Bahagian Biasiswa, KPT
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
LAPORAN INOVASI APLIKASI EZ-OFFER SEBAGAI MEDIUM EDARAN DOKUMEN
TAWARAN BIASISWA SLAB/SLAI SECARA ATAS TALIAN (ONLINE)
BAHAGIAN BIASISWA
Bahagian Biasiswa merupakan salah satu bahagian di bawah Kementerian Pengajian
Tinggi (KPT). Bahagian ini terlibat secara langsung dalam menyediakan perkhidmatan
kepada rakyat. Bahagian ini diketuai oleh seorang Setiausaha Bahagian dan disokong
oleh empat (4) Unit iaitu Unit Pentadbiran dan Kewangan, Unit SLAB/SLAI, Unit
Biasiswa, Unit MyBrain15 dan Unit Penguatkuasaan dan Kutipan Balik.
SETIAUSAHA BAHAGIAN
UNIT MYBRAIN15UNIT
PENGUATKUASAAN & KUTIPAN BALIK
UNIT PENTADBIRAN &
KEWANGAN
UNIT SLAB/SLAI UNIT BIASISWA
Misi Bahagian Biasiswa
1
Bahagian Biasiswa, KPT
Bahagian Biasiswa komited untuk menyediakan peluang pembiayaan bagi
meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran di pelbagai peringkat di institusi-
institusi pengajian tinggi.
Visi Bahagian Biasiswa
Pembiayaan pelajaran sebagai salah satu instrumen untuk menjadikan institusi
pengajian tinggi negara sebagai pusat kecemerlangan pendidikan yang diiktiraf di
peringkat antarabangsa.
Program Bahagian Biasiswa
Program Bahagian Biasiswa adalah bersandarkan kepada Plan Strategik Pengajian
Tinggi Negara (PSPTN). Di bawah Teras 1 PSPTN: Meluaskan akses pengajian tinggi,
program-program yang telah dan sedang dilaksanakan adalah Tabung Pinjaman
Pelajaran (TPP), Bantuan Kewangan Kolej Komuniti, Bantuan Kewangan OKU,
Program Pendidikan Khas, Biasiswa Sukan dan Bantuan Kewangan Matrikulasi.
Manakala di bawah Teras 2 PSPTN: Menambah kualiti pengajaran, Bahagian Biasiswa
telah melaksanakan Program MyBrain15.
Sementara itu, Bahagian Biasiswa turut memainkan peranan besar dalam
melaksanakan Teras 4 PSPTN: Memperkasakan IPT melalui program Skim Latihan
Akademik Bumiputera (SLAB)/Skim Latihan Akademik IPTA (SLAI), Hadiah Latihan
Persekutuan, Biasiswa Khas Tenaga Akademik IPTA dan Biasiswa Sub Kepakaran dan
Pasca Kedoktoran. Bahagian Biasiswa juga turut menyokong Teras 5 PSPTN:
Mempergiat pengantarabangsaan melalui pelaksanaan Biasiswa Komanwel, Biasiswa
Malaysia-IDB, MTCP dan MIS.
Secara ringkas, program-program yang dilaksanakan oleh Bahagian Biasiswa adalah
sepertimana ditunjukkan di dalam rajah berikut.
2
Bahagian Biasiswa, KPT
TERAS 1Meluaskanaksespengajian
tinggi
• Tabung PinjamanPelajaran
• Bantuan Kewangan KK
• Bantuan KewanganOKU
• Program PendidikanKhas
• Biasiswa Sukan
• Bantuan KewanganMatrikulasi
TERAS 1Menambahbaikkualiti
pengajaran
•MyBrain 15 Sasaran 60ribu pemegang PhD Menjelang 2023
TERAS 1MemperkasakanIPT
• SLAB/SLAI
• Hadiah LatihanPersekutuan
• Biasiswa Khas TenagaAkademik IPTA
• Skim Latihan TenagaPengajar Teknikal
• Skim Latihan & Pembangunan Pentadbir IPTA
• Biasiswa Sub Kepakaran & PascaKedoktoran
TERAS 1Mempergiatkan
pengantarabangsaan
• Biasiswa Komanwel
• Biasiswa Malaysia-IDB
• MTCP
• MIS (Ijazah Pertama)
• MIS (Ijazah Lanjutan)
PROJEK INOVASI
Aplikasi eZ-offer sebagai medium edaran dokumen tawaran Biasiswa SLAB/SLAI
secara atas talian (online).
