Download - Konkurrensutsättning av verksamhet
Stadskontoret
Stadskontoret, Upphandling
Konkurrensutsättning av verksamhet
Stadskontoret
Olika utgångspunkter
• Kvalitén – vad erbjuder kommunen– Mäta o följa upp viktigt
• Mångfald – olika inriktningar– Brukaren kan erbjudas möjlighet att välja
• Personalen– Fler arbetsgivare, olika inriktning - fler möjligheter
• Osund konkurrens - utmanarrätt• Skattemedel som används - kostnaden
Stadskontoret
LOU
Köparens behov
Marknadens utbud
Stadskontoret
Begrepp
• EU-direktiv• Lagen om offentlig upphandling• B-tjänst• Tröskelvärden• Förfrågningsunderlag• Kravspecifikation• Anbud
Stadskontoret
Grundprinciper
• Affärsmässighet
• Likabehandling
• Proportionalitet
• Transparens
• Ömsesidigt erkännande - icke diskriminering
Stadskontoret
Vård och omsorgstjänster
• B-tjänst• Fem stora privata aktörer finns• Regeringens ambitioner presenteras i höst
förändringar i LOU kap 6 är aviserade• Vård med omsorg – betänkande 1 juni 2007• Fritt val inom äldre- och handikappomsorgen• KKV avser att följa vad som sker inom området
Stadskontoret
Översiktlig processbeskrivning
• Beslut om förstudie• Kommunikationsplan• Beslut med anledning av förstudien• Upphandlingen påbörjas – FFU, annons, utvärdering• Avtalstecknande• Implementering• Drift och uppföljning
Stadskontoret
Förstudie
• Syftet valfrihet, kvalitetsutveckling, kostnadseffektivitet
• Intressenter brukare, anhöriga, personal, fackliga organisationer, anbudsgivare
• Marknaden konkurrens, tänkbara anbudsgivare
• Personalen avknoppning, egen regi
• Egna och andras erfarenheter
• Kommunikationsplan
Stadskontoret
Formella steg i en upphandling
• Beslut om upphandling - Upphandlingsuppdrag• Utarbeta förfrågningsunderlag. Saksida - kommersiell sida• Annonsering - anbudstid• Öppna anbud - skriv protokoll• Kvalificering av leverantörerna• Anbudsprövning• Tilldelningsbeslut - meddela anbudsgivarna• Överprövningstid• Avtal• Rapport - dokumentation allt av betydelse - diarieföra• Utvärdera under avtalstiden
Stadskontoret
Möjligheter att ställa krav
Leverantörsprövning Utvärderingskriterier
Avtalsvillkor
Stadskontoret
Att respektera
• Behandla alla leverantörer lika• Var observant på ev jäv (presumtiva anbudsgivare)• Sekretess dels fram till FFU:n publiceras dels under
utvärderingsfasen• Utvärdering och tilldelningsbeslut är inte tyckande –
anbuden jämförs med FFU• Tilldelningsbeslut är inte politiskt, går inte att votera
om
Stadskontoret
Rättsprocessen
• Överprövning– 10 dagar efter tilldelningsbeslut– Förfördelad leverantör – kan komma att lida skada– Länsrätt, kammarrätt och regeringsrätt– Ok, rätta, göra om
• Skadestånd– Inom 1 år efter avtalstecknande – Leverantör som kan visa att de lidit skada– Tingsrätt, hovrätt och HD
Stadskontoret
Framgångsfaktorer
• Kommunikation med berörda
• Noggrann förstudie
• Liten arbetsgrupp (sekretessaspekter bl a)
• Väl förankrat förfrågningsunderlag (lagt kort ligger)
• Tydliggjord och förankrad upphandlingsprocess
Stadskontoret
Riktlinjer - utgångspunkter
• Befrämja konkurrens – förhindra monopol• Möjliggöra för interna o externa anbudsgivare• Personal som vill driva verksamheten i
kooperativ alt privat företagsform– uppmuntras• Kvalité viktig
• Uppföljning, rapportering, information
Stadskontoret
Verktyg till riktlinjerna
• Tillämpningsanvisningar– Avknoppning– Egen regianbud
• Arbetsrättslig lagstiftning - verksamhetsövergång
• Arbetsrättsliga regler – samverkan– ex rätt till tjänstledighet
Stadskontoret
Kvalité
• Hur vill vi utveckla verksamheten – vilken inriktning (förstudie)
• Vilka krav skall ställas?• Hur skall vi utvärdera dem?• Hur skall vi följa upp dem?
• Finns nyckeltal för verksamheten?
Stadskontoret
Ex på val att göra
• Egen regianbud?
• Leverantörskrav, ex erfarenheter, nya företag
• Hur stora leverantörer vill vi ha?
• Hur många anbud vill vi ha?
• Variationsrikt utbud? Jmf olika pedagogiker inom barnomsorg
Stadskontoret
Vilka alternativ till egen regi finns?
• Intraprenad – egen resultatenhet, överenskommelse
• Avknoppning – efter en upphandling• Entreprenad
• Kundval• Check/peng-system
Stadskontoret
Avknoppning
• Upphandling – ingen garanti att man vinner
• Utbildningsbehov– i företagande– i upphandlingsregler
• Stöd initialt
Stadskontoret
Förfrågningsunderlag
• Missiv Bakgrund, omfattning• Kravspecifikation Tydligt och neutralt
Rätt kravnivåSkall - börFunktioner
• Administrativa villkor KvalificeringskravUtvärderingskriterierSista anbudsdag
• Avtalsförslag Kommersiella villkor
Stadskontoret
Förfrågningsunderlag forts• Får inte riktas mot en viss leverantör• Får inte hänvisa till ett visst märke, fabrikat
eller ursprung om det går att beskriva föremålet på annat sätt.
