Download - ISO 19011 İc Denetçi Eğitimi
ISO 19011 TETKİK EĞİTİMİ
Fırat ÖZEL
Gıda Mühendisi
Eğitimin Amacı
• İç denetimleri gerçekleştirebilmek için…
• Denetçilerin yeterliliklerini görmek için…
• Sistemleri iyileştirebilmek için…
• Denetimlere yön verebilmek için…
BİLGİ
Giriş
Kılavuz
Kalite ve/veya çevre
yönetim sistemlerinin iç ve dış tetkiklerinin
yapılması Tetkikçilerin yeterlilik ve
değerlendirmesi hakkında kılavuzluk
Kapsam
Tetkik prensipleri,
Tetkik programlarının
yönetimi,
Sistem tetkiklerinin
yapılması
Tetkikçilerinin yeterliliği
Atıf Yapılan Standard Ve/Veya Dokümanlar
Terimler ve Tarifler
• Tetkik
• Tetkik Kriterleri
• Tetkik Delili
• Tetkik Bulguları
• Tetkik Sonucu
• Tetkik Müşterisi
• Tetkik Edilen
• Tetkikçi
• Tetkik Ekibi
• Teknik Uzman
• Tetkik Programı
• Tetkik Planı
• Tetkik Kapsamı
• Yeterlilik
Tetkik
Tetkik delili (Madde 3.3) elde etmek ve tetkik kriterlerinin
(Madde 3.2) karşılanma
derecesini objektif olarak
değerlendirmek için yapılan sistematik,
bağımsız ve belgelendirilmiş
proses.
Tetkik Kriterleri
Politikalar, prosedürler veya şartlar kümesi.
Tetkik Delili
Tetkik kriterleri ile ilgili olan ve
doğrulanabilen kayıtlar, gerçeklik
beyanları veya diğer bilgiler.
Tetkik Bulguları
Toplanan tetkik delilinin (Madde 3.3) tetkik kriterleri (Madde 3.2) ile karşılaştırılmasının sonuçları.
Tetkik Sonucu
Tetkik hedeflerinin ve bütün tetkik
bulgularının (Madde 3.4) dikkate
alınmasından sonra tetkik ekibi (Madde
3.9) tarafından sunulan bir tetkikin
(Madde 3.1) sonucu.
Tetkik Müşterisi
Tetkiki (Madde 3.1) talep eden kuruluş.
Tetkik edilen
Tetkik edilen kuruluş.
Tetkikçi
Tetkiki (Madde 3.1) yapmak için gereken yeterliliğe sahip kişi.
Tetkik Ekibi
Tetkiki (Madde 3.1) yapan ve
gerektiğinde teknik uzmanlarca (Madde
3.10) desteklenen bir veya daha fazla sayıda tetkikçi (Madde 3.8).
Teknik Uzman
Tetkik ekibine (Madde 3.9) özel bilgi veya uzmanlık sağlayan kişi.
Tetkik Programı
Belirli bir zaman dilimi için planlanan ve özel
bir amaca yönelik olan bir veya daha fazla sayıdaki tetkik (Madde 3.1) dizisi.
Tetkik Planı
Tetkik (Madde 3.1) için yapılacak faaliyetlerin ve düzenlemelerin tarifi.
Tetkik Kapsamı
Tetkikin (Madde 3.1) genişliği ve sınırları.
Yeterlilik
Gösterilen kişilik özellikleri ile bilgi ve beceriyi uygulama kabiliyeti.
4 Tetkik Prensipleri
•Profesyonelliğin temeli.
