0255 Gestión
Financiera
MAPA DE
RIESGOS
CONTABLE
ÁREA
FINANCIERA
EFICAZ: Se creó el riesgo Inexactitud en la
presentación de los Estados financieros, el
cual se al cual se le implementaron 12
controles que cubrieran todas las etapas del
proceso contable. Riesgo creado y
monitoreado en el último trimestre de la
vigencia 2017
126 NCP-0197 Gestión de
Asuntos Políticos
AP-DS-Revisión y
Reformulación del
Riesgo de la
dependencia.
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
DE SEGURIDAD
EFICAZ: En su momento la Dirección de
Seguridad creo su nuevo riesgo, el cual por
las funciones ya no aplica a la Consejería de
Seguridad, la cual también formulo su nuevo
riesgo, los cuales son pertinentes. Riesgo
creado por la Dirección de Seguridad: Fuga
y/o pérdida las Actas del Consejo de
Seguridad Nacional (CSN).
Riesgo creado por la hoy Consejería de
Seguridad;: Filtración de la información
administrada por la Consejería Presidencia de
Seguridad
31
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
127 OM-0340 Gestión de
Asuntos Políticos
CPS-Metodología
de análisis e
identificación de
procesos
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
DE SEGURIDAD
EFICAZ: Se Elaboró un documento con el
diagnóstico sobre la situación del país en
materia carcelaria y se formularon
recomendaciones para mejorar la estrategia
del Gobierno Nacional en la lucha contra este
delito. Documento elaborado
128 OM-0263 Gestión de
Asuntos Políticos
AP-CPDDHH
Reporte de
información con
calidad y
oportunidad de
cumplimiento y
seguimiento a
CONPES
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA LOS
DERECHOS
HUMANOS
EFICAZ: Se Revisó el reporte al SisConpes,
evidenciando el aprobado del reporte del 1
semestre 2017, de los CONPES 3799 y 3828,
no se evidencia reporte del 161, toda vez que
este término en el 2016. Evidenciando el
reporte oportuno y el cargue de los soportes
de las actividades. En Pantallazos cargue en
SisConpes, y soportes registrados.
129 OM-0298 Gestión de
Asuntos Políticos
AP-DDHH
INTEGRACIÓN
SISTEMAS
OBSERVATORIOS
DAPRE
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA LOS
DERECHOS
HUMANOS
EFICAZ: Se realizó el seguimiento y
acompañamiento para poder articular a los
diferentes observatorios de DAPRE, donde se
logró identificar el micro dato a intercambiar,
fortaleciendo así al Sistema Nacional de
Información de Derechos
Humanos, esperando así tener una mayor
flujo de información entre los diferentes
observatorios, así mismo se construyó los
web servicie para dicho intercambio:
http://obs.equidadmujer.gov.co/Observatorio/
ObservatorioInicio.aspx) relacionado como
necesidad por parte de Colombia Joven,
Actualmente se encuentra alojado en un
servidor de pruebas ((http://jax:1111 ,
http://jax:1112 , http://jax:1113 ) l) y se podrá
pasar a un servidor de producción una vez
hayan implementado la funcionalidad de
lectura del mismo en el Observatorio
Dinámico de DDHH y dicha implementación
haya superado exitosamente todas las
pruebas. Y se puede consultar en el link
http://obs.equidadmujer.gov.co/Observatorio/
ObservatorioInicio.aspx.
http://jax:1115/wcf_ACPEM_General.svc?ws
dl
130 OM-0348 Gestión de
Asuntos Políticos
DVPR-
Actualización tablas
de retención
documental
DESPACHO DEL
VICEPRESIDEN
TE DE LA
REPÚBLICA
EFICAZ: Se identificaron los cambios en la
tabla existente, y se diligencio el F-GD-06-
Tablas de Retención Documental, y esta para
aprobación. F-GD-06, antiguo y nuevo.
131 NCR-0563 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - Seguimiento y
consolidación de
compromisos:
DACPP Regiones
ALTA
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA LAS
REGIONES
EFICAZ: De conformidad con la meta
establecida de 1. Seguimiento eficaz a los
compromisos y 2. Presentaciones dinámicas
del seguimiento a compromisos en la página
web, se determinó que se cumplieron las
acciones del plan de mejoramiento.
32
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Una vez evaluada la eficacia se determinó que
se aplicaron las acciones que permitieron
eliminar las causas que generaron la no
conformidad.
Tablero de Control con 3 criterios: Realizada,
en proceso y cerrada.
Compromiso totales: 6,973
En proceso: 224
www.regiones.gov.co
http://jax:2828/frmEjecucion.aspx Tablero de
Control con 3 criterios: Realizada, en proceso
y cerrada.
Compromiso totales: 6,973
En proceso: 224
En la página web se cuenta con la información
mensual izada, presentada en forma gráfica
de acuerdo al estado de los compromisos.
www.regiones.gov.co
http://jax:2828/frmEjecucion.aspx
132 OM-0354 Gestión de
Asuntos Políticos
Procedimiento para
el Registro, Avance
y Reportes, de las
atenciones
regionales en el
sistema de Gestión
de Compromisos
ALTA
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA LAS
REGIONES
EFICAZ: De conformidad con las metas
establecidas de: - Dar respuesta oportuna a
las solicitudes o compromisos generados en
las atenciones realizadas a gobernadores y
alcaldes. - Estandarizar criterios de
seguimiento, control y medición de las
atenciones realizadas a gobernadores y
alcaldes. - Contar con informes que permitan
conocer el avance del estado de las
solicitudes o compromisos generados, se
determinó que se cumplieron las acciones del
plan de mejoramiento. Una vez evaluada la
eficacia se determinó que se aplicaron las
acciones que permitieron eliminar las causas
que generaron la no conformidad. Procedimiento para el Registro, Avance y
Reportes, de las atenciones regionales en el
Sistema de Gestión de Compromisos.
