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Service Public
Fédéral
FINANCES
TAX-ON-WEB
TAX-ON-WEB
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Programme
> Contexte général et stratégie
> Comment accéder à Tax-on-web
> Etat des lieux
> Enquête 2005
> Tax-on-web en pratique
> Questions ?
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CONTEXTE GENERAL
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Début 2000, le SPF Finances était devant un double problème :
I. Un manque d’investissements trop long.
Plus assez de ressources nécessaires pour un bon travail.
=> Réinvestissements nécessaires dans les Finances :
- Plan informatique sur 5 ans 2001 – 2005- Coperfin
II. Une pyramide des âges défavorable.
Deux défis
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Stratégie
= investir massivement dans notre modernisation (essentiellement dans l’ ICT) pour :
> remplir nos tâches d’une autre façon.
> faire front à notre pyramide des âges défavorable.
> à terme, pouvoir accomplir nos missions avec un effectif de personnel réduit.
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Nouvelle façon de travailler
Traitement standardisé
Selon le principe de distribution unique, créer une gestion électronique :
> des pré-données personnelles, fiscales et des déclarations.
> dans un dossier unique avec des données correctes, complètes, actuelles et cohérentes.
> pour pouvoir mieux calculer la dette ou le dû.
=> réalisations : Tax-on-web, scanning déclarations TVA/IPP.
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Tax-on-web : historique et évolution
> Tax-on-web est une application internet qui permet d’introduire en ligne la déclaration à l’impôt des personnes physiques.
> Première version disponible pour l’exercice d’imposition 2003 (limitée à la partie 1 de la déclaration).
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Tax-on-web : historique et évolution
> Nouvelles possibilités pour l’exercice d’imposition 2004:
- Une plus grande convivialité dans l’utilisation.
- Parties 1 et 2 de la déclaration.
- Ajouter des annexes.
- Possibilité pour le contribuable de travailler avec mandataire.
- Possibilité pour le mandataire d’introduire la déclaration de son client.
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> Défis et objectifs pour l’exercice d’imposition 2005 :
• Intégration de la réforme fiscale de l’IPP : le décumul.
• Améliorations :
– Interface interne pour TOW. – Ecrans d’encodage rapide.– Module de calcul en ligne.– Extension aux “forfaits”.– Ecran de recherche pour mandataires.
Tax-on-web : historique et évolution
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COMMENT ACCEDER A TAX-ON-WEB
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Trois types d’utilisateurs
> Chaque utilisateur a sa page d’accueil et dispose dans l’application de possibilités propres à son profil :
– Contribuables• http://www.taxonweb.be/
– Mandataires• http://www.taxonweb.be/pro/
– Fonctionnaires• http://www.taxonweb.be/finbox/
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Pas de déclaration via TOW pour les contribuables suivants
> Un ou deux conjoints décédé(s) en 2005 ou 2006.
> Un contribuable devenu veuf ou veuve en 2005 ou 2006.
> Les contribuables séparés de fait depuis moins d’un an au 01/01/2006 et ayant reçu une déclaration individuelle.
> Les contribuables n’ayant pas reçu de déclaration papier.
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Possibilités de l’application (1)
> Soumettre la déclaration en ligne.
> Travailler dans la déclaration à partir de la TaxWorkBox.– Centraliser tous les mandats pour la même entreprise. – Afficher clairement le statut de la déclaration.– Moteur de recherche en rapport avec les mandats. – Joindre ou supprimer la partie 2.
> Conserver les données
> Valider les données (par cadre, déclaration complète)
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Possibilités de l’application (2)
> Calculer l’impôt. Simulation du calcul de l’impôt avant de soumettre la déclaration.
> Possibilité de visualiser la déclaration entière et de l’imprimer en PDF (pendant le remplissage et après soumission).
> Ajouter des annexes, les visualiser et les imprimer (en format PDF) après soumission.
> Aide : explication disponible en ligne sur les champs, messages d’erreur, FAQ’s.
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Tax-on-web & usermanagement des entreprises
= une application sécurisée qui fait appel à l’ User Management des entreprises.
> Nom d’utilisateur et mot de passe obligatoires pour accéder à cette application sécurisée.