Ahlaki Davranış
•Gerçek ve doğru bildirim mecburiyeti
Adil Temsil
•Tetkikte titizlik ve doğru karar verme
Profesyonel Özen
•Tetkikin tarafsızlığının ve tetkik sonuçlarının objektifliğinin esası
Bağımsızlık
•Güvenilir ve yeniden üretilebilir tetkik sonuçlarına ulaşabilmek için kullanılan metot
Delile Dayalı Yaklaşım
5 Tetkik Programının Yönetilmesi
Büyüklüğüne, yapısına ve karmaşıklığına bağlı program
Çeşitli tetkik hedefleri
Ortak veya kombine tetkikler
Gerekli kaynakların tümü
Birden fazla tetkik programı
5 Tetkik Programının Yönetilmesi
Tetkik programının oluşturulması,
uygulanması, izlenmesi, gözden geçirilmesi ve
iyileştirmesi
Gerekli kaynakları tespit edilmesi ve bunların
temin edilmesi
Tetkik Başlamadan Önce…
• Tetkik ekibinin yeterliliği
Kombine Tetkik
• Sorumlulukların paylaşılması
• İlave kaynakların temini
• Tetkik ekibinin yeterliliği
• Uygun prosedürlerin varlığı
Ortak Tetkik
Tetkik programının hedefleri
Yönetim öncelikleri,
Ticari amaçlar,
Yönetim sisteminin gerekleri,
Yasa, yönetmelik ve sözleşme gerekleri,
Tedarikçi değerlendirme ihtiyacı,
Müşteri şartları,
Diğer ilgili tarafların ihtiyaçları,
Tetkik Programı Örnek
Kritik ürünlerin potansiyel tedarikçilerinin 6 ay içinde yapılacak ikinci taraf yönetim sistemi tetkikleri
HEDEF : Tedarikçinin kabiliyeti hakkında güven oluşturulması ve
muhafaza edilmesi
Bir Tetkik Programının Genişliği
Büyüklüğü, yapısı ve karmaşıklığı
Yapılacak tetkikin kapsamı, hedefi
ve süresi,
Yapılacak tetkiklerin sıkılığı,
Faaliyetlerin sayısı, önemi, karmaşıklığı,
benzerliği ,yerleri,
Mevzuat ve sözleşmelerle
belirlenmiş kurallar, kriterleri
Akreditasyon veya tescil/belgelendir
me ihtiyacı,
Önceki tetkiklerin sonuçları,
Dil, kültür ve sosyal konular,
İlgili tarafların menfaatleri,
Değişiklikler
Tetkik Programı Sorumlulukları
Bir veya daha fazla kişi
Faaliyetlerle ilgili teknik ve iş
anlayışına sahip kişiler
Tetkik programı sorumlulukları
Tetkik programının hedeflerini ve genişliğini
belirlemeli,
Sorumlulukları ve prosedürleri belirlemeli
ve kaynakların temin edilmesini sağlamalı,
Tetkik programının uygulanmasını
sağlamalı,
Uygun tetkik program kayıtlarının tutulmasını
sağlamalı,
Tetkik programını izlemeli, gözden
geçirmeli ve iyileştirmelidir.
Tetkik programı kaynakları Tetkik faaliyetleri için gerekli mali
kaynaklar,
Tetkik teknikleri,
Tetkikçilerin yeterliliğine ulaşmak için
kullanılan prosesler,
Tetkikçilerin ve teknik uzmanların
varlığı,
Tetkik programının genişliği,
Seyahat süresi, barınma ve diğer tetkik ihtiyaçları.
Tetkik Programı Prosedürleri
Tetkiklerin planlanması ve programlanması,
Tetkikçilerin ve tetkik ekibi başkanlarının yeterliliğinin sağlanması,
Uygun ekip başkanlarının seçilmesi, rollerinin ve sorumluluklarının belirlenmesi,
Tetkiklerin yapılması,
Uygun olan durumlarda tetkik takibinin yapılması,
Tetkik Programı Prosedürleri
Tetkik program kayıtlarının tutulması,
Tetkik programının performansının ve etkinliğinin izlenmesi,
Tetkik programının genel başarısının üst yönetime bildirilmesi. Küçük kuruluşlarda yukarıdaki faaliyetler bir tek prosedürde toplanabilir.
