Elaboró
MLE Marjorie Morales Aguilar Departamento de Programación y Control
Revisó MBA Rosa Chacón Alvarado
Jefe, Dpto de Programación y Control
MSC Jenny Mena Ugalde Jefe, Dpto de Contratación Administrativa
Aprobó Lic. Mario Umaña Mora
Director Proveeduría Institucional
7
Instructivo para el trámite de Procedimientos de Contratación Administrativa
Código DPI-MA01G03-PC
Ministerio de Seguridad Pública
Versión No. 03 Fecha en que rige 2018
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PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
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1 Contenido
1.1 Contenido
1 Contenido ............................................................................................................... 4
1.1 Contenido ............................................................................................................... 4
1.2 Artículos de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento ................... 10
2 Presentación ........................................................................................................ 11
3 Objetivo ................................................................................................................ 12
4 Alcance ................................................................................................................ 12
5 Disposiciones Generales ...................................................................................... 13
5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)................................................ 17
5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones ........................................................... 18
5.3 Fase Previa o de Prerrequisitos............................................................................ 20
5.3.1 Perfil de acceso al Sistema SICOP ...................................................................... 21
5.3.2 Determinar las generalidades de la solicitud de contratación ............................. 22
5.3.3 Determinar las especificaciones técnicas del objeto contractual ........................ 23
5.3.4 Catálogo de Bienes y Servicios de SICOP ........................................................ 25
5.3.4.1 Registro de la Pre-Solicitud de Catálogo .............................................................. 25
5.3.5 El objeto contractual está incluido en el Programa de Adquisiciones publicado a
inicios del año ............................................................................................................... 26
5.3.6 El trámite del objeto NO se genera por un pago por reserva ............................. 27
5.3.7 El objeto contractual NO está disponible para su compra en un Convenio Marco
27
5.3.8 El objeto contractual NO se ha tramitado previamente en el mismo periodo
presupuestario, generando fragmentación .................................................................... 28
5.3.9 Definir la Estimación Contractual ....................................................................... 29
5.3.10 Garantizar la Disponibilidad Presupuestaria ...................................................... 34
Aplicación del Artículo 86 – Adjudicación de mayor o menor cantidad ............................. 36
5.3.11 Determinar el Tipo de Procedimiento ................................................................. 37
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5.3.12 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones del Programa
o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad Técnica Especializada .................. 40
5.4 Decisión Inicial ..................................................................................................... 42
5.4.1 Creación de la Solicitud de Contratación e Inclusión de los Anexos ..................... 45
5.4.2 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma ............................................... 48
5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial ................................................................... 49
6 Disposiciones Específicas .................................................................................... 51
6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo ................................................................ 52
6.1.1 Mantenimiento Preventivo .................................................................................... 53
6.1.2 Mantenimiento Correctivo ..................................................................................... 54
6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos ............................................. 55
6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo .............................................................. 59
6.4 10104 – Alquiler y Derechos para Telecomunicaciones ....................................... 59
6.5 10302 – Publicidad y Propaganda ........................................................................ 60
6.6 10401 – Servicios Médicos y de Laboratorio, Internamiento de Animales ............ 61
6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos .................................. 62
6.8 10406 – Servicios Generales (Fumigación) .......................................................... 62
6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos) ............................ 62
6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas) .......................... 63
6.11 10503 – Transporte en el exterior ......................................................................... 63
6.12 10701 – Actividades de Capacitación ................................................................... 63
6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service .............................................................. 65
6.14 10801 – Mantenimiento de Edificio, Locales y Terrenos ....................................... 66
Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones ....................................... 66
6.15 10805 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Transporte .......................... 67
6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas de
Información ...................................................................................................................... 68
6.17 20101 – Combustibles y Lubricantes .................................................................... 68
6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales ................................................. 68
6.19 20103 – Productos Veterinarios............................................................................ 69
6.20 20204 – Alimentos para Animales ........................................................................ 69
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6.21 20402 – Llantas .................................................................................................... 69
6.22 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo............................................... 70
6.23 29904 – Textiles y Vestuarios ............................................................................... 70
6.24 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad ....................................... 70
6.25 29999 – Otros Útiles, Materiales y Suministros Diversos ...................................... 70
Compra de Herraduras para Equinos .............................................................................. 70
6.26 50102 – Equipo de Transporte ............................................................................. 71
6.27 50103 – Equipo de Comunicación ........................................................................ 71
6.28 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina................................................................. 72
Fotocopiadora .................................................................................................................. 72
Equipos de Aires Acondicionados .................................................................................... 72
6.29 50105 – Equipo y Programas de Cómputo ........................................................... 72
6.30 50199 – Maquinaria, Equipo y Mobiliario Diverso ................................................. 73
Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración Electrodomésticos y Equipos de
Refrigeración Comerciales ............................................................................................... 73
6.31 50201 – Edificios .................................................................................................. 73
Obras por Construcción de Edificaciones ........................................................................ 73
6.32 50207 – Instalaciones ........................................................................................... 75
Construcción de Planta de Tratamiento de Aguas Residuales ......................................... 75
6.33 59903 – Bienes Intangibles .................................................................................. 76
6.34 Reparaciones Indeterminadas - Equipo Móvil ....................................................... 76
Anexo No. 1 ..................................................................................................................... 78
Circular No. DPI-043-2017 ............................................................................................... 78
Procedimiento para gestionar Contrataciones Administrativas en el Sistema Comprared
2.0 78
Anexo No. 2 ..................................................................................................................... 84
Circular No. DPI-063-2016 ............................................................................................... 84
Lineamientos generales para el uso del Clasificador del Objeto del Gasto para la
definición de imputaciones presupuestarias, Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del
Sistema de Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) ....... 84
Anexo No. 3 ..................................................................................................................... 90
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Tipo de Modalidad y Trámite ............................................................................................ 90
Anexo No. 4 ................................................................................................................... 113
Cuenta Especial ............................................................................................................. 113
Anexo No. 5 ................................................................................................................... 115
Canje 115
Anexo No. 6 ................................................................................................................... 116
6.1 Tabla de Unidades de Medida ............................................................................ 116
6.2 Tabla de Equivalencias ...................................................................................... 118
Anexo No. 7 ................................................................................................................... 120
Circular No. DPI-008-2016 ............................................................................................. 120
Jurisprudencia y lineamientos para este 2016 sobre solicitud de muestras para el trámite
de contratación administrativa ....................................................................................... 120
Anexo No. 8 ................................................................................................................... 126
Circular No. DPI-005-2017 ............................................................................................. 126
Procedimientos de Control de Calidad en los procesos de Contratación Administrativa 126
Anexo No. 9 ................................................................................................................... 132
Circular No. DPI-015-2017 ............................................................................................. 132
Recomendaciones legales para el establecimiento de causales de multas en las
solicitudes de contratación, por parte de los Directores de Programa, Subprogramas y
actividades presupuestarias ........................................................................................... 132
Anexo No. 10 ................................................................................................................. 140
Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones .................................. 140
Anexo No. 11 ................................................................................................................. 142
Formulario Referencial de Precios ................................................................................. 142
Anexo No. 12 ................................................................................................................. 146
Formularios con requerimientos, según tipo de Trámite ................................................. 146
DPI-FO04O05-PC .......................................................................................................... 148
Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA)
148
DPI-FO05O06-PC .......................................................................................................... 158
Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)................................ 158
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DPI-FO06O05-PC .......................................................................................................... 161
Req. para sol. de entrega según Demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA)
161
DPI-FO08O06-PC .......................................................................................................... 169
Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido .................................................. 169
DPI-FO09O06-PC .......................................................................................................... 172
Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA) ..... 172
DPI-FO10O06-PC .......................................................................................................... 176
Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA) ................................... 176
DPI-FO11O06-PC .......................................................................................................... 178
Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios (Art. 31 RLCA) ............................... 178
DPI-FO15O04-PC .......................................................................................................... 180
Req. para sol. de Act. Contractual desarrollada entre sujetos de D. Público (Art. 138
RLCA) 180
DPI-FO17O03-PC .......................................................................................................... 184
Req. para sol. de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA) .... 184
DPI-FO18O03-PC .......................................................................................................... 193
Requisitos para sol. de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139
RLCA) 193
DPI-FO19O03-PC .......................................................................................................... 199
Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de
Bienes Únicos (Art. 139 RLCA inciso j)) ......................................................................... 199
DPI-FO20O03-PC .......................................................................................................... 203
Requisitos para sol. de Otros trámites Exc. (Art. 140, Art. 142, Art. 143, Art. 146 RLCA)
203
DPI-FO21O03-PC .......................................................................................................... 213
Requisitos para solicitudes de Acuerdos celebrados con sujetos de Derecho Internacional
Público (Artículo 2 inciso b) de la LCA y 137 del RLCA) ................................................ 213
Anexo No. 13 ................................................................................................................. 218
Circular No. DPI-044-2015 ............................................................................................. 218
Requisitos previos para el trámite de contrataciones de arrendamiento de edificios y otros
bienes inmuebles ........................................................................................................... 218
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Anexo No. 14 ................................................................................................................. 224
Formularios de Aceptación de Condiciones para rendir Garantía de Cumplimiento ...... 224
Anexo No. 15 ................................................................................................................. 232
Formulario del Cálculo de Porcentaje de Multa y Cláusula Penal .................................. 232
Anexo No. 16 ................................................................................................................. 236
Otros Artículos ............................................................................................................... 236
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1.2 Artículos de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento
Ley de Contratación Administrativa
Artículo 2 ………………………….………………………………………………… 13
Artículo 7 ………………………….………………………………………………… 42
Artículo 8 ………………………….………………………………………………… 34
Artículo 12 ………………………….………………………………………………… 102
Artículo 12 bis ………………………….………………………………………………… 105
Artículo 27 ………………………….………………………………………………… 37
Artículo 31 ………………………….………………………………………………… 29
Artículo 37 ………………………….………………………………………………… 28
Artículo 49 ………………………….………………………………………………… 93
Artículo 76 ………………………….………………………………………………… 55
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 6 ………………………….………………………………………………… 18
Artículo 7 ………………………….………………………………………………… 18
Artículo 8 ………………………….………………………………………………… 42
Artículo 9 ………………………….………………………………………………… 35
Artículo 10 ………………………….………………………………………………… 49
Artículo 12 ………………………….………………………………………………… 30
Artículo 13 ………………………….………………………………………………… 28
Artículo 31 ………………………….………………………………………………… 111
Artículo 32 ………………………….………………………………………………… 115
Artículo 50 ………………………….………………………………………………… 238
Artículo 57 ………………………….………………………………………………… 238
Artículo 69 ………………………….………………………………………………… 238
Artículo 86 ………………………….………………………………………………… 37
Artículo 91 ………………………….………………………………………………… 95
Artículo 97 ………………………….………………………………………………… 95
Artículo 115 ………………………….………………………………………………… 27
Artículo 138 ………………………….………………………………………………… 96
Artículo 139 ………………………….………………………………………………… 97
Artículo 144 ………………………….………………………………………………… 94
Artículo 161 ………………………….………………………………………………… 238
Artículo 162 ………………………….………………………………………………… 90
Artículo 167 ………………………….………………………………………………… 55
Artículo 208 ………………………….………………………………………………… 102
Artículo 209 ………………………….………………………………………………… 106
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2 Presentación
La Proveeduría Institucional en uso de las competencias que le confiere la Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley de la Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito y demás normativa conexa, la Ley General de Administración Pública, la Ley
General de Control Interno, así como las Directrices emitidas por la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y la Contraloría General de la
República, ha elaborado el presente “Instructivo para el trámite de Procedimientos de
Contratación Administrativa” con el fin de colaborar en el proceso de Compra de Bienes,
Servicios y Obra, bajo las diferentes modalidades.
Departamento de Programación y Control
Proveeduría Institucional
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3 Objetivo
Proporcionar una guía que contenga los requisitos mínimos que se deben cumplir en el
trámite de las solicitudes de contratación que se remiten a la Proveeduría Institucional
para garantizar de la forma más óptima posible el éxito de los procedimientos de compra.
4 Alcance
Proveer a los Programas y Subprogramas Presupuestarios de un instructivo para el
trámite de procedimientos de Contratación Administrativa y sus diferentes modalidades el
cual permita satisfacer las necesidades a partir del entorno que afronta cada uno.
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5 Disposiciones Generales
Tal como lo señala la Ley de Contratación Administrativa en el artículo 1, el cual hace
referencia a la cobertura, cualquier actividad de contratación en la cual se utilicen parcial o
totalmente recursos públicos, se someterá a las normas y principios de dicha Ley y a su
Reglamento.
Es importante tener en consideración que adicional a la normativa y principios, un proceso
de compra pública se encuentra conformado por tres etapas:
Artículo 2 – Principios. La actividad contractual se regirá, entre otros, por lo siguientes principios: a) Eficiencia. Todo procedimiento debe tender a la selección de la oferta más conveniente para el interés público e institucional, a partir de un correcto uso de los recursos públicos. En las distintas actuaciones prevalecerá el contenido sobre la forma. b) Eficacia. La contratación administrativa estará orientada al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la entidad, en procura de una sana administración. c) Publicidad. Los procedimientos de contratación se darán a conocer por los medios correspondientes a su naturaleza. Se debe garantizar el libre y oportuno acceso al expediente, informes, resoluciones u otras actuaciones. d) Libre competencia. Se debe garantizar la posibilidad de competencia entre los oferentes. No deben introducirse en el cartel restricciones técnicas, legales o económicas que injustificadamente limiten la participación de potenciales oferentes. e) Igualdad. En un mismo concurso los participantes deben ser tratados y examinados bajo reglas similares. f) Buena Fe. Las actuaciones desplegadas por la entidad contratante y por los participantes se entenderán en todo momento de buena fe, admitiendo prueba en contrario. g) Intangibilidad Patrimonial. Las partes están obligadas a mantener el equilibrio financiero del contrato. Ley de Contratación Administrativa
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La Fase Previa, también llamada fase de Prerrequisitos o fase Precontractual es
responsabilidad de los jefes de programa.
Únicamente su verificación de corrección, ha sido y sigue siendo, responsabilidad de la
Proveeduría Institucional, mediante el Departamento de Programación y Control.
El Departamento de Control y Programación, una vez aprobada una solicitud de
contratación, procederá a su revisión y remisión para la aprobación de la misma.
La Fase de Procedimiento es aquella que es responsabilidad directa de la Dirección de
Proveeduría Institucional, según lo establece el artículo no. 1 del Reglamento para el
Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno, según
Decreto Ejecutivo Nº 30640-H, en el capítulo I de Disposiciones Generales.
Lo cual rectifica el Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública
N° 36366-SP, en su artículo no. 73. sobre las funciones de la Dirección de Proveeduría
Institucional.
Sub fases de la Fase Previa
Subfase Presupuestaria La sub fase Presupuestaria debe reflejar fielmente las metas, los objetivos e indicadores contemplados en la planificación anual y estar debidamente vinculada con la planificación de mediano y largo plazo, en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo y con los planes sectoriales y regionales en los que participa la institución, procurando que el presupuesto institucional se constituya en un instrumento a su servicio que le permita gestionar de una forma eficaz, eficiente y económica la prestación del servicio público encomendado, en aras de lograr resultados positivos en función de los requerimientos económicos, ambientales y sociales que debe atender a la luz de los objetivos de su creación. Esta subfase se sustenta en normativa como la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley General de Control Interno, etc.
Subfase de Prerrequisitos Normativos La subfase de Prerrequisitos Normativos debe garantizar que el procedimiento de contratación administrativa, cuya gestión se solicita, cumple con los requerimientos establecidos por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, los cuales se señalan en forma puntual, como una guía en el presente documento. Haciendo referencia a aspectos como la publicidad del programa de adquisiciones, la justificación de la compra, requisitos referentes al objeto y sus especificaciones técnicas, procedimientos de control de calidad, entre otros.
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Esta fase la lleva a cabo el Departamento de Contratación Administrativa una vez recibida
una solicitud de contratación debidamente revisada y aprobada para trámite. De modo
que en el plazo máximo de un día (1) hábil se asigna el trámite a un Analista para su
debida gestión, según se trate de un procedimiento de Escasa Cuantía o de Licitaciones.
En el caso de procedimientos concursales, una vez el analista cuenta con los insumos
necesarios para la elaboración del trámite, los plazos corresponden a los siguientes:
Actividad Escasa Cuantía Licitaciones
Elaboración de Cartel por el Analista y
Aprobación de la Jefatura 2 días hábiles 5 días hábiles
Remisión del Analista al Área Técnica,
Programa o Subprograma
Revisión del Cartel por parte del Área
Técnica, Programa o Subprograma y su
posterior remisión
7 días hábiles 7 días hábiles
Creación del trámite y Remisión del
cartel para Aprobación del Director 2 días hábiles 2 días hábiles
Actividades restantes Según plazos máximos establecidos
por Ley
Artículo 73 - La Dirección de Proveeduría Institucional, sin perjuicio de lo que se disponga en otras disposiciones normativas emitidas por otros órganos competentes por razón de la materia, tendrá las siguientes funciones: (…) 4) Confeccionar el cartel o pliego de condiciones y tramitar los procedimientos de contratación administrativa hasta la fase de notificación de la emisión de pedido de compra. (…) Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública
Artículo 1 - Definición funcional de Proveeduría Institucional Las Proveedurías Institucionales serán las competentes para tramitar los procedimientos de contratación administrativa que interesen al respectivo Ministerio, así como para realizar los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y llevar un inventario permanente de todos sus bienes. Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno
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En los procedimientos que se tramiten bajo alguna causal de excepción, el analista del
trámite cuenta con un plazo máximo de 2 días hábiles para revisar toda la documentación
adjunta.
Si requiere información adicional o no aportada en la solicitud de contratación deberá
gestionarla vía correo electrónico ante el programa o sub programa gestor otorgando para
ello un plazo máximo de 2 días hábiles.
Una vez que cuente con todos los insumos necesarios para su creación, deberá coordinar
con el proveedor comercial elegido por la unidad gestora para el caso particular, la fecha y
hora de apertura de ofertas, la cual deberá realizarse dentro del plazo máximo de 2 días
hábiles.
La última fase corresponde a la Fase de Ejecución, la cual es responsabilidad exclusiva
del Jefe de Programa o Subprograma; y corresponde al seguimiento de los contratos en
ejecución.
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5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)
Según Decreto No. 38830-H-MICITT firmado el 15 de enero de 2015, por jerarcas del
Ministerio de Hacienda y del MICITT, y publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 19,
del 28 de enero de 2015, se establece “La creación del Sistema Integrado de Compras
Públicas como Plataforma Tecnológica de uso obligatorio de la Administración Central
para la tramitación de los procedimientos de Contratación Administrativa”
Lo anterior, en busca de una integración de la gestión del proceso de compras públicas
estableciendo una única plataforma electrónica para el uso de las instituciones que
conforman el Estado.
Importante Para trámites cuyo contrato original haya sido tramitado en la plataforma Comprared 2.0, esta Dirección emitió la Circular No. DPI-043-2017 (Ver Anexo No. 1), del 04 de julio de 2017 con el procedimiento correspondiente para el trámite de estas solicitudes, debido a las limitantes que presenta ese sistema, imposibilitando generar solicitudes en el mismo. Dicho procedimiento es aplicable para contratos vigentes, de solicitudes creadas en esa plataforma para la aplicación de los siguientes tipos de trámite:
Inyección de Contenido
Modificación Unilateral al Contrato (Art. 208 RLCA)
Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)
Reajuste de Precios o Pago de Diferencias Adicional a los documentos de la solicitud que se esté tramitando, se debe adjuntar el formulario con los requerimientos según corresponda, debidamente firmado por el Jefe de Programa o Subprograma: DPI-FO05006-PC Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional DPI-FO08006-PC Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido DPI-FO09006-PC Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral
DPI-FO11006-PC Req. para solicit. de Reajuste de Precios
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5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones
Es importante que los Directores de los Programas y Subprogramas Presupuestarios
realicen una adecuada planeación y planificación de las compras públicas a su cargo para
que se desarrollen y ejecuten durante el año para el que se garantiza la disponibilidad
presupuestaria con el fin de favorecer el logro de los objetivos institucionales, esto
mediante el Programa de Adquisiciones.
