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EL SALVADOR UNAMONOS 'ARA CRECEII
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Instructivo para Formular e Implementar
el Plan Operativo Anual 2017
Aprobación
Código: IPM0202 Versión: 1
Subdirectora Ejecutiva
Gerencia de Planificación Octubre 2016
InstructivoparaDiseñareImplementarel
PlanOperativoAnual
2Código:IPM0202Versión:1
GP
ContenidoI. Introducción 3
II. BaseLegal 5
III. Objetivo 6
IV. Roles de las Unidades Organizativas en el Proceso dePlaneamientoEstratégicoyOperativo
6
a) RolesenlaEtapa1“FormularelPlanOperativoAnual 6
b) RolesenlaEtapa2“ImplementarelPlanOperativoAnual” 8
V. EtapasdelProcesodePlaneamientoEstratégicoyOperativo 8
a) EtapaI“FormularelPlanOperativoAnual”. 9
Paso1Organizarunequipodetrabajoconpersonalclavedelárea,paraeldiseñodelPlandeTrabajo.
10
Paso 2 Identificar información básica para diseñar el PlanOperativo.
11
Paso3Definirlasactividades. 11
3.1Tiposdeactividad 11
3.2Definicióndeactividades. 13
3.3AsignarPresupuestoalPOA 17
Paso4ValidarelPOAdecadaárea 17
Paso5AprobarelPOAdecadaárea 18
b) EtapaII“ImplementarelPlanOperativoAnual”. 18
Anexo1GuíasobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017
19
InstructivoparaDiseñareImplementarel
PlanOperativoAnual
3Código:IPM0202Versión:1
GP
I. Introducción
Uno de los principios de administración que contribuye amejorar el desempeño en lasorganizaciones,seanestasdecarácterprivadoopúblico,eselde“UnidaddeDirección”,ysignificaquetodoslosmiembrosdeunaorganizacióndebentrabajarafavordelosmismosobjetivos.Esteprincipiorequieredelaaplicacióndeunprocesodeplanificación,conelcuales posible definir y ordenar los propósitos concretos que el equipo directivo de laorganizacióndeseaalcanzar, demodoque lepermita realizar susactividadesdemaneraordenada y coordinada, que conduzca al uso eficiente de los recursos, evitar laimprovisación,comotambiéndesempeñarsedemaneraefectivadentrodelcontextoenelcualopera,queparaelcasodelCNReselgubernamental,endondelademandadeserviciosporpartedepersonas jurídicasynaturales, seorientaasolventarnecesidadesdeordenlegalqueregulanaspectosdelámbitoeconómicoysocial,comotambiénnecesidadespropiasdelpaís.Envirtuddeloanterior,elCNRaplicaunprocesodeplanificaciónestratégicoyoperativo,del cual resulta el primer documento que guía el rumbo institucional, es decir, el PlanEstratégicoInstitucional2014‐2019,endondeseestablecelaVisión,PolíticadelaCalidad,Misión, Objetivos Estratégicos, indicadores e iniciativas. Todo ello en su conjunto,representan los propósitos que la Administración Superior pretende alcanzar en lospróximos5años.
ElPlanEstratégicoInstitucional2014‐2019(PEI),formuladobajolametodologíadelCuadrodeMandoIntegral(CMI),tieneporobjetoconsolidareintegraresfuerzosentrelasdistintasáreasorganizativasque intervieneneneldesarrolloy logrode losobjetivosestratégicosinstitucionales. En el marco de esta metodología, los propósitos del PEI 2014‐2019, seconfigurandelamanerasiguiente:
4Perspectivas
1PolíticadelaCalidad
7ObjetivosEstratégicos
16 Indicadores
InstructivoparaDiseñareImplementarel
PlanOperativoAnual
4Código:IPM0202Versión:1
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ElcuadrosiguientemuestraespecíficamentelaestructuradelPEI2014‐2019delCNR
PERSPECTIVAS OBJETIVOSESTRATÉGICOS INDICADORES No.DE
INICIATIVAS
1. DesarrolloInstitucional y delTalentoHumano
1.‐Crearyarmonizarla normativainstitucional
1.‐%deleyesynormativascreadas4
2.‐%deleyesynormativasarmonizadas
2.‐Fortalecer lascapacidades deltalentohumano
3.‐%promediodeeficaciadelagestióndeltalentohumano 6
3.‐Modernizar lascapacidades degestióninstitucional
4.‐Indice de instancias nuevasfuncionando 1
5.‐Índice de eficacia de los sistemasautomatizados 1
6.‐Índicedeeficaciadeinstrumentosdegestiónalineados
3
7.‐Indicedehacinamiento 3
8.‐Indice de obsolescencia de la flotavehicular
1
9.‐Indice de obsolescencia tecnológica(Hardware,Software) 1
2. Eficacia en losProcesosInstitucionales
4.‐Optimizar elfuncionamientointegrado de losprocesos
10.‐Indice de automatización de losprocesos 3
11.‐% de reducción de los tiempos derespuestas(ClienteInterno)
3
12.‐% de reducción de los tiempos derespuestas (Usuarios y UsuariasExternos)
5
3. AutosostenibilidadFinanciera yGestión de losRecursos
5.‐Optimizar el usodelosrecursos
13.‐Costo promedio de serviciosprestados 3
6.‐Fortalecer laautosostenibilidadde mediano y largoplazo
14.‐%deaumentodeltotaldeingresosprovenientesdetodaslasfuentes
514b.‐Productividadlaboralpromedio
4. Calidad en elServicio a losUsuariosyUsuarias
7.‐Elevar el nivel desatisfacción de losusuariosyusuarias
15.‐Indice de satisfacción de losusuariosinternos
2
16.‐Indice de satisfacción de losusuariosyusuariasexternos 6
TotaldeIniciativas….. 47
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PlanOperativoAnual
5Código:IPM0202Versión:1
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Unsegundodocumentoquesurgedelaaplicacióndelprocesodeplanificaciónestratégicayoperativa,eselPlanOperativoAnual,enelcualsedefineprincipalmenteelcaminoaseguirparaalcanzarlasIniciativasEstratégicas.Tienecomoelementodeentradaparasuformulación,elPEI,por loque susactividadesdebencontribuirprincipalmentea lograr losobjetivosdeeficacia,eficiencia,efectividad,excelenciayéticadefinidosen laestructuradelPEI. Enesteorden,laestructuradelPOAeslasiguiente:
ParafacilitarlaelaboracióndelPOA,laGerenciadePlanificacióndisponedeunarchivodeExcel, que automatiza la matriz para formular el POA, el cual facilita el diseño de lasactividadesysubactividadesalavezquepermitesuvinculaciónconlasiniciativas,objetivosestratégicoseindicadoresdelPEI2014‐2019.Laoperatividaddeestasmatrices,seabordaenelAnexo1“GuíasobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017”.
