Presentation av NEKK-projektet
Infoträff planeringsledare SLK27 augusti 2013
Magnus Staxäng, projektledare
Per Svensson, projektcontroller
Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap
2
En Stad
Inköps- och Upphandlingspolicy
Kommunikations-strategi
Gemensam byggprocess
Bolagsöversynen
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Per
Stadens systemflora – nuläge
3
Ekonomistyrning
Beställning till Betalning Ekonomihantering
Horisonten RaindanceAgressoBusiness
World
VismaControl
VismaBusiness
Jeeves IFS
VismaSPCS
XXX
Hypergene MercurReal
report
Cognosplanning
Qlickview
ExcelMicrosoft
BI
VismaActit
XXX
VismaProceedo
PaletteArena
AgressoEFH
Gasell
JeevesEFH
BasWare
IFSE-faktura
Logica XXX
Flera olika tekniska plattformar
Flera olika drifts-lösningar
Flera licenser för samma produkt
Flera olika lösningarför support
Olika grad av nyttjande av gem. ekonomitjänster
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Per
Bakgrund till projektet
Med nytt ekonomikoncept menas en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och införandet av nytt ekonomikoncept.
NEKK kommer att införas i ett flertal etapper med olika parallella aktiviteter och leveranser. Överlämning till förvaltningsorganisation sker successivt under projektets gång.
4
Göteborgs Stads förvaltningar har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet av en gemensam huvudbok. Inom staden har därtill funnits en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Mot denna bakgrund startades projektet Nytt Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009.
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Per
Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept
5
Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)
Beställning till betalning(Winst 2.0, Visma Proceedo)
Ekonomihantering(Unit4 Agresso)
PersonalsystemVerksamhets-system
Kvalitetssäkrad datalagring
Utdata, rapporter Analys
Beslutsstöd
BudgetPrognos
Processtöd Koncern-konsolidering
Modeller, strukturer och systemadm
Framtida behov
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp, personal
Leverantör
Kund
Huvudbok
AnläggningAvtal Beställning Faktura-
hantering
Faktura-motor
Modeller, strukturer och systemadm
Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten
Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration
Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp
Modeller, strukturer och systemadm
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus
NEKK:s Färdplan2012 2014 20152011 2013
Förberedelser Pilot Utrullning
Förberedelser Pilot Utrullning
Avtal
Avtal Överlämnat
Förberedelser Pilot Utrullning
Avtal Överlämnat
Förberedelser Utrullning
Beställning till Betalning (Winst 2.0)
Ekonomisystem(Unit4 Agresso)
Koncern-konsolidering(Cognos)
Ekonomi-styrning(Hypergene)
Överlämnat
6
Utveckling
Överlämnat
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus
7
Nekksus - Hypergene
• Delprojektet avslutat per 2013-06-30
• Utvärderingsrapport sammanställd – bra betyg för införandet!
• Målbild för vidareutveckling av Nekksus beslutad av styrgruppen
• Interimslösning för utvecklingsfrågor etablerad
Ekonomistyrning
(Nekksus, Hypergene)
Utdata, rapporter
Analys
Beslutsstöd
Budget
Prognos
Processtöd
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp,
personal
Skapar förutsättningar för ekonomisk
styrning och uppföljning av verksamheten
Modeller, strukturer och systemadm
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Per
Hur upplever du att NEKK-projektets införande av Nekksus har fungerat som helhet?
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
0
0
59 %
41 %
Mycket bra BraMindre bra Dåligt
8NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
Beställning till betalning – Winst
• Nytt arbetssättet har under våren utformats och Winst har satts upp för att möta stadens behov och krav.
• 9 september kommer Intraservice som första förvaltning att förändra sitt arbetssätt och gå över till Winst för fakturahantering och beställning.
• 18 september kommer SDN Angered och Fastighetskontoret att införa det nya arbetssättet.
• Utrullningen pågår fram till juni 2014 och då har 31 av stadens förvaltningar infört det nya arbetssättet och Winst.