Projek ini telah dibangunkan secara in-house pada tahun 2010 dan telah dilaksanakan
sepenuhnya pada tahun 2011 secara atas talian. Pelaksanaan projek ini melibatkan
semua pegawai dan kakitangan Bahagian Biasiswa dan institusi pengajian tinggi awam
(IPTA) yang menguruskan Biasiswa SLAB/SLAI.
Projek ini telah dilaksanakan dengan objektif seperti berikut:
1. Mengurangkan kos penyediaan dokumen tawaran SLAB/SLAI yang tinggi;
2. Mempercepatkan proses edaran surat tawaran SLAB/SLAI kepada pelajar;
3. Memenuhi tuntutan perbelanjaan berhemah; dan
3
Bahagian Biasiswa, KPT
4. Menambahbaik penyampaian perkhidmatan.
Ciri-ciri teknikal eZ-offer adalah seperti berikut:
1. Aplikasi berasaskan web dan boleh diakses dari portal rasmi KPT
2. Penggunaan melibatkan kakitangan di Bahagian Biasiswa selaku pentadbir, dan
pegawai IPTA serta penerima tajaan Biasiswa SLAB/SLAI sebagai pengguna
langsung
3. Dibangunkan secara dalaman oleh pegawai di Bahagian Biasiswa
4. Menambahbaik dan memperluaskan sistem dalaman sedia ada
5. Bahasa pengaturcaraan : PHP, PL/SQL
6. Pangkalan data : Oracle
7. Perisian : Macromedia Dreamweaver, Oracle Developer 2000
Fungsi eZ-offer adalah seperti berikut:
1. Memaparkan maklumat beserta dokumen tawaran biasiswa seperti Surat
Tawaran, syarat, kadar elaun, dokumen Perjanjian dan lain-lain.
2. Memudahkan akses dokumen tawaran di mana-mana sahaja.
3. Mengatasi masalah dokumen tawaran lambat sampai, rosak, hilang semasa
penghantaran dan sebagainya.
4. Penerima tajaan dapat memberi maklum balas lebih cepat dan seterusnya
mempercepatkan proses penajaan.
Kerjasama pihak IPTA
Pelaksanaan sistem eZ-offer telah dibentangkan dan diselaraskan di peringkat IPTA. Ini
bertujuan memastikan sistem ini dapat diterima oleh semua IPTA yang terlibat.
