Download - JURNAL-fajar-suginda1
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 1
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada
Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda
111000213461011
Program Studi D-III Administrasi Rumah Sakit
Fakultas Kesehatan dan MIPA UMSB
Abstrak : Pencatatan adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitoring transaksi
pembekalan yang keluar dan masuk di lingkungan rumah sakit.
Penelitian dilakukan di dan Putra Specialist Hospital Melaka dan Rumah Sakit
Islam Ibnu Sina Padang dengan menggunakan metode deskriptif. Teknik
pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara. Tujuan penelitian
untuk mengetahui gambaran proses inventaris di Putra Specialist Hospital Melaka
dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang.
Hasil penelitian terhadap Gambaran Proses Inventaris di Ruangan Rontgen
Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang terlihat sudah
berjalan dengan baik.
setelah dilakukan penelitian ditarik kesimpulan bahwa Proses Inventaris di
Ruangan Rontgen Putra Specialist Hospital Melaka dan Rumah Sakit Islam Ibnu
Sina Padang tidak jauh berbeda.
Kata Kunci : Inventaris / Pencatatan
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 2
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang
Rumah sakit merupakan organisasi
jasa yang memiliki sistem manajemen
yang kompleks dan terdiri atas berbagai
macam profesi. Misi utama organisasi ini
adalah memberikan pelayanan kesehatan
sesuai dengan kebutuhan pasien. Menurut
Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah
sakit, rumah sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat.
Rumah sakit juga merupakan tempat
menyelenggarakan upaya kesehatan yaitu
setiap kegiatan untuk memelihara dan
meningkatkan kesehatan serta bertujuan
untuk mewujudkan derajat kesehatan yang
optimal bagi masyarakat. Rumah sakit
dapat dipandang sebagai suatu struktur
terorganisasi yang menggabungkan
bersama-sama semua profesi kesehatan,
fasilitas diagnostik dan terapi, alat dan
perbekalan serta fasilitas fisik ke dalam
suatu sistem terkoordinasi untuk
penghantaran pelayanan kesehatan bagi
masyarakat (Siregar dan Amalia, 2004).
Alat kesehatan (ALKES) adalah
instrument, apparatus, mesin, implant yang
digunakan untuk mencegah, mendiagnosis,
menyembuhkan, dan meringankan
penyakit, merawat orang sakit, serta
memulihkan kesehatan pada manusia dan
atau membentuk struktur dan memperbaiki
fungsi tubuh. (Peraturan Menteri
Kesehatan RI. No.23 tahun 1992 tentang
Kesehatan).
Peralatan kesehatan merupakan salah
satu faktor penunjang yang sangat penting
dalam penyelenggaraan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat, baik di
rumah sakit ataupun di sarana pelayanan
kesehatan lainnya. Oleh karena itu, kondisi
maupun fungsi alat kesehatan harus dalam
keadaan baik agar dapat mendukung
pelayanan medik prima pada sarana
pelayanan kesehatan tersebut. Untuk
mencapai hal tersebut peralatan kesehatan
perlu dikelola, dipelihara, diuji dan
dikalibrasi dengan baik dan benar secara
berkala dengan mendayagunakan teknisi
elektromedis sebagai tenaga utama dalam
upaya pemeliharaan, pengujian, dan
kalibrasi peralatan kesehatan melalui
pelayanan teknik elektromedik.
Putra Specialist Hospital Melaka
merupakan rumah sakit yang memberikan
pelayanan kesehatan yang Service
Excellent, disamping memberikan
pelayanan yang prima, Putra Specialist
Hospital Melaka juga memperhatikan
pembelian alat inventarisasi yang salah
satu caranya adalah pencatatan dan
pelaporan alat kesehatan.
Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Padang
merupakan salah satu organisasi yang
bergerak dalam bidang jasa. Selain
memberikan pelayanan jasa, RSI Ibnu
Padang juga melakukan pembelian alat
inventaris yang salah satu caranya adalah
pencatatan dan pelaporan alat kesehatan.
Berdasarkan uraian di atas dan
mengingat pentingnya pencatatan dan
pelaporan alat-alat kesehatan, penulis
tertarik untuk mengadakan penelitian
dengan judul GAMBARAN PROSES
INVENTARIS ALAT RONTGEN
PADA PUTRA SPECIALIST
HOSPITAL MELAKA DAN RUMAH
SAKIT ISLAM IBNU SINA
PADANG.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas,
maka permasalahan pada penelitian yang
dapat dirumuskan adalah Bagaimana gambaran proses inventaris di Putra
Specialist Hospital Melaka dan Rumah
Sakit Ibnu Sina Padang.
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 3
1.3 Batasan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas
maka penulis membatasi masalah
penelitian hanya pada gambaran proses
inventaris di Putra Specialist Hospital
Melaka dan Rumah Sakit Ibnu Sina
Padang.
1.4 Tujuan Masalah Untuk mengetahui gambaran proses
inventaris di Putra Specialist Hospital
Melaka dan Rumah Sakit Ibnu Sina
Padang.
1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1 Jenis Peneltian
Jenis penelitian yang dilakukan
adalah deskriptif atau menggambarkan,
bagaimana bentuk sistem pencatatan yang
ada di rumah sakit tersebut, agar dapat
mengetahui dan membandingkan dengan
teori yang ada.