> Pour Tax-on-web, les bureaux comptables sont considérés comme des prestataires de service recevant un mandat des contribuables.
Lien contractuel
Utilisateurs
Gestionnairelocal
Désigne
Contribuable MandatBureau comptable
Lien contractuel
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Bureaux comptables : étapes à suivre
I. Désigner un gestionnaire local par bureau comptable (via le portail de la Sécurité Sociale).
II. Créer des mandats entre les contribuables et les bureaux comptables (via les directions régionales des Finances).
III. Introduction électronique de la déclaration par le bureau comptable via l’application Tax-on-web (via le portail fédéral).
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Remplir le formulaire “Désignation d’un gestionnaire local”
Le signataire est, au sein du bureau comptable, un dirigeant, un administrateur-délégué ou un associé.
Cette même personne va signer les formulaires de la 2ème phase (création des mandats entre les contribuables et les bureaux comptables via les directions régionales).
NB : pour accéder à Tax-on-web, le bureau comptable doit être une entreprise.
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Remplir le formulaire “Désignation d’un gestionnaire local”
> Télécharger sur le site : www.taxonweb.be/pro
> Le formulaire, rempli et signé, à renvoyer à:
SmalS-MvMSmalS-MvMContactcenter Eranova Contactcenter Eranova
Rue du Prince Royal 102Rue du Prince Royal 102 1050 Bruxelles1050 Bruxelles
> Besoin d’infos? 0257/257.570257/257.57
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Traitement du formulaire “Désignation d’un gestionnaire local”
> Si le formulaire est incomplet et/ou incorrectement rempli, le bureau comptable sera contacté par téléphone.
> Si le formulaire est complet et correctement rempli, le gestionnaire local recevra dans les 5 jours ouvrables le nom d’utilisateur et le mot de passe.
> Ensuite le gestionnaire local doit s’enregistrer aussi vite que possible sur www.socialsecurity.be (en suivant les étapes décrites sur le site).
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Enregistrement d’un gestionnaire local et de nouveaux utilisateurs
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Enregistrement d’un gestionnaire local et de nouveaux utilisateurs
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II. Création d’un mandat
= Désignation d’un mandataire par un mandant.
> But ? Remplir et envoyer électroniquement la déclaration IPP du client.
> Comment ? Grâce à un formulaire spécialement conçu à cet effet.
– Télécharger le formulaire sur www.taxonweb.be.
– A remplir dûment et faire signer par les deux parties.
– Si besoin est, déterminer la durée du mandat.
– En fonction du domicile fiscal du mandant, envoyer à la direction régionale compétente des contributions directes (liste avec adresses jointe au formulaire).
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Traiter les mandats
> Au niveau des directions régionales des contributions directes.
> 50 employés désignés.
> Adresses et coordonnées sur formulaire.
> Données reprises dans un système permettant de créer, consulter ou radier les mandats.
> Système contrôle l’identité et la situation des mandants (NN.) et mandataires (numéro BCE et NN.).
> Une fois le mandat créé, l’accès à TOW est activé.
> Via le système, une confirmation écrite de la désignation de leur mandataire est envoyée au(x) mandant(s).
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Traiter/Radier les mandats
> Déclaration commune pour deux conjoints : pour que le mandataire puisse lui-même soumettre la déclaration, il doit absolument avoir un mandat pour chaque partenaire. Sinon, il peut seulement déposer celle de celui qui l’a mandaté ; l’autre partenaire devra se munir d’un token personnel pour pouvoir l’introduire.
> Un mandat enregistré dans le système peut être radié à tout moment à la demande écrite du mandant ou du mandataire.
> Ces suppressions se font également par les fonctionnaires désignés du SPF Finances (formulaires de radiation également à envoyer aux directions régionales).
.
