“ LA STÉRILISATION, COMBIEN ÇA COÛTE”
Atelier n°1 28 avril 2004
JULIEN HUSSON
CONSULTANT EN ORGANISATIONDépartement Santé, Bureau Veritas
Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes
2
Sommaire
1. Introduction
2. Retours d’expériences
Méthodologies de calcul des coûts
3. Indicateurs,
Références
4. Une méthodologie particulière : « L’ABC »
3JNES 2004
INTRODUCTION1
Le coût de quoi ?
Le coût de pour quoi ?
pour qui ?Le coût comment ?
Par qui ?
4JNES 2004
Comment mesurer l’activité de stérilisation ?
• Coût de stérilisation par unités d ’œuvre : Cas l’hôpital Henri Mondor et de la lettre clé « S »
• Coût de production par m3 : Evaluation du coût d ’exploitation de la stérilisation
Quelles sont les données à prendre en compte? Comment les qualifier? Où doit on s’arrêter? Comment interpréter les résultats?
Quel peut être l’apport des méthodologies d’analyse des coûts abouties?
• Exemple de la méthode ABC appliquée au CHU de Strasbourg : Impact sur le la performance
INTRODUCTION1
5
2
Exemple – Illustration
Comment calculer un coût d’exploitation ?
Comment « construire » le coût?
Quelles données prendre en compte ?
Quelles sont les interprétations possibles et quels sont les biais méthodologiques?
6JNES 2004
Détermination d ’un coût de production
Détermination d ’un coût de production
Contexte de l ’exemple présenté
• CHU – 8 Établissements
• Fonction stérilisation répartie sur 32 sites de stérilisations (8sites principaux + Sites éclatés)
• 14200 m3 produits par an soit environ 45 m3 jour
Objectifs de l ’étude
• Evaluer les coûts des stérilisations existantes avant mise en conformité réglementaire
• Comparer le coût des stérilisations existantes à un scénario centralisé sur site unique
COÛT EXPLOITATION2
7JNES 2004
Périmètre des donnéesPérimètre des données
Quel référentiel de données prendre en compte?
METHODOLOGIES2
Charges directes
Charges indirectes
Charges variables
Charges fixes
Salaires agents
Sous traitance
ÉnergieEntretien
Salaires des cadres + PharmaciensAmortissements (Equipements, bâtiments, système d ’information)
Administration générale
Amortissements (Bureautique, PC…)Maintenance
8JNES 2004
Mode opératoireMode opératoireMETHODOLOGIES2
Pourquoi calculer le coût ?
Données disponibles
Données comptables
Données des services biomédicaux, techniques...
Données de terrain
Niveau de précision des analyses / objectifs
Choix d’une méthode
Recueillir données manquantes
Grilles de recueil d’informations : Stérilisation, Blocs
Mettre en forme les données
Validation
Agréger les coûts, respect des règles de base
Analyser les résultats
Choix d’indicateurs, tableaux de bord
Validation
9JNES 2004
État des données disponibles
État des données disponibles
Données comptables disponibles…
• Issues de la comptabilité analytique de l’établissement
• Coûts directs par UF de stérilisation centrale
» Personnel médical et non médical
» Consommables (y compris petit matériel)
» Contrats d’entretiens, maintenance de certains équipements
» Amortissements de certains équipements
METHODOLOGIES2
10JNES 2004
METHODOLOGIES2
Objectif du recueil complémentaire
• Compléter les informations manquantes :
» Personnel : Personnel des blocs intervenant en stérilisation, temps pharmacien (ETP)
» Consommation d’énergie, d’eau osmosée, d ’eau adoucie, frais de maintenance
» Amortissements des bâtiments, des équipements
• Valider les données comptables disponibles
Recueil de données complémentaires
Recueil de données complémentaires
11JNES 2004
Mode de recueil des données
Mode de recueil des donnéesMETHODOLOGIES2
Méthodologie de recueil des données
• Etape 1 : Diffusion des grilles de saisie des informations
• Etape 2 : Audit : Visite + entretien avec les cadres de stérilisation, les cadres de blocs et les pharmaciens
12JNES 2004
Grilles de saisie des informations
Grilles de saisie des informationsMETHODOLOGIES2
Pour les blocs : • Horaires d’ouverture
• Typologies d’intervention et nombre d’intervention (programmé, urgences, nuit, week end)
• Volumes de stérilisation produit
• Personnel effectuant des activités de stérilisation (en ETP IBODE, IDE,AS, ASH…)
• Surface occupée par les activités de stérilisation
Pour les stérilisations : • Horaires & jours
d’ouverture
• Personnel affecté et qualification pour les différentes activités (lavage, conditionnement, stérilisation, distribution ramassage)
• Liste des équipements (MAL et autoclaves) : capacité, nombre de cycle / jour
• Surface occupée par la stérilisation
13JNES 2004
Mode de recueil des données