II. BaseLegal
LanormativalegalaplicablealprocesodePlaneamientoEstratégicoyOperativo,sedetallaacontinuación:
1. NormasTécnicasdeControlInternoEspecificasdelCNR,artículo16,elcualestableceque“Lavaloracióndelosriesgos,comocomponentedelSistemadeControlInterno,deberáestarsustentadaenunaplanificaciónparticipativaydedivulgacióndelosplanes,paralograrcompromiso sobre el cumplimientode losmismos.Elnivel ejecutivo formulará,divulgará,ejecutaráyrealizará,elseguimientodelPlanAnualOperativo,elcualdeberáseraprobadoporelConsejoDirectivo.”
4Perspectivas
1Políticadelacalidad7ObjetivosEstratégicos
16Indicadores
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PlanOperativoAnual
6Código:IPM0202Versión:1
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2. ReglamentodelaLeyOrgánicadeAdministraciónFinancieradelEstado,articulo38,elcualestablecelosiguiente:“ElPresupuestodeEgresosdelSectorPúbliconoFinanciero,comprenderálaintegracióndetodoslosgastosqueseproyectanparaunejerciciofiscalysusustentaciónpresupuestariaanivelinstitucionaldeberájustificarseenPlanesdeTrabajoquecompatibilicenpropósitosconrecursos”.
3. Ley deAcceso a la InformaciónPública, la cual en su artículo 10,numeral 8, seestableceque “Losentesobligados,demaneraoficiosa,pondránadisposicióndelpúblico,divulgarán y actualizarán, en los términos de los lineamientos que expida el Instituto, lainformaciónsiguiente….”ElPlanOperativoAnual”
4. Manual de Operaciones del CNR, artículo IX, el cual indica que a la Gerencia de
Planificaciónlecorrespondelaemisióndelineamientosgeneralesparalaformulacióndelosplanesdetrabajoasícomotambiénsupervisarelcumplimientodelosmismos.
III. Objetivo
Normarlaformulacióneimplementacióndelosplanesoperativosanuales,estableciendolasactividadesadesarrollarencadaunalasetapas,afindelograrmejorcoordinaciónentrelosinvolucradosenesteproceso,comotambién,alinearelquehacerinstitucionalalosobjetivosdelPEI2014‐2019.
IV. Roles de las Unidades Organizativas en el Proceso de
PlaneamientoEstratégicoyOperativo
La formulación e implementación del plan, conlleva la armonización de esfuerzos entre losdistintosnivelesjerárquicosdelCNR.EnesesentidosedescribenlosprincipalesrolesqueelConsejoDirectivo,DirecciónEjecutiva,GerenciadePlanificaciónyÁreasorganizativasdelCNRtienenenlasetapasdeesteproceso.
a) Rolesenlaetapa1“FormularelPlanOperativoAnual”
Área Roles
ConsejoDirectivo
AprobarelPlanOperativoAnual,segunlodisponeelArt.16delasNTCI‐CNR.(POAinstitucional).
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PlanOperativoAnual
7Código:IPM0202Versión:1
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Área Roles
DirecciónEjecutiva
AprobarloslineamientosparalaformulacióndelPlanOperativoAnual.
AprobarelPlanOperativoAnual(POA)decadaáreaorganizativa.
SometeralaaprobacióndelConsejoDirectivo,elPOAInstitucional.
GerenciadePlanificación
EmitirelinstructivoparalaformulaciondelPOA.
Socializar el instructivo para la formulación, implementación y
seguimientodelPOAyvelarporsucumplimiento.
Facilitarlosmecanismos,seanestosmanualesoautomatizadosparalaformulaciónyseguimientodelPOA.
OrientaralasunidadesorganizativasdelCNR,enlaformulacióndelPOAdesuáreayseguimientodelmismo.
OrganizaryllevaracabojornadasdevalidaciondelPOAelaboradoporcadaunidadorganizativadelCNR.
Consolidar el POA Institucional y someterlo a la aprobacion de laDireccionEjecutiva.
ÁreasOrganizativas
delCNR
Formular los planes operativos de sus áreas, según los lineamientos
emitidosparatalefecto. Validar ante laGerencia dePlanificación, la propuestadel POAde su
área.
Presentar ante la Direccion Ejecutiva, el POA de sus áreas para suaprobaciónpreliminar.
InstructivoparaDiseñareImplementarel
PlanOperativoAnual
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b) RolesenlaEtapa2“ImplementarelPlanOperativoAnual”
Área Roles
DirecciónEjecutiva
InstruiralasáreasorganizativasdelCNR,sobreelcumplimientodelPlanOperativoAnualaprobado.