2. Landasan Teori 2.1 Pencatatan
Pencatatan merupakan suatu
kegiatan yang bertujuan untuk
memonitoring transaksi perbekalan yang
keluar dan masuk di lingkungan Rumah
Sakit. Adanya pencatatan akan
mempermudah petugas untuk melakukan
penelusuran bila terjadi adanya alat
kesehatan yang sub standar atau tidak layak
pakai dan harus ditarik dari peredaran.
Pencatatan dapat dilakukan dengan
menggunakan bentuk digital maupun
manual. Kartu yang umum digunakan untuk
melakukan pencatatan adalah Kartu Stok
atau Kartu Stok Induk. (Depkes RI,
2008:33).
2.2 Tujuan Pencatatan dan Pelaporan a. Tersedianya data mengenai jenis dan
jumlah penerimaan, persediaan,
pengeluaran atau penggunaan dan data
mengenai waktu dari seluruh
rangkaian kegiatan mutasi alat
kesehatan.
b. Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan alat kesehatan ini telah
diuraikan pada masing-masing aspek
pengelolaan alat kesehatan.
c. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.
d. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.
e. Sumber data untuk pembuatan laporan.
2.3 Pelaporan Pelaporan adalah kumpulan catatan
dan pendataan kegiatan administrasi
perbekalan keuangan, tenaga dan
perlengkapan kesehatan yang disajikan
kepada pihak yang berkepentingan.
(Depkes RI, 2008:36).
Pelaporan merupakan sarana untuk
memberikan informasi kepada pihak-pihak
yang membutuhkan, dengan adanya
pelaporan maka tersedia informasi yang
lebih tersistematis dan mudah untuk di
mengertiMenurut Belk 1974 dalam Assael
(1992).
Dari ketujuh elemen Marketing Mix
tersebut yang merupakan kunci sukses bagi
sebuah perusahaan atau rumah sakit
diantaranya adalah kelengkapan produk
layanan yang siap ditawarkan (one stop
beauty service), lokasi yang strategis,
keramahan dan efektivitas pelayanan,
tempat parkir yang memadai, dan fasilitas
lain pendukung kenyamanan konsumen
dalam pelayanan kesehatan yang tepat.
2.4Pencatatan dan Pelaporan Data
Pembelian Alat Kesehatan
Pencatatan dan pelaporan data
pembelian alat-alat kesehatan merupakan
rangkaian kegiatan dan penatausahaan
alat-alat kesehatan secara tertib, baik alat-
alat yang diterima, disimpan,
didistribusikan maupun yang digunakan di
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 4
unit pelayanan kesehatan.(Kementrian
Kesehatan RI, 2010:61).
Pencatatan dan pelaporan data
pembelian alat kesehatan suatu bentuk
media menginformasikan tentang keadaan
alat-alat kesehatan yang ada di Rumah
sakit.
2.5 Pengertian Alat Kesehatan
Definisi Alkes menurut kep.
MENKES RI NO. 220/MEN.
KES/per/IX/1976 tertanggal 6
September 1976. Alat kesehatan adalah
barang atau instrument atau aparat yang
digunakan untuk :
a. Pemeliharaan dan perawatan kesehatan dan alat kesehatan.
b. Dipakai untuk menentukan diagnosa.
c. Untuk membantu atau mencegah kerusakan lebih lanjut.
d. Untuk penyembuhan, pencegahan penyakit atau kelainan yang
menganggu kesehatan.
e. Pemulihan, perbaikan atau perubahan suatu fungsi badan atau struktur
badan manusia.
f. Diagnosa kehamilan atau pemeliharaan selama kehamilan dan
setelah kehamilan termasuk
pemeliharaaan bayi.
g. Usaha mencegah kehamilan pada manusia tidak termasuk golongan
obat.
h. Sebagai media invasive.
Alkes adalah alat atau instrument
atau aparat yang dipakai untuk
menunjang kesehatan Atau yang biasa
digunakan untuk membantu menunjang
mempertahankan kondisi kesehatan.
2.6 Gambaran Kegiatan Pencatatan dan
Pelaporan Data Alat Kesahatan
Kegiatan pencatatan dan pelaporan
meliputi pencatatan dan pengelolaan
data untuk mendukung pencatatan
pengadaan alat kesehatan melalui
kegiatan perhitungan tingkat kecukupan
alat per UKP (Unit Pelayanan
Kesehatan), kegiatan ini perlu
dilakukan untuk memastikan bahwa
rencana distribusi alat kesehatan akan
dapat didukung sepenuhnya oleh rumah
sakit. Perhitungan dilakukan langsung
pada Kartu Rencana Distribusi alat-alat
kesehatan. Tingkat kecukupan dihitung
dari sisa stok alat kesehatan di rumah
sakit dibagi dengan pemakaian rata-rata
alat-alat kesehatan di unit pelayanan
kesehatan. (Kementerian Kesehatan RI,
2010: 61).
Berikut ini adalah kegiatan pencatatan
peneriman alat kesehatan :
1. Pencatatan Penerimaan Alat Kesehatan
Pencatatan penerimaan alat
kesehatan akan di catat dalam dua
buku yang disebut dengan formulir
rencana penerimaan dan buku harian
penerimaan.
a. Formulir Rencana Penerimaan Merupakan dokumen
pencatatan mengenai akan
datangnya alat kesehatan
berdasarkan pemberitahuan dari
panitia pengadaan atau bagian
pengadaan atau rekanan.