Atenciones y Acciones De Cada Asesor
Regional. Formato FAP-26. Modelo de correo
usado solicitando a los Asesores Regionales
el ingreso de Reportes de Avance en el
sistema. Actividades Registradas en el
sistema por los Asesores.
Realizan y envían el Informe de Seguimiento.
Mejora OM-0309
AP - DACPR Monitoreo a los temas
prioritarios de las Atenciones Regionales. Se
estableció una herramienta tecnológica para
llevar un registro consolidado de los temas
prioritarios de los entes territoriales.
33
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
133 OM-0239 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - Formato de
Recepción de
solicitudes y/o
compromisos de la
Dirección para las
Regiones
ALTA
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA LAS
REGIONES
EFICAZ: De conformidad con las metas
establecidas de: Compromisos adquiridos en
eventos liderados por AC Regiones
coherentes con los registrados en el Sistema
de Seguimiento, se determinó que se
cumplieron las acciones del plan de
mejoramiento.
Una vez evaluada la eficacia se determinó que
se aplicaron las acciones que permitieron
eliminar las causas que generaron la no
conformidad. Procedimiento para el Registro,
Avance y Reportes, de las atenciones
regionales en el Sistema de Gestión de
Compromisos.
Atenciones y Acciones De Cada Asesor
Regional. Formato FAP-26. Modelo de correo
usado solicitando a los Asesores Regionales
el ingreso de Reportes de Avance en el
sistema. Actividades Registradas en el
sistema por los Asesores. Realizan y envían
el Informe de Seguimiento. Mejora OM-0309
AP - DACPR Monitoreo a los temas
prioritarios de las Atenciones Regionales. Se
estableció una herramienta tecnológica para
llevar un registro consolidado de los temas
prioritarios de los entes territoriales.
134 OM-0205 Gestión de
Asuntos Políticos
AP-DPR Formato
para el control de
insumos Actividades
Plan Operativo
ALTA
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA LAS
REGIONES
EFICAZ: De conformidad con las metas
establecidas de: Compromisos adquiridos en
eventos liderados por AC Regiones
coherentes con los registrados en el Sistema
de Seguimiento, se determinó que se
cumplieron las acciones del plan de
mejoramiento.
Una vez evaluada la eficacia se determinó que
se aplicaron las acciones que permitieron
eliminar las causas que generaron la no
conformidad. Procedimiento para el Registro,
Avance y Reportes, de las atenciones
regionales en el Sistema de Gestión de
Compromisos.
Atenciones y Acciones De Cada Asesor
Regional. Formato FAP-26. Modelo de correo
usado solicitando a los Asesores Regionales
el ingreso de Reportes de Avance en el
sistema. Actividades Registradas en el
sistema por los Asesores. Realizan y envían
el Informe de Seguimiento. Mejora OM-0309
AP - DACPR Monitoreo a los temas
prioritarios de las Atenciones Regionales. Se
estableció una herramienta tecnológica para
llevar un registro consolidado de los temas
prioritarios de los entes territoriales.
34
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
135 OM-0236 Gestión de
Asuntos Políticos
AP- Estandarizar el
formato de informes
de actividades de la
Dirección para las
Regiones
ALTA
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA LAS
REGIONES
EFICAZ: De conformidad con las metas
establecidas de: Compromisos adquiridos en
eventos liderados por AC Regiones
coherentes con los registrados en el Sistema
de Seguimiento, se determinó que se
cumplieron las acciones del plan de
mejoramiento.
Una vez evaluada la eficacia se determinó que
se aplicaron las acciones que permitieron
eliminar las causas que generaron la no
conformidad. Procedimiento para el Registro,
Avance y Reportes, de las atenciones
regionales en el Sistema de Gestión de
Compromisos.
Atenciones y Acciones De Cada Asesor
Regional. Formato FAP-26. Modelo de correo
usado solicitando a los Asesores Regionales
el ingreso de Reportes de Avance en el
sistema. Actividades Registradas en el
sistema por los Asesores. Realizan y envían
el Informe de Seguimiento. Mejora OM-0309
AP - DACPR Monitoreo a los temas
prioritarios de las Atenciones Regionales. Se
estableció una herramienta tecnológica para
llevar un registro consolidado de los temas
prioritarios de los entes territoriales.
136 OM-0309 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - DACPR
Monitoreo a los
temas prioritarios de
las Atenciones
Regionales
ALTA
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA LAS
REGIONES
EFICAZ: De conformidad con las metas
establecidas de: Atenciones regionales
registradas y monitoreadas, se determinó que
se cumplieron las acciones del plan de
mejoramiento.