Para el año presupuestario 2018, esta Proveeduría Institucional emitió la Circular No. DPI-
057-2017, del 26 de setiembre de 2017, solicitando la remisión del Plan Anual de
Adquisiciones para dicho periodo, en el formato establecido.
Artículo 6 – Principio de Publicidad (…) En el primer mes de cada período presupuestario, los órganos y entes sujetos a las regulaciones de esta Ley darán a conocer el programa de adquisiciones proyectado, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar. Para tales efectos, podrá recurrirse a la publicación en el Diario Oficial o a otros medios idóneos, tales como la página electrónica oficial del órgano o entidad. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 7 - Publicidad del Programa de Adquisiciones En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar. La Administración procurará incluir en el Programa de Adquisiciones al menos, la siguiente información: a) Tipo de bien, servicio u obra por contratar b) Proyecto o programa dentro del cual realizará la contratación c) Monto estimado de la compra d) Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación e) Fuente de financiamiento f) Cualquier otra información complementaria que contribuya a la identificación del bien o servicio El Programa de Adquisiciones podrá ser modificado cuando surja una necesidad administrativa no prevista. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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La publicación del extracto, tal como lo señalan los artículos 6 de la Ley de Contratación
Administrativa y 7 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se realizó el
día 07 de diciembre de 2017 en el Diario Oficial La Gaceta No. 232.
Esta información se encuentra disponible en la dirección electrónica
http://www.sicop.go.cr, en la pestaña superior denominada Centro de Atención y en el
menú a la izquierda que indica Avisos por Institución; desde el mes de enero de 2018.
Para localizar la información se debe seleccionar Nombre de Institución, en el filtro
Condiciones de Búsqueda: digitando MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA.
Este proceso es imprescindible para emprender cualquier procedimiento de compra para
el año vigente.
Importante Aunado a la comunicación en mención, esta Dirección emitió la Circular No. DPI-063-2016, del 7 de noviembre de 2016 (ver Anexo No. 2), a partir de la Circular No. DGABCA-UID-0004-2016 del 12 de setiembre de 2016 suscrita por el Lic. Fabián David Quirós Álvarez, referente al “Procedimiento para el uso del Clasificador del Objeto del Gasto para la definición de imputaciones presupuestarias, Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del Sistema de Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”, en la misma se indica la importancia de no utilizar el catálogo de mercancías de Comprared como referencia para determinar la imputación presupuestaria de las compras realizadas por las Proveedurías de la Administración Central e Instituciones Adscritas.
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5.3 Fase Previa o de Prerrequisitos
Los Programas y Subprogramas deben cumplir y gestionar adecuadamente los diversos
requerimientos presentes en la fase previa de todo proceso de compra pública, a fin de
lograr mejores resultados en las fases posteriores de trámite del procedimiento de
contratación administrativa y de ejecución contractual, procurando de mejor manera la
satisfacción del interés público así como el uso eficaz y eficiente de los recursos
económicos, materiales y humanos a veces tan limitados con los que dispone la
Administración, todo de previo a la inclusión de las solicitudes de contratación en el
sistema electrónico de compras públicas respectivo.
Lo anterior evitará además, tener que solicitar información adicional o tramitar
devoluciones o rechazos de las mismas, lo cual implica un reproceso por cuanto el
procedimiento de contratación administrativa no inicia hasta tanto se corrija la solicitud de
contratación 1, debido a la integración del sistema electrónico de Compras Públicas
respectivo con el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF).
1 Según Circular No. DGABCA-NP-019-11, del 10 de enero de 2011, de la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación Administrativa
Esta fase es de completa responsabilidad de los Jefes de Programa, únicamente la
verificación del cumplimiento de estos requisitos es responsabilidad de la Proveeduría
Institucional.
A continuación, se detallan los requerimientos, en cumplimiento con los lineamientos
presupuestarios y normativos.
Importante Tener en consideración lo comunicado mediante la Circular No. DPI-063-2016, del 7 de noviembre de 2016 (ver Anexo No. 2), a partir de la Circular No. DGABCA-UID-0004-2016 del 12 de setiembre de 2016 suscrita por el Lic. Fabián David Quirós Álvarez, referente al “Procedimiento para el uso del Clasificador del Objeto del Gasto para la definición de imputaciones presupuestarias, Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del Sistema de Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”, en la misma se indica la importancia de no utilizar el catálogo de mercancías de Comprared como referencia para determinar la imputación presupuestaria de las compras realizadas por las Proveedurías de la Administración
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5.3.1 Perfil de acceso al Sistema SICOP
Para efectos de cualquier transacción en el sistema Sicop, es necesario contar con un
perfil, validado contra la firma digital; el cual determina los accesos y limitaciones del
usuario, esto según la responsabilidad que tenga dentro del proceso de contratación
administrativa, entiéndase todo lo relativo a solicitudes de contratación y trámites.
Para la obtención de perfiles requeridos por los funcionarios para el uso del Sistema,
éstos deberán gestionarse a través del funcionario que cada Institución designe como
Administrador del Sistema SICOP (Directriz No. DGABCA-NP-06-2015, del 11 de mayo
de 2015).
El trámite que corresponde a los Programas y Subprogramas Presupuestarios es remitir
mediante oficio o correo electrónico avalado por el Jefe de Programa o Subprograma, la
solicitud del tipo de perfil requerido para el uso del sistema.
Contacto - Funcionarios designados como Administradores del Sistema SICOP Ingeniero Sergio Merino Rodríguez Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected] Máster Rosa Eugenia Chacón Alvarado Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected]
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5.3.2 Determinar las generalidades de la solicitud de contratación
Determinación y descripción
del Objeto Contractual Bien, Servicio u Obra
Subpartida Presupuestaria
Justificación
Artículo 7, LCA
Artículo 8, inciso a) RLCA
Justificación de la procedencia de la contratación, con
indicación expresa de la necesidad a satisfacer,
considerando para ello los planes de largo y mediano
plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual
Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición
Institucional, según corresponda.
Disponibilidad
Presupuestaria según Objeto
de Gasto de la Subpartida
El Programa o Subprograma debe asegurarse de contar
con recursos presupuestarios, a fin de enfrentar la
erogación respectiva
Fuente de financiamiento
001: Ingresos Corrientes (Ordinaria)
280: Colocación de Títulos Valores (Extraordinaria)
Cuenta Especial (Derechos de Pesca)
Tipo de modalidad y Trámite 2
2 Referirse al Anexo No. 3 para
información más específica de
cada uno y sus requerimientos
- Cantidad Definida 2
- Según Demanda o Consignación 2
- Remate 2
- Concurso mediante procedimiento de: Escasa
Cuantía, Licitación Abreviada o Licitación Pública 2
- Actividad Contractual desarrollada entre entes
sujetos de Derecho Público (Artículo 138 RLCA) 2
- Objetos de naturaleza o Circunstancia concurrente
incompatibles con el Concurso (Artículo 139 RLCA) 2
- Modificación Unilateral del Contrato (Artículo 12 LCA
y Artículo 208 RLCA) 2
- Contrato Adicional (Artículo 12 bis LCA y Artículo 209
RLCA) 2
- Convenio Marco (Artículo 115 RLCA) 2
- Inyección de Contenido 2
- Trámites con permiso de la Contraloría General de la
República
- Pagos por reajuste de precios (Artículo 31 RLCA) 2
- Cuenta Especial (Ver Anexo No. 4)
- Canje (Ver Anexo No. 5)
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5.3.3 Determinar las especificaciones técnicas del objeto contractual
Según el objeto contractual, sea este un bien, un servicio o una obra, el Programa o
Subprograma debe definir las especificaciones técnicas para la contratación, en función
de las necesidades a satisfacer; de forma clara, precisa y organizada, lo cual permitirá
obtener en el momento oportuno una oferta idónea.
Cantidad a requerir
Característica Técnicas
- Unidad de Medida: según el Sistema Internacional de
Unidades y sus equivalencias (Ver Anexo No. 6)
- Dimensiones: NO indicar aproximadamente
- Color: NO indicar color a escoger
- Texturas, material, composición
- En casos donde se requiera estandarización y se
justifique técnicamente: marca, modelo, número de
parte, etc
Condiciones de operación o
Capacidad
Según el tipo de bien, ejemplo: rango de temperatura,
voltaje, etc
Embalaje, Rotulación o
Etiquetado
En concordancia con la cantidad a requerir
Ejemplo: Cajas, Paquetes, Bolsas, Rollos, etc
Transporte
Seguros
Indicar si se requiere, según el objeto contractual, el
tipo de seguro, plazo, monto de la cobertura y fecha de
su presentación
Reglamentos Técnicos,
Normas Metrológicas y/o
Sanitarias
Ejemplo:
- Cumplimiento de la Ley General del Servicio
Nacional de Salud Animal
- Cumplimiento de la Directriz No. 11-MINAE
Normas técnicas
Ejemplo:
- Preferiblemente debe contar con una Certificación de
Gestión de Calidad ISO 9001:2015
Impacto Ambiental
Visitas Indicar propósito, fecha y personal de contacto (nombre
completo, cargo, teléfono, correo electrónico, etc)
Muestras
Artículo No. 57, RLCA
Indicar destino, tipo de pruebas, verificaciones y
valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad
encargada del estudio (Circular No. DPI-008-2016, ver
Anexo No. 7)
Acondicionamiento Indicar si se requiere y considerar dentro del plazo de
entrega del objeto principal Montaje
Instalación
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Procedimientos de Control de
Calidad
Artículo 8, inciso a) RLCA
Artículo 161, RLCA
Artículo 162, inciso b) RLCA
Pruebas de puesta en funcionamiento
Prueba o ensayos para la conformidad de bienes
(Circular No. DPI-005-2017, ver Anexo No. 8)
Garantía Comercial
Alcance de la garantía
Periodo de garantía
Condición de inicio del cómputo del periodo de garantía
Mantenimiento Preventivo
Soporte técnico
Capacitación y/o entrenamiento
Disponibilidad de servicios y
repuestos
Requisitos de Admisibilidad Del Proveedor
Del Personal
Documentos entregables
Medidas de Control
Área que supervisan
Área que coordinarán con el proveedor
Área que recibirá los bienes
Área que brindará la conformidad
Lugar y plazo de ejecución de
la prestación
Dirección exacta: provincia, cantón, distrito y alguna
referencia adicional que permita su ubicación
geográfica
Plazo máximo de la prestación (en días hábiles o
naturales, según la naturaleza del objeto contractual)
Forma de pago
Según las entregas:
Sea Única entrega o Entregas parciales
Sean Entregas Programadas
Causales de Multa
Artículo 50, RLCA
Posibles defectos en la ejecución
(Circular No. DPI-015-2017, ver Anexo No. 9)
Subcontratación
Artículo 69, RLCA No más de un 50% del monto adjudicado
Otras obligaciones
Confidencialidad
Anexos
Otras especificaciones Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo:
Disposiciones Específicas
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5.3.4 Catálogo de Bienes y Servicios de SICOP
El Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) cuenta con un Catálogo de Bienes y
Servicios para el ingreso de los procedimientos de compra.
En el caso de que al momento de realizar la búsqueda, los bienes y servicios del Catálogo
no concuerden con las especificaciones de lo que requiere el Programa o Subprograma (o
sea no exista una ficha técnica), le corresponde a este crear un nuevo código, sea bien o
servicio, mediante la plataforma de Pre-Solicitudes de Catálogo.
Para la creación del código el usuario debe contar con el rol de Operador de Pre-Solicitud,
cuyo acceso se valida con la firma digital.
5.3.4.1 Registro de la Pre-Solicitud de Catálogo
Para efectos del registro de la pre-solicitud se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el tipo de solicitud: bien o servicio según sea el caso
2. Una vez se despliega el formato de la ficha técnica, se procede a ingresar la
información específica del bien o servicio de los espacios marcados con asterisco (*).
3. Posteriormente, sólo si se está ingresando un bien, se debe incorporar la información
de los atributos individuales ligados al Código de Clasificación.
4. Una vez incorporada toda la información, se remite la solicitud para una pre-
aprobación, lo cual implica que pasará a revisión del Coordinador de Pre-Solicitud, en
este caso funcionarios de la Dirección de Proveeduría (según sea el Ejecutivo de
Programa).
5. Una vez que los funcionarios de esta Dirección revisen el código creado, pueden
proceder de dos formas:
Remitir observaciones al Programa o Subprograma para que se corrija
alguna información del código
O trasladar la solicitud para la aprobación definitiva
¿Qué hacer si no se cuenta con el rol de Operador de Pre-Solicitud? Para efectos de la asignación del rol de Operador de Pre-Solicitud en caso de que el Programa o Subprograma requiera cambiar de funcionario, asignar a otro o alguna necesidad particular, se debe solicitar mediante oficio dirigido a esta Dirección, debidamente firmado por el Jefe de Programa, Subprograma o Jefe Administrativo
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La decisión final de aprobar o rechazar el código creado será responsabilidad y a
discreción de Gobierno Digital.
5.3.5 El objeto contractual está incluido en el Programa de Adquisiciones
publicado a inicios del año
El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el objeto contractual haya sido
incluido en el Programa de Adquisiciones para poder proceder a la compra del mismo, lo
anterior verificando e indicando el número de Gaceta y la fecha en la cual se realizó la
publicación correspondiente en la solicitud.
Importante al momento de crear los códigos - La información que se ingrese como el Nombre del Bien/Servicio, la Descripción del
Bien/Servicio, la Unidad de Empaque debe ser en mayúscula. - Para Bienes tanto en el Nombre, como en la Descripción se deben incluir cuatro (4)
atributos. - Para Servicios, no es necesario incorporar atributos. - Para separar decimales, se debe hacer uso de coma (,) y no de un punto (.) - Si en el Nombre y en la Descripción se detallan medidas, se debe hacer uso del
Sistema Métrico Decimal; y se deben incluir en minúscula o mayúscula según el Anexo No. 6, Unidades de Medida y sus Equivalencias.
- El máximo de caracteres para el Nombre del Bien/Servicio es de 400 y para la Descripción del Bien/Servicio es 2000.
- Para la sección de Atributos Individuales, la cantidad mínima a incluir es de cuatro (4) atributos.
- Si el Código de Clasificación no tiene ligado un atributo que el Programa o Subprograma requiere, debe remitir el Código, el Atributo y la Descripción genérica de ese atributo mediante correo al Ejecutivo de Programa, para ser creado.
- En caso de repuestos para un equipo, máquina, etc., se debe indicar número de parte o referencia, sólo en estos casos se pueden indicar marcas y modelos.
- Si eventualmente algún Programa o Subprograma por alguna razón creó un código incorrecto o que no se adecuaba a las especificaciones del objeto de compra, el sistema permite modificarlo, siempre y cuando ninguna otra institución lo haya utilizado para una compra.
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5.3.6 El trámite del objeto NO se genera por un pago por reserva
El trámite de compra de bienes o servicios cuyo compromiso presupuestario el Programa
o Subprograma ejecute a través de un pago por reserva no debe ser incluido en el
sistema SICOP como una solicitud de contratación.
5.3.7 El objeto contractual NO está disponible para su compra en un
Convenio Marco
El Programa o Subprograma debe asegurarse de verificar en los Convenios Marco
vigentes si el objeto contractual está incluido o no, lo cual es primordial a fin de que
según sea el caso, se ingrese el trámite de la forma adecuada.
Artículo 115 - Convenio Marco (…) Las instituciones usuarias de un convenio marco, están obligados a consultarlo y utilizarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como: precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Recordar que este tipo de trámites se solicitan directamente a la Dirección Financiera, para el pago de adquisición de bienes y servicios continuos e incluye lo que señala la Circular No. CCAF-010-2011 Y para efecto de las solicitudes creadas en Comprared 2.0, referirse a lo comunicado mediante Circular No. DPI-043-2017 (Ver Anexo No. 1), del 04 de julio de 2017, emitido por esta Dirección
¿Qué hacer si el objeto contractual no está incluido en el Programa de Adquisiciones? Solicitar la modificación al Programa de Adquisiciones ante la Dirección de
Proveeduría Institucional (ver Anexo No. 10)
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Si el objeto contractual está disponible en Convenio Marco se debe crear una solicitud
bajo esta modalidad (Ver Anexo No. 3, Apartado 3.2.8 Convenio Marco)
5.3.8 El objeto contractual NO se ha tramitado previamente en el mismo
periodo presupuestario, generando fragmentación
Artículo 37 – Prohibición de Fragmentar La Administración no podrá fragmentar sus adquisiciones de bienes y servicios con el propósito de variar el procedimiento de contratación. Ley de Contratación Administrativa
Artículo 13 - Fragmentación La Administración no podrá fraccionar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde. La fragmentación se reputa ilícita cuando, contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo. La Administración deberá planificar anualmente sus compras y fijar fechas límites para que las unidades usuarias realicen los pedidos de los bienes y servicios que requieren con la debida antelación, a fin de poder agrupar los objetos de las compras. Fuera de esas fechas no se podrán atender pedidos que no sean calificados de necesidades urgentes o imprevistas. Las adquisiciones deberán agruparse por líneas de artículos dependientes entre sí.
Importante Los Convenios Marco vigentes se pueden verificar en la página de SICOP, en la cejilla de Compra por Catálogo, haciendo utilización en forma conjunta de la Directriz de Uso suscrita por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), de cada Convenio Marco
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5.3.9 Definir la Estimación Contractual
No se considerará fragmentación: a) La adquisición de bienes y servicios que sean para uso o consumo urgente, siempre que existan razones fundadas para admitir que no hubo imprevisión por parte de la Administración. b) La adquisición de bienes y servicios distintos entre sí a pesar de que estos estén incluidos dentro del mismo gasto-objeto. c) La promoción de procedimientos independientes para el desarrollo de un determinado proyecto, siempre y cuando exista una justificación técnica que acredite la integralidad de éste. d) Los casos en que a pesar de que se conoce la necesidad integral, se promueven varios concursos para el mismo objeto, originado en la falta de disponibilidad presupuestaria al momento en que se emitió la decisión inicial en cada uno de los procedimientos. e) La adquisición de bienes y servicios para atender programas; proyectos o servicios regionalizados o especiales. Quedan excluidos de la aplicación de este inciso los productos de uso común y continuo. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 31 – Estimación Contractual Para estimar la contratación, se tomará en cuenta el monto, en el momento de la convocatoria, de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal, los fletes, los seguros, las comisiones, los intereses, los tributos, los derechos, las primas y cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación. En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebradas por un plazo determinado, la estimación se calculará sobre el valor total del contrato durante su vigencia. En los contratos por plazo indeterminado, con opción de compra, o sin ella, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual calculado, multiplicado por 48. Igual procedimiento se aplicará respecto de contratos para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, cuando se establezcan o existan prórrogas facultativas que puedan superar ese límite. En caso de duda sobre si el plazo es indeterminado o no, se aplicará el método de cálculo dispuesto en este párrafo. Cuando las bases del concurso contengan cláusulas que permitan cotizar bienes o servicios opcionales o alternativos, la base para estimarlos será el valor total de la compra máxima permitida, incluidas las posibles compras optativas. Ley de Contratación Administrativa
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Como requisito la Administración debe estimar el monto aproximado del costo del objeto
contractual, lo cual deberá realizarse en términos razonables bajo responsabilidad del
Jefe de Programa o Subprograma.