Kegunaan dari formulir
ini adalah sebagai informasi
untuk mengetahui bahwa alat
kesehatan akan masuk dan untuk
mempersiapkan petugas, ruang
penyimpanan, dan alat-alat yang
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 5
dibutuhkan untuk penyimpanan.
(Yunelfa Emilda, Manajemen
Logistik, Universitas
Indonesia:2004).
b. Nomor urut : 1) Tanggal kontrak atau surat
pesanan.
2) Nomor surat pesanan atau nomor kontrak.
3) Nama barang dan kode barang.
4) Jumlah barang ( buah, set dll).
5) Rencana tanggal masuk. 6) Keterangan.
c. Buku Harian Penerimaan Barang Merupakan dokumen yang
mencatat semua catatan penerimaan, baik mengenai data-data alat-alat maupun catatan dokumen alat kesehatan tersebut. Formulir ini digunakan untuk mengetahui pola tanggal kedatangan alat keshatan dan sumbernya, pola jenis dan pola penambahan alat kesehatan setiap periode.
Buku harian penerimaan
barang memuat data mengenai:
1) Nomor urut. 2) Tanggal penerimaan. 3) Nama pengirim. 4) Nomor dokumen atau
nomor tanda bukti
penerimaan.
5) Tanggal dokumen. 6) Nama barang. 7) No katalog atau kode. 8) Jumlah barang.
2. Pencatatan Penyimpanan alat kesehatan
Pencatatan penyimpanan ini
juga terdapat beberapa dokumen
yaitu:
a. Kartu alat kesehatan Kartu alat kesehatan
merupakan dokumen pencatatan
persedian alat kesehatan yang
diletakkan pada tempat
penyimpanan alat kesehatan
yang bersangkutan atau tempat
yang sedekat mungkin dengan
tempat penyimpanan alat
kesehatan tersebut. Kartu alat
kesehatan berguna untuk
mengetahui dengan cepat jumlah
persediaan alat kesehatan. Alat
kesehatan yang rusak, hilang,
kadaluwarsa, sebagai
pertanggungjawaban petugas
dan sebagai alat bantu kontrol
gudang.
Kartu alat kesehatan
terdiri dari tanggal penerimaan
dan pengeluaran, nomor
penerimaan dan pengeluaran,
dari atau kepada nama sumber
asal barang atau tujuan barang,
masuk jumlah diterima keluar
jumlah dikeluarkan, sisa barang,
keterangan dan paraf petugas
yang mengerjakan.
b. Kartu Persedian alat kesehatan Merupakan dokumen
pencatatan yang berada di tata
usaha gudang atas penerimaan
dan pengeluaran alat kesehatan.
Kartu persediaan alat kesehatan
merupakan sumber data utama
untuk pertanggungjawaban
persediaan alat kesehatn,
pengendalian persediaan,
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 6
informasi sisa persediaan untuk
dibandingkan dengan jumlah
sisa secara fisik. Kartu
persediaan bila dievaluasi dapat
ditampilkan pola keluar
masuknya alat kesehatn, pola
persediaan alat kesehatan, pola
permintaan alat kesehatan.
Kartu persediaan alat
kesehatan terdiri dari kolom-
kolom sebagai berikut:
1) Tanggal. 2) Nomor penerimaan dari atau
kepada (nama sumber asal
barang).
3) Masuk (jumlah barang yang diterima).
4) Keluar (jumlah barang yang dikeluarkan).
5) Sisa (sisa barang). 6) Keterangan. 7) Pencatatan Pengeluaran alat
kesehatan.
c. Kartu Induk Persedian alat kesehatan
Kartu ini digunakan
untuk mencatat mutasi
perbekalangudang (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak dan
kadaluwarsa). Tiap lembar kartu
induk persedian alat kesehatan
hanya untuk satu jenis alat
kesehatan yang berasal dari
semua sumber anggaran. Tiap
baris data hanya diperuntukan
mencatat satu kejadian mutasi
alat kesehatan. Data ini di
gunakan untuk alat kendali bagi
kepala IPRS (Instalasi Prasarana
Rumah Sakit) terhadap keadaan
fisik perbekalan IPRS dalam
tempat penyimpanan, sebagai
alat untuk menyusun laporan,
perencanaan pengadaan dan
distribusi serta pengendalian
pesediaan.
Kartu induk persediaan
alat kesehatan memuat data
sebagai berikut:
1) Tanggal diterima atau dikeluarkan alat
kesehatan.
2) Nomor. 3) Dari siapa atau kepada siapa
alat kesehatn diterima atau
dikeluarkan.
4) Jumlah alat kesehatan diterima berdasarkan
sumber anggaran.
5) Jumlah alat kesehatan dikeluarkan.
6) Sisa alat kesehatan. 3. Pencatatan Pengeluaran alat
kesehatan
Pencatatan pengeluaran alat
kesehatan ini juga terbagi dari
beberapa buku yaitu:
a. Buku Harian Pengeluaran alat kesehatan
Merupakan dokumen yang
memuat semua catatan
pengeluaran, baik mengenai data
alat-alat keseatan maupun
catatan dokumen alat kesehatan
tersebut. Buku harian
pengeluaran alat kesehatan dapat
dipakai untuk melihat pola
penggunaan alat kesehatan pada
masing-masing unit atau outlet
pengguna.