4
Bahagian Biasiswa, KPT
Pembentangan pelaksanaan eZ-offer dalam mesyuarat bersama IPTA
24
Aplikasi eZ-offer
2
5
Bahagian Biasiswa, KPT
3
4
6
Bahagian Biasiswa, KPT
5
MULA
Penajakemaskini maklumat yang ditajadi sistemdalaman
Penaja tanda dokumen tawaran yang diperlukan
Maklumankepadayang ditajauntuksemakdi Portal KPT
Penerima tajaan semak dan cetak tawaran
TAMAT25
7
Bahagian Biasiswa, KPT
Kedudukan Sebelum Inovasi Dilaksanakan
Sebelum inovasi ini dilaksanakan, semua penawaran biasiswa SLAB/SLAI kepada
pelajar yang layak dilakukan secara manual iaitu penghantaran dokumen tawaran
melalui pos. Senarai dokumen tawaran yang perlu dihantar kepada pelajar dan kos
yang terlibat adalah seperti berikut:
Bil. Dokumen Tawaran Bil. Salinan/Set Kos Cetakan/Set
1 Surat Tawaran Biasiswa KPT Tiga (3) salinan RM2.70
2 Surat Financial Affidavit Tiga (3) salinan RM2.70
3 Surat Visa Empat (4) salinan RM1.80
4 Perakuan Persediaan Calon Satu (1) salinan RM0.45
5 Senarai Semak Satu (1) salinan RM0.30
6 Syarat-syarat Tawaran Biasiswa Satu (1) salinan RM0.75
7 Borang Tuntutan Pakaian Panas Satu (1) salinan RM0.15
8 Borang Kesihatan Satu (1) salinan RM0.60
9 Borang Tuntutan Visa Satu (1) salinan RM0.15
10 Borang Maklumat Bank Satu (1) salinan RM0.15
11 Borang Maklumat Bank - Pembayaran Panjar
Satu (1) salinan RM0.15
12 Borang Elaun Penempatan Satu (1) salinan RM0.30
13 Laporan Kemajuan PSD Enam (6) salinan RM4.20
14 Jadual Laporan Kemajuan Satu (1) salinan RM0.15
15 Jadual Kadar Elaun Satu (1) salinan RM0.15
16 Panduan Mengisi Perjanjian Satu (1) salinan RM0.60
17 Dokumen Perjanjian Tiga (3) salinan RM2.10
18 Borang Insuran Satu (1) salinan RM0.15
19 Borang Setuju Terima Satu (1) salinan RM0.15
JUMLAH RM17.70
8
Bahagian Biasiswa, KPT
Anggaran kos perbelanjaan bagi satu tawaran bagi setiap pelajar adalah RM22.20 yang
melibatkan kos penyediaan satu set dokumen seperti di atas sebanyak RM17.70 dan
kos penghantaran dokumen tawaran kepada pelajar secara pos laju sebanyak RM4.50.
Carta alir sebelum projek dilaksanakan adalah seperti berikut:
No Set DokumenTawaran Bil. salinan
1 SuratTawaranBiasiswaKPT Tiga( ) 3 salinan
2 SuratFinancial Affidavit Tiga( ) 3 salinan
3 SuratVisa Empat( ) 4 salinan
4 PerakuanPersediaanCalon Satu( ) 1 salinan
5 SenaraiSemak Satu( ) 1 salinan
6 Syarat-syaratTawaranBiasiswa Satu( ) 1 salinan
7 BorangTuntutanPakaianPanas Satu( ) 1 salinan
8 BorangKesihatan Satu( ) 1 salinan
9 BorangTuntutanVisa Satu( ) 1 salinan
10 BorangMaklumatBank Satu( ) 1 salinan
11 BorangMaklumatBank - PembayaranPanjar Satu( ) 1 salinan
12 BorangElaunPenempatan Satu( ) 1 salinan
13 LaporanKemajuanPSD Enam( ) 6 salinan
14 JadualLaporanKemajuan Satu( ) 1 salinan
15 JadualKadar Elaun Satu( ) 1 salinan
16 PanduanMengisi Perjanjian Satu( ) 1 salinan
17 DokumenPerjanjian Tiga( ) 3 salinan
18 BorangInsuran Satu( ) 1 salinan
19 BorangSetujuTerima Satu( ) 1 salinan
Key-in MaklumatCalonBerjaya DalamSistem
Cetak Surat Tawaran
Sediakan Dokumen Tawaran Sokongan (telah dicetak)
Serahan Dokumen Tawaran (samada Pos Laju atau datang ambil sendiri)
TAMAT
Penyediaan dokumen untuk penghantaran (memasukkan dalam sampul)
Proses franking
MULA
1
Masalah-Masalah Yang Dihadapi Sebelum Inovasi Dilaksanakan
Masalah-masalah yang dihadapi sebelum inovasi dilaksanakan adalah seperti berikut:
1. Pelajar tajaan lambat memperolehi dokumen tawaran
Sebelum eZ-offer dilaksanakan, pelajar hanya akan menerima surat tawaran
dalam masa 9 hari selepas surat tawaran dikeluarkan oleh Bahagian Biasiswa,
KPT.