Una vez evaluada la eficacia se determinó que
se aplicaron las acciones que permitieron
eliminar las causas que generaron la no
conformidad. La Alta Consejería para las
Regiones aplica el sistema de Gestión de
Compromisos, realiza seguimiento a los
mismos. El estado actual es el siguiente:
Realizadas 617, En Proceso 568 y Cerradas
37, para un total de 1.222;
Al sistema puede ingresar a través del Link:
http://jax:2626/Login.aspx con cualquier
usuario de la presidencia (y su contraseña), y
se puede acceder a los reportes tipo listados
para verificar los estados.
137 NCP-0246 Talento Humano
TH - SG SST
Rendición de
cuentas a todos los
trabajadores
ÁREA DE
TALENTO
HUMANO
EFICAZ: La información se encuentra
socializada en el Comité institucional de
gestión y desempeño que se presentó al
comienzo de la vigencia a la Alta Dirección. Se
evidencia Presentación en formato
PowerPoint e informe final presentado al
Comité institucional de gestión y desempeño.
35
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
138 NCP-0252 Talento Humano
TH - SG SST falta
de señalización y
rutas de evacuación
en algunos centro
de trabajo
ÁREA DE
TALENTO
HUMANO
EFICAZ: Se realizó prueba de recorrido en el
DAPRE encontrándose la señalización en
todo el edificio con sus respectivas rutas de
evacuación. Existe material fotográfico de la
actividad en las distintas sedes del DAPRE.
Esta información, adicionalmente se presenta
al comité institucional de gestión y
desempeño.
139 NCP-0248 Talento Humano
TH - SG SST
Aprobar y
comunicar las
responsabilidades
ÁREA DE
TALENTO
HUMANO
EFICAZ: Se evidencia la aprobación,
comunicación y socialización de
responsabilidades del Manual del SIGEPRE
con la adición de información sobre Seguridad
y Salud en el trabajo, en la que determinan las
responsabilidades de los directivos,
contratistas, personal en comisión y terceros. La evidencia se encuentra en el aplicativo
SIGEPRE - Manual del SIGEPRE código M-
DE-02 versión 6.
140 NCP-0247 Talento Humano
TH - SG SST
Recursos para la
implementación del
Sistema SG SST
ÁREA DE
TALENTO
HUMANO
EFICAZ: Se evidencia la asignación de
recursos para la compra de elementos de
protección y funcionamiento del SG SST en el
PAA 2017. La información se puede consultar
en la intranet
http://intranet.presidencia.gov.co/dapre/paa.a
sp. Los recursos han sido usados en la
adquisición de elementos de protección y
demás actividades asociadas a la actividad.
141 NCP-0249 Talento Humano
TH - SG SST
Integración del SG
SST al SIGEPRE
ÁREA DE
TALENTO
HUMANO
EFICAZ: El Sistema de Gestión Seguridad y
Salud en el Trabajo y medio ambiente se
encuentra armonizado con el SIGEPRE.
Adicionalmente en el procedimiento P-EM-04
y el M-DE-02.
http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/bas
e/client?soa=6&__mnuId=sigeprebaseclients
oa6soa6&__clearpv=1
142 NCR-0596 Talento Humano
TH - Materialización
del riesgo
Incumplimientos
legales en la
liquidación de las
novedades
laborales y
prestacionales
ÁREA DE
TALENTO
HUMANO
EFICAZ: Se realizó verificación aleatoria a las
libranzas las cuales fueron reportadas en la
actividad 2. "Enviar al Área de Talento
Humano el detalle de las libranzas vigentes"
de la mejora en mención, estas fueron
cargadas por la coordinación de pagaduría, y
para validar la información estas se verificaron
y revisaron en el aplicativo KACTUS con los
números de cedula allí registrados, sin
embargo por tratamiento de datos, no se
revela el número de cedula. Los valores
registrados fueron descontados de
conformidad al listado.
36
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
143 NCR-0596 Talento Humano
TH - Materialización
del riesgo
Incumplimientos
legales en la
liquidación de las
novedades
laborales y
prestacionales
ÁREA DE
TALENTO
HUMANO
EFICAZ: Se realizó verificación aleatoria a las
libranzas las cuales fueron reportadas en la
actividad 2. "Enviar al Área de Talento
Humano el detalle de las libranzas vigentes"
de la mejora en mención, estas fueron
cargadas por la coordinación de pagaduría, y
para validar la información estas se verificaron
y revisaron en el aplicativo KACTUS con los
números de cedula allí registrados con los
responsables en el Área de Talento Humano
quienes brindaron la información que se
solicitó, sin embargo por tratamiento de datos,
no se revela el número de cedula. Los valores
registrados fueron descontados de
conformidad al listado.
144 OM-0342 Direccionamiento
Estratégico
DE-Implementación
documento modelo
para la expedición
de los Certificados
de Utilidad Común
DIRECCIÓN DE
GESTIÓN
GENERAL
EFICAZ: De conformidad con la meta
establecida de emitir un certificado de utilidad
común para el cooperante internacional
garantizando que cumple con los requisitos
exigidos por la DIAN, se determinó que se
cumplieron las acciones del plan de
mejoramiento. Sin embargo, al evaluar la
EFICACIA, determinó que se adoptó el
certificado de utilidad común en el SIGOB con
código CER17- [_____] / JMSC 111500,
implementado y utilizado.