Gerencia dePlanificación
Comunicar a la Unidad de Acceso a la Información Pública, el plan
OperativoAnualaprobado,parasurespectivapublicación,enatencióna lo dispuesto en la LeydeAcceso a la InformaciónPública, la cualexpresa:Art.10.Losentesobligados,demaneraoficiosa,pondránadisposicióndel público, divulgarán y actualizarán, en los términos de loslineamientosqueexpidaelInstituto,lainformaciónsiguiente:
Numeral8:Elplanoperativoanualylosresultadosobtenidosenelcumplimientodelmismo;lasmetasyobjetivosdelasunidadesadministrativasdeconformidadconsusprogramasoperativos;ylosplanesyproyectosdereestructuraciónomodernización.
Unidad deAcceso a laInformaciónPública
PublicarelPlanOperativoAnualaprobado.(POAInstitucional)
GestionarlasconsultasdelaciudadaníasobreelPlanOperativoAnual.
ÁreasOrganizativasdelCNR
Socializar el POA al interior de sus áreas y con el personal que la
integra,estoconelobjetodeconcientizarygenerarcompromisosobreelaportequecadaunohaceenelcumplimientodeobjetivosymetas,lascualesasuvezcontribuyenalprogresoinstitucional,comotambiénabrindarmejoresserviciosalosusuariosyusuarias.
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PlanOperativoAnual
9Código:IPM0202Versión:1
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V. EtapasdelProcesodePlaneamientoEstratégicoyOperativo
La aplicación del proceso de Planeamiento Estratégico y Operativo conlleva las etapassiguientes:
Es oportunomencionar, que este instructivo solamente regula las etapas de “FormularelPlan”, e “Implementar el Plan”. Las etapas de “Monitorear el Plan” y “Definir eimplementaraccionesparasubsanardesviaciones”,seránabordadasenotraguía.
a) EtapaI“FormularelPlanOperativoAnual”.
Estaetapaconllevalospasossiguientes:
1. Organizarunequipodetrabajoconpersonalclavedeláreaorganizativa,paraeldiseñodelPlandeTrabajo,
Con los resultados del seguimiento, se analizan lasrazones que inciden en el no cumplimiento de metasesperadas en indicadores y actividades, tomando lasaccionesnecesariasquetributenallogrodelasmismas.
1 FormularelPlan
Serefiereadefinir lasactividadesarealizarduranteunperiodo, teniendo como base principal, los objetivos,indicadoreseiniciativasdelPEI.
De acuerdo a las NTCI‐CNR, art. 16, este proceso deberealizarse de manera participativa, a fin de lograr unamejordefinicióndelasactividadesygenerarcompromiso.
Comprende la socialización del plan a todos losinvolucrados así como la asignación de metas yactividades a los responsables de concretarlas, para lapuestaenmarchadelasmismas.
2 ImplementarelPlan
3 MonitorearelPlan
Es la verificación mensual de las actividadesprogramadas,afindeestablecerelniveldecumplimientodecadauna,comotambiéneldesempeñodelPlanensuconjunto.
4Definireimplementar
accionesparasubsanardesviaciones.
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2. IdentificarinformaciónbásicaparaformularelPlanOperativo,3. Definirlasactividades,4. ValidarelPOAdecadaárea,5. AprobarelPOAdecadaárea,
Acontinuaciónsedescribeenqueconsistecadaunodelospasosindicados.
Con este paso se aplica lo expresado en elArt.16 “PlanificaciónParticipativa” de lasNormasTécnicasdeControlInternodelCNR,alavezqueselograunamejorprecisiónenelplanteamientodelasactividades.
Enatenciónaloanterior,sedeberáconformarunequipodetrabajoconelpersonalclavedecadaáreaolosqueseestimennecesarios,elcualdebeserlideradoporeltitular.
Muyimportanteesdejarconstanciadelequipodetrabajoqueseestablezca,comotambiéndelosacuerdosqueresultenenlasreunionesquesellevenacaboparaeldiseñodelplan.Eneste sentido deberá remitirse un memorando a la Gerencia de Planificación donde senotifiquelaconformacióndelequipodetrabajo.
ElquehacerdelasOficinasDepartamentales,deberáserrepresentadoenunasolaactividadenelPOAdelaoficinacentral,siempreycuandoestasmetasyactividadesseandeaplicacióncomúnatodaslasoficinas.Unejemplodeloanterior,sonactividadestalescomo: “Atenderlademandadelosusuarios”; “Brindarrespuestaeneltiempoestipulado,alasquejasdelosusuarios”,entreotras.
Paraelcasodeestosejemplos,aniveldesubactividadpuedendetallarselasproyeccionesporoficina.
Si hay actividades de carácter específico en las oficinas departamentales, estas deberánevidenciarseenelPOAdelaoficinacentral,asignandocomoresponsablealjefedelaoficinadepartamental.
Paso1
Organizarunequipodetrabajoconpersonalclavedelárea,paralaformulacióndelPlandeTrabajo.
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El objetivo de este paso, es disponer de información base que oriente o fundamente loscompromisosqueseadquieranenelPOAatravésdelasactividades.Estainformaciónpuedeser:
PlanEstratégicoInstitucional2014‐2019, PresupuestoInstitucional, Informesderesultadosdegestiónobtenidosenañosanteriores, Solicitudesdeentidadesexternasointernas,ohallazgosdeauditoríasinternasoexternas,querequieransolucionesintegralesaproblemáticasidentificadas,yqueenamboscasos,requierenunainversiónsignificativadetiempoyrecursos,
Marcolegalquerigeelquehacerinstitucional, Accionesplanificadasenlosmapasderiesgos,paraabordarriesgosyoportunidadesdelosprocesosyobjetivosestratégicosyquesuimplementaciónrequiereuntiempoconsiderableparafinalizarlas,
RequerimientosdepartesinteresadaspertinentesparaelSistemadeGestiónEstratégicaydelaCalidad,entantoseafactibleelcumplimientodelosmismos,
CualquierotrainformaciónqueseanecesariaparalaformulacióndelPOA.