9
Bahagian Biasiswa, KPT
Bang.. Surattawaransayaadatakkat
sini???
Entahlaa..Kaucarila katsini..
Kalaubuatonline kansenang, x payah
laaaakutunggulama katsini..
Tensionnyer… Hari-harinakngadap
student..
7
10
Bahagian Biasiswa, KPT
2. Kos penyimpanan dokumen fizikal yang tinggi
Peningkatan fail pelajar telah menyebabkan pertambahan kepada ruang untuk
penyimpanan fail. Ini telah menyebabkan KPT terpaksa menyewa stor milik pihak
swasta dengan kos yang agak tinggi.
.1 1 1 1 1 .1 1 1 1 1
.1 1 1 1 1
.1 1 1 1
1
1
1 1
1 1
1 1
1 1
1 1
1 1
1 1
1 1
1 1
JUL-SEP 00 OKT-DIS 00 JAN-MAR 11 APR-JUN 11
Ribu
Bil. Fail Pelajar
Ruang penyimpanan dokumen fizikal sedia ada
12
3. Kos penyediaan dokumen tawaran SLAB/SLAI tinggi
KPT perlu mencetak dokumen tawaran SLAB/SLAI yang telah melibatkan
anggaran kos sebanyak RM100,000 setahun.
11
Bahagian Biasiswa, KPT
Perghhh!! Biarbetul?? Banyaknyaborang….
Contoh-contoh surat tawaran dan borang yang perlu diisi
Kos penyediaan dokumen tawaran SLAB/SLAI tinggi
13
4. Kesukaran mengakses fail pelajar dalam masa yang singkat
Ruang penyimpanan fail yang tidak mencukupi telah menyebabkan pengurusan
fail tidak sistematik dan sukar diakses dalam masa yang singkat.
Bilik f ail ke storpelupusan ni ?
Kesukaran mengakses fail pelajar dalam masa yang singkat
16
12
Bahagian Biasiswa, KPT
Analisis Masalah Berdasarkan Rajah Ishikawa
Berdasarkan analisis yang telah dibuat menggunakan Rajah Ishikawa, masalah-
masalah yang dihadapi oleh Bahagian Biassiwa sebelum eZ-offer dilaksanakan adalah
seperti berikut:
MANUSIAPERSEKITARANMESIN
KAEDAHBAHAN
KOS PENYEDIAAN DOKUMEN
TAWARAN TINGGI
Kerja lebih masa dan tuntutan elaun
perjalanan
Tempoh masa surat tawaran perlu
dikeluarkan singkat
Bebanan kerja bertambah
KURANG KAKITANGAN
Karenah pembekal
Penawaran pelajar bertambahMOTIVASI
RENDAH
Tidak mahir dalam melaksanakan
tugasan
Menerima tekanan daripada
pelajar tajaan
Sikap sambil lewa kakitangan
Kesilapan mengisi
dokumen
RUANG
BIL UTILITI MENINGKAT
Peningkatan bil air, elektrik dan telefon
Ruang pejabat yang tidak kondusif
Ruang penyimpanan dokumen tawaran tidak mencukupi
PERTAMBAHAN KOS DOKUMEN
TAWARAN
Dokumen / borang hilang
Kertas tidak berkualiti dan mudah rosak
Harga bahan meningkat
Maklumat tidak lengkap
Borang cetakan tidak
jelas
Bayaran kepada pembekal
PENYELENGGARAAN
Kos selenggara mesin pencetak
Mesin pencetak rosak
Mesin fotokopi tidak mencukupi
TEKNOLOGI
Penggunaan teknologi lama
Kesilapan teknikal
Teknologi terhad
PENGHANTARAN DOKUMEN
Pelajar tajaan lambat menerima dokumen tawaran
Dokumen tawaran perlu dibuat untuk beberapa salinan
Lewat terima dokumen lengkap
Kos edaran
Tidak diterima pelajar
SISTEM
Penyediaan secara manual
Tiada unit khas percetakan
KOMUNIKASI
Arahan tidak jelas
Komunikasi dengan pelajar
Komunikasi dengan agensi
KARENAH BIROKRASI
Pindaan
Terlalu banyak dokumen sokongan
4
FAEDAH-FAEDAH PELAKSANAAN INOVASI
Projek inovasi ini merupakan idea asli yang telah dilaksanakan oleh Bahagian Biasiswa.