Buku harian ini memiliki kolom-
kolom seperti berikut:
1) Nomor urut. 2) Tanggal pengeluaran. 3) Unit yang menerima.
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 7
4) Nomor dan tanggal pengeluaran.
5) Nama barang yang dikeluarkan.
6) No katalog atau kode. 7) Banyaknya barang dan
keterangan.
b. Dokumen Bukti Mutasi Barang Adalah dokumen yang
menyertai terselenggaranya
penerimaan dan pengeluaran alat
kesehatan. Dokumen bukti
mutasi merupakan bukti
pengeluaran alat kesehatan dari
gudang IPSRS dan penerimaan
unit penerima.
Dokumen ini memiliki kolom
sebagai berikut:
1) Nomor urut. 2) Nama barang. 3) Nomor katalog. 4) Dan keterangan.
4. Pelaporan
Dalam laporan ini terdiri dari
beberapa laporan yaitu sebagai berikut:
a. Laporan Mutasi Barang Laporan mutasi barang
adalah laporan berkala mengenai
mutasi barang yang dilakukan
secara periodik (bulan, triwulan,
semester, tahun) yang memuat
jumlahpenerimaan, pengeluaran,
dan sisa persediaan di gudang.
Kolom-kolom yang ada di
laporan mutasi barang adalah
1) Nomor urut. 2) Nama alat kesehatan. 3) Persediaan awal. 4) Masuk (jumlah alat
kesehatan yang diterima).
5) Keluar (jumlah alat kesehatan yang
dikeluarkan).
6) Sisa. 7) Keterangan.
b. Monitoring Dinamika Logistik alat kesehatan
Monitoring dinamika logistik alat
kesehatan bertujuan untuk
1) Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap persediaan
dan pemakaian alat
kesehatan pada masing-
masing unit pengguna.
2) Menentukan jumlah pemberian alat kesehatan
untuk bulan atau periode
tertentu bagi masing-masing
unit pengguna.
3) Mengetahui fluktuasi kebutuhan alat kesehatan
dan menentukan stok kerja
dan tingkat stok lainnya
untuk masing-masing unit
pengguna.
4) Menyusun rencana distribusi bagi masing-
masing unit pengguna.
c. Kompilasi Monitoring Dinamika Logistik alat kesehatan
Berfungsi sebagai lembar kerja
untuk :
1) Mengetahui fluktuasi kebutuhan alat kesehatan
dan menghitung stok kerja
dan tingkat stok lainnya
untuk seluruh unit
pengguna.
2) Merencanakan distribusi bagi unit pengguna.
3) Mengendalikan stok gudang dikaitkan dengan distribusi
dan pengadaan.
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 8
4) Menghitung kebutuhan alat kesehatan rata-rata perbulan
atau periode tertentu dan
menghitung kebutuhan alat
kesehatan pertahun untuk
keseluruhan unit pengguna.
2.7. Penggolongan Alat-Alat Kesehatan 1. Menurut fungsinya.
a. Peralatan medis, seperti :
EGC monitor atau alat-ala yang
digunakan di ICU atau ICCU.
1) Emergency set, oksigen set dan alat dikamar operasi.
2) Alat-alat penunjang diagnosa seperti Otoskop, Rinoskop,
Thermometer dan Tensimeter.
3) Utensilien seperti bak bengkok atau nierbeken, urinal, bad pan
dan cateter.
b. Peralatan non medis. Seperti alat dapur, generator,
peralatan cucian dan sendok.
2. Menurut sifat pemakaian.
a. Consumable atau disposable atau sekali pakai.
Seperti spuit, cateter, mag slang
dan kondom.
b. Peralatan tahan lama yang dipakai terus-menerus.
Seperti instrument operasi,
bengkok dan otoskop.
3. Menurut kegunaannya.
Penggolongan menurut sistem
seperti :
a. Sistem gastrointestinal (cateter canul dan NGT).
b. THT seperti Otoskop dan rinoskop.
c. Sistem reproduksi seperti cateter, bougic aparat, hegar dan
speculum vagina atau
instrument ginekologi.
d. Dentalog atau alat gigi.
e. Cardiovaskuler seperti ECG, layar monitor dan venulon
dengan banyak jenisnya.
f. Sistem ambulance atau bantu gerak seperti kursi beroda dan
kruk.
g. Untuk terapi seperti lampu merah, blue life, dan alat
fisioterapi.
h. Perlindungan sistem integument seperti wind ring/bantal angin.
4.Penggolongan menurut
kep.MENKES RI NO.116/SK/79.
a. Preparat untuk pemeliharaan dan perawatan kesehatan.
b. Peptisidan dan insektisida pembasmi hama manusia dan
binatang
piaraan.
c. Alat perawatan yang digunakan di salon kecantikan.
d. Wadah penampung yang terbuat dari plastik atau kaca untuk
penyimpanan obat atau
penampung juga karet penutup
botol.
e. Peralatan obstetric dan ginekologi.
f. Peralatan Anestetika. g. Peralatan dan kelengkapan
kedokteran gigi.
h. Peralatan dan kelengkapan THT. i. Peralatan dan perlengkapan THT. j. Peralatan perlengkapan Rumah
Sakit umumnya.
5.Penggolongan alat menurut sifat
bahan.
a. Bahan dasar logam. Contohnya pinset, gunting dan
jarum heating.
b. Bahan dasar karet atau plastik.