145 OM-0267 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - DPAP
Creación del SADE
- Sistema de
Análisis de Datos
Electorales
DIRECCIÓN
PARA ASUNTOS
POLÍTICOS
EFICAZ: El aplicativo se encuentra activo y en
funcionamiento para el cargue de información
con el cual se realizan los análisis electorales,
este aplicativo fue desarrollado por los
ingenieros del Tecnologías de Información y
Comunicaciones, y prestan la asesoría y
desarrollo que requiera el aplicativo. Este se
puede evidenciar en el link
http://sade.presidencia.gov.co/FrmLogin.aspx
37
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
146 NCR-0594 Direccionamiento
Estratégico
DE - Medición y
análisis Indicador de
la C P para los
Derechos Humanos
- Riesgos
OFICINA DE
PLANEACIÓN
EFICAZ: De conformidad con la meta
establecida de realizar medición y análisis de
los datos a los indicadores asociados a la
Consejería Presidencial, se determinó que se
cumplieron las acciones del plan de
mejoramiento.
Al observar el Indicador Avance en el
cumplimiento de los compromisos
establecidos en los Conpes de DDHH. No. se
registraron datos ni el análisis de datos a 31
de diciembre de 2017, solo registra el de
primer semestre de 2017. Sin embargo, al
revisar la descripción del Indicador se observó
que la fecha de captura es el 31 de marzo con
corte 31 de diciembre. Por lo anterior, se
concluye que se aplicó control a la información
establecida en el SIGEPRE. 1. Avance en el
cumplimiento de los compromisos
establecidos en los Conpes DDHH. Avance
N.D. Meta Avance 100. No se registraron
datos ni el análisis de datos a 31 de diciembre
de 2017, solo registra el de primer semestre
de 2017. Sin embargo, al revisar la
descripción del Indicador se observó que la
fecha de captura es el 31 de marzo con corte
31 de diciembre y 2. Utilización de los
recursos asignados DERECHOS HUMANOS,
registra dato del 99,92% de avance frente a
una meta de 82,31%, se realizó el análisis de
datos con corte al 31 de diciembre de 2017,
en las variables del Indicador. Revisión
efectuada en el aplicativo SIGEPRE el 31 de
enero de 2018.
147 OM-0367 Direccionamiento
Estratégico
Actualización ISO
9001:2015
OFICINA DE
PLANEACIÓN
EFICAZ: De conformidad con la meta
establecida de Generar acciones que
permitan cerrar las brechas entre las
versiones ISO 9001:2008 y la ISO 9001:2015
del Sistema Integrado de Gestión de la
Presidencia de la República, se determinó
que se cumplieron las acciones del plan de
mejoramiento. Plan de trabajo para cerrar
brechas de la ISO, elaborado y validado con
las dependencias responsables. La ejecución
del plan de trabajo se estableció en la
segunda etapa del proceso, a través de la
mejora OM-0371 Plan de transición ISO
9001:2015, la cual se encuentra en ejecución
y seguimiento. La ejecución del plan de
trabajo se estableció en la segunda etapa del
proceso, a través de la mejora OM-0371 Plan
de transición ISO 9001:2015, la cual se
encuentra en ejecución y seguimiento.
38
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
148 OM-0313 Direccionamiento
Estratégico
DE - Lineamientos
manejo de actas y
listado de asistencia
OFICINA DE
PLANEACIÓN
EFICAZ: De conformidad con la meta
establecida de Establecer lineamientos y
directrices institucionales sobre la aplicación
de actas y listados de asistencias, se
determinó que se cumplieron las acciones del
plan de mejoramiento. Como se evidencia con
los Lineamientos L-DE-04 y el Formato F-TH-
12 y se encuentran en el SIGEPRE para
aplicación de los funcionarios.
149 NCP-0241 Gestión
Administrativa
GA-
OPTIMIZACIÓN
HERRAMIENTA DE
SERVICIOS
COMPARTIDOS
GRUPO DE
INFRAESTRUCTUR
A,
MENTANIMIENTO
DE BIENES
MUEBLES E
INMUEBLES
ÁREA
ADMINISTRATIV
A
EFICAZ: Se verificó en el aplicativo de
Servicios Compartidos la optimización y
actualización para las solicitudes que realizan
los servidores públicos del DAPRE, tal como
lo establece el nombre de la mejora y la
evidencia de las actividades, Adicionalmente,
el aplicativo tiene los controles con los que se
valida los permisos de acceso a los servidores
de acuerdo a su rol como usuario o
administrador, se asesoró a los
administradores para la generación de los
informes para la evaluación y seguimiento. http://cursa/ServiciosCompartidos/Portal/Tem
plate33_66-100.aspx?PageID=7e1a52e7-
b7d8-48a3-a265-8f2f49a6ce49
150 OM-0345 Gestión
Administrativa
Implementación de
una Guía para el
uso de
Parqueaderos del
DAPRE
ÁREA
ADMINISTRATIV
A
EFICAZ: Se encuentra implementada en el
aplicativo SIGEPRE - Mapa de Procesos
Gestión Administrativa - Documentos y
formatos - se encuentra la GUÍA PARA EL
USO DE LOS PARQUEADEROS DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA código G-
GA-02 versión 0 publicada desde el 2 de junio
del 2017 a las 09:35:50
http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/bas
e/presentation?soa=7&_sveVrs=83e72751e4
0ec20ea8cee5acb832ab52ea618d40&mdl=in
d&id=20250&date=20180131133044&period
=0¤t=0&initialDateCalendar=20180131
133044&os=96D5EEB6174B5EFA88EB7FD
5CCB8BE5A&baseObject=null
151 OM-0330 Gestión de
Asuntos Políticos
Lista de chequeo
para la revisión de
la certificación
periódica de
ejecución de
Contrato de
Prestación de
Servicios
Personales F-BS-34
CONSEJERÍA
PRESIDENCIAL
PARA LA
PRIMERA
INFANCIA
EFICAZ: En la medición realizada a los meses
de octubre, noviembre y diciembre de 2016 se
obtuvieron 60 radicaciones de las cuales 2
fueron devueltas equivalentes al 3% y la
revisión hecha de los meses de junio, julio y
agosto del 2017 se obtuvieron 33
radicaciones y no se presentaron
devoluciones. La información se consultar en
los archivos digitales del Área Financiera -
Grupo Central de Cuentas con informes
mensuales e indicadores en formato
PowerPoint y también se encuentran en el
aplicativo SIGEPRE.