3.1 Tiposdeactividad.
LasactividadesdelPOArespondenadosprincipalescontextos:
Alcontextoestratégico,cuyabaseeselPlanEstratégicoInstitucional2014‐2019y,
AlcontextoMisionalendosvías:unaderivadadelasatribucionesconsignadasenelmarcolegalquerigeelquehacerinstitucionalylaotraderivadadelarazóndeserdecadaunidadorganizativa.
Sobre labasede loanteriorsepuedenidentificardostiposdeactividades:Lasdecarácterestratégicoy lasde caráctermisional. En estas últimasnodeberán incluirse aquellas decarácterrutinariocomoprepararinformesoayudasdememorias,puessonactividadesqueseencuentranimplícitasdentrodelaactividadprincipal.
Paso2
Identificar información básica para formular el PlanOperativo.
Paso3
Definirlasactividades.
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Lasactividadesdecarácterestratégico,seformulanconlaintenciónde:
Ejecutarlainiciativaestratégica, Aportar y concretar lasmetasestablecidasen indicadoresyobjetivosestratégicos,considerando que el objeto de estos propósitos es generar desarrollo y cambios en lascondiciones actuales de la institución a fin de fortalecerla en todos los ámbitos quenecesitendeatención,comoporejemplo: Mejorarelposicionamientoeimageninstitucional, Lograrmayoragilidadenlaprestacióndeservicios, Mejorareldesempeñoenaspectoséticosyadministrativos, Alcanzarnivelesderentabilidadquegaranticenlasolvenciaysostenibilidadfinanciera, Facilitarelaccesodelosserviciosquesebrindan, Ampliarlarelaciónconentidadeshomólogasenotrospaíses,onuevosconvenioscon
entidadesqueapoyantécnicaofinancieramenteproyectos, Fortalecerlainfraestructurainstitucional, Mejorarnivelesdecalidezenlaatención,entreotros.
Unejemplodeactividadesestratégicaseselsiguiente:
PerspectivaObjetivoEstratégico Indicador
IniciativaEstratégica ActividadesEstratégicas
1‐Desarrolloinstitucionaly de TalentoHumano
2‐Modernizarlascapacidadesde gestióninstitucional
7‐ Índice deHacinamiento
Desarrollar eimplementarunplan deinversión paralainfraestructurafísica yequipamiento.
AE1.Elaborarundiagnósticosobreestadoactualdelainfraestructurafísicaysuequipamiento.AE2.Diseñarelplandeacciónparafortalecerlainfraestructurafísicaymodernizarsuequipamiento.
AE3.Implementar la primera fasedel plan de acción parafortalecer la infraestructurafísica y modernizar sequipamiento.
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Lasactividadesdecaráctermisional,tienensuorigenenelmarcolegalquerigeelquehacerinstitucional, esdecir, guardanestrecha relación conelpropósitoparael cual fue creada lainstituciónoáreaorganizativa.
Porejemplo:
EjecutarelPlandeComprasInstitucional, ElaborarelProyectodePresupuestosparaelaño2017, Implementar el plan de mantenimiento tecnológico, en infraestructura,formación/capacitacióndelrecursohumano,etc.
Atenderlademandadelosserviciosregistrales, Gestionarlasquejasdelosusuarioseneltiempoestablecidoparasurespuesta,etc.
3.2 Definicióndeactividades.
Paralograrunamejordefinicióndelasactividades,hayquetomarencuentaalgunosaspectosqueconduzcanalograrequilibrioenlosplanteamientosquesehagan,comotambiénfacilitensu posterior seguimiento. Para tal efecto, se utilizará la Técnica S.M.A.R.T, cuyas siglasrepresentanunacrónimodeadjetivosenelidiomainglés,loscualescalificancualidadesdelasmetas. Aplicando estas siglas al idioma español, las actividades en principio debencaracterizarseporser:
S Específicas,
M Medibles,
A Asignables,
R RealistasyRelevantes,
T Temporales.
Importante
Las actividadesmisionales, deberan ser vinculadas a la PerspectivaNo.1 “DesarrolloInstitucionalydelTalentoHumano”,iniciativaNo.48titulada“Desarrollartodaslasaccionesdecaráctermisionaldelaunidadorganizativainstitucionalpertinente.”
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SIGLA DEFINICIÓN
Específicas
Se refiere a enfocar y precisar lo que se quiere alcanzar, evitandogeneralidadesoambigüedadesalmomentoderedactar lasactividades.ActualmenteexisteunadiversidaddeusuariosquetienenaccesoalPOA,ypor tal razón, estedocumentodebe serde fácil comprensión.Enesesentido, es importante que almomento de enunciar las actividades setomenencuentalassiguientesrecomendaciones:
Laredacciónsedebeiniciarconverbosenmodoinfinitivo,(Palabrasque denotan acciones y que terminan en Ar, Er, Ir,) Por ejemplo:Diagnosticar,Inscribir,Proveer,Mejorar,Instruir,Fortalecer,etc.
Elnombredelaactividaddebeserbreveperomuypreciso,demodoquefácilmentesecomprendaloquesequiererealizar.
Guardar la debida vinculación con la iniciativa, indicador, objetivoestratégicoyperspectiva,(Alineación).
Formularactividadesenelmarcodelascompetenciasdelárea,yencasodehaberactividadesquerequierendelapoyodeotrasunidades,verificar la disposición de tiempo y recurso que dispone la unidadinvolucrada.