Tetkik Programı Uygulaması
1 • Tetkik programının ilgili taraflara bildirilmesi,
2 • Tetkiklerin koordine edilmesi, programlanması ve tetkik programı ile
ilgili diğer faaliyetler,
3 • Tetkikçilerin değerlendirilmesi ve profesyonel gelişimlerinin
devamının sağlanması için bir prosesin kurulması ve sürdürülmesi,
4 • Tetkik ekiplerinin seçilmesinin sağlanması,
5 • Tetkik ekiplerine gerekli kaynakların temini,
Tetkik Programı Uygulaması
6 • Tetkiklerin tetkik programına göre yapılmasının sağlanması,
7 • Tetkik faaliyetlerinin kayıtlarının kontrolünün sağlanması,
8
• Tetkik raporlarının gözden geçirilmesinin ve onaylanmasının sağlanması, bunların tetkik müşterisine ve belirtilen diğer taraflara dağıtılmasının sağlanması,
9 • Uygun olan durumlarda tetkik takibinin yapılması.
Tetkik programı kayıtları
Münferit tetkiklere ait kayıtlar
• Tetkik planları,
• Tetkik raporları,
• Uyumsuzluk raporları,
• Düzeltici ve önleyici faaliyet raporları,
• Uygun olan durumlarda tetkik takipleri, gibi.
Tetkik program gözden geçirmesinin sonuçları
Tetkik personeline ait kayıtlar
• Tetkikçi yeterlilik ve değerlendirmesi,
• Tetkik ekibi seçimi,
• Sürdürme ve yeterliliğin iyileştirilmesi.
Tetkik Programının İzlenmesi Ve Gözden Geçirilmesi
Örnek Örnek
Tetkik program kayıtları,
Alternatif veya yeni tetkik uygulamaları,
Benzer durumlarda tetkik ekiplerinin
performanslarında tutarlılık.
İzlemeden elde edilen sonuçlar ve eğilimler,
Prosedürlere uyum,
Gelişen ihtiyaçlar ve ilgili tarafların beklentileri,
6 Tetkik Faaliyetleri
Tetkikin başlatılması
Dokümanların gözden geçirilmesi
Sahadaki tetkik faaliyetleri için
hazırlık yapılması
Sahadaki tetkik faaliyetlerinin
yapılması
Tetkik raporunun hazırlanması,
onaylanması ve dağıtılması
Tetkikin tamamlanması
Tetkik takibinin yapılması
Tetkikin Başlatılması
Tetkik ekibi başkanının atanması
Tetkik hedeflerinin, kapsamının
ve kriterlerinin belirlenmesi
Tetkikin fizibilitesinin belirlenmesi
Tetkik ekibinin
seçilmesi
Tetkik edilenle ilk
temasın kurulması
Dokümanların Gözden Geçirilmesi
Raporlar dahil olmak üzere, ilgili yönetim
sistemi dokümanlarının
gözden geçirilmesi ve tetkik kriterlerine
göre bunların yeterliliği konusunda
karar verilmesi
Sahadaki Tetkik Faaliyetleri İçin Hazırlık Yapılması
Tetkik planının hazırlanması
Tetkik ekibine görev verilmesi
Çalışma dokümanlarının hazırlanması
Sahadaki Tetkik Faaliyetlerinin Yapılması
Açış toplantısının yapılması
Tetkik esnasındaki iletişim
Rehberlerin ve gözlemcilerin
rolleri ve sorumlulukları
Bilgilerin toplanması ve doğrulanması
Tetkik bulgularının üretilmesi
Tetkik sonuçlarının hazırlanması
Kapanış toplantısının
yapılması
Tetkik Raporunun Hazırlanması, Onaylanması Ve Dağıtılması
Tetkik raporunun
hazırlanması
Tetkik raporunun
onaylanması ve dağıtılması
Tetkikin Tamamlanması
• Tetkik planında belirtilen bütün faaliyetler yapıldığı ve onaylanan tetkik raporu dağıtıldığı zaman tetkik tamamlanmış olur.
• Kayıtların saklanması
• Kayıtların muhafazası
Tetkik Takibinin Yapılması
• Düzeltici, önleyici veya iyileştirici faaliyetler
• Doğrulama
• Tetkik ekibi üyelerince yapılacak takip faaliyetleri belirtilebilir.