39
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
153 NCP-0208 Gestión de
Asuntos Políticos
AP-DAICMA
Aspectos Contables
Convenio Unión
Europea
DIRECCION A.I
CONTRA MINAS
ANTIPERSONAL
ES
EFICAZ: Se evidencia la orden de pago
presupuestal 02-01-01-002 Programa
Proyectos Fortalecimiento de la Acción
contraminas de Colombia, la cual fue pagada.
No. de obligación: 1514 y código de referencia
04500291300010693515, pagada a la razón
social CONSORCIO METODO CCCM, cuenta
con toda la evidencia toda vez que se
observan los soportes con los que se
realizaron los pagos y estos cumplen con la
meta de la mejora.
154 OM-0268 Gestión de
Asuntos Políticos
OM Sensibilización
en el SIGEPRE
DIRECCION A.I
CONTRA MINAS
ANTIPERSONAL
ES
EFICAZ: Se evidencia el desarrollo de
actividades en socialización de los conceptos
básicos, plan de acción y un resumen de los
temas del SIGEPRE (éste último a través de
entrega de información impresa a cada
persona y a través de correos electrónicos.
155 NCP-0209 Gestión de
Asuntos Políticos
AP-DAICMA
Ejecución adecuada
del Proyecto
FORTALECIMIENT
O DE LA ACCIÓN
INTEGRAL
CONTRA MINAS
ANTIPERSONAL
NACIONAL 2015
DIRECCION A.I
CONTRA MINAS
ANTIPERSONAL
ES
EFICAZ: Se cumplieron las metas del
proyecto de inversión "Fortalecimiento acción
integral contra minas antipersonal nacional",
obtuvo logros en avance financiero del 83%,
avance Físico del 116% y avance de Gestión
del 129%, con respecto a las metas, estas se
cumplieron, se lograron las metas con menos
recursos para la vigencia 2015. Este proyecto
fue terminado en la vigencia 2016 por
cooperación Internacional. Validado con el
aplicativo SIGEPRE y el aplicativo
Seguimiento Proyectos de Inversión SPI.
156 NCR-0360 Gestión de
Asuntos Políticos
AP-MINAS-Análisis
de datos
indicadores plan
operativo2014
DIRECCION A.I
CONTRA MINAS
ANTIPERSONAL
ES
EFICAZ: Los indicadores se encuentran
cargados oportunamente con el logro de las
metas y resultados contando con sus
respectivos análisis de datos. La información
se encuentra en el aplicativo SIGEPRE
módulo de indicadores.
157 NCR-0482 Gestión de
Asuntos Políticos
AP- Comisión
Intersectorial
DIRECCION A.I
CONTRA MINAS
ANTIPERSONAL
ES
EFICAZ: Se realizaron 4 reuniones de la
Comisión Intersectorial de la Acción Contra
Minas Antipersonal CINAMAP 05/05/2016,
27/07/2016, 11/11/2016 y 20/12/2016, con las
cuales dan cumplimiento a la realización de
reuniones de la vigencia. Actas debidamente
cargadas en el aplicativo SIGEPRE.
40
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
158 NCR-0492 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - Cumplimiento
del POA DAICMA
2014
DIRECCION A.I
CONTRA MINAS
ANTIPERSONAL
ES
EFICAZ: Se evidencia cumplimiento del Plan
de acción de la vigencia 2014, 2015 y 2016,
en las que se presentó el oportuno cargue de
las distintas actividades en el aplicativo
SIGEPRE con la respectiva socialización de
los resultados logrados; de igual forma
sucede con el Plan de Contratación en las que
se siguieron los lineamientos internos para la
construcción de los estudios previos y
socialización de la vigencia 2016, se
realizaron los ajustes correspondientes a los
proyectos de inversión. Las actividades de
control y seguimiento se realizan a la fecha del
presente informe. Evidencia en Aplicativo
SIGEPRE Plan de Acción Aplicativo
Seguimiento a SPI.
159 NCR-0506 Gestión de
Asuntos Políticos
AP-DAICMA
ejecución y control
del Plan Anual de
Adquisiciones
DIRECCION A.I
CONTRA MINAS
ANTIPERSONAL
ES
EFICAZ: Se evidencia la conformación del
equipo de apoyo a los supervisores de los
distintos contratos derivados del proyecto de
inversión con código BPN 201411000237 que
tiene la dirección para fortalecer la acción
integral contra minas antipersonal en el orden
territorial y fortalecer la coordinación
interinstitucional para la regulación de los
actores del AICMA en Colombia, con las
respectivas observaciones para sus ajustes.
