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7/25/2019 Instrumento Para Directrices de Procedimientos Compra (1)
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Repblica Bolivariana de Venezuela
Estado Bolivariano de Miranda
Municipio Autnomo Independencia
INSTRUCTIVO PARA FIJAR DIRECTRICES EN LOS PROCEDIMIENTOS DE LA
OFICINA DE COMPRAS Y SUMINISTROS
Marzo, 201
Sede Principal: Avenida Bolvar, nivel mezzanina, detrs de Registro Civil, Santa Teresa del Tuy, Estado olivarianode !iranda
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Introduccin
El motivo del instructivo para !i"ar directrices en
los procedimientos de la #!icina de $ompras %
&uministros, se !undamenta en la necesidad de marcar
pautas en los procesos administrativos, para establecer
con anticipacin el desarrollo de las acciones en tosas
sus !ases' As( como !acilitar el control en todas las
actividades, todo esto con el !in de instruir al personal
de !orma permanente'
As( mismo, la in!ormacin contenida en este
instructivo, a su vez contribu%e a la siner)ia con las
diversas o!icinas % direcciones, pertenecientes a la
Alcald(a del Municipio Independencia, para *ue comprendan
los pasos a se)uir, en el momento de realizar una
re*uisicin, *ue obedece al dise+o del lan #perativo
Anual -#A.aprobado en el presupuesto del a+o
correspondiente'
$abe destacar, *ue estos criterios se amparan en el
marco le)al de la $onstitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela % la /e% de $ontrataciones
vi)ente, donde en esta ltima se establece el
procedimiento para la ad*uisicin de bienes % servicios'
Respectivamente se )eneran rdenes de compra % pa)o,
*ue son deducidas de las diversas partidas
presupuestarias, ocasionando compromisos *ue
respectivamente deben ser pa)ados, !ortaleciendo el
cumplimiento de la )estin municipal, *ue contribu%en al
movimiento de la econom(a local % satis!accin de las
demandas pblicas'
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Objetio !ener"#$
Establecer los procedimientos a se)uir en la #!icina
de $ompras % &uministros de la Alcald(a del Municipio
Independencia del Estado Bolivariano de Miranda'
Objetio% e%&ec'(ico%$
Instruir al personal sobre los procedimientos a
se)uir en la #!icina de $ompras % &uministros de la
Alcald(a del Municipio Independencia del Estados
Bolivariano de Miranda'
acilitar la )estin de las re*uisiciones e!ectuadas
por las diversas o!icinas o direcciones solicitantes, *ue
acuden a la #!icina de $ompras % &uministros de la
Alcald(a del Municipio Independencia'
$umplir con lo establecido en el marco le)al vi)ente
en especial, lo establecido en la /e% de $ontrataciones
en los procedimientos *ue se realizan en la #!icina de
$ompras % &uministros de la Alcald(a del Municipio
Independencia'
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ALCANCE !ENERAL
El Instructivo para i"ar irectrices en los rocedimientos de
la #!icina de $ompras % &uministros, es aplicable principalmente en
la #!icina de $ompras % &uministro, pero a su vez se etiende su
cumplimiento a las unidades administrativas de la alcald(a del
municipio Independencia, *ue )estionen el proceso de compras, a
trav3s de la mencionada o!icina'
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)ASE LE!AL
$onstitucin de la Repblica Bolivariana de
Venezuela' -1444.'