Mode de recueil des donnéesMETHODOLOGIES2
Pour les aspects organisationnels :
• Capacité de stockage des boîtes au bloc : niveau de stock et taux de rotation des boites
• Logistique de transfert (accès au bloc)
Pour les aspects techniques auprès des services biomédicaux
Contrats de maintenance
Consommation des équipements : eau et énergie
14JNES 2004
Périmètre de données retenu
Périmètre de données retenuMETHODOLOGIES2
Catégorie de données
Source d’information retenue
Personnel non médical
Audits - DéclaratifPersonnel des blocs
Personnel des stérilisations centrales
Données de la comptabilité
Personnel médical
Audits - Déclaratif
Coûts moyens du personnel
Direction du personnel
GF1
GF2 Consommables Données de la comptabilité
15JNES 2004
Périmètre de données retenu
Périmètre de données retenuMETHODOLOGIES2
Catégorie de données
Source d’information retenue
Contrats maintenance
Données de la comptabilité validées par le biomédical
Consommation d’eau
A partir du parc d’équipements et des consommations moyennes (données constructeurs) : Estimation des coûts de consommation d’eau et d’eau osmosée
Consommation d’énergie
A partir du parc d’équipement et du coût moyen du Kw/h (fourni par la comptabilité)
GF3
GF4Amortissements
Bâtiments : Uniquement pour les stérilisations centrales (Données de la comptabilité)
Équipements : A partir du coût de remplacement des équipements (donnée du biomédical) – Amortissement sur 10 ans
16JNES 2004
Présentation des résultats
Présentation des résultatsMETHODOLOGIES2
GF 1 / Personnel
GF 2 / Consommables
GF 3 / Contrats, eau, énergie
GF 4 / Amortissements
Etablissement EstimationVA Structure VA Structure
GF1 3894510 85,48 5343600 81,05GF2 359395 7,89 359395 5,45GF3 138301 3,04 555036 8,42GF4 163863 3,60 335291 5,09Total 4556069 100,00 6593322 100
Volume Sté 14196 m3/an 14196 m3/anCoût m3 320,94 €/m3 464,45 €/m3
Écarts données comptables – Données calculées
17JNES 2004
Analyse des résultatsAnalyse des résultatsMETHODOLOGIES2
Comparaison du GF1 Non médical entre sites
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
0 2 4 6 8 10 12 14 16
Établissements
Coût moyen personnel non médical
Variation de 37 Keuros à 45 K Euros
Comparaison des coûts de personnel non médical
18
3
Quelques références – ordres de grandeurs
19JNES 2004
Cas centralisationCas centralisationREFERENCES3
Existant Structure Centralisation StructureGF1 5 343 600 81,0 3 393 864 58,3GF2 359 395 5,5 324 500 5,6GF3 555 036 8,4 836 574 14,4GF4 335 291 5,1 1 269 527 21,8Total 6 593 322 100,00 5 824 465 100Coût m3 (E TTC) 464 410,29
Facteur W 376,42 239,07Facteur K 23,62 89,43
Euros TTC
(Personnel)
(Amortissements)
Site unique de stérilisation32 sites de stérilisation
Calculs issus de notre exemple
20JNES 2004
CHU 1 CHU 2 CHU 3VA Structure VA Structure VA Structure
GF1 5343600 81,05 3322833 75,14 2229296 73,95GF2 359395 5,45 351804 7,96 424279 14,07GF3 555036 8,42 504449 11,41 227616 7,55GF4 335291 5,09 243331 5,50 133602 4,43Total 6593322 100,00 4422417 100,00 3014793 100
Volume Sté 14196 m3/an 9568 m3/an 6600 m3/anCoût m3 464 €/m3 462 €/m3 457 €/m3
Coût moyen du m3 de stérilisation
Coût moyen du m3 de stérilisationREFERENCES3
• Cadre : CHU
• Stérilisations centrales mais pas sur site unique
• Coût de production du m3 : Environ « 460 Euros »
21JNES 2004
Coût moyen du m3 de stérilisation
Coût moyen du m3 de stérilisationREFERENCES3
• Cadre : Cliniques
• Stérilisation centrale conforme à la réglementation
• Coût de production du m3 : Environ 280 Euros
Clinique A Clinique B
Spécialités
Volume traité
Nombre de lits
Coût d’exploitation
Coût de production du m3
900 m3 / an 620 m3 / an
232 000 € / an 171 000 € / an
260 € / an 275 € / an
137 LitsOrthopédie, Ophtalmologie, Urologie
213 Lits dont 50 Lits
Chirurgie Viscérale, Urologie
22JNES 2004
Coût moyen du m3 de stérilisation
Coût moyen du m3 de stérilisationREFERENCES3
• Cadre : CH de 950 Lits , 650 lits MCO
• Stérilisation centrale conforme à la réglementation
• Production de 6-7 m3 par jour, soit 2000 m3 par an
Exploitation StructureGF1 613 257 64,7GF2 41 923 4,4GF3 191 171 20,2GF4 100 952 10,7Total 947 303 100,00Coût m3 (E TTC) 474
Facteur W 307Facteur K 50
23JNES 2004
Bien définir le périmètre et le contexte de l’étude des coûts pour
• Définir les données à prendre en compte :
»Exemple du coût d’amortissement de l’instrumentation
• Donner les limites de l’étude et mettre en évidence les biais :
»Intégration des coûts d’amortissements des bâtiments hors sites de stérilisation centrale?
