Jour Fixe, 26.11.2018 RechenzentrumGunther Schmidt
DOKUMENTENMANAGEMENT &ALTERNATIVE WERKZEUGE
JOUR FIXE VERWALTUNG
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ANLASS UND ZIEL
• Analoge Archive für Schriftstücke und Akten• Täglich wachsende Menge an digitalen Daten• Gesetzliche Auflagen zur Aufbewahrung• Dezentrale Datenhaltung• Wechselnde Zuständigkeiten• Ausscheidende Mitarbeiter*innen• Auskunftspflicht und Berichtswesen• Einführung neuer E-Services in der Verwaltung
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ANLASS UND ZIEL
• Einfaches und schnelles Wiederauffinden• Effiziente Datenhaltung ohne Redundanzen• Einheitliche Dateiablagesysteme• Einfacher Datenaustausch nach intern/extern• Prozessgestützte Datenhaltung• Datenhoheit gekoppelt an Funktionen &
Strukturen statt an Personen• Einhaltung gesetzlicher
Datenschutzbestimmungen• Planmäßiges Löschen von Daten
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BEDARFE
• Ablage und Recherche von Dokumenten• Bereitstellung von Dokumenten, intern/extern• Kommunikationswerkzeug zwischen allen Ebenen• Web-basiertes Kollaborationswerkzeug• Digitalisierung von Prozessen• Aufgaben- und Projektmanagement• …
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DATENAUFKOMMEN
• rd. 1.000 Postfächer (Mitarbeiter-/Funktions-Accounts) mit 1.200 GB Daten ( 2/3 migriert)
• Ø 24.000 SPAM-Mails / Tag gefiltert durch DFN• Ø 4.000 E-Mails / Tag, davon 2.200 SPAM-Mails• rd. 150 Laufwerksfreigaben mit 6.000 GB Daten• Ø 3.000 Ausdrucke und Scans / Tag auf den MFG• täglich 2 Vollsicherungen, 14 Tage zurück• Langzeit-Backups aller Systeme je Monat / Jahr• Studierenden-Daten (HIS, StudIP…)
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DOKUMENTEN-MANAGEMENTSYSTEM
Sekundenschneller Zugriff auf
Dokumente
Digitale Prozess-dokumentation und -optimierung
Keine unnötigen Wegeoder Wartezeiten
Steigerung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Verringerung von Medien- und Informationsbrüchen
Leichtes Auffinden der Dokumente
und Dateien
VorteileEinhaltung von gesetzlichenVorgaben (Aufbewahrung, DS) Rechtssicherheit
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DOKUMENTEN-MANAGEMENTSYSTEM
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DOKUMENTEN-MANAGEMENTSYSTEM
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DOKUMENTEN-MANAGEMENTSYSTEM
100,- bis 125,- € / Nutzer*Jahr18 % Wartungskosten / Jahr
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ANFORDERUNGEN
• Klare Organisationsstrukturen• Klare Zuständigkeiten• Eindeutige Vorgesetzten- und
Vertretungsregelungen• Detaillierte Prozessbeschreibung:
IST- und SOLL-Zustand
Prozesslandkarte Rollen-/Rechtemanagement Prozessoptimierung / Kosteneinsparung
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PILOT-ANWENDUNG
Gremienverwaltung Präsidium (V. Stoek)o Erfassung und Ablage vergangener Sitzungeno Vor- und Nachbereitung von lfd. Sitzungen Einladungen Tagesordnung Beschlussvorlagen / Beschlüsse Protokollentwürfe Öffentl. / nicht-öffentl. Protokolle …
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UMSETZUNG
• Acht virtuelle MS Server 2016 mit 2 TB Speicher• Benutzer- und Admin-Schulungen in 09/2018• Zusammenstellung sämtlicher digitaler und
analoger Dokumente!• Anlegen eines Aktenplans zur Abbildung in
Form eines Strukturbaums der Universität• Festlegung von Rechten und Rollen, Terminen
und Fristen Prozessablauf• Fertigstellung 01/2019
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ANWENDUNG
Entwurf Aktenplan Uni VechtaEbene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5 Ebene 6 Titel'0 Hochschulverwaltung
'00 Leitungsprozesse'00.0 Gesetzliche Grundlagen'00.1 Gremienverwaltung
'00.10 Wissensdokumente Gremien'00.11 Präsidium
'00.11.0 Präsidiumssitzung xy'00.12 Senat
'00.12.0 Senatssitzungen'00.12.1 Senatskommissionen
'00.12.10 HPK'00.12.11 KIK'00.12.12 WK'00.12.13 EK'00.12.14 KFN
'00.13 Hochschulrat'00.14 Zentrale Studienkommission'00.15 Kommission für Gleichstellung'00.16 Studienqualitätskommission'00.17 Dezentrale Studienkommissionen'00.18 Fakultätsräte
'00.2 Strategie/Entwicklung'00.3 Kommunikation
'01 Personalangelegenheiten'02 Haushaltsangelegenheiten'03 Infrastruktur
'03.1 Rechenzentrum'03.2 Liegenschaften
'1 Studium und Lehre'2 Forschung'3 Gesellschaftsleistungen
AktenplaneinträgeAktenVorgänge
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ANWENDUNG
• Zugriff auf Dokumente und Inhalte Baumstruktur (chronol./semant.) Metadaten (Dokumentart, Attribute) Inhalte (OCR)
• Berechtigungen / Zugriffskontrolle• Weiterleitung, Erinnerung, Wiedervorlage• Office-Integration inkl. Outlook• Revisionssicherheit = Rechtssicherheit• Aufbewahrungsfristen / Aussonderung
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PERSPEKTIVE
• Aufbau Vertragsdatenbank (Finanzen)• Aufbau Fotodatenbank (Marketing)• Ausweitung des Nutzerkreises• Abbildung einfacher Verwaltungsprozesse Personalanträge Urlaubsanträge Zeitnacherfassung Beschaffung
• Abbildung komplexer Verwaltungsprozesse
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PERSPEKTIVE
Bewerberakte /Studierendenakte
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PERSPEKTIVE
Personalangelegenheiten (⇔ SAP)
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PERSPEKTIVE
Rechnungswesen (e-/X-Rechnungen)
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PERSPEKTIVE
Rechnungswesen (ZUGFeRD)einheitliches Datenformat für elektr. Rechnungen
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ALTERNATIVEN
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ACADEMIC CLOUD
Versionierung
Änderungen
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Kommentare
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FAZIT
• Großes Potenzial für zeitgemäße Dokumenten-verwaltung und Prozessoptimierung
• Voraussetzung sind klare Strukturen und Zuständigkeiten zur Abbildung in der Software
• Einführung ist mit hohem zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden (Datenquellen)
• Schulungen für Mitarbeiter notwendig• Führt langfristig zu mehr Transparenz und
Effizienz in der Hochschulverwaltung
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VIELEN DANKFÜR IHRE/EURE
AUFMERKSAMKEIT
https://www.uni-vechta.de/rechenzentrum