1© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Kehitysprojektien, hankkeiden ja ohjelmien johtaminen projektimallin avulla
Virpi Elers
Director, Professional Services
Suomen Projekti-Instituutti Oy
2© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet
Organisaation johtamisra-
kenteet ja tuki projekteille
Projekti-johtamisen
toimintatavat ja ohjelmistot
Projekti-johtamisen osaaminen
Projektikulttuuri
4© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Tyypillisiä projektitoiminnan ongelmia
Ei kokonaiskuvaa käynnissä olevista projekteista Ei yhteisiä periaatteita projektien arviointiin ja valintaan Liian paljon projekteja resursseihin nähden; resurssit ylikuormittuvat Projektien yhteys strategiaan ja muuhun toimintaan epäselvä Projekteilta puuttuu johdon tuki Omistajuus- ja ohjausryhmätoiminta tehotonta tai puutteellista Heikkoja projekteja ei keskeytetä Projektin tuotokset jalkautuvat heikosti ja jäävät usein
hyödyntämättä Projektiin tulee helposti hallitsemattomia muutoksia Yhteistyökumppanien kanssa on ongelmia Projektiroolien työnjako ja projektipäällikön valtuudet ovat epäselvät Projektipäälliköksi nimetään usein paras asiantuntija, eli
projektijohtamisen osaaminen vaihtelee suuresti Projektiryhmäläiset eivät ole motivoituneita Projektien suunnittelu on usein puutteellista, tai
taso vaihtelee projektipäälliköstä riippuen Projektin sisäinen viestintä reistailee
5© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektisalkunhallinnan tavoitteet
Source: Cooper R, Edgett S, Kleinschmidt E. Portfolio management 1997, Vol.40(5).
Esim.• Riskitaso• Tuotto• Projektin kesto• Projektityyppi• Kohdemarkkinat
Salkun strategianmukaisuus
Salkun tasapaino
Salkunmaksimaalinenarvo
6© Suomen Projekti-Instituutti Oy
1. Tietoisuus käynnissä olevista
projekteista
5. Hyötytavoitteiden seuranta ja
jatkuva projektikulttuurin
kehittäminen
2. Priorisoitu projektisalkku, missä
tiedetään projektien tilanne ja salkun
tasapaino
3. Resurssienhallinta kattaen
projektit ja linjatyön
4. Läpinäkyvä päätöksenteko
perustuen priorisointiin ja
resurssisuunnitelmiin
Projektisalkunhallinnan kypsyystasot
7© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Päätöksentekorakenne
Aikataulusuunnitelmat ja edistymisraportointi kaikista
projekteista yhteisesti sovitun raportointisyklin mukaisesti
Työmääräsuunnitelmat (myös linjatyö) ja yhteinen päivityssykli
Resurssien ja kapasiiteetin määrä tiedossa
Tuntiraportointi toimii
Ohjelmistotyökalu tukemaan resurssienhallintaa?
Pisteytysmalli tai muu systemaattinen priorisointitapa
Prosessi pisteytystiedon keräämiseen
Strategiaprosessiin kytketty salkkukatselmointiprosessi
Projektilista jota päivitetään säännöllisesti
Selkeät projektien tavoitemäärittelyt (Projektikuvaukset)
Sanan ”projekti” täsmällinen määritelmä
Prosessi projektioppien keräämiseen
Prosessi liiketoimintahyötyjen arvioimiseen linkittyen
liiketoiminnan tuloskorttien seurantaan
Toistuvat projektikulttuurin ja KPI:den mittaaminen
Salkunhallinnan kypsyystasot ja tärkeimmät mahdollistajat
1. Tietoisuus käynnissä olevista
projekteista
5. Hyötytavoitteiden etu- ja
jälkikäteisseuranta ja jatkuva
projektikulttuurin kehittäminen
2. Priorisoitu projektisalkku, missä
tiedetään projektien tilanne ja salkun
tasapaino
3. Resurssienhallinta kattaen
projektit ja linjatyön
4. Läpinäkyvä päätöksenteko
perustuen priorisointiin ja
resurssisuunnitelmiin
8© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki: Projektisalkkulistaus
9© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki: Projektisalkun aikataulu
10© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki: Projektisalkun status ja yhteenveto
12© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Mikä on projektimalli?
Projektimalli kuvaa kaikille projekteille yhteiset toimintatavat. Projektin johtamismalli on parhaimmillaan sidottu organisaation johtamisrakenteeseen. Yhtenäiset toimintatavat ja päätöksentekomalli ovat edellytyksenä myös projektisalkun johtamiselle.
13© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Yhteisen (ABC) Projektimallin edut
Yhtenäisyys
Selkeä päätöksen-
tekomalli
Skaalautuvuus
Terminologia
Jokaista projektia ja salkkua johdetaan saman mallin mukaisesti
tehostaa projektityötä, kun perusperiaatteet ovat selvät ja yhteiset
parantaa kommunikointia ja vähentää väärinymmärryksiä
Näkyvä ja systemaattinen päätöksentekomenettely projekti- ja salkkutasolla
Kytkee projektit ja strategiat
Varmistaa, että projektin johtamiseen käytetään riittävästi aikaa ja oikeita menetelmiä, yksinkertaisissa projekteissa vältetään tarpeeton byrokratia
Motivoi projekteihin osallistujia hyvään projektinjohtamiseen
• Kokoaa ja selkeyttää käytettävät käsitteet ja helpottaa projekteihin
liittyvää viestintää
Lähtökohtana projektijohtamisen kansainväliset standardit (PMI:n PM BOK)
14© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektimallin™ ulottuvuus
Projektisalkun johtamisen taso• Strateginen suunnittelu ja seuranta kaikille projekteille• Päätöksentekoprosessi ja priorisointimenettely
Projektityön toteutuksen taso• Konkreettinen toteutustyö tehdään ja projektin lopputulos
saadaan aikaan
Projektinjohtamisen taso• Ohjaa yksittäisen projektin toteutusta• Projektinjohtamisen prosessit: asettaminen, suunnittelu,
toteutuksen ohjaus ja seuranta sekä lopetus
16© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektimalli™
Salkunhallinnan taso
Projektijohtamisen taso
Projektityön toteutustaso
G0 G1 G2 G3 G4
Projektintuotos
MS MS
Toteutusvaihe LopetusvaiheSuunnittelu-vaiheValmistelu-vaihe
Asettaminen
Toteutuksen ohjaus
Lopetus
Valmistelun aloitus
Suunnittelu-päätös
Toteutus-päätös
Tuotosten hyväksyminen
Projektin lopetus
Projekti-idea/asiakastarve
Hyötyjenarviointi
PE
Jälki-arviointi
Projektin suunnittelu
17© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Mitä? Miksi? Miten?
Onkotarvetta?
Onkototeuttamisenarvoista?
Onkototeutettavissa(resurssit)?
Voidaankoprojektintuotoshyväksyä?
Mitäopimme?
aika
€
Aikaiset porttipäätökset (G0-G2) lisäävät sitoutumista projektiin (kustannukset, resurssit, henkilöt).
ABC päätöksentekopisteet
G0 G1G2
G3
G4
18© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektin riskitekijät nostavat tarvetta panostaa projektinjohtamiseen
”Mitä enemmän projekti sisältää riskejä, sitä enemmän on panostettava projektin johtamiseen ja projektipäällikön osaamiseen”
Projektin riskejä lisäävät:• Projektin sisällöllinen uutuus ja monimutkaisuus• Projektin totuttua suurempi laajuus• Osapuolien/sidosryhmien määrä• Uusi ja outo ympäristö/tekniikka• Projektiryhmän jäsenten määrä• Räätälöinnin tarve• Projektin liiketaloudellinen merkitys (strategia, referenssi, koko)• Tiukka aikataulu• jne
19© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektiluokittelun prosessi
Projektin sisällön tai prosessien ainutlaatuisuus ja monimutkaisuus
Aikataulu
Sidosryhmät
Ulkoiset tekijät ja muuttuva ympäristö
Projekin osallistujat
Budjetti
Projektin strateginen merkitys ja taloudelliset hyödyt
Projektianalyysi Luokittelu Projektinjohtamistason valinta
XXX
Lopetus
- Loppuraportti
X
XX
Toteutuksen ohjaus
- Lyhyt edistymisraportti
- Edistymisraportti
Suunnittelu
-ABC luokittelu
- Projektisuunnitelma, (päivitetty Projektikuvaus)
- Viestintäsuunnitelma
- Riskienhallintasuunnitelma
-Sidosryhmien hallintasuunnitelma
-Ohjaussuunnitelma ja ohjausryhmän ”check-list”
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Valmistelu
- Projektikuvaus
- ABC luokittelu
- Business Case
BA
XXXX
X
(X)
C
XXXX
XX
Projekti-
kuvaus
2) Projektipäällikön kompetenssi
3) PP:n projektiin käyttämä % työajasta
Jne.
1) Tarvittavat johtamistoimenpiteet
20© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektimallin™ osat
4
31
2
Salkunhallinnan malli ja ohjeetDokumenttipohjat
Projektinjohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat
Ohjelmajohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat
Resurssienhallinnanmalli ja ohjeet
Yhteinen terminologia
21© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektimallin käyttöönotto
Käynnistys
Projektimallin kehitys
Projektimallin jalkautus
Lisenssi sisältää ABC projektimallin koko dokumentaation (yksittäisen projektijohtaminen, Projektisalkun johtaminen, Projektiluokitus ja terminologia)
Aloituspalaveri ja kehitysryhmän orientaatiovalmennus
Kehitysprojektin aikana projektimalli sovitetaan asiakkaan projektiympäristöön
Toteutetaan joko Workshopien sarjana tai nk. sprinttinä
Projektimallin julkistaminen/lanseeraus Salkunhallinta- ja ohjausryhmien jäsenten, projektipäälliköiden ja
projektihenkilöstön koulutus projektitoimintaan Projektinjohtamisprosessin vienti käytäntöön
22© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Kiitos!
Kysymyksiä?