/e% #r)5nica de la Administracin inanciera del
&ector blico'
/e% #r)5nica del oderes blico Municipal'
/e% #r)5nica del oder blico Municipal'
/e% #r)5nica de $ontrataciones blicas'
/e% de la $ontralor(a % $ontrol iscal'
/e% $ontra la $orrupcin'
/e% or)5nica de rocedimientos Administrativos'
/e% de $ontrataciones blicas'
6aceta #!icial,7ro'8'19, ecreto 1:44'
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Cod* PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE COMPRAS Y
SUMINISTROS
+, Recepcin de re*uisiciones'
+- &eleccin de $ontratista, por consulta de
precios'
+. An5lisis de disponibilidad presupuestaria'+/ Recepcin del bien o servicio'
+0 Elaboracin de solicitud de pa)o'
+1 Elaboracin % aprobacin de #rden de $ompra'
+2 Elaboracin de #rden de a)o'
No3bre de# Procedi3iento$ Recepcin de Re*uisiciones
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Cdi4o$ 01Ver%in$ 01
Unid"d$ ireccin de AdministracinSub5Unid"d$ #!icina de $ompras %
&uministros'Objetio !ener"#$
Recibir las solicitudes de las diversas unidades de la
Alcald(a del Municipio Independencia'
Nor3"%$
1' /as re*uisiciones son un documento indispensable,
para soportar el pa)o de una solicitud' /a misma
debe ser elaborada por la unidad solicitante,
diri)ida a la -o 3l. ;e!< #!icina de $ompras %
&uministros'
2' Al momento de recibir la solicitud se le colocar5
el sello de recibido de $ompras % &uministros, el
nombre del !uncionario, !ec=a % =ora'
:' /a re*uisicin ori)inal se *uedar5 con la #!icina
de $ompras % &uministro % la $opia con la unidad
solicitante, la misma se re)istrar5 % se entre)ar5
a la -o 3l. ;e!< de la #!icina de $ompras %
&uministros, para su aprobacin'
Re6ui%ito%$
1' /a re*uisicin debe ser elaborada por la unidad
solicitante'
2' ebe llevar la !irma % sello de la m5ima autoridad
de la unidad solicitante'
:' ebe ser eplicita en el tipo de re*uerimiento %
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epresar cantidades eactas'
9' /a !ec=a de elaboracin debe ser vi)ente'Re%&on%"b#e% Accione%
>nidad &olicitante 1' Elaborar la re*uisicin'
Secret"ri7 2' Recibir re*uisicin'
:' Veri!icar los re*uisitos de la
re*uisicin'
9' &ellar como recibido ori)inal %
$opia de la re*uisicin'
' Entre)ar a la unidad
solicitante copia de la
re*uisicin recibida'
8' Re)istrar la re*uisicin
recibida % entre)ar a la -o 3l.
;e!< de la #!icina de $ompras %
&uministros, para su
aprobacin'
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Je(7 de #" O(icin"
de Co3&r"% 8
Su3ini%tro%
?' /a -o 3l. ;e!< de la #!icina de
$ompras % &uministros, eti*ueta
el documento con la palabra
@R#$E&AR, @E&ERAR #R
-motivo., o @7# R#$E&AR, de
acuerdo al caso'
C' /a -o 3l. ;e!< de la #!icina de
$ompras % &uministros, entre)a
la orden al analista
responsable de la re*uisicin
eti*uetada'
4' &i la eti*ueta indica
@R#$E&AR se procede a la
&E/E$$ID7 E/ $#7RAI&A' &i
es @E&ERAR #R -motivo., se
se)uir5n las instrucciones a
se)uir % se arc=ivar5, =asta el
momento indicado por el motivo'
&i la respuesta es @7#
R#$E&AR, arc=ivar5 o
devolver5 a la unidad
solicitante eplicando el
motivo'
E#"bor"do &or$
/icda' ;ulissa Valero'
Rei%"do &or$
ra' Aia 6arc(a
A&rob"do &or$
r' $arlos Rodr()uez'
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No3bre de#
Procedi3iento$
&eleccin de $ontratistas
por $onsulta de recios'Cdi4o$ 02
Ver%in$ 01Unid"d$ ireccin de Administracin
Sub5Unid"d$ #!icina de $ompras %
&uministros'Objetio !ener"#$ &eleccionar el contratista, para
responder a las re*uisiciones diri)idas a la #!icina de
$ompras % &uministros'
Nor3"%$
1' ara la ad*uisicin de bienes % servicios a trav3s
de la o!icina de compras, debe realizarse un
llamado a los contratistas, a una consulta de
precios, los mismos deber5n cumplir con el plie)o
de condiciones'
2' &e llevar5 a cabo la consulta de precios, cuando la
ad*uisicin de bienes no supere las '000 >'':' ara la consulta de precios de la prestacin de un
servicio no supere las 10'000 >''Re6ui%ito%$
1' /as o!ertas deben contener, nombre del contratista,