Contohnya kateter, sarung tangan
dan NGT.
c. Bahan dasar linen.
Contohnya sprei, sarung bantal
dan selimut.
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 9
d. Bahan dasar kaca.
Contohnya thermometer dan
tabung reaksi.
e. Bahan dasar kertas.Contohnya
status pasien.
6.Penggolongan menurut umur
instrument.
a.Consumable atau disposable
(spuit, jarum, cateter dan NGT).
b. Yang dapat dicuci atau disterilkan
seperti gunting, pinset dan
selimut.
Alat-alat penting dan mahal umur
lebih dari 5 tahun seperti x-ray,
sterilisator dan alat ECG.
3 Hasil 3.1 Putra Specialist Hospital Melaka
Berdasarkan hasil penelitian
observasi dan wawancara yang telah
penulis lakukan dengan petugas yang
bekerja pada bagian Putra Specialist
Hospital Melaka dan, khususnya pada
bagian Rontgen, maka penulis dapat
mengetahui bagaimana alur pembelian Alat
Kesehatan. Adalah sebagai berikut :
a. Gambaran Proses Inventarisasi Aktiva tetap (Rontgen) di Putra Specialist
Hospital Melaka.
Alur pembelian alat atau barang :
1. Pembelian dilakukan dengan P.O (Purchasing order) leh petugas
logistik umum rs alat atau barang
langsung di antarkan oleh supplyer.
2. Di terima oleh petugas logistik seperti maneger dan staf logistik
untuk semua barang atau alat
kebutuhan rs dan barang langsung di
cek kalau sudah sesuai semuanya
baru di bayar oleh maneger logistik.
3. Barang di catat dan di save dalam system komputer dan petugas
logistik membuat laporan untuk di
laporkan kepada CEO (direktu) Putra
Specialist Hospital Melaka.
Pendistribusian kepada
ruangan kesehatan :
Alat Rongent langsung di
distribusikan ke ruangan dan siap
digunakan oleh petugas yang
bekerja di bagian kesehatan
tersebut. Barang atau alat di
gunakan dalam jangka waktu
yang panjang dan cukup lama,
sampai usia ekonomis alat atau
barang berkurang dan petugas
logistik melakukan pengawasan
sekali enam bulan bahkan
setahun sekali karena jarang-
jarng terjadi masalah pada alat
selama penggunaannya.
Alat atau Barang yang habis
pakai :
Barang atau alat terutama alat
kesehatan yang habis pakai
dicatat dalam kartu induk
persediaan alat kesehatan untuk
di laporkan kepada CEO
(direktur) Putra Specialist
Hospital Melaka. Barang atau
alat kesehatan yang sudah habis
pakai barang atau alat tersebut
diperbaiki dan kalau seandainya
tidak bisa, alat tersebut akan di
musnahkan.
Pada saat penulis melakukan
penelitian di Putra Specialist
Hospital Melaka penulis
mengalami kesulitan :
a. Informasi dan pengambilan data tidak tellu terbuka
sehingga data yang di dapat
kurang akurat.
b. Kesulitan dalam berkomunikasi.
3.2 RSI Ibnu Sina Padang
Berdasarkan dari hasil observasi
dan wawancara yang penulis peroleh
selama di Rumah Sakit Islam Ibnu
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 10
Sina Padang khususnya pada bagian
Kesehatan, maka penulis dapat
mengetahui bagaimana alur pembelian
Alat Kesehatan. Adalah sebagai
berikut :
a. Gambaran Proses Inventarisasi Aktiva tetap (Kesehatan) di RSI
Ibnu Sina Padang
Alur Pengadaan Aktiva tetap
(kesehatan) :
1. Di ajukan kepada kepala bidang beserta tipe/ merek, kapasitas alat
yang di butuhkan.
2. Kepala bidang melakukan rapat investasi rumah sakit, setelah di
setujui di masukkan ke dalam
anggaran belanja.
3. Di ajukan kepada yayasan melalaui rapat TIM pengadaan
yayasan.
4. Kalau di setujui yayasan yang melakukan pengadaan atau yang
mengeluarkan P.O (purchasing
order).
Proses Penerimaan inventarisasi :
Barang investasi yang datang
diterima berdasarkan P.O (purchasing
order) yang ada dan dilengkapi dengan
surat tanda terima pengiriman barang
atau alat oleh atau dari supplyer
perusahaan.
a. TIM Penerima rumah sakit menerima barang yang sesuai atau
cocok dengan yang di P.O
(purchasing order).
b. Bersama dengan TIM pengadaan rumah sakit dan User (pemakai) TIM
Penerima dan Teknisi (upsrs)
mengcek barang tersebut untuk di
lakukan uji fungsi ( bila di perlukan).
c. Menbuat berita acara serah terima barang atau alat dan di tandatangani
oleh :
a. TIM Pengadaan rumah sakit b. TIM Penerimaan rumah sakit c. Teknisi (upsrs) rumah sakit.
Pendistribusian ke pada ruanag
Kesehatan :
TIM Penerima barang atau alat
menyerahkan alat atau barang
langsung kepada petugas ruangan
Kesehatan dan alat tersebut sudah
siap untuk digunakan sebagaiman
seperlunya sampai nilai atau kualitas
barang atau alat berkurang
(penyusutan akuntansi). Dan petugas
Teknisi (upsrs) melakukan
pengawasan dan pengecekan sebulan
sekali smpai satu smester atau catur
wulan dalam satu periode tertentu.