Artículo 12 – Estimación del Negocio Para estimar la contratación, en el momento de dictar la decisión inicial, se tomará en cuenta el monto de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal, los fletes, los seguros, las comisiones, los intereses, los tributos, los derechos, las primas y cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación. En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebradas por un plazo determinado, la estimación se calculará sobre el valor total del contrato durante su vigencia. En los contratos por plazo indeterminado, con opción de compra, o sin ella, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual calculado, multiplicado por 48. Igual procedimiento se aplicará respecto de contratos para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, cuando se establezcan o existan prórrogas facultativas que puedan superar ese límite. En caso de duda sobre si el plazo es indeterminado o no, se aplicará el método de cálculo dispuesto en este párrafo. Cuando las bases del concurso contengan cláusulas que permitan cotizar bienes o servicios opcionales o alternativos, la base para estimarlos será el valor total de la compra máxima permitida, incluidas las posibles compras optativas. En todo caso, cuando en el contrato para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, se establezcan o existan prórrogas facultativas que no superen ese límite, para efectos de su estimación se considerarán también las prórrogas. Lo dispuesto en este Artículo no aplica para la determinación de la procedencia del recurso de apelación o refrendo contractual. Reglamento a Ley de Contratación Administrativa
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A partir de los pronunciamientos del Órgano Contralor, esta Dirección recomienda a los
Programas y Subprogramas que para efectos de la estimación contractual realicen un
estudio de mercado en donde se promedien los precios obtenidos, tomando en cuenta su
razonabilidad en atención al posible valor de mercado de los bienes, servicios u obra que
se requieren, este monto será el indicado en la solicitud de contratación.
Ese estudio de mercado lo podrá realizar el funcionario responsable, mediante consulta
de precios a los proveedores, a través de llamadas telefónicas, correo electrónico, o
visitas. Inclusive precios de una contratación previa, siempre y cuando no hayan
transcurrido más de seis (6) meses desde su emisión.
Lineamientos de la Contraloría General de la República “ (…) a) Al amparo de los artículos 8 y 31 de la Ley de Contratación Administrativa, las administraciones públicas deben establecer el monto estimado por reservar de sus presupuestos para una determinada contratación. Como parte de la estimación se impone realizar un estudio técnico o de mercado para obtener - en términos razonables - el posible precio por pagar. Los documentos que amparan tal estimación y el estudio técnico o de mercado deberán constar en expediente administrativo; asimismo, será obligación del jerarca referirse a ellos en la decisión que da inicio al procedimiento de que se trate, según lo ordena el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa.” (El destacado no corresponde al original) Diario Oficial La Gaceta no. 221 del 11 de noviembre 2004
“ (…) Como puede verse el inciso d) se refiere a la estimación actualizada del costo del objeto conforme las reglas de la estimación del negocio (artículo 12 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa), para lo cual puede hacerse una revisión de los precios promedios de mercado del objeto contractual (suministro, servicio o construcción) o utilizar mecanismos de actualización o proyección de precios, en fin cualquier otra alternativa razonablemente objetiva que pueda definir la Administración en atención a las particularidades del objeto contractual. No se trata acá, de hacer complejos estudios para cada contratación, sino por algún medio tratar de anticipar los posibles costos que se tendrían con el específico objeto contractual.” (El destacado no corresponde al original) “ (…) Sobre la necesidad de realizar la estimación actualizada del objeto contractual, debemos aclarar que es una obligación para todos los procedimientos concursales, sean ordinarios o de excepción; pero consideramos que la forma en cómo lo realice cada Administración es a fin de cuentas un tema de control interno en función de los montos invertidos y con base a una lectura razonable de tal suerte que no podría ser la misma solución para todos los casos.” Oficio no. DCA-1167-2008 del 28 de abril de 2008
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A fin de plasmar la información obtenida se debe hacer uso del formato del Formulario
Referencial de Precios (Ver Anexo No. 11), el cual se debe adjuntar como un requisito a
la solicitud de contratación generada en el sistema SICOP.
Este instrumento constituye una declaración bajo fe de juramento, donde el firmante
declara que ha efectuado las acciones pertinentes con el fin de obtener los datos
necesarios para consignar la información del estudio de mercado, y ha documentado los
respaldos para la elaboración del mismo.
¿Qué información se debe incluir en el Formulario Referencial de Precios?
Nombre y descripción, características y/o especificaciones técnicas generales del
objeto contractual.
Nombre de la empresa que cotiza, contacto, correo electrónico y teléfono. La cual
debe preferiblemente estar inscrita y activa en el Registro de Proveedores de
SICOP.
Presentación del objeto contractual, de forma que los precios se puedan comparar
en condiciones equitativas. Ejemplo: unidades, cajas, paquetes, bolsas, etc.
Referencia del costo del objeto contractual por parte de mínimo tres proveedores.
Nombre, número de cédula y firma del funcionario que elabora el estudio.
Se recuerda que el Formulario Referencial de Precios y la información detallada en
el mismo, no debe exceder los tres (3) meses desde su elaboración hasta el ingreso
a la Dirección de Proveeduría, esto como parte de la solicitud de contratación.
Es responsabilidad del Jefe de Programa o Subprograma, verificar que la información
remitida por los proveedores comerciales (especificaciones técnicas, características, o
condiciones) corresponda al objeto contractual que indican que satisface la necesidad.
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Vale recalcar que la estimación contractual, costo del objeto o estimación del negocio, es
un tema fundamental que tiene múltiples consecuencias prácticas y jurídicas, entre ellas
la finalidad de cumplir cuatro propósitos fundamentales: primero, proporcionarnos un
monto aproximado del valor del objeto contractual a adquirir; segundo, proporcionarnos
un monto de compra para determinar el tipo de procedimiento de contratación
administrativa que corresponde tramitar por cuantía; tercero, nos proporciona el alcance
del contenido presupuestario a garantizar para cada periodo presupuestario, pudiendo así
programar el procedimiento de contratación para no sub ejecutar monto alguno, dividir el
objeto en etapas de ejecución o simplemente tener certeza sobre el contenido
presupuestario que se debe garantizar para el siguiente periodo presupuestario; y cuarto,
se constituye en un parámetro para valorar en una fase posterior como lo es la fase de
análisis de ofertas, si el precio ofertado por las empresas participantes, amerita un análisis
de estructura de costos u otro, capaz de determinar su razonabilidad o no.
En atención a lo anterior, se establecen dos lineamientos en esta materia:
1. En fase de análisis de ofertas, el área técnica designada por el Programa o
Subprograma gestor para determinar el cumplimiento o elegibilidad de las ofertas
presentadas a concurso, deberá de una vez referirse a la razonabilidad de los
precios ofertados para cada línea, debiendo el Programa o Subprograma
implementar las medidas necesarias para verificar y garantizar de manera oportuna,
que el contenido disponible en esa solicitud de contratación resulta suficiente para
proceder a dictar acto final, incluso si ello implica sustituir dicha solicitud de
Trámites para los cuales es posible prescindir del Formulario Referencial de Precios
- Convenio Marco - Artículo 138 RLCA (Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho
Público) - Artículo 139 RLCA (Objetos de naturaleza o Circunstancia concurrente
incompatibles con el Concurso) - Artículo 208 RLCA (Modificación Unilateral del Contrato) - Artículo 209 RLCA (Contrato Adicional) - Inyección de Contenido - Pagos por Reajuste de Precios o Pago de Diferencias - Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones & Obras por
Construcción de Edificaciones 3 3 Para estos objetos se debe suministrar criterio técnico de precios (Según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe Departamento de Obras Civiles)
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contratación para inyectar el contenido presupuestario faltante según los montos
que se van a adjudicar.
2. Esta Proveeduría Institucional considera que un exceso en los precios presentados
a concurso que supere el 25% del monto estimado en la solicitud de contratación,
no resulta razonable para el interés público por cuanto es público y notorio que los
precios que cotizan las empresas o posibles oferentes en un sondeo de precios de
previo a un concurso público, no corresponden a la realidad de mercado por cuanto
se “inflan” o cotizan con una tendencia a la alta en el tanto a los posibles oferentes
no les interesa revelar con exactitud el monto que presentarían en una fase
posterior como lo es la de concurso; siendo que en fase de procedimiento se
debería acreditar una tendencia a la baja, y no un incremento que supere el
porcentaje que se establece en este punto. Sin embargo esto no excluye la
posibilidad de realizar un análisis en cada caso en particular.
5.3.10 Garantizar la Disponibilidad Presupuestaria
Artículo 8 - Disponibilidad Presupuestaria Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. En casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, a juicio de la Administración y previa autorización de la Contraloría General de la República, podrán iniciarse los procedimientos de contratación administrativa, para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se dispondrá de la asignación presupuestaria. En estas situaciones, la Administración advertirá, expresamente en el cartel, que la validez de la contratación queda sujeta a la existencia del contenido presupuestario. En las contrataciones cuyo desarrollo se prolongue por más de un período presupuestario, deberán adoptarse las previsiones necesarias para garantizar el pago de las obligaciones. Ley de Contratación Administrativa
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El Programa o Subprograma Presupuestario es responsable de respaldar el respectivo
pago que derive de cada contratación administrativa dentro del periodo presupuestario en
el que se estime que se llevará a cabo su ejecución, de conformidad con la normativa
vigente, implicando adicionalmente los posibles pagos en casos de prórrogas del
trámite en fase de ejecución.
Por tanto según lo indicado, se reitera tal como se comunicó mediante Circular No. DPI-
044-2017, del 07 de julio de 2017, que esta Dirección no tramitará solicitudes de
contratación en el sistema SICOP, que de acuerdo a los plazos de ejecución deban de
darse en el mismo periodo presupuestario y que el Programa o Subprograma no cuente
con el contenido presupuestario completo.
Dado lo anterior, solamente se justifica la creación de una solicitud de contratación sin
fondos, en los casos que se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el periodo
presupuestario siguiente a aquel en el que dio inicio el procedimiento, acreditando el
contenido presupuestario.
Artículo 9 - Disponibilidad Presupuestaria Cuando se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, éste se desarrolle por más de un período presupuestario, la Administración, deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar, en los respectivos años presupuestarios el pago de las obligaciones. Para atender una necesidad muy calificada en casos excepcionales, en los que el inicio del procedimiento y la ejecución del contrato puedan darse dentro de un mismo período presupuestario y no se cuente con la totalidad de los fondos, se podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para dar inicio en esa condición. En estos casos, la Contraloría General de la República, dispondrá de un plazo de diez días hábiles para pronunciarse sobre el particular. En las bases del concurso se advertirá expresamente sobre esta circunstancia. En este supuesto no podrá dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Aplicación del Artículo 86 – Adjudicación de mayor o menor cantidad
El Programa o Subprograma debe tomar la previsión y así requerirlo, esto en el caso de
poder adjudicar una mayor cantidad de bienes, cuando la oferta ganadora presente un
precio menor al presupuestado, siempre y cuando la necesidad lo justifique, de forma que
logre satisfacer esa necesidad en un 100%. Lo anterior haciendo la indicación expresa
línea por línea.
Así mismo, debe consignar en el caso de que la oferta ganadora presente un precio
mayor al presupuestado, la posibilidad de adjudicar parcialmente; siempre y cuando el
objeto contractual lo permita.
Lo anterior, bajo el entendido de que en estos supuestos el adjudicatario antes de que el
acto final adquiera firmeza, tiene el derecho de renunciar a ese excedente en la
adjudicación por las razones que él le indique a la Administración, caso contrario,
adquiere la obligación de entregar las cantidades adjudicadas.
Importante En los casos en los que el procedimiento se inicie en SICOP bajo la modalidad de “según demanda” sin serlo, por necesidades particulares del Programa o Subprograma o limitaciones de SICOP, la solicitud de contratación debe indicar en el apartado de observaciones, lo siguiente: “Esta solicitud se incluyó bajo la modalidad según demanda por cuestiones del sistema SICOP, no obstante, corresponde a una solicitud de cantidades definidas” En cuanto a ese tipo de trámites, una vez se haya notificar el contrato via SICOP, el Programa o Subprograma contará con un plazo máximo de 5 días hábiles para
generar la solicitud de inyección de contenido a ese trámite original.
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5.3.11 Determinar el Tipo de Procedimiento
Artículo 86 – Acto Final Una vez hechos los estudios y valoraciones señalados en los artículos anteriores, la Administración, deberá dictar el acto de selección del adjudicatario. Cuando se soliciten precios unitarios y la Administración se haya reservado la posibilidad de adjudicar parcialmente una misma línea o mismo objeto, así lo indicará. Si la oferta ganadora del concurso presenta un precio menor al monto presupuestado, la Administración podrá adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 27 - Determinación del Procedimiento Cuando la Ley no disponga de un procedimiento específico en función del tipo de contrato, el procedimiento se determinará de acuerdo con las siguientes pautas - según Resolución emitida por la Contraloría General de la República en el año vigente - a), b), c), d), e), f), g), h), i), j). La Contraloría General de la República se encargará de elaborar y enviar una lista con el nombre de cada administración, así como el monto de su presupuesto autorizado para respaldar la contratación de bienes y servicios no personales, con el fin de que se publique en La Gaceta, a más tardar en la segunda quincena de febrero de cada año. Para establecer dicho monto, deberá considerarse el promedio de las sumas presupuestadas tanto en el período vigente como en los dos períodos anteriores, en lo relativo a las partidas para respaldar las necesidades de contratar bienes y servicios no personales. Los ministerios y los órganos que haya desconcentrado sus servicios de proveeduría, se considerarán unidades separadas, para los efectos de la clasificación correspondiente. En todo caso, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa se clasificará de acuerdo con el monto que arroje la suma de los presupuestos para respaldar las necesidades de contratar bienes y servicios no personales de los ministerios cuya actividad contractual sea desarrollada por dicha entidad.
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Una vez realizada la estimación considerando las posibles prórrogas, se debe definir el
tipo de procedimiento de contratación a seguir, de forma que a partir de dicho monto se
determine según la tabla que se indica a continuación el tipo de procedimiento
correspondiente.
Lo anterior según los Límites Generales de Contratación Administrativa para el año
vigente, los cuales se emiten y comunican por la Contraloría General de la República.
Para el año 2018, los límites corresponden a los siguientes:
Las sumas establecidas en este artículo se ajustarán cada año, tomando como referencia, entre otros, la variación porcentual del Índice general de precios al consumidor. A más tardar en la segunda quincena de febrero de cada año, la Contraloría General de la República dictará una resolución que incorpore los incrementos y especifique los parámetros vigentes para cada órgano y cada ente comprendidos en esta Ley. (El destacado no corresponde al original) Ley de Contratación Administrativa
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Límites Generales de Contratación Administrativa
Ministerio de Seguridad Pública
Estrato B
(Excluye Obra Pública)
Año 2018
Licitación
Pública Licitación Abreviada
Contratación
Directa
Recurso de
Apelación
Artículo 84
LCA
Igual o más de Menos de Igual a o más
de Menos de A partir de
₡ 560.000.000,00 ₡ 560.000.000,00 ₡ 29.080.000,00 ₡ 29.080.000,00 ₡ 230.900.000,00
Límites Generales de Contratación Administrativa
(Para Obra Pública)
Año 2017
Licitación
Pública Licitación Abreviada
Contratación
Directa
Recurso de
Apelación
Artículo 84
LCA
Igual o más de Menos de Igual a o más
de Menos de A partir de
₡ 870.000.000,00 ₡ 870.000.000,00 ₡ 45.130.000,00 ₡ 45.130.000,00 ₡ 358.600.000,00
Según Resolución No. R-DC-015-2018, emitida por la Contraloría General de la República, publicada en el
Diario Oficial La Gaceta No. 37, Alcance Digital No. 42, del 27 de febrero de 2018 y comunicado mediante
Circular No. DPI-011-2018, del 28 de febrero de 2018
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De igual forma, es importante tener en cuenta que según el tipo de procedimiento el cual
responde a la naturaleza o al costo del objeto contractual, se deben tener presente las
fechas límites definidas por la Dirección de Proveeduría para la recepción de solicitudes
de contratación, las cuales se detallan a continuación:
Fecha Límites para la Recepción de
Solicitudes de Contratación
Tipo de Trámite Fecha
Licitación Pública 09 de Marzo de 2018
Licitación Abreviada 29 de Junio de 2018
Contratación de Escasa Cuantía 26 de Octubre de 2018
Trámites mediante al Artículo 201
del RLCA, Convenio Marco y
Contrataciones Excepcionadas
09 de Noviembre de 2018
Según Circular No. DPI-071-2017, del 22 de diciembre de 2017
Por experiencia de años anteriores se recomienda planificar cada procedimiento de
compra pública en atención a la naturaleza del objeto contractual, al tipo de procedimiento
y a sus elementos esenciales (especialmente su plazo de entrega o ejecución) con la
finalidad de cumplir con los plazos señalados para el trámite de los procedimientos de
contratación administrativa, garantizar el pago efectivo dentro del periodo presupuestario
en el que se hace la reserva, evitar arrastres y disminuir el riesgo de la subejecución
presupuestaria el cual es de exclusiva responsabilidad de los Programas y
Subprogramas.
5.3.12 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones
del Programa o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad
Técnica Especializada
Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo Disposiciones específicas para la Adquisición de Bienes, Servicios u Obras de especial naturaleza
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Si por la naturaleza del objeto contractual se requiere algún criterio de este tipo, se debe
coordinar su elaboración con la instancia competente.
Departamento de Comunicaciones Policiales
Departamento de Obras Civiles o Unidad de Proyectos
Departamento de Transportes
Departamento Salud Ocupacional
Dirección General de Armamento
Dirección de Tecnologías de Información
La información consignada debe venir con el nombre y la firma del responsable del área
técnica respectiva.
Importante Según Circular No. 013-DTI-2015, del 4 de noviembre de 2015 emitida por la Licda. Jacqueline Sequeira Torres, Directora de Tecnologías de Información, se remitió el Formulario No. DTI-FC01 denominado Solicitud de Aprobación de Compra y/o Alquiler de Recursos Informáticos. Lo anterior para efectos de las partidas que se indican a continuación:
10103: Alquiler de equipo de cómputo
10104: Alquiler y derechos de telecomunicaciones
10405: Servicios de desarrollo de sistemas informáticos
10808: Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información
29901: Útiles y materiales de oficina y computo, sub clase 445 cinta magnética y de respaldo
50103: Para las subclases 005 centrales y teléfonos, y la 035 proyectores
50105: Equipo y programas de cómputo
59903: Bienes intangibles
Se recomienda, en concordancia con la aplicación del artículo 86, tomar la previsión de incorporar en este formulario la cantidad exacta que satisface al 100% la necesidad, esto en el caso eventual de que sea posible adjudicar una mayor cantidad.
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5.4 Decisión Inicial
Artículo 8 – Decisión Inicial La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución. Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente: a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda. b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. La Administración Central de manera obligatoria, y facultativamente las demás instituciones del Sector Público, utilizarán el catálogo de mercancías de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. c) Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio. d) La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento en cuanto a la estimación del negocio.