Las actividades se redactarán, según lo indicado en el paso 3 delAnexo1“GuíasobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017”.(Página5).
Medible
Consisteencuantificar loqueseesperaalcanzaren lasactividades,demodo que se facilite monitorear el avance de las mismas durante suejecución.Estoseindicaráenlacolumnallamada“ResultadoEsperado”,delformatoparaelPOA,ydeberámantenerconsistenciaconelenunciadodelaactividad.La cuantificación se indicará con valores absolutos. Por ejemplo: 10jornadas,2oficinascapacitadas,20personas instruidas,15reportes,5mediciones,20Kilómetros,2proyectos,20contratos,etc.Para aquellas actividades en las que no exista verdadera certeza de lacantidad que se espera alcanzar, el resultado esperado meta podráindicarseenporcentaje.
S
M
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GP
SIGLA DEFINICIÓN
Medibles
Porejemplo:100%delasquejasresueltaseneltiempoestablecido,100%delasasesoríasbrindadaseneltiempo,100%deloseventossolicitadosporentidadesexternas,atendidos,etc.Otra información que sigue al Resultado Esperado, es el deMedio deVerificación.Estedatorepresentalaevidenciaconcretaqueseobtienealhaber ejecutado la actividad. Constituye la evidencia de la gestiónrealizada, no solo para el que ejecuta el POA, sino también para serpresentada como evidencia ante cualquier organismo interno o externoquelarequiera.SielResultadoEsperadometaes:10jornadas,elmediodeverificaciónlopodríaconstituirlaslistasdeasistenciaasícomoelprogramadesarrolladoenelevento.Serecomiendacomo,buenapráctica,crearcarpetasdigitalespor actividady colocar losmediosde verificación como respaldode lasmismas.El ResultadoEsperado y elMedio deVerificación, se indicarán según elpaso4delAnexo1 “Guía sobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017”.(Página6).
Asignables
La“DivisióndelTrabajo”esotroprincipioadministrativoaplicableaesteproceso,yenresumenserefierealaasignaciónderesponsablesparacadaunadelasactividades.Laasignacióndeactividadestienealabaseelnivelquelapersonaocupaenlaescalajerárquicacomotambiénlasfuncionesdelpuesto.Estadistribucióndeltrabajopromuevelaeficiencia,elcompromiso,facilitaelcontroldelasactividades,justificalospuestosdetrabajoypresupuesto,laevaluacióndeldesempeño,yademás,sedacumplimientoalart.15delasNTCIde lasNormasTécnicasdeControl Internode laCortedeCuentas.Los responsables se indicarán, según lo establecido en el paso4 delAnexo1“GuíasobreelmanejodematricesEXCELpara formularelPOA2017”,(Página6).LosresponsablespuedenserDirectores,Gerentes,Jefes de Unidad, de todos los niveles jerárquicos, o el Técnico que seapertinente.Engeneraldeberáespecificarseelnombreyapellido,evitandocolocarelpuestoqueocupanlaspersonas.
M
A
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GP
SIGLA DEFINICIÓN
EnelencabezadodelPOAdeberáaparecerelnombredelDirector,GerenteoJefedeUnidaddePrimerNivelcomoresponsablegeneraldelPOA.
RealistasyRelevantes
Al momento de establecer las actividades, se debe considerar lafactibilidad que existe para llevarlas a cabo, evitando sobrevalorar osubestimarlasactividadesyporendeeldesempeño.Paraellohabráquetomar en cuenta los recursos humanos, la disponibilidad financiera ytecnológica,lainteracciónconotrasáreas,requisitoslegales,etc.La información histórica, estadística, informes de resultados y datossimilares, representan una valiosa fuente para generar proyeccionesobjetivas.Debenenunciarsesolamenteaquellasactividadesquesonrelevantesparaconcretarlasiniciativas.Siparaconcretarlainiciativasenecesitamásdeuna actividad, estas deberán colocarse demodo secuencial y en ordenlógico.Sedebeevitarconfundiractividadconsubactividad.Lassubactividades,tienenlafuncióndeestablecersecuencialmente,elcaminoaseguirparaconcretarlaactividadytienenunperiodomáscortoquelaactividadparallevarlasacabo.Alassubactividadesselesdeberáasignarponderación,colocandoelvalormásaltoa laquedarespuestaalresultadoesperadometa.Tambiénsedeberáindicarelresponsabledellevarlaacabo,especificandonombreyapellido.Losenunciadosdelasactividadesysubactividades,secolocaránsegúnloestablecido en el paso 3 y 5, delAnexo1 “Guía sobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017”).(Pág.5y7).
Temporales
Otroelementoimportantequesedebeindicar,esellapsodetiempoenelcualsedesarrollaránlasactividadesysubactividades.Laasignacióndeltiempoestaráenfuncióndeprioridades,lacantidaddetiempo y recursos que se requieren para desarrollarla, incluyendo lainteracciónconotrasunidadesoinstancias,elniveldeoportunidaddelaactividad,etc.
R
T
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PlanOperativoAnual
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GP
SIGLA DEFINICIÓN
Temporales
Es oportuno aclarar que el tiempo en el cual las actividades se ejecutan,vendrádeterminadopor laprogramaciónque se asignea cadaunade lassubactividadesquelaconforman.Porejemplo:
Actividades/SubactividadesTiempodeEjecución
E F M A
ActividadXY En‐Ab SubactividadXY1 1 SubactividadXY2 1 SubactividadXY3 2 2 2
3.3 AsignarPresupuestoalPOA
EstedatoloproporcionarálaUFIyseráincorporadoporlaGerenciadePlanificaciónalPOAdecadaáreaorganizativasegúncorresponda.