direccin, tel3!onos, correo electrnico, RI,
cantidad, descripcin, precios, IVA -si aplica.,
!ec=a vi)ente'
2' $umplir con lo pautado en el plie)o de condiciones'
:' /lenar la carpeta como re)istro de contratistasF
copias de re)istro mercantil -si aplica., RI, $'I,
Re)istro 7acional de $ontrataciones, solvencia de
patente, entre otros'
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Re%&on%"b#e% Accione%
Secret"ri7 1' Elaborar el lie)o de
$ondiciones'
2' ublicar el llamado a $onsulta
de recios a trav3s de la Geb'
:' &e elabora el @in!orme de
recomendacin, basado en la
tres o!ertas recibidas'Je(7 de #" O(icin"
de Co3&r"% 8
Su3ini%tro%
9' &e elabora el @otor)amiento de
ad"udicacin'
E#"bor"do &or$
/icda' ;ulissa Valero'
Rei%"do &or$
ra' Aia 6arc(a
A&rob"do &or$
r' $arlos Rodr()uez'
No3bre de# Procedi3iento$ An5lisis de disponibilidad
presupuestariaCdi4o$ 0:
Ver%in$ 01Unid"d$ ireccin de Administracin
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Sub5Unid"d$ #!icina de $ompras %
&uministros'Objetio !ener"#$
Analizar la disponibilidad presupuestaria, para
comprometer el pa)o con los contratistas de la #!icina
de $ompras % suministros de la alcald(a del municipio
Independencia'
Nor3"%$
Es !undamental revisar el estatus de disponibilidad de
las partidas presupuestarias de la unidad solicitante
para poder comprometer el )asto, epresando la
codi!icacin de partidas % productos de acuerdo
clasi!icador presupuestario vi)ente' eber5 ir diri)ida
a la ireccin de resupuesto, sellada % !irmada por -la
o el. "e!< de $ompras % &uministros'Re6ui%ito%$
1' ec=a'2' escripcin del producto'
:' >nidad'
9' $antidad'
' artida Imputada'
8' Monto'Re%&on%"b#e% Accione%
Secret"ri79
"u:i#i"re% o
"n"#i%t"% de #"
O(icin" de Co3&r"%
8 Su3ini%tro%*
1' &e veri!ica la correspondencia
del producto, con lo epresado
en la o!erta seleccionada'
2' >tilizando el clasi!icador
presupuestario relaciona el
producto con la partida'
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:' &e procede a veri!icar en el
sistema la disponibilidad
presupuestaria de la unidad
solicitante'
9' &e llena el !ormato de An5lisis
de la partida presupuestaria'Je(7 de #" O(icin"
de Co3&r"% 8
Su3ini%tro%
' irmar la solicitud de
disponibilidad presupuestaria'
Director7 de
Pre%u&ue%to
8' Aprobacin de la disponibilidad
presupuestaria'E#"bor"do &or$
/icda' ;ulissa Valero'
Rei%"do &or$
ra' Aia 6arc(a
A&rob"do &or$
r' $arlos Rodr()uez'
No3bre de# Procedi3iento$ Recepcin del bien o
servicioCdi4o$ 09
Ver%in$ 01Unid"d$ ireccin de Administracin
Sub5Unid"d$ #!icina de $ompras %
&uministros'Objetio !ener"#$
Recibir los bienes o servicios ad*uiridos, a trav3s de
la )estin de las #!icina de $ompras % de la alcald(a
del municipio Independencia'
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Nor3"%$
/ue)o de la ad"udicacin del contratista, se procede a
recibir el bien o servicio, por lo *ue debe realizarse
las respectivas Acta de Recepcin de bien o servicio'Re6ui%ito%$
1' $umplir con los re*uisitos establecidos, para la
ad"udicacin de contratistas'
2' Acta de recepcin de bien o servicio'Re%&on%"b#e% Accione%
Secret"ri79
"u:i#i"re% o
"n"#i%t"% o je(7
de #" O(icin" de
Co3&r"% 8
Su3ini%tro%*
1' Veri!icar la ad"udicacin de
contratista'
2' Revisar *ue el bien o servicio,
este en las condiciones
establecidas en la
ad"udicacin'
:' /lenar el respectivo !ormulario
de acta de recepcin de bien o
servicio'9' Recibir el bien o servicio'
' Elaborar las actas de entre)a
de bienes o servicios a las
respectivas unidades
solicitante'Je(7 de #" O(icin"
de Co3&r"% 8
Su3ini%tro%
?' irmar el Acta de Recepcin del
bien o servicio'
C' irmar las actas de entre)a debienes o servicio a las
respectivas unidades
solicitantes'
4' #rdenar la entre)a de bien o
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servicio a las respectivas
unidades solicitantes'
Unid"de%
%o#icit"nte%
10' irmar las actas de
entre)as elaboradas por la
#!icina de $ompras %
&uministros, como recibido'
Director7 de
Pre%u&ue%to
11' Aprobacin de la