Tetkikçilerin Değerlendirilmesi Ve Yeterliliği
Kişisel Özellikler
• yani adil, dürüst, samimi, namuslu ve sağduyulu, Ahlaklı
• yani farklı fikirleri ve bakış açılarını değerlendirmeye istekli, Açık fikirli
• yani insanlarla olan ilişkilerinde nazik, Diplomatik
• yani fiziksel çevrenin ve faaliyetlerin aktif olarak farkında, Gözlemci
• yani durumların içgüdüsel olarak farkında ve onları anlama kabiliyetine sahip, Kavrayışlı
Kişisel Özellikler
• yani farklı durumlara çabuk adapte olma kabiliyetine sahip, Çok yönlü
• yani sebatlı, hedeflere ulaşmaya odaklanmış, Israrcı
• yani mantıklı muhakeme ve analize dayalı olarak zamanında karar verme özelliğine sahip, Kararlı
• yani diğer kişilerle etkileşimde bulunurken bağımsız olarak hareket etme kabiliyetine sahip
Kendine güvenen
Bilgi ve beceriler
Kalite yönetim sistemi ve çevre yönetim sistemi
tetkikçilerinin genel bilgi ve becerileri
Tetkik ekibi başkanlarının genel bilgi ve becerileri
Kalite yönetim sistemi tetkikçilerinin özel bilgi ve
becerileri
Çevre yönetim sistemi tetkikçilerinin özel bilgi ve
becerileri
Bilgi ve Beceri
Eğitim, iş tecrübesi, tetkikçi eğitimi ve tetkik tecrübesi
Yeterliliğin Sürdürülmesi Ve İyileştirilmesi
Tetkikçiler, tetkiklerine düzenli olarak katılmak suretiyle tetkik yapma kabiliyetlerini sürdürmeli
Tetkikçiler sürekli profesyonel gelişimlerini gösterebilmeli
Kişilerin ve kuruluşların
ihtiyaçlarında,
Tetkik uygulamalarında,
Standartlarda ve Diğer şartlarda
meydana gelebilecek değişiklikler
Tetkikçi Değerlendirmesi
Adım 1 - Tetkik programının gerektirdiği kişisel özellikler ile bilgi ve becerilerin belirlenmesi
• Tetkik edilecek kuruluşun büyüklüğü, yapısı ve karmaşıklığı,
• Tetkik programının hedefleri ve genişliği,
• Belgelendirme/tescil ve akreditasyon şartları,
• Tetkik edilecek kuruluşun yönetiminde tetkik prosesinin rolü,
• Tetkik programında gereken güven seviyesi,
• Tetkik edilecek yönetim sisteminin karmaşıklığı.
Adım 2 - Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi
• Kriterler nicel (yıl olarak iş tecrübesi veya eğitim, yapılan tetkik sayısı, tetkik eğitimi saati gibi) veya nitel (eğitimde veya iş yerinde kişisel özelliklerini, bilgi ve beceri performansını göstermiş olmak gibi) olabilir.
Tetkikçi Değerlendirmesi
Adım 3 - Uygun değerlendirme metodunun seçilmesi
• Özetlenen metotlar seçeneklerin bir kısmını temsil etmekte olup bütün durumlarda geçerli olmayabilir.
• Özetlenen çeşitli metotların güvenilirlikleri birbirinden farklı olabilir.
• Tipik olarak objektif, tutarlı, adil ve güvenilir bir sonucun elde edilmesini sağlamak için metotların bir kombinasyonu kullanılmalıdır.
Adım 4 – Değerlendirmenin yapılması
• Bu adımda kişi hakkında toplanan bilgiler Adım 2’de belirlenen kriterlerle karşılaştırılır. Bir kişinin kriterleri karşılamaması durumunda ilave eğitim, iş ve/veya tetkik tecrübesi gerekir. Bundan sonra yeniden değerlendirme yapılmalıdır.