PrevioalapresentacióndelPOAantelaDirecciónEjecutiva,laGerenciadePlanificación,organizarayllevaraacabojornadasdevalidaciondeldocumentoconcadaunadelasareas,conelobjetodeverificarlaaplicaciondeesteinstructivoenlaformulaciondelPOA,comotambienvalorarloscompromisosqueseadquierenenlasactividades.Posterior a esta validacion, la Gerencia de Planificacion gestionara ante la DireccionEjecutiva,jornadasdepresentaciondelPOA,lacualrealizaraeltitulardecadaarea,estoconelobjetodebuscarlaaprobacionpreliminardelmismo.Selevantaranactasdecadareunion,afindedocumentarlasrecomendacionesyacuerdosqueresulten.
Paso4 Validar el POA de cada área
T
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18Código:IPM0202Versión:1
GP
Enestepaso,laGerenciadePlanificacionverificarasilasobservacionesquesurgieronenlasjornadasdepresentaciondelPOAhansidosubsanadas.Finalmente, la Gerencia de Planificacion procedera a imprimir el POA de cada area ygestionaralasrespectivasfirmascorrespondientesalvistobuenoproporcionadopor: EltitulardecadaunidadorganizativaresponsabledesuPOAy, ElDirectorEjecutivo.
ElDirectorEjecutivoinformaraalConsejoDirectivosobreelPOAformulado.
b) EtapaII“ImplementarelPlanOperativoAnual”.Estaetapaconstadeunpaso,yconsisteensocializarelPOAaprobadoparalapuestaenmarchadelmismo.
Enatenciónalodispuestoenelartículo15delasNTCIdelaCortedeCuentasy16delasNTCI‐CNR,eltitulardecadaunidadorganizativa,deberádivulgarasupersonalelPOAdesuárea,formalizandoasílaasignacióndeactividades.Algunosdelosbeneficiosqueseobtienendeestaprácticason:
Segeneraconcienciadeloscompromisosquelaunidadorganizativaasumeenelaño, Elpersonaladquiereunconocimientointegraldelquehacerdeláreaorganizativa, Se involucra al personal en el logro de las actividades y metas, generando así
compromiso, Facilitalacomunicaciónycooperaciónentreáreas,etc.
Sedeberádejarconstanciadelajornadadesocialización,atravésdeactaylistadeasistenciadelosparticipantes.
Paso5 AprobarelPOAdecadaárea
19Código:IPM0202Versión:1
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CentroNacionaldeRegistros
Anexo1
GuíasobreelmanejodematricesEXCELparaformularelPOA2017
GuíasobreelmanejodematricesdeEXCEL ParaformularelPOA2017
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INDICE
I INTRODUCCIÓN 21
II PASOSPARAFORMULARELPOAENLASHOJASDETRABAJODEEXCEL 23
PasoNo.1SeleccionarcarpetayarchivodeformatosPOA
23
PasoNo.2
Seleccionarlasiniciativasenlasqueparticipalaunidadorganizativa23
PasoNo.3
IngresarlasactividadesdefinidasparaelPOA24
PasoNo.4
IndicarelResultadoEsperado,MediodeverificaciónyResponsablesdelaactividad
25
PasoNo.5
DefinirSubactividades26
III
VINCULACIÓN ENTRE MATRIZ DE SUBACTIVIDADES Y MATRIZ DEACTIVIDADES.
27
IV
CONFIGURACIÓNDECONTROLESDESEGURIDADDELARCHIVOEXCEL 29
InstructivoparaDiseñareImplementarel
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I. INTRODUCCIÓN
EsteanexoesunaguíaparaelusodelashojasdetrabajodiseñadasenEXCELparaelaborarelPOA.Estashojasfacilitanvincularelplanestratégicoconlasactividadesoperativasqueseránformuladasparaelperíododeunaño.Atravésdeestemecanismo,laGerenciadePlanificaciónproveeunaherramientaparalaconstruccióndelPOA,sinembargosehaceénfasis,queelmanejoycontenidode la informaciónqueahíseconsigne,esresponsabilidadde lostitularesdecadaárea.
Para facilitar el acceso a estas hojas de trabajo, la Gerencia de Planificación dispone de unservidor llamado“ProyectoGP”,dentrodelcual sehacreadounacarpetaparacadaunidadorganizativa.CadacarpetatieneunarchivoenEXCELcuyonombreseestructuradelamanerasiguiente:“POA+nombredelárea+añodelPOA”,porEjemplo:05‐POADRGM2017.
Este archivo en EXCEL contiene las hojas de trabajo para consignar las actividades ysubactividades.Lafigurasiguiente,ilustraelcontenidodelarchivo.
Laprimerahojadetrabajollamada“PLANESTRATÉGICO2014‐2019”,tieneporobjetofacilitarlaconsultadeloscomponentesdelPlanEstratégico,incluyendolaparticipaciónquetienenlasunidadesorganizativasenlasiniciativas.
Enlasegundahojadetrabajo,nombradaPOADELAUNIDAD,sedefiniránlasactividades,resultadoesperado(productofinalometa),mediodeverificación,responsables,asícomotambiénvincularactividadesquerequierenelapoyodeáreasquebrindanserviciostransversales
Eltercertipodehojaseráparadetallarlassubactividades.Habráunahojaporcadaactividadquesehayadefinidoenlasegundahoja.
Porejemplo:Sisedefinieron5actividades,corresponderán5hojasdetrabajoparadescribirlassubactividadesdecadauna.
