Kwaliteit van teams, toeval of… Systematische TeamCompetentieOntwikkeling
Thomas Seminar Transities in de Zorg
ir. Hemmo Huijsmans CMC
16 april 2015
Groep Adhesie
Team Cohesie
Teams
Een team:
een aantal personen dat
gedurende een zekere periode
samenwerkt
aan een gezamenlijk doel
en elkaar daarvoor nodig heeft
Teams zijn ‘hot’...
Professionals in the lead
Regelruimte op de werkvloer
Terug naar de bedoeling
Saneren overhead
Sociale structuren terugbrengen
ICT maakt het mogelijk
Het belang van teams
Leren en ontwikkelen
Werkplezier
Flexibiliteit
De praktijk: diverse soorten teams
Los zand teams
Ruziënde teams
Toedekkende teams
Overspannen teams
Laat maar waaien teams
Defensieve teams
Concurrerende teams
Gesloten teams
Onveilige teams
…
Productieve teams
Zelfstandige teams
Resultaatverant-woordelijke teams
Klantgerichte teams
Open teams
Zelfsturende teams
Sociale teams
Proactieve teams
Hoe sturen wij op teamkwaliteit?
Incident gestuurd
Ad hoc
Indirect
Vanuit een vaag idee
Proactief
Structureel
Direct
Vanuit een helder en doordacht teamconcept
In 4 stappen naar effectieve teams
Stap 1: formuleer een helder teamconcept
Wat verstaan wij onder een team?
Wat is de toegevoegde waarde van een team?
Wat is de positie van een team (V&B)?
Welke rollen vervult een team?
Wat zijn de leidende principes en
uitgangspunten (aansluiten bij missie/visie en
kernwaarden van de organisatie)
Voorbeeld definitie ‘zelfsturend team’
"Een vaste groep van medewerkers die gezamenlijk
verantwoordelijk zijn voor het totale proces waarin
producten of diensten tot stand komen, die aan een interne
of externe klant geleverd worden.
Het team plant en bewaakt de procesvoortgang, lost
dagelijks problemen op en verbetert processen en
werkmethoden, zonder daarbij voortdurend een beroep te
doen op de leiding of ondersteunende diensten."
Stap 2: een goed teamontwerp
Ontwerpprincipe Score
1. Complete, afgeronde groepstaak
2. Voldoende regelmogelijkheden (autonomie)
3. Omvang van groep (ideaal: 6-10)
4. Onderling afhankelijke taken
5. Teamlid kan meerdere taken uitvoeren
6. Goede verdeling teamrollen
7. Aanspreekpunt binnen de groep
8. Competentieprofiel van het team (bijvoorbeeld TTA)
Teamrollen en teamcultuur
Naam
Naam
Naam
Naam
Naam
Naam
Naam
Stap 3: creëer passende context
Ondersteunende systemen - Budgettering, managementinformatie, personeelssystemen,
planningssystemen, facilitaire ondersteuning, P&C en dergelijke
Leidinggevende structuur - Positie, rol en competenties teamleiders
Teamleider
Team
Groep Basaal team Proactief team Zelfsturend team
Reg
elta
ken
De rollen van de manager als externe leider Rollen Houding ten opzichte van de teams Houding ten opzichte van de
organisatie
Verbinder • Het opbouwen van een vertrouwensband
• Het zorgen voor de teamleden
• Het oog hebben voor de individuele behoefte van de teamleden
• Een goed sociaal en politiek gevoel voor verhoudingen
• Zowel de kleinere als de meer essentiële belangen onderkennen
Verkenner • Een goed beeld en de juiste diagnose hebben van het gedrag van het team
• Problemen systematisch en methodisch benaderen
• Het zoeken naar en halen van informatie bij RvB, collega-managers en specialisten
Overtuiger • Het beïnvloeden en aanmoedigen van de teams
• (Referentie)kaders en heldere informatie aanreiken aan de teams
• Externe support kunnen verwerven voor de afdelingen
Bekrachtiger • Het delegeren van bevoegdheden