Se evidencian ajustes con el formato F-BS-33
Certificado de ejecución de los distintos
contratos retroalimentados a través de
correos electrónicos. Evidencia en Aplicativo
SIGEPRE y aplicativo OUTLOOK.
160 OM-0292 Gestión de
Asuntos Políticos
AP - DPC
Reformulación del
indicador
Fundaciones
empresariales
participan en
proyectos de
posconflicto
DIRECCIÓN
PARA EL
POSCONFLICTO
EFICAZ: El indicador a reformular se
denomina "Fundaciones empresariales
participan en proyectos de posconflicto" y el
indicador reformulado se denomina
"Fundaciones empresariales con proyectos
de posconflicto identificadas" el cual se
encuentra registrado en el aplicativo
SIGEPRE.
http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/ind/
var?soa=30&mdl=ind&_sveVrs=83e72751e4
0ec20ea8cee5acb832ab52ea618d40&mis=in
d8388608
41
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
161 NCR-0602 Gestión de
Asuntos Políticos
Incumplimiento de
los resultados
previstos en la
Planeación
institucional-
Dirección para el
Posconflicto
DIRECCIÓN
PARA EL
POSCONFLICTO
EFICAZ: Solicitar inactivación y/o traslado de
responsabilidades en SIGEPRE por cambio
de normatividad En la estrategia 2 se inactivo
la actividad de "Gestionar incentivos y
adelantar acciones que promuevan la
presencia del sector privado en municipios
prioritarios para el posconflicto" y se formuló
la actividad "Desarrollar mecanismos para la
rendición de cuentas y la participación
ciudadana de acuerdo con las funciones
designadas a la Dirección para el
Posconflicto", con respecto al indicador
"Acciones de rendición de cuentas de los
programas relacionados con el posconflicto.
6.3.2 Planes de Mejoramiento No eficaces
A continuación se presentan los (25) planes de mejoramiento no eficaces a 31 de diciembre
de 2017, así:
a) Relación de las (16) mejoras no eficaces producto de las Auditorías Internas ejecutadas
durante la vigencia 2017.
b) Relación de las (9) mejoras no eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los
planes de mejoramiento 2017 (presente Informe).
6.3.2.1 Mejoras no eficaces evaluadas en Auditorías Internas durante la vigencia
2017.
No. Código Proceso Nombre Área organizativa Concepto de
evaluación
AUDITORIA 2017 - CP DERECHOS HUMANOS (2)
1 NCP-0221 Gestión de Asuntos
Políticos
AP-CPDDHH publicación de
información sobre ejecución
contractual
Consejería Presidencial
para los Derechos
Humanos
NO EFICAZ
2 NCR-0214 Gestión de Asuntos
Políticos
AU - No efectividad NCR-
0139 Respuesta no oportuna
a Derechos de Petición: del
Programa DD HH
Consejería Presidencial
para los Derechos
Humanos
NO EFICAZ
42
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
AUDITORIA INTERNA AL SIGEPRE 2017 (14)
3 NCR-0555
Gestión de Seguridad,
Apoyo Logístico
Presidencial,
Comunicación y Prensa
SA - Utilización de formatos
desactualizados Dirección de Discursos NO EFICAZ
4 OM-0297
Gestión de Seguridad,
Apoyo Logístico
Presidencial,
Comunicación y Prensa
SA - Socialización del
SIGEPRE Dirección de Discursos NO EFICAZ
5 NCR-0495 Adquisición de Bienes y
Servicios
BS-Publicación Informes de
Supervisión Área de Contratos NO EFICAZ
6 NCR-0462 Adquisición de Bienes y
Servicios BS-Liquidación de contratos Área de Contratos NO EFICAZ
7 NCR-0556
Gestión de Seguridad,
Apoyo Logístico
Presidencial,
Comunicación y Prensa
SA - Actas coordinación de
eventos señor Presidente Dirección de Eventos NO EFICAZ
8 NCR-0537 Gestión de Asuntos
Políticos
AP-Evaluación Servicios
Misionales - Entidades
Estatales - Dirección AICMA
Dirección para la Acción
Integral contra Minas
Antipersonal –
Descontamina Colombia
NO EFICAZ
9 NCP-0237 Direccionamiento
Estratégico
DE - Debilidades en el
registro de avances y
evidencias en planes de
acción.
Oficina de Planeación NO EFICAZ
10 NCP-0238 Direccionamiento
Estratégico
DE - Debilidades en
indicadores, capturas y
análisis de datos: Evidenciado
en el Proceso de TICS
Oficina de Planeación NO EFICAZ
11 NCR-0561 Direccionamiento
Estratégico
DE - Reporte y análisis de
datos oportunos. Oficina de Planeación NO EFICAZ
12 NCP-0226 Gestión de Asuntos
Políticos
Baja Ejecución Proyectos
Priorizados Fondo paz NO EFICAZ
13 NCR-0227 Gestión de Asuntos
Políticos
Índices en las Carpetas de
Contratos Fondo paz NO EFICAZ
14 NCP-0240 Gestión Documental
GD - Indicador de los riesgos
definidos en el proceso de
Gestión Documental
Gestión Documental NO EFICAZ
15 OM -0294 Gestión de Asuntos
Políticos
OACP-Fortalecer los puntos
de control de las PSQRS
allegadas a la OACP para
que estas se respondan de
forma oportuna
Oficina del Alto
Comisionado para la Paz NO EFICAZ
16 NCR-0557
Gestión de Seguridad,
Apoyo Logístico
Presidencial,
Comunicación y Prensa
SA - Retroalimentación de
información y comunicación Secretaria de Prensa NO EFICAZ
43
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
6.3.2.2 Mejoras no eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes de
mejoramiento 2017 (9)
No. Código Proceso Nombre Área
organizativa Concepto de la Evaluación
17 OM-0317
Adquisición
de Bienes y
Servicios
PUBLICACIÓN DE
INFORMES DE
SUPERVISIÓN
ÁREA DE
CONTRATOS
NO EFICAZ: Toda vez que la meta de la misma es
“Informes de supervisión publicados” y la auditoria
“Auditoría No. 17 Evaluación a la supervisión de los
contratos y verificación SECOP I S 2017” se observó que
no se están publicando los informes de supervisión de los
contratos 002-2017-018-2017-003-2017.