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Tax-on-web pour entreprises : Processus
Dirigeant- administrateur délégué - employé
Demander gestionnaire
local
1
2. Créer un gestionnaire local
Envoyer identifiant-mot de passe du
gestionnaire local
3
Gestionnaire local
4Demander mandats
Prestataire de service
Smals Finances
5 Traiter mandats
Gestion des mandats
Usermgmt entreprises
6
Comptables
Créer utilisateurs
(identifiant- mot de passe)
3bis Accorder
autorisation TOW
7
BCE
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ETAT DES LIEUX
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Evolution Tax-on-web 2003 - 2005
Près d'un décuplement en 2 ans
57727
168818
575005
0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
700000
2003 2004 2005
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Statistiques : les 3 utilisateurs
Répartition des déclarations TOW 2003- 2005
57.727
0
251.636
130.319
92.662
026.922
193.050
49.232
0
25.000
50.000
75.000
100.000
125.000
150.000
175.000
200.000
225.000
250.000
275.000
2003 2004 2005
citoyen fonctionnaire mandataire
1.Citoyen : 130.319
2.Fonctionnaire : 193.050
3.Mandataire : 251.636
05/04/2006
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TOW fonctionnaire
Déclarations 2004 x 7
193050
26922
0
50000
100000
150000
200000
250000
2004 2005
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30
TOW : le citoyen
Un segment à la croissance lente
57.727
92.664
130.319
0
20.000
40.000
60.000
80.000
100.000
120.000
140.000
2003 2004 2005
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Professionnels du secteur - stratégie
Incitants du Gouvernement
Campagnes de communication
(fédérations, presse)
Tous les bureaux comptables sont informés des avantages de ToW et
encouragés à s’enregistrer
Tous les bureaux comptables s’enregistrent
comme utilisateurs
Les bureaux comptables soumettent toutes leurs
déclarations via ToW
Les bureaux comptables se rendent compte de
l’amélioration de leurs processus de travail
Amélioration des explications
concernant les procédures
Améliorations techniques (annexes,
formulaires)
Simplification des procédures
d’enregistrement
Optimisation de la compatibilité de
ToW avec d’autres applications
Organisation de modules de
formation aux fonctionnalités de
ToW
Renforcer l’accès au helpdesk pendant les
périodes de pointe
Simplification des procédures de
mandats (gestion électronique)
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Communication TOW 2005
> En dialogue avec les instituts (IPCF – IEC).
> Via les organismes professionnels.
> 21 présentations : environ 2.250 professionnels.
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TOW évolution «gestionnaires locaux»
20
4
31
4
55
5
1.8
16
1.8
61
1.9
17
2.0
25
2.2
41
2.6
73 3.7
03
3.7
47
3.8
09
3.9
37
4.0
23
4.0
42
4.0
42
4.0
63
4.1
26
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
4.000
4.500
5.000
avr-
04
mai-
04
juin
-04
juil-
04
aoû
t-0
4
sep
t-0
4
oct
-04
nov-0
4
déc-
04
jan
v-0
5
févr-
05
mars
-05
avr-
05
mai-
05
juin
-05
juil-
05
aoû
t-0
5
sep
t-0
5
oct
-05
nov-0
5
déc-
05
jan
v-0
6
févr-
06
mars
-06
avr-
06
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TOW – évolution mandats introduits
106562 107180 108056 116383145870
272370
334460
384314
430726
470007 483348
110171
0
100000
200000
300000
400000
500000ja
nvie
r20
05
févr
ier
mar
s
avri
l
mai
juin
juil
let
août
sept
embr
e
octo
bre
déce
mbr
e
10/0
4/20
06
mandat
TAX-ON-WEB
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35
TOW Mandataire – déclarations introduites
Comparaison TOW pro 2004 - 2005
49232
251636
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
2004 2005
TAX-ON-WEB
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36
Déclarations TOW Pro 2005
0
50000
100000
150000
200000
250000
11
/06
/20
05
25
/06
/20
05
09
/07
/20
05
23
/07
/20
05
06
/08
/20
05
20
/08
/20
05
03
/09
/20
05
17
/09
/20
05
01
/10
/20
05
15
/10
/20
05
29
/10
/20
05
TOW Mandataire – déclarations introduites
TAX-ON-WEB
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37
TOW Mandataire – du 16 au 31/10
894
2861 35003140
51116062
2882 2570
10582
13437
17075
77256264
16804
16422
13351
02000400060008000
1000012000140001600018000
TAX-ON-WEB
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38
utiliséstotal
386740482280
0
100000
200000
300000
400000
500000
Mandats utilisés / total
251.636 déclarations = 386.740 mandats
TAX-ON-WEB
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39
Evolution gestionnaires locaux
20042005
Avec mandats
Total gestionnaireslocaux
1800
4126
1337 3408
0
1000
2000
3000
4000
5000
Avec mandatsTotal gestionnaires locaux
TAX-ON-WEB
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40
L’ ENQUETE TOW 2005
TAX-ON-WEB
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Tax-on-web 2005 – l’enquête
> Motivation TOW : délai, accusé de réception, flexibilité et orienté vers le futur.