Projek ini telah dilaksanakan secara menyeluruh di Bahagian Biasiswa pada tahun
2011. Projek ini boleh dilaksanakan oleh agensi lain yang mempunyai core-business
yang sama seperti Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Majlis Amanah Rakyat
(MARA) dengan pengubahsuaian yang perlu berdasarkan program penajaan masing-
masing.
Faedah-faedah yang telah diperolehi daripada pelaksanaan projek inovasi ini adalah
seperti berikut:
13
Bahagian Biasiswa, KPT
1. Penjimatan Kos
Projek eZ-offer telah terbukti dapat menjimatkan kos kepada kewangan Kerajaan
dalam mengendalikan pengurusan biasiswa SLAB/SLAI. Melalui sistem ini, kos
cetakan dokumen bukan lagi ditanggung oleh Kerajaan sebaliknya ia ditanggung
oleh pelanggan. Selain itu, sistem ini dapat mengawal tuntutan kerja lebih masa
kakitangan. Ini telah menyumbang kepada penjimatan sebanyak 90%.
Penyediaan Dokumen Tawaran SLAB/SLAIPERKARA SEBELUM SELEPAS
Kos Bahan / Peralatan(Upah cetak, kertas)
RM ,1 111 RM 1
Kos Ruang Simpanan (Stor)RM ,1 111( m30 ₂)
RM ,1 111( m10 ₂)
Anggaran Kos Sumber Manusia (Kos per Tawaran)
RM ,0 000 RM 1
Kos Edaran(Pos Laju)
RM ,0 000 RM 1
Anggaran Kos Mesin (Mesin cetak, mesin fotokopi)
RM000 RM 1
JUMLAH KESELURUHAN RM ,11 111 RM ,1 111
PENJIMATAN = RM , . @ %11 111 11 11
PENJIMATAN%1 1
2. Penjimatan Masa
Memandangkan projek inovasi ini melibatkan penggunaan ICT, ia telah
membantu menjimatkan masa yang diperlukan oleh kakitangan dalam
memproses sesuatu permohonan biasiswa SLAB/SLAI. Ini membolehkan kerja
disiapkan dengan cepat dan teratur.
14
Bahagian Biasiswa, KPT
PERKARA SEBELUM SELEPAS
Tempoh Penyediaan Dokumen Tawaran
minit1 1 minit1 1
Tempoh Edaran Dokumen Tawaran Dari Bahagian Biasiswa ke IPTA
hari1 tiada
Tempoh Edaran Dokumen Tawaran Dari IPTA Ke Pemohon
hari1 tiada
JUMLAH KESELURUHAN hari 1 minit1 1
minit1 1
PENJIMATAN = . %11 1
PENJIMATAN. %1 1 1
3. Peningkatan Output/Hasil Kerja
Pelaksanaan eZ-offer juga telah berjaya meningkatkan output atau hasil kerja
kakitangan Bahagian Biasiswa. Secara perbandingan, sebelum sistem ini
dilaksanakan, bilangan surat tawaran yang dikeluarkan sehari hanyalah 10
berbanding dengan 24 surat tawaran yang dikeluarkan selepas sistem ini
dilaksanakan. Ia melibatkan peningkatan hasil kerja sebanyak 140%.
Ini akan membolehkan Bahagian Biasiswa memberi tumpuan seterusnya kepada
agenda bayaran dan pemantauan terhadap pelajar serta program-program lain
yang baru diperkenalkan.
