Download - Kiara: introduzione al servizio
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Benvenuto!
Questa è una breve e riteniamo utile introduzione al fine di facilitare la conoscenza e
l’apprendimento all’uso del servizio Kiara.
Si tratta di uno strumento complementare ad altri quali TOUR/TUTORIAL, HELP CONTESTUALI, FAQ (Frequently
Asked Questions – o domande frequenti) e FORUMche sono disponibili ed organicamente integrati
con il servizio Kiara.
Buona continuazione con l’introduzione al servizio!
Ver. 1.2
kiaraservice.com – introduzione al servizio
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Cominciamo ad orientarci esplorando:
Menu Generale
Menu di Sistema
Help Contestuali
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Menu PrincipaleTi consigliamo di
dedicare il primo minuto ad esplorare il Menu
Principale, che evidenzia in sfondo
arancio la scheda in cui ti trovi in questo momento, nella
fattispecie qualla SOMMARIO.
Noterai come dal Menu Principale si possa, nell’area documenti, accedere a quattro Menu Secondari,
rispettivamente per la gestione di Preventivi,
Ordini, Fatture e Note di Credito.
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Menu di Sistema Noterai inoltre il Menu di Sistema, comune a tutte le schede, dove puoi riconoscere il tuo
nome utente, e dove ti segnaliamo il FORUM.
Il FORUM è particolarmente
importante poiché è il mezzo tramite il quale ti invitiamo ad indicarci
eventuali errori, mancanze funzionali o
applicative, difetti, invitandoti inoltre a
darci suggerimenti per migliorare l’esperienza
di utilizzo, nonché il luogo dove chiedere
consigli e suggerimenti alla comunità degli
utilizzatori del servizio.
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Help contestualiPer aiutarti ora
nell’esplorazione del servizio, e in ogni
momento successivo, quando ti occorra,
aiutarti a comprendere cosa puoi fare e come
farlo, sono presenti degli HELP CONTESTUALI in diversi punti all’interno
delle schede.
Sono riconoscibili per un punto di domanda
nero in campo arancio.
Facendo clic su essi si aprirà una finestra di aiuto per spiegarti di cosa si tratti e come
operare.
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Passiamo ora ad esplorare la scheda:
SOMMARIO
ovvero quella che rappresenta il
“cruscotto informativo principale”
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Scheda SOMMARIOSOMMARIO
Nella scheda SOMMARIO, come in tutta l’applicazione, in
alto a destra sono presenti alcuni
“acceleratori”, ossia comandi che
permettono con un solo clic di cominciare a
realizzare una operazione.
Tali “acceleratori” li ritroverai in tutte le altre
schede, proprio allo scopo di rendere più agevoli e rapide le principali attività
applicative.
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Scheda SOMMARIOSOMMARIOSempre nella scheda
SOMMARIO, in basso a sinistra, il servizio
mostra le prossime scadenze e lo stato
delle fatture di vendita e di acquisto.
In basso a destra il servizio mostra la data
odierna, quindi una sintesi aggiornata della situazione
finanziaria, secondo quanto sarà stato da te registrato nel sistema.
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Scheda SOMMARIOSOMMARIO
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In occasione del tuo primo collegamento è
importnate che tu imposti le tue
preferenze o Opzioni Generali.
Si tratta di impostare i cosiddetti “valori di dafault” ossia quei valori iniziali che
preferisci ti compaiano nei campi di una scheda quando si tratta di inserire dei dati o di scegliere dei
valori da una lista.
Le preferenze o Opzioni Generali le troverai
sempre nella SCHEDA OPZIONI.
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Passiamo ora ad esplorare le schede:
CONTATTI
e
ATTIVITA’
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Scheda CONTATTICONTATTI
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Tramite questa scheda puoi registrare i tuoi
CONTATTI siano essi clienti o fornitori (se tu fossi un consulente
informatico, il tuo avvocato o il tuo commercialista
potrebbe al contempo essere un cliente e un
fornitore).
La scheda per comodità te li raggrupperà
secondo che vi siano dei documenti che
riguardano il contatto in qualità di cliente, di fornitore, oppure perché hai
memorizzato la necessità di richiamare
il contatto.
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Scheda CONTATTICONTATTI
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Impostando i filtri sulla rubrica dei CONTATTI che hai
creato nel sistema puoi ottenere delle viste
particolari per rispondere a varie
esigenze.
Inoltre dall’area acceleratori puoi
accedere alle funzioni di importazione ed
esportazione contatti.
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Scheda ATTIVITA’ATTIVITA’
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Tramite questa scheda puoi registrare e
gestire le ATTIVITA’ tue e dei tuoi collaboratori.
La scheda mostra la lista completa delle ATTIVITA’ ma per
comodità consente di selezionare gruppi di
attività per
“calcolare al volo” l’impegno
complessivo rappresentato da
esse.
Tramite l’acceleratore Nuova attività si
inserisce nel sistema una nuova
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Scheda ATTIVITA’ATTIVITA’
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La SCHEDA NUOVA ATTIVITA’ permette di
inserire i dati e le informazioni della
medesima.