• Het open en flexibel omgaan met beslissingen
• Het team laten leren en zich ontwikkelen door middel van coaching
• Door zelf als een 'bekrachtigd' persoon te interacteren met anderen
Verdeling regeltaken team - teamleider A B C D E
Personeel • Formatieplanning • Werving en selectie • Introductie • Verzuimbegeleiding • Ontwikkelgesprekken • Beoordelingsgesprekken • …
X
X O O X X O
O O OO
Organisatie • Taakverdeling binnen team • Teamoverleg • Jaarplan • Meerjarenplan • Veranderplannen • Planning werkprocessen • Onderhouden systeem kwaliteitszorg • Planning en roostering • Marketing • Conflictafhandeling met patiënten/familie • … • … • …
X
X O X X X
O O O
O O O X O
O O
A. Beslist zelfstandig B. Beslist na raadpleging C. Beslist in overleg D. Adviseert E. Wordt geïnformeerd
Uitvoeren
Meten Beoordelen
Plannen
Stap 4: stuur op teamcompetentieontwikkeling
Het TeamCompetentieModel
Missie en
functie-
profiel
Team-
effectiviteit Huis
op
orde
Teamcompetentie
Het TeamCompetentieModel
Missie en
functie-
profiel
Team-
effectiviteit
Team-
vitaliteit
Inno-
vatie
Huis
op
orde
Resul-
taat-
sturing
Gebaseerd op Quinn; ‘Competing values’
Teamvitaliteit • Open en veilige sfeer • Feedback • Inzet door ieder • Conflicten signaleren/aanpakken • Van elkaar leren • Besluitvorming
Innovatie • Heldere koers • Best practices • Verwachtingen stakeholders • Projectmanagement • Externe netwerkrelaties • Ondernemerschap
Huis op orde • Heldere taken, V&B • Gestructureerd overleg • Effectieve besluitvorming • Juiste informatie • Adequate ondersteuning • Procesbewaking
Resultaatsturing
• Heldere doelen • PDCA • Systematisch werken aan jaardoelen • Verantwoording • (Bij)stuurmogelijkheden
Samenwerken Communiceren
Produceren Procesbeheersing
Organiseren Afstemmen
Innoveren Netwerken
Het TDI; startpunt voor ontwikkeling
Eenvoudige, online in te vullen vragenlijst
In te vullen waar en wanneer je wilt
Herkenbare items
Verschillende varianten voor - Uitvoerende zorgteams
- Sturende teams (managementteams)
- Ondersteunende teams (facilitair en dergelijke)
Automatische verwerking (anoniem)
Heldere, eenvoudige rapportage
TDI teamrapportage
Algemene scores per veld
Scores per item (gemiddelde en spreiding)
Top 10 verbeterpunten
Score van het ‘lerend vermogen’
TeamCompetentieOntwikkeling TCO
Uitvoeren
Meten Beoordelen
Plannen
TeamDiagnose-Instrument (TDI)
Teamjaarplan/ -ontwikkeldoelen
TDI-rapportage en ‘bespreekmodule’
Toolkit
En dan aan de slag: het TCO portal
TCO Toolkit Oefeningen, voorbeelden, formats, syllabi e.d.
Borgen TeamCompetentieOntwikkeling
Opnemen in jaarplancyclus (ook ter voeding beleid)
TCO-systeem als onderdeel van Kwaliteitssysteem
Benoem systeemeigenaar
Managers zijn procesverantwoordelijk
Teamleiders met team zijn resultaatverantwoordelijk
Tussenevaluaties
Inter-team audits
Teampagina’s op intranet worden zichtbaar
Teamontwikkeling volgens Bruce Tuckman
Dynamisch proces van:
Forming Wie wil wat met elkaar?
In - out
Storming Wie heeft het voor het zeggen?
Up - down
Norming Wat is de onder- en bovengrens?
Near - far
Performing Zijn we aan het presteren?
Zinvol - zinloos
Teamontwikkeling volgens P. Lencioni
Resul- taten
Verantwoor-
delijkheid
Betrokkenheid
Conflicten aangaan
Vertrouwen
P. Lencioni. The Five Dysfunctions of a Team. 2002
Samenvattend
Effectief teamfunctioneren is geen toeval
Begin bij een helder teamconcept
Stuur daar structureel op (Instrumenten en
V&B)