> Appréciation de Tax-on-web : 7/10.
> Excellente prestation de service au niveau des directions régionales.
TAX-ON-WEB
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42
Nombre de participants
Enquete 2005 : 612 réponses
1.5461.418
509
3473
experts comptables conseils fiscaux
comptables- fiscalistes
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43
Où avez-vous trouvé l’information nécessaire?
37,90%
11,70%
25,80%
4,20%
13,40%
1,80%
2,80%
2%
0,40%
Une des fédérations (IPCF, IEC,…)
Un article dans un journal ou une revue
Portail fédéral (www.belgium.be)
Télévision/radio
Sessions d’information du SPF Finances en collaboration avecles organismes professionnels
Une information ou une discussion sur Internet
Sur conseil d’une autre personne
Moteur de recherche sur internet
Affiches
TAX-ON-WEB
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44
13,34%
86,66%
non
oui
10. En 2006, pensez-vous introduire via Tax-on-web plus de déclarations électroniques qu'en 2005?
Plus haut – plus bas ?
TAX-ON-WEB
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45
Pourcentage clientèle
5,82%
10,02%
5,01%
5,17%
2,26%
6,62%
6,30%
9,05%
13,89%
26,33%
9,53%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
TAX-ON-WEB
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46
Le calcul et Tax-on-web
17. Trouvez-vous le calcul de Tax-on-web "version 2005" meilleur que celui de la "version 2004"?
44,27%
53,72%
non
oui
18. Trouvez-vous l'application Tax-on-web "version 2005" meilleure que la "version 2004"?
32,06%
66,35%
non
oui
TAX-ON-WEB
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47
Tax-on-web en 2004 et 2005
10,69%
13,79%
6,59%
3,80%
3,20%
6,59%
0,55%
53,10%
35,60%
33,80%
31,80%
27,80%
27,10%
6,30%
Avantages de TOW peu connus
Méfiance dans l'envoi électronique
Procédures d'enregistrement pas claires
Autres raisons
Communication incomplète
Préférence pour le classique plutôt quel'électronique
Pas facile à trouver sur internet
2004
2005
TAX-ON-WEB
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48
TAX-ON-WEB EN PRATIQUE
TAX-ON-WEB
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49
Qu’est-ce qu’une TaxWorkBox?
> Via la TaxWorkBox, les entreprises mandatées ont accès aux déclarations des contribuables qui leur ont donné un mandat.
> La TaxWorkBox peut être considérée comme :
– un aperçu général de toutes les déclarations IPP pour lesquelles un mandat a été donné.
– une application qui permet d’accéder aux déclarations afin de pouvoir les remplir, les modifier et les soumettre.
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50
Accès à la TaxWorkBox
> Se rendre sur la page d’accueil de Tax-on-web et cliquer sur “accéder à ma TaxWorkBox”.
> Introduire son nom d’utilisateur et mot de passe.
> A partir du moment où le système vous reconnaît, la TaxWorkBox est visible et accessible.
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51
Possibilités de la TaxWorkBox
> Accéder à une déclaration. (x)
> Ajouter/supprimer la partie 2. (x)
> Faire une sélection dans la liste des mandats.
> Parcourir la liste des mandats.
> Déterminer le nombre de mandats par page.
> Avoir un aperçu du statut des déclarations.
> Visualiser une déclaration soumise. (x)
> Visualiser les annexes d’une déclaration soumise. (x)
> Visualiser les déclarations et annexes électroniques des exercices précédents. (x)
(x) avec étape intermédiaire : le numéro de répertoire
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52
TaxWorkBox : sécurité supplémentaire
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53
TaxWorkBox : possibilités
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54
TaxWorkBox: déclarations non soumises
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55
TaxWorkBox : déclarations soumises
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56
TaxWorkBox : liste à télécharger
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57
Travailler dans la déclaration d’un contribuable
> Remplir les cadres d’une déclaration.