Artículo 7 – Inicio del procedimiento El procedimiento de contratación se iniciará con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente. Esta decisión encabezará el expediente que se forme y contendrá una justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo de objeto, así como el cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución. La justificación del inicio del procedimiento de contratación deberá estar acorde con lo establecido en los planes de largos y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda. Ley de Contratación Administrativa
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Una vez el Programa o Subprograma haya recabado la totalidad de la documentación
según lo consignado en el presente Instructivo en el punto 5.3 Fase Previa o de
Prerrequisitos, debe a fin de garantizar la adecuada inclusión de la solicitud de
contratación en el sistema SICOP y evitar devoluciones de la misma, realizar una revisión
minuciosa del cumplimiento de esos requisitos, en cumplimiento del artículo 8 del
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
e) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno. f) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. g) La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Importante Como apoyo a la gestión se recuerda que el Departamento de Programación y Control desarrolló para las áreas usuarias, en este caso los Programas y Subprogramas, una serie de Formularios con los requerimientos, para los siguientes tipos de trámite:
- DPI-FO04O05-PC: Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA)
- DPI-FO05O06-PC: Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA)
- DPI-FO06O05-PC: Requisitos para solicitudes de entrega Según Demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA)
- DPI-FO08O06-PC: Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido
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- DPI-FO09O06-PC: Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA)
- DPI-FO10O06-PC: Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA)
- DPI-FO11O06-PC: Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios o Pago de Diferencias (Art. 31 RLCA)
- DPI-FO15O04-PC: Requisitos para solicitudes de Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público (Art. 138 RLCA)
- DPI-FO17O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA)
- DPI-FO18O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA)
- DPI-FO19O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos (Art. 139 RLCA inciso j)) - DPI-FO20O03-PC: Requisitos para solicitudes de Otros trámites Excepcionados (Art. 140, Art. 142, Art. 143, Art. 146 RLCA) - DPI-FO21O03-PC: Requisitos para solicitudes de Acuerdos celebrados con sujetos de Derecho Internacional Público (Art. 2, inciso b) de la LCA y 137 del RLCA)
Ver Anexo No. 12, para efectos de su uso y aplicación los mismos son documentos diseñados en formato digital, en Excel. Una vez completados deben ser guardados en formato PDF y ser firmados digitalmente por el Jefe de Programa respectivo. Posteriormente se deben subir SICOP respectivo, como parte de los Anexos. Dichos formularios se remiten al inicio de año vía electrónica a los encargados de manejo presupuestario, de igual forma pueden ser solicitados por medio de los correos [email protected] y [email protected]. En el caso de trámites para los cuales no se haya establecido un Formulario, el procedimiento se debe realizar mediante oficio el cual deberá detallar toda la información respectiva, firmado por el Jefe de Programa o Subprograma Presupuestario e
incorporarse al expediente digital.
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5.4.1 Creación de la Solicitud de Contratación e Inclusión de los Anexos
Una vez el Programa o Subprograma haya realizado la revisión de los requisitos, puede
proceder a crear en el sistema SICOP la solicitud de contratación, ingresando a
“Instituciones Compradoras” y en el menú a mano izquierda ingresando a:
Información de Sicop Solicitud de Contratación Solicitud de Contratación
Importante En caso de que persistan dudas o consultas antes de ingresar o remitir una solicitud de contratación, se recomienda aclarar las mismas con los funcionarios del Departamento de Programación y Control
Tipo de modalidad de la solicitud en SICOP El Programa o Subprograma debe crear la solicitud en el sistema según lo definido en las generalidades de la solicitud de contratación punto 5.3.1, dentro de las siguientes opciones:
Cantidad definida (Ver Anexo No. 3, Apartado 3.1.1 Cantidad Definida)
Según demanda y Contrato continuo (Ver Anexo No. 3, Apartado 3.1.2 Entrega según Demanda)
o Con Contenido Presupuestario o Sin Contenido Presupuestario
Remate (Ver Anexo No. 3, Apartado 3.1.3 Remate) Si el Programa o Subprograma requiere por alguna razón en particular, incluir la solicitud como Según Demanda y Contrato continuo, siendo una solicitud de Cantidad definida; debe aclararlo en la solicitud en el apartado de observaciones. Ejemplo: “Esta solicitud se incluyó bajo la modalidad según demanda por cuestiones del sistema SICOP, no obstante, corresponde a una solicitud de cantidades definidas”
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La información a completar en solicitud de contratación en el sistema SICOP está
conformado por los siguientes apartados:
Cantidades Definidas Según demanda o Contrato continuo
2. Información de la contratación
3. Información presupuestaria de
Gobierno Central
4. Información del bien, servicio u
obra 4
5. Información de usuarios 5
6. Archivo adjunto 6
7. Validación presupuestaria
8. Información detallada de las
aprobaciones
2. Información de la contratación
3. Información del bien, servicio u
obra 4
4. Información de usuarios 5
5. Archivo adjunto 6
6. Validación presupuestaria
7. Información detallada de las
aprobaciones
A continuación, se aclara como se debe llenar los apartados 4, 5 y 6.
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4 Inclusión de la Información del bien, servicio u obra en el sistema según el tipo de Objeto Contractual
Bienes – Cantidades definidas
Cantidad de Unidades a adquirir X Precio Unitario. Ejemplo:
Línea Descripción del bien,
servicio u obra Unidades Cantidad
Monto unitario
Monto total
1 Alimento Concentrado para
perros en sacos de 20 kg c/u 39
¢ 30.985
¢ 1.208.415
Servicios u Obras – Cantidades definidas
1 X Precio total del servicio o de la obra. Ejemplo:
Línea Descripción del bien,
servicio u obra Unidades Cantidad
Monto unitario
Monto total
1 Servicio de Polarizado para
Ventanales c/u 1
¢ 3.101.310
¢ 3.101.310
2 Diseño y Construcción de
Instalaciones Deportivas c/u 1
¢ 142.462.051,46
¢ 142.462.051,46
Bienes – Según demanda
1 X Precio Unitario. Ejemplo:
Línea Descripción del bien,
servicio u obra Unidades Cantidad
Monto unitario
Monto total
1 Aceite Semi-sintético 15W40 c/u 1 ¢ 7.500,00
¢ 7.500,00
Servicios u Obras – Según demanda
1 X Precio total del servicio o de la obra. Ejemplo:
Línea Descripción del bien,
servicio u obra Unidades Cantidad
Monto unitario
Monto total
1 Servicio de Alquiler de
Dispositivos GPS c/u 1
¢ 34.641,48
¢ 34.641,48
2 Construcción y Permisos de
sistema de Gas LP c/u 1
¢ 10.000.000
¢ 10.000.000
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5.4.2 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma
Una vez el usuario elaborador finalice la solicitud, remite al Jefe de Programa o
Subprograma la misma para efectos de aprobación.
Se reitera la responsabilidad del Jefe del Programa o Subprograma al momento de
aprobar la Solicitud de Contratación, lo cual implica que está brindando la autorización
para la ejecución del trámite.
5 Inclusión de la Información de Usuarios, según el tipo de solicitud El funcionario que elabora la solicitud de contratación debe indicar en este apartado los aprobadores para la solicitud de contratación: Aprobador 1 Jefe de Programa o Subprograma Aprobador 2 Director de Proveeduría Institucional Aprobador 3 -- Únicamente para solicitudes con contenido presupuestario -- Director Financiero Para solicitudes sin contenido presupuestario o por Derechos de Pesca, NO se debe incluir para aprobación al Director Financiero
6 Inclusión de los Archivos Adjuntos En este apartado se deben subir los documentos correspondientes al trámite, en archivos individuales con el respectivo nombre, los cuales deben:
Ser legibles
Ser consecutivos
Ser concordantes
No estar invertidos
No estar duplicados Adicionalmente se debe tener presente para documentos como especificaciones técnicas, formularios referenciales de precio, ofertas por servicios, declaraciones
juradas, entre otros: la vigencia de los mismos
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Adicionalmente, el principio de integralidad señala que toda la documentación anexa a la
solicitud de contratación se entiende avalada en su totalidad por el Jefe de Programa o
Subprograma, una vez se apruebe la solicitud.
Cabe señalar que hasta tanto no se apruebe la solicitud de contratación por el Jefe de
Programa o Subprograma no se tiene por finalizada, impidiendo con ello su continuación.
5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial
Una vez la solicitud de contratación esté aprobada por el Jefe de Programa o
Subprograma, inicia con la revisión de requisitos en la Dirección de Proveeduría, lo
anterior por parte del Departamento de Programación y Control.
En el caso de que se surjan interrogantes o dudas sobre la información incorporada
en la solicitud de contratación, estas se notificarán mediante correo electrónico al
Programa o Subprograma para lo correspondiente.
Artículo 10 – Trámite posterior a la decisión inicial Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, se trasladará a la Proveeduría Institucional quien conducirá el procedimiento de contratación administrativa, conforme a las siguientes actividades: a) Verificar que se cuenta con el contenido presupuestario disponible para atender la
erogación b) Determinar el procedimiento de contratación administrativa a seguir confirme a la
ley c) Establecer los controles necesarios para cumplir con el cronograma estándar de las
tareas y plazos máximos previamente definidos por ésta; para los diferentes procedimientos concursales y de excepción a los procedimientos ordinarios de contratación.
d) Comunicar a cada uno de los funcionarios responsables, los plazos y las tareas que deberán desempeñar, según el cronograma.
e) Elaborar, con la participación de las unidades usuaria, técnica, legal y financiera, según corresponda, el respectivo cartel. Asimismo será la encargada de que exista una versión última del cartel que contenga todas las modificaciones, disponible tanto en medios físicos como electrónicos, cuando así proceda.
f) Custodiar el expediente original y atender las consultas que la propia Administración o terceros formulen sobre el estado del procedimiento.
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Una vez verificada la corrección de la solicitud de contratación o aclaradas las
interrogantes, se remitirá al Director de Proveeduría para su aprobación.
Posteriormente, el Director Financiero brindará su aval a la solicitud de contratación
desde el punto de vista presupuestario, esto en los casos que aplique.
Una vez la solicitud esté aprobada por las partes, el sistema Sicop automáticamente
devuelve la misma al usuario elaborador en el Programa o Subprograma, de forma
tal que para completar el proceso, este usuario debe seleccionar “Asignar a
Distribuidor”. Pasando la solicitud de un estado de Aprobación Solicitada a
Completada.
Posterior a lo anterior, la solicitud de contratación pasará al Departamento de
Contratación Administrativa para su correspondiente trámite (fase de
procedimiento).
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6 Disposiciones Específicas
En el proceso de adquisición de bienes y servicios es importante considerar que debido a
la particularidad de algunos objetos contractuales así como a las características propias
de SICOP, podrán exigirse requerimientos adicionales, a efecto de realizar el
correspondiente procedimiento de contratación administrativa.
A continuación, se especifican los requisitos que deben ser incluidos en el expediente
digital para determinadas partidas.
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6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo
Es importante valorar de previo a la elaboración de una solicitud para cualquier tipo de
mantenimiento, sea preventivo o correctivo; que no se esté confundiendo esta figura con
lo que es propiamente la garantía del bien, cuyo alcance se define al momento de la
compra misma.
El Programa o Subprograma debe al momento de requerir un mantenimiento, separarlo
del objeto de compra original, y estimar por aparte este rubro.
Esto como una línea o compra adicional (en caso de que corresponda a un trámite
previo), debido a que el mismo tiene un costo extra al objeto el cual se debe contemplar.
A continuación, se detallan los requisitos para cada tipo de mantenimiento.
Ejemplo: Compra de Vehículos con Mantenimiento Preventivo y Correctivo
Línea Descripción del bien, servicio u obra
1 Vehículos 4X4, Combustible Diesel
2 Mantenimiento Preventivo de Vehículos
3 Mantenimiento Correctivo de Vehículos
Para efectos de sistema, en el caso de Mantenimiento Preventivo el Programa o
Subprograma debe crear la solicitud de contratación en Sicop como se indica:
- Bajo la modalidad de Cantidad Definida si cumple los supuestos para este tipo de
trámite (ver Apartado 4.2.1 Cantidad Definida)
- Caso contrario, bajo la modalidad de “Según Demanda/Contrato Continuo” (haciendo
la aclaración correspondiente)
En el caso de Mantenimiento Correctivo debe crearla bajo la modalidad de “Según
Demanda/Contrato Continuo”.
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6.1.1 Mantenimiento Preventivo
Modalidad de ejecución: Cantidad Definida
Modalidad de entrega: Entregas Programadas
Incluye una programación que el Programa o Subprograma debe determinar según sea la
necesidad, y plasmarlo indicando el listado de actividades necesarias para la atención del
bien, incorporando la totalidad de los equipos que requieren el mantenimiento, la
frecuencia con que se requiere el servicio (basado en un periodo de un año: mensual,
trimestral, etc) y el monto que estiman anualmente por cada actividad.
Para efectos de las especificaciones técnicas, además de indicar el patrimonio de los
equipos y/o información que corresponda, deben indicar la información anterior bajo el
siguiente formato:
No. Actividades necesarias para la
atención del bien Frecuencia
Monto estimado
anual
Monto Total Anual
Ejemplo: Mantenimiento Preventivo de Impresoras (5 equipos)
No. Actividades necesarias para la
atención del bien Frecuencia
Monto estimado anual *
1 Limpieza de rodillos Cuatrimestral ¢ 200.000,00
2 Lubricación de la unidad de manejo Cuatrimestral ¢ 240.000,00
3 Ajuste de partes eléctricas Cuatrimestral ¢ 100.000,00
4 Etc Cuatrimestral ¢ 0,00
Monto Total ¢ 540.000,00
Importante * Según la información obtenida del estudio de mercado En la solicitud de contratación en Sicop, para efectos del “total de monto de presupuesto”, será ese monto por el plazo total de la contratación (sean 4 años u otro)
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6.1.2 Mantenimiento Correctivo
Modalidad de ejecución: Según demanda
El Programa o Subprograma debe incorporar un detalle unitario de las posibles
reparaciones que puedan brindarse al bien (incluyendo mano de obra, traslados,
repuestos, etc), el precio estimado y el tiempo de repuesta que requiere esa unidad
ejecutora.
El mismo inicia su ejecución en el momento en el que se reporta un daño en los equipos
objeto de servicio que debe ser atendido por el contratista.
Para efectos de las especificaciones técnicas, además de indicar el patrimonio de los
equipos y/o información que corresponda, deben indicar la información anterior bajo el
siguiente formato:
No. Posibles reparaciones (que incluyan
mano de obra, traslados, repuestos, etc)
Tiempo de
respuesta Precio estimado
Total de Precios
Unitarios
Ejemplo: Mantenimiento Correctivo de Impresoras (5 equipos)
No. Posibles reparaciones (que incluyan
mano de obra, traslados, repuestos, etc) Tiempo de respuesta
Precio estimado *
1 Rodajes 4 días ¢ 20.000,00
2 Alimentador de impresora 6 días ¢ 10.000,00
3 Etc X días ¢ 0,00
Total de Precios Unitarios
¢ 30.000,00
Importante * Según la información obtenida del estudio de mercado En la solicitud de contratación en Sicop, para efectos del “total de monto de presupuesto”, será el monto por el plazo total de la contratación (sean 4 años u otro)
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6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos
Se insta a los Programas y Subprogramas a tramitar este objeto contractual mediante
concurso público, tal cual lo establece tanto la Ley de Contratación Administrativa como el
Reglamento de Contratación Administrativa, sin embargo bajo responsabilidad del Jefe de
Programa o Subprograma, se podrán tramitar arrendamientos de inmuebles considerados
por ellos como “bienes únicos” debiendo acreditar la debida justificación, y demás
requerimientos establecidos a continuación, en aplicación del artículo 139 - Objetos de
Naturaleza o Circunstancia Concurrente Incompatibles con el Concurso, inciso j).
Artículo 76 – Procedimiento aplicable Para tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con construcciones o sin ellas, la administración deberá acudir al procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto. Ley de Contratación Administrativa
Artículo 167 – Arrendamiento de inmuebles La Administración podrá tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con o sin opción de compra, mediante el procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto estimado; sin perjuicio de lo establecido en relación con el arrendamiento o compra de bienes único de este Reglamento. El propietario del inmueble no rendirá ninguna clase de garantía de cumplimiento a favor de la Administración. Para el reajuste de la renta o precio se aplicará lo dispuesto en el artículo 67 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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1. Según Informe de Control Interno de la Auditoría General No. No. 01-36-2015 CI/SA
del 20 de julio del 2015, comunicado mediante oficio Circular No. DPI-044-2015 (Ver
Anexo No. 13), del 1 de setiembre de 2015, el Programa o Subprograma debe, de
previo al inicio del procedimiento de contratación, especificar los requerimientos a
satisfacer en materia del bien a contratar, como:
El área geográfica de cobertura
Cantidad de funcionarios que laboran o que van a laborar (en el caso de
delegaciones nuevas) para el momento que surge la necesidad y proyección
de crecimiento
Área estimada requerida
Condiciones mínimas deseables de acceso al inmueble y parqueo
Cumplimiento de normativa legal en materia de salud ocupacional y
discapacidad
Otras características consideradas relevantes para la prestación eficiente de
los servicios institucionales
2. Una vez establecidos los requerimientos, el Programa o Subprograma debe
coordinar la publicación sobre la necesidad del inmueble, en el diario oficial La
Gaceta, esto en concordancia con el informe mencionado.
Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: j) Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación se configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En estos casos, el precio máximo será el que fije el personal especializado de la Institución o en su defecto, de la Dirección General de Tributación. La Administración podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir o en proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses institucionales o comerciales, según los términos que las partes convengan. En el caso de la compra de inmuebles se requiere adicionalmente de la autorización de la Contraloría General de la República, quien cuenta con un plazo máximo de diez días hábiles para analizar la gestión. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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A partir de lo anterior, el Programa o Subprograma debe identificar las posibles
edificaciones idóneas según las cuales la Administración pueda elegir la mejor
opción, solicitando apoyo de las áreas técnicas (Departamento de Obras Civiles y
Departamento de Salud Ocupacional) a fin de justificar técnicamente el inmueble
más apto o de lo contrario las razones por las cuales alguna alternativa no lo es.
Una vez cumplidos estos puntos, se debe proceder a recopilar los documentos a anexar
en la solicitud de contratación:
3. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles o el representante
profesional del Programa o Subprograma, donde remitan un avalúo del inmueble
que se desea alquilar, así como indicar las modificaciones propuestas que el mismo
requiere, de forma tal que se ajuste a las necesidades de la Administración, dando
fe de que se realizaron todas las coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes
(Departamento de Salud Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General
de Armamento, en caso de requerirse), según oficio Circular No. 0012/2015-DOC-
SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe
Departamento de Obras Civiles. En el caso de que requiera remodelaciones, el
área técnica deberá indicar el plazo en el que el propietario del inmueble se obliga a
realizarlas.
-------------------- Este documento para efectos de Contratación Administrativa --------------------
----------------------------------------------- tiene vigencia de 1 año ------------------------------------------------
4. Oferta en original, debidamente firmada por el propietario o representante legal, que
indique lo siguiente:
Calidades del Propietario o Apoderado Generalísimo
Descripción del Inmueble, indicando ubicación (Provincia, Cantón y Distrito)
Monto mensual del alquiler en colones (según Directriz no. 085-H “sobre el
uso de la moneda nacional en las contrataciones de arrendamiento de
Edificios, Locales y Terrenos)
El nombre o la razón social según sea el caso, para efectos de la emisión de
la orden de compra y el respectivo pago (si el inmueble tiene más de un
propietario, indicar el nombre de la persona que asumirá esta responsabilidad)
Número de Cuenta Cliente a donde se depositaría el pago mensual
Vigencia de la Oferta en días hábiles o naturales
Las leyendas de aceptación sobre:
- La forma de pago usual de Gobierno
- La cancelación de los timbres requeridos para el trámite de contratación
- Sobre realizar las modificaciones propuestas por: el Departamento de
Obras Civiles, el Departamento de Salud Ocupacional, la Dirección de
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Informática y la Dirección General de Armamento, así como el plazo en
el que se obliga a realizarlas
Indicar si el inmueble será ocupado una vez el contrato sea eficaz o hasta una
vez realizadas las remodelaciones.
5. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Que se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no
es patrono
Que se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones
Familiares (FODESAF)
Que se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales
Que no le afectan las prohibiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis
de la Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa
6. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:
Fotocopia de la Cédula, en caso de persona física
Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 7
Certificación de Cuenta Cliente, por parte de la entidad bancaria
Plano Catastrado
Certificación Registral del Inmueble 7
Certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social (C.C.S.S.) donde se
indique que se encuentra al día con las cuotas obrero patronales 7
Certificación de la Municipalidad de que se encuentra el día con el pago de
impuestos 7
Certificación del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares
(FODESAF) 7
Si la propiedad a alquilar está hipotecada, deben presentar un documento de
la entidad bancaria con la cual tiene la hipoteca, donde conste que está al día
con los pagos 7
------------------------ 7 Estos documentos tienen una vigencia de 30 días ------------------------
Importante El monto de la oferta presentada debe ser menor o igual al monto determinado según
el Criterio técnico del Departamento de Obras Civiles
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7. En cuanto a la solicitud de contratación en el sistema, se debe:
Crear bajo la modalidad de “Según Demanda”, incluyendo el objeto en una
sola línea por el monto mensual, especificado en colones.
Ingresar en el apartado de “Monto del Presupuesto Estimado” el monto
correspondiente a total del plazo de vigencia de la contratación.
6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitido por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software.
3. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
6.4 10104 – Alquiler y Derechos para Telecomunicaciones
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidos por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
Lo anterior aplicable a:
Renovación/configuración certificado seguridad, uso página de internet
Alojamiento de página web
Otros (a valorar por parte de la D.T.I)
Importante El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite de contratación solicitado, dado que en esta plataforma electrónica de compras públicas la Proveeduría Institucional debe invitar al oferente.
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6.5 10302 – Publicidad y Propaganda
Se insta a los Programas y Subprogramas a tramitar este objeto contractual mediante
concurso público, tal cual lo establece tanto la Ley de Contratación Administrativa como el
Reglamento de Contratación Administrativa, sin embargo bajo responsabilidad del Jefe de
Programa o Subprograma, se podrá tramitar la difusión de mensajes relacionados con la
gestión institucional debiendo acreditar la debida justificación, y demás requerimientos
establecidos a continuación, en aplicación del artículo 139 - Objetos de Naturaleza o
Circunstancia Concurrente Incompatibles con el Concurso, inciso c).
1. Objetivo específico para el cual se gestionó la contratación.
2. Indicar en las especificaciones lo relacionado a los anuncios, horarios y duración de
las pautas.
3. Adicionalmente un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la
selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y
costos.
4. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Monto
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación sobre: la forma de pago usual de Gobierno
Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: c) Medios de comunicación social: La contratación directa de medios de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. En estos casos se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizar por los medios de contratación ordinarios. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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5. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:
Certificación de FODESAF
Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 8
------------------- 8 Este documento tienen vigencia de 30 días hábiles -------------------
6. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Que se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no
es patrono.
Que se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones
Familiares (FODESAF).
Que se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.
Que no le afectan las prohibiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis
de la Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa.
6.6 10401 – Servicios Médicos y de Laboratorio, Internamiento de Animales
1. Especificaciones técnicas del servicio a adquirir o características de la clínica o el
centro especializado, avalados por el Veterinario de la Unidad.
2. Incorporar como requisito de admisibilidad que:
Los oferentes estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de
Costa Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA)
Los oferentes cuenten con un regente técnico, para efectos de la emisión de
recetas médicas
Se cumpla con lo señalado en la Ley General del Servicio Nacional de Salud
Animal
Importante El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite de contratación solicitado
Importante Se recuerda a los Programas y Subprogramas considerar para este tipo de trámites el “Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional entre Sistema Nacional de Radio S.A. y el Ministerio de Seguridad Pública” Considerar que este Convenio tiene vigencia hasta el 08 de agosto de 2019
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6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidos por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
6.8 10406 – Servicios Generales (Fumigación)
1. La estimación contractual (estudio de mercado) debe ser por m2, y así mismo
incorporarse en la solicitud de contratación.
2. En las especificaciones técnicas, indicar:
El horario establecido para que se brinde el servicio de fumigación
Las áreas a fumigar, indicando la ubicación y la cantidad de metros cuadrados
Métodos mínimos básicos necesarios de fumigación
Plagas comunes que se requieren controlar
Productos, materiales o insumos y equipos mínimos a requerir según la
necesidad del Programa o Subprograma
3. Incorporar como requisito de admisibilidad que los productos a emplear deben ser
aprobados por la Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos (EPA -
Environmental Protection Agency), por el Ministerio de Salud y reconocidos por la
Organización Mundial de la Salud (OMS), lo anterior aportando la certificación
correspondiente.
6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos)
1. Indicar como parte de las especificaciones técnicas las medidas aproximadas de los
tanques y la ubicación de los mismos
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6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas)
1. La estimación contractual (estudio de mercado) debe ser por m2, y así mismo
incorporarse en la solicitud de contratación.
2. En las especificaciones técnicas, indicar:
El horario establecido para que se brinde el servicio de limpieza
Las áreas que requieren el servicio, indicando la ubicación y la cantidad de
metros cuadrados
Productos, materiales o insumos y equipos mínimos a requerir según la
necesidad del Programa o Subprograma
3. Incorporar como requisito de admisibilidad la presentación de una declaración
jurada, debidamente firmada por el representante legal de la empresa, donde se
indique que los insumos a emplear son biodegradables. Detallando adicionalmente
la marca por categoría de los materiales y productos que requiere para la ejecución
de su contrato.
6.11 10503 – Transporte en el exterior
1. Adjuntar a la solicitud de contratación el Acuerdo de Viaje donde se acredite el día
de salida y el día de llegada
2. Consignar en la solicitud la siguiente información: motivo del viaje, periodo que
contempla, hora de salida, hora de llegada y nombre del aeropuerto de destino (en
concordancia con lo que indique el Acuerdo de Viaje)
3. Documento emitido por el país anfitrión en el cual curse la invitación a la actividad a
realizarse
4. Número de cuenta de viajero frecuente del participante, esto para el registro de
millas en el trámite de reservación y compra de boletos aéreos
6.12 10701 – Actividades de Capacitación
Se insta a los Programas y Subprogramas a tramitar este objeto contractual mediante
concurso público, tal cual lo establece tanto la Ley de Contratación Administrativa como el
Reglamento de Contratación Administrativa, sin embargo bajo responsabilidad del Jefe de
Programa o Subprograma, se podrán contratar servicios de capacitación debiendo
acreditar la debida justificación, y demás requerimientos establecidos a continuación, en
aplicación del artículo 139 - Objetos de Naturaleza o Circunstancia Concurrente
Incompatibles con el Concurso, inciso e).
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1. Indicar nombre y número de cédula de los funcionarios participantes.
2. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Costo de la actividad
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación sobre: la forma de pago usual de Gobierno
Adjuntar el programa de la capacitación, los horarios y la invitación al público
que demuestra que es una capacitación abierta
3. Certificación del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica,
que haga constar que el oferente, está debidamente inscrito ante ellos, esto en el
caso que aplique. (Según Ley Orgánica 7105 de ese Colegio).
Importante El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite de contratación solicitado
Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: e) Servicios de capacitación: Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales. Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se haga, a excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros, idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá hacerse de manera directa. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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4. Certificación del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF)
5. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Que se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no
es patrono
Que se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones
Familiares (FODESAF)
Que se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales
Que no le afectan las prohibiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis
de la Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa
6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service
1. Adjuntar en formato de word y excel el documento denominado Plan de Servicio de
Alimentación, en el cual se selecciona el tipo de servicio que se requiere y las
opciones de alimentación. Este debe estar completo con los requerimientos del
Programa o Subprograma y debidamente firmado por el Jefe.
2. Incorporar como requisito de admisibilidad la presentación de una declaración
jurada, debidamente firmada por el representante legal de la empresa, donde el
oferente indique:
Que está en capacidad técnica y humana para prestar el servicio
Que poseen personal altamente calificado, lo cual se acreditará aportando
copia de certificados de capacitación reconocidos por el Instituto Nacional de
Aprendizaje (de colegios técnicos, vocacional, entre otros)
3. Indicar que el oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto
con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen,
según lo establece el artículo 26 del RLCA
Importante Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con quince días hábiles de previo a la realización de la actividad de capacitación, caso contrario será
rechazada
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6.14 10801 – Mantenimiento de Edificio, Locales y Terrenos
Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones
1. Indicar la especialidad requerida del profesional responsable de la obra, por parte
del contratista.
2. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o
el representante profesional del Programa o Subprograma, donde remitan las
especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las
coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud
Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso
de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,
emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.
-------------------- Este documento para efectos de Contratación Administrativa --------------------
----------------------------------------------- tiene vigencia de 1 año ------------------------------------------------
3. Si la obra de la remodelación incluye la adquisición de equipo o mobiliario, el
Programa o Subprograma debe incluir la lista de la totalidad de los artículos dentro
de las especificaciones técnicas, para que se incluya en el pliego de condiciones, y
por lo tanto sean cotizados por los posibles oferentes. De modo que la oferta refleje
el desglose de precios de los artículos, para efectos del patrimonio. (Circular No.
DPI-45-2014 del 14 de noviembre de 2014), para esto el Programa o Subprograma
debe coordinar con la Dirección Financiera para efectos de indicar el código de
mercancía y descripción.
4. Si la remodelación se realiza en un bien inmueble que no pertenezca al Ministerio,
se debe justificar la inversión, y ser removible, para que pueda ser retirada en el
momento en que se requiera desocupar dicho inmueble.
Importante Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con quince días hábiles de previo a la realización de la actividad de capacitación, caso contrario será rechazada
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6.15 10805 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Transporte
Para esta subpartida tener en consideración que si la reparación es por única vez, el
objeto contractual se debe incorporar como “Reparación de (objeto contractual)”, e
incluirse bajo la modalidad de cantidad definida.
1. Indicar el número de patrimonio, número de placa, modelo y cilindraje.
2. Como parte de las especificaciones técnicas, indicar la descripción detallada del
Mantenimiento y Reparación de Equipo de Transporte, emitidas por la Dirección de
Transportes sobre los requerimientos de los vehículos.
3. Especificaciones técnicas de los repuestos que se necesitan.
4. Si se requieren repuestos originales, justificar debidamente las razones (por
garantía, etc)
5. Si se acepta la cotización de repuestos originales y genéricos para una misma línea,
se debe remitir una metodología especial para evaluar y comparar ofertas en estos
casos en igualdad de condiciones.
6. Adjuntar copia del Acta del Instituto Costarricense sobre Drogas (I.C.D), si el
vehículo se encuentra en calidad de préstamo, con el nombre actualizado de la
persona o departamento bajo el cual se encuentra prestado o acta de donación, si
aún tiene placa particular.
Importante En caso de que lo que se requiera sea un servicio de mantenimiento por un periodo continuo, el trámite se debe generar específicamente como un Mantenimiento Preventivo o Correctivo, según corresponda. (ver Apartado 6.1 Mantenimiento
Preventivo y Correctivo)
Importante Se recuerda que en sustitución del Formulario Referencial de Precios para esta partida, se debe suministrar criterio técnico de precios donde debe incorporarse: el presupuesto global de las actividades constructivas (tabla de actividades) sustentándose también el valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías del Ministerio de Hacienda, Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe del Departamento de Obras Civiles)
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6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas
de Información
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidos por la
Dirección de Tecnologías de Información.
2. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
6.17 20101 – Combustibles y Lubricantes
1. Especificaciones técnicas de los aceites, emitidas por la Dirección de Transportes.
2. Dichas especificaciones deben incorporar la solicitud expresa por parte del Área
Técnica indicando que, el oferente se obliga - en caso de resultar adjudicado - a
retirar de la Administración, el aceite usado en las mismas cantidades de compra,
mediante transporte y la logística de recolección adecuadas, así como el
compromiso de su debida disposición final.
6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales
1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir, avaladas por el médico
encargado.
2. Indicar si se requiere que el producto este registrado en el Ministerio de Salud.
3. Según el tipo de producto, indicar en forma expresa si se requiere permiso de
regencia del Colegio de Farmacéuticos.
4. Para productos que no son OTC (venta libre) indicar como requisito de admisibilidad
que el oferente debe contar con el Permiso de Funcionamiento vigente de
Droguería, específicamente el de Distribución y Comercialización.
5. Plazo mínimo de vencimiento que debe garantizar el producto (al menos 2 años).
Importante En caso de que lo que se requiera sea un servicio de mantenimiento por un periodo continuo, el trámite se debe generar específicamente como un Mantenimiento Preventivo o Correctivo, según corresponda. (ver Apartado 6.1 Mantenimiento
Preventivo y Correctivo)
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6.19 20103 – Productos Veterinarios
1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir, avaladas por el
Veterinario de la Unidad.
2. Incorporar como requisito de admisibilidad que:
Los oferentes estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de
Costa Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA)
Los oferentes cuenten con un regente técnico, para efectos de la emisión de
recetas médicas
6.20 20204 – Alimentos para Animales
1. La unidad de medida a indicar para la compra del alimento, debe ser expresada en
kilogramos.
2. Especificaciones técnicas del alimento, avaladas por el Veterinario de la Unidad
(indicando la fecha de vencimiento requerida del producto).
3. En caso de que la necesidad sea de una marca específica de alimento, la solicitud
de contratación debe incorporar la justificación técnica respectiva.
6.21 20402 – Llantas
1. En cumplimiento con el Decreto Ejecutivo no. 38933-S, las solicitudes deben:
Incluir criterios ambientales como la posibilidad de reencauche en vehículos
de uso policial y/o administrativos
Otorgar un 20% adicional a los oferentes que en igualdad de condiciones
demuestren que los productos ofrecidos incorporan criterios de la gestión
integral de residuos, así como la gestión del residuo una vez terminada su
vida útil
Incorporar criterios que promuevan la gestión integral de residuos
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6.22 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo
1. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información
con las debidas aprobaciones.
2. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidos por la Dirección
de Tecnologías de Información.
6.23 29904 – Textiles y Vestuarios
1. Indicar tallas y colores.
2. Incluir como parte de la justificación lo dispuesto en el punto 3.1.2. del “Instructivo
sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución
presupuestaria en el proceso de visado”.
3. Para compra de uniformes policiales:
Según el “Reglamento de Uso de Uniformes y Distintivos de los Cuerpos
Policiales Adscritos al Ministerio de Seguridad Pública, indicar la clasificación
del uniforme (artículo 4) y elaborar las especificaciones técnicas en
conformidad del mismo
6.24 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad
1. Especificaciones técnicas de la Dirección General de Armamento o del técnico
especializado del Programa o Subprograma Presupuestario.
6.25 29999 – Otros Útiles, Materiales y Suministros Diversos
Compra de Herraduras para Equinos
1. Especificaciones técnicas emitidas por el veterinario de la unidad.
2. Indicar el tamaño de las herraduras.
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6.26 50102 – Equipo de Transporte
1. Indicar de manera clara el tipo y color de los vehículos a adquirir.
2. Cumplir con lo establecido en el Artículo No. 56 de la Ley General de Policía en lo
que respecta a los colores, de manera que en aquellos casos que sean de
excepción (colores diferentes a azul y blanco) sean justificados.
3. Verificar que los vehículos si son de uso policial, cuenten con las características
técnicas para esta función.
4. Los vehículos que se importen deben ser obligatoriamente importados a nombre del
Ministerio de Seguridad Pública.
5. En el caso de que el Jefe de Programa o Subprograma requiera la adquisición de un
equipo móvil al cual sea necesario modificarle las especificaciones de fábrica,
deberá cumplir con lo comunicado mediante Circular No. DPI-03-2014 del 20 de
enero de 2014.
6. Distribución que se realizará sobre el equipo de transporte, es decir las
delegaciones u oficinas que serán beneficiadas, incluyendo la cantidad por cada
una.
7. Justificación razonable de la adquisición de los vehículos, según tipo.
6.27 50103 – Equipo de Comunicación
1. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
Lo anterior, para las sub clases 005 Centrales y Teléfonos y la 035 Proyectores.
2. Especificaciones técnicas del equipo de comunicación a adquirir, emitidas por el
Departamento de Comunicaciones Policiales o el Área Técnica especializada.
Importante Los Programas y Subprogramas deben asegurarse de que en el expediente digital de la contratación consten las actas de recibido del Almacén Institucional, sean provisionales o definitivas, una vez se haya hecho el debido registro
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6.28 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina
Fotocopiadora
Para la compra de este tipo de bien se requiere lo siguiente:
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección
de Tecnologías de Información.
Equipos de Aires Acondicionados
1. Incorporar como requisito de admisibilidad, la presentación del Certificado de
producto emitida por un organismo de certificación de producto (OCP) acreditado o
reconocido por el ECA en la norma ISO/IEC 17065 en su versión vigente, que
indique el (los) modelo (s) del artículo y su conformidad con la Directriz No. 11-
MINAE 9
2. Especificaciones técnicas y Formulario Referencial de Precios, emitidos por el
Departamento de Obras Civiles.
3. En los casos que la adquisición implique compra e instalación, se debe hacer la
divisibilidad de los precios y de los plazos.
9 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014.
6.29 50105 – Equipo y Programas de Cómputo
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios, emitidos por la
Dirección de Tecnologías de Información.
2. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software.
3. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
4. Solicitar el desglose de precios e indicar los códigos de mercancía, en caso de que
aplique.
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6.30 50199 – Maquinaria, Equipo y Mobiliario Diverso
Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración Electrodomésticos y
Equipos de Refrigeración Comerciales
1. Incorporar como requisito de admisibilidad, la presentación del Certificado de
producto emitida por un organismo de certificación de producto (OCP) acreditado o
reconocido por el ECA en la norma ISO/IEC 17065 en su versión vigente, que
indique el (los) modelo (s) del artículo y su conformidad en con la Directriz No. 11-
MINAE 9
2. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidos por el
Departamento de Obras Civiles.
9 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014.
6.31 50201 – Edificios
Obras por Construcción de Edificaciones
1. Oficio remitido por el Departamento de Obras Civiles avalando los aspectos
relacionados al trámite que se va a realizar, así como manifestación expresa en
caso de requerirse sobre los siguientes aspectos:
Se cuenta con un estudio de suelos. En caso de no ser necesario, se deberá
justificar técnicamente
Sobre el visado de planos (CFIA)
Sobre permisos en general (de construcción, municipales, de sistema contra
incendios, sanitarios, etc)
Indicación según las especificaciones técnicas requeridas (Leyes y
Reglamentos del CFIA, Código de Cimentaciones de Costa Rica, Código de
Instalaciones Hidráulicas y sanitarias en Edificaciones de Costa Rica, Código
Eléctrico de Costa Rica, Código Sísmico, Código Urbano de Costa Rica,
Reglamento de Seguridad en Construcciones, Reglamento sobre el Manejo
de Residuos Sólidos Ordinarios, Reglamento para el trámite de visado de
planos para la Construcción, Reglamento para el Reajuste de Precios en
Contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento, Normas de la
NFPA (National Fire Protection Association), Regulaciones de la
Municipalidad donde se ubica el inmueble, y cualesquiera otras que sean de
aplicación del contrato que se solicita)
Sobre la debida inscripción del Director de Proyecto ante el CFIA.