9
Beställning till betalning
(Winst 2.0, Visma Proceedo)
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp,
personal
AvtalBeställning
Faktura-
hantering
Modeller, strukturer och systemadm
Skapar förutsättningar fö
r effektiv styrning
och uppföljning av verksamhetens inköp
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus
Införandet av Winst 2.0
10
Tidplan
junimajjan feb aprilmarsokt dec febr apr juni augsept nov jan mars maj juli sept
2012 2013
okt decnov
Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation
Pilot
2014
Nyttovärdering
Modell och process
Integrationer
Acceptanstest
Nyttovärdering, uppföljningsmodell
Utformning och konfigurering
Realisera integrationer
Utrullning
Test
Central utbildning
Förvaltarorg. Plan och utformning av förvaltarorganisation
Projektledning
Klart för test
Central utbildning
Utrullning
Milstolpar & beslutspunkter
Över-lämning
fas 1
jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept
2013
okt decnov maj juni
2014
jul aug oktsept nov dec
UtrFörb. & utb.
UtrFörb. & utb.
UtrFörb. & utb.
UtrFörb. & utb.
UtrFörb. & utb.
GRUPP 1
GRUPP 2
GRUPP 3
GRUPP 4
GRUPP 5
UtrFörb. & utb.PILOTER
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus
11
Ekonomihantering
(Unit4 Agresso)
Modeller, strukturer och systemadm
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp,
personalLeverantör
KundHuvudbok
Anläggning
Faktura-
motor
Skapar förutsättningar fö
r
effektiv ekonomiadministration
Ekonomihantering – Unit4Agresso
• Unit4 Agresso valdes till nytt ekonomisystem i Göteborgs Stad!
• Detaljplanering av införandet pågår tillsammans med systemleverantören
• Förfrågan i nyhetsbrevet att utse lokala projektansvariga
• Stormöte med förvaltningarna den 17 september
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus
12
jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept
2013
okt decnov maj juni
2014
jul aug oktsept nov dec
2015
febjan mars apr maj jun
Upphandling
Utrullning
Förfrågan, förhandling Kontrakt
Utformningsprinciper
Teknik &integration
Klargöra förutsättningarför Intraservice
Dialog med förvaltningarna
Modell &process
Utformning & konfigurering
Projekt-ledning
Projektplanering.
Startdag1
Startdag2
Startdag3
Lokalaförberedelser (Krets/VA)
Utformning & konfigurering
Utveckling, test & driftsättning av integrationer
Start avmasterdataintegrationer
Start 1 avTransaktions-integrationer
Förstudie (Intraservice)Start 2 av
Transaktions-integrationer
Start 3 avTransaktions-integrationer
Utf. & konfig. AR
Krets & VA
Utbildning Utb. För olika användargrupperUtbildningsstrategi
AcceptanstestTest
Leveranskontroll1
Acceptanstest
Leveranskontroll2
Teststrategi
Överlämning Överlämning ek.applikationer
Utrullning (mindre fack + Intraservice)Lokala förberedelser
Utrullning (SDN)Lokalaförberedelser
Lokalaförberedelser
Utrullning (Fack)
Utrullning
Användning-start
A
Användning-Start
B
Användning-startC
Utrullningsstrategi
Avvecklingsstrategi
Anslutningsstrategi
Översiktlig tidplan DP Ekonomihantering
Reservtid
Användning-start
D
Magnus NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27
Agenda vid informationsmöte med bolagen 21 maj
Inledning och bakgrund
Möjligheter
Systempresentation Hypergene
Fika (ca kl 10.00)
Systempresentation Visma Proceedo
Erfarenheter
Förutsättningar
Dialog – möjligheter och förutsättningar
Avslutning
13NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus
Möjligheter
Nyttjanderätt för stadens samtliga förvaltningar och bolag Ingen upphandling behövs Sannolikt lägre nyttjanderättskostnader Tillvarata tidigare erfarenheter Standardprodukter Egna anpassningar i modeller och processer Gemensam support Gemensam eller egen driftslösning (Hypergene) Molntjänst (Visma Proceedo och nytt ekonomisystem)
14NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus
1. Vilka möjligheter ser vi?
• Kunna nyttja de avtal som finns • Slipper egen upphandling • Samma uppdateringar och releaser som staden • Nyttja Göteborgs idéer för vår organisation • Dra nytta av erfarenheter och idéer från införandet i Nekk – både vad
gäller själva projektet och utformningen av systemlösningarna• Återanvända integrationslösningar som utformats i NEKK• Använda avtal och istället kunna fokusera mer på den egna
kärnverksamheten• Ta del av och tillgodogöra oss Göteborgs Stads upphandlingsarbete
av konceptet • Samordning och kostnadseffektivitet • Gemensam drift och support (skalfördelar) • Fler användare och bättre support • Färre system • Bättre kontroll • Moderna system • Kompetensåterföring • Erfarenhetsutbyte inom ekonomi, IT och inköp • Gemensam kunskapsbank• Helhet, del av en större verksamhet • Kostnadseffektivt och• Lättare att möjliggöra en förändring • Benchmarking
15
• Förbättrad och utvecklad intern kontroll
• Avtalstrohet
• Förbättrad inköpsstatistik
• Effektivare inköpsprocess
• Order/fakturamatchning
• Standardisering
NEKK som helhet Specifikt Winst 2.0
• Förbättrad budgetering, planering, rapportering och uppföljning
• Bättre analys
• Snabbare beslut och effekt
• Standardisering: rapportering styrning och uppföljning
• Bättre uppföljning av verksamhetsmål
• Bättre kostnadskontroll
Specifikt Hypergene
• Mer effektiva processer (ex. bokslut)
• Standardisering
Specifikt Nytt ekonomisystem
Bruttodokumentation från dialogen
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus
2. Vilka frågor behöver besvaras?
• Hur ser ekonomi-/finansieringsmodellen ut?• Vad kostar det för oss?• När kan vi börja? • Hur skall vi prioritera/upprätta tidsplan?• Tidshorisont för uppstart? • Hur skall projektorganisation se ut/projektledning? • Hur tar vi oss igenom projektet? (idé checklista vad vi
behöver göra)• Möjlighet till integration med övriga/andra
beställningssystem, ex vis Fastighetssystem (reparationer, inre underhåll)? • Möjligheter till konsulthjälp (separat upphandling)? • Finansiering?• Krav på teknik? • Krävs tillgång till stadsnätet? • Hur göra vid leasingbeställning?
16
Bruttodokumentation från dialogen
• Historik? (ex. Kommunleasing)• När stängs program? • Inköpsprocessen! • Hur hantera stadens process kontra verksamhetskrav? • Hur ser den långsiktig målbild kopplat till hela staden
perspektivet ut?• Hur vill vi jobba? • Vilka processer stödjer systemen? • Vilka faser behöver gås igenom i ett projekt?• Hur ser arbetsmodellen ut? • Vilka processer behöver gås igenom och hur görs detta
bäst? • Vilket regelverk gäller?• Gränssnitt Winst/Beställningsportalen? • Översyn av nuvarande system?