Esta hoja se ha diseñado para las áreasorganizativas que brindan serviciostransversales,esdeciraquellasunidadesque atienden requerimientos a nivelinstitucional.Porejemplo,lassolicitudesquelamayoríadelasáreashacenaDTI,ESFOR,GIM,UFI,UACI,GC,GDN,URICC,UJ,UGDA,DDHAyGP. Este paso pretende lograr una mejorcoordinación, entre los solicitantesy lasunidadesquebrindanel servicioanivelinstitucional,afindequeenconjuntosedeterminesilasactividadesquelaunidadsolicitante incorpora en el POA, sonfactiblesdellevarseacabo.
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HojadetrabajoNo.2“FormulacióndeActividades”
HojadetrabajoNo.3“Formulacióndesubactividades”
HojadetrabajoNo.4“RequerimientosTransversales”
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II. PASOSPARAFORMULARELPOAENLASHOJASDETRABAJODEEXCEL
PasoNo.1SeleccionarcarpetayarchivodeformatosPOA
Elprimerpasoconsisteenseleccionarlacarpetacorrespondientealáreaorganizativa.LuegoabrirelarchivodeEXCEL,cuyonombreseestructuradelamanerasiguiente:
“POA+nombredelárea+añodelPOA”,porEjemplo:05‐POADRGM2017.
Estepasoseilustraenlafigurasiguiente:
PasoNo.2Seleccionarlasiniciativasenlasqueparticipalaunidadorganizativa
IngresaralahojadetrabajoNo.2“POADELAUNIDAD”yseleccionarlasiniciativassegúnlomuestralafiguraNo.1,eligiendoenprincipio,aquellasenlasquesetieneparticipacióndirecta.
Las iniciativas en las que participa cada unidad organizativa, pueden ser consultadas en laprimerahojadetrabajotitulada““PLANESTRATÉGICO2014–2019”oenlaspáginas38ala42deldocumentodePlanEstratégico,ubicadoenel“proyectogp”.
FiguraNo.1Seleccióndeiniciativas
Nota
Lacarpetasolodebecontenerelarchivodel
POA
Las primeras trescolumnas indican laPerspectiva, ObjetivoEstratégico y elIndicadorasociadoa lainiciativa y seránvisibles hasta elmomento en el cual seelijalainiciativa.
La elección de lasiniciativas se hará enestacolumnayseeligendesplegando la lista deiniciativas y elegiraquellasenlascualeslaunidad organizativaparticipasegúnelPEI.
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PasoNo.3IngresarlasactividadesdefinidasparaelPOA
Al elegir las iniciativas se despliega el campo en la columna titulada “Actividad”. En ella sedigitaráelenunciadodelamismasegúnlosparámetrosderedacciónestablecidosenlaletra“SyR”delatécnicaS.M.A.R.T.explicadaenelinstructivoparaeldiseñodelPOA.
Si hubiere más de una actividad para desarrollar la iniciativa, esta se digitará en ordensecuencial en las filas siguientes. Luego seleccionar la iniciativa a la que corresponde. Cabemencionar que pueden existir actividades que aportan a iniciativas en las cuales el áreaorganizativanotieneparticipaciónsegúnPEI.Enesecaso,agregarlasactividadessiempreycuando estas actividades sean relevantes, es decir, genere un impacto considerable en eldesarrollodelainiciativa.Unejemplodeestepaso,seilustraenlafigurasiguiente:
FiguraNo.2Ingresodeactividades
PerspectivaObjetivoEstratégico Indicador Iniciativas #
Actividad
PLANESTRATÉGICOINSTITUCIONAL2014‐ 2019Elnumero DesarrolloInstitucionalydelTalentoHumano
1.‐Crearyarmonizarlanormativainstitucional
1.‐%deleyesynormativascreadas
1.‐Formularanteproyectosdeleyparafortalecerlagestióninstitucionalquecontribuyaalordenamientoterritorialyaldesarrolloeconómicoysocialdelpaís.
1 ActividadA
DesarrolloInstitucionalydelTalentoHumano
1.‐Crearyarmonizarlanormativainstitucional
1.‐%deleyesynormativascreadas
1.‐Formularanteproyectosdeleyparafortalecerlagestióninstitucionalquecontribuyaalordenamientoterritorialyaldesarrolloeconómicoysocialdelpaís.
2 ActividadB
DesarrolloInstitucionalydelTalentoHumano
1.‐Crearyarmonizarlanormativainstitucional
1.‐%deleyesynormativascreadas
1.‐Formularanteproyectosdeleyparafortalecerlagestióninstitucionalquecontribuyaalordenamientoterritorialyaldesarrolloeconómicoysocialdelpaís.
3
ActividadC
Deberá existir igual número de iniciativas y actividades. Si no se cumple esta condición deigualdad, entonces el título de la columnade “Iniciativas” adoptará unnombrediferente ycambiarádecolor,indicandoconellounllamadodeatención.
Elnúmerocorrelativoapareceautomáticamentealdigitarlaactividad.
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PasoNo.4 IndicarelResultadoEsperado,MediodeVerificaciónyResponsablesde laActividad.
Paracadaactividadsedebedefinir,elresultadoesperado,mediodeverificaciónyresponsables,segúnlosparámetrosindicadosenla letra“M”y“A”delatécnicaS.M.A.R.T.descritaenelinstructivo para el diseño del POA. Para efectos de ilustración se indican las columnas delformatoPOAendondeseingresalainformación.
Debido a que algunas actividades requieren del apoyo de áreasorganizativas que brindan servicios a nivel institucional, (EjemploDTI,ESFOR,GC,entreotras.);alfinaldelformato,habráunalistadesplegabledetalesáreas,estoconelobjetodeelegirlaunidaddelacualsenecesitaelapoyoparaconcretarlaactividad.Alrealizarestepaso,lainformaciónserávinculadaenunahojaadicionalalPOAdeláreaqueseelija.Estepasopretendelograrunamejorcoordinaciónentrelossolicitantesylasunidadesquebrindanelservicioanivelinstitucional,afindequeenconjunto, se determine si las actividades que la unidad solicitanteincorporaenelPOAsonfactiblesdellevarseacabo,delocontrarionodebeplanificarseolimitarlassolamentealoqueseafactiblealcanzar.