Sobre la bitácora oficial, el programa de trabajo, la tabla de pagos, las
pólizas de riesgos del trabajo, las pólizas de seguros (tipos, cobertura, etc.).
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Sobre la necesidad o no de una reunión de pre-inicio, su antelación a la
emisión de la orden de inicio, las actividades a realizar en dicha reunión
(revisión de subcontratos, de planillas de empleados, de aprobación
definitiva del programa de trabajo, de los diseños estructurales, eléctricos y
electromecánicos, de las pólizas de seguros, de la bitácora del proyecto,
etc.).
Si requiere estudio de viabilidad ambiental o impacto ambiental, de una
regencia o de una garantía ambiental
Definición de las condiciones a establecer en el pliego respecto de la
participación en consorcio, según la naturaleza y complejidad de la obra
2. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:
Certificación Registral Nacional, a fin de garantizar que el inmueble es
propiedad del Estado y/o del Ministerio de Seguridad Pública
Plano Catastrado, certificado con los visados y debidamente firmados por el
responsable
Certificación de cualquier otro permiso estatal del Ministerio de Salud,
SETENA (si el trámite lo requiere), INVU, ICE, CNFL
Si se presentan los planos eléctricos, planos constructivos, firmados en
original o copia certificada, debidamente visados y con el número de registro
del profesional responsable, quien debe ser miembro activo del Colegio
Federado de Ingenieros y Arquitectos.
3. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o
el representante profesional del Programa o Subprograma, donde remitan las
especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las
coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud
Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso
de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,
emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.
-------------------- Este documento para efectos de Contratación Administrativa --------------------
----------------------------------------------- tiene vigencia de 1 año ------------------------------------------------
4. Si la obra incluye la adquisición de equipo o mobiliario, el Programa o Subprograma
debe incluir la lista de la totalidad de los artículos dentro de las especificaciones
técnicas, para que se incluya en el pliego de condiciones, y por lo tanto sean
cotizados por los posibles oferentes. De modo que la oferta refleje el desglose de
precios de los artículos, para efectos del patrimonio. (Circular No. DPI-45-2014 del
14 de noviembre de 2014), para esto el Programa o Subprograma debe coordinar
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con la Dirección Financiera para efectos de indicar el código de mercancía y
descripción.
6.32 50207 – Instalaciones
Construcción de Planta de Tratamiento de Aguas Residuales
1. Incorporar como requisito de admisibilidad que los oferentes cuenten con un
profesional responsable, de las siguientes áreas:
En Química, Ingeniería Química o profesiones afines, inscrito en el Colegio de
Ingenieros Químicos y Profesionales Afines (CIQPA)
O un Ingeniero Civil, inscrito en el Colegio Federado de Ingenieros y
Arquitectos (CCFIA)
Importante Según oficio No. DACIQPA047-2016, suscrito por el Ing. Adrián Jiménez Brenes, Director Administrativo del Colegio de Ingenieros Químicos y Profesionales Afines, para toda contratación administrativa que tenga por objeto “Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales”, también los Ingenieros Químicos poseen competencia para actuar como profesionales responsables, por lo que no es competencia exclusiva de un Ingeniero Civil colegiado al CFIA realizar esa función. Por tanto esta información debe valorarse por al área técnica en cada caso particular e indicarle a esta Proveeduría sobre su incorporación al pliego cartelario
Importante Se recuerda que en sustitución del Estudio Referencial de Precios para esta partida se debe suministrar criterio técnico de precios, donde debe incorporarse: el presupuesto global de las actividades constructivas (tabla de actividades) sustentándose también el valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías del Ministerio de Hacienda, Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según Circular No. 0012/2015-
DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina)
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6.33 59903 – Bienes Intangibles
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios, emitidos por la
Dirección de Tecnologías de Información.
2. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información
con las debidas aprobaciones.
6.34 Reparaciones Indeterminadas - Equipo Móvil
Se recuerda que este procedimiento es de naturaleza excepcional por lo que se insta a
todos los Programas y Subprogramas para casos de reparaciones de equipo móvil, a
hacer uso de la figura del mantenimiento correctivo; mediante los procedimientos
ordinarios de concurso.
De otra forma los requisitos son los siguientes:
1. Descripción completa de los equipos a reparar indicando al menos: el número de
patrimonio, el número de placa, modelo y cilindraje.
Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: g) Reparaciones Indeterminadas: Los supuestos en los que, para determinar los alcances de la reparación sea necesario el desarme de la maquinaria, equipos o vehículos. Para ello deberá contratarse a un taller acreditado, que sea garantía técnica de eficiencia y de responsabilidad, sobre la base de un precio alzado, o bien, de estimación aproximada del precio para su oportuna liquidación a efectuar en forma detallada. Queda habilitada la Administración para precalificar talleres con base en sistemas de contratación que garanticen una adecuada rotación de los talleres que previamente haya calificado como idóneos siempre y cuando se fijen los mecanismos de control interno adecuados, tales como análisis de razonabilidad del precio, recuperación de piezas sustituidas, exigencia de facturas originales de repuestos, entre otros. En este caso es indispensable garantizar la incorporación de nuevos talleres en cualquier momento. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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2. Certificación de que el taller a contratar está acreditado ante las instancias
correspondientes y constituye una garantía técnica de servicio, eficiencia y
responsabilidad.
3. Acreditar la razonabilidad del precio propuesto por la empresa contratista, debiendo
al menos tomar en cuenta el valor fiscal del vehículo, los precios de mercado y el
monto de la reparación.
4. Indicar las condiciones esenciales del contrato, plazo de entrega máximo, lugar de
entrega del vehículo, tipo de repuestos, condiciones de entrega y recepción del bien
al contratista y a la Administración, garantía de reparación y de los repuestos
requeridos, etc. Adicionalmente asegurarse de que el contratista cuente con las
pólizas correspondientes al día, para el resguardo del bien y durante la vigencia de
la contratación.
5. Adjuntar un prediagnóstico de las posibles reparaciones y el costo aproximado,
emitido y firmado por el Departamento de Transportes o el responsable de emitirlo.
6. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Costo de las reparaciones.
Vigencia de la Oferta.
Leyenda de aceptación sobre: la forma de pago usual de Gobierno
Garantía de las reparaciones y de los repuestos
7. Oficio de la Dirección de Transportes o del responsable de emitirlo, indicado las
razones técnicas que imposibilitan a esa dependencia a realizar el diagnóstico
correspondiente en esa reparación particular.
Importante El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el trámite
Anexo No. 1
Circular No. DPI-043-2017 Procedimiento para gestionar
Contrataciones Administrativas en el
Sistema Comprared 2.0
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Anexo No. 2
Circular No. DPI-063-2016 Lineamientos generales para el uso del Clasificador del Objeto
del Gasto para la definición de imputaciones presupuestarias,
Diccionario de Imputaciones y el Catálogo del Sistema de
Compras vigente del Sistema Integrado de Compras Públicas
(SICOP)
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Anexo No. 3
Tipo de Modalidad y Trámite
3.1 Tipo de Modalidad
Al momento de crear una solicitud de contratación en SICOP, el elaborador de la misma
debe seleccionar el tipo de modalidad que según la necesidad requiere.
Artículo 162 – Modalidades del Contrato de Suministros. La contratación del suministro de bienes muebles podrá realizarse bajo alguna de las siguientes modalidades: a) Cantidad Definida: mediante la compra de una cantidad específica previamente definida, ya sea que se fije un plazo de entrega único o con varios tractos referidos a entregas parciales b) Entrega Según Demanda: cuando las condiciones del mercado, así como el alto y frecuente consumo del objeto lo recomienden, en suministros tales como alimentos, productos para oficina y similares, se podrá pactar no una cantidad específica, sino el compromiso de suplir los suministros periódicamente, según las necesidades de consumo puntuales que se vayan dando durante la fase de ejecución. En este supuesto la Administración incluirá en el cartel, a modo de información general, los consumos, al menos del año anterior. Las cotizaciones se harán sobre la base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los consumos mensuales y totales aproximados. El cartel deberá definir con toda claridad, entre otros: el plazo de la contratación, el cual no podrá ser superior a cuatro años, incluyendo plazo inicial y eventuales prórrogas, las reglas sobre la eventual exclusividad, la metodología de ejecución del contrato, incluyendo los plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega y los máximos en los que éste debe entregar, sistemas del control de calidad, causas de resolución contractual, reglas para excluir un producto y demás asuntos pertinentes. La Administración podrá incluir en su cartel mecanismos que le permitan variar los precios originalmente contratados cuando éstos no reflejen las variaciones sustanciales y sostenidas del mercado, que se hayan producido con posterioridad. Para ello deberá establecer reglas claras que garanticen una adecuada y equilibrada aplicación de esta facultad. (Así modificado este párrafo mediante artículo 1 del Decreto Ejecutivo N° 35218-H del 30 de abril de 2009). En este tipo de contrataciones será posible la inclusión de nuevos suministros no contratados originalmente, en tanto obedezca a una necesidad surgida con posterioridad al inicio del concurso que originó el contrato, que se trate de bienes de similar naturaleza, que el aumento no implique más de un 50% de la cantidad de bienes originalmente contratados, estimación inicial y que además, se acredite la razonabilidad del precio cobrado. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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3.1.1 Cantidad Definida
La modalidad de Cantidad Definida se debe aplicar cuando el Programa o Subprograma
tiene previamente definida la cantidad de unidades y el monto del objeto contractual que
requiere (sea obra, bien o servicio).
Aunado a lo anterior se debe tener en consideración que la entrega de dicha compra, será
en una sola entrega o mediante entregas parciales; cumpliendo en ambos casos con el
plazo de entrega consignado en la solicitud de contratación, que solicitó el Programa o
Subprograma.
Adicionalmente se debe tener claro que este tipo de contrataciones, no permiten ser
prorrogadas, por lo que el Programa o Subprograma debe tomarlo en cuenta según sea la
necesidad (según criterio de la Contraloría General de la República, según resolución
no. R-DCA-0501-2017).
La modalidad de Cantidad Definida aplica cuando … - Se tiene previamente definida la cantidad de unidades a requerir del objeto de compra (sea obra, bien o servicio) - Corresponde a una única entrega, sea una sola entrega o mediante entregas parciales (bajo el mismo plazo de entrega) - Se cuenta con la totalidad del presupuesto y cuotas en el año presupuestario vigente requerido - No obedece a un contrato prorrogable
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3.1.2 Entrega según demanda
La modalidad de Entrega según Demanda procede cuando por condiciones del Programa
o Subprograma, naturaleza del objeto contractual, condiciones del mercado, así como el
alto y frecuente consumo del objeto; no resulta posible establecer una cantidad definida
en la fase previa; sino un compromiso de suplir en forma periódica, según las
necesidades de consumo que se vayan dando en la fase de ejecución.
Adicional a los requisitos generales que debe cumplir una solicitud, si se ingresa bajo la
modalidad de Entrega según Demanda, el Programa o Subprograma debe contemplar lo
siguiente:
1. Adjuntar el consumo de al menos el año anterior, o proyección de mínimo 1 año (si se
compra por primera vez)
2. El plazo de la contratación no podrá ser superior a cuatro años, incluyendo plazo inicial
y eventuales prórrogas
3. Plazos mínimos de aviso al contratista para las entregas
4. Procedimientos de Control de Calidad para la recepción y para ser utilizados en la
ejecución del contrato
5. Si se requiere solicitar a las empresas participantes capacidad financiera
Importante - Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO04O05-PC: Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA) o el Formulario No. DPI-FO17O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art 139 RLCA), según aplique - Si el Programa o Subprograma requiere por alguna razón en particular, incluir la solicitud como Según Demanda y Contrato continuo, siendo una solicitud de Cantidad definida; debe aclararlo en la solicitud en el apartado de observaciones. Ejemplo: “Esta solicitud se incluyó bajo la modalidad según demanda por cuestiones del sistema SICOP, no obstante, corresponde a una solicitud de cantidades definidas” En estos casos, una vez que la contratación sea eficaz y el Programa o Subprograma reciba dicha notificación, contará con un plazo máximo de 5 días hábiles para proceder a generar vía SICOP, la solicitud de Inyección de Contenido (ver Anexo 3, Apartado
3.9 Inyección de Contenido)
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6. Monto de la estimación contractual considerando las posibles prórrogas (si
corresponde a Cuantía Inestimable indicarlo de esta forma) y monto de la estimación
anual, en colones. Los mismos se deben ingresar en la solicitud de contratación en los
apartados de: “Monto de Presupuesto Estimado” y “Total de Monto de Presupuesto”,
que es la sumatoria de lo que se incluya en las líneas de la solicitud.
7. Para casos de inclusión de líneas, al momento de realizar la inclusión se debe indicar:
la justificación, el cumplimiento con el procedimiento establecido en el pliego cartelario
para la inclusión de líneas y razonabilidad del precio, consumo del nuevo producto o
proyección de al menos un año, plazos mínimos de aviso al contratista para las
entregas, valoración y cumplimiento técnico de las muestras, cumplimiento técnico de
los requisitos establecidos por el área competente.
Lo anterior en conformidad del artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa:
Modificación Contractual y Actualización Tecnológica y 208 del Reglamento:
Modificación Unilateral del Contrato. (Ver Anexo 3, apartado 3.2.9 Inyección de
Contenido).
3.1.3 Remate
Los requisitos para tramitar un remate son:
1. Adjuntar el avalúo emitido por el Ministerio de Hacienda o un profesional competente.
2. Oficio de justificación.
3. Resolución de baja de bienes, en el caso de bienes patrimoniables.
Artículo 49 - Supuestos. El procedimiento de remate podrá utilizarse para vender o arrendar bienes, muebles o inmuebles, cuando resulte el medio más apropiado para satisfacer los intereses de la Administración. Ley de Contratación Administrativa
Importante - Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO06O05-PC: Requisitos para solicitudes de entrega Según demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA) o el Formulario No. DPI-FO18O03-PC: Requisitos para solicitudes de trámites
excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA), según aplique
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3.2 Tipo de Trámite
3.2.1 Escasa Cuantía
Artículo 144 - Escasa Cuantía Las contrataciones que por su limitado volumen y trascendencia económica, de conformidad con los montos establecidos en el Artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, podrán tramitarse siguiendo el procedimiento que se indica en este Reglamento. Una vez que se ha determinado que procede una contratación directa de escasa cuantía, se ha de confeccionar un pliego de condiciones sencillo en donde se describa el objeto contractual, el plazo y forma de la entrega, así como también se debe fijar la hora y fecha para la recepción de las propuestas. En estos casos se adjudicará la oferta de menor precio, sin prejuicio de que se valoren otros factores relevantes, cuando así haya sido definido en la invitación. La entidad dará un plazo mínimo de un día y un máximo de cinco días hábiles para la presentación de las cotizaciones. En casos acreditados como urgentes se pueden solicitar las cotizaciones con, al menos, cuatro horas de anticipación a su recepción; en este supuesto deberá existir un documento firmado por un funcionario que se haga responsable de esta decisión, quien será el mismo que dicta el acto de adjudicación. La Administración invitará a no menos de tres potenciales oferentes del Registro de Proveedores establecido en este Reglamento, aunque se encuentra obligada a estudiar todas las ofertas presentadas, independientemente si provienen de oferentes que han sido invitados o no. Para participar no es requisito estar inscrito en el Registro de Proveedores. En caso de que el número de proveedores inscritos sea menor a tres, podrá invitar a otros que no lo estén. (Así modificado este párrafo mediante artículo 1 del Decreto Ejecutivo N° 35218-H del 30 de abril de 2009).
Para la validez del procedimiento no será necesario contar efectivamente con las tres cotizaciones, pero sí que los invitados sean empresas dedicadas al giro propio del objeto contractual específico; en cuyo caso igualmente se considerará falta grave el trámite seguido en sentido contrario a esta disposición. Las ofertas podrán ser presentadas por fax o correo electrónico, de acuerdo a lo que establezca el cartel, debiendo realizarse la convalidación de la que resulte mejor posicionada de la evaluación realizada antes de dictar el acto de adjudicación. En aquellos casos donde se cuente con un sistema que garantice los principios rectores del uso de medios electrónicos se podrán recibir las ofertas por dicho medio.
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3.2.2 Licitación Abreviada
3.2.3 Licitación Pública
Artículo 91 - Definición. La licitación pública es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede, entre otros, en los casos previstos en el Artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, en atención al monto del presupuesto ordinario para respaldar las necesidades de bienes y servicios no personales de la Administración promovente del concurso y a la estimación del negocio. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 97 - Definición. La licitación abreviada es el procedimiento ordinario de carácter concursal, que procede en los casos previstos en el Artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, en atención al monto del presupuesto ordinario, para respaldar las necesidades de bienes y servicios no personales de la Administración promovente del concurso y a la estimación del negocio. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
El acto de adjudicación, deberá dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes, quienes podrá interponer recurso de revocatoria, dentro del plazo de dos días hábiles siguientes a su notificación. Si el recurso es admisible, se concederá audiencia al adjudicatario por el plazo de dos días hábiles, vencido el cual la Administración deberá resolver dentro de los tres días hábiles siguientes. En los casos declarados urgentes no habrá recurso alguno. Asimismo en cuanto a la invitación a participar, la Administración deberá considerar lo establecido en el Decreto Ejecutivo número 33305-MEIC-H, “Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración”. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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3.2.4 Actividad contractual desarrollada entre entes de Derecho Público
(Artículo 138 RLCA) y Objetos de naturaleza o circunstancia
concurrente incompatibles con el concurso (Artículo 139 RCLA)
Artículo 138 - Actividad contractual desarrollada entre entes de Derecho Público. Las entidades de Derecho Público podrán celebrar contrataciones entre sí, sin sujeción a los procedimientos ordinarios de contratación, siempre y cuando esa actividad atienda al menos los siguientes requisitos: 1) Cumplir en lo pertinente con los requisitos previos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento, en particular, respecto de la correcta definición del objeto contractual y las fases de planificación y presupuestación. Asimismo, en fase de ejecución contractual serán aplicables las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento. 2) Estar acreditado en expediente la idoneidad del sujeto público para la dotación del objeto contractual. El jerarca deberá acreditar en la decisión inicial los motivos técnicos y financieros que hacen de esta vía la mejor para la satisfacción del fin público, disponiendo de un estudio de mercado que considere a los potenciales agentes públicos y privados. 3) Observar el marco jurídico que regule las competencias legales de ambas parles. 4) Observar ambas entidades el equilibrio y la razonabilidad de sus prestaciones en sus relaciones contractuales. 5) Asegurar que la participación de la entidad contratada sea de al menos un 50% de la prestación objeto del contrato. Las contrataciones con terceros por parte de la contratada deberán estar referidas a cuestiones especializadas y según su régimen de contratación. 6) Acreditar financieramente la razonabilidad del precio, conforme a las disposiciones de este Reglamento. Bajo ninguna circunstancia, la presente excepción podrá utilizarse como un mecanismo para la contratación de terceros sin atender los procedimientos ordinarios previstos en la Ley de Contratación Administrativa y este Reglamento. Los convenios de colaboración suscritos entre entes de derecho público, en ejercicio de sus competencias legales, no estarán sujetos a las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Artículo 139 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso La Administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de la República: a) Oferente Único: Los bienes o servicios en los que se acredite que solamente una persona o empresa está en condiciones de suministrar o brindar, sin que existan en el mercado alternativas que puedan considerarse idóneas para satisfacer la necesidad institucional. La procedencia de este supuesto ha de determinarse con apego a parámetros objetivos en relación con la necesidad, acreditando que la opción propuesta es la única apropiada y no sólo la más conveniente. Dentro de esta excepción se encuentra la compra de Artículos exclusivos, entendidos como aquellos que en razón de una patente de invención sólo son producidos por determinada empresa, siempre que no existan en el mercado Artículos similares sucedáneos. Comprende también la compra de repuestos genuinos, producidos por la propia fábrica de los equipos principales y respecto de los que exista en el país sólo un distribuidor autorizado. Si hubiesen varios distribuidores de partes o repuestos el concurso se hará entre ellos. En los casos de contrataciones sujetas a prórrogas, de previo a convenir una de ellas, la Administración se encuentra obligada a estudiar el mercado para determinar si han surgido nuevas opciones idóneas, en cuyo caso han de adoptarse las medidas oportunas tendientes a iniciar el procedimiento concursal que corresponda. Si en aplicación de esta causal, se incorporan partes o piezas a equipos propietarios que, a su vez conlleven su actualización, la Administración deberá justificar que técnica y económicamente esa alternativa es una opción más apropiada que sustituir el equipo, mediante la licitación que corresponda. b) Bienes o Servicios Artísticos o Intelectuales: La compra, a precio razonable, de bienes o servicios que en virtud de su carácter intelectual o artístico se consideren fuera de competencia. Cuando la obra no haya sido creada, se podrá utilizar un certamen, donde el procedimiento de selección será el juicio crítico de expertos reconocidos en una comisión de no menos de tres integrantes y no más de cinco. En estos casos, las credenciales de los jueces deberán constar en el expediente administrativo. c) Medios de Comunicación Social: La contratación directa de medios de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. En estos casos se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizarse por los medios de contratación ordinarios. d) Suscripciones y Compra de Material Bibliográfico: La suscripción de revistas, semanarios o diarios de circulación nacional o internacional, así como la compra de material bibliográfico en el extranjero, incluso el contenido en medios electrónicos.