Así mismo se observa que dentro de la actividad del plan
de mejoramiento denominada “Revisión periódica-Plan
de Mejoramiento Oportunidad de Mejora” se realizó uno
sola vez y no se estableció como un punto de control.
Evidenciada en la Auditoría No. 17 Evaluación a la
supervisión de los contratos y verificación SECOP I S
2017”
18 NCR-0308 Atención al
Usuario
AU - Respuestas
extemporáneas
GRUPO DE
ATENCIÓN A
LA
CIUDADANIA
NO EFICAZ: Se observa que se cumplieron todas las
actividades previstas en el plan de mejoramiento sin
embargo persiste las respuestas extemporáneas a las
PSQR de las Áreas de Secretaria Jurídica, oficina del Alto
Comisionado para la Paz, Consejería Presidencial para
los Derechos Humanos y Alta Consejería Presidencial
para el Sector Privado y Competitividad.
Recomendación: Se recomienda cancelar la mejora y
asociarla al nuevo plan de mejoramiento No. NCR-0619.
Evidenciada en Informes auditoria PSQR del 2017 e
Informe Auditoria de Calidad: Consejería Presidencial
para los Derechos Humanos, Alta Consejería
Presidencial para el Sector Privado, Competitividad,
Oficina del Alto Comisionado para la Paz y Secretaría
Jurídica:
19 NCP-0160
Tecnologías
de
Información
y
Comunicacio
nes
TI- Medición y
Análisis
ÁREA DE
TECNOLOGIA
S Y
SISTEMAS
DE
INFORMACIÓ
N
NO EFICAZ: En el riesgo: Hurto, Perdida o fuga de
Información pública reservada o clasificada en la gestión
de la plataforma - Los Indicadores asociados "Porcentaje
de eventos presentados de hurto, perdida robo o fuga de
información (R)", y "Porcentaje de eventos presentados
de hurto, perdida robo o fuga de información por
manipulación o adulteración de Sistemas de Información
(R)", el análisis se realizó el 26 de enero de 2018. Se
declara no eficaz porque la situación se presenta
nuevamente, por lo que se considera debe ser
reformulada. Evidenciada con la NCP-0160 Indicador 26
de enero 1.png y NCP-0160 Indicador 26 de enero 2.png
44
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
20 OM-0302
Tecnologías
de
Información
y
Comunicacio
nes
TI-Actualización
Entrega de
Usuarios
ÁREA DE
TECNOLOGIA
S Y
SISTEMAS
DE
INFORMACIÓ
N
NO EFICAZ: Asignaron responsables para el
diligenciamiento del formato F-TI-07 de entrega de
usuarios de Directorio Activo de cuenta de planta y
contratistas de la entidad, Se realizaron las pruebas de
existencia de formaros firmados, no se evidencian
acciones posteriores que garanticen el cumplimiento al
100% de la entrega de actas de usuarios en la Entidad.
Evidenciada en el MEM17-00005810 / JMSC 110120
Bogotá D.C., jueves, 04 de mayo de 2017 y el link
http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/base/attachme
nt?soa=1&attId=101155
21 NCR-0584
Gestión de
Seguridad,
Apoyo
Logístico,
Presidencial,
comunicació
n y Prensa
SA - Incumplimiento
de los resultados
previstos en la
planeación
institucional
Secretaría de
Prensa
SECRETARÍA
DE PRENSA
NO EFICAZ: No se cumplió con los resultados previstos
en la planeación institucional Secretaría de Prensa.
Obtuvo 69.83%.
22 OM-0359
Gestión de
Asuntos
Políticos
AP-CPDDHH
fortalecimiento en
materia de calidad y
oportunidad de los
reportes realizados
por la Consejería
CONSEJERÍA
PRESIDENCI
AL PARA LOS
DERECHOS
HUMANOS
NO EFICAZ: Se sigue reportando la información del
SIGEPRE, con calidad baja y fuera de tiempo, PSQRs
fuera de tiempo, no se finaliza toda la correspondencia en
el SIGOB. Evidenciada en la matriz de seguimiento.
23 NCR-0214
Gestión de
Asuntos
Políticos
AU - No efectividad
NCR-0139
Respuesta no
oportuna a
Derechos de
Petición: del
Programa DD HH
CONSEJERÍA
PRESIDENCI
AL PARA LOS
DERECHOS
HUMANOS
NO EFICAZ: Se siguen respondiendo PSQRs
extemporáneas, todos los trimestres reporto PSQRs
extemporáneas. Evidenciada en la Matriz de
Seguimiento.