15
Bahagian Biasiswa, KPT
PERKARA SEBELUM SELEPAS
Bilangan Tawaran Dapat Dikeluarkan Dalam Sehari
10tawaran tawaran24
PENINGKATAN = %111
PENJIMATAN%1 1 1
4. Mudah Digunakan (User Friendly)
Projek eZ-offer ini mudah digunakan oleh pelanggan di mana surat tawaran
dapat diakses dan dikeluarkan dengan cepat kerana ia boleh dicetak sendiri oleh
pelajar pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja sekiranya mempunyai
talian internet. Pelajar boleh mengakses sistem melalui portal rasmi KPT iaitu
www.mohe.gov.my atau www.payloan.mohe.gov.my/ez-offer. Selain itu, pelajar
boleh membuat cetakan secara berulang-ulang kali.
16
Bahagian Biasiswa, KPT
5. Meningkatkan Sistem Penyampaian Kerajaan
Pelaksanaan projek ini akan dapat meningkatkan sistem penyampaian Kerajaan
khususnya KPT kepada rakyat. Ia juga adalah selaras dengan Pelan
Transformasi KPT yang komited bahawa “Sistem Pengurusan
Biasiswa/Pinjaman akan sentiasa dipertingkatkan bagi meningkatkan kualiti
perkhidmatan dan lebih mesra pelanggan”. Inovasi yang dilaksanakan ini diharap
akan dapat mewujudkan budaya inovasi dan perbelanjaan berhemah dalam
perkhidmatan awam serta menyokong pembudayaan ICT dalam memantapkan
sistem penyampaian maklumat.
Bahagian Biasiswa telah membuat soal selidik kepuasan pelanggan dan didapati
sistem eZ-offer yang dilaksanakan ini memuaskan pelanggan.
17
Bahagian Biasiswa, KPT
BORANG SOAL SELIDIK
PENGGUNAAN APLIKASI
Jumlahrespondenyang terlibat adalahseramai 201orang(terdiri daripada
penggunaeZ-offer)
21
.1 1 1.0 00
.0 00.0 00 .0 00 .0 00
0
.05
1
.15
2
.25
3
.35
4
.45
5
SKALA :
. 1 0 - . : AMAT TIDAK 1 9MEMUASKAN
.2 0- . : TIDAK MEMUASKAN2 9
.3 0- . : SEDERHANA3 9
.4 0- . : MEMUASKAN4 9
. : AMAT MEMUASKAN5 0
SKALA
ASPEK
22
18
Bahagian Biasiswa, KPT
“Memandangkan saya baru sahaja menggunakan portal ini,saya tidaknampak lagi sebarang kelemahan pada sistem ini. Setakat ini,semuanyabaik,Tahniah!”
~ Pelajar tajaan SLAB/SLAI dari UMT
“Amat memudahkan dan sangat berpuashati atas perkhidmatan yangefisien ini. Syabas! “
~ Pelajar tajaan SLAB/SLAI dari UM
“Tahniah di atas kecekapan pihak bahagian biasiswa, KPT dalam segalaurusan bermula dari urusan surat tawaran hingga kepada pembayaran...Syabasdantahniah... semogakecekapanini dikekalkan...”
~ Pelajar tajaan SLAB/SLAI dari UiTM
Testimoni dari penerimatawaranez-Offer… (maklumbalassoal selidik)
23
KOMITMEN PENGURUSAN
Projek inovasi yang dilaksanakan ini telah mendapat sokongan yang padu daripada
Setiausaha Bahagian, Bahagian Biasiswa dan semua pegawai serta kakitangan
Bahagian Biasiswa. Selain itu, projek ini turut mendapat kerjasama daripada pegawai
IPTA terutamanya semasa membuat proses ujicuba terhadap sistem eZ-offer yang
telah dibangunkan ini.
19
Bahagian Biasiswa, KPT
Bahagian Biasiswa
Kementerian Pengajian Tinggi
September 2011
20