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e) Servicios de Capacitación: Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta, entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales. Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se haga, a excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros, idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá hacerse de manera directa. f) Atención Urgente de Gestiones Judiciales: La contratación de servicios de abogacía, cuando corresponda atender de manera pronta e impostergable una gestión judicial, siempre y cuando no se cuente con funcionarios idóneos para la tramitación del asunto. Si no se requiere de la atención profesional inmediata deberá acudirse al procedimiento ordinario correspondiente. g) Reparaciones Indeterminadas: Los supuestos en los que, para determinar los alcances de la reparación sea necesario el desarme de la maquinaria, equipos o vehículos. Para ello deberá contratarse a un taller acreditado, que sea garantía técnica de eficiencia y de responsabilidad, sobre la base de un precio alzado, o bien, de estimación aproximada del precio para su oportuna liquidación a efectuar en forma detallada. Queda habilitada la Administración para precalificar talleres con base en sistemas de contratación que garanticen una adecuada rotación de los talleres que previamente haya calificado como idóneos siempre y cuando se fijen los mecanismos de control interno adecuados, tales como análisis de razonabilidad del precio, recuperación de piezas sustituidas, exigencia de facturas originales de repuestos, entre otros. En este caso es indispensable garantizar la incorporación de nuevos talleres en cualquier momento. h) Objetos que Requieren Seguridades Calificadas: Los casos en los que para elaborar las ofertas se requeriría revelar información calificada y confidencial se podrá contratar de forma directa. En estos supuestos, la Administración deberá realizar un sondeo del mercado, sin revelar los elementos del objeto que comprometen la seguridad que justifica el procedimiento. Concluido el sondeo de mercado, la entidad procederá a seleccionar a la empresa que considera es la más apta para la satisfacción de su necesidad. La Administración podrá negociar con la empresa seleccionada las condiciones de precio. En todo caso, la Administración deberá acreditar que el precio reconocido es razonable, con relación en prestaciones similares o en función de las aplicaciones y tecnología. No es aplicable esta causal de excepción en los supuestos en los que sea posible realizar un concurso abierto y determinar la idoneidad de un contratista sin tener que revelar esa información, reservándola únicamente para el contratista.
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i) Interés Manifiesto de Colaborar con la Administración. Los contratos de servicios y suministros con personas físicas, organizaciones no gubernamentales o entidades privadas que evidencien su afán de ayuda desinteresada a la Administración y su ausencia de ánimo de lucrar en la respectiva operación. Se entiende que se está en los supuestos anteriores, cuando el precio fijado por el particular a la Administración Pública resulte inferior al valor real mínimo de mercado en 30% o más. El valor real mínimo será determinado por los estudios de mercado que se hagan o, cuando la naturaleza del objeto lo permita, mediante una valoración hecha por peritos idóneos según sea ordenado por la propia Administración. Si se tratara de bienes inmuebles dicha valoración deberá hacerla un funcionario de la propia entidad o en su defecto la Dirección General de Tributación. j) Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos: La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación se configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En estos casos, el precio máximo será el que fije el personal especializado de la Institución o en su defecto, de la Dirección General de la Tributación. La Administración podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir o en proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses institucionales o comerciales, según los términos que las partes convengan. En el caso de la compra de inmuebles se requiere adicionalmente de la autorización de la Contraloría General de la República, quien cuenta con un plazo máximo de diez días hábiles para analizar la gestión. k) Situaciones Imprevisibles: Las contrataciones necesarias para enfrentar situaciones totalmente imprevisibles que afecten o amenacen gravemente la continuidad de los servicios públicos esenciales. En estos casos la Administración podrá efectuar de inmediato las contrataciones que resulten necesarias y dejará constancia expresa de todas las circunstancias en el expediente que levantará al efecto. Dentro de este supuesto no se encuentra incluida la atención de situaciones originadas en una deficiente gestión administrativa, tales como desabastecimiento de bienes o servicios producto de una falta o mala planificación u originadas en una ausencia de control de vencimientos de contratos suscritos a plazo. l) Arrendamiento de Vehículos de los Funcionarios: El arrendamiento de los vehículos de los funcionarios de la Administración, cuando para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse, y resulte más económico y razonable, que se pague un precio por la utilización de dichos vehículos. Para que opere esta modalidad de contratación, es necesario que exista un sistema de control interno eficiente que garantice el uso racional y apropiado y que mediante una reglamentación interna se establezca con precisión las condiciones de la prestación. La aplicación de este sistema requiere de la autorización de la Contraloría General de la República, la cual podrá ordenar su eliminación cuando considere que se ha hecho una utilización indebida del mismo. También corresponderá a dicho órgano la fijación periódica de las tarifas correspondientes. m) Servicios de Arbitraje o Conciliación: La contratación de servicios de arbitraje y conciliación.
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Este tipo de trámites se crean como una solicitud de contratación regular en SICOP y
requiere:
1. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Costo del bien o servicio
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación que indica: la Forma de pago usual de Gobierno
Condiciones o requerimientos del Programa o Subprograma (plazo de
entrega, garantía de productos y de reparación o mano de obra, etc.)
2. Certificaciones o Documentos oficiales, según el tipo de objeto contractual (referirse
a la sección 6 Disposiciones Específicas)
3. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, o si no es
patrono.
Se encuentra al día con el pago al Fondo de Desarrollo y Asignaciones
Familiares (FODESAF).
Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.
No le afectan las prohibiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis de la
Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
4. El Oferente debe estar inscrito como Proveedor Comercial en SICOP.
n) Combustible: La compra de combustible en las estaciones de servicio. o) Patrocinios: Otorgar o recibir el patrocinio cuando se trate de una actividad que reporte ventajas económicas. En caso de otorgamiento deberá existir un estudio de costo beneficio que lo justifique. Si es la Administración la que pretende obtener un patrocinio, ha de procurar las condiciones más beneficiosas y en caso de contar con varias opciones decidirá la alternativa más conveniente a sus intereses. p) Asesoría a Auditorías Internas: La Auditoría Interna y los órganos de control podrán contratar servicios profesionales especiales para sus investigaciones, cuando la confidencialidad o agilidad así lo amerite. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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5. Formulario de Aceptación de Condiciones para rendir Garantía de Cumplimiento
(Ver Anexo No. 14) según sean: Bienes No. DPI-FO16O02-PC o Servicios No. DPI-
FO22O01-PC, debidamente firmado por el Representante Legal de la empresa. Esto
para efectos de aplicación en caso de incumplimientos, exceptuando para trámites
de Arrendamiento de Bienes Inmuebles.
6. Estudio de Razonabilidad de Precio
3.2.5 Artículo 139 Prorrogable
En el caso de contrataciones sujetas a prórrogas con fundamento en el artículo cita, de
previo a convenir una de ellas los Programas o Subprogramas se encuentran obligados
a estudiar el mercado para determinar si han surgido nuevas opciones idóneas, en cuyo
caso han de adoptarse las medidas oportunas tendientes a iniciar el procedimiento
concursal que corresponda.
Importante Para estas solicitudes de contratación utilizar los Formularios: Artículo 138 Formulario No. DPI-FO15O04-PC, denominado Requisitos para
solicitudes de actividad contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público (Art. 138 RLCA)
Artículo 139 Formulario No. DPI-FO17O03-PC, denominado Requisitos para
solicitudes de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA)
Formulario No. DPI-FO18O03-PC, denominado Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA) Formulario No. DPI-FO19O03-PC, denominado Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de Bienes Únicos (Art. 139 RLCA inciso j)
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3.2.6 Modificación Unilateral del Contrato (Artículo 12 LCA y Artículo 208
RLCA)
Artículo 12 – Modificación Contractual y Actualización Tecnológica Durante la ejecución del contrato, la Administración podrá modificar, disminuir o aumentar, hasta en un cincuenta por ciento (50%), el objeto de la contratación, cuando concurran circunstancias imprevisibles en el momento de iniciarse los procedimientos y esa sea la única forma de satisfacer plenamente el interés público perseguido, siempre que la suma de la contratación original y el incremento adicional no excedan del límite previsto en el artículo 27 de esta Ley, para el procedimiento de contratación que se trate. (Así reformado mediante el artículo 1° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006). La administración podrá recibir objetos actualizados respecto del bien adjudicado, en el tanto se cumplan las siguientes condiciones: a) Que los objetos sean de la misma naturaleza. b) Que se dé un cambio tecnológico que mejore el objeto. c) Que no se incremente el precio ofertado. d) Que se mantengan las demás condiciones que motivaron la adjudicación. En las contrataciones para la adquisición de equipos tecnológicos, el adjudicatario estará obligado a cumplir con la entrega de la última actualización tecnológica de los bienes adjudicados, siempre y cuando la administración lo haya dispuesto expresamente en el cartel. (Así adicionados los dos párrafos anteriores mediante el artículo 3° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006). Ley de Contratación Administrativa
Artículo 208 – Modificación Unilateral del contrato La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto estos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, bajo las siguientes reglas: a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza,
ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto. b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o
revisiones según corresponda. d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea
que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto.
e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio,
y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado
En contratos de prestación continua se podrá modificar tanto el objeto como el plazo. En este último supuesto el 50% aplicará sobre el plazo originalmente contratado, sin contemplar las prórrogas.
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Adicionalmente al cumplimiento de las condiciones que indican los artículos, este tipo de
trámite requiere:
1. Indicación expresa del elemento que va a ser modificado (monto del contrato,
plazo estimado, alcance del objeto contractual, inclusión de líneas al contrato, etc)
2. Razonabilidad del precio para ítems adicionales, líneas adicionales o cambios de
características que impliquen posibles variaciones en el precio
3. Causas de imprevisibilidad, indicándose de manera amplia y debidamente
razonada
4. Justificación de porqué es la mejor forma de satisfacer el interés público
5. En casos de inclusión de líneas: indicar justificación, estudio de mercado, consumo
del nuevo producto o servicio, o proyección por un periodo de mínimo 1 año,
plazos máximos y mínimos de aviso al contratista para las entregas, cumplimiento
de muestras si se requirieron
El Programa o Subprograma debe estudiar el trámite vigente antes de crear la solicitud
amparada al artículo 208, de modo que se asegure que efectivamente la compra obedece
a un criterio de imprevisibilidad, pues de lo contrario por un tema de incumplimiento de
la ley y su reglamentación la misma será rechazada, y deberá ser tramitada bajo alguna
otra modalidad (Informe de Auditoría No. AGSP/SA-02-06-2011 del 31 de enero de 2011).
Cuando el objeto esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre cada una de ellas y no sobre el monto general del contrato. El incremento o disminución en la remuneración se calculará en forma proporcional a las condiciones establecidas en el contrato original. En caso de disminución, el contratista tendrá derecho a que se le reconozcan los gastos en que haya incurrido para atender la ejecución total del contrato. En caso de contratos de obra, podrán ser objeto de incremento solo aspectos que no sean susceptibles de una contratación independiente sin alterar, perjudicar o entorpecer la uniformidad, la secuencia, la coordinación y otros intereses igualmente importantes. Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este Artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. La Contraloría General definirá reglamentariamente el procedimiento aplicable para lo previsto en este Artículo. (Así reformado el párrafo anterior mediante el Artículo 1 del decreto ejecutivo N° 33758 del 2 de mayo de 2007) La Administración deberá revisar el monto de las garantías rendidas a efecto de disponer cualquier ajuste que resulte pertinente.
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Según se haya creado el trámite original en Sicop, sea Cantidad Definida o Según
Demanda, así debe generarse la solicitud en el sistema.
Trámite original creado bajo la modalidad de Cantidad Definida
Se crea ingresando a “Instituciones Compradoras”. Y en el menú a la izquierda,
ingresando a:
Contratación Electrónica Confección de Contrato Contratos
De forma que se despliegue el listado de contratos que tiene vigentes y habilitados el
Programa o Subprograma para este tipo de trámites, se selecciona en el trámite
respectivo la opción de “Modificación de Contrato” y en la ventana siguiente la opción
“Modificación Unilateral de Contrato”, se completa la información requerida y se adjunta el
formulario respectivo.
Posteriormente se ingresan los aprobadores y se remite a aprobación.
Una vez aprobado por las partes el Programa o Subprograma debe asignarlo al
distribuidor correspondiente.
Trámite original es un contrato Según Demanda que NO implica Inclusión de
Líneas
Esta gestión se debe realizar fuera de SICOP, remitiendo el formulario y los requisitos
respectivos mediante correo electrónico.
Si el trámite procede, a partir de la revisión del Departamento de Programación y Control,
se asigna el trámite a un abogado quien adjuntará los documentos al trámite original y
elaborará la adenda.
Posteriormente el Programa o Subprograma realizará el trámite de Inyección de
Contenido, según sus necesidades.
Trámite original es un contrato Según Demanda que implica Inclusión de
Líneas
El trámite se debe ingresar a Sicop, como una contratación nueva, bajo la modalidad de
Según Demanda y como Oferente Único.
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Adjuntar el formulario correspondiente, ingresar los aprobadores y remitirse para
aprobación.
Posterior a la aprobación, el usuario elaborador en el Programa o Subprograma debe a fin
de completar el proceso, seleccionar “Asignar a Distribuidor”.
De esta forma, la solicitud de contratación pasará al Departamento de Contratación
Administrativa para su correspondiente trámite.
Una vez el contrato esté debidamente aprobado y notificado, el Programa o Subprograma
debe de realizar un trámite de Inyección de Contenido a ese contrato.
3.2.7 Contrato Adicional (Artículo 12 bis LCA y Artículo 209 RLCA)
Artículo 12 bis – Nueva Contratación Si, una vez ejecutado un contrato, la administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza, podrá obtenerlos del mismo contratista, siempre que se cumplan los siguientes requisitos: a) Que el contratista convenga en ello. b) Que el nuevo contrato se concluya sobre las mismas bases del precedente. c) Que el monto del nuevo contrato no sume más del cincuenta por ciento (50%) del contrato anterior. d) Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional del objeto del primer contrato. (Así adicionado mediante el artículo 3° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006). Ley de Contratación Administrativa
Importante Para trámites cuyo contrato original haya sido tramitado en la plataforma Comprared 2.0, esta Dirección emitió la Circular No. DPI-043-2017 (Ver Anexo No. 1), del 04 de julio de 2017 con el procedimiento correspondiente para el trámite de estas solicitudes. Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO09O06-PC, denominado Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA.
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Adicionalmente al cumplimiento de las condiciones que indican los artículos, este tipo de
trámite requiere:
1. Registro contable
2. Indicación expresa de que el bien fue recibido a satisfacción
3. Documento donde el Programa o Subprograma solicita al contratista que acepta las
condiciones del contrato original (si el trámite original se generó en Comprared)
4. Documento donde el contratista acepta las condiciones del contrato original (si el
trámite original se generó en Comprared)
Artículo 209 – Contrato adicional Si ejecutado un contrato la administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza podrá obtenerlos del mismo contratista siempre que éste lo acepte y se cumplan las siguientes condiciones. a) Que el nuevo contrato se concluya sobre las bases del precedente b) Que se mantengan los precios y condiciones con base en los cuales se ejecutaron las
obligaciones, pudiendo el contratista mejorar las condiciones iniciales. c) Que el monto del nuevo contrato no sea mayor al 50% del contrato anterior,
contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre el objeto y estimación general del contrato y no sobre el monto o cantidad de alguna línea en particular. En los contratos de objeto continuado el 50% se considerará sobre el plazo originalmente convenido sin considerar las prórrogas.
d) Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional del objeto. Cuando la recepción provisional del objeto coincida con la definitiva, el plazo comenzará a contar a partir de esta fecha. En contratos con plazos de entrega diferidos, contará a partir de la última entrega de bienes. Se excluyen del cómputo de este plazo la ejecución de prestaciones subsidiarias de la principal, como el plazo de garantía sobre bienes o servicios de soporte y mantenimiento derivado del principal.
e) Que en el contrato precedente no se hubiera incurrido en ningún incumplimiento grave.
Para utilizar esta modalidad, será requisito que dentro del plazo de los seis meses, conste en el expediente la debida motivación y promulgación, por quien tenga competencia para adjudicar, del acto administrativo que contenga la decisión en que se funde el nuevo contrato. La sumatoria del contrato precedente y del nuevo podrá exceder el límite económico del tipo de procedimiento originalmente utilizado. Esta modalidad no es aplicable a contratos de obra. Para lo anterior se deberá considerar los alcances del Artículo 37 de la Ley de Contratación Administrativa y lo establecido en el presente Reglamento. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Según se haya creado el trámite original en Sicop, sea Cantidad Definida o Según
Demanda, así debe generarse la solicitud en el sistema.
Trámite original creado bajo la modalidad de Cantidad Definida
Se crea ingresando a “Instituciones Compradoras”. Y en el menú a la izquierda,
ingresando a:
Contratación Electrónica Confección de Contrato Contratos
De forma que se despliegue el listado de contratos que tiene vigentes y habilitados el
Programa o Subprograma para este tipo de trámites, se selecciona en el trámite
respectivo la opción de “Modificación de Contrato” y en la ventana siguiente la opción
“Contrato Adicional”, se completa la información requerida y se adjunta el formulario
respectivo.
Posteriormente se ingresan los aprobadores y se remite a aprobación.
Una vez aprobado por las partes el Programa o Subprograma debe asignarlo al
distribuidor correspondiente.
Trámite original es un contrato Según Demanda
El trámite se debe ingresar a Sicop, como una contratación nueva, bajo la modalidad de
Según Demanda y como Oferente Único.
Adjuntar el formulario correspondiente, ingresar los aprobadores y remitir la solicitud a
aprobación.