24 OM-0308
Gestión de
Asuntos
Políticos
AP - DAP Creación
del sistema de
análisis legislativo
SIAL
DIRECCIÓN
PARA
ASUNTOS
POLÍTICOS
NO EFICAZ: Se evidencia que no se pudo concluir con
las horas de desarrollo del aplicativo Sistema de
Información de Análisis Legislativo SIPAL por necesidad
de priorizar proyectos de tecnología y desarrollo, aunque
existe soporte de avance y creación, este no cuenta con
la información consolidada. El aplicativo no está en
servicio. Evidenciado en
http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/imp/WorkFlow
StepInstance?soa=17&mdl=imp&_sveVrs=83e72751e40
ec20ea8cee5acb832ab52ea618d40&mdl=imp&id=1140
4391&__searcher_pos=WorkFlowStepInstanceSoa_srid:
0&action=explore
45
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
25 NCR-0559
Direccionami
ento
Estratégico
DE - Control de
Documentos
OFICINA DE
PLANEACIÓN
NO EFICAZ: De conformidad con la meta establecida
Actualización de documentos en página web por parte de
la Oficina de Planeación, se determinó que se cumplieron
las acciones del plan de mejoramiento.
Sin embargo, se observaron documentos que no se
encuentran actualizados en la página web, como se
evidenció al encontrar Caracterizaciones publicadas con
versiones anteriores a las publicadas en el SIGEPRE.
Evidenciado en
Página Web:
C-AP-03 versión 08
SIGEPRE
C-AP-03 versión 9 (25-10-17)
Página Web
C-GF-09 versión12
SIGEPRE
C-GF-09 versión 13 (28-12-17)
Página Web
(publicadas las 2 versiones)
C-SA-05 versión 10
C-SA-05 versión 09
SIGEPRE
C-SA-05 versión 10 (30-12-16)
Página Web
C-TH-08 versión 13
SIGEPRE
C-TH-08 versión 14 (17-10-17)
Página Web
C-TI-11 versión 6
SIGEPRE
C-TI-11 versión 7 (27-10-17)
A estos planes de mejoramiento se le solicitarán la reformulación de las acciones a implementar
con el fin de que se eliminen las causas que dieron origen al hallazgo.
6.4 Comportamiento del Indicador Planes de Mejoramiento No Eficaces
A continuación se presenta la tendencia del Indicador “Planes de mejoramiento no eficaces”
desde 2012 hasta 31 de diciembre de 2017:
46
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Reporte aplicativo SIGEPRE 31 12 2017 antes del Informe de Evaluación de Eficacia de Planes de Mejoramiento 2017.
AÑOS 2012 2013 2014 2015 2016 2017
No eficaces 19% 11% 9,77% 12,73% 13.46% 13.33
Meta 18% 10,15% 10,15% 8,50% 11,60% 13.65
Porcentaje de
cumplimiento 94,44 91,63 96,26 54,47 84%
100%
Una vez analizados los resultados consolidados a 31 de diciembre de 2017, se obtuvo un 100%
de cumplimiento frente a la meta de 13.65%; ubicándose en nivel Sobresaliente. Esto obedeció
a que se obtuvieron 113 mejoras no eficaces de un total de 848 finalizadas, equivalente al
13.33%. Los registros hacen referencia a los datos consolidados desde la vigencia 2012.
Es importante señalar que los resultados de la Evaluación a la Eficacia de las Mejoras 2017,
como: (9) no eficaces y (84) eficaces, se verán reflejados en los datos requeridos para el
Indicador Planes de Mejoramiento No Eficaces con corte a 30 de Junio de 2018, más los
resultados que se obtengan de las Auditorías Internas con corte al primer semestre 2018.
47
INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
7. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
7.1 Aspectos Conformes
Como aspecto conforme se resalta la implementación de acciones eficaces en todos los
procesos y dependencias que ha logrado la eliminación de las causas que generaron los
hallazgos y la implantación de acciones de mejoras.
7.2 No Conformidades Reales
Las acciones propuestas e implementadas en las mejoras no fueron eficaces, como se
evidenció en las 9 mejoras No eficaces OM-0317, NCR-0308, NCP-0160, OM-0302, NCR-
0584, OM-0308, NCR-0559, OM-0359 y NCR-0214 relacionadas en el presente informe.
Incumpliendo el procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de planes de
mejoramiento P-EM-06, MECI en control de evaluación, componente Planes de
Mejoramiento. Las mejoras se devolverán al paso de formulación y deberán reformularse
en un nuevo plan. Transversal al Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento.
7.3 Oportunidades de Mejora.
Recomendación 1: Registrar oportunamente las acciones en el aplicativo SIGEPRE, con el
fin de tener actualizada la información de los 55 planes de mejoramiento con estado vencido.
8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Una vez finalizada la evaluación a la eficacia de planes de mejoramiento, se concluye que se
fortaleció la formulación de planes de mejoramiento, al comparar los resultados obtenidos en
2017 con las vigencias anteriores; al lograr un 100% de cumplimiento frente a la meta del
13.65% de mejoras no eficaces.
Respecto al resultado específico de la presente auditoría, se obtuvo que 9 planes de
mejoramiento no fueron eficaces frente a las 93 mejoras evaluadas, obteniendo un 9.6% de no
eficacia.