• Endast krav som är relevanta för utvärderingen av anbud bör tas med i kravspecifikationen
• Alla krav skall vara tydliga
Stadskontoret
Prövning och utvärdering
Anbud/Ansökan
KONTROLL
Uppfylls kraven på JA
Leverantör
Uppfylls krav på JA
Vara/Tjänst
Utvärdering:Lägsta pris
ellerEkonomiskt
mest fördelaktiga
1 Anbudsgivare 2 Anbud 3 Anbudsutvärdering
Stadskontoret
Leverantörs-prövning
Krav på anbudsgivaren som företag, t ex:
Lagenliga förutsättningar
• Registreringar
• Betalning av skatt
Teknisk förmåga
• Resurser
• Personal
• Kvalitetsrutiner
– Leverantörskraven sätter en miniminivå som måste klaras för att anbudet skall gå vidare till fortsatt prövning.
Ekonomisk ställning• Nyckeltal• Fullgörandegaranti• Årsomsättning
Stadskontoret
Utvärderings-kriterier
Krav på det som skall upphandlas:
• Skall- och bör-krav
Stadskontoret
Avtalsvillkor
T ex garantier, sekretess
Stadskontoret
Krav på kraven
• Krav skall vara enkla, tydliga och förutsedda
• Krav skall vara välförankrade, meningsfulla och utvärderingsbara
Detta gäller krav både på leverantören och på det som skall upphandlas!
Stadskontoret
För få eller för många krav? För få
Oprecist, riskerar att få fel vara tjänst eller produkt
För ”många” anbud
Skapar förvirring hos leverantörer
För många
För få anbud, hindrar konkurrens
Riktat mot en leverantör
Kostnadsdrivande
Komplex utvärdering
Stadskontoret
Krav vi inte kan ställa på leverantören
• Regionala krav
• Social hänsyn
• Miljöhänsyn
• Specifika märken, personer etc
Stadskontoret
Kvalitetssäkring av FFUProcess för att säkerställa att rätt krav ställs samt minska risken för framtid överprövningar.
Exempel på kvalitetskriterier:
• Kan kravet uppfyllas till 100%?
• Vad är skälet till att vi ställer kravet?
• Finns det risker med att ställa kravet?
• Är kravet tydligt formulerat?
• Finns det möjlighet att missförstå/misstolka kravet?
Stadskontoret
Kvalitetssäkring av FFU forts• Är svaret utvärderingsbart?
• Går det att betyg- eller poängsätta?
• Är svaret verifierbart? Kan det kontrolleras?
• Kommer vi få jämförbara svar?
• Finns det närliggande krav i FFU? I så fall varför?
• Fyller kravet någon funktion?
Stadskontoret
Kvalitetssäkring av FFU
Om kravet inte uppfyller kvalitetskriterierna skall kravet tas bort eller skrivas om!
Stadskontoret
När anbud kommer in
1.Kvalificering av leverantören
2.Prövning av anbud– skall-krav– utvärderingskriterier (bör-krav)
3. Utvärderingsrapport & tilldelningsbeslut
4. Avtal efter att överprövningstiden gått ut
Stadskontoret
LeverantörsprövningAvser leverantörens lämplighet:• finansiell och ekonomisk ställning• teknisk förmåga och kapacitet
Får uteslutas om:• dömd för brott avseende yrkesutövningen• allvarligt fel i yrkesutövningen• inte fullgjort åligganden avseende skatter och
sociala avgifter
Stadskontoret
Prövning av anbud
• En upphandlande enhet skall anta antingen:
– det anbud som är det ekonomisk mest fördelaktiga, eller
– det anbud som har lägst anbudspris
Stadskontoret
Ekonomiskt mest fördelaktigt
• Hänsyn skall tas till samtliga omständigheter– t ex pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, service m m
• Kriterierna skall definieras
• Kriterierna skall rangordnas (bör-kraven)
• Viktning, t ex erfarenhet 70% - pris 30%
• Nya utvärderingsmodeller börjar komma– Vad får kvalitén kosta? - mervärdeskostnad
Stadskontoret
Missbruk
• Ej avtalstrogna
• Avtalskil
• Flera leverantörer samma avtal
• Leverantörernas intresse avtar att lämna bra anbud i fortsättningen
• Förfördelade leverantörer kan försöka med underprissättning
• Leverantörerna måste rangordnas
Stadskontoret
Klagomål från leverantörer
• Bristfälliga underlag - tidsbrist, dålig planering• Fel upphandlingsform - missbedömning av
upphandlingens värde• Oklara krav - utvärderingskriterier• Kort anbudstid• Deras kompetens tas inte tillvara - teknisk lösning
istället för funktion beskrivs i kravspecifikationen• Orimliga krav, t ex alltför specifika - kostar mycket
Stadskontoret
Varför klagar leverantören?
• Erhålla affären• Markera för framtiden• Förklara/försvara sig hemma• Förhindra konkurrents framgång• Kompensera anbudskostnader• Erhålla vinsten• Rättvisepatos• Hämnas upplevda ”orättvisor”
Stadskontoret
Hur kan man förebygga klagomål?
• Förklara processen
• Följa regelverket
• Vara affärsmässig
• Visa kompetens
• Visa öppenhet
• Agera trovärdigt
Stadskontoret
Möjligheter
• Konkurrensneutralitet– Grogrund för nya och växande företag
• Kvalitetsperspektiv– Inriktning och utveckling av verksamheten
• Information