disponibilidad presupuestaria'E#"bor"do &or$
/icda' ;ulissa Valero'
Rei%"do &or$
ra' Aia 6arc(a
A&rob"do &or$
r' $arlos Rodr()uez'
No3bre de# Procedi3iento$ Elaboracin de &olicitud de a)o
Cdi4o$ 0Ver%in$ 01Unid"d$ ireccin de Administracin
Sub5Unid"d$ #!icina de $ompras %
&uministros'Objetio !ener"#$
Elaborar la solicitud de pa)o para iniciar el proceso depa)o de las rdenes )estionadas por la #!icina de
$ompras % &uministros de la alcald(a del municipio
Independencia'
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Nor3"%$
/a #!icina debe diri)ir elaborar una solicitud de pa)o,
diri)ida a -la o el. irector< de Administracin' /a
misma contiene una breve eplicacin del pa)o'Re6ui%ito%$
1' ec=a'
2' iri)ida a -la o el. irector< de Administracin'
:' 7ombre del contratista o bene!iciario'
9' Ri! o c3dula de identidad'
' Motivo del pa)o'8' Monto en bol(vares'
?' >nidad solicitante'Re%&on%"b#e% Accione%
Secret"ri79
"u:i#i"re% o
"n"#i%t"% de #"
O(icin" de
Co3&r"% 8Su3ini%tro%*
1. &e veri!ica *ue todos los
soportes se encuentren aneos,
tales como las 0: o!ertas,
!actura, ad"udicacin an5lisis de
la partida presupuestaria, entreotros'
2' &e llena el !ormato de solicitud
de pa)o, colocando !ec=a, nombre
del bene!iciario o contratista,
RI o cedula, motivo, monto,
unidad solicitante'Je(7 de #"
O(icin" de
Co3&r"% 8
Su3ini%tro%
12' &ella % !irma la solicitud
de pa)o'
E#"bor"do &or$ Rei%"do &or$ A&rob"do &or$
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/icda' ;ulissa Valero' ra' Aia 6arc(a r' $arlos Rodr()uez'
No3bre de#
Procedi3iento$
Elaboracin de #rden de $ompra
Cdi4o$ 08Ver%in$ 01Unid"d$ ireccin de AdministracinSub5Unid"d$ #!icina de $ompras % &uministros'Objetio !ener"#$
Elaborar las Drdenes de $ompras de la #!icina de $ompras
% suministros de la alcald(a del municipio Independencia'Nor3"%$
ara comprometer la partida presupuestaria es necesario,
elaborar una orden de compra'Re6ui%ito%$
1' actura le)al'
2' 0: #!ertas'
:' 7ombre del $ontratista'
9' Re*uisicin de la >nidad solicitante
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' An5lisis de la partida'Re%&on%"b#e% Accione%
Secret"ri79
"u:i#i"re% o
"n"#i%t"% de #"
O(icin" de Co3&r"% 8
Su3ini%tro%*
1' &e inicia el sistema tecnoH
in!o, mediante, usuario %
clave'
2' &e selecciona la pesta+a
compras' para elaborar una
orden a un contratista, se
selecciona -#rden de $ompra
$ontratista u #$.'
:' En la parte in!erior del
!ormulario se selecciona el
icono @nuevo re)istro'
9' En la parte superior del
!ormulario se selecciona
@contratista, para colocar el
nombre del contratista'
' &e selecciona la unidad
solicitante'
8' En la parte media del
!ormulario, se da clip al
botn @adicionar l(nea'
?' Al desple)arse la l(nea, se
procede a llenar el nombre del
producto de acuerdo a la
in!ormacin suministrada en la
!actura % re*uisicin'
C' 1' &e coloca la cantidad del
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producto, @precio se)n el
monto base, @Impuesto o IVA
-Impuesto al Valor A)re)ado,
si aplicar5'
4' 1' &e selecciona la @partida
presupuestaria % @unidad
e"ecutora' /ue)o se presiona
el icono @)uardar % @salir'10' En la vista inicial del
!ormulario se redacta un brevecomentario, =aciendo mencin
del nmero de !actura, razn
del pa)o, entre otros'
11' inalmente presiona
@)uardar % toma nota del
nmero de #rden de $ompra *ue
emite el sistema'
Direccin de
Pre%u&ue%to
1:' &e lleva a presupuesto
para la aprobacin de la #rden
de $ompra'
Secret"ri79
"u:i#i"re% o
"n"#i%t"% de #"
O(icin" de Co3&r"% 8
Su3ini%tro%*
14.&e imprime la #rden de $ompra'
E#"bor"do &or$
/icda' ;ulissa Valero'
Rei%"do &or$
ra' Aia 6arc(a
A&rob"do &or$
r' $arlos Rodr()uez'
Sede Principal: Avenida Bolvar, nivel mezzanina, detrs de Registro Civil, Santa Teresa del Tuy, Estado olivarianode !iranda
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7/25/2019 Instrumento Para Directrices de Procedimientos Compra (1)
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No3bre de# Procedi3iento$ Elaboracin de #rden de a)oCdi4o$ 0?