Posterior a la aprobación, el usuario elaborador en el Programa o Subprograma debe a fin
de completar el proceso, seleccionar “Asignar a Distribuidor”.
De esta forma, la solicitud de contratación pasará al Departamento de Contratación
Administrativa para su correspondiente trámite.
Una vez el contrato esté debidamente aprobado y notificado, el Programa o Subprograma
debe de realizar un trámite de Inyección de Contenido a ese contrato.
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3.2.8 Convenio Marco (Artículo 115 RLCA)
Las compras por Convenio Marco en Sicop se crean ingresando al módulo de “Compra
por Catálogo” continuando con los siguientes pasos:
Seleccionando el convenio marco que contiene el objeto que desea adquirir por el
Programa o Subprograma
Buscar el artículo que cumple con las especificaciones que se requieren,
corroborando las mismas en la ficha técnica
Seleccionar la opción a elegir según lo que establece la Directriz de Uso del
Convenio Marco en mención (en caso contrario el Programa o Subprograma debe
justificar debidamente, según lo establecido por esa misma directriz)
Elegir la región donde se requieren el bien e indicar las cantidades a adquirir
Enviar lo seleccionado a “Cesta de Compras”
Importante Se advierte que esta modalidad no es aplicable a contratos de obra Para trámites cuyo contrato original haya sido tramitado en la plataforma Comprared 2.0, esta Dirección emitió la Circular No. DPI-043-2017 (Ver Anexo No. 1), del 04 de julio de 2017 con el procedimiento correspondiente para el trámite de estas solicitudes. Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO05O06-PC, denominado Requisitos para solicitudes de Contrato Adicional (Art. 209 RLCA).
Artículo 115 – Convenio Marco (…) Las instituciones usuarias de un convenio marco, están obligados a consultarlo y utilizarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como: precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien
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Dentro del mismo módulo de “Compra por Catálogo”, en el menú a mano izquierda,
seleccionar “Cesta de Compras”, donde aparecerán los artículos elegidos en los
pasos anteriores
Agrupar por proveedor y generar la orden de pedido
Completar los datos correspondientes (código presupuestario, fondo, garantía, plazo
de entrega, timbres, entre otros)
Adjuntar el formulario correspondiente
Generar el compromiso presupuestario
Incluir los aprobadores en el sistema y enviar la orden
El trámite ante la Dirección de Proveeduría Institucional es el mismo que para el resto de
solicitudes de contratación, según lo indicado en el punto 5.5 Trámite posterior a la
Decisión Inicial.
3.2.9 Inyección de Contenido
Este tipo de trámite se utiliza en casos de contratos prorrogables donde la modalidad de
entrega sea según demanda y el Programa o Subprograma requiera adquirir más bienes
o servicios del objeto contractual vinculado al contrato original.
Importante Se recuerda previo a generar una solicitud de convenio marco, verificar que el mismo esté en vigencia, así como considerar la fecha de vencimiento para efecto de las entregas de los bienes (según el plazo de entrega del bien) Si el bien a seleccionar tiene características específicas (ejemplo: color, material, etc) corroborarlas con el proveedor y aclararlas en la orden de pedido, en el apartado de Información Adicional, a fin de que una vez se realice el trámite, el Programa o Subprograma reciba el bien que previamente había seleccionado y que cumple con lo requerido Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO10O06-PC denominado Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA)
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Las Inyecciones de Contenido en Sicop se crean ingresando a “Instituciones
Compradoras” continuando con los siguientes pasos:
En el menú a la izquierda, ingresar a:
Contratación Electrónica Orden de Pedido Listado de Órdenes de Pedido
De forma que se despliegue el listado de contratos que tiene vigentes y habilitados
el Programa o Subprograma para este tipo de trámites
Se selecciona el trámite respectivo, y se completa la información requerida en el
sistema (si el trámite se generó en dólares considerar el porcentaje de diferencial
cambiario)
Adjuntar el formulario correspondiente
Se ingresan los aprobadores correspondientes
La revisión de esta primera etapa ante la Dirección de Proveeduría Institucional es el
mismo que para el resto de solicitudes de contratación, según lo indicado en el punto 5.5
Trámite posterior a la Decisión Inicial.
En una segunda etapa, una vez esté aprobado por las partes, el Programa o
Subprograma deberá:
Incluir el porcentaje de diferencial cambiario (para precios en dólares)
Generar el compromiso presupuestario
Ingresar los aprobadores de la orden de compra
Aprobador 1: Asesor Legal de la Dirección de Proveeduría (confirmar vía telefónica)
Aprobador 2: Proveedor Institucional
Una vez aprobada la orden de pedido, el Programa o Subprograma deberá notificar
la orden de compra al contratista a través del sistema
Importante Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO08O06-PC denominado Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido
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3.2.10 Trámites con permiso de la Contraloría General de la República
En los casos en los que los Programas o Subprogramas determinen la necesidad de
utilizar este tipo de trámites, según instrucciones de la señora Viceministra Administrativa,
deberán remitir a esta Proveeduría Institucional el respectivo borrador con la finalidad de
que sea revisado y remitido al Despacho del Ministro, tanto físico como digital, pues el
documento oficial dirigido a la Contraloría debe ser aprobado y firmado por dicha
autoridad.
3.2.11 Pagos por reajuste (Artículo 31 RLCA)
Según se haya creado el trámite original en Sicop, sea Cantidad Definida o Según
Demanda, así debe generarse la solicitud en el sistema.
Trámite original creado bajo la modalidad de Cantidad Definida
Se crea ingresando a “Instituciones Compradoras”. Y en el menú a la izquierda,
ingresando a:
Información de Sicop Solicitud de Contratación Solicitud de Contratación
Como una solicitud nueva, bajo la modalidad de Cantidad Definida, como un trámite de
Contratación Directa, de Oferente Único.
Artículo 31 – Reajustes o Revisiones del Precio Las partes tendrán derecho al reajuste o revisión del precio siempre que se acredite la variación de los respectivos costos, conforme las reglas existentes. El derecho a reajuste o revisión de los precios rige desde la presentación de la oferta y podrá ser solicitado una vez que dé inicio la ejecución contractual. Las partes estarán obligadas a fundamentar su gestión y a aportar las pruebas en que sustenten su dicho, tomando en cuenta las regulaciones específicas de la materia. Las gestiones por este concepto prescriben en cinco años, a partir de que existe la posibilidad de interponer acciones cobratorias en relación con la variación de costos que se demande. Dicha prescripción se interrumpe con la presentación de la gestión. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Trámite original creado bajo la modalidad de Según Demanda
Se crea el trámite como una Inyección de Contenido (Ver Anexo 3, apartado 3.2.9
Inyección de Contenido).
Importante Para este tipo de solicitudes, se debe utilizar el Formulario No. DPI-FO11O06-PC
denominado Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios (Art. 31 RLCA)
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Anexo No. 4
Cuenta Especial
Corresponde a fondos externos, en algunos casos los mismos se incluyen en el
presupuesto ordinario, tales como:
Impuesto de Casinos
Impuesto por Caja de Banano Exportada
Con respecto a las compras que se realicen con el Impuesto por Caja de Banano
Exportada, la Auditoría General se pronunció mediante el Informe No. AGSP/EE-A01-49-
2012 con el fin de que especifiquen en las solicitudes de contratación y los documentos
de ejecución presupuestaria, el desglose y monto utilizado en las compras que sean
financiadas. (Circular No. DPI-013-2017 del 01 de marzo de 2017)
Artículo 5 - Los recursos provenientes de la recaudación de todos los tributos y las multas establecidos en esta ley serán destinados a financiar los programas de seguridad ciudadana, a fin de que sean invertidos, exclusivamente, en infraestructura física de los centros penitenciarios del país, a cargo del Ministerio de Justicia y Paz y en mantenimiento de equipo y material policial del Ministerio de Seguridad Pública. Ley de Impuestos a Casinos y Empresa de enlace de llamadas a apuestas electrónicas
Artículo 2 - Del impuesto establecido por la Ley Nº 5515, se destinarán US$ 0,03 para la seguridad ciudadana de las poblaciones aledañas a las fincas bananeras de la Zona Atlántica y otras zonas productoras de banano, así como para la seguridad de la población de la provincia de Limón en general y toda instalación productiva de dicha provincia.
Decreto 34028-H-MAG-MSP, publicado en La Gaceta No. 21 del 30 de enero de 2088
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O los que corresponden a una cuenta independiente del presupuesto, como:
Derechos de Pesca
Si un Programa o Subprograma Presupuestario hace uso de uno de estos fondos, debe:
Indicar tanto en la Solicitud de Contratación y el Plan de Adquisiciones el
porcentaje de la compra que será financiada con estas cuentas.
Crear la Solicitud de Contratación Sin Contenido Presupuestario y bajo la
modalidad de según demanda, únicamente para efectos de sistema.
Artículo 51 – Del producto que se obtenga por los cánones por concepto de registro y licencia de pesca de los barcos atuneros con bandera extranjera, así como de las multas y los comisos generados por la pesca que realicen esos barcos en aguas de jurisdicción costarricense, le corresponderá: c) Un diez por ciento (10%) para el Servicio Nacional de Guardacostas. Ley 8436 Ley de Pesca y Acuicultura
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Anexo No. 5
Canje
La solicitud de contratación para el Canje de Vehículos, debe presentar:
1. Informe del Departamento de Avalúos de la Dirección General de Tributación del
Ministerio de Hacienda o del funcionario competente perteneciente a la Dirección de
Transportes.
2. Certificación emitida por el Registro Nacional de los vehículos, donde conste que
están libres de gravámenes, anotaciones, infracciones o colisiones. En caso de que
algunos de los vehículos presenten gravámenes, anotaciones, infracciones o
colisiones debe existir un documento emitido por el Jefe de Programa o
Subprograma, donde se acredite el compromiso de liberarlos indicando el plazo en
el que se hará efectivo.
3. Número de patrimonio, número de placa, modelo y cantidad de vehículos para canje
4. Características técnicas necesarias para la compra del equipo automotriz nuevo
5. Incluir la distribución de los vehículos, esto según informe de la Auditoria Interna
No. AGSP/SA-01-578-2014 denominado Estudio Presupuestal del Segundo
Semestre de 2013 Subprograma Presupuestario 090-03 “Seguridad Ciudadana”
Artículo 32 – Bienes como parte del Pago La Administración, podrá ofrecer como parte del pago, bienes muebles de su propiedad, siempre que sean de libre disposición y afines al objeto que se pretende adquirir. Para ello habrá de enlistarlos en el cartel y contar con un avalúo que determine su valor a fin de que éste sea conocido por los potenciales oferentes. En todo caso, el avalúo no podrá exceder los tres meses anteriores a la respectiva invitación. Los bienes podrán ser inspeccionados por los interesados, antes de la presentación de su propuesta, para lo cual la Administración, tomará las medidas que faciliten el acceso a éstos. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Anexo No. 6
6.1 Tabla de Unidades de Medida
Unidad Símbolo de la unidad Tipo
Kilometro km Longitud
Hectómetro hm Longitud
Decámetro dam Longitud
Metro m Longitud
Decímetro dm Longitud
Centímetro cm Longitud
Milímetro mm Longitud
Litro l Capacidad
Densidad ρ (kg/m3) Masa/volumen
Tonelada t Masa
Kilogramo kg Masa
Gramo g Masa
Hora h Tiempo
Minuto min Tiempo
Segundo s Tiempo
Ampere o amperio A Intensidad de corriente
Kelvin K Temperatura
Mol mol Cantidad de sustancia o
materia
Candela cd Cantidad de luminosidad
Newton N Fuerza
Joule o Julio J Energía
Hertz o hercio Hz Frecuencia
Pascal, Bar Pa, bar Presión
continua en la siguiente página ---------------------------------------------------------------------------
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Unidad Símbolo de la unidad Tipo
Vatio W Potencia
Voltio V Potencial eléctrico y fuerza
electromotriz
Culombio C Carga eléctrica
Ohmio Ω Resistencia eléctrica
Siemens S Conductancia eléctrica
Faradio F Capacidad eléctrica
Tesla T
Densidad de flujo magnético e
intensidad de campo
magnético
Celsius °C Temperatura
Weber Wb Flujo magnético
Henrio H Inductancia
Radián rad Ángulo plano
Estereorradián sr Ángulo sólido
Lumen lm Flujo luminoso
Lux lx Iluminancia
Becquerelio Bq Actividad radiactiva
Gray Gy Dosis de radiación absorbida
Sievert Sv Dosis de radiación absorbida
equivalente
Katán kat Actividad catalítica
Pixel px Resolución de imágenes
Byte B Unidad de información
Decibelio o decibel dB Unidad relativa a la acústica
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6.2 Tabla de Equivalencias
Longitud Unidad Sistema Métrico Decimal
Milímetros Centímetros Metros
Sistema Inglés
1 pulgada 25.4 2.54001 0.025400
1 pie 304.801 30.4801 .3048
1 yarda 914.402 91.4402 .9144
1 millas 1609.35
Capacidad Unidad Sistema Métrico Decimal
Litros
Sistema Inglés
1 galón
3.785
Peso Unidad Sistema Métrico Decimal
Gramos Kilogramos
Sistema Inglés
1 onza 28.35 .028350
1 libra 453.592 .4536
1 tonelada métrica 1000
Anexo No. 7
Circular No. DPI-008-2016 Jurisprudencia y lineamientos para
este 2016 sobre solicitud de muestras
para el trámite de contratación
administrativa
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Anexo No. 8
Circular No. DPI-005-2017 Procedimientos de Control de Calidad
en los procesos de Contratación
Administrativa
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Anexo No. 9
Circular No. DPI-015-2017 Recomendaciones legales para el establecimiento de causales de
multas en las solicitudes de contratación, por parte de los
Directores de Programa, Subprogramas y actividades
presupuestarias
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Anexo No. 10
Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones
Es importante que al momento de elaborar el Plan Anual de Adquisiciones se tomen en
cuenta las previsiones respectivas, esto a fin de que la información remitida responda a
las necesidades presupuestarias de la forma más óptima posible, considerando que
únicamente lo plasmado en este Plan es lo que sería posible adquirir durante el año
presupuestario vigente.
Sin embargo, en el eventual caso de que por algún motivo se omita un bien o servicio de
alguna de las partidas descritas en el Plan de Adquisiciones es posible utilizar la
herramienta de la “Modificación al Plan Anual de Compras”, con el fin de incorporar los
que se hayan omitido.
Se debe remitir a los correos electrónicos [email protected] y
[email protected], los siguientes documentos:
Oficio de solicitud de modificación firmado en digital, por el Jefe de Programa o
Subprograma.
Archivo en formato de Word o Excel con el extracto de la modificación.
Reserva Presupuestaria.
Anexo No. 11 Formulario Referencial de Precios
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Anexo No. 12 Formularios con requerimientos,
según tipo de Trámite
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DPI-FO04O05-PC Requisitos para solicitudes de trámites por Cantidades Definidas (Art. 162 inciso a) RLCA)
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DPI-FO06O05-PC Req. para sol. de entrega según Demanda o Consignación (Art. 162 inciso b) y c) RLCA)
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DPI-FO08O06-PC Requisitos para solicitudes de Inyección de Contenido
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DPI-FO09O06-PC Requisitos para solicitudes de Modificación Unilateral del Contrato (Art. 208 RLCA)
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DPI-FO10O06-PC Requisitos para solicitudes de Convenio Marco (Art. 115 RLCA)
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DPI-FO11O06-PC Requisitos para solicitudes de Reajuste de Precios (Art. 31 RLCA)
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DPI-FO15O04-PC Req. para sol. de Act. Contractual desarrollada entre sujetos de D. Público (Art. 138 RLCA)
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DPI-FO17O03-PC Req. para sol. de trámites excepcionados de Cantidades Definidas (Art. 139 RLCA)
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DPI-FO18O03-PC Requisitos para sol. de trámites excepcionados de entrega Según Demanda (Art. 139 RLCA)
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DPI-FO19O03-PC Requisitos para solicitudes de trámites excepcionados para Arrendamiento o Compra de
Bienes Únicos (Art. 139 RLCA inciso j))
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DPI-FO20O03-PC Requisitos para sol. de Otros trámites Exc. (Art. 140, Art. 142, Art. 143, Art. 146 RLCA)
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DPI-FO21O03-PC Requisitos para solicitudes de Acuerdos celebrados con sujetos de Derecho Internacional
Público (Artículo 2 inciso b) de la LCA y 137 del RLCA)
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Anexo No. 13
Circular No. DPI-044-2015 Requisitos previos para el trámite de
contrataciones de arrendamiento de
edificios y otros bienes inmuebles
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Anexo No. 14 Formularios de Aceptación de
Condiciones para rendir Garantía de
Cumplimiento
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Anexo No. 15 Formulario del Cálculo de Porcentaje
de Multa y Cláusula Penal
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Anexo No. 16 Otros Artículos
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Artículo 161 – Generalidades La adquisición de bienes muebles, se hará siguiendo los procedimientos de licitación pública, abreviada o por contratación directa basada en la escasa cuantía, de acuerdo con la estimación preliminar del negocio. En el caso de que se utilicen las modalidades de entrega según demanda y consignación se acudirá a la licitación pública. Cuando el objeto contractual así lo amerite, se pondrá especial atención, tanto en la elaboración de carteles, como en las fases de selección del contratista y de ejecución contractual, así como a la existencia de garantías, repuestos, talleres y servicio posterior de venta que resulten adecuados de acuerdo al objeto de la contratación. La Administración tiene la facultad de inspeccionar y de ser informada del proceso de fabricación o elaboración del producto, pudiendo ordenar o realizar por sí misma análisis, ensayos y pruebas de los materiales que se vayan a emplear, establecer sistemas de control de calidad y dictar cuantas disposiciones considere oportunas para el estricto cumplimiento de lo convenido, dentro de los principios de razonabilidad, proporcionalidad y realidad del mercado. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 57 – Muestras La solicitud de muestras, deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen indispensables, para verificar el cumplimiento de las especificaciones del cartel y asegurar el cumplimiento de la finalidad propuesta. La omisión de las muestras al momento de presentar la oferta, se considerará un aspecto subsanable, en el tanto no le genere al oferente incumpliente, una ventaja indebida. El cartel deberá indicar, el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad encargada del estudio. Los oferentes, tendrán derecho a asistir al procedimiento de análisis de las muestras, bajo las condiciones que establezca la Administración, quien podrá limitar la cantidad de participantes y las intervenciones durante la actuación. Únicamente, se podrá impedir a los oferentes su participación de manera motivada, cuando las condiciones del análisis así lo exijan. Las muestras que no se hubieren inutilizado o destruido, por las pruebas a que fueren sometidas, se devolverán en el plazo indicado en el cartel, o en su defecto dentro de los veinte días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación; vencido ese plazo la Administración, dispondrá libremente de ellas. Las muestras presentadas por la parte adjudicataria, se devolverán una vez que se hayan recibido a satisfacción los bienes, esto a fin de poder cotejar el objeto entregado con las muestras ofrecidas. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Artículo 69 – Subcontratación El oferente podrá subcontratar hasta en un 50% del monto adjudicado, salvo que la Administración autorice un monto mayor. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad. Junto con la propuesta se aportará un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas las empresas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta y se aportará una certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas. No se considera subcontratación, la adquisición de suministros, aún cuando éstos conlleven su propia instalación, ni tampoco los compromisos asumidos por cada uno de los participantes consorciados. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 50 – Cláusula Penal La cláusula penal procede por ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales, los supuestos y montos deberán incluirse en el respectivo cartel y le serán aplicables las disposiciones indicadas en los Artículos anteriores. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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