Alat atau barang Habis Pakai :
Barang atau alat terutama alat
kesehatan yang habis pakai dicatat
dalam kartu induk persediaan alat
kesehatan untuk di laporkan kepada
Tim Pengadaan rumah sakit dan Tim
pengadaaan rumah sakit akan
melaporkan kepada yayasan.
Langkah pertama barang atau alat
tersebut diperbaiki dan kalau
seandainya tidak bisa, TIM
Pengadaan rumah sakit akan
melakukan cara kedua dengan
menukar tambah alat atau barang
tersebut.
.
4. Pembahasan
4.1Putra Specialist Hospital Melaka
Berdasarkan hasil penelitian
(observasi) dan wawancara yang telah
penulis lakukan dengan petugas yang
bekerja pada bagian Putra Specialist
Hospital Melaka, khususnya pada
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 11
bagian Kesehatan, maka penulis dapat
mengetahui bagaimana proses
pembelian Alat Kesehatan di Putra
Specilist Hospital Melaka.
Dalam sebuah kegiatan yang ada di
suatu perusahaan selalu ada kegiatan-
kegiatan pencatatan dan pelapaoran
mengenai pembelian alat kesehatan
yang terjadi di perusahaan tersebut
terutama pembelian alat kesehatan.
Alur pembelian alat atau barang :
a. Pembelian dilakukan dengan P.O (Purchasing order) oleh petugas logistik
umum rs alat atau barang langsung di
antarkan oleh supplyer.
b. Di terima oleh petugas logistik seperti maneger dan staf logistik untuk semua
barang atau alat kebutuhan rs dan barang
langsung di cek kalau sudah sesuai
semuanya baru di bayar oleh maneger
logistik.
c. Administrasi (pembayaran) Setelah semua sudah sesuai baru alat atau barang
di bayar oleh rumah sakit.
d. Barang di catat dan di save dalam system komputer dan petugas logistik membuat
laporan untuk di laporkan kepada CEO
(direktu) Putra Specialist Hospital
Melaka.
e. Pendisribusian Alat atau barang di salurkan kepada unit yang membutuhkan.
Berikut ini adalah kegiatan pencatatan
penerimaan alat kesehatan :
1. Pencatatan Penerimaan Alat a. Formulir rencana penerimaan b. Buku harian peneriman Penulis menilai bahwa metode
pencatatan penerimaan alat di Putra Speialist
Hospital Melaka sudah sesuai dengan teori,
yaitu SIM (Sistem Informasi Manajemen)
selain itu pencatatan juga dilakukan dalam
buku harian.
2. Pencatatan Penyimpanan Alat a. Kartu alat kesehatan b. Kartu persediaan alat kesehatan c. Kartu induk persediaan alat
kesehatan
Penulis menilai bahwa metode
pencatatan penyimpanan alat di Putra
Specialist Hospital Melaka sudah sesuai
dengan teori, penyimpanan alat
menggunakan metode abjad. Pencatatan
dilakukan hanya dalam satu kartu untuk
pencatatan secara manual, sedangkan dari
teori yang penulis dapat untuk penyimpanan
di catat dalam tiga buku catatan secara
manual.
3. Pencatatan Pengeluaran Alat
a. Buku harian pengeluran alat
b. Dukumenbukti mutasi barang
Kegiatan pengeluaran alat dari
gudang logistik kepada unit kesehatan
telah sesuai dengan teori. Dan amprah
dilakukan satu sebulan sekali, tetapi
Administrasi
(pembayaran)
Di distribusikan
PO. (purchasing order)
Diterima & dicek
Dicatat
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 12
amprah juga bisa dilakukan setiap
hari bila ternyata ada yang kurang,
selain menggunakan SIM untuk
pengeluaran ada juga buku yang diisi
untuk setiap amprahan yang
dilakukan tidak banyak atau hanya
sekedar penambahan yang kurang.
4. Pelaporan
Kegiatan pelaporan atau
pembuatan laporan untuk pengunaan
alat di Putra Speialist Hospital
Melaka adalah enam bulan sekali,
laporan ini telah sesuai dengan teori
karena didalam teori ada laporan
bulanan, triwulan, semester dan
tahunan yang di terapkan di Putra
Speialist Hospital Melaka.
5. Kegiatan Pendistribusian Alat Kegiatan pendistribusian alat
yang dilakukan di logistik umum
telah sesuai dengan teori. Dengan
metode sentralisasi yaitu pengiriman
di pusatkan dari satu gudang.
Kegiatan pendistribusian dilakukan
secara langsung ke pada unit yang
membutuhkan.