Ver%in$ 01Unid"d$ ireccin de Administracin
Sub5Unid"d$ #!icina de $ompras %&uministros'
Objetio !ener"#$
Elaborar las rdenes de pa)o, tramitadas por la #!icina
de $ompras % &uministros de la alcald(a del municipio
Independencia'
Nor3"%$
Es necesaria la elaboracin de una orden de a)o, en la*ue se re!le"an las retenciones de IVA, I&R/, IM
-Impuesto Municipal., IE -Impuesto Estadal. % el monto
total a pa)ar'Re6ui%ito%$
#rden de compra aprobada e impresa'Re%&on%"b#e% Accione%
Secret"ri79
"u:i#i"re% o
"n"#i%t"% de #"
O(icin" de Co3&r"%
8 Su3ini%tro%*
1' Accediendo al sistema tecnoH
in!o, se selecciona la #pcin
Drdenes de a)o -#.'
2' En la parte in!erior del
!ormulario desple)ado, se
presiona la opcin @7uevo
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7/25/2019 Instrumento Para Directrices de Procedimientos Compra (1)
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Re)istro'
:' En la parte superior del
!ormulario, se coloca el nmero
de @#rden de $ompra'
Autom5ticamente en el
!ormulario se trans!ieren los
datos necesarios para elaborar
la orden de pa)o'
9' En la zona in!erior iz*uierda
del !ormulario, se procede a
llenar los impuestos a deducir
en la orden de pa)o, en caso
*ue apli*uen, tal como I&R/
-Impuesto &obre la Renta., IM
-Impuesto Municipal., IE
-Impuesto Estadal., Ret' IVA
-Retencin del Impuesto al
Valor A)re)ado.'
10' e !orma inmediata el
sistema elabora las deducciones
e indica el @monto a cancelar
o pa)ar' En la zona in!erior
derec=a del !ormulario, se
presiona el icono @salvar'
11' >na vez salvado los
cambios, se toma nota del @7um'
#rden a)o -nmero de #rden de
pa)o., *ue se escribe sobre la
Sede Principal: Avenida Bolvar, nivel mezzanina, detrs de Registro Civil, Santa Teresa del Tuy, Estado olivarianode !iranda
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7/25/2019 Instrumento Para Directrices de Procedimientos Compra (1)
22/22
#rden de $ompra anteriormente
impresa'
12' >na vez concluido el paso
anterior se lleva la orden a la
ireccin de resupuesto'Direccin de
Pre%u&ue%to
1:' &e aprueba la #rden de
a)o % la imprime'
19' evuelve la #rden a la
#!icina de $ompras %
&uministros'Secret"ri79
"u:i#i"re% o
"n"#i%t"% de #"
O(icin" de Co3&r"%
8 Su3ini%tro%*
1' El !uncionario *ue reciba
la orden de pa)o, devuelta %
aprobada, por la ireccin de
resupuesto !irma el recibido'
18' &e anota la #rden de a)o
en el libro de Re)istro %
$ontrol de rdenes de pa)o'
Direccin de
Ad3ini%tr"cin1?' &e lleva la #rden de a)o
a la #!icina de Administracin
% !irma el !uncionario *ue
recibe'
E#"bor"do &or$
/icda' ;ulissa Valero'
Rei%"do &or$
ra' Aia 6arc(a
A&rob"do &or$
r' $arlos Rodr()uez'
Sede Principal: Avenida Bolvar, nivel mezzanina, detrs de Registro Civil, Santa Teresa del Tuy, Estado olivarianode !iranda