In basso viene mostrato un riepilogo delle ultime attività
inserite.
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Scheda ATTIVITA’ATTIVITA’
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Ritornando alla SCHEDA ATTIVITA, impostando i filtri
sull’archivio o lista delle ATTIVITA’ che hai creato nel sistema
puoi ottenere delle viste particolari per rispondere a varie
esigenze.
Una delle esigenze può essere, per esempio, quella di identificare attività non ancora
incluse in un documento (un
preventivo per un cliente, una fattura ad
un cliente) per poi quindi poter
eventualmente decidere di assegnarle
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Scheda ATTIVITA’ATTIVITA’
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In questo esempio si è identificata
un’attività non ancora associata ad un documento che
quindi si può inserire:
A) in un preventivo che si sta
preparando(da creare ex-novo oppure già inserito
nel sistema)
B) in un ordine da cliente che si è
ricevuto (da creare ex-novo oppure già inserito
nel sistema)
C) Direttamente in una fattura al cliente (da creare ex-novo o
già inserita nel sistema)
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Passiamo ora ad esplorare le schede:
DOCUMENTI
e nello specifico
PREVENTIVIORDINI
FATTURENOTE DI CREDITO
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Scheda DocumentiDocumenti
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Nella SCHEDA DOCUMENTI si
distingue tra quelli riguardanti i processi di
VENDITA e quelli riguardanti i processi di
ACQUISTO.
Il servizio consente all’utilizzatore in
modo completamente
libero di attribuire uno stato a ciascun
documento, attraverso l’uso di un cosiddetto
“SEMAFORO”.
In alto a destra, come per tutte le schede, gli
acceleratori di pertinenza del
contesto.
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Documenti: Documenti: tre scenari di utilizzo
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Come organizzarsi con l’ausilio del servizio
nella creazione, gestione, inoltro o
ricezione dei documenti nelle varie
fasi del processo di interazione con i propri clienti (ciclo di vendita) e con i propri fornitori
(ciclo di acquisto).
Ti proponiamo tre scenari di riferimento:
BASE
INTERMEDIO
AVANZATO
sulla base dei quali fare il miglior utilizzo del
servizio.
UtilizzoUtilizzoBaseBase
UtilizzoUtilizzoBaseBase
Utilizzo Utilizzo IntermedioIntermedio
UtilizzoUtilizzoAvanzatoAvanzato
TreTrescenariscenari
di possibile di possibile utilizzoutilizzo
TreTrescenariscenari
di possibile di possibile utilizzoutilizzo
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Documenti: Documenti: utilizzo base
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UtilizzoUtilizzoBaseBase
UtilizzoUtilizzoBaseBase
Passi essenziali
Fattura a cliente• creazione della fattura con inserimento diretto delle attività all’interno della SCHEDA CREAZIONE FATTURA
oppure, come mostrato precedentemente• creazione della fattura a partire da una o più attività già registrate, a partire dalla SCHEDA ATTIVITA’• Invio tramite e mail, oppure stampa ed invio tramite fax / posta ordinaria• Invio al commercialista secondo le tempificazioni stabilite nelle SCHEDA PREFERENZE
Incasso da cliente• registrazione dell’incasso
Fattura da fornitore• creazione della fattura tramite la SCHEDA CREAZIONE FATTURA• Invio al commercialista secondo le tempificazioni stabilite nelle SCHEDA PREFERENZE
Pagamento a fornitore• registrazione del pagamento
SOLO FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI
FattureFatture
PagamentiPagamenti
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Creazione Fattura
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E’ possibile creare e gestire la fattura proforma.
E possibile creare il contatto direttamente dalla SCHEDA NUOVA FATTURA: il sistema
porterà l’utente nella SCHEDA NUOVO CONTATTO e al termine della registrazione del
medesimo, riporterà l’utente indietro nella SCHEDA NUOVA FATTURA.
E possibile assegnare alla fattura, a scelta dell’utente, un codice “Riferimento
documento”: un caso di utilizzo è quando il cliente è una grande azienda che assegna un cosiddetto “Purchase Order” al fornitore che
deve essere riportato nelle proprie fatture per la riconciliazione finale.
E’ possibile applicare imposte e/o contributi all’imponibile.
E’ possibile scegliere modalità e tempi di pagamento standard/tipici oppure fissando
una data.
UtilizzoUtilizzoBaseBase
UtilizzoUtilizzoBaseBase
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Fattura creata
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La fattura è stata creata.
Gli incassi sono stati schedulati secondo
quanto stabilito.
Si può fare anteprima di stampa ed eventualmente
stampare o mandare via fax (se per esempio
il cliente non avesse l’email).
Si può inviarla al cliente (al proprio
commercialista sarà inviata secondo le disposizioni nelle Preferenze della
SCHEDA OPZIONI).
Si può poi creare una nota di credito
collegata.