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Magnus
3. Vilka krav ställs på oss eller på staden som helhet?OSS• Översyn och utvärdering av befintliga system och
processer • Översyn av befintliga avtal i nuvarande system• Modell och processutformning viktig för att systemen ska
fungera (ex. Hypergene)• Viktigt att göra sin hemläxa• Hur involvera verksamheterna i förändringsarbetet? • Kommunikation och information internt • Skapa trygghet • Fundera igenom sin strategi relaterat till dagens system
och de möjligheter NEKK erbjuder• Avveckling av egna system
NEKK | Informationsträff för bolagen | 2013-05-21 17
STADEN• Besvara frågan när vi kan dra igång • Tydligare kommunikation och information – vilka
möjligheter finns och när?• Prioriteringsordning/turordning för införandet; många bolag
samtidigt• Synka med styrmodell 2.0• Avveckling av gemensamma system• Tydligt kommunicera vilken styrning staden har relaterat till
användandet av NEKK-systemen, frivilligt eller obligatoriskt?• Behov av en kontaktperson för respektive system • Erfarenhetsutbyte och möjlighet att göra studiebesök • Viktigt med tillgång till bra supportfunktion (tillgänglighet
och pris) • Vi behöver veta de långsiktiga förutsättningarna • Tydliggöra erbjudandet för produkterna (inkl prismodell) • Viktigt att det är enkelt för oss att bedöma om det är ett
alternativ för oss
Bruttodokumentation från dialogen
Magnus
Enkätundersökning – våren 2013
• Bakgrund: I syfte att skapa en bättre förståelse för dagens systemlösningar i staden, eventuella behov och ambitioner att använda de system (och tjänster för ex. drift) som upphandlats genom NEKK-projektet genomfördes en webbenkätundersökning, vilket också informerades om på mötet den 21 maj. Enkäten riktade sig till ekonomichef, administrativ chef, IT-chef eller motsvarande för samtliga bolag och kommunalförbund i staden.
• Syfte: Att få en bild av nuläget av stadens systemlösningar inom de systemlösningar som omfattas av nytt ekonomikoncept.
• Målgrupp: Boplats, Bostadsbolaget, Business Region Göteborg AB, Familjebostäder, Framtiden, Gatubolaget, go:teborg&co, Got Event, GotaLejon, Grefab, Gryaab, Gårdstensbolaget, Göteborg Energi, Göteborgs Egnahems AB, Göteborgslokaler, Göteborgsregionens tekniska gymnasium AB, HIGAB, Kommunleasing, Lindholmen Science Park, Liseberg, Parkeringsbolaget, Portgot (Gbg Hamn AB), Poseidon, Renova, Räddningstjänsten, Spårvägen, Stadsteatern, Störningsjouren, Upphandlingsbolaget, Utveckling i Nordost AB, Älvstranden, Utveckling AB
• Svarsfrekvens: 100%. Samtliga 31 tillfrågade bolag har svarat
NEKK | Bolagsenkät 18Per
Enkätresultatet i korthet (31 av 31 svar)
NEKK | Bolagsenkät 19
Tot. 31 bolag Ekonomi-/verk-samhetsstyrn.*
Utdata/rapport-verktyg
Beställning, inköp Leverantörs-fakturahantering
Ekonomisystem
Antalet olika system 10 8 (fristående system; skilt från ekonomisystem och Excel)
9 13 13
Antal som saknar system
12 5 3 1 Ingen
Antal som visat intresse
11 5 12 10 7
Antal avtalsparter Ca 20
* Budget, uppföljning, prognos
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27Per
Reflektioner – ”Det spretar!”
• Många olika system inom samma applikationsområde
• Många leverantörer inom samma applikationsområde
• Egna bolagsspecifika uppsättningar (låg grad av samordning)
• Många relationer med systemleverantörer
• Ex. Visma (13 olika installationer, 3 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av leverantörsfakturahanteringssystem)
• Ex. ”lokalklustret” (5 bolag, 4 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av leverantörsfakturasystem, 3 olika typer av ekonomistyrningssystem)
• Flera olika system inom resp. ”bolagskluster”
• Varierande driftslösningar (egen regi, Intraservice, externt)
• Tre bolag måste byta ekonomisystem
• Åtta bolag ”måste” byta system för leverantörsfakturahantering
• Många saknar helt systemstöd för ekonomi-/verksamhetsstyrning
• Störst visat intresse för beställning och leverantörsfakturahantering (Winst 2.0)
NEKK | Bolagsenkät 20Per
23
Kontakt och mer information
Nyhetsbrev
https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27