La redacción inicia con una cantidad de lo que seespera, como resultado final de la actividad. Ej: 5proyectos,10oficinasfuncionando,etc.
Sonlasevidenciasporelcualsecompruebalaactividadyelresultadoesperado.
SeindicarácomoresponsablealosDirectores,GerentesyJefesdeprimery segundo nivel y técnico pertinente, especificándolos con nombre yapellido. Deberá aparecer solamente la persona que tenga laresponsabilidaddirectaencuantoaldesempeñodelaactividad.
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PasoNo.5DefinirSubactividades
Paracadaactividadsedefiniránsubactividadessegúnloexplicadoenlaletra“R”y“T”delatécnica S.M.A.R.T. la cual se describe en el instructivo para la formulación del POA. Para elingresodeinformaciónseprocederádelamanerasiguiente.
0
1‐Haciendo“click”enelnúmerocorrelativode la actividad, seabre la hoja detrabajo de lassubactividades.
1.1Sedesplegarálasiguientehojadetrabajo,lacualsecompletadelamanerasiguiente:
NOTA:Enestoscamposestánvinculadosdemaneraautomáticaalaactividad,ResultadoesperadoyResponsable,conelpropósitodenoperderelenfoquedelaactividadyelresultadoqueseespera.
2–Celdasparaladescripciónordenadaysecuencialdelassubactividades
3–Celdasparaasignarresponsablesalassubactividades
4–Celdasparalaasignarlaponderación(%)segúnelniveldeincidenciaquetienensobrelaactividadysuresultadoesperado.Lasumatoriadebeser100%.
5– Celdasparaindicarunidaddemedidadelasubactividad,lacualsepuedeexpresaren#,%o$.
6–Celdasparaindicarlaprogramaciónmensualdelasubactividad. Elformatodeestasceldassólosonnúmerosabsolutos.
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III. VINCULACIÓNENTREMATRIZDESUBACTIVIDADESYMATRIZDEACTIVIDADES.
La siguiente ilustración muestra la relación entre la matriz de subactividades y lasactividades
Estasceldasmuestranunpromediomensual, determinadoa travésdelporcentaje de programación quetienecadaactividad.
El peso ponderado que se asigne a cada subactividad se distribuye entre los valores de la programaciónmensual.Laprogramaciónasignadaalassubactividades,serálaquedetermineelvalorporcentualpromedioaniveldeactividad.Estedatosereflejamensualysevinculaalamatrizdeactividades.
El período total en el cual se desarrollará la actividad, sedetermina,apartirdelosvaloresporcentualesqueseindicanenlaprogramación,loscualesasuvezsealimentandelamatrizdesubactividades.
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3.1 CriterioAcumulativo
Otro aspecto a considerar en la programación de las subactividades es el “CriterioAcumulativo”,elcualconsisteenincrementardemodoacumuladolaprogramacióndeunmesaotro.EstoesasídebidoaqueelPOAseconstruyebajounaperspectivadeprogreso,yademásdebeproporcionardatosacumuladosalmomentodehaceranálisis sobre losavancesquesehanobtenido hasta un determinado período, demodo que se responda a la siguiente pregunta¿CuántoeselvalorylasactividadesplanificadasdesdeEnerohastahoy?La siguiente ilustración explica este criterio, en donde el cuadro de color grismuestra unaprogramación sin datos acumulados mientras que en el segundo cuadro las cantidadesprogramadasseacumuladeunmesparaotro,loquedenotaunincremento.
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IV. CONFIGURACIÓNDECONTROLESDESEGURIDADDELARCHIVOEXCEL
Losusuariosqueestánautorizadosparaingresaralservidor"proyectoGP"sonlosqueestánrelacionadosanivel institucional, conelSistemadeGestiónEstratégicayde laCalidad.Lospermisos de acceso al servidor son aplicados por la DTI a solicitud de la Gerencia dePlanificación. Si alguna Unidad Organizativa requiere permisos de acceso al servidor y suscarpetas, o modificaciones a los permisos ya otorgados, deberá solicitarlo a través dememorandoaestaGerencia,justificandolasrazonespertinentes.ParaelmanejodelosarchivosquecontienenelformatodelPOAsehanautorizadodostiposdeusuariosloscualesson:
a) Usuariosconpermisosdeconsulta.Puedenabrir losarchivosenmodode lectura,esdecir,“nopueden”modificarlainformaciónconsignadaenlasmatrices.ElobjetivoesquepuedanconsultarelPOA’sdesuunidadyeldecualquierotra.Almomentodeabrirlosarchivos,aestosusuariosnoselespideclavedeapertura.
b) Usuariosconpermisoparaingresarymodificarinformación,puedenabrirlosarchivosenmododelectura‐escritura,esdecir“pueden”digitarymodificarlainformacióndelPOAenlasmatrices.Paraelloseasignaunaclavedeaccesoalarchivo.Dichasclavessonlas vigentes desde el año 2014. Es responsabilidad de cada enlace o usuario conderechosdelectura‐escrituraelresguardodesuclave.
Duranteelperíododeformulaciónde losPOA, lashojasdetrabajodelarchivodematrizdeactividadesysubactividades,estarándesbloqueadas.CuandosetengalaversiónfinaldelPOAdecadaárea,laGerenciadePlanificaciónprocederáabloquearlainformaciónrelacionadaconlasactividadesysuprogramación,dejandolibresolamentelasceldasendondeseregistrarálosavancesdelasactividadesysubactividades.