4.2 RSI Ibnu Sina Padang
Berdasarkan hasil penelitian
(observasi) dan wawancara yang telah
penulis lakukan dengan petugas yang
bekerja pada bagian RSI Ibnu Sina
Padang, khususnya pada bagian
Kesehatan, maka penulis dapat
mengetahui bagaimana proses pembelian
Alat Kesehatan RSI Ibnu Sina Padang
Proses atau Flow (alur)
pembelian alat Kesehatan diRSI
Ibnu Sina Padang :
a) Pemesanan: Pemesanan pembelian alat kesehatan
khususnya alat kesehatan di
lakukan secara prochasing
order secara jelas dan
spesifik seperti : Kapasitas
alat tersebut yang di
butuhkan, Quantity, Merek,
Tipe, Model, dan Nomor
seri alat tersebut.
b) Penerimaan : Alat di terima oleh TIM penerima rumah
sakit langsung di cek,
memastikan apakah alat
tersebut sesuai dengan yang
di prochasing order dan
kalau alat yang datang tidak
Pemesanan
Penerimaan
Administrasi
(pembayaran)
Pendistribusian
Dicatat
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 13
sesuai atau tidak cocok
petugas logisti umum
berhak menolak atau di
kembalikan kepada suppyer.
c) Administrasi (pembayaran): Pembayaran alat yang telah
di hantarkan oleh supplayer
tersebut.
d) Pencatatn: Pencatatan pembelian alat tersebut
langsung dicatat dalam
system komputer dan di
save.
e) Pendistribusianan: Di salurkan kepada ruanagan
atau unit yang
membutuhkan alat tersebut.
Setelah barang di beli tentu sangat perlu
pencacatan dan pelaporan pembelian alat
(kesehatan), System pencatatan alat
(kesehatan) tersebut langsung di catat dan di
entrykan ke dalam system komputer yang di
lakuakan oleh peugas logistik umum RSI
Ibnu Sina Padang. Petugas tersebut
melakukan pengecekan ulang alat atau
barang tersebut apakah alat atau barang
sesuai dengan yang di pesan dan kalau tidak
sesuai petugas logistik umum berhak
menolak barang atau alat tersebut.
Pencatatan di lakukan oleh petugas
logistik umum dan ruanagan tersebut, untuk
inventaris ruangan dan untuk mengetahui
usia ekonomis sebagai informasi. Hal-hal
yang perlu di catatat dalam proses inventaris
yaitu seperti: Kapasitas barang atau alat
yang di butuhkan, Quantity barang atau alat,
Merek, Tipe, Model dan Nomor seri baran
atau alat tersebut.
Dari semua kegiatan tersebut sangat
dibutuhkan sebuah pencatatan dan pelaporan
pembelian alat kesehatan tersebut (
kesehatan), dengan adanya pencatatan dan
pelaporan secara teratur akan mempermudah
semua pihak termasuk pihak yang
melakukan pencatatan akan lebih mudah
dalam mencari jumlah alat yang telah di beli
apabila suatu saat direktur meminta
pencatatan dan pelaporan barang atau alat
tersebut.
Pencatatan dan pelaporan di unit atau
ruanagn ronsen RSI Ibnu Sina Padang sudah
menggunakan Sistem Manajemen Informasi
(SIM) sehingga kesalahan tentang
pencatatan jarang terjadi, tetapi masalah
yang timbul adalah ketika sistem tersebut
eror atau mengalami gangguan, selain itu
masalah yang dihadapi adalah kedisplinan
pegawai yang kurang, karena sudah
menggunakan sistem informasi kadang
melalaikan pencatatan secara manual
sehingga akan menimbulkan masalah bila
terjadi masa lah pada sistem informasi.
Berikut ini adalah kegiatan pencatatan
penerimaan alat kesehatan :
1. Pencatatan Penerimaan Alat
a. Formulir rencana penerimaan b. Buku harian peneriman c. Penulis menilai bahwa metode
pencatatan penerimaan alat RSI Ibnu
Sina Padang belum sesuai dengan
teori, dan hanya mengunakan satu
bentuk pencatatan, yaitu Buku harian
penerimaan. Pencatatan hanya di
gunakan satu buah buku, sedangkan
menurut teori yang didapat untuk
penerimaan didapat dua buku
pencatatan untuk penerimaan logistik
alat.
2. Pencatatan Penyimpanan Alat
a. Kartu alat kesehatan
1) Kartu persediaan alat kesehatan
2) Kartu induk persediaan alat kesehatan
Penulis menilai bahwa metode
pencatatan penyimpanan alat di Putra
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 14
Specialist Hospital Melak dan RSI Ibnusina
Padang sudah sesuai dengan teori,
penyimpanan alat menggunakan metode
abjad. Pencatatan dilakukan hanya dalam
satu kartu untuk pencatatan secara manual,
sedangkan dari teori yang penulis dapat
untuk penyimpanan di catat dalam tiga buku
catatan secara manual.
3. Pencatatan Pengeluaran Alat
Kegiatan pengeluaran alat dari
gudang logistik kepada unit kesehatan
telah sesuai dengan teori. Dan amprah
dilakukan satu sebulan sekali, tetapi
amprah juga bisa dilakukan setiap hari
bila ternyata ada yang kurang, selain
menggunakan SIM untuk pengeluaran
ada juga buku yang diisi untuk setiap
amprahan yang dilakukan tidak banyak
atau hanya sekedar penambahan yang
kurang.
4. Pelaporan
Kegiatan pelaporan atau pembuatan
laporan untuk pengunaan alat di RSI Ibnu
Sina Padang adalah sebulan sekali,
laporan ini telah sesuai dengan teori
karena didalam teori ada laporan bulanan,
triwulan, semester dan tahunan yang di
terapkan di Putra Speialist Hospital
Melaka.
5. Kegiatan Pendistribusian Alat
Kegiatan pendistribusian alat yang
dilakukan di logistik umum telah sesuai
dengan teori. Dengan metode sentralisasi
yaitu pengiriman di pusatkan dari satu
gudang. Kegiatan pendistribusian
dilakukan secara langsung ke pada unit
yang membutuhkan.