»Coût de l’administration générale? Coût de l’exploitation générale des bâtiments?
Quelques règles de base
Quelques règles de baseRECOMMANDATIONS3
24JNES 2004
Valider avec l’administration les règles comptables en usage dans l’établissement
»Durées d’amortissements
» Calculs des effectifs
» Coûts moyens des personnels…
Travailler sur des coûts moyens de personnel plutôt que sur des coûts réels instantanés
• Éviter les effets « pyramides des âges »
Quelques règles de base
Quelques règles de baseRECOMMANDATIONS3
25JNES 2004
L’architecte comptable
• Mettre en forme les données de manière simple
» Si établissement public : agréger les coûts selon les groupes fonctionnels de la comptabilité publique hospitalière
• Choisir des indicateurs simples et pertinents
» Coût de production du m3, de la boite, du conteneur, du cycle…
Quelques règles de base
Quelques règles de baseRECOMMANDATIONS3
26JNES 2004
Savoir s’arrêter…
« Il faudrait cesser d’avoir tort avec précision pour commencer à avoir vaguement raison »
Keynes
Quelques règles de base
Quelques règles de baseRECOMMANDATIONS3
27
4 Pistes d’interprétation
« Coût de la gestion, gestion des coûts »
28JNES 2004
Pistes d’interprétationPistes d’interprétationPISTES D’ANALYSE4
Retours sur une étude ABC…regard critique sur
La modélisation des activités et l’analyse des processus
L ’analyse des coûts par type d’activité
Les pistes d ’interprétation
29JNES 2004
Modèle des activitésModèle des activitésPISTES D’ANALYSE4
Unité de soinsou bloc
Zone«propre » S
téril
isat
ion
cent
rale
Désinfecter -les
instruments
Collecter lesinstruments en
containers et EMT
Réceptionner lescontainers
Trier lesinstruments -
Laver
Conditionner lesinstruments Stériliser
Stocker -Distribuer lesinstruments
Livrer lesinstruments en
containers et EMT
Début Fin
Gare ou Sousstation
Zone «Sale »
Eta
blis
sem
ent
sF
our
niss
eur
s / C
lien
ts
Ens
eig
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utili
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Stocker lesinstruments
Ma
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Gér
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Gé
rer
l’exp
loita
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ovis
ionn
emen
ts e
t les
sto
cks
Fa
ire le
se
crét
aria
t
Gérer le personnel - Organiser le travail
30JNES 2004
Activités principales
• Désinfecter – Stocker
• Collecter - Livrer
• Réceptionner – Trier – Laver
• Conditionner – Stériliser
• Stocker – Distribuer
Activités de soutien
• Gérer le personnel, manager les interfaces stérilisation utilisateurs, maintenir les instruments, maintenir les équipements, gérer les coûts, maintenir le système d’information, gérer les achats et les approvisionnements…
Pistes d’interprétationPistes d’interprétationPISTES D’ANALYSE4
31JNES 2004
Conditionner Stériliser
Stocker
Distribuer
Désinfecter - Stocker
Collecter - Livrer
Réceptionner – Trier - Laver
Poids des activitésPoids des activitésPISTES D’ANALYSE4
Poids des différentes activités principales dans le coût de production du m3 de stérilisation
32JNES 2004
0,001
0,503
0,835
0,876
0,633
0,999
0,497
0,165
0,124
0,367
désinfecter - stocker
collecter - livrer
réceptionner - trier - laver
conditionner stériliser
stocker - distribuer
Act. Principale
Act. Soutien
De la gestion des coûtsDe la gestion des coûtsPISTES D’ANALYSE4
Collecter
Livrer
Poids activités de soutien sur les activités principales
Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes
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