UtilizzoUtilizzoBaseBase
UtilizzoUtilizzoBaseBase
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Pagamento Fattura
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Quando si vuole registrare l’avvenuto
pagamento della fattura, questa si
recupera andando nella SCHEDA DOCUMENTI
oppure specificatamente nella
SCHEDA FATTUREsi seleziona e
facendo clic, quindi il sistema la apre,
Nalla fattura si fa clic su MODIFICA in basso
a sinistra nella Sezione Incassi…
(segue)
UtilizzoUtilizzoBaseBase
UtilizzoUtilizzoBaseBase
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Documenti: Documenti: utilizzo utilizzo intermediointermedio
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UtilizzoUtilizzoIntermedioIntermedio
UtilizzoUtilizzoIntermedioIntermedio
FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI
+ GESTIONE DEGLI ORDINI
Passi essenziali
PremessaSia per la gestione delle attività di vendita, che per quelle di acquisto, si passa attraverso la GESTIONE DELL’ORDINE, dove:
• nei confronti del cliente si tratterà di un Ordine arrivato, a conferma di una trattativa di vendita andata a buon fine• nei confronti del fornitore si tratta di un Ordine inviato, per confermare un proprio acquisto
Ordine da cliente• creazione dell’Ordine con inserimento diretto delle attività all’interno della SCHEDA CREAZIONE ORDINE
oppure, come già mostrato• creazione dell’Ordine a partire da una o più attività già registrate, a partire dalla SCHEDA ATTIVITA’
Ordine a fornitore• creazione dell’Ordine tramite la SCHEDA CREAZIONE ORDINE
Fatturazione a cliente, oppure, fatturazione da fornitore• trasformazione dell’ordine di vendita o di acquisto in fattura
FattureFatture
OrdiniOrdini
PagamentiPagamenti
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Creazione dell’Ordine
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I passi per la creazione di un Ordine dal Menu
Principale, dagli acceleratori, dalla
SCHEDA DOCUMENTI o dalla SCHEDA
ORDINI sono analoghi a quelli per creare una
Fattura.
A questo punto l’Ordine è stato creato.
Si può fare anteprima di stampa ed eventualmente
stampare o mandare via fax (se per esempio
il cliente non avesse l’email).
Si può inviarlo al cliente.
UtilizzoUtilizzoIntermedioIntermedio
UtilizzoUtilizzoIntermedioIntermedio
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Trasformazione in Fattura
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L’Ordine è modificabile in qualsiasi momento
e re-inviabile.Modificabile in qualsiasi sua componente, per esempio per effetto di
attività non inizialmente previste dagli accordi, ma maturate, quindi
aggiungendo o togliendo attività, successivamente.
Quando arriverà il momento di fatturare,
sarà sufficiente fare clic sul comando Fattura! e
l’Ordine verrà trasformato in Fattura.
I passi successivi sono già stati illustrati nello
scenario di utilizzo base
UtilizzoUtilizzoIntermedioIntermedio
UtilizzoUtilizzoIntermedioIntermedio
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Documenti: Documenti: utilizzo utilizzo avanzatoavanzato
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UtilizzoUtilizzoAvanzatoAvanzatoUtilizzoUtilizzo
AvanzatoAvanzato
FATTURAZIONE, INCASSI E PAGAMENTI+ GESTIONE DI ORDINI E PREVENTIVI
Passi essenziali
PremessaSia per la gestione delle attività di vendita, che per quelle di acquisto, si passa attraverso la GESTIONE DEL PREVENTIVO, dove:
• nei confronti del cliente si tratterà di preparare ed inviare inizialmente un Preventivo, che sarà seguito da un Ordine a conferma della trattativa di vendita andata a buon fine, e che al termine del processo sarà seguito infine da una Fattura inviata al cliente• nei confronti del fornitore si tratta di registrarsi una propria richiesta di Preventivo, che sarà seguita da un Ordine inviato per confermare un proprio acquisto, che sarà infine seguito da una Fattura che verrà ricevuta e registrata
Preventivo a cliente• creazione del Preventivo con inserimento diretto delle attività all’interno della SCHEDA CREAZIONE PREVENTIVO
oppure, come già mostrato• creazione del Preventivo a partire da una o più attività già registrate, a partire dalla SCHEDA ATTIVITA’
Preventivo a fornitore• creazione del Preventivo tramite la SCHEDA CREAZIONE PREVENTIVO
Fatturazione a cliente, oppure, fatturazione da fornitore• trasformazione del Preventivo di vendita o di acquisto in Ordine, quindi al termine del processo in Fattura
FattureFatture
OrdiniOrdini
PreventiviPreventivi
PagamentiPagamenti
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Grazie per averci seguito in questa INTRODUZIONE.
Ma prima di lasciarci ed augurarti buona continuazione con l’esplorazione e l’uso del
servizio…
…ricordati dell’esistenza del FORUM dove segnalarci eventuali errori, mancanze funzionali o
applicative, difetti, invitandoti inoltre a darci suggerimenti per migliorare l’esperienza di
utilizzo, nonché il luogo dove chiedere consigli e suggerimenti alla comunità degli utilizzatori del
servizio Kiara.