Berdasarkan uraian masing-masing
rumah sakit dapat diketahui kelemahan
dan kekuranagannya adalah sebagai
berikut :
1. Putra Specialist Hospital Melaka a. Kelebihan
1. Sumber dana untuk barang-barang inventaris tidak
terlalau bergantung kepada
pemerintahannya (kerajaan)
karna Putra Specialist
Hospital Melaka tersebut
merupakan rumah sakit yang
separoh swasta dan separoh
pemerintah.
2. Pencatatan penerimaan alat telah terlaksana dengan baik.
3. Pencatatan penyimpanan alat telah terlaksana dengan baik
sesuai jenis dan Merek, Tipe
alat.
4. Pencatatan pendistribusian alat telah terlaksana dengan
baik.
5. Sistem pelaporan data alat yang dipakai telah terlaksana
dengan baik.
6. Alat kesehatan yang digunakan Putra sudah alat
yang baru menggunakan
system koputerisasi.
b. Kekuranagan 1. Barang atau alat yang habis
pakai di dimusnahkan
sedangkan RSI Ibnu Sina
Padang tidak.
2. RSI Ibnu Sina Padang kelebihan dan ke kuranagannya
sebagai berikut :
a. Kelebihan 1. Pencatatan penyimpanan alat
telah terlaksana dengan baik
sesuai jenis dan Merek, Tipe
alat.
2. Sumber dana untuk barang-
barang inventaris tidak
terlalau bergantung kepada
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 15
pemerintahannya karna RSI
Ibnu Sina Padang tersebut
merupakan rumah sakit
swasta.
3. kegiatan pendistribusian alat
sudah terlaksana dengan baik.
b. Kelemahan 1. Pencatatan penerimaan alat
belum terlaksana dengan
baik, sebaiknya selain dicatat
dalam buku manual tetapi
juga dicatat dalam system
komputer, karena keduanya
sangat berperan sebagai arsip
adanya pencatatan
penerimaan.
2. kegiatan pelaporan pembelian
alat kesehatan cukup
terlaksana dengan baik
namun terdapat kekurangan
dalam kedisiplinan yaitu
terdapatnya keterlambatan
pelaporan.
5.Penutup
a. Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan diatas
dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
a. Dapat disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan pada pada pembelian alat
kesehatan di kedua rumah sakit (RSI
Ibnu Sina Padang dan Putra Specialist Hospital) telah melaksanakan
pencatatan dan pelaporan tersebut
sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
oleh masing-masing rumah sakit.
b. namun masih ada kekurangan-kekurangan dalam hal pencatatan dan
pelaporan missal di RSI Ibnu Sina Padang dalam pelaporan sering adanya
keterlambatan pembuatan dan
penyerahan laporan ke direktur.
c. sedangkan di Putra Specialist Hospital tidak adanya pemanfaatan barang yang
usia ekonomis telah habis ataupun
langsung dimusnahkan.
6. Saran
Setelah penulis kemukakan masalah
yang berhubungan dengan judul Karya Tulis Ilmiah maka penulis mengemukakan saran-saran dan masukan
untuk Putra Specialist Hospital Melaka
dan RSI Ibnu Sina Padang yang
berhubungan dengan masalah adalah
sebagai berikut :
1. Putra Specialist Hospital Melaka
a.. Sebagai Rumah Sakit yang
mempunyai pelayanan kesehatan
yang bagus, bagi pimpinan dan
karyawan untuk dapat
mempertahankan pencatatan
penerimaan, penyimpanan,
pengeluaran, pelaporan dan
pendistribusian alat kesehatan.
b. barang atau alat yang habis pakai
(rusak) sebaiknya diperbaiki terlebih
dahulu atau ditukar tambah untuk
mengurangi pengeluaran rumah
sakit.
2. RSI Ibnu Sina Padang
a. Disarankan agar meningkatkan
pencatatan penerimaan alat
kesehatan
b.RSI Ibnu Sina Padang masih
menggunakan alat yang lama, di
sarankan sebaiknya RSI Ibnu Sina
Padng untuk ke depannya sudah
menggunakan alat Kesehatan yang
baru menggunakan system komputer
untuk mendapatkan hasil yang lebih
bagus.
-
Gambaran Proses Inventaris Alat Rontgen Pada Putra Specialist Hospital Melaka dan Sakit Islam Ibnu Sina Padang
Fajar Suginda [111000213461011] Page 16
Daftar Pustaka
Depkes RI. Pedoman Pengelolaan
Pembekalan Farmasi. Jakarta:
Depkes RI, 2008.
Depkes RI, Undang-Undang Kesehatan
Republik Indonesia No 36 Tahun
2009 Tentang Kesehatan.
Emilda. Yunelfa. Manajemen Logistik dan
Farmasi. Depok: Universitas
Indonesia, 2004.
Febrianti Riska, dkk. Pelatihan Manajemen
Kefarmasian di instalasi Farmasi
Kabupaten / Kota. Jakarta:
Kementrian Kesehatan dan JICA,
2010.
Yoga Tjandra Adimata. Manajemen
Administrasi Rumah Sakit. Jakarta:
Umiversitas Indonesia, 2007.
www.labukuncub.com www. Administrator.com