> Sauvegarder l’information.
> Vérifier si aucune erreur ne subsiste dans la déclaration.
> Ajouter des notes.
> Joindre des annexes.
> Faire une simulation du calcul de l’impôt.
> Soumettre la déclaration.
> Visualiser la déclaration (PDF) dans une version provisoire.
> Obtenir de l’aide.
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58
Données pré-remplies de la déclaration
1. Fichier d’exercice et informations personnelles du contribuable (numéro national, numéro de répertoire, service de taxation local,…).
Attention: ne pas confondre avec le cadre I de la déclaration.
2. Versements anticipés (si des données sont erronées, les montants peuvent être adaptés).
3. Salaires et pensions payés par le Service Central des Dépenses Fixes.
4. Pensions payées par l’Office National des Pensions.
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Règles de validation
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60
Liste des erreurs
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61
Simulation du calcul
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62
Visualiser les déclarations/annexes précédentes
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63
Visualiser les déclarations/annexes précédentes
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64
Visualiser les déclarations/annexes précédentes
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65
Accès du contribuable/client à sa déclaration, via sa Taxbox
> Le mandataire peut :
– via la TaxWorkBox, voir si le contribuable a travaillé dans sa déclaration et donc modifié son statut.
– modifier les données introduites par le contribuable.
> Le contribuable a toujours accès à sa Taxbox (si il dispose d’un token personnel). Si elle n’est pas soumise au SPF Finances, il peut travailler dans sa déclaration. Il peut la visualiser même une fois soumise (par lui ou son mandataire).
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66
Annexes pour la déclaration? Que peut-on faire?
Partie 1 et partie 2 de la déclaration, plusieurs possibilités :
1. Conserver les documents spécifiques chez soi.
2. Une zone de texte prévue à chaque cadre de la déclaration.
3. Documents Finform.
4. Des documents Word/Excel peuvent être ajoutés en format PDF.
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Documents FINFORM : standardisés (développés en interne, facultatifs)
- Détail du bénéfice brut/ recettes.
- Détail des frais professionnels.
- Tableaux d’amortissements :• Régime linéaire • Régime dégressif • Limitation fiscale pour véhicules
- Schémas de :• Cession d’immeubles non bâtis situés en Belgique ou de droits réels portant sur ces immeubles
• Cession d’immeubles bâtis situés en Belgique ou de droits réels portant sur ces immeubles
• Cession d’un bâtiment érigé sur un terrain acquis à titre onéreux
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Documents propres (votre comptabilité)
> Vous pouvez envoyer au format PDF vos propres documents word/excel (seul format accepté).
> Vous pouvez créer vous-même ces documents. Il existe des programmes d’aide permettant de transformer les documents au format PDF. Certains sont disponibles gratuitement sur internet.
> Sélectionner selon la nature de l’annexe :
– Documents propres – bénéfice brut/ recettes/ frais professionnels/ tableaux d’amortissements– Bilan, comptes de résultats et explications– Copie des comptes ‘Capital’ et ‘Privé’– Liste des débiteurs et créanciers – Propres documents – autres – Forfait (feuille de calculs)
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69
Annexes électroniques
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70
Exemple de procédure pour joindre une annexe
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Exemple de procédure pour joindre une annexe
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TAX Files : processus
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TAX Files
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TAX Files : procédure
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TAX Files : état
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Visualiser la déclaration Amélioration
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Synthèse
> Tax-on-web Mandataire 2005 : un « grand cru »
- Communication via les organismes professionnels avec d’excellents résultats.
- Convivialité d’utilisation du système améliorée (encodage rapide, moteur de recherche).
- Elargissement du groupe cible : les forfaitaires.
- Le module de calcul peut être amélioré.
- Parfois lent, lors d’un usage intensif.
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Tax-on-web 2006 : pour vous!
> Gestion des mandats plus conviviale.
> Données pré-remplies supplémentaires : SCDF & ONP.
> Introduire les déclarations en masse via TAX Files.
> Intégration via programmes de calcul, paquets comptables.
> Amélioration du statut des déclarations dans la TaxWorkBox.
> Consultation des